BAB II LANDASAN TEORI

5
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
Teori Sistem Informasi
Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling terkait yang
beroperasi bersama-sama untuk mencapai suatu sasaran atau suatu maksud. Hal
ini berarti bahwa, sebuah sistem bukanlah seperangkat dari unsur yang tersusun
secara tidak terstruktur, tetapi terdiri dari unsur-unsur yang dapat dikenal dan
saling melengkapi karena mempunyai suatu tujuan, maksud, dan sasaran.
Model yang umum dari sebuah sistem adalah terdiri dari suatu masukan
(input), proses (process), dan keluaran (output). Hal ini terjadi setelah mengalami
proses penyederhanaan, karena sebuah sistem mungkin saja memiliki beberapa
masukan (input) dan keluaran (output).
2.1.1 Pengertian Sistem
Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus
memandang organisasinya sebagai suatu sistem. Apa itu sistem ?
Menurut McLeod (2001, p.11) sistem adalah sekelompok elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Berdasarkan O’Brien (2003, p.8), ”system is a group of interrelated
components working together toward a common goal by accepting inputs and
producing outputs in an organized transformation process”, sistem adalah
sekumpulan komponen-komponen terkait yang bekerja sama untuk mencapai
6
suatu tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output dalam suatu proses
transformasi yang terorganisir.
Menurut Hall (2001, p.5) sistem adalah sekelompok dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berkait (inter related) atau subsistem–subsistem
yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).
Menurut http://www.total.or.id/info.php?kk=sistem suatu jaringan kerja
dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Berdasarkan Harun Al Rosyid, M.Kom dalam penelitian yang berjudul
Analisis dan Desain Sistem Informasi, sistem adalah sekumpulan unsur atau
elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan
kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Syarat-syarat sistem :
1.
Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.
2.
Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3.
Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4.
Unsur dasar dari proses (arus informasi, sinergi dan material) lebih
penting daripada elemen sistem.
5.
Tujuan organisasi lebih penting daripada tujuan elemen.
Sistem analis merupakan individu kunci dalam proses pengembangan
sistem. Sistem analis mempelajari masalah dan kebutuhan dari organisasi untuk
menentukan bagaimana orang, data, proses, komunikasi dan teknologi informasi
dapat meningkatkan pencapaian bisnis. Seorang sistem analis juga merupakan
7
orang yang paling bertanggung jawab pada proses analisa dan perancangan sistem
informasi.
Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem
adalah suatu kesatuan yang kompleks yang terdiri dari kumpulan elemen-elemen
yang berbeda yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran
tertentu. Suatu elemen dikatakan saling membangun jika elemen yang berbedabeda tersebut saling bekerja sama, dan jika elemen-elemen tersebut masih bekerja
secara individu tanpa mempengaruhi aktivitas lain, maka kumpulan elemen
tersebut masih belum dapat dikatakan sebagai suatu sistem.
Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah
landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan pada
dasarnya semuanya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang
rumit kemudian memodifikasi dengan beberapa cara. Hasil modifikasi dapat
berupa subsistem baru, komponen baru atau serangkaian transformasi baru dan
lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem
agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem, untuk mengganti output, untuk
mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk
melakukan beberapa perbaikan serupa.
8
2.1.2 Pengertian Informasi
Kelangsungan hidup suatu organisasi sangat bergantung pada kelancaran
informasi yang diperoleh. Semakin banyak informasi yang diperoleh, suatu
organisasi dapat semakin berkembang. Sebaliknya jika suatu organisasi tidak
memperoleh informasi, maka organisasi tersebut tidak dapat berkembang.
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Informasi menggambarkan
suatu kejadian nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi
adalah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manager. Informasi dapat
dikelola seperti halnya sumber daya yang lain, yang bersumber pada pengaruh
bisnis yang semakin kompleks dan komputer yang semakin baik.
Menurut O’Brien (2005, p.13), “Information as data that have been
converted into meaningful and useful context for specific end users”, informasi
adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para
pemakai.
Menurut Ralph, Stair dan George Reynolds (2006, p.5), informasi adalah
suatu kumpulan fakta yang terorganisir sedemikian rupa sehingga mempunyai
nilai lebih.
Perjalanan informasi tidak selalu langsung dari sistem fisik kepada
manager. Sebagian besar manager berada jauh dari aktivitas fisik. Hal ini terutama
terjadi pada para manager tingkat tinggi. Para manager ini harus memperoleh
informasi dari suatu sistem atau prosedur yang menghasilkan informasi dari data
yang terkumpul. Mekanisme yang menghasilkan informasi ini dinamakan
pengolah informasi.
9
Ada empat dimensi dasar informasi, yaitu :
1. Relevansi
Informasi memiliki relevasi jika berkaitan langsung dengan masalah yang ada,
sehingga manager harus mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa
membaca seluruh informasi mengenai sujek-subjek lainnya.
2. Akurasi
Manager terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna karena
peningkatan ketelitian sistem menambah biaya.
3. Ketepatan Waktu
Manager harus mampu memperoleh informasi yang menggambarkan yang
sedang terjadi sekarang, selain apa yang telah terjadi di masa lampau.
4. Kelengkapan
Manager harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran
lengkap dari suatu permasalahan atau suatu penyelesaian, manager harus
mampu menentukan jumlah rincian yang diperlukan.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Kertahadi (Fatta, 2007) sistem informasi adalah suatu alat
untuk menyajikan informasi sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi
penerimanya. Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan
keputusan pada perencanaa, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian
kegiatan, operasi suatu perusahaan yang menyajikan sinergi organisasi pada
proses.
10
Menurut Krismiaji (2002; 12) sistem informasi adalah cara-cara yang
diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data
dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan
dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Sistem informasi menurut Whitten et al. (2004,p.12) adalah suatu tatanan
dari data, proses dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk
mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan suatu output informasi
yang dibutuhkan untuk mendukung kinerja suatu perusahaan.
Menurut McLeod (2001), sistem Informasi adalah suatu sistem dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung orerasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi
dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan .
Berdasarkan Turban, Rainer dan Potter (2003, p.15), ”Information
system is a collects, process, stores, analyzes, disseminates information for a
specific purpose. Sistem informasi adalah kumpulan, proses, penyimpanan,
analisa, menggabungkan informasi untuk tujuan spesifik.
Kriteria-kriteria agar informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi
menjadi lebih berguna dan berarti sehingga memberikan kepuasan bagi penerima
informasi (Umar, 2001), yaitu :
•
Relevan (sesuai kebutuhan)
Informasi harus relevan yaitu, mengurangi ketidakpastian, meningkatkan
kemampuan para pengambil keputusan untuk membuat prediksi, konfirmasi atau
perbaikan terutama pada apa yang telah diharapkan
11
•
Reliability
Keandalan dari sistem yang artinya bebas dari kesalahan, bias, dan secara
akurat menggambarkan kegiatan atau event dari suatu organisasi
•
Timeliness
Informasi tersedia dengan tepat waktu yang berguna untuk pengambilan
keputusan
•
Simplicity to understand
Kemudahan dari sistem untuk dapat dimengerti dan informasi tersebut
juga harus berguna untuk pemakainya
•
Aksesibilitas
Kemudahan untuk mengakses sistem informasi agar memudahkan kerja
dari para pengguna sistem informasi
•
Verifiable
Isi dan informasi yang ditampilkan harus dapat memberikan persepsi yang
sama bagi para pengguna informasi.
Menurut Umar, 2002, manfaat-manfaat yang didapat dari penerapan
sistem informasi adalah :
•
Mengurangi biaya
•
Mengurangi kesalahan
•
Meningkatkan kecepatan aktivitas
•
Meningkatkan perencanaan dan pengendalian aktivitas
Manfaat lain dapat dilihat dari sisi keuntungan berwujud yang dapat
diukur secara kuantitatif dan keuntungan tak berwujud seperti peningkatan
12
pelayanan, kepuasan kerja karyawan, dan peningkatan mutu pengambilan
keputusan manajemen.
2.1.4 Tujuan Pengembangan Sistem Informasi
Aspek penting dalam penyelesaian masalah proses pengembangan
sistem, yaitu mengumpulkan data tentang masalah-masalah yang ada saat ini, dan
data tentang kemungkinan penelesaian untuk masalah-masalah tersebut. Tujuan
pengembangan sistem berhubungan dengan sistem yang sedang disusun dan
berhubungan dengan proses penyusunan sistem, yaitu :
1. Menyusun sistem informasi yang memenuhi kebutuhan informasi organisasi
dan kebutuhan operasi organisasi.
2. Menyusun sistem informasi dengan cara yang efisien dan efektif.
3. Meningkatkan kegiatan operasional yang berhubungan dengan : Performance
(Kinerja), Information (Informasi), Economy (Ekonomi), Control (Kontrol),
Efficiency (Efisiensi), Service (Pelayanan).
