BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Pada saat ini

BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada saat ini perkembangan tehnologi maupun informasi sudah berkembang
dengan pesat. Sudah banyak instansi yang memanfaatkan perkembangan teknologi
dan informasi untuk mengelola kearsipannya, contohnya adalah Simardi. Simardi
adalah aplikasi yang dipergunakan untuk mengelola kegiatan kearsipan. Akan
tetapi masih banyak instansi yang mengunakan metode manual untuk mengelola
kearsipannya. Kearsipan nantinya bisa digunakan sebagai penunjuk atau sumber
sejarah perkembangan yang sudah ada atau bisa digunakan sebagai kenangan atau
memori untuk mengenang masa-masa sebelumnya.
Arsip menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah dokumen
tertulis (surat, akta, dan lain sebagainya) lisan (pidato, ceramah, dan lain
sebagainya) atau bergambar (foto, film, dan lain sebagainya) dari waktu yang
lampau, disimpan di media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita vidio, disket
komputer, dan lain sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan
dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Sedangkan menurut Ig. Wursanto
(1995:16) Arsip merupakan salah satu pekerjaan kantor yang berupa warkat, suratsurat, dan dokumen/berkas kantor lainnya yang disimpan dan dipelihara untuk
membantu kelancaran kegiatan perkantoran dalam rangka mencapai tujuan.
Di era perkembangan zaman ini banyak instansi pemerintah maupun instansi
swasta meningkatan pemeliharaan tentang kearsipan. Kearsipan mempunyai
peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi, penganalisa, pembuat keputusan,
pertanggungjawaban, serta alat pengawasan yang sangat diperlukan organisasi
maupun instansi dalam melaksanakan kegiatannya.
Arsip adalah salah satu referensi atau bukti legalitas yang dapat
dipertanggung jawabkan. Para pimpinan pada suatu saat akan memerlukan arsip
sebagai salah satu kekuatan untuk membuat keputusan atau merencanakan
1
2
kebijakan, karena arsip sendiri adalah bukti nyata dan terpercaya yang dapat
digunakan sebagai referensi untuk membuat suatu keputusan atau suatu rancangan
kebijakan.
Dalam pelaksanaan dan pengelolaan arsip mulai dari pendataan,
penyimpanan arsip, sampai pemusnahan arsip dibutuhkan pengelolaan admnistrasi
kearsipan yang baik. Administrasi kearsipan yang baik perlu diperhatikan karena
agar arsip dapat ditemukan kembali dapat waktu yang secepat-cepatnya.
Administrasi kearsipan yang dikelola dengan baik juga dapat membantu kelancaran
kegiatan instansi dan dapat mempermudah penyajian data untuk intern maupun
estern instansi. Dalam mengelola administrasi kearsipan perlu memperhatikan
sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya agar pengelolaan
menjadi efektif. Selain itu, efektifitas pengelolaan kearsipan juga dipengaruhi oleh
pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, dana untuk pemeliharaan, sarana atau
fasilitas yang digunakan dalam membantu pengelola kearsipan untuk melaksanakan
pekerjaannya.
Pentingnya kearsipan bukan hanya untuk instansi saja, melainkan sarana
pelayanan pendidikan pun perlu menjadikan perhatian khusus tentang kearsipan.
Sarana pelayanan pendidikan tersebut antara lain Pendidikan Anak Usia Dini,
Taman Kanak-kanak, Sekolah Dasar, Sekolah Menengah Pertama, Sekolah
Menengah Atas. Untuk memperlancar tugas dan fungsi Dinas Pendidikan Pemuda
dan Olahraga maka sangat diperlukan dukungan data-data dari arsip sarana
pelayanan
pendidikan
tersebut.
Hal
tersebut
dimaksudkan
agar
dapat
menyelaraskan penyusunan rencana kerja pengembangan pendidikan yang akan
atau baru dimulai dengan rencana yang telah disusun sebelumnya.
Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali merupakan
salah satu instansi pemerintahan yang memberikan pelayanan pendidikan bagi
masyarakat. Oleh karena itu, keberadaan arsip sangat menunjang peningkatan
kualitas kinerja dan pelayanan administrasi Dinas Pendidikan. Pengelolaan arsip
yang dilakukan harus sesuai dengan prosedur kearsipan yang telah ditetapkan, agar
arsip dapat memberikan manfaat bagi kegiatan operasional Dinas Pendidikan.
3
Dengan administrasi kearsipan yang baik tentunya dapat membantu
terwujudnya atau tercapainya tujuan dan visi misi Dinas Pendidikan Pemuda dan
Olahraga secara efektif dan efisien. Terwujudnya kearsipan yang efektif dan efisien
merupakan salah satu tujuan dilaksanakanya Administrasi Kearsipan. Oleh karena
itu sebaiknya Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga membentuk unit pengelolaa
arsip dalam upaya menyusun strategi guna mewujudkan arsip yang efektif dan
efisien. Unsur utama dalam administrasi kearsipan adalah bagaimana petugas arsip
menata warkat, surat-surat, dokumen agar dapat dan mudah ditemukan kembali
apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Berdasarkan pemikiran diatas penulis tertarik untuk mempelajari lebih dalam
mengenai Administrasi Kearsipan di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga
kabupaten
Boyolali.
:”ADMINISTRASI
Untuk
itu
KEARSIPAN
penulis
DINAS
mengambil
PENDIDIKAN
tema
mengenai
PEMUDA
DAN
OLAHRAGA KABUPATEN BOYOLALI”.
B. Rumusan masalah
Berdasarkan Latar Belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka
perumusan masalah pada pengamatan ini dapat dikemukakan sebagai berikut :
“Bagaimana Administrasi Kearsipan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga
Kabupaten Boyolali”
C. Tujuan Pengamatan
1. Tujuan operasional
Untuk mengetahui Administrasi Kearsipan Dinas Pendidikan Pemuda dan
Olahraga Kabupaten Boyolali.
2. Tujuan Fungsional
Dari hasil pengamatan ini Administrasi Kearsipan diharapkan dapat berguna
bagi Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali dan instansi
yang terkait pada umumnya.
4
3. Tujuan Individual
Untuk memenuhi salah satu syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya
pada Program Studi Diploma III Manajemen Adminstrasi Fakultas Ilmu Sosial
dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Manfaat pengamatan ini sebagai berikut :
1. Bagi Mahasiswa
Dapat memperdalam pengetahuan tentang kearsipan khususnya dibidang
administrasi kearsipan dan mengetahui praktek kearsipan di dunia kerja
khususnya di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali.
2. Bagi Instansi Tempat Magang/PKL
Sebagai masukan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan Administrasi
Kearsipan khususnya pencatatan, penyimpanan, dan penemuan kembali arsip
di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali.