BAB II - Universitas Sumatera Utara
advertisement
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERANAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS PIMPINAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) SKRIPSI MINOR Diajukan Oleh VICI LESTARI SIPAYUNG 052103023 DIPLOMA III KESEKRETARIATAN Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan 2008 Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 KATA PENGANTAR Puji dan Syukur kepada Tuhan Yesus Kristus, yang telah memberikan kasih dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi minor ini dengan judul “PERANAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS PIMPINAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO)”. Adapun maksud dari penyususnan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk melengkapi tugas akhir mencapai Program Diploma III Jurusan Kesekretariatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan. Selama dalam tahap pertama hingga penyelesaian skripsi minor ini, penulis telah banyak menerima bantuan moril, spiritual, dorongan serta bimbingan dari berbagai pihak, baik itu langsung maupun tidak langsung. Penulis juga menyadari bahwa usaha dan kerja keras yang dilakukan penulis dilapangan tidak akan berjalan sukses tanpa adanya bantuan dan pertolongan dari pihak-pihak tersebut. Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat, perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi selaku Ketua Departemen Kesekretariatan Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku sekretaris Jurusan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu Dra. Friska Sipayung, Msi selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini. 5. Bapak Drs. M. simba sembiring selaku Kasubbag akademik Fakultas Ekonomi Universitas Utara. 6. Seluruh Dosen pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi USU, khususnya buat kak Delli,makasi ya kak buat bantuannya. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 7. Bapak Denry, bapak Bogel, bapak Sargiok di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) yang telah memberikan data-data selama penulis melakukan riset. 8. Kedua orangtua bapak (J.Sipayung) dan mama (K.R.Saragih) makasi buat doa, dukungan materi dan non materi, klain adalah orangtua terbaik buat ku. 9. Teteh dan b’jose (akhirnya punya keponakan juga..he..he..) k’indah dan koko (jangan maniso lah…) thanks buat dukungan dan perhatiannya, my brother “ridho”, makasi ya bang bt perhatiannya walaupun lebih sering marah”nya (cepatlah slesai kuL na bang..kog adenya diLuan..) 10. Seven Of Girls, Mega Rina (meong), Sry (Lipong) sampai ketemu diauditoriumya!!(aLLaaahhh….) eka, rica, megaroito, veni (ayo…semangat kuliah na,biar ketemu qta di TK Harapan…heee…) 11. Teman seperjuangan dikampuzz, Liasta (ndut), Sry (Bek-bek) Aprita (itot) akhirnya slesai juga ya!!walaupun kadang ada brantem” na…kLain pasti ntar Kngen ma q.(he..he…) 13. Buat adek q Rajamin,(makaci ya dek udh bisa nebeng ngetik dikomputernya) Irma (makasi atas bantuannya ya dek!!) Andika(Woy!!jangan Sombong x Klo ntar udh Lulus..) 14. Buat anak-anak Sekretaris stambuk “05”indri, fiza, christien, delmi, wardah, k’berna, dan lain-lain. 15. Special Thanks buat “Kelvin Pranata Barus” makasi ya bang buat doa, kasih sayang dan dukungannya. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dalam penyelesaian skripsi minor ini. Dan penulis berharap semoga skripsi minor ini memberikan manfaat kepada kita semua. Medan, Mei 2008 Penulis Vici Lestari Sipayung Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang pemilihan Judul……………………………………1 B. Perumusan Masalah………………………………………………..2 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian…………………………………….3 D. Metodologi Penelitian……………………………………………..3 1. Lokasi Penelitian…………………………………………..4 2. Jenis data…………………………………………………..4 3. Teknik Pengumpulan Data………………………………..5 4. Metode Analisa Data……………………………………..5 BAB II PERANAN SEKRETARIS DALAM MEMPERLANCAR TUGAS PIMPINAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) A. Profil Perusahaan……………………………………………….6 1. Sejarah Perusahaan……………………………………..6 2. Struktur Organisasi Perusahaan………………………..10 B. Pengertian dan Jenis-jenis Sekretaris…………………………..16 C. Ruang Lingkup Tugas-tugas Sekretaris………………………..18 D. Syarat-syarat Sekretaris………………………………………..20 E. Peranan Sekretaris dalam Membantu Pimpinan……………….22 F. Hubungan Sekretaris dengan Pimpinan………………………..24 BAB III ANALISA DAN EVALUASI…………………………………..26 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN…………………………………28 Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 A. Kesimpulan……………………………………………………….28 B. Saran……………………………………………………………..29 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sekretaris pimpinan adalah orang yang bertugas membantu tugas pimpinan. Seorang sekretaris harus selalu siap sedia membantu merigankan beban pimpinan dan memecahkan persoalan dan mengambil keputusan tingkat awal bagi kepentingan pimpinan. Seorang sekretaris merupakan perantara bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan, atau sebaliknya dia juga berfungsi sebagai pembina hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat luar. Sekretaris merupakan pembantu pimpinan dalam memulai serta menyediakan suatu pekerjaan. Sekretaris diharapkan bisa mengatasi kesibukan dan memecahkan kesulitan, memberi semangat kepada pimpinan, menyederhanakan cara penyelesaian pekerjaan, serta mempercepat proses penyesuaian pekerjaan sehingga bisa dicapai hasil yang diharapkan. Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan dan orang modern, baik dalam ruang lingkup yang masih sederhana sampai kepada industri besar. Sekretaris memiliki peranan penting dalam perusahaan. Sekretaris harus mampu menangani pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya secara baik sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaan itu. Sekretaris sebagai elemen dari sebuah perusahaan, bahkan sebagai tangan kanan atasannya merupakan orang yang dipercaya untuk memegang rahasia dan membantu menyelesaikan tugas atasannya Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 tersebut. Untuk itu sekretaris harus memiliki ketrampilan atau keahlian kerja (skill), mempunyai kepribadiaan yang menarik dan menguasai pengetahuan yang ada kaitanya dalam fungsinya sebagai sekretaris. Sering terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak dapat terlaksana sebagaimana mestinya karena kurang diperhatikannya hal-hal yang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tugas pimpinan. Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut maka diperlukan tenaga seorang sekretaris, yang diharapkan terutama sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok organisasi dan pimpinannya, serta tugas pokok dan tanggung jawabnya. Berdasarkan uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui peranan sekretaris dalam membantu pimpinan di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero), dalam penulisan tugas akhir ini penulis memilih judul “Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero)”. B. Perumusan Masalah Seorang sekretaris memiliki peranan penting dalam sebuah organisasi. Peranan utama sekretaris adalah sebagai patner kerja dari pimpinan, sebagai konsekuensinya seorang sekretaris harus mampu menangani pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya secara baik, sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaan itu. Seorang sekretaris harus mengetahui bagaimana kinerja dari pimpinannya, cara pimpinannya mengambil keputusan, sehingga seorang sekretaris dapat bekerja dengan maksimal dan sesuai dengan yang diharapkan Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 pimpinan. Begitu pentingnya peran sekretaris sehingga sulit dibayangkan jika suatu perusahaan tanpa seorang sekretaris. Mengingat begitu kompleksnya peranan sekretaris pada suatu perusahaan maka masalah pokok yang akan dibahas dalam paper ini adalah “Bagaimana Peranan Sekretaris Dalam Memperlancar Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan”? C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui peranan sekretaris dalam memperlancar tugas pimpinan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero). Adapun manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Untuk memperdalam pengetahuan dan pemahaman penulis mengenai peranan sekretaris dalam perusahaan. 2. Bagi perusahaan, memberikan sumbangan pemikiran sebagai bahan masukan bagi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero). 3. Bagi pembaca, sebagai referensi tentang peranan sekretaris. D. Metode Penelitian Untuk mencapai hasil yang baik, maka diperlukan berbagai data yang mendukung penulisan skripsi ini, adalah sebagai berikut: 1. Lokasi Penelitian Riset ini penulis lakukan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero), yang beralamat di Jl Sei Batanghari No.2 Medan. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 2. Sumber Data a. Data Primer Data yang diperoleh langsung dari perusahaan mengenai peranan sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero). b. Data Sekunder Data yang diperoleh dari sumber lain dalam bentuk laporan dan publikasi yang disebut data sekunder eksternal dan data sekunder internal yang datanya dari dalam dan dari luar perusahaan seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi, laporan keuangan, buku, surat kabar, majalah, dan media lainya. 3. Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara (Interview) Suatu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak-pihak yang berwenang dalam perusahaan untuk memperoleh data dan informasi yang sesuai dengan materi penelitian. b. Dokumentasi Yaitu dengan cara meminta surat-surat, catatan-catatan, laporan-laporan dan lain-lain yang tersimpan didalam arsip-arsip kantor PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) yang berhubungan dengan bidang yang diteliti. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 4. Metode Analisis Data a. Deskriptif Dengan metode digolongkan atau diinterprestasikan. mendapatkan ini data yang sudah dikelompokan, Dengan gambaran demikian yang dikumpul, dianalisis dan penulis akan sebenarnya tentang perusahaan. b. Deduktif Dengan metode ini penulis menggambarkan laporan secara langsung, maksudnya untuk menjelaskan hak yang secara umum untuk menerangkan kesimpulan secara khusus. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 BAB II PERANAN SEKRETARIS DALAM MEMPERLANCAR TUGAS PIMPINAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) A. PROFIL PERUSAHAAN 1. Sejarah singkat Perusahaan Pembentukan perusahaan diawali dengan proses pengambilan perusahaanperusahaan perkebunan milik Belanda oleh Pemerintah RI pada tahun 1958 yang dikenal dengan proses nasionalisasi. Perusahaan perkebunan asing hasil nasionalisasi selanjutnya berubah menjadi Perseroan Perkebunan Negara (PPN), embrio yang turut membentuk perusahaan berasal dari NV. Rubber Cultuur Mij’de Oeskust (CMO) merupakan prusahaan Perkebunan Belanda yang beroperasi di Indonesia sejak jaman Kolonial Hindia Belanda. Salah satu perusahaan yang terbentuk diberi nama Perusahaan Perkebunan Negara baru cabang Sumatera Utara (PPN baru). Setelah beberapa kali mengalami perubahan bentuk/status hukum sesuai dengan aturan perundang - undangan Pemerintah Republik Indonesia. Kemudian pada tahun 1968 PPN oleh pemerintah di Restrukturisasi menjadi beberapa kesatuan Perusahaan Negara Perkebunan (PNP). Selanjutnya pada tahun 1974 status hukum PNP diubah menjadi Perseroan Terbatas (PT) dan diberi nama PT. Perkebunan (Persero). Dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektifitas kegiatan usaha Perusahaan – perusahaan dalam lingkungan BUMN Sub sektor perkebunan dengan melakukan kegiatan penggabungan usaha berdasarkan wilayah eksploitasi, Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 setelah itu dilakukan perampingan struktur organisasi dan program restrukturisasi tersebut telah dilakukan penggabungan 27 (Dua puluh tujuh) BUMN perkebunan yaitu PT. Perkebunan I sampai dengan PT. Perkebunan XXXII dan satu BUMN Peternakan yaitu PT. Bina Mulia Ternak menjadi 14 BUMN Perkebunan baru yang diberi nama PT. Perkebunan Nusantara I sampai dengan PT. Perkebunan Nusantara XIV. Kemudian pada tahun 1994 dilakukan proses penggabungan Manajemen, 3 BUMN Perkebunan terdiri dari PT. Perkebunan III (Persero), PT. Perkebunan IV (Persero), dan PT. Perkebunan V (Persero). Selanjutnya melalui Peraturanperaturan RI No. 8 tahun 1996 tanggal 14 Februari 1996, ketiga perusahaan tersebut yang wilayah kerjanya di Provinsi Sumatera Utara dilebur menjadi satu yang diberi nama “PT. Perkebunan III (Persero)” didirikan dengan akte Notaris Hanum Kamil, SH No. 36 tanggal 11 Maret 1996 yang telah disahkan menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C2- 8331. HT. 01. 01Th.96 tanggal 8 Agustus 1996 yang dimuat dalam berita Negara Republik Indonesia No. 8674 tahun 1996. Seiring dengan perubahan pola bisnis paradigma baru PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) telah merancang program Transformasi Bisnis sejak bulan Agustus 2003 sebagai kata kunci dari “Kinerja” PT. Perkebunan Nusantara III (Persero ) sedang melakukan perubahan terhadap pola target of business as usual menjadi pola target of strategic of business. Untuk mendukung keberhasilan program tersebut PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) secara sistematis dan berkesinambungan melakukan upaya untuk mensosialisasikan program strategi Initiative melalui pemahaman dan penyebarluasan buku panduan Transformasi Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Bisnis Unit –unit Usaha, melalui instruksi langsung dari distrik manajer/general manajer setempat kepada sejajarannya dan menginformasikan melalui majalah Nusa Tiga milik PT. Perkebunan Nusantara III (Persero). Disamping itu melalui Malcom Bakdrige PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) telah dan sedang melakukan pelatihan terhadap sejumlah karyawan pimpinan yang telah ditunjuk untuk memberikan pemahaman yang lebih komprehensif sebelum melakukan assessment terhadap jalannya proses program strategic Initiative (CBHRM, OPEX, TQM, CRM dan QFI) sebagai upaya dalam meningkatkan “kinerja” perusahaan. Penjelasan Mengenai Logo PT. Perkebunan Nusantara III Makna yang terkandung dalam logo tersebut terdapat pada setiap warna yang membentuk logo tersebut : 1. Gambar 12 helai Daun Kelapa Sawit di sebelah kiri bola dunia dan 7 urat pada Daun Karet yang berwarna hijau di sebelah kanan bola dunia Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) memiliki 12 paradigma baru dan 7 srategi bisnis, yang saling mendukung agar tercapai tujuan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero), yaitu selalu menjadi perusahaan perkebunan terbaik dalam Team Work yang solid dan inovatif, serta ditunjang dengan Green Bussines dan ramah lingkungan. 2. Gambar 5 garis lintang Horizontal dan Vertikal yang berwarna biru, melingkari bola dunia, melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) memiliki 5 tata nilai dan harus mampu mengimbangi kemajuan teknologi yang berkembang, agar selalu menjadi yang terdepan dalam peningkatan usaha. 