2.2
Teori Persediaan Barang
Sumber utama dari penerimaan suatu perusahaan dagang atau industri
adalah dilihat dari arus penjualan barang dagangannya. Untuk dapat melakukan
kegiatan tersebut perusahaan harus mempunyai barang dagangan yang akan
dijualnya terlebih dahulu. Perusahaan memiliki sejumlah persediaan barang
dagangan yang telah dibeli dengan tujuan untuk dijual kembali ke customer baik
yang berupa koperasi, perusahaan, atau badan usaha lainnya.
13
2.2.1 Pengertian Persediaan Barang
Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik
perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam satu periode yang normal,
disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen. Persediaan dapat
dioptimalkan dengan mengadakan perencanaan dan pengorganisasian yang lebih
efisien, sehingga produktifitas dari perusahaan tetap terjaga kesinambungannya.
Secara umum istilah persediaan barang digunakan untuk menunjukkan
banyaknya barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau untuk memproduksi
barang yang akan dijual. Persediaan barang dalam perusahaan dagang merupakan
masalah yang sangat penting karena jumlahnya akan mempengaruhi Neraca
maupun Laporan Rugi Laba. Untuk itu besarnya persediaan barang yang dimiliki
selama satu periode harus dapat dipisahkan mana yang sudah dapat dibebankan
mana yang belum terjual, sehingga dapat dilaporkan ke dalam harta dalam Neraca.
2.2.2 Sistem Persediaan Barang
Sistem persediaan barang adalah suatu struktur interaksi antara manusia,
peralatan, metode-metode, dan pengendalian yang disusun untuk mencapai
tujuan-tujuan seperti berikut ini :
1. Mendukung pekerjaan rutin dalam berbagai pengendalian persediaan barang.
2. Mendukung pembuatan keputusan untuk karyawan yang mengelola gudang
dan bagian pengendalian persediaan barang.
3. Mendukung persiapan persediaan barang.
Sistem persediaan barang berguna untuk mencatat data yang
berhubungan dengan persediaan barang, misalnya transaksi penerimaan dan
14
pengeluaran barang, transaksi penjualan, transaksi penyesuaian persediaan barang
yang terdiri dari pengembalian, penjualan, penurunan, dan penaikan harga
persediaan barang.
Beberapa
faktor
yang
menyebabkan
perlunya
kebutuhan
akan
persediaan, antara lain adalah :
1. Adanya fluktuasi volume penjualan dari periode ke periode.
2. Adanya Lead Time, yaitu selang waktu antara pemesanan dan diterimanya
barang yang dipesan.
3. Adanya kesempatan untuk memperoleh keuntungan apabila mendapat
perubahan jumlah permintaan seperti yang telah diperkirakan sebelumnya
apabila terdapat perubahan harga.
2.2.3 Jenis-jenis Persediaan
Jenis persediaan dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian yaitu :
1. Raw Materials
2. Work In Process
3. Finished Goods
4. Supplies
Dari definisi di atas, dapat dijelaskan bahwa persediaan dapat
diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Bahan Baku ( Raw Materials )
Merupakan bahan yang diperoleh untuk digunakan dalam proses. Bahan baku
ini dapat diperoleh langsung dari sumber alam ataupun melalui pembelian dari
perusahaan lain yang merupakan barang jadi.
15
2. Barang Dalam Proses ( Work In Process )
Merupakan barang yang masih memerlukan proses lebih lanjut sebelum
menjadi barang jadi yang dapat dijual.
3. Barang Jadi ( Finished Goods )
Merupakan barang yang sudah selesai dikerjakan dalam proses produksi dan
siap untuk dijual.
4. Bahan Pembantu ( Supplies )
Bahan ini meliputi :
a. Bahan yang bukan merupakan bagian atau komponen dari barang jadi,
tetapi diperlukan untuk membantu berhasilnya suatu proses produksi.
b. Bahan yang merupakan bagian dari barang jadi, tetapi tidak ekonomis
untuk ditelusuri pemakaiannya pada setiap jenis proses produksi.
2.3
Teori Penjualan
Penjualan
merupakan
aktivitas
yang
penting
dalam
perusahaan.
Perusahaan dapat dikatakan berhasil bila produk yang ditawarkan dapat terjual
kepada pihak yang memerlukan. Penjualan baik secara kredit maupun tunai
merupakan sumber pendapatan perusahaan. Karena pendapatan perusahaan di
dapat dari keuntungan atau laba melalui volume penjualan.
