7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Teoritis 1. Pengertian
advertisement
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Teoritis 1. Pengertian Akuntansi Dewasa ini peranan akuntansi sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusankeputusan ekonomi dan keuangan, semakin disadari oleh semua pihak. Peranan akuntansi dalam membantu tugas pihak manajemen sangatlah diperlukan, khususnya dalam melaksanakan fungsi perencanaan dan pengawasan. Sebagian besar informasi yang diperlukan oleh para manejer adalah informasi akuntansi, oleh karena itu di dalam suatu perusahaan dituntut adanya akuntansi yang benar-benar dapat memberikan informasi keuangan yang memadai bagi pihak-pihak yang berkepentingan yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan. Al Haryono Yusuf (2004 : 7) menyatakan bahwa : Akuntansi dapat didefinisikan dari dua sudut pandang yakni dari sudut pemakai jasa akuntansi dan dari sudut proses kegiatannya. Ditinjau dari sudut pemakaiannya akuntansi didefinisikan sebagai suatu proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan dan penganalisaan data-data keuangan suatu organisasi. Smith dan Skousen (2004 : 3) mendefinisikan : Akuntansi adalah suatu aktivitas jasa, fungsinya adalah untuk menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan, tentang entitas (kesatuan) usaha yang dipandang akan bermanfaat dalam pengambilan keputusan ekonomi dalam menetapkan pilihan yang tepat di antara berbagai alternatif tindakan. Dari beberapa defenisi di atas maka dapat kita ketahui bahwa pada dasarnya akuntansi bertujuan untuk memberikan informasi keuangan dari suatu organisasi, yang mana informasi tersebut digunakan dalam pengambilan keputusan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. 7 Universitas Sumatera Utara 8 2. Pengertian dan Penggolongan Piutang a. Pengertian Piutang Piutang merupakan salah satu elemen modal kerja yang merupakan hak perusahaan di kemudian hari, piutang timbul dari transaksi di masa lalu maupun saat sekarang. Bagi kebanyakan perusahaan, piutang merupakan suatu pos penting yang acap kali menunjukkan suatu bagian besar harta lancar perusahaan, oleh karena itu sangatlah perlu ditetapkan suatu kebijaksanaan kredit serta dilakukannya pengendalian untuk menjamin penagihan piutang yang tepat waktunya yang akan mengurangi resiko kerugian akibat piutang yang tak tertagih. Dilakukannya pengendalian internal yang sehat serta sistem akuntansi yang layak atas piutang akan sangat berpengaruh pada kemampun operasi perusahaan dalam mencapai laba. Untuk memperjelas pengertian piutang maka akan diberikan beberapa definisi piutang. Niswonger dan Fees (2002 : 232), yang dimaksudkan dengan piutang adalah sebagai berikut ”Piutang meliputi semua tagihan dalam bentuk uang terhadap perorangan, badan usaha atau pihak tertagih lainnya”. Pihak lain yang dimaksudkan adalah orang atau badan di luar perusahaan yang mempunyai hubungan transaksi dengan perusahaan. Timbulnya tuntutan tersebut tentunya disebabkan oleh beberapa jenis transaksi, namun sumber yang utama adalah transaksi penjualan secara kredit atas barang dan jasa. Hak dalam bentuk uang, misalnya penyerahan barang atau jasa yang akan dilunasi dan penyelesaian atas kontrak yang telah ditandatangani. Smith dan Skousen (2004 : 286) mendefinisikan piutang sebagai berikut ”Piutang dalam arti yang luas istilah piutang dipergunakan bagi semua hak terhadap Universitas Sumatera Utara 9 pihak lain atas uang, barang ataupun jasa. Sedangkan dalam arti sempit piutang adalah berupa klaim yang diharapkan akan diselesaikan melalui penerimaan kas”. Ralph Estes (2002 : 32) menyatakan bahwa ”Piutang adalah jumlah yang akan diterima dengan pihak lain, biasanya hanya terbatas pada jumlah yang timbul dari penjualan barang atau jasa”. Abdul Halim (2004 : 39) ”Piutang adalah klaim kepada pihak lain yang pada umumnya berakhir dengan penerimaan di masa yang akan datang”. Piutang merupakan tagihan terhadap pihak lain sebagai suatu perkiraan dan penyelesaiannya dilakukan dengan penerimaan uang. Penagihan piutang dilakukan jika piutang telah jatuh tempo. Pelaksanaan penagihan yang berhasil akan mendatangkan penerimaan pembayaran berupa uang, jasa atau barang. Apabila piutang telah dibayarkan secara keseluruhan, akan mengakibatkan klaim terhadap seseorang atau badan usaha telah selesai dan perkiraan piutang akan menjadi nihil. Penagihan piutang yang tidak menghasilkan penerimaan pembayarannya atau pelunasan, akan mengakibatkan kerugian bagi pihak perusahaan. Dari pengertian di atas maka dapatlah disimpulkan piutang merupakan suatu keseluruhan tuntutan terhadap pihak tertentu baik berupa uang, barang maupun jasa dan pada umumnya piutang timbul karena adanya transaksi secara kredit. b. Penggolongan Piutang Di dalam akuntansi, penggolongan atas piutang juga memegang peranan yang penting. Dengan adanya pengelompokan harta atau hutang tertentu maka pembaca laporan keuangan dapat memahami apa yang disajikan oleh penyusun laporan keuangan. Ikatan Akuntan Indonesia (IAI : 2004 : 9.07) menyatakan bahwa piutang dapat diklasifikasikan sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara 10 Menurut sumber terjadinya piutang digolongkan dalam dua kategori, yaitu Piutang usaha dan Piutang lain-lain. Piutang usaha meliputi piutang yang timbul karena penjualan produk atau penjualan jasa dalam rangka kegiatan usaha normal perusahaan. Piutang yang timbul di luar kegiatan usaha normal perusahaan digolongkan sebagai piutang lain-lain yang diharapkan dapat ditagih dalam satu tahun atau siklus usaha normal perusahaan, diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Kadang-kadang seluruh usaha diklasifikasikan sebagi aktiva lancar tanpa memandang batas waktu penagihannya. Dalam kasus demikian jumlah piutang usaha yang jangka waktu penagihannya lebih dari satu tahun atau siklus usaha normal harus diungkapkan dalam catatan atas laporan keuangan. Penggolongan piutang ke dalam piutang usaha atau piutang dagang lebih memberikan gambaran yang luas menyangkut jenis-jenis aktivitas perusahaan yang utama. Jenis kegiatan utama perusahaan itu hanya merupakan penjualan barang dagangan atau hanya merupakan kegiatan penyerahan jasa ataupun kombinasi dari keduanya. Jadi dapat diketahui bahwa piutang dapat digolongkan atas : 1. Piutang Usaha Piutang usaha adalah piutang yang timbul dari penjualan barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan, piutang usaha pada umumnya adalah piutang jangka pendek , sehingga piutang ini dikelompokkan ke dalam aktiva lancar adalah seluruh tagihan yang penyelesaiannya lebih dari satu tahun atau siklus usaha normal perusahaan akan digolongkan sebagai investasi. Piutang usaha digolongkan ke dalam dua kelompok, yaitu : a. Piutang Dagang Merupakan janji lisan dari pembeli untuk membayar barang dan jasa yang dijual, biasanya dapat ditagih di dalam waktu 30 sampai 60 hari dan merupakan ”piutang terbuka” yang berasal dari perluasan kredit jangka pendek. Universitas Sumatera Utara 11 b. Piutang Wesel (Wesel Tagih) Wesel tagih didukung oleh nota promes adalah suatu janji tertulis untuk membayar sejumlah uang tertentu pada suatu saat tertentu di masa yang akan datang. Wesel tagih juga merupakan piutang, tetapi di dalam bentuk atau memiliki ciri yang berbeda dengan piutang usaha. Piutang usaha umumnya diperkirakan akan tertagih dalam jangka waktu yang relatif pendek, biasanya 30 sampai 60 hari. Sedang wesel tagih biasanya digunakan untuk periode kredit lebih dari 60 hari. Niswonger (2004 : 324) mendefinisikan ”Wesel tagih adalah jumlah yang terhutang bagi pelanggan dimana pelanggan dimaksud telat menerbitkan surat hutang formal kepada perusahaan”. Wesel tagih dapat digolongkan atas dua jenis : a. Wesel Tagih Berbunga Pada wesel ini, dinyatakan berapa persen tingkat bunga dan berapa hari jangka waktu pelunasannya. Pada hari pelunasannya, pihak yang mengeluarkan wesel harus membayar sejumlah nilai nominal ditambah dengan bunganya. b. Wesel Tagih Tanpa Bunga Pada wesel ini dinyatakan jumlah yang harus dibayar dan jangka waktu pelunasannya, pada saat pelunasan jumlah yang harus dibayar hanya sebesar nilai jatuh temponya.. 