BAB I - Widyatama Repository

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Pengertian Sistem
Sebuah sistem menurut Mulyadi ( 2002 : 1 ) dapat didefinisikan sebagai
serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan.
Sesuai dengan definisi tersebut, sebuah sistem memiliki tiga karakteristik, yaitu :
“ 1. Komponen,atau sesuatu yang dapat dilihat, didengar atau
dirasakan.
2. Proses yaitu kegiatan untuk mengkoordinasikan komponen yang
terlibat dalam sebuah sistem.
3.
Tujuan yaitu sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan
koordinasi komponen tersebut. ”
Meskipun proses dan tujuan sistem bersifat tidak kelihatan (intangible),
namun kedua karakteritik tersebut juga merupakan elemen penting, sama
pentingnya dengan elemen yang kelihatan (tangible).
2.1.2 Pengertian Informasi
Informasi menurut Mulyadi ( 2002 : 15 ) adalah :
“Data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan
manfaat.”
Dengan demikian dapat pula disimpulkan bahwa data adalah input bagi
sebuah sistem informasi, sedangkan informasi merupakan output. Data diproses
menjadi informasi yang bermanfaat bagi para pembuat keputusan untuk
menghasilkan keputusan yang lebih baik. Aturan umum yang berlaku
adalah,semakin tinggi kualitas informasi yang tersedia bagi para pembuat
keputusan, semakin baik keputusan yang dihasilkan.
5
2.1.3 Pengertian Akuntansi
Menurut The Committee on Terminology of the American Institute of
Certified Public Accountants (AICPA) yang dikutip oleh Ahmed Riahi dan
Belkaoui terjemahan Marwata, Harjanti Widiastuti, Kurniawan, dan Alia
Ariesanti (2000:37-38) pengertian akuntansi adalah sebagai berikut:
“Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan
transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang
berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang dan penginterprestasian
hasil proses tersebut”.
Sedangkan menurut Warren, Reeve, Fess yang diterjemahkan oleh Aria
Farahmita, Amanugrahani dan Taufik Hendrawan (2005:10):
“Akuntansi adalah sistem informasi yang memberikan laporan
kepada pihak-pihak berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan
kondisi perusahaan”.
Jadi, akuntansi adalah suatu kegiatan yang tidak terlepas dari sistem dan
prosedur pencatatan atas transaksi keuangan dan mengkomunikasikan hasil
pemrosesannya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun pihak
perusahaan, disusun suatu sistem akuntansi. Sistem ini direncanakan untuk
menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak dalam maupun pihak luar
perusahaan, karena setiap perusahaa mempunyai tujuan yang telah direncanakan
sebelumnya, yaitu untuk meperoleh laba. Dalam mencapai tujuan tersebut,
pimpinan perusahaan (manajer) harus dapat mengkoordinir secara ekonomis,
rasional alat-alat produksi (alam, manusia, dan modal) dalam satu wadah yaitu
organisasi. Organisasi tersebut melaksanakan aktifitas berdasarkan uraian tugas,
dibanttu oleh formulir-formulir dan catatan yang terkoordinir untuk menyediakan
6
informasi bagi pimpinan sebagai alat bantu untuk mencapai tujuan tersebut.
Menurut Krismiaji (2002:4) Sistem Informasi Akuntansi adalah:
“Sistem informasi akuntansi merupakan sebuah sistem yang
memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang
bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasi
kan bisnis”.
Selanjutnya menurut Barry E. Cushing (2001:11) diterjemahkan oleh La
Midjan & Azhar Susanto sistem informasi akuntansi adalah :
“Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber daya
menusia dan modal dalam suatu organisasi yang dibangun untuk
menyajikan informasi keuangan yang diperoleh dari pengumpulan
dan pemprosesan data keuangan”.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi
sumbernya terdiri dari proses manual (dimana manusia lebih berperan), bersumber
dari proses peralatan atau mesin-mesin pembukuan dan sumber dari proses
Electronic Data Processing (EDP).
Sistem informasi akuntansi juga akan memberikan data adanya suatu
situasi yang mendukung tindakan manajemen. Sebagai contoh, suatu laporan
biaya yang menunjukan suatu perbedaan yang mencolok antara biaya yang
sesungguhnya dikeluarkan dengan biaya yang dianggarkan. Hal ini akan
merangsang manajemen untuk mengadakan tindakan koreksi, dan juga sistem
informasi akuntansi akan memberikan suatu dasar untuk menetapkan harga-harga
untuk memilih barang modal mana yang harus dibeli serta sistem informasi
akuntansi akan memberikan data untuk menetapkan harga pokok dan untuk
menganalisis efisiensi produksi.
2.1.5 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi mempunyai peranan yang penting dalam
pelaksanaan bisnis perusahaan. Untuk mencapai tujuan dari suatu Sistem
Informasi Akuntansi, perlu dipertimbangkan beberapa fakor penting yang akan
mempengaruhi penyusunan Sistem Informasi Akuntansi tersebut seperti yang
dikemukan oleh :
7
Krismiaji (2002 : 188) tujuan sistem informasi akuntansi adalah :
1. Kemanfaatan
: Informasi yang dihasilkan oleh system harus membantu manajemen dan para pemakai dalam pembuatan keputusan.