Keberhasilan dari kegiatan bisnis tergantung dari perencanaan yang cermat
oleh manajemen. Perencanaan merupakan suatu keputusan sekarang tentang
langkah-langkah yang harus di ambil di masa yang akan datang. Pada umumnya
perusahaan mempunyai tujuan mendapatkan laba tertentu, dan mempertahankan
atau berusaha menaikan untuk jangka waktu yang lama.
16
Fungsi dari sistem informasi penjualan adalah meliputi perencanaan,
promosi, penjualan produk yang ada sekarang, pengembangan produk dari pasar
baru untuk melayani pelanggan secara lebih baik.
Tujuan umum perusahaan dalam melaksanakan penjualan yaitu :
1. Mendapatkan laba tertentu.
2. Menunjang pertumbuhan perusahaan.
2.3.1 Pengertian Penjualan
Aktivitas penjualan merupakan salah satu aktivitas yang sangat penting
dalam operasi perusahaan karena mempengaruhi jalannya perusahaan. Penjualan
ini merupakan sumber pendapatan yang diperlukan untuk menutup ongkosongkos untuk mendapatkan laba.
Penjualan barang dagangan merupakan sumber utama pendapatan dari
suatu perusahaan dagang. Dalam usaha melakukan kegiatan tersebut, perusahaan
harus menyediakan barang yang akan diperjual belikan.
Kadang-kadang orang salah mengerti tentang istilah penjualan yang
dianggap sama dengan istilah pemasaran. Kedua istilah tersebut mempunyai ruang
lingkup yang berbeda. Pemasaran meliputi kegiatan yang luas termasuk
didalamnya penjualan. Sedangkan penjualan hanyalah merupakan satu kegiatan
saja dalam pemasaran (penjualan merupakan subsistem dari pemasaran). Beberapa
ahli menyebutkan penjualan sebagai ilmu dan beberapa ahli yang lain
menyebutnya sebagai seni.
Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan adalah :
1. Surat order pengiriman dan tembusannya
17
2. Faktur dan tembusannya
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan
4. Bukti memorial
2.3.2 Tujuan Penjualan
Tujuan penjualan pada hakikatnya adalah untuk mendapatkan uang atau
laba dengan suatu proses pertukaran barang atau jasa kepada konsumen. Didalam
perekonomian kita, seseorang yang menjual sesuatu akan mendapatkan imbalan
berupa uang. Dengan alat penukar uang, orang akan lebih mudah memenuhi
segala keinginannya.
2.3.3 Sistem Informasi Penjualan
Dalam
praktek
sehari-hari,
sistem
penjualan
pada
umumnya
dikategorikan dalam 2 ( dua ) jenis, yaitu :
1. Sistem Penjualan Tunai
Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan
pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang
diserahkan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang
diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat
oleh perusahaan.
2. Sistem Penjualan Kredit
Penjualan kredit dilakukan dengan cara perusahaan mengirimkan barang
sesuai dengan pesanan, tetapi perusahaan tidak menerima secara langsung
pembayaran dari konsumen. Pembayaran dibayar secara berangsur, ditagih
18
kemudian sesuai dengan perjanjian dan syarat yang telah disepakati oleh
kedua belah pihak.
Jadi dengan adanya kedua sistem ini, akan mempermudah proses transaksi jual
beli antara penjual dengan pembeli.
Sistem Penjualan adalah sistem yang melibatkan sumberdaya dalam
suatu organisasi, prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan
sistem penjualan, sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak
manajemen dalam pengambilan keputusan.
Menurut
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi,
Sistem
Informasi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan
serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan,
menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung
pengambilan keputusan mengenai penjualan.
2.3.4 Pelaporan Penjualan
Salah satu tugas atau aktivitas bagian penjualan adalah menyusun
laporan yang berhubungan dengan kegiatan penjualan. Ada beberapa laporan yang
dihasilkan diantaranya :
1. Laporan bulanan penjualan dan harga pokok penjualan berdasarkan kelompok
a. Menurut kelompok produk
b. Menurut daerah penjualan
2. Laporan harian, mingguan, bulanan berdasarkan penggunaannya
a. Menurut jenis produk
b. Menurut jenis salesman
19
c. Menurut jenis langganan
d. Jumlah produk untuk tiap salesman dan langganan