manajemen proyek perangkat lunak

eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
MANAJEMEN
PROYEK PERANGKAT
LUNAK
Dosen :
Rinci Kembang Hapsari, S.Si., M.Kom
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
PERENCANAAN
MANAJEMEN
KOMUNIKASI PROYEK
PERTEMUAN –11
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Manajemen Komonikasi
Proyek
• Kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek
dengan tujuan utama adalah
• agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai
proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat
dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan
dan diatur dengan tepat pula
Orang-orang teknologi informasi terkenal
dengan memiliki kemampuan
komunikasi yang rendah
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Pentingnya Komunikasi
• Ancaman terbesar untuk banyak proyek
merupakan kegagalan untuk berkomunikasi.
• Budaya kita tidak menempatkan profesional TI
sebagai komunikator yang baik.
• Penelitian menunjukkan bahwa profesional TI
harus dapat berkomunikasi secara efektif untuk
berhasil di posisi mereka.
• Keterampilan lisan yang kuat adalah kunci dalam
kemajuan karir bagi profesional TI.
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Komunikasi dalam Proyek
Sifat komunikasi profesional T.I.
1. Verbal
2. Informal. Sesekali saja presentasi formal
3. Singkat waktunya: Harus penuh perhatian;
berkomunikasi efektif; menggunakan
dukungan grafik, catatan, hasil cetakan
4. Dengan sedikit orang
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Identifikasi Stakeholders
• Stakeholders: orang-orang yang terlibat/ dipengaruhi
oleh proyek, termasuk sponsor proyek, tim proyek, staf
pendukung, pelanggan, pengguna, supplier, dan musuh
proyek.
• Informasi tentang stakeholders disimpan dalam
dokumen:
• Stakeholder register, yang berisi: nama, posisi,
internal/eksternal dlm organisasi, peran dan informasi kontak.
• Stakeholder management strategy: pendekatan untuk
meningkatkan dukungan stakeholders selama proyek
berlangsung, meliputi: nama, tingkat ketertarikan dalam
proyek, tingkat pengaruh dalam proyek, dan strategi
manajemen untuk memperoleh dukungan dari masingmasing stakeholder.
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Proses-proses Manajemen
Komunikasi Proyek
1
Perencanaan
komunikasi
2
Pendistribusian
informasi
3
Pelaporan
kinerja
4
Mengelola
stakeholder
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Perencanaan komunikasi
• Merupakan proses yang sangat penting dalam
proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek
terkait dengan kegagalan komunikasi
• Menentukan kebutuhan informasi dan komunikasi
stakeholder
• Rencana manajemen komunikasi adalah
• dokumen yang berisi arahan/tuntunan cara
berkomunikasi dalam suatu proyek
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Perencanaan Komunikasi
• Setiap proyek harus mencakup beberapa jenis
rencana manajemen komunikasi, dokumen
yang memandu komunikasi proyek.
• Membuat analisis stakeholder untuk komunikasi
proyek membantu dalam perencanaan komunikasi.
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Isi Rencana Komunikasi (1)
 Kebutuhan komunikasi stakeholder.
 Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk
format, konten, dan tingkat rincian.
 Orang-orang yang akan menerima informasi dan
yang akan menghasilkan informasi.
 Metode atau teknologi yang disarankan untuk
menyampaikan informasi.
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Isi Rencana Komunikasi (2)
• Frekuensi komunikasi.
• Prosedur eskalasi untuk menyelesaikan masalah.
• Prosedur revisi untuk memperbarui rencana
manajemen komunikasi.
• Glosarium terminologi umum.
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Pendistribusian Informasi
• Proses yang dilakukan untuk menjamin
terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu
yang tepat bagi setiap stakeholder
• Dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan
informasi proyek bagi orang yang tepat, pada
waktu yang tepat dengan format yang padat
informasi
• Manajer proyek dan tim proyek harus dapat
memutuskan cara terbaik untuk
mendistribusikan informasi proyek
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Pendistribusian Informasi
• Pertimbangan penting termasuk:
• Menggunakan teknologi untuk meningkatkan
distribusi informasi .
• Metode
formal
dan
informal
untuk
mendistribusikan informasi.
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Mendistribusikan Informasi dalam
Cara Efektif dan Tepat Waktu
 Jangan mengubur informasi penting.
 Jangan takut untuk melaporkan informasi yang
buruk.
 Komunikasi lisan melalui pertemuan dan
pembicaraan informal membantu memberikan
informasi penting dan baik serta buruk ke tempat
terbuka.
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Pentingnya Komunikasi
Langsung
 Penelitian mengatakan bahwa dalam interaksi
langsung:
 58 % dari komunikasi adalah melalui bahasa tubuh.
 35 % dari komunikasi adalah melalui bagaimana katakata dibicarakan.
 7 % dari komunikasi adalah melalui konten atau katakata yang diucapkan.
 Perhatikan lebih dari sekadar kata-kata yang
sebenarnya seseorang katakan.
 Nada suara dan bahasa tubuh orang mengatakan
banyak tentang bagaimana ia benar-benar merasa
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Pertimbangan Lain
Komunikasi
 Jarang penerima menafsirkan pesan persis seperti
yang dimaksud pengirim.
 Lokasi geografis dan latar belakang budaya
mempengaruhi kompleksitas komunikasi proyek.
 Jam kerja yang berbeda-beda
 Bahasa hambatan
 Norma-norma budaya yang berbeda-beda
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Isu Penting dalam Distribusi
Informasi
• Penggunaan teknologi
• Cara formal atau informal
• Distribusi informasi yang sangat penting secara
efektif dan tepat waktu
• Pemililhan media yang cocok untuk berkomunikasi
• Pemahaman akan kebutuhan komunikasi
individual atau berkelompok
• Teknik menyampaikan berita “buruk”
• Pengaturan jumlah jalur komunikasi
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Jumlah Saluran Komunikasi
 Karena jumlah orang yang terlibat meningkat,
kompleksitas komunikasi meningkat karena ada
lebih saluran komunikasi atau jalur melalui mana
orang dapat berkomunikasi.
nn  1
 Jumlah saluran komunikasi =
2
n adalah jumlah orang yang terlibat.
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Dampak Jumlah Orang dalam
Saluran Komunikasi
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Pelaporan Kinerja
• Proses mengumpulkan dan mendistribusikan
informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya
status reports, progress measurements, dan
peramalan
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Pelaporan Kinerja
• Pelaporan kinerja membuat stakeholder mendapatkan
informasi tentang bagaimana sumber daya digunakan
untuk mencapai tujuan proyek.
• Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek
sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan
biaya.
• Progres reports menggambarkan sejauh mana tim
proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya. Biasanya
berupa laporan rutin.
• Peramalan, berisi gambaran kecenderungan proyek akan
berhasil atau tidak berdasarkan apa yang sudah dikerjakan
sampai titik tertentu ketika proyek sudah berjalan
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Mengelola Stakeholder
• Manajer Proyek harus memahami dan bekerja
dengan berbagai pihak yang berkepentingan.
• Perlu merancang suatu cara untuk mengidentifikasi
dan menyelesaikan masalah.
• Dua alat penting termasuk:
• Matriks manajemen harapan
• Catatan isu
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Saran dalam Manajemen
Komunikasi Proyek TI
• Gunakan keterampilan berkomunikasi (khususnya
dalam menangani konflik)
• Selalu mengembangkan keterampilan
berkomunikasi
• Lakukan rapat dengan efektif
• Gunakan e-mail, instant massaging dan
collaborative tools secara efektif
• Gunakan template dalam komunikasi proyek
• Bangun infrastruktur komunikasi
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Membangun Infrstruktur
Komunikasi
• Infrastruktur komunikasi adalah seperangkat alat,
teknik dan prinsip yang digunakan untuk
memberikan dasar yang efektif dalam transfer
informasi
• Alat yang dimaksud antara lain e-mail, PMsoftware,
groupware, fax machines, telephones, teleconferencing systems,
document management systems, dan word processors
• Teknik termasuk didalamnya reporting guidelines &
templates, meeting ground rules & procedures, decision-making
processes, problem-solving approaches, and conflict resolution and
negotiation techniques
• Prinsip yang dimaksud adalah menggunakan dialog terbuka
dan etika yang disepakati
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Cara Menghadapi Konflik
• Confrontation or problem-solving:
• hadapi langsung , langsung menghadapi konflik dengan
menggunakan pendekatan pemecahan masalah.
• Compromise:
• dengan pendekatan memberi dan menerima
• Smoothing:
• menekankan kesepakatan dan mengabaikan perbedaan
• Forcing:
• pendekatan win-lose
• Withdrawal:
• menghindari potensi pertentangan
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Conflict Can Be Good
• Pertentangan dapat menghasilkan sesuatu yang
penting, misalnya ide bagus, alternatif yang lebih
baik, dan motivasi untuk bekerja lebih baik dan
kolaboratif
• Groupthink, Kesesuaian dengan nilai-nilai atau
standar etika dari kelompok. Grup berpikir bisa
berkembang jika tidak ada sudut pandang yang
saling bertentangan.
• [Karen Jehn] Pertentangan terkait task dapat
meningkatkan performansi tim, sedangkan konflik
emosional dapat menekan performansi tim
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
KETRAMPILAN KOMUNIKASI
YANG BAIK
• Perusahaan IT dan program-program pendidikan IT
seringkali mengabaikan pentingnya membangun
keterampilan berbicara, menulis dan
mendengarkan
• Organisasi yang berkembang baru akhirnya
menyadari bahwa diperlukan investasi dalam
bidang komunikasi karena harus bertemu dengan
berbagai macam individu dengan budaya dan latar
belakang yang beraneka ragam
• Butuh kepemimpinan untuk dapat meningkatkan
kemampuan berkomunikasi
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Rapat yang Efektif
• Tentukan terlebih dahulu apakah rapat dapat dihindari
• Tentukan tujuan dan outcome yang diinginkan dari
sebuah rapat
• Tentukan siapa yang harus menghadiri rapat
• Berikan agenda rapat sebelum rapat dilaksanakan pada
semua peserta rapat
• Persiapkan segala perlengkapan sebelum rapat seperti
handout, alat peraga,dsb
• Jalankan rapat secara profesional
• Bangun relasi
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Efektifitas E-Mail
• Yakinkah bahwa e-mail merupakan media yang tepat
untuk menyampaikan informasi yang diinginkan
• Pastikan mengirim e-mail yang tepat pada orang yang
tepat
• Gunakan judul yang “berarti”
• Batasi isi hanya satu subyek, dan buat dengan jelas dan
ringkas
• Batasi jumlah dan ukuran attachments
• Hapus e-mail yg tidak dibutuhkan dan jangan buka jika
asal e-mail meragukan
• Respons e-mail secepatnya
• Pelajari menggunakan fitur-fitur penting
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Template dalam Komunikasi
Proyek
• Kebanyakan orang teknis enggan meminta
pertolongan
• Menggunakan template dalam berkomunikasi
dapat membuat penggunaan waktu dan uang
menjadi lebih efisien
• Organisasi dapat membuat template-nya sendiri
atau meniru dari orang lain
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Contoh Template Deskripsi
Proyek
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Contoh Template
Progress Report Bulanan
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Contoh Outline
Final Project Report
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
Final Project Documentation
Items
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
SOFTWARE UNTUK MEMBANTU
MANAJEMEN KOMUNIKASI
PROYEK
 Ada banyak perangkat lunak untuk membantu
dalam komunikasi proyek.
 Saat ini lebih dari 37% orang bekerja jarak jauh,
setidaknya paruh waktu.
 Perangkat lunak manajemen proyek mencakup
kemampuan baru untuk meningkatkan komunikasi
virtual.
 Alat-alat baru, seperti pesan instan dan blog, dapat
meningkatkan komunikasi proyek.
35
eX
Pe
r
Tr t P
ia D
l
F
KESIMPULAN
• Tujuan dari manajemen komunikasi proyek adalah
untuk memastikan generasi, koleksi, sosialisasi,
penyimpanan, dan disposisi informasi proyek yang
tepat waktu dan sesuai.
• Proses utama termasuk:
• Perencanaan komunikasi
• Distribusi informasi
• Pelaporan kinerja
• Pengelolaan stakeholder
36