2. Piutang Lain-lain Piutang ini adalah piutang yang timbul bukan dari penjualan barang atau jasa yang dihasilkan perusahaan. Smith dan Skousen (2004 : 39) menyatakan bahwa : Universitas Sumatera Utara 12 Piutang lain-lain timbul dari transaksi-transaksi sebagai berikut : a. Penjualan sekuritas atau harta benda lain selain persediaannya b. Uang muka kepada pemegang saham, para direktur, pejabat, karyawan, dan perusahaan afiliasi. c. Setoran kepada kreditur, perusahaan kebutuhan umum dan instalasiinstalasi yang lain. d. Pembayaran di muka atas pembelian. e. Setoran-setoran untuk menjamin pelaksanaan kontrak atau pembayaran biaya f. Tuntutan atas kerugian atau kerusakan. g. Saham yang masih harus disetor. h. Piutang deviden dan bunga. Dari penjelasan di atas piutang lain-lain merupakan tagihan perusahaan karena berbagai transaksi di luar kegiatan normal perusahaan. Biasanya piutang ini didukung oleh persetujuan atau bukti-bukti yang telah disepakati bersama. Piutang dapat digolongkan dengan menggunakan beberapa dasar sebagai berikut : 1. Berdasarkan Jangka Waktu Berdasarkan jangka waktu piutang dapat digolongkan atas : a. Piutang Lancar atau Piutang Jangka Pendek (Current Receivable) Piutang lancar atau piutang jangka pendek meliputi suatu piutang yang akan jatuh tempo dalam jangka waktu satu periode akuntansi atau kurang, terhitung sejak tanggal neraca yang bersangkutan. Untuk neraca tanggal 31 Desember 2004 atau sebelumnya, piutang jangka pendek atau piutang lancar akan disajikan dalam neraca sebagai elemen aktiva. Di dalam neraca ini termasuk juga bagian piutang yang sebelumnya termasuk elemen piutang jangka panjang, tetapi karena telah berjalannya waktu telah menjadi hutang jangka pendek. b. Piutang Jangka Panjang Piutang jangka panjang meliputi semua piutang yang akan jatuh tempo dalam jangka waktu lebih dari satu periode akuntansi sejak tanggal neraca yang Universitas Sumatera Utara 13 bersangkutan. Untuk neraca tanggal 31 Desember 2007, maka piutang jangka panjang yang akan jatuh tempo setelah 31 Desember 2007. Piutang jangka panjang akan disajikan di dalam neraca sebagai elemen investasi jangka panjang atau aktiva lain-lain dengan berjalannya waktu piutang jangka panjang ini sebagian demi sebagian atau secara keseluruhan akan berubah menjadi piutang jangka pendek. 2. Atas dasar transaksi penyebabnya Atas dasar transaksi yang menyebabkab timbulnya piutang, piutang dapat digolongkan menjadi dua, yaitu : a. Piutang dagang atau piutang usaha Piutang dagang atau piutang usaha (trade receivable) meliputi semua piutang yang timbul karena : - Penjualan barang dagangan secara kredit. - Penjualan produk selesai secara kredit, atau - Penjualan jasa yang merupakan produk utama perusahaan secara kredit b. Piutang non dagang atau piutang di luar usaha Piutang non dagang ini meliputi semua piutang yang terjadinya bukan karena transaksi : - Penjualan barang dagangan secara kredit - Penjualan produk selesai secara kredit, atau - Penjualan jasa yang merupakan produk utama perusahaan secara kredit Universitas Sumatera Utara 14 Transaksi yang menyebabkan timbulnya piutang non dagang ini antara lain memperoleh laba maksimum, aktifitas ini dapat berbeda antara satuan usaha dengan satuan usaha lainnya. Kedua telah terjadi pertukaran dan penyerahan. Pengakuan atas timbulnya suatu perkiraan piutang yang berasal dari kegiatan atau aktifitas perusahaan yang pokok berarti juga menentukan adanya pendapatan perusahaan. Pendapatan ini biasanya berasal dari kegiatan seperti penjualan produk, penyerahan jasa, atau pemberian izin kepada pihak lain untuk menggunakan sumber daya perusahaan yang kemudian dikompensasikan ke dalam bentuk bunga, sewa atau bentuk lain dan kompensasi ini dapat dilakukan secara tunai ataupun ditangguhkan terlebih dahulu. Kompensasi yang ditangguhkan inilah yang pada akhirnya menimbulkan perkiraan piutang. Adapun ayat jurnal untuk mengakui piutang dari penjualan barang atau jasa yaitu : Piutang Usaha xxx Penjualan xxx Dalam banyak transaksi piutang, jumlah yang akan diakui adalah harga pertukaran di antara kedua pihak. Harga pertukaran adalah jumlah yang merupakan hutang dari yang berhutang (pelanggan atau peminjam) dan umumnya dibuktikan dengan beberapa jenis dokumen bisnis, sering kali berupa faktur. Menurut Kieso & Weygandt (2005 : 241) ”Dua faktor yang memperumit pengukuran harga pertukaran adalah (1) Ketersediaan dari potongan/discount (potongan dagang atau tunai) dan, (2) lamanya waktu antara penjualan dan pembayaran tanggal jatuh tempo (elemen bunga)”. Universitas Sumatera Utara 15 1. Potongan Dagang (Trade Discount) Pelanggan seringkali mengutip harga-harga dari daftar atau katalog harga yang bisa mendapat potongan dagang atau kuantitas. Potongan dagang (rabat) digunakan untuk menghindarkan perubahan yang sering terjadi dalam katalog, untuk mengutip harga yang berbeda untuk pembelian kuantitas yang berbeda, atau untuk menyembunyikan harga faktur yang sebenarnya dari pesaing. 2. Potongan Tunai (Potongan Penjualan) Potongan tunai ditawarkan sebagai pengurangan untuk pembayaran segera dan dinyatakan dalam bentuk persyaratan 2/10- n /30 (2% jika dibayarkan dalam jangka 10 hari, jumlah kotor jatuh tempo dalam 30 hari), atau 2/10- E.O.M (2% jika dibayarkan dalam jangka 10 hari, jatuh tempo akhir bulan). Perusahaan tidak menggunakan potongan penjualan, biasanya tidak menggunakan uang mereka secara bermanfaat. Sebuah perusahaan yang mendapat pengurangan 1% atas harga penjualan untuk pembayaran dalam jangka 10 hari, dengan total pembayaran jatuh tempo dalam 30 hari, secara efektif menghasilkan 18,25% (0,01: [20/365]), atau paling sedikit menghemat biaya tingkat bunga. Untuk alasan ini, perusahaan biasanya mengambil potongan itu kecuali kalau uang kasnya sangat terbatas. Metode pencatatan yang paling mudah dan umum digunakan untuk transaksi penjualan dan potongan yang bersangkutan adalah memasukkan piutang dan penjualan pada jumlah kotor. Dalam metode ini, potongan penjualan diakui dalam perkiraan hanya bila pembayaran diterimadalam periode potongan. Potongan Universitas Sumatera Utara 16 penjualan kemudian akan diperlihatkan dalam perhitungan rugi laba sebagai pengurangan dari penjualan untuk mendapatkan penjualan bersih. Beberapa akuntan menyatakan bahwa potongan penjualan yang tidak diambil mencerminkan denda yang ditambahkan pada harga yang ditetapkan untuk mendorong pembayaran secepatnya. Jadi, penjual menawarkan penjualan kredit pada harga yang sedikit lebih tinggi dari pada penjualan tunai, dan kenaikannya dioffset dengan potongan tunai yang ditawarkan. Dengan demikian, pelanggan yang membayar di dalam periode potongan membeli pada harga potongan, sedangkan mereka yang membayar sesudah berakhirnya periode potongan didenda karena mereka harus membayar dalam jumlah yang melebihi harga tunai. Jika pendekatan ini yang digunakan, penjualan dan piutang dicatat pada harga bersih, dan setiap potongan yang tidak diambil kemudian didebet ke piutang dagang dan dikredit kehilangan potongan penjualan. Ayat jurnal berikut menggambarkan perbedaan antara metode kotor dan bersih. Metode Kotor Metode Bersih Penjualan Rp. 10.000, syarat 2/10-n/30 Piutang dagang 10.000 Penjualan Piutang dagang 10.000 Penjualan 9.800 9.800 Pembayaran Rp. 4.000 yang diterima dalam periode potongan Kas 3.920 Potongan penjualan Piutang dagang Kas 80 3.920 Piutang dagang 3.920 4.000 Pembayaran Rp. 6.000 diterima sesudah periode potongan Universitas Sumatera Utara 17 Kas 6.000 Piutang dagang Piutang dagang 6.000 120 Kehilangan potongan penjualan 120 Kas 6.000 Piutang dagang 6.000 Jika metode kotor yang digunakan, potongan penjualan harus dilaporkan sebagai pengurangan atas penjualan di dalam perhitungan rugi laba. Jika metode bersih yang digunakan, kehilangan potongan penjualan harus dipandang sebagai pos pendapatan lain. Secara teoritis, pengakuan kehilangan potongan penjualan benar karena piutang dinyatakan lebih dekat pada nilai realisasinya dan angka penjualan bersih mengukur pendapatan yang dihasilkan dari penjualan tersebut. Akan tetapi dari segi praktis metode bersih jarang digunakan karena memerlukan analisis dan pembukuan tambahan. Untuk satu hal metode bersih mensyaratkan ayat penyesuaian untuk mencatat kehilangan potongan penjualan pada piutang dagang yang teleh melewati periode potongan. 3. Tidak ada pengakuan atas elemen bunga Secara ideal, piutang harus diukur dalam pengertian nilai sekarangnya, yaitu nilai yang didiskontokan dari kas yang akan diterima di masa depan. Bila diperkirakan penerimaan kas memerlukan periode tunggu, jumlah nominal piutang tidak senilai dengan jumlah akhir diterima. Untuk menggambarkan, asumsikan bahwa perusahaan melakukan penjualan kredit sebesar $ 1,000 dengan pembayaran jatuh tempo dalam 4 bulan. Tingkat bunga tahunan yang berlaku adalah 12% dan pembayaran dilakukan pada akhir empat bulan. Nilai sekarang dari piutang tersebut bukan $ 1,000 tetapi $ 961.59 ($ 1,000 x 0,96154, Universitas Sumatera Utara 18 tabel 6 -2; n=1, I = 4%). Dengan perkataan lain $ 1,000 yang akan diterima 4 bulan dari sekarang tidak sama dengan $1,000 yang diterima hari ini. Secara teoritis, setiap pendapatan setelah periode berjalan adalah pendapatan bunga. Dalam praktek, akuntan telah memilih untuk mengabaikan hal ini umumnya untuk piutang dagang. Karena jumlah potongan tersebut biasanya tidak material dalam kaitan dengan laba bersih untuk periode bersangkutan. 4. Pencatatan Piutang Di dalam pencatatan piutang ada beberapa transaksi yang mempengaruhi piutang yaitu : 1. Transaksi Penjualan Kredit Transaksi ini dicatat dalam jurnal penjualan atas dasar faktur penjualan yang dilampiri dengan surat order pengiriman. Transaksi timbulnya piutang ini dipostingkan ke dalam kartu piutang atas dasar-dasar yang telah dicatat dalam jurnal penjualan tersebut. 2. Transaksi Retur Penjualan Transaksi ini dicatat dalam jurnal retur penjualan atas dasar memo kredit yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang. Transaksi atas berkurangnya piutang ini diposting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal. 3. Transaksi Penerimaan Kas Transaksi ini dicatat dalam jurnal penerimaan kas atas dasar bukti kas masuk yang dilampiri surat pemberitahuan dari debitur. Transaksi-transaksi yang mengurangi Universitas Sumatera Utara 19 piutang akibat terjadinya pelunasan tersebut diposting ke dalam kartu piutang atas dasar yang ada pada jurnal penerimaan kas. 4. Transaksi Penghapusan Piutang Transaksi ini dicatat dalam jurnal umum atas dasar bukti memorial yang dibuat oleh bagian kredit. Transaksi berkurangnya piutang akibat penghapusan tersebut diposting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang ada dalam jurnal umum. Mulyadi (2001 : 261) menyatakan bahwa di dalam pencatatan atas piutang ada empat metode yang dapat digunakan untuk mengerjakan jurnal dan posting yaitu : 1. Metode Konvensional Dalam metode ini posting ke dalam kartu piutang dilakukan atas data-data yang telah dicatat dalam jurnal penjualan penerimaan kas, dimana faktur-faktur yang diterima dicatat dalam jurnal penjualan diposting ke dalam buku piutang, dan penerimaan yang terjadi pada setiap harinya dicatat dalam jurnal penerimaan kas kemudian diposting ke dalam buku pembantu piutang. 2. Metode Posting Langsung ke dalam Kartu Piutang atau pernyataan Piutang a. Metode Posting Harian Dalam metode ini posting ke dalam kartu piutang dilakukan dengan dua cara yaitu 1. Posting langsung ke dalam kartu piutang dengan tulisan tangan, jurnal hanya menunjukkan jurnal total harian saja (tidak rinci). Dalam metode ini, faktur penjualan yang merupakan dasar untuk pencatatan timbulnya piutang diposting langsung setiap hari secara rinci ke dalam kartu piutang. Ada dua cara media yang digunakan dalam posting ke dalam kartu piutang. Universitas Sumatera Utara 20 - Media disortir menurut abjad sebelum diposting satu persatu ke dalam kartu piutang, kemudian dibuat pita pembuktian ketelitian posting dari kartu piutang. - Media diposting ke dalam kartu piutang sesuai dengan urutan pada waktu diterima dari bagian penagihan. 2. Posting langsung ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang. Dalam metode ini media diposting ke dalam pernyataan piutang dengan kartu piutang sebagai tembusannya atau tembusan lembar kedua berfungsi sebagai kartu piutang. b. Metode Periodik Dalam metode ini ada dua cara yaitu : 1. Posting Ditunda Posting ke dalam kartu piutang dilakukan secara sekaligus setelah faktur yang ada terkumpul semua. Faktur penjualan yang diterima dari bagian penagihan oleh bagian piutang disimpan sementara, untuk nantinya secara sekaligus diposting ke dalam kartu piutang. 2. Penagihan Bersiklus Selama sebulan dokumen disortir dan diarsipkan menurut nama pelanggan dan pada akhir bulan dilakukan kegiatan posting terhadap dokumen tersebut serta menghitung dan mencatat saldo kartu piutang. 3. Metode Tanpa Buku Pembantu (Ledgerless Bookkeeping) Dalam metode pencatatan ini tidak digunakan buku pembantu piutang, di mana faktur penjualan beserta dokumen pendukungnya yang diterima dari bagian penagihan, Universitas Sumatera Utara 21 oleh bagian piutang diarsipkan menurut nama pelanggan dalam arsip faktur yang belum dibayar (unpaid invoice file). Arsip faktur penjualan ini berfungsi sebagai catatan piutang. Pada saat diterimanya pembayaran ada dua cara yang dapat dilakukan : 1. Jika pelanggan membayar penuh atas jumlah yang ada pada faktur penjualan maka faktur tersebut diambil dari faktur yang belum dibayar dan dicap lunas. Kemudian dipindahkan ke dalam arsip faktur yang telah dibayar. 2. Jika pelanggan hanya membayar sebagian dari jumlah dalam faktur, maka jumlah kas yang diterima dan sisa uang yang belum dibayar dicatat dalam faktur tersebut, kemudian dibuat faktur kedua yang berisi informasi yang sama dengan faktur aslinya dan faktur kedua tersebut disimpan dalam arsip faktur yang telah dibayar, lalu faktur yang asli disimpan kembali dalam arsip faktur yang belum dibayar. 4. Metode Pencatatan dengan Komputer Dalam metode ini semua dokumen tentang piutang dikumpulkan dan sekaligus dipostingkan pada setiap harinya. Di dalam sistem komputer dibentuk dua macam arsip yaitu transaksi dan arsip induk, dimana arsip transaksi digunakan untuk memutakhirkan arsip induk, dan setiap bulannya arsip induk digunakan untuk menghasilkan berbagai laporan bagi manajemen. 5. Penilaian Piutang Penilaian piutang berarti menetapkan nilai piutang yang akan dilaporkan di dalam neraca pada akhir satu periode. Di dalam Standar Akuntansi Keuangan (PSAK : 2004 : 02.2) disebutkan bahwa “Piutang dinyatakan sebesar jumlah kotor tagihan dikurangi dengan taksiran jumlah yang tidak dapat ditagih”. Universitas Sumatera Utara 22 Dari pernyataan tersebut dapat diketahui bahwa untuk melaporkan nilai piutang pada neraca adalah sebesar jumlah yang direalisasikan, yaitu jumlah yang diharapkan akan dapat ditagih. Dalam bukunya Smith dan Skousen (2004 : 290) : “ Piutang dilaporkan sebesar nilai bersih yang dapat direalisasikan atau nilai kas yang diharapkan”. Ini berarti bahwa piutang harus dicatat dengan nilai bersih setelah memperhitungkan estimasi piutang ragu-ragu, potongan dan retur serta pengurangan harga jual. Ini dimaksudkan agar piutang dilaporkan sebesar klaim terhadap pelanggan yang diharapkan akan tertagih dalam bentuk kas. a. Piutang yang Tidak Tertagih Apabila barang dagangan atau jasa dijual secara kredit, maka sebagian dari klaim kepada pelanggan tersebut biasanya akan tidak tertagih, hal ini terjadi tanpa memandang betapa hati-hatinya dalam pemberian kredit dan betapa baiknya prosedur penagihan yang digunakan oleh setiap perusahaan. Ada beberapa faktor yang menyebabkan tidak tertagihnya piutang, yaitu : 1. Debitur pailit 2. Debitur meninggal dunia 3. Debitur melarikan diri Tidak ada satupun aturan umum yang menentukan kapan suatu piutang tidak dapat ditagih. Adanya kenyataan bahwa debitur tidak dapat membayar hutangnya pada saat telah jatuh tempo bukanlah suatu petunjuk atas tidak tertagihnya piutang tersebut. Philip (2006 : 239) menyatakan ”Ada dua metode yang diterima secara umum untuk memperlakukan piutang-piutang yang diperkirakan tidak akan tertagih yaitu metode penghapusan langsung dan metode penyisihan”. Universitas Sumatera Utara 23 1. Metode Penghapusan Langsung (Direct Write off Methode) Metode ini umumnya digunakan oleh perusahaan yang sebagian besar transaksi penjualannya dilakukan secara tunai, dan jumlah beban dari piutang yang tidak tertagih biasanya sangatlah kecil. Berdasarkan metode ini beban piutang yang tidak tertagih tidak akan dicatat sampai dibuatnya suatu keputusan bahwa piutang tersebut memang benar-benar tidak akan tertagih lagi. Jadi dalam metode ini akun penyisihan dan ayat jurnal penyesuaian tidak diperlukan pada akhir periode. Adapun jurnal yang diperlukan dalam metode ini adalah : Beban piutang tidak tertagih xxx Piutang Usaha xxx Jika ternyata di kemudian hari piutang yang telah dihapuskan tersebut dilunasi oleh pelanggan yang bersangkutan, maka perusahaan harus menimbulkan kembali piutang tersebut dengan cara membalik ayat jurnal penghapusan sebelumnya. Piutang Usaha xxx Beban piutang tidak tertagih xxx 2. Metode Penyisihan (Allowance Methode) Penghapusan piutang yang tidak tertagih akan dilakukan apabila tersedia bukti positif mengenai tidak tertagihnya sebagian atau seluruh piutang tersebut. Penghapusan piutang akan dilakukan dengan mendebet perkiraan penyisihan yang sebelumnya telah dibentuk dan mengkredit piutang usaha. Bukti positif atas ketidaktertagihan piutang ditemukan dalam hal kepailitan, kematian, atau kaburnya debitur, kegagalan dalam melaksanakan penagihan akibat adanya keterbatasan daya upaya sehingga bukti-bukti yang cukup dari pihak-pihak terkait Universitas Sumatera Utara 24 seperti : pengadilan, ahli hukum atau lembaga penagihan harus diotorisasi secara tertulis oleh pejabat yang berwenang. Adapun pencatatan jurnal yang dilakukan pada saat diketahui piutang tidak dapat ditagih yaitu : Penyisihan piutang ragu-ragu xxx Piutang Usaha xxx Apabila nantinya piutang yang telah dihapuskan tersebut secara tidak terduga dilunasi oleh debitur maka pencatatannya adalah sebagai berikut : Piutang Usaha xxx Penyisihan piutang ragu-ragu xxx Dan pada saat piutang tersebut dilunasi oleh debitur, adapun pencatatannya adalah sebagai berikut : Kas xxx Piutang Usaha xxx b. Estimasi Terhadap Piutang yang Tidak Tertagih Estimasi terhadap piutang yang tidak tertagih didasarkan atas pengalaman yang telah lampau yang disesuaikan dengan perkiraan kegiatan perusahaan di masa mendatang. Apabila kegiatan dari volume penjualan secara umum naik dan secara relatif perusahaan dalam kapasitas penuh maka besarnya biaya piutang yang tidak tertagih besarnya lebih kecil bila dibandingkan dengan kondisi perusahaan yang sebaliknya. Niswonger (2004 : 329) menyatakan ”perkiraan untuk piutang tidak tertagih tersebut biasanya didasarkan atas jumlah penjualan untuk seluruh periode fiskal, atau jumlah piutang secara umum pada akhir periode fiskal”. Universitas Sumatera Utara 25 1. Taksiran Berdasarkan Penjualan Piutang usaha diperoleh dari hasil penjualan secara kredit, oleh karena itu volume penjualan selama satu tahun dapat digunakan sebagai petunjuk untuk jumlah piutang yang akan tertagih. 2. Taksiran Berdasarkan Analisa Piutang Dalam mengetahui piutang yang tidak tertagih berdasarkan analisa piutang seperti dilakukan dengan dua cara : a. Berdasarkan Saldo Piutang Dalam metode ini estimasi terhadap piutang yang tidak tertagih didasarkan pada persentase total piutang yang beredar, yaitu dengan jalan mengalikan persentase tertentu dengan saldo piutang yang beredar. b. Berdasarkan Umur Piutang Dalam metode ini titik tolak penentuan umur piutang adalah tanggal jatuh tempo piutang tersebut, karena semakin lama peredaran piutang maka akan semakin kecil kemungkinan piutang tersebut akan tertagih. Estimasi dilakukan dengan menganalisa dari masing-masing piutang untuk mengetahui waktu jatuh tempo dari masing-masing piutang. Metode ini lebih disukai, karena memberikan estimasi yang lebih cermat mengenai nilai piutang yang dapat direalisasikan, serta piutang mana yang sudah jatuh tempo dan sudah saatnya ditagih. Berikut ini disajikan contoh dari analisa umur piutang. Universitas Sumatera Utara 26 Tabel 2.1 PT. X Daftar Analisa Umur Piutang 31 Desember 2003 Nama Jumlah Belum Lewat Jatuh Tempo Pelanggan Saldo Jatuh 1 - 30 31-60 61-90 91-180 181-365 >365 Piutang Tempo hari hari hari hari hari hari PT. A 1.360.000 360.000 1.000.000 - - - - - PT. B 400.000 - - - 400.000 PT. C 890.000 890.000 - - - - - - PT. D 1.010.000 - - 1.010.000 - - - - PT. E 1.200.000 800.000 200.000 - - 200.000 - - PT. F 500.000 250.000 - 250.000 - - - - PT. G 840.000 500.000 - - 340.000 - - - PT. H 1.800.000 - - - - - 900.000 - Total 8.000.000 2.800.000 1.200.000 1.360.000 740.000 200.000 900.000 900.000 Sumber : Rollin C. Niswonger, Philip E. Fess, Prinsip-prinsip Akuntansi, Jilid 1, Edisi ke sembilan belas, Erlangga, Jakarta, Tahun 2004 Setelah piutang masing-masing langganan dikelompokkan berdasarkan umur jatuh temponya seperti di atas maka selanjutnya ditentukan besarnya persentase kerugian piutang untuk total masing-masing kelompok umur. Persentase dapat didasarkan pada langganan masa lalu atau berdasarkan lamanya waktu menunggak. Persentase kerugian berdasarkan masa lalu maksudnya adalah jika rasio jumlah piutang dan kelompok umur piutang yang belum jatuh tempo antara tahun berjalan dengan tahun sebelumnya tidak Universitas Sumatera Utara 27 banyak mengalami perubahan maka persentase yang digunakan pada tahun sebelumnya dapat dijadikan sebagai pengalaman oleh perusahaan. Sedangkan persentase yang didasarkan pada lamanya waktu menunggak, maksudnya adalah jika semakin lama piutang tersebut menunggak maka kemungkinan tidak tertagihnya piutang akan semakin tinggi. Tabel 2.2 PT. X Taksiran Umur Piutang 31 Desember 2003 Kelompok Umur Jumlah Persentase Taksiran Kerugian Piutang Kerugian Piutang Belum Jatuh Tempo Piutang Telah jatuh Tempo 280.000 15 28.000 1 – 30 hari 2.800.000 2% 24.000 31 – 60 hari 1.260.000 3% 37.000 61 – 90 hari 740.000 4% 29.600 91 – 180 hari 200.000 5% 10.000 181 – 365 hari 900.000 6% 54.000 >365 hari 900.000 7% 63.000 Total 8.000.000 245.800 Sumber : Niswonger Rollin C, Philip E. Fess, Prinsip-prinsip Akuntansi, Jilid 1, Edisi ke sembilan belas, Erlangga, Jakarta, Tahun 2004 Dari analisa terhadap umur piutang menunjukkan bahwa jumlah piutang sebesar Rp. 8.000.000,- dan taksiran atas piutang yang tidak tertagih sebesar Rp. 245.800,merupakan jumlah yang harus dikurangi dari total piutang, dan jika diketahui bahwa Universitas Sumatera Utara 28 perkiraan penyisihan sebelumnya bersaldo kredit sebesar Rp. 50.000,- maka yang akan menjadi piutang ragu-ragu adalah sebesar Rp. 195.800,-. Jurnal penyesuaian yang dibuat adalah sebagai berikut : Beban Piutang Ragu-ragu Penyisihan Piutang ragu-ragu 6. xxx xxx Penyajian Piutang di Neraca Pada akhir periode, perusahaan akan menyusun laporan keuangan di mana laporan tersebut terdiri atas : laporan laba rugi, laporan laba ditahan, laporan perubahan posisi kas, dan neraca. Seperti yang telah kita ketahui bahwa piutang merupakan salah satu unsur dalam aktiva lancar, sehingga penyajiannya di dalam neraca haruslah tepat dan jelas agar tidak menyesatkan para pembaca atau pemakai laporan keuangan tersebut. Jika hal ini terjadi berarti fungsi laporan keuangan sebagai alat penyampaian informasi belum tercapai. Smith dan Skousen (2004 : 309) menyatakan mengenai piutang yang akan disajikan di dalam neraca : Piutang yang memenuhi syarat sebagai pos-pos lancar dapat dikelompokkan sebagai golongan berikut untuk penyajiannya di neraca : (1) wesel tagih – piutang dagang, (2) piutang usaha – piutang dagang, dan, (3) piutang lain-lain. Biasanya juga wesel tagih dan piutang usaha dilaporkan dalam jumlah tunggal. Rincian yang dilaporkan untuk piutang lain-lain tergantung pada signifikan relatif dari berbagai pos yang termasuk di dalamnya. Mulyadi (2002 : 88) menyatakan prinsip-prinsip akuntansi yang berterima umum di dalam penyajian piutang pada neraca antara lain : 1. Piutang usaha harus disajikan sebesar jumlah yang diperkirakan dapat ditagih dari debitur pada tanggal neraca. 2. Piutang usaha disajikan di neraca dalam jumlah brutto dikurangi dengan taksiran tidak tertagihnya piutang. Universitas Sumatera Utara 29 3. Jika perusahaan tidak membentuk cadangan kerugian piutang usaha maka harus dicantumkan pengungkapannya di neraca bahwa saldo piutang usaha tersebut adalah jumlah bersih. 4. Jika piutang usaha bersaldo kredit (terdapat di dalam kartu piutang) pada tanggal neraca harus disajikan ke dalam kelompok hutang lancar. 5. Jika jumlahnya material, piutang non usaha harus disajikan terpisah dari piutang usaha. Dari prinsip di atas dapat diketahui bahwa piutang dilaporkan pada neraca sebesar jumlah bersih yang direalisasikan yaitu jumlah yang diharapkan dapat ditagih. Jumlah tersebut dihitung dengan cara mengurangkan jumlah piutang yang ditaksir tidak dapat ditagih dengan jumlah piutang yang ada. Berikut ini disajikan contoh dari penyajian piutang usaha dalam neraca. Tabel 2.3 PT. X Penyajian Piutang pada Neraca Per 31 Desember 2004 Aktiva Lancar Kas 10.000.000 Piutang Usaha 8.000.000 Penyisihan Kerugian Piutang (196.400) Total Piutang Usaha 7.803.000 Sumber : Charles T. Horngren, Walter Harrison, Mikhael A. Robinson & Thomas Secukusuma, Akuntansi Intermediate, Jilid 1, Edisi Ketujuh, Terjemahan Tim Penerjemah Penerbit Erlanggan, Jakarta, Erlangga, 2005 7. Pengertian Elektronik Data Processing Meningkatnya kemampuan daya cipta manusia akan komputer semakin membawa kemudahan bagi dunia usaha. Setiap perusahaan, terutama perusahaan yang relatif besar dan kompleks sudah mampu membangun sistem komputernya sendiri. Universitas Sumatera Utara 30 Menurut sebuah buku yang dikarang oleh Donald H. Sandus seperti yang dikutip oleh Jogiyanto Hartono mendefinisikan komputer sebagai berikut : Komputer adalah suatu sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan sistem agar secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output di bawah pengawasan serta langkah-langkah interaksi-interaksi program yang tersimpan dalam memori (stored program) Penggunaan komputer dalam suatu organisasi atau badan usaha untuk tujuan pengolahan data dikenal dengan sebutan Elektronik Data Processing (EDP). Definisi dari EDP tersebut menurut Burry E. Cushing seperti yang dikutip oleh Zaki Baridwan di dalam skripsi Alfan Syahrin (2003 : 20), adalah ”Peralatan dan program yang digabungkan menjadi satu instalasi yang berhubungan untuk melaksanakan suatu tuga tertentu dan suatu kumpulan tugas-tugas yang berkaitan pada suatu komputer”. Sistem komputer atau sistem akuntansi otomatis elektronik adalah pengolahan data akuntansi yang jumlahnya besar dengan peralatan akuntansi seperti komputer. Metode ini lebih cepat, jika dibandingkan dalam pengolahan data manual. Peralatan otomatis tersebut memungkinkan sistem akuntansi memperoleh, memproses, dan mendistribusikan jumlah informasi yang besar terutama setiap bentuk bisnis. Proses pengolahan data akuntansi akan dapat dilakukan dengan cepat bila digunakan komputer, hal ini dapat terjadi karena kemampuan komputer mengolah data lebih efektif dibandingkan manusia. Pengertian Pengolahan Data Elektronik atau EDP dapat dilakukan dengan memisahkan tiga unsur kata yang membentuknya, yaitu pengolahan, data serta elektronik yang memungkinkan menggabungkannya kembali menjadi satu pengertian utuh. Pengolahan berarti serangkaian, tindakan dan atau operasi untuk mencapai suatu tujuan Universitas Sumatera Utara 31 tertentu. Data dalam hal ini berarti sekumpulan catatan tentang fakta yang belum terorganisasikan atau sering pula diartikan sebagai informasi yang masih mentah. Sedangkan kata elektronik berarti memakai atau menggunakan komputer. Menurut Anies Basamalah (2001 : 5) pengolahan data elektronik adalah ”Serangkaian kegiatan dengan menggunakan komputer untuk mengubah informasi yang masih mentah (data) menjadi informasi yang berguna sesuai dengan tujuannya”. Menurut George Bodnar dan William Hopwood (2000 : 2) memberikan pengertian sebagai berikut ”Elektronik Data Processing adalah pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pengolahan data transaksi-transaksi dalam suatu organisasi”. Dari dua pengertian di atas dapat dijelakan bahwa sistem pengolahan data elektronik itu memiliki ciri-ciri sebagai berikut : a. Pengolahan dan pemrosesan data dilakukan dengan bantuan komputer. b. Dalam pengolahan data, komputer itu telah terbatas. Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa pengolahan data secara otomatis mengikuti seperangkat instruksi dan serangkaian kegiatan terperinci yang menggunakan komputer secara tepat dan konsisten. Komputer hanya akan bekerja sesuai dengan instruksi yang dinyatakan dalam bahasa program yang telah diinput dalam komputer. Menurut George Bodnar dan William Hopwood (2000 : 5) yang menjadi rangkaian kegiatan sebagai berikut : a. Proses masukan (Inputing) b. Penyimpanan (Storing) c. Proses menghasilkan keluaran (Outputing) Universitas Sumatera Utara 32 d. Pengendalian (Controlling) Berikut ini uraian dari rangkaian kegiatan dalam peralatan komputer yang menjadi suatu alat Elektronik Data Processing dalam perusahaan di atas. a. Proses memasukkan (Inputing), yaitu mengumpulkan dan mencatat transaksi atau fakta-fakta yang terjadi di dalam perusahaan (organisasi). Proses pemasukan data inilah yang disebut Inputing. b. Penyimpanan (Storing), yaitu menyimpan data atau informasi sehingga pada waktu yang lain, pemakaiannya dapat menggunakan kembali data atau informasi sehingga pada waktu yang lain, pemakaiannya dapat menggunakan kembali data atau informasi tersebut untuk diproses lebih lanjut atau sekedar melihat data informasi tersebut fasilitas penyimpanan ini yang merupakan salah satu kebaikan dari penggunaan komputer yang memungkinkan bagi pemakainya untuk mengerjakan data yang sama secara berulang-ulang. c. Pengolahan (Processing), yaitu manipulasi masukan untuk menjadi keluaran serangkaian kegiatan yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam hubungan dengan komputer maka pengolahan berarti manipulasi (pemakaian atau penggunaan) masukan untuk dijadikan keluaran sesuai dengan yang diharapkan. d. Proses menghasilkan keluaran (Outputing), yaitu menghasilkan informasi yang berguna seperti dalam bentuk hasil cetakan (print out), neraca, atau disimpan ke dalam disket atau media penyimpanan lainnya. e. Pengendalian (Controlling), yaitu mengarahkan pola dan urutan-urutan sehingga keempat operasi yang disebut di atas dapat terlaksana sesuai dengan yang dikehendaki oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Dengan kata lain Universitas Sumatera Utara 33 pengendalian bertujuan untuk mengarahkan perilaku ke arah pencapaian tujuan organisasi. Ada pengendalian ini memungkinkan kegiatan orang-orang dan operasi di dalam organisasi diarahkan ke arah tercapainya tujuan organisasi. Manajemen memerlukan sistem pengendalian yang memadai agar keakuratan, kelengkapan dan kehandalan PDE dapat membuat informasi yang dihasilkan tersebut tidak kehilangan manfaat dan tetap dapat dipercaya. Di dalam operasinya komputer sebagai alat data dan manusia terbatas sebagai pelaksana yang mengarahkan komputer dengan menghasilkan program yang akan digunakan. Dengan demikian penerapan pengolahan data secara elektronik yang baik tentu didukung oleh suatu sistem pengolahan yang baik pula. 8. Sistem komputer PT. Indosat NSR Mengingat kemampuan daya cipta manusia akan komputer semakin membawa kemudahan bagi dunia usaha. Setiap perusahaan, terutama perusahaan yang relatif besar dan kompleks sudah mampu membangun sistem komputernya sendiri. Sebagai salah satu perusahaan terbesar di Indonesia, PT. Indosat tidak lagi menggunakan sistem manual dalam menjalankan aktivitas bisnisnya namun sepenuhnya digunakan sistem yang berbasis komputer (full computerized). Dalam pemrosesan data komputer yang menghasilkan sistem informasi, semua bagian/dinas/unit yang tercakup dalam struktur organisasi berperan sesuai dengan tugasnya masing-masing (multi user). Sistem komputer di Indosat dikelola oleh bagian Teknologi dan Informasi. Untuk memproses data agar menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan di tiap-tiap bagian/dinas/unit diperlukan suatu software atau program aplikasi khusus. Dalam perkembangannya PT. Indosat sudah beberapa kali berganti software khususnya Universitas Sumatera Utara 34 dalam memproses data keuangan. Pertama sekali setelah sistem komputerisasi dilaksanakan software yang digunakan adalah Sistem Akuntansi Semi Manual yaitu menggabungkan sistem akuntansi manual dengan sistem akuntansi yang berkomputerisasi. Saat ini PT. Indosat menggunakan software yang disebut System Application Processing (SAP). a. Gambaran Umum Software SAP SAP adalah merupakan perangkat lunak (software) yang digunakan untuk memproses data system, data aplikasi dan data produk berdasarkan fungsi organisasinya (modul-modul). Perangkat lunak SAP yang dikembangkan oleh sebuah perusahaan di Waldorf, Jerman ini dirancang untuk digunakan pada perusahaan-perusahaan guna meningkatkan performansi perusahaan itu sendiri terutama di bagian financial/Accounting, Controlling and Human Resources (SDM), Produksi/Operasi, Logistik, Penjualan dan Distribusi. Software ini berfungsi untuk mendukung dan menyederhanakan proses-proses bisnis dalam suatu perusahaan dengan kemampuan integrasi antar proses bisnis. Software SAP ini memiliki beberapa modul aplikasi antara lain : 1. Modul Sales & Distribution(SD) 2. Modul Material Management (MM) 3. Modul Production Planning (PP) 4. Modul Financial/Accounting (FI) 5. Modul Controlling (CO) 6. Modul Fixed Asset Management (AM) 7. Modul Quality Management (QM) Universitas Sumatera Utara 35 8. Modul Plan Maintenance (PM) 9. Modul Human Resources (HR) 10. Modul Project System (PS) 11. Modul Office & Communication (OC) 12. Modul Industry Solution (IS) Modul-modul tersebut terintegrasi satu dengan yang lain sehingga seluruh dokumen yang diperlukan oleh perusahaan dapat disimpan dalam system basis data dan selanjutnya dapat dianalisis dalam rangka pengambilan keputusan . Modul-modul ini dikelompokkan menjadi 6 modul utama yaitu : 1. Modul Sales and Distribution (SD) Modul ini terdiri dari beberapa sub modul yaitu : a. Sales support b. Sales c. Shipping d. Transportation e. Foreign Trade f. Billing 2. Modul Material Management (MM) Modul ini terdiri dari beberapa sub modul yaitu : a. Purchasing b. Vendor Evaluation c. Contract Agreement d. Inventory Management Universitas Sumatera Utara 36 e. Goods Issue f. Goods Receipt g. Invoice Verification 3. Modul Production Planning (PP) Modul ini terdiri dari sub modul yaitu : a. Master data, yang terdiri dari : 1. Bill Material 2. Work Center 3. Routing b. Sales and Operation Planning c. Master Planning d. Capacity Planning e. Material Requirement Planning f. Production Orders g. Kanban 4. Modul Finance (FI) Modul ini terdiri dari beberapa sub modul yaitu : a. General Ledger b. Account Receivable c. Account payable d. Cash Management e. Asset Management Universitas Sumatera Utara 37 5. Modul Controlling (CO) Modul ini terdiri dari sub modul yaitu : a. Profitability Analysis b. Product Costing c. Internal Order d. Profit Center Accounting e. Cost Center Accounting 6. Modul Human Resources (HR) Modul ini terdiri dari beberapa sub modul yaitu : a. Master Data, yang terdiri dari sub modul : 1. Personal Data 2. Personal ID 3. Organization Assignment 4. Monitoring of Data 5. Address 6. Internal Control 7. Family/Related Person 8. Date Specification b. Time Management, yang terdiri dari beberapa sub modul : 1. Planning Working Time 2. Time Recording Information 3. Leave Entlement 4. Absence Universitas Sumatera Utara 38 5. Over Time c. Payroll 1. Basic pay 2. Tax 3. Assurance 4. Number Account Bank Transfer 5. Loan 6. Loan payment 7. Additional Payment (Bonus) 8. Medical Untuk dapat menggunakan software SAP ini, setiap pengguna (user) harus masuk melalui password masing-masing. Setiap pengguna diberikan profile authorization yang dimaksudkan agar setiap user hanya dapat melakukan transaksi data dan aplikasi sesuai dengan bidang dan jabatannya. b. Modul Financial / Accounting Guna pemrosesan data keuangan agar mendapatkan hasil berupa informasi akuntansi, modul SAP yang digunakan adalah Modul Financial/Accounting. Modul ini memiliki beberapa kemampuan, antara lain : 1. Mencatat semua transaksi harian yang terjadi baik akuntansi biaya, kas bank maupun gaji secara double entry. 2. Membuat semua jurnal yang diperlukan dan memastikan jurnal yang dibuat balance. Universitas Sumatera Utara 39 3. Melakukan posting secara otomatis seluruh jurnal entry ke general ledger maupun subsidiary ledger yang terkomputerisasi. 4. Mencatat aktiva tetap dan aktiva lancar secara aktiva tidak berwujud 5. Mencatat utang perusahaan baik utang lancar dan utang jangka panjang 6. Mencatat utang baik piutang usaha maupun piutang lain-lain 7. Menetapkan saldo awal untuk semua balance account dan reversal entry. 8. Melakukan pencatatan dan pengaturan terhadap kas (Cash Management) 9. Menghasilkan laporan keuangan secara otomatis berupa Neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas, dan laporan ekuitas perusahaan baik posisi keuangan sementara begitu data diinput hingga posisi keuangan tahunan. 10. Membandingkan dua laporan keuangan dalam dua periode yang berbeda, yaitu periode pada saat laporan dengan periode sebelum laporan. Adapun jurnal-jurnal yang dapat diterima oleh Modul Finance/Akunting adalah semua jurnal yang ada pada umumnya. Jurnal dapat dibagi dalam empat kategori antara lain : 1. Financial Journal, yaitu suatu jurnal yang minimal harus memiliki satu entry kredit. Apabila lebih dari satu maka total entry debet harus sama dengan total entry kredit. Financial journal terdiri dari jurnal umum dan jurnal khusus. 2. Statistical Journal, yaitu suatu jurnal yang hanya memiliki entry debet saja atau entry kredit saja namun kedua saldonya tidak harus sama. 3. Reversal Journal digunakan untuk pos-pos accrual accounting yang terjadi karena adanya biaya yang akan dibebankan pada periode berikutnya. Universitas Sumatera Utara 40 4. Recurring Journal yaitu jurnal yang berulang pada tiap periode dengan sedikit atau tanpa perubahan. Data-data yang diinput ke dalam Modul Finance software SAP tidak langsung diterjemahkan sesuai dengan nama akun transaksinya, namun dalam SAP akun-akun tersebut diterjemahkan dalam bentuk kode dan angka tertentu dan nantinya pada saat akhir periode akuntansi, urusan akuntansi menerjemahkannya menjadi suatu laporan akuntansi yang konvensional. c. Pemrosesan Data Akuntansi Akuntansi merupakan alat penting bagi perusahaan untuk mengetahui sejauh mana perencanaan-perencanaan yang telah dibuat dapat berjalan sesuai dengan yang telah digariskan. Akuntansi lazim disebut sebagai ”Bahasa Bisnis” (The Language of Business), namun istilah yang lebih baik adalah ”Bahasa dari keputusan-keputusan keuangan”. Semakin baik seseorang memahami bahasa tersebut maka semakin baik pula orang tersebut akan mengelola aspek-aspek keuangan. Dalam menjalankan aktivitas jasa yang fungsinya menyediakan informasi yang kualitatif, akuntansi memerlukan data-data yaitu berupa data keuangan yang selanjutnya diproses menjadi informasi oleh suatu sistem informasi akuntansi. Sistem akuntansi merupakan sistem pengolahan data akuntansi agar menjadi informasi yang siap untuk digunakan. Permohonan data akuntansi di PT. Indosat pada awalnya dilakukan secara manual. Namur seiring perkembangan perusahaan PT. Indosat menggunakan sistem komputer untuk untuk memproses data tersebut. Adapun langkah-langkah pemrosesan data dilakukan dengan cara sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara 41 1. Bukti-bukti transaksi dan registrasi dikumpulkan dan digolongkan menurut akunnya masing-masing. Bukti transfer ini berupa bukti memorial, bukti kas masuk, perintah pembayaran, faktur, bukti kas keluar, bukti laporan bank dan kartu jam kerja sebagai bukti registrasi. 2. Setelah dikumpulkan yang digolongkan, urusan akuntansi menginput data yang terdapat bukti transaksi ke dalam komputer dengan menggunakan software SAP Modul Finance/Accounting. 3. Data diinput melalui menu input yang tersedia di software SAP sesuai dengan nama akun transaksi yang akan dimasukkan tetapi nama akun yang terdapat pada SAP disimpulkan dengan kode angka tertentu dan hanya orang yang berwenang yang mengetahui arti kode tersebut sesuai dengan peran dan jabatannya dalam perusahaan. 4. Kemudian tekan enter pada keyboard komputer dan software SAP akan secara otomatis membuat jurnal entry adapun jurnal yang dibuat sama dengan sistem akuntansi manual, lalu jurnal tersebut diposting ke buku besar (General Ledger), sistem dalam Modul Finance memilah jurnal tersebut, mana yang masuk ke neraca, ke laba/rugi atau laporan arus kas. 5. Setelah selesai maka data tadi disimpan dalam file pada sistem basis data yang sewaktu-waktu dapat dibuka kembali. 6. Bila sewaktu-waktu diperlukan laporan keuangan sementara, maka pengguna (user) dapat memilih laporan keuangan apa yang dibutuhkannya, setelah dipilih tekan enter maka laporan tersebut langsung ditampilkan di layar (screen) komputer. Universitas Sumatera Utara 42 7. Pada akhir periode akuntansi, urusan akuntansi mencetak laporan-laporan keuangan yang diperlukan, lalu menerjemanhkan kode-kode angka yang melambangkan akun, kemana akun yang sesuai dengan akuntansi pada umumnya. 9. Peranan SAP Dalam Pengolahan Data Piutang pada PT. Indosat Sistem pengolahan data berbasis komputer akan memudahkan para pelaku bisnis untuk meperoleh data akuntansi. Dengan adanya komputer, prosedur manual dapat diganti dengan program komputer, dan record-record disimpan secara magnetis. Datadata akuntansi yang menggunakan sistem berbasis komputer lebih praktis sebab telah dipilih dalam suatu file. Record akuntansi dalam sistem berdasarkan komputer disajikan dalam empat jenis file magnetis yang berbeda yaitu file induk, file transaksi, file referensi dan file arsip, sehingga memudahkan untuk membentuk jejak audit. Penyajian laporan data akuntansi yang menggunakan sistem komputerisasi lebih cepat dapat disajikan. Electronic Data Processing dapat melaksanakan tugas pengolahan data dengan tingkat kecepatan yang luar biasa, sehingga dapat memenuhi kebutuhan dengan tingkat kualitas yang sesuai. Sistem informasi merupakan suatu kesatuan komponen dalam suatu perusahaan yang memproses seluruh transaksi keuangan untuk menyediakan informasi bagi mereka. Proses pengolahan data akuntansi dapat dilaksanakan dengan cepat apabila menggunakan sistem komputerisasi. Hal ini terjadi karena kemampuan komputer untuk mengolah data yang jauh melebihi kecepatan manusia. Selain dapat mengolah data dalam bentuk dan jumlah yang esar serta waktu yang relatif singkat, komputer juga dapat menyimpan data yang sewaktu-waktu dapat dipergunakan kembali. Sistem pengolahan data SAP yang dipergunakan oleh perusahaan adalah suatu sistem komputerisasi Universitas Sumatera Utara 43 pencatatan dan pengolahan piutang dalam perusahaan. SAP dalam perusahaan dimulai dari pencatatan apliaksi pengolahan data piutang dari para pelanggan, dengan pengiriman modern setiap pelanggan ke dalam file induk, sehingga diketahui jumlah piutang yang harus dibayar oleh para pelanggan. Berdasarkan komputer dalam perusahaan disajikan dalam file yang berbeda diantaranya adalah : 1. File Induk File induk dalam perusahaan berisikan data-data akun. Buku besar umum dan buku besar pembantu adalah contoh dari file induk. Nilai data-data dalam file induk diperbarui dari transaksi. 2. File Transaksi Sebuah file transaksi adalah file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan untuk mengubah atau meperbaharui data dalam file induk. Pesanan penjualan, penerimaan persediaan dan penerimaan kas adalah contoh-contoh dari file transaksi. 3. File Referensi Sebuah file referensi menyimpan data yang digunakan sebagai standard untuk memproses transaksi. Misalnya, program pembayaran gaji dapat merujuk ke tabel pajak untuk menghitung jumlah yang sebenarnya dari pajak yang ditahan untuk transaksi pembayaran gaji. File referensi lainnya meliputi daftar harga yang digunakan untuk menyiapkan faktur-faktur pelanggan, daftar pemasok yang diotorisasi, daftar nama pegawai, dan file kredit pelanggan untuk persetujuan penjualan kredit. Universitas Sumatera Utara 44 4. File Arsip Sebuah file arsip record-record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi akan datang. Bentuk transaksi ini merupakan bagian yang penting dari jejak audit. File arsip meliputi jurnal-jurnal, informasi pembayaran gaji periode sebelumnya, daftar nama pegawai sebelumnya, record tentang akun yang dihapus dan buku besar periode sebelumnya. File komputer memberikan jejak audit. Kita mulai dengan penangkapan peristiwa ekonomi. Dalam contoh ini, penjualan dicatat secara manual pada dokumen sumber, seperti pada sistem manual. Langkah berikutnya dalam proses ini adalah mengkonversi dokumen sumber ke bentuk magnetis. Hal ini dilakukan dalam langkah input data, dimana transaksi diedit. Dan sebuah file transaksi pesanan penjualan diproduksi. Sebagian sistem komputer tidak menggunakan sumber fisik, melainkan transaksi ditangkap secara langsung di media magnetis dan selanjutnya akan mempengaruhi file induk dari akun-akun kontrol dan buku besar pembantu. 10. Proses Pengolahan Piutang dengan Sistem SAP pada PT. Indosat NSR Prosedur merupakan suatu alat yang akan membuat perusahaan menjadi mudah dalam melaksanakan pekerjaan dan aktivitasnya. Prosedur pengolahan piutang yang digunakan oleh perusahaan terbagi-bagi sesuai dengan kebutuhan, prosedur dimaksudkan untuk menjadi satu pedoman dan alat bagi perusahaan untuk memudahkan cara kerja para bagian yang terkait dalam pencatatan piutang. Prosedur pengolahan data piutang dengan sistem SAP pada PT. Indosat NSR dimulai dari timbulnya piutang (lihat lampiran 2). Universitas Sumatera Utara 45 Berikut ini uraian dari flowchart prosedur sistem SAP pada PT. Indosat NSR untuk pembuatan program aplikasi baru mulai timbulnya piutang dalam perusahaan. Adminpen staff membuat nota dinas/kontrak/berita acara lapangan selanjutnya diserahkan ke bagian Collection staff untuk memeriksa nota dinas/kontrak/berita acara lapangan, apabila nota dinas tersebut benar maka akan diproses lebih lanjut dan apabila salah maka dikembalikan ke bagian adminpen staff. Setelah nota dinas tersebut diproses lebih lanjut maka Collection Staff membuat invoice yang sesuai dengan kontrak dan nota dinasserta berita acara lapangan untuk diserahkan ke bagian Collection Staff A/R dan Customer. Invoice tersebut dari bagian Collection staff A/R diperiksa kembali, apabila salah dikembalikan ke bagian Collection Staff dan apabila benar akan di-create invoice ke SAP dimana create invoice tersebut diserahkan ke bagian Tax Division Staff untuk membuat laporan pajak keluaran setelah itu diserahkan ke bagian CM Staff untuk diposting rekening koran. Setelah dilakukan posting rekening korang diclearing untuk diserahkan ke Collection Staf untuk mengetahui data tunggakan, lalu data tersebut diserahkan ke Customer dimana apabila tidak dibayar oleh Customer tersebut maka data tersebut akan dikirim ke Jakarta dan apabila telah dibayar maka selesai prosedur timbulnya piutang. B. Penelitian Terdahulu Penelitian terdahulu yang digunakan penulis sebagai bahan perbandingan terdapat dalam tabel berikut : Universitas Sumatera Utara 46 Tabel 2.4 Tabel Komparasi Penelitian Terdahulu No Nama Peneliti Tahun Masalah yang Diteliti Penyisihan atas Piutang Variabel yang Diamati Laporan Keuangan Perum Pegadaian Metode yang Digunakan Metode Observasi dan Studi Pustaka 1 Dedek Mawardi 2003 2 Nur’ainun 2003 Sistem Pengawasan intern Piutang Pencatatan akuntansi dan dokumen piutang Metode Wawancara dan Studi Pustaka 3 Riana Astuti 2004 Penerapan Elektronik Data Processing dalam pengawasan piutang Sistem Standard Operational Procedure pengawasan piutang Metode Observasi dan Studi Pustaka 4 Yuniar 2004 Penerapan Elektronik Data Processing Data Akuntansi Data keuangan PT Telkom Metode Observasi dan Studi Pustaka Hasil Temuan Perusahaan tidak melakukan penyisihan atas piutang yang dimilikinya sehingga jumlah piutang yang disajikan dalam neraca belum mencerminkan jumlah bersih sebagaimana diatur dalam Standar Akuntansi Keuangan Kurang diterapkannya pengawasan yang efektif pada piutang tak tertagih karena tidak adanya bagan alir sistem yang menjelaskan bagianbagian yang berkaitan serta dokumen maupun catatan akuntansi Standard Operational Procedure hanya berfungsi sebagai pengolahan data dan informasi piutang yang masuk saja tetapi belum berfungsi sebagai alat pengawasan piutang yang timbul yang menyebabkan perusahaan masih mengalami piutang ragu-ragu Pengolahan data dilakukan secara kelompok dan terpisah sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengerjaannya maka kesalahan tersebut tidak dapat diketahui sehingga data yang telah selesai harus diedit ulang Sumber : Skripsi Peneliti Terdahulu Universitas Sumatera Utara