BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Sistem Akuntansi terdiri dari empat siklus pemrosesan transaksi, salah satunya
adalah siklus pendapatan. Siklus pendapatan umumnya mencakup beberapa aktivitas
yang meliputi : transaksi penjualan (kredit maupun tunai), pemrosesan credit limit
customer, proses penagihan, dan penerimaan kas. Aktivitas – aktivitas dalam siklus
pendapatan ini menjadi penting, karena pendapatan merupakan faktor kunci bagi
perusahaan dalam menjalankan bisnis, semakin besar pendapatan yang diperoleh,
semakin besar pula kesempatan perusahaan untuk berkembang. Hal tersebut diperkuat
dengan pernyataan dari Wagenhover (2014) dalam jurnal The Role of Revenue
Recognition in Performance Reporting, yang menyatakan bahwa pendapatan adalah
salah satu yang paling penting terhadap pengukuran kinerja keuangan yang
menyediakan informasi tentang realisasi dari laba kotor aktivitas bisinis.
Pada era globalisasi perusahaan dituntut untuk bekerja secara maksimal agar
dapat bertahan di dunia bisnis yang banyak persaingan. Informasi merupakan salah satu
faktor yang penting dalam perusahaan, karena tanpa informasi yang baik perusahaan
akan mengalami masalah seperti salah dalam pengambilan keputusan manajemen. Hal
tersebut juga diperkuat dengan pernyataan Al – Hazmi (2012) dalam jurnal Internal
Control and Accounting Policies and Procedures Practices: An Institutional
Perspective, yang menyatakan bahwa hubungan akuntansi erat kaitannya antara
pengambil keputusan dengan kegiatan ekonomi dan dengan hasil keputusan yang
mereka ambil dari kebutuhan informasi yang akurat.
Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen ini merupakan data – data yang
dikelola oleh beberapa fungsi / departemen yang saling berhubungan untuk dapat
menghasilkan informasi terpadu yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan
keputusannya. Hal ini dikatakan dalam pernyataan Brajdor dana Grabara (2014) dalam
jurnal The Role of Information System Flows in Fulfilling Customers’ Individual Orders,
yang menyatakan bahwa dengan adanya Sistem Informasi, memberikan kontribusi
terhadap keragaman dan keberagaman informasi kepada setiap fungsi untuk bersama –
sama mengkategorikan dan secara otomatis menggabungkan fungsi – fungsi yang
terpisah tersebut dalam suatu sistem yang sebenarnya saling terkait.
Sistem informasi akuntansi (SIA) menjadi penting untuk menghasilkan informasi
terutama informasi keuangan bagi perusahaan, karena SIA merupakan sistem yang
bertujuan untuk melakukan pengumpulan, pemrosesan, pelaporan informasi yang
berkaitan dengan transaksi – transaksi keuangan. Menurut Andrianus (2011) dalam
jurnal The Development of Accounting Information System Flowcharts and Document
Techniques of PT. Indostar Building Material Focusing on Revenue Cycle, yang
menyatakan bahwa dengan banyaknya pengembangan revolusi teknologi informasi
moderen, lingkungan akuntansi menjadi berubah, dimana Sistem Informasi Akuntansi
tradisional sudah tidak lagi dapat mengatasi perbedaan dari kebutuhan para pemilik
perusahaan. Sehingga menjadi penting bagi perusahaan dalam era globalisasi ini untuk
menghasilkan informasi akuntansi yang terkomputerisasi, agar informasi yang
dihasilkan menjadi handal bagi manajemen guna melakukan pengambilan keputusan
secara tepat.
PT Swadharma Griyasatya yang merupakan anak perusahaan dari Yayasan Dana
Pensiun PT Bank Negara Indonesia, PT Lyman Devindo, dan PT Tri Handayani Utama
ini mempnyai kegiatan bisnis yaitu Building Management atau penyedia jasa penyewaan
dan pengelolaan gedung, dimana perusahaan ini memberikan pelayanan, serta sarana
dan prasarana dalam menunjang kegiatan bisnis untuk para pengusaha.
Dalam SIA Revenue Cycle PT Swadharma Griyasatya, terdapat kondisi dimana
Sistem Informasi yang berjalan saat ini masih dirasa kurang efisien, terutama proses
bisnis pada siklus pendapatan, yaitu seperti pembukuan atau pencatatan kontrak yang
dilakukan secara sederhana dan tradisional. Perusahaan masih melakukan pencatatan /
pembukuan informasi penting dalam kontrak dengan menggunakan Ms. Word / Ms.
Excel. Padahal, pencatatan / pembukuan kontrak dengan Ms. Word / Ms. Excel
memunculkan beberapa masalah, seperti : file pencatatan kontrak hilang karena tidak
sengaja terhapus, terjadi salah input saat proses perpanjangan kontrak, dan kontrak juga
sulit untuk dimonitori oleh manajemen saat dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.
Selain itu, pencatatan invoice yang tidak terhubung secara langsung dengan kontrak
yang bersangkutan, mengakibatkan pencatatan invoice menjadi tidak sesuai, sehingga
manajemen piutang terkadang tidak ter-monitori dengan baik dan informasi yang
dibutuhkan oleh pihak manajemen untuk pengambilan keputusan menjadi lambat dan
menjadi tidak akurat.
Bagi perusahaan atau lembaga penyedia jasa pengelolaan gedung seperti PT
Swadharma Griyasatya ini, penting untuk mengimplementasi teknologi terutama dalam
mengatur dan me-manage data – data transaksi seperti kontrak, invoice, dan pengelolaan
piutang agar dapat dimonitori dengan sistem yang sudah terkomputerisasi. Dengan
demikian perusahaan dapat mencapai Competitive Advantage pada bidang yang
memang menjadi core-business-nya tersebut. Dokumen atau surat – surat yang
digunakan dalam informasi Akuntansi yang selalu didukung dengan komputer atau
dengan dikenal dengan istilah komputerisasi ini dibuktikan oleh Shirzad dan Nikzad
(2014) dalam jurnal Information Technology (IT) and its Role in Accounting Practice,
yang menyimpulkan bahwa data – data yang dikumpulkan perusahaan menunjukkan
sebagian besar dokumen dan surat – surat yang digunakan pada informasi akuntansi
disusun oleh masing – masing unit dengan dukungan komputer yang dapat digunakan
untuk membuat prediksi dan untuk menentukan tindakan perbaikan. Sehingga
disimpulkan bahwa walaupun merupakan kegiatan akuntansi, namun hal tersebut tidak
terlepas dari peranan Teknologi Informasi (TI) di dalamnya.
Adapun alasan mengangkat topik ini yaitu untuk menawarkan solusi kepada PT
Swadharma Griyasatya atas kondisi perusahaan yang belum menggunakan sistem
informasi yang terkomputerisasi, terutama untuk mengatur data-data yang diperlukan
seperti kontrak, invoice, dan piutang, serta membantu Manajemen dalam manganalisa
perkembangan selanjutnya dari usaha yang dijalaninya ini yaitu PT Swadharma
Griyasatya.
1.2
Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup penulisan adalah sebagai berikut :
1. Pembahasan ini dibatasi pada kegiatan bisnis perusahaan yaitu pada bisnis
Building Management dan proses bisnis yang berjalan yaitu Revenue Cycle.
2. Membuat sistem pecatatan Invoice dikarenakan banyak Invoice yang
penagihannya tidak tepat waktu.
3. Menganalisa sistem manajemen piutang yang dimiliki oleh PT Swadharma
Griyasatya sehingga Monitoring dapat dilakukan pada masing – masing
Customer dan Tenant yang dimiliki PT Swadarma Griyasatya.
4. Pembahasan ini dibatasi pada PT Swadharma Griyasatya sebagai anak
perusahaan dari Dana Pensiun PT Bank Negara Indonesia, sebagai
perusahaan yang mengelola gedung dan tidak membahas Yayasan Dana
Pensiun PT Bank Negara Indonesia sebagai pemilik gedung, termasuk
kontrak dengan Yayasan Dana Pensiun PT Bank Negara Indonesia.
5. Tidak membahas Perpajakan termasuk PPn atas Jasa kena pajak dan PPh atas
jasa Management fee yang diterima atas jasa Cleaning Service dari kontrak
dengan perusahaan Customer
6. Objek pembahasan ini dibatasi pada karyawan dan Customer yang ada di PT
Swadharma Griyasatya.
1.3
Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan ini adalah
1. Menganalisis sistem Pencatatan kontrak, Penerimaan Invoice, Sistem
Manajemen Piutang untuk PT Swadharma Griyasatya
2. Untuk memenuhi kebutuhan pengguna dari aplikasi yang akan dibuat.
3. Menganalisis Proses Bisnis yang sedang berjalan saat ini di perusahaan
tersebut yaitu Revenue Cycle.
Sedangkan, manfaat dari tujuan-tujuan di atas adalah:
1. Hasil dari analisis proses yang berjalan terutama dalam Pencatatan kontrak,
Penerimaan Invoice, dan Manajemen Piutang diharapkan dapat memberikan
solusi dari masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan.
2. Mempermudah proses pencarian data untuk pembuatan laporan-laporan
dengan penggunaan sistem informasi yang terkomputerisasi.
3. Diharapkan dengan implementasi sistem informasi yang terkomputerisasi,
Perusahaan dapat melakukan kegiatan operasionalnya dengan lebih cepat,
tepat, dan akurat serta membantu dan memudahkan user dalam melakukan
kegiatan operasionalnya.
1.4
Metodologi
Metode untuk mendapatkan data-data dan informasi dalam penilitian ini adalah
sebagai berikut:
A. Studi Pustaka
Studi Pustaka dilakukan dengan mempelajari beberapa referensi seperti teori
– teor terdiahulu dari buku – buku ilmiah, literatur – literatur, dan website
yang membahas Sisem Informasi Akuntansi terutama Siklus Pendapatan,
untuk mendapatkan panduan dan referensi dalam hal melakukan penulisan
dan penyelesaian karya tulis ini.
B. Studi Lapangan
Studi lapangan yang dilakukan untuk mendapatkan informasi – informasi
yang dibutuhkan, meliputi :
1. Wawancara
Dilakukan dengan mengumpulkan data dan mengidentifikasi
masalah dengan cara melakukan pertanyaan secara tatap muka
langsung (face to face) kepada Bapak Popah selaku GM operasional
PT Swadharma Griyasatya serta pihak – pihak yang bersangkutan
lainnya seperti bagian keuangan dan bagian akuntansi, untuk
menanyakan Siklus Pendapatan yang berjalan saat ini di dalam
perusahaan.
2. Observasi langsung
Penelitian dilakukan secara langsung di kantor PT Swadharma
Griyasatya yang berlokasi di Gedung BNI lantai 25, Jalan Jendral
Sudirman Kav. 1 Jakarta 10220, yang dilakukan dari bulan Oktober
2014. Observasi ini dilakukan dengan melakukan penelitian dan turun
langsung ke lapangan terutama dalam unit Umum / SDM untuk
mencari data dan informasi dari masalah yang sedang dihadapi.
3. Dokumentasi
Metode ini menggunakan analisis sistem dengan mendapatkan
data-data yang sudah ada atau yang masih diperlukan oleh perusahaan
tersebut, seperti SOP (Standard Operating Procedure), bukti – bukti
serta dokumen terkait yang dimiliki oleh perusahaan, yaitu kontrak
dan invoice perusahaan.
Hasil dari Analisis Sistem tersebut kemudian digunakan dalam perencaan sistem
yang akan dibuat. Metode analisis dan perancangan sistem yang digunakan adalah
metode berorientasi objek berdasarkan pendekatan Satzinger, Jackson, and Burd (2012)
yang terdiri atas Unified Process Life Cycle Model yang memiliki 4 Fase yaitu:
1. Fase Inception
Dalam fase ini pengembang perangkat lunak dituntut untuk bisa melakukan
interaksi dengan customer, sebagai langkah awal untuk pengidentifikasian
kebutuhan – kebutuhan sistem yang hendak dibuat. Dalam penulisan langkah
awal ini penting untuk menyamakan persepsi antara sistem yang akan dibuat
dengan kebutuhan pengguna.
2. Fase Elaboration
Fase ini digunakan untuk mematangkan konsep – konsep yang sudah
terbentuk di fase inception. Fase ini belum masuk ke tahap pembuatan
perangkat lunak secara langsung, tetapi lebih kepada pemantapan konsep dan
peninjauan kembali terhadap rencana – rencana yang sudah ditentukan
sebelumnya.
3. Fase Construction
Fase ini merupakan fase coding, dimana pengembang perangkat lunak sudah
melakukan pembuatan sistem secara nyata. Pembuatan sistem tersebut
tentunya harus mengacu kepada hal – hal atau parameter – parameter yang
sudah ditentukan dari fase – fase sebelumnya.
4. Fase Transition
Fase ini dilakukan untuk mematangkan produk akhir yang sudah jadi.
Pematangan ini perlu dilakukan untuk menganalisa apakah perangkat lunak
yang sudah dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna, atau mungkin terdapat
bug yang perlu diperbaiki lagi dalam pengalihannya dari sistem lama ke
sistem baru.
Sedangkan metode perancangan sistem berorientasi objek berdasarkan pendekatan
Satzinger, Jackson, and Burd (2012) yang digunakan adalah :
1. Business modeling & requirement discipline yang terdiri atas :
a) Activity Diagram
b) Event Table
c) Use Case Diagram
d) Use Case Description
e) Domain Class Diagram
f) State Machine Diagram
g) System Sequence Diagram
2. Design Discipline :
a) First Cut Design Class Diagram
b) Multilayer System Sequence Diagram
c) Update Design Class Diagram
d) Package Diagram
e) UI Navigation
f) User Interface
g) Persistent Object
1.5
Sistematika Penulisan
Secara garis besar penulisan ini disusun dan dibagi menjadi lima bab, yaitu:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini berisikan tentang latar belakang yang menjadi dasar dilakukannya
penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat yang dapat
diperoleh, metodologi yang digunakan dalam melakukan penelitian, dan
sistematika penulisan karya tulis ini.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai teori-teori yang menjadi landasan
dalam membahas penulisan ini yang mencakup teori mengenai analisis dan
perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan (Revenue Cycle).
BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN
Bab ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, analisis sistem
yang berjalan, permasalahan yang dihadapi, serta pemecahan masalah yang
diusulkan untuk memecahkan masalah tersebut.
BAB 4 ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI
Bab ini berisikan tentang perancangan sistem baru yang diusulkan dan
rencana implementasi sistem tersebut.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan simpulan dari penelitian yang dilakukan serta beberapa
saran yang bermanfaat bagi pengembangan sistem di masa yang akan datang.