2. Ekonomis
: Manfaat sistem harus melebihi pengorbanan.
3. Daya andal
: Sistem harus memproses data secara akurat dan
lengkap.
4. Ketersediaan
: Para pemakai harus dapat mengakses data senyaman mungkin, kapan saja pemakai
menginginkannya.
5. Ketepatan waktu
: Informasi penting harus dihasilkan lebih dahulu,
kemudian baru informasi yang lainnya.
6. Servis pelanggan
: Servis yang memuaskan kepada pelanggan harus
diberikan.
7. Kapasisitas
: Kapasitas sistem harus mampu menangani kegiatan pada periode sibuk dan pertumbuhan di masa
mendatang.
8. Praktis
: Sistem harus mudah digunakan.
9. Fleksibilitas
: Sistem harus mengakomodasi perubahan yang
terjadi di lingkungan sistem.
10. Daya Telusur
: Sistem harus mudah dipahami oleh para pemakai
dan perancang, dan memudahkan penyelesaian
persoalan serta pengembangan sistem di masa
mendatang.
11. Daya audit
: Daya audit harus ada dan melekat pada sistem
sejak awal audit.
12. Keamanan
: Hanya personil yang berhak mengakses atau diijinkan mengubah data sistem.
8
Menurut Mulyadi (2001) mengemukakan tujuan umum penyusunan
sistem akuntansi adalah :
1. Untuk menyediakan bagi pengeloalaan kegiatan usaha baru.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur
informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat kendala (reability) informasi akuntansi dan
untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan
perlindungan atas kekayaan perusahaan.
2.1.6 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi
Beberapa unsur yang harus diperhatikan dalam penyusunan Sistem
Akuntansi diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sifat dan jenis usaha yang dijalankan perusahaan.
2. Informasi yang dibutuhkn perusahaan dan kapan informasi tersebut
diperlukan.
3. Formulir-formulir, buku-buku yang dibutuhkan agar dapat memenuhi
informasi yang diperlukan perusahaan dalam setiap transakai yang
terjadi.
Unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2001) adalah :
1. Formulir
2. Catatan yang terdiri dari jurnal
3. Buku besar
4. Buku pembantu
5. Laporan
Berdasarkan unsur-unsur sistem informasi akuntansi di atas, dapat
diuraikan bahwa :
1. Formulir
Formulir adalah merupakan dokumen untuk merekam terjadinya
transaksi-transaksi.
2. Jurnal
9
Jurnal adalah catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, meringkas data keuangan dan lainnya.
3. Buku besar
Buku besar adalah catatan yang terdiri dari rekening-rekening yang
digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat
sebelumnya dalam jurnal.
4. Buku pembantu
Buku pembantu adalah catatan yang terdiri dari rekening-rekening
pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening
tertentu dalam buku besar.
5. Laporan
Laporan adalah merupakan hasil akhir akuntansi yang terdidi dari
neraca, laporan laba/rugi, perubahan laba yang ditahan, laporan harga
pokok produksi, biaya pemasaran, harga pokok penjualan, daftar umur
piutang, dan lain-lain.
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi. Formulir juga sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan
formulir ini peristiwa yang terjadi dalam perusahaan direkam di atas secarik
kertas. Formulir sering juga disebut istilah media, karena formulir merupakan
media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam perusahaan kedalam catatan.
Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama
kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah faktur
penjualan, bukti kas keluar, dan cek.
Menurut Dr. Lamidjan Ms.Ak dan Azhar Susanto MBus.A (2001:89),
dalam mendesain suatu formulir, beberapa prinsip dasar harus dipertimbangkan
yaitu sebagai berikut:
a. Gunakan sedikit mungkin kalimat, gunakanlah kalimat-kalimat yang
sederhana akan tetapi jelas dan hindari pengunaan kalimat-kalimat yang
tidak perlu.
10
b. Pergunakan
tembusan/kopi,
untuk
mempermudah
pendistribusian
informasi atau instruksi. Penggunaan formulir yang berangkap dan
menggunakan karbon selain akan mempermudah melakukan internal cek
dan hubungan intern, juga mempermudah menyiapkan data bagi akuntan
publik dalam memeriksa perusahaan tersebut.
c. Hindari penggunaan data rangkap, prinsip yang sangat penting dalam
mendesain suatu formulir ialah mencegah kemungkinan penggunaan
informasi yang sama untuk dua atau lebih formulir yang berfungsi sama.
d. Formulir harus disusun sederhana mungkin dan jelas,
penggunaan
formulir yang sederhana akan mengurangi informasi yang tidak perlu dan
mempermudah untuk ditafsirkan.
e. Susunlah
sebanyak
mungkin
formulir
untuk
mempermudah dan
mengumpulkan berbagai transaksi yang harus dicatat didalam perusahaan
dan untuk memperlancar kegiatan lainnya antara lain proses akuntansi.
f. Untuk tujuan pengamanan, dalam menyusun formulir gunakan kode-kode
tertentu agar tidak mudah dipalsukan misalnya : untuk kertas berharga
yaitu formulir deposito berjangka.
g. Pergunakan kertas yang sebaik mungkin. Kalau perlu untuk menghemat
waktu gunakanlah kertas (carbonize) untuk menghasilkan tembusan.
h. Format dan bentuk formulir harus baik. Apabila tidak perlu jangan terlalu
besar, lebar atau terlalu kecil karena akan mempersulit pengarsipan.
i. Untuk formulir yang dibuat beberapa rangkap, maka agar mempermudah
pendistribusian, sebaiknya masing-masing lembar dan formulir tersebut
dibedakan warnanya.
j. Formulir sebaiknya bernomor urut yang tercetak (penumbered) agar
mempermudah pencatatan dan pencarian kembali.
11
2. Catatan-Catatan
Yaitu buku yang digunakan untuk pencatatan atau hasil yang bersumber
dari formulir.
a. Jurnal
Jurnal menurut Alminsyah, S.E dan Drs. Padji MA. (2005:207) adalah :
“Ayat jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi dan
kejadian-kejadian keuangan di dalam sautu perusahaan. Jurnal
merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklarifikasikan dan meringkas data keuangan dan
data lainnya, seperti telah disebutkan di atas, sumber informasi
pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir.”
Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan
menurut klasifikasi yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam
laporan keuangan. Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang
hasil peringkasannya (berupa jumlah transaksi tertentu) kemudian diposting
(dipindahkan) ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. Contoh jurnal
adalah jurnal penerimaan kas, pembelian, penjualan dan jurnal umum. Metode
pencatatan data kedalam jurnal pada umumnya meliputi pencatatan dengan
menggunakan pena, mesin pembukuan, arsip dokumen sumber yang berfungsi
sebagai jurnal, atau dengan komputer.
3. Buku Besar
Buku besar (general ledger) menurut Alminsyah, S.E dan Drs. Padji
MA. (2005:183) adalah :
“Kumpulan dari perkiraan-perkiraan yang saling berhubungan dan yang
merupakan suatu kesatuan tersendiri”.
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk
meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya. Rekening-rekening
dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan
disajikan dalam laporan keuangan.
12
4. Buku Pembantu
Buku Pembantu menurut Alminsyah, S.E dan Drs. Padji MA. (2005:183)
adalah :
“Buku besar yang dirancang untuk mengumpulkan informasi yang lebih
rinci untuk mendukung informasi yang terdapat di buku besar”.
Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu data keuangan
yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku
pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (book of final entry), yang berarti
tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan
digolongkan dalam buku ini.
5. Laporan
Laporan merupakan hasil akhir suatu sistem dan merupakan alat yang
digunakan untuk mempertanggungjawabkan hasil akhir dari suatu tugas, dapat
disajikan dalam bentuk : neraca, laporan labarugi, laporan perubahan modal,
laporan arus kas, laporan saldo ditahan, dan sebagainya. Karakteristik laporan
kualitatif, yaitu membuat laporan tersebut dapat memberikan informasi yang
berguna yaitu :
a. Dapat dipahami
Kualitas penting informasi yang ditampung dalam laporan adalah
kemudahannya untuk segera dipahami oleh pemakai.
b. Relevan
Agar bermanfaat informasi harus relevan untuk memenuhi kebutuhan
pemakaian dalm proses pengambilan keputusan.
c. Keandalan
Agar bermanfaat informasi harus andal, informasi memiliki kualitas andal
jika bebas dari pengertian yang menyesatkan, kesalahan material dan dapat
diandalkan pemakaiannya sebagai penyajian yang tulus atau jujur dari
yang seharusnya disajikan.
13
d. Dapat dipertimbangkan
Konsentrasi antar periode sehingga dapat digunakan untuk evaluasi posisi
keuangan.
Berikut ini fungsi utama sistem informasi akuntansi menurut La Midjan
(2001;30) adalah sebagai berikut :
“ Mendorong seoptimal mungkin agar dapat menghasilkan berbagai
informasi akuntansi yang berkualitas yaitu informasi yang tepat
waktu, relevan, akurat (dapat dipercaya) dan lengkap yang secra
keseluruhan informasi tersebut mengndung arti dan berguna.”
Sedangkan menurut Marshall B. Romney (2006;3) fungsi sistem
informasi akuntansi pada suatu oraganisasi adalah sebagai berikut :
1. Mengumpulkan dan menyimpan data temtang aktivitas-aktivitas yang
dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh
aktivitas-aktivitas tersebut,dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai
aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak
luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah
terjadi.
2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajeman
untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan
pengawasan.
3. Menyediakan pngendalian yang memedai untuk menjaga aset-aset
organisasi, termasuk data organisasi, untuk meastikan bahwa data tersebut
tersedia saat dibutuhkan,akurat dan andal.
2.2
Pengendalian Intern
2.2.1 Pengertian pengendalian Internal
Pada dasarnya sistem pengendalian internal telah dikembangkan dalam
mengamankan harta milik perusahaan. Menurut AICPA (American Institute
14
Certified Public) yang dikutip oleh La Midjan (2001:36) mengemukakan bahwa :
“Sistem pengendalian internal merupakan struktur organisasi dan
segala cara-cara serta tindakan-tindakan dalam suatu perusahaan
yang saling dikoordinasikan untuk mengamankan hartanya,
meningkatkan efisiensi operasinya serta mendorong ketaatan pada
kebijakan-kebijakan yang telah digariskan oleh pemimpin
perusahaan”.
2.2.2
Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Pengendalian pemrosesan transaksi menurut George H. Bodnar dan
William S. Hopwood (2006:147-153) adalah sebagai berikut :
a. Pengendalian Umum
Pengendalian umum mempertimbangkan seluruh lingkungan pemrosesan
transaksi. Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut :
1. Perencanaan organisasi pemrosesan data
 Pemisahan tugas tanggung jawab untuk otorisasi, penyimpanan, dan
pemegang catatan untuk menangani dan memproses transasksi
dipisahkan.
2. Prosedur operasi secara umum
Prosedur operasi secara umum terdiri dari :
 Tanggung jawab : deskripsi tugas untuk setiap fungsi
pekerjaan
dalam sistem pengolahan transaksi.
 Realibilitas personel : personel yang menjalankan pemrosesan harus
dipastikan ia dapat secra konsisten menjaga kinerjanya.
 Pelatihan personel : personel harus diberi instruksi secara eksplisit dan
harus di uji pemahamannya sebelum ia dipercaya untuk menjalankan
tugas.
 Kompetensi personel : orang yang diberi tugas untuk memproses
sistem pengolahan transaksi memiliki pemahaman teknis yang
diperlukan untuk menjalankan fungsinya.
15
3. Karakteristik pengendalian peralatan
 Backup dan recovery : terdiri dari peralatan file dan prosedur yang
tersedia jika data yang asli hilang atau rusak.
 Jejak transaksi : ketersediaan manual untuk melacak status dan isi
setiap catatan transaksi individual.
 Statistik error : akumulasi informasi atas jenis kesalahan.
4. Pengendalian akses data dan peralatan
 Penyimpanan yang aman : aktiva informasi harus dijaga sama seperti
menjaga aktiva berwujud.
 Akses ganda : dua tindakan atau dua kondisi yang independen dan
simultan diperlukan sebelum suatu proses diizinkan untuk dijalankan.
b. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang sfesifik untuk satu
aplikasi tertentu. Pengendalian aplikasi dikelompokan menjadi :
1. Pengendalian input : dirancang untuk mencegah atau mendeteksi
kesalahan pada tahap penginputan data.
2. Pengendalian proses : dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa
pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan
dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewatkan yang tidak di proses.
3. Pengendalian output : dirancang untuk memastikan bahwa input dan
proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa
output telah didistribuskan secara tepat.
c. Pengendalian Preventif, Detektif, dan Korektif
Pengendalian preventif, detektif, dan korektif menurut James A. Hall
(2001:156) adalah:
1. Pengendalian Prefentif
Adalah teknik pasif yang didesain untuk mengurangi frekuensi munculnya
peristiwa-peristiwa
yang tidak diinginkan.
16
Pengendalian preventif
memaksa
kesesuaian
dengan
tindakan-tindakan
yang
ditetapkan
sebelumnya atau yang diinginkan.
2. Pengendalian Detektif
Yang termasuk dalam pengendalian ini adalah peralatan, taeknik, dan
prosedur
yang didesain untuk mengidentifikasi dan mengekspos
peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan yang terlepas dari pengendalian
preventif.
3. Pengendalian Korektif
Adalah tindakan-tindakan yang diambil untuk membalikan efek dari
kesalahan yang dideteksi di langkah sebelumnya.
2.2.3 Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern telah dikembangkan secara “alamiah” yaitu
melalui pengalaman dan secara “naluriah” yang banyak diketemukan para
pengusaha yang tradisional berusaha mengembangkan sistem pengendalian intern
dalam mengamankan hartanya, disamping itu juga dikembangkan secara
“almiah”.
Sistem pengendalian intern menurut AICPA (American Institute Certified
Public Accountant) adalah sebagai berikut :
Meliputi struktur organisasi dan segala cara-cara serta tindakan-tindakan
dalam suatu perusahaan yang saling mengkoordinasikan yang dimaksud untuk
mengamankan menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansinya, meningkatkan
efisiensi operasinya serta mendorong kataatan pada kebijaksanaan-kebijaksanaan
yang telah digariskan oleh pimpinan perusahaan.
Dapat disimpulkan, bahwa tujuan utama dari sistem pengendalian intern adalah :
1. Mengamankan harta perusahaan,
2. Menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan.
3. Meningkatkan efisiensi operasi perusahaan.
4. Ketaatan pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah digariskan
pimpinan perusahaan.
17
Mengamankan harta perusahaan
Harta perusahaan perlu diamankan dari segala kemungkinan yang akan
merugikan perusahaan berupa pencurian, penyelewengan, kecurangan, dan lainlain. Baik secara fisik maupun secara administratif. Misalnya kenaikan barang
dalam persediaan yang dilaksankan oleh bagian persediaan (gudang) dikarenakan
adanya komisi membuat laporan penerimaan barang oleh bagian penerimaan
barang,yang tidak sesuai dengan keadaan fisik barang sebenarnya.
Untuk mengawasi kemungkinan tersebut, maka perlu merancang berbagai
metode dan cara-cara tertentu untuk mencegah terjadinya kecurangan. Misalnya
diciptakan sistem perencanaan persediaan disamping prosedur yang memadai
untuk mengendalikan kemungkinan kenaikan harga barang melalui persediaan.
Menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan
Catatan akuntansi dan kebenaran harus terus menerus diuji coba agar
kebenaran data akuntansi dapat dipertahankan. Untuk dapat melaksanakan uji
coba, maka perlu dipisahkan berbagai fungsi yang menyangkut suatu transaksi
keuangan, misalnya transaksi pembayaran utang, catatan-catatan berbagai bagian
yang menangani transaksi tersebut harus dapat saling menguji antara lain antara
catatan petugas kas dengan catatan bagian akuntansi dan catatan bagian utang.
Meningkatkan efisiensi operasi perusahaan
Dengan digunakannya berbagai metode dan prosedur yang baik
mengendalikan biaya, yaitu dengan menyusun budget, biaya standar akan menjadi
alat yang efektif untuk mengendalikan biaya dengan tujuan akhir menciptakan
efisiensi.
Ketaatan
pada
kebijaksanaan-kebijaksanaan
yang
telah
digariskan
pimpinan perusahaan
Kebijaksanaan pimpinan yang telah ditetapkan dengan surat keputusan,
juga merupakan alat pengendalian yang penting di dalam perusahaan yang harus
ditaati dan dijalankan oleh setiap karyawan. Dengan surat keputusan, pimpinan
18
perusahaan dapat mengendalikan berbagai aktifitas perusahaan khususnya
pengeluaran antara lain biaya dan penerimaan antara lain dari pendapatan.
2.2.4 Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern
Unsur-unsur yang menunjang terlaksananya sistem pengendalian intern
yang baik adalah sebagai berikut :
1. Adanya pemisahan fungsi
Fungsi-fungsi yang harus dipisahkan adalah :
Fungsi penguasaaan/operasi
Fungsi pencatatan
Fungsi penyimpanan
Fungsi pengawasan
Pemisahan fungsi merupakan dasar terciptanya sistem pengendalian intern.
Penggabungan fungsi memperlemah sistem pengendalian intern, malahan akan
teciptanya fraud (penyelewengan). Adanya pemisahan fungsi, berbagai bagian
hanya akan melaksanakan fungsinya sesuai wewenang dan tanggung jawab atas
kegiatan persediaan dan wewenang persediaan hanya dapat dilaksanakan atas
dapat permintaan bagian lain diluar bagian persediaan. Selain pemisahan fungsi,
perlu pula dipisahkan adalah pekerjaannya. Penggabungan pekerjaan dalam arti
berbagai pekerjaan bertumpuk disatu tangan akan menghilangkan ketelitian atas
hasil pekerjaan tersebut.
2. Adanya bentuk–bentuk penggabungan fungsi
Ada tiga bentuk penggabungan fungsi, yaitu :
1.
Penggabungan fungsi secara horizontal
Terjadinya penggabungan fungsi secara garis mendatar, misalnya yang
memegang fungsi penguasan uang kas. Juga memegang fungsi
penguasaan persoalan yang ada digudang, yang memegang fungsi
pencatatan atas uang kas juga melaksanakan kegiatan pencatatan atas
persediaan barang digudang.
2.
Penggabungan fungsi secara diagonal
19
Yaitu apabila selain memegang suatu fungsi juga memegang fungsi
lainnya tetapi tidak pada garis yang mendatar. Misalnya, yang
memegang fungsi pencatatan atas uang kas juga memegang fungsi
penyimpanan atas persediaan digudang.
3.
Penggabungan fungsi secara vertikal
Yaitu penggabungan atas berbagai fungsi dalam suatu transaksi yang
sama dan berurutan terutama apabila keseluruhan fungsi tersebut
berada pada satu tangan. Misalnya, selain memegang fungsi
penguasaan,
fungsi
penyimpanan
juga
fungsi
pencatatan.
Penggabungan fungsi secara demikian yang berbahaya.
3. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan
Salah satu cara untuk pengendalian harta, utanng, pendapatan dan biaya
adalah melalui pemberian wewenang sampai batas-batas kewajaan yang telah
ditetapkan. Semua pejabat yang berada pada struktur organisasi,khususnya yang
memegang fungsi penguasaan, hanya dapat melaksanakan wewenang yang
menyangkut pengolaan kekayaan perusahaan pendapatan dan biaya sesuai
fungsinya.
4. Unsur pelaksanaan yang wajar (praktek yang sehat)
Pemisahan fungsi diantara berbagai petugas tersebut sering ada
penghalang yang ketat dan kaku yang menghambat berbagai transaksi. Agar dapat
diharapkan setiap petugas yang terlibat dalam sistem dan prosedur sebaik
mungkin, perlu kiranya bagi mereka ditumbuhkan perasaan turut berpartisipasi,
rasa turut bertanggung jawab dan rasa turut memelihara. Hal ini akan dicapai
apabila setiap pekerja merasa tergantung kehidupannya dan masa depannya pada
perusahaan dimana mereka bekerja.
5. Unsur kualitas pegawai
Sistem pengendalian intern hanya akan berfungsi dengan baik apabila
petugas pelaksanaan memiliki kecakapan bedasarkan pengalaman dan pendidikan
dengan kualitas yang sesuai dengan tugasnya. Untuk mengatasi hal tersebut, maka
calon pegawai harus diseleksi dengan seksama untuk menjaga bahwa hanya
20
orang-orang yang cocok saja bisa dan dipekerjakan pada bidang pekerjaan
tertentu.
6. Adanya suatu bagian pengawasan intern (Internal Auditing)
Bagian pengawasan intern selain berfungsi untuk mengamankan harta
kekayaan perusahaan juga untuk menilai apakah sistem dan prosedur yang
sekarang berjalan masih sesuai dengan yang ditetapkan sebelumnya.
Pengawasan intern sangat pen ting peranannya sebab tugasnya sedapat mungkin
mencegah adanya kemungkinan terjadinya penyelewengan tau penyimpangan
lainnya dengan tindakan pengawasan yang dilakukan secara terus menerus baik
melalui laporan meupun pemeriksaan fisik.
Kedudukan bagian pengawasan intern di dalam organisasi suatu
perusahaan dapat berbentuk staf atau bagian fungsional. Berbentuk staf terutama
apabila pimpinan merasa perlu adanya kekuasaan penuh dalam menegakkan
“kewibawaan” pengawasan disebabkan bagian ini tidak berhubungan secra
langsung dengan bagian lainnya. Bentuk ini sebaiknya dilaksanakan pada tahapan
dimana sistem pengendalian intern belum berjalan secara penuh. Tetapi apabila
sistem pengendalian intern telah berjalan dengan baik, sebaiknya bagian
pengawasan intern berada pada bagian fungsional, berada sejajar dengan bagian
lainnya.
2.3
Persediaan
Dalam setiap perusahaan, persediaan merupakan aktiva yang penting,
karena tanpa adanya persediaan maka perusahaan dihadapkan pada satu risiko
bawa peusahaan pada satu waktu tertentu tidak dapat memenuhi permintaan
konsumen. Hal ini berarti bahwa perusahaan akan kehilangan kesempatan untuk
memperoleh keuntungan dan juga perusahaan tidak dapat mempertahankan
kelangsungan kehidupan perusahaannya.
21
2.3.1 Pengertian Persediaan
Sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan (2004;1403) pengertian
pesediaan adalah sebagai berikut :
“Persediaan adalah aktiva :
(a) Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal ;
(b) Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan ; atau
(c) Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (suplies) untuk digunakan
dalam proses produksi atau pemberian jasa.”
Selanjutnya Standar Akuntansi Keuangan (2004;1404) memperjelas
lagi pengertian persediaan adalah sebagai berikut :
“Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual
kembali, misalnya barang dagangan dibeli oleh pengecer untuk dijual
kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual
kembali. Persediaan juga mencakup barang jadi yang telah
diproduksi, atau barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi
oleh perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan
digunakan dalam proses produksi.”
Menurut Kieso dan Weygandt (2004;368) pengertian persedian adalah
sebagai berikut :
”Inventory are assets items held for sale in the ordinary course of
businesss or goods that will be used or consumed in the production of
goods to be sold.”
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
persediaan adalah suatu aktiva yang dimiliki perusahaan untuk dijual dalam
operasi normal perusahaan atau persediaan yang masih dalam penyelesaian proses
produksi, atau persediaan yang menunggu untuk digunakan dalam proses
produksi.
22
Bagan Proses Bisnis Persediaan
Perhitungan barang persediaan
Memesan / memproduksi barang persediaan
Penerimaan barang persediaan
Pengecekan barang persediaan
Penyimpanan barang persediaan
Pembuatan laporan barang persediaan
Menerima pesanan
Pengiriman barang ke Dept. Penjualan
2.3.2 Jenis-jenis Persediaan
La Midjan (2001;150) mengemukakan jenis-jenis persediaan di dalam
perusahaan dagang, industri, atau perusahaan jasa yang terdiri dari :
1. Persediaan Bahan Baku, antara lain : kapas, benang, tenun, tepung dan
lain-lain yang akan diolah lebih lanjut.
2. Persediaan Barang Dalam Proses (Work in Process), merupakan
barang-barang yang telah diolah antara lain dalam proses produksi dan
lain-lain.
3. Persediaan Hasil Jadi, merupakan hasil produksi dari suatu perusahaan
industri baik sebagai hasil produksi selesai, maupun yang akan digunakan
pada proses produksi selanjutnya.
23
4. Persediaan Suku Cadang, merupakan persediaan barang yang akan
digunakan untuk memperbaiki atau mengganti bagian yang rusak dari
peralatan maupun mesin.
5. Persediaan Bahan Bakar, merupakan persediaan yang harus ada dalam
perusahaan terutama bagi perusahaan industri yang menggunakan mesin
diesel sebagai pembangkit tenaga listrik.
6. Persediaan Barang Cetakan, alat tulis, merupakan alat persediaan untuk
kebutuhan kantor, memperlancar kegiatan tata usaha.
7. Persediaan Barang Dagangan, merupakan persediaan yang dipergunakan
oleh suatu perusahaan dagang.
Sedangkan menurut Mulyadi (2001;553) jenis persediaan dalam
perusahaan manufaktur terdiri dari :
“ Persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses,
persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan
bahan habis pabrik, pesediaan suku cadang. Persediaan dalam
perusahaan dagang hanya terdiri dari satu golongan yaitu persediaan
barang dagangan, yang merupakan barang yang dibeli untuk tujuan
dijual kembali.”
2.3.3 Fungsi Persediaan
Dalam bukunya, Freddy Rangkuti (2003;15) mengemukakan fungsi
persediaan adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Decoupling
Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi
permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier.
2. Fungsi Economic Loz Sizing
Persediaan
lot
size
ini
perlu
mempertimbangkan
penghematan-
penghematan atau potongan pembelian, biaya pegangkutan per unit
menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan karena
perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar,
dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan
(biaya sewa gedung, investasi, risiko, dan sebagainya.
24
3. Fungsi Antisipasi
Apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat
diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data-data masa
lalu, yaitu permintaan musiman.
2.4
Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Jadi
Sistem informasi akuntansi presediaan merupakan prosedu-prosedur yang
dijalankan oleh perusahaan yang meliputi pencatatan-pencatatan, pengolahan, dan
penyusunan data-data mengenai persediaan sehingga dapat dihasilkan laporanlaporan yang diinformasikan kepada manajemen sebagai bahan pengambilan
keputusan.
2.4.1 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Adapun tujuan penyusunan laporan sistem informasi akuntansi persediaan
menurut Azhar Susanto (2001;150) adalah sebagai berikut :
1. Sebagian besar kekayaan perusahaan terutama perusahaan dagang dan
industri pada umumnya tertanam dalam persediaan, oleh karennya perlu
disusun sistem dan prosedurnya agar persediaan selain dapat ditingkatkan
efisiensinya juga dapat ditingkatkan efektivitasnya
2. Persediaan bagi perusahaan dagang dan industri harus diamankan dari
kemungkinan pencurian, kebakaran, kerusakan dan lain-lain demi
mempertahankan kontinuitas perusahaan.
3. Persediaan harus ditangani dengan baik, selain penyimpanan dan
pengeluarannya juga pemasukannya keperusahaan.
Sedangkan menurut Mulyadi (2001;553) mengenai tujuan persediaan
adalah sebagai berikut :
“ Sistem informasi akuntansi persediaan bertujuan untuk menangani
yang bersangkutan dengan mutasi persediaan yang disimpan di
gudang.”
25
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan
asset perusahaan yang paling besar, oleh karena itu perlu disusun sistem dan
prosedurnya agar terhindar dari resiko-resiko yang akan merugikan perusahaan.
2.4.2 Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Azhar Susanto (2001;152) mengemukakan prosedur yang terkait dengan
persediaan adalah sebagai berikut :
1. Prosedur penerimaan persediaan
2. Prosedur penympanan dan pengeluaran barang.
2.4.3 Bagian-bagian yang terkait dengan Persediaan
Menurut
Mulyadi
(2001;579)
bagian
yangterkait
dalam
sistem
perhitungan fisik adalah :
1. Panitia perhitungan fisik persediaan
Panitia ini berfungsi untuk melaksanakan perhitungan fisik persediaan dan
menyerahkan hasil perhitungan kepada bagian kartu persediaan untuk
digunakan sebagai dasar adjusmentterhadap catatan persediaan dalam
kartu persediaan.
2. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertaggung jawab untuk :
Mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang terhitung
kedalam daftar hasil perhitungan fisik.
Mengalikan kuantitas dan harga pokok total dalam daftar hasil
perhitungan fisik.
Melakukan adjustmen terhadap kartu persediaan berdasarkan
data hasil perhitunngan fisik paersediaan.
Membuat bukti memorial untuk mencatat adjustment data
pesediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungang
fisik persediaan.
26
3. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggungjawab untuk melakukan adjustment data
kuantitas persoalan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil
perhitungan persediaan.
2.4.4 Metode Pencatatan Persediaan
Azhar Susanto (2001:154) mengemukakan waktu dan cara pencatatan
persediaan di bagi atas :
1. Perpetual Inventory System
Dalam hal ini, pencatatan atas transaksi persediaan dilaksanakan setiap
waktu, baik terhadap pemasukan maupun pengeluaran. Sistem ini
dilaksanakan terutama untuk barang-barang yang bernilai agak tinggi atau
barang-barang yang mudah untuk dicatat terutama pemakaian dan
pengeluaran dari gudang.
2. Periodical (physical) Inventory System
Pencatatan atas transaksi persediaan hanya untuk pembelian. Pemakaian
tidak dicatat dan biasanya tidak menggunakan bon pemakaian atau
pengeluaran barang. Pada akhir tahun diadakan inventarisasifisik untuk
mengetahui sisa persediaan. Metode ini sangat tepat untuk barang-barang
yang bernilai rendah atau secara teknis sulit dicatat pemakaian atau
pengeluarnnya.
Menurut Kieso (2002;105) mengemukakan ada dua cara metode
pencatatan persediaan, yaitu :
1. Sistem Persediaan Perpetual (perpetual inventory system)
Yaitu semua pembelian dan penjualan dicatat secara langsung pada akun
persediaan pada saat terjadinya. Karena itu, saldo akun persediaan harus
mencerminkan jumlah persediaan akhhie, dan tidak dibutuhkan ayat jurnal
penyesuaian.
27
2. Sistem Persediaan Periodik (Periodic Inventory system)
Akun persediaan digunakan dan saldo akun persediaan ini tidak berubah
selama periode berjalan. Akun persediaan mencerminkan jumlah
persediaan awal selama keseluruhan periode. Pada akhir
periode
akuntansi, akun persediaan harus disesuaikan dengan enutup saldo
persediaan awal dan mencatat saldo persediaan akhir.
Sedangkan menurut Mulyadi (2001;556) terdapat dua metode pencatatan
persediaan,yaitu :
1. Metode Mutasi Persediaan
Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam
kartu persediaan.
2. Metode Persediaan Fisik
Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan pesediaan dari pembelian
saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena
pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan.
Berdasarkan beberapa uraian diatas mengenai metode pencatatan
persediaan dapat disimpulkan bahwa metode pencatatan persediaan dibagi
menjadi dua, yaitu :
1. Metode Perpetual
Yaitu metode yang digunakan hanya untuk mencatat persediaan pada saat
terjadinya pemasukan maupun pengeluarannya.
2. Metode Periodik
Yaitu metode yang digunakan hanya untuk mencatat pembelian saja.
Setiap persediaan tidak dilakukan pencatatan tetapi diilakukan perhitungan
fisik persediaan.
28
Metode Penilaian Persediaan
Menurut Warren Reeves (2005;460) membagi beberapa cara penilaian
persediaan, yaitu :
1. First-In, First-Out (FIFO)
Cara ini didasarkan asumsi bahwa biaya dimasukkan dalam harga pokok
penjualan sesuai dengan urutan terjadinya, karena itu FIFO dapat
dikatakan konsisten dengan arus fisik atau pergerakan barang dagang.
Metode FIFO memberikan hasil yang sama dengan yang diperoleh melalui
pengidentifikasian biaya khusus setiap barang yang dijual dan yang ada
dalam persediaan.
2.
Last-In, First-Out (LIFO)
Cara ini didasarkan atas biaya dari unit yang dijual merupakan
biayapembelian paling akhir. Pemakaian metode LIFO pada awalnya
terbatas untuk situasi yang jarang terjadi dimana unit-unit yang dijual
diambil dari unit-unit yang dibeli paling akhir.
3. Biaya Rata-rata
Cara ini didasarkan atas biaya rata-rata per unit untuk masing-masing
barang dihitung setiap kali pembelian dilakukan. Biaya per unit kemudian
digunakan untuk menentukan harga pokok setiap penjualan sampai
pembelian berikutnya dilakukan dan rata-rata baru dihitung.
Sedangkan menurut Kieso (2002;458) mengemukakan cara penilaian
persediaan adalah sebagai berikut :
1. Identifikasi Khusus (Specific Identification)
Metode ini digunakan dengan cara mengidentifikasi setiap barang yang
dijual dimasukkan dalam pos persediaan. Biaya barang yang telah dijual
dimasukan dalam harga poko penjualan, sementara biaya barang-barang
khusus yang masih berada ditangan dimasukan pada persediaan. Metode
ini hanya bisa digunakan dalam kondisi yang memungkinkan perusahaan
memisahkan pembelian yang berbeda yang telah dilakukan secara fisik.
2. Biaya Rata-rata (Average Cost Method)
29
Metode ini menghitung harga pos-pos yang terdapat dalam persediaan atas
dasar biaya rata-rata yang sama yang tersedia selama satu periode. Ada
dua cara metode biaya rata-rata yaitu :
Metode rata-rata Terimbang (Weighted-Average Method)
Yaitu metode yang digunakan dalam sistem persediaan periodik,
dimana persediaan akhir dan harga pokok penjualan akan dihitung
dengan menggunakan metode ini.
Metode Rata-rata Bergerak (Moving-Average Method)
Yaitu metode yang digunakan dalam sistem persediaan perpetual.
Dimana biaya-biaya rata-rata per unit baru akan dihitung setiap kali
pembelian dilakukan.
3. First-In, First-Out (FIFO)
Metode ini mengasumsikan bahwa barang-barang digunakan (dikeluarkan)
sesuai urutan pembeliannya. Dengan kata lain metode ini mengasumsikan
bahwa barang pertama yang dibeli adalah barang pertama digunakan
(dalam peusahaan manufaktur) atau dijual (dalam perusahaan dagang).
Karena itu, persediaan yang tersisa merupakan barang yang dibeli paling
akhir.
4. Last-In, First-Out (LIFO)
Metode ini membandingkan (matches) biaya dari barang-barang yang
paling akhir dibeli terhadap pendapatan. Jika yang digunakan adalah
sistem persediaan periodik, maka akan diaumsikan bahwa biaya dari total
kuantitas yang terjual atau dikeluarkan selama suatu bulan berasal dari
pembelian akhir, dan jika yang digunakan adalah sistem persediaan
perpetual maka metode LIFO akan menghasilkan nilai persediaan akhir
dan harga pokok penjualan yang berbeda.
Berdasarkan uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa cara penilaian
persediaan dibagi menjadi tiga metode, yaitu :
30
1. FIFO
Metode ini dimaksudkan bahwa yang keluar dinilai berdasarkan harga
pembelian pertama. Persediaan akhir dinilai berdasarkan harga yang
terakhir.
2. LIFO
Metode ini dimaksudkan bahwa barang yang keluar dinilai berdasarkan
harga pembelian terakhir. Persediaan akhir atau yang masih ada dinilai
berdasarkan harga pembelian yang pertama.
3. Average (Rata-rata tertimbang)
Metode ini dimaksudkan bahwa barang dihitung berdasarkan harga rataratanya metode yaitu jumah harga pokok barang yang tersedia untuk dijual
dibagi dengan jumlah unitnya.
31