3. Gambar meteor yang mengelilingi sehingga membentuk angka 3, melambangkan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) bergerak dinamis dengan semangat yang tinggi untuk menguasai pasar modal. Meteor yang berwarna putih bermakna produksi lateks dan turunannya sedangkan yang berwarna orange adalah produksi CPO beserta turunannya yang memancar tanpa henti untuk memenuhi kebutuhan pasar dunia. Secara keseluruhan logo baru ini adalah lambang dari niat dan motivasi tinggi seluruh personal PT. Perkebunan Nusantara III (Persero), untuk mewujudkan Visi dan Misi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) yang telah direncanakan bersama, dan ditunjang dengan 5 tata nilai, 12 paradigma baru dan 7 strategi bisnis yang dimiliki PT. Perkebunan Nusantara III (Persero). Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 2. Struktur Organisasi Struktur Organisasi merupakan susunan yang terdiri dari fungsi – fungsi dan hubungan – hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai suatu sasaran. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk gambaran grafik (bagan) yang memperlihatkan hubungan unit–unit organisasi dan garis – garis wewenang yang ada. Penggambaran organisasi dalam suatu bagan merupakan suatu hasil keputusan yang telah dicapai tentang struktur organisasi yang bersangkutan. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan badan organisasi adalah : 1. Dapat memperlihatkan karakteristik utama dari perusahaan yang bersangkutan. 2. Dapat memperlihatkan gambaran pekerjaan dan hubungan – hubungan yang ada didalam perusahaan. 3. Dapat digunakan untuk merumuskan rencana kerja yang ideal sebagai pedoman untuk dapat mengetahui siapa bawahan dan siapa atasan. Direktur Utama Berfungsi untuk mengambil keputusan dan penanggung jawab utama atas jalannya pelaksanaan operasional perusahaan secara teratur, terarah dan terpadu. Tugas dan Wewenang Direktur Utama: 1. Melaksanakan kebijaksanaan perusahaan, sesuai yang diatur didalam anggaran perusahaan, serta ketentuan yang digariskan oleh Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), Menteri Pertanian selaku kuasa pemegang saham dan Dewan Komisaris. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 2. Menetapkan langkah-langkah pokok dalam melaksanakan kebijakan pemerintah perusahaan dibidang produksi teknik, tenaga manusia, keuangan dan pemasaran. 3. Mengkoordinasi pelaksanaan tugas para anggota Direksi dan mengawasi secara umum. 4. Bersama-sama anggota Direksi lainya mewakili perusahaan didalam dan diluar pengadilan. 5. Bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris. Tanggung Jawab Direktur Utama: Direktur Utama bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris. Direktur Produksi Berfungsi dalam mengelola bidang tanaman, produksi, teknik, pengolahan dan lainya yang berkaitan dengan fungsi tersebut diatas. Tugas dan Wewenang Direktur Produksi: 1. Menyusun perancanaan dibidang pekerjaan yang tercantum dalam kebijaksanaan Direksi. 2. Melaksanakan peraturan-peraturan dan pengendalian dari unit-unit usaha dan sarana pendukungnya mencakup tanaman. 3. Melaksanakan pemberian dan pengawasan terhadap kegiatan yang tercantum pada kebijaksanaan Direksi. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 4. Melaksanakan rencana rehabilitasi dan investasi dibidang tanaman maupun sarana pendukung produksi lainnya dari unit-unit usaha yang telah ada. Tanggung Jawab Direksi Produksi Direktur Produksi bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan kepada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) melalui Dewan Komisaris. Direktur Keuangan Berfungsi mengelola khusus dibidang keuangan perusahaan. Tugas dan Wewenang Direktur Keungan : 1. Menyusun perencanaan dibidang keuangan. 2. Menetapkan Administrasi ketentuan-ketentuan dibidang keuangan. 3. Mengelola Administrasi Keuangan secara umum pada bidang keuangan dan perkantoran serta segala sesuatunya yang berkaitan dengan itu. 4. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap bidang-bidangnya. Tanggung Jawab Direktur Keuangan : Direktur keuangan bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris. Direktur Sumber daya Manusia Berfungsi dalam mengelola bidang ketenagakerjaan dan umum serta pembinaan usaha kecil dan koperasi. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Tugas dan Wewenang Dirwektur SDM : 1. Menyusun perencanaan dibidang ketenagakerjaan dan masalah umum serta kesejahteraan karyawan. 2. Menetapkan ketentuan-ketentuan pelaksanaan dibidang yang dikelolanya. 3. Mengelola Sumber Daya Manusia yang ada secara umum. 4. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap bidang-bidang yang dikelolanya. Tanggung Jawab Direktur SDM Direktur SDM bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan Kepada Rapat Umum Pemegang Saham. Direktur Pemasaran Berfungsi dalam mengelola bidang pemasaran perusahaan yang mencakup pengadaan dan penjualan barang. Tugas dan Wewenang Direktur Pemasaran : 1. Menyusun perencanaan di bidang Pemasaran 2. Menetapkan ketentuan-ketentuan di bidang Pemasaran. 3. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap bagian tersebut diatas. Tanggung Jawab Direktur Pemasaran : Direktur Pemasaran bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) melalui Dewan Komisaris. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Biro Direksi Tugas dan Wewenang Biro Direksi : 1. Melaksanakan/menyelenggarakan kebijaksanaan Direksi dalam tata usaha surat menyurat (Administrasi), sirkulasi/pengiriman atau penyimpanan surat-surat dan dokumentasi perusahaan. 2. Melaksanakan urusan kerumahtanggaan Kantor Direksi yang meliputi pemeliharaan bangunan perusahaan. 3. Mengkordinasi pelaksanaan tugas dan Kehumasan baik dengan instansi sipil maupun ABRI. 4. Mengkoordinir pelaksanaan tugas perwalian (LO) dan menyelenggarakan acara-acara protokoler yang dibutuhkan. Selain itu bagian – bagian yang mendukung berjalannya perusahaan antara lain : Bagian Tanaman Tugas dan Wewenangnya adalah : 1. Menyusun rencana jangka pendek (Anggaran Belanja) dalam bidang tanaman dan produksi 2. Menyelenggarakan pengadaan bahan – bahan tanaman Bagian Keuangan Tugas dan Wewenangnya adalah : 1. Membuat laporan kepada Direksi mengenai realisasi keuangan serta menyelenggarakan administrasi keuangan dan barang – barang kebutuhan masyarakat Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 2. Mengurus hal – hal yang berhubungan dengan asuransi perpajakan 3. Bekerja sama dengan bagian pemasaran hasil dan pemasukan uang dan pengendalian/pengeluaran untuk kebutuhan perusahaan Bagian Akuntansi Tugas dan Wewenang adalah : 1. Menyelenggarakan akutansi keuangan dan akutansi biaya serta membuat laporan keuangan 2. Menyelenggarakan pembuatan informasi manajemen, penyusunan laporan keuangan, analisa laporan keuangan dan analisa biaya. Bagian Teknik Tugas dan Wewenang adalah : 1. Membantu Direksi melaksnakan fungsi – fungsi manajemen dalam merencanakan dan mengawasi pelaksanaan pekerjaaan yang berhubungan dengan mesin – mesin, sipil/bangunan baik di kebun sendiri (inti) maupun di kebun pelasura (pir) dan daerah pengembangan 2. Membuat rencana perawatan/pemeliharaan mesin – mesin, traksi dan bangunan sipil Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Bagian Pengadaan Tugas dan Wewenangnya adalah : 1. Rumusan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan yang pengadaannya harus melalui kantor Direksi serta merumuskan kebijakan prosedur pengadaan berdasarkan ketentuan perundang – undangan yang berlaku 2. Mengadakan konsultasi dan bimbingan kepada unit – unit produksi mengenai pelaksanaan kebijakan – kebijakan di bidang pengadaan barang dan jasa Bagian Sekretariat Korporat Tugas dan Wewenang adalah : 1. Mengurus dan menyelenggarakan rapat – rapat Direksi serta menerbitkan notulen rapat baik untuk kepentingan operasional maupun kepentingan dokumentasi 2. Mengatur tata tertib perusahaan sebagai bagian dari budaya kerja dan budaya perusahaan dan juga mengatur perusahaan, pemakaian fasilitas mess, Kantor Direksi, Transformasi Kantor Direksi Bagian Umum Tugas dan Wewenang adalah : 1. Melaksanakan tugas – tugas yang berhubungan dengan kesejahteraan karyawan staf dan non staf Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 2. Menyelesaikan peraturan – peraturan yang berkaitan dengan tenaga kerja, mengelola administrasi pendokumentasian agrari 3. Melaksanakan peraturan – peraturan yang berkaitan dengan tenaga kerja 4. Merumuskan kerja sama dan kebijakan pengamanan dijajaran perusahaan dan mengadakan hubungan kerja sama dengan aparat keamanan/pemerintah Bagian Sumber Daya Manusia Tugas dan Wewenang adalah : 1. Menyusun rencana jangka panjang dan jangka pendek pendidikan keselamatan dan kesejahteraan kerja dan pelayanan keselamatan 2. Merumuskan kebijakan program pengembangan Sumber Daya Manusia (Pendidikan dan Pelatihan). Bagian Pemasaran Tugas dan Wewenang adalah : 1. Menyusun rencana penjualan, melakukan proses penjualan serta menyiapkan administrasi penjualan sebagaimana ketentuan dan peraturan yang berlaku 2. Menentukan Monitoring persediaan komoditi dan produk baik di gudang/kebun, pabrik industri hilir atau tangki penyimpanan kebun atau instansi perantara serta membuat laporan penjualan secara periodik sesuai kebutuhan Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Bagian Teknologi Informasi (TI) Tugas dan Wewenang adalah : 1. Merumuskan rencana induk pengolahan data dan sistem informasi perusahaan 2. Menyusun laporan manajemen bersama bagian – bagian terkait dalam bentuk basis Internet sesuai tugas pokok manajemen Produk, Operasi, Keuangan, Pemasaran, dan Sumber Daya Manusia 3. Memberi masukan kepada Direksi dalam bentuk kerangka Sistem Informasi Eksekutif dan Sistem Pendukung Keputusan 4. Memberi masukan kepada perangkat manajemen media dan manajemen mikro ditingkat kebun/unit dan Rumah sakit dalam rangka membangun jaringan komunikasi data berbasis computer. Bagian Pembinaan Usaha Kecil dan Koperasi (PUKK) Tugas dan Wewenang adalah : 1. Melaksanakan pembinaan untuk meningkatkan kemampuan manejerial pengusaha kecil dan koperasi yang berada di sekitar lingkungan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) 2. Mengidentifikasi usaha – usaha kecil dan koperasi yang mempunyai potensi yang dibina dan memperhatikan ketentuan yang berlaku Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Bagian Sistem Pengendalian Intern Tugas dan Wewenang adalah : 1. Mengelola bagian pengawasan intern dan membantu Direktur Utama dalam pengawasan intern serta memberikan saran dan tindak lanjut mencapai sasaran perusahaan secara efisien, efektif dan ekonomis 2. Mengelola dan bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan pemeriksaan 3. Dalam melaksanakan tugasnya kepada BPI memperhatikan pedoman BPI BUMN dan ketentuan lainnya serta dibantu oleh kepala seksi bawahan. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 3. VISI DAN MISI VISI Menjadi Perusahaan Agribisnis Kelas Dunia dengan Kinerja prima dan melaksanakan tata kelola terbaik. MISI 1. Mengembangkan Industri hilir berbasis perkebunan secara berkesinambungan. 2. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan. 3. Memberlakukan karyawan sebagai asset strategis dan mengembangkannya secara optimal. 4. Menjadikan Perusahaan terpilih yang memberikan “Imbal Hasil ” terbaik bagi para investor. 5. Menjadikan perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis. 5. Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan komunitas. Melaksanakan seluruh aktivitas Perusahaan yang berwawasan lingkungan. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 B. PENGERTIAN SEKRETARIS DAN JENIS-JENIS SEKRETARIS 1. Pengertian Sekretaris Dalam Saiman (2002:24) bahwa kata sekretaris yang biasa kita baca dan temui pada berbagai literatur dari bahasa latin, yaitu sebagai berikut: 1. Secretarium yang mempunyai arti rahasia. 2. Secretarium atau secretarius yang mempunyai arti orang yang memegang rahasia. 3. Sedangkan dari bahasa Perancis, kata sekretaris disