i PROSEDUR PELAKSANAAN RECEIVING DAN DELIVERY

PROSEDUR PELAKSANAAN RECEIVING DAN DELIVERY
PETIKEMAS DI TERMINAL SERBAGUNA NILAM
PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
AULYA RIZQI BANI MABRURROH
D1513010
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2016
i
ii
iii
iv
MOTTO
"Sesuatumungkinmendatangimereka yang maumenunggu,
namunhanyadidapatkanolehmereka yang bersemangatmengejarnya"
(Abraham Lincoln)
“Keberhasilanadalahkemampuanuntukmelewatidanmengatasidarisatukegagalanke
kegagalanberikutnyatanpakehilangansemangat”
(Winston Chuchill)
“Barangsiapabersungguh-sungguh,
sesungguhnyakesungguhannyaituadalahuntukdirinyasendiri”
(Al – Ankabut : 6)
“Jadikanlah kelemahan sebagai kekuatan, karena didalam setiap kelemahan pasti
ada kelebihan yang tersembunyi”
(Penulis)
v
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada :
1. Ayah dan Ibu yang selalu menyertakan doanya dalam setiap langkah saya
selama ini.
2. Seluruh keluarga yang selalu memberikan dukungan dan sebagai
penyemangat.
3. Kawan – kawan DIII Jurusan Manajemen Administrasi 2013 Fakultas
Ilmu Sosisal Ilmu Politik Universitas Sebelas Surakarta yang selalu
memberikan dukungan.
vi
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT,
karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas
Akhir yang berjudul “Prosedur Pelaksanaan Receiving dan Delivery
Petikemas di Terminal Serbaguna Nilam PT. Pelabuhan Indonesia III
(Persero) Surabaya” sebagai salah satu syarat mendapatkan gelar Ahli Madya
Program Studi Manajemen Administrasi Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat saran,
dorongan serta bimbingan dari berbagai pihak yang merupakan pengalaman yang
tidak dapat diukur secara materi, namun dapat membukakan mata penulis bahwa
sesungguhnya pengalaman dan pengetahuan tersebut adalah guru yang terbaik
bagi penulis. Oleh karena itu dengan segala hormat dan kerendahan hati
perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Djoko Purwoko, SS, MHselaku Dosen Pembimbing yang telah
membimbing penulis, memberikan arahan, dan menyempatkan
waktunya untuk penulis dalam penyelesaian penulisan Tugas Akhir
ini.
2. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta dan juga selaku penguji yang telah meluangkan
waktunya untuk menguji penulis dan memberikan masukan terhadap
hasil kerja penulis.
3. Ibu Prof. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu
Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Ibu Dra. Lestariningsih, M.Si selaku Pembimbing Akademik.
5. Bapak dan Ibu Dosen pengajar program studi Manajemen
Administrasi yang selama ini telah memberikan ilmunya kepada
penulis.
vii
6. Ibu Baiq Nurul Hikmawati selaku Asisten Manager Pengembangan
SDM PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya yang telah
memberikan izin untuk melakukan magang.
7. Ibu Filia selaku staff Pengembangan SDM yang memberikan
pengarahan dan membantu proses penulis untuk memperoleh izin
melakukan magang di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Surabaya.
8. Bapak Edi Priyanto selaku Asisten Sekretaris Perusahaan Hubungan
Masyarakat yang telah menerima penulis dan mengijinkan penulis
untuk melaksanakan kegiatan magang di Sekretaris Perusahaan PT.
Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya.
9. Seluruh karyawan PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya dan
Terminal Serbaguna Nilam yang telah memberikan bantuan selama
kegiatan magang berlangsung, terutama dalam pencarian data-data
yang penulis butuhkan.
10. Seluruh pihak yang membantu penulis dalam memperoleh informasi
dan data – data guna kepentingan penulisan Tugas Akhir ini.
11. Orang tua, keluarga yang sudah selalu memberikan dukungan dan
doanya kepada penulis agar dapat menyelesaikan penulisan Tugas
Akhir ini.
12. Kawan – kawan
Manajemen Administrasi 2013 yang selama ini
menemani penulis dan selalu memberikan dukungannya.
Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis
dan para pembaca maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan penulisan
Tugas Akhir ini.
Surakarta, 07 Juni 2016
Penulis
Aulya Rizqi Bani Mabrurroh
D1513010
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL ............................................................................................ i
PERSETUJUAN ..................................................................................................... ii
PENGESAHAN ..................................................................................................... iii
PERNYATAAN..................................................................................................... iv
MOTTO .................................................................................................................. v
PERSEMBAHAN .................................................................................................. vi
KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiii
DAFTAR BAGAN .............................................................................................. xiv
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xv
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xvi
ABSTRAK .......................................................................................................... xvii
BAB IPENDAHULUAN ........................................................................................ 1
A. Latar Belakang Masalah ........................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ..................................................................................... 6
C. Tujuan Pengamatan ................................................................................... 7
D. Manfaat Pengamatan ................................................................................ 8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN .................. 10
A. Tinjauan Pustaka ..................................................................................... 10
1. Prosedur.......................................................................................... 10
a. Definisi Prosedur .................................................................. 10
b. Unsur Prosedur ..................................................................... 11
ix
c. Jenis Prosedur ....................................................................... 12
d. Tujuan Prosedur .................................................................... 12
e. Manfaat Prosedur .................................................................. 13
f. Keterbatasan Prosedur ........................................................... 14
g. Karakteristik Prosedur .......................................................... 14
h. Metode Penulisan Prosedur .................................................. 15
2. Receiving dan Delivery .................................................................. 16
a. Pengertian Receiving dan Delivery ...................................... 16
b. Pelaksanaan Penerimaan Petikemas (Receiving) ................. 17
c. Pelaksanaan Pengeluaran Petikemas (Delivery) ................... 18
3. Petikemas ....................................................................................... 18
a. Pengertian Petikemas ............................................................ 18
b. Jenis Petikemas (Container) ................................................. 19
c. Ukuran Petikemas (Container) ............................................. 20
d. Tata Cara Peletakan Petikemas (Container) ......................... 21
e. Kategori dan Status Petikemas (Container) .......................... 22
4. Terminal ......................................................................................... 23
a. Definisi Terminal .................................................................. 23
b. Fasilitas Terminal ................................................................. 23
B. Metode Pengamatan ................................................................................ 25
1. Lokasi Pengamatan ........................................................................ 25
2. Jenis Pengamatan ........................................................................... 26
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data ............................................. 27
a. Tehnik Penentuan Sampel : Purposive Sampling ................. 27
b. Sumber Data ......................................................................... 28
x
4. Tehnik Pengumpulan data .............................................................. 30
5. Tehnik Analisis Data ...................................................................... 34
BAB III DESKRIPSI INSTANSI ......................................................................... 38
A. Company Profile ..................................................................................... 38
B. Logo PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)........................................... 39
C. Sejarah PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) ....................................... 40
D. Visi dan Misi Perusahaan ....................................................................... 42
1. Visi Perusahaan .............................................................................. 42
2. Misi Perusahaan ............................................................................. 43
E. Struktur Organisasi PT. Pelindo III ......................................................... 45
F. Job Description ........................................................................................ 46
G. Sekretaris Perusahaan ............................................................................. 47
H. Manajemen Sumber Daya Manusia ........................................................ 51
1. Karir Pegawai ................................................................................. 51
2. Pengadaan Pegawai (Recruitment) ................................................. 52
3. Pendidikan dan Pelatihan Pegawai................................................. 53
4. Penggajian Pegawai ....................................................................... 54
I. Kinerja ...................................................................................................... 55
1. Jumlah Pegawai .............................................................................. 55
2. Jam Kerja ....................................................................................... 57
3. Penilaian Kinerja ............................................................................ 57
4. Reward and Punishment ................................................................. 57
J. ISO (International Standar for Organization) .......................................... 58
K. GCG (Tata Kelola Perusahaan) .............................................................. 59
L. Manajemen Resiko .................................................................................. 61
xi
M. Pengawasan ............................................................................................ 67
N. CSR (Corporate Social Responsibility) .................................................. 68
BAB IV HASIL PENGAMATAN ....................................................................... 70
A. Perencanaan Kegiatan Receiving dan Delivery Petikemas ..................... 71
B. Administrasi Pelayanan Receiving dan Delivery Petikemas ................... 74
1. Administrasi Pelayanan Receiving Petikemas................................ 74
2. Administrasi Pelayanan Delivery Petikemas ................................. 77
C. Pelaksanaan KegiatanReceiving dan Delivery Petikemas ....................... 79
1. Pelaksanaan KegiatanReceiving Petikemas ................................... 80
2. Pelaksanaan KegiatanDelivery Petikemas ..................................... 81
D. Monitoring Kegiatan Receiving dan Delivery Petikemas ....................... 83
E. Laporan Akhir Kegiatan Receiving dan Delivery Petikemas .................. 85
BAB VPENUTUP................................................................................................. 87
A. Kesimpulan ............................................................................................. 87
B. Saran ....................................................................................................... 87
DAFTAR PUSTAKA ...............................................................................................
LAMPIRAN ..............................................................................................................
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1
: Jumlah Barang Dimuat / Tahun
Tabel 1.2
: Mapping Prasarana Transportasi
Tabel 2.1
: Ukuran Petikemas
Tabel 3.1
: Komposisi Pegawai Per Cabang PT. Pelindo III
Tabel 3.2
: Komposisi Pegawai Berdasarkan Pendidikan
Tabel 3.3
: Komposisi Pegawai Berdasarkan Usia
xiii
DAFTAR BAGAN
Bagan 1.1
: Pergerakan Petikemas
Bagan 2.1
: Proses Analisis Interaktif
Bagan 4.1
: Prosedur Kegiatan Receiving dan Delivery
Bagan 4.2
: Administrasi Pelayanan Receiving dan Delivery
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
: Pelaksanaan Penerimaan Petikemas (Receiving)
Gambar 2.2
: Pelaksanaan Pengeluaran Petikemas (Delivey)
Gambar 2.3
: Jenis Petikemas
Gambar 2.4
: Lapangan Penumpukan Petikemas Nampak Atas
Gambar 2.5
: Lapanagn Penumpukan Petikemas Nampak Samping
Gambar 3.1
: Logo PT. Pelindo III Surabaya
Gambar 3.2
: Struktur Organisasi PT. Pelindo III Surabaya
xv
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Tugas Magang Manajemen Administrasi FISIP UNS
2. Surat Keterangan Selesai Magang Manajemen Administrasi FISIP UNS
3. Form Penilaian Magang
4. Form Monitoring Magang
5. Form Daftar Absensi Magang
6. Operation Plan
7. Form Estimasi Perhitungan Biaya (EPB)
8. Form Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhanan (BPJK)
9. Dokumen Booking Slot
10. Dokumen Delivery Order
11. Job Order Receiving
12. Job Order Delivery
13. Dokumen Pranota
14. Yard Alocation CY
xvi
ABSTRAK
AULYA RIZQI BANI MABRURROH D1513010, PROSEDUR
PELAKSANAAN RECEIVING DAN DELIVERY PETIKEMAS DI
TERMINAL SERBAGUNA NILAM PT. PELABUHAN INDONESIA III
(PERSERO) SURABAYA. Tugas Akhir, Program Studi Manajemen
Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik,
Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2016, 87 Halaman.
Kegiatan receiving dan delivery petikemas merupakan salah satu bentuk
jasa kepelabuhanan PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya di Terminal
Serbaguna Nilam untuk memindahkan barang dari timbunan atau tempat
penumpukan di gudang atau lapangan penumpukan dan menyerahkan sampai
tersusun di atas kendaraan di pintu gudang atau lapangan penumpukan atau
sebaliknya. Adanya kegiatan ini penting untuk mendukung kelancaran kegiatan
bongkar muat petikemas, jika kegiatan receiving dan delivery mengalami
hambatan maka akan berakibat pada terhambatnya kegiatan bongkar muat.
Pengamatan ini dilakukan bertujuan untuk mengetahui gambaran jelas
tentang prosedur pelaksanaan kegiatan receiving dan delivery di Terminal
Serbaguna Nilam PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Landasan teori
yang digunakan penulis dalam pengamatan ini menggunakan referensi dari buku.
Pengamatan dilakukan di Kantor PT. Pelabuhan Indonesia III dan Terminal
Serbaguna Nilam. Dalam penulisan ini, jenis pengamatan yang digunakan penulis
adalah deskriptif kualitatif dengan pengamatan observasi berperan aktif. Teknik
penentuan sampel yang digunakan penulis adalah purposive sampling. Sumber
data diperoleh dari narasumber (informan), peristiwa atau aktifitas, dokumen dan
arsip. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara, observasi,
mengkaji dokumen dan arsip. Teknik analisis data yang digunakan adalah
pengumpulan data, reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan dan
verifikasi.
Hasil pengamatan yang diperoleh penulis adalah prosedur
pelaksanaanreceiving dan delivery petikemas di Terminal Serbaguna Nilam PT.
Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya sesuai dengan SOP yang diatur dalam
Peraturan Direksi yang kemudian dikembangkan sesuai dengan keadaan terminal.
Prosedur pelaksanaanreceiving dan delivery meliputi beberapa tahap yaitu : (1)
perencanaan kegiatan receiving dan delivery, (2) administrasi kegiatan receiving
dan delivery , (3) pelaksanaan kegiatan receiving dan delivery, (4) monitoring
pelaksanaan kegiatan receiving dan delivery, (5) laporan akhir kegiatan receiving
dan delivery.
Kesimpulan yang diperoleh penulis yaitu bahwa dalam pelaksanaan
kegiatan receiving dan delivery, Terminal Serbaguna Nilam mengembangkan
SOP berdasarkan Peraturan General Manager yang kemudian disesuaikan dengan
keadaan Terminal Serbaguna Nilam. Pelaksanaan kegiatan receiving dan delivery
di Terminal Serbaguna Nilam sudah berjalan dengan efektif.
Kata Kunci : Receiving dan Delivery Petikemas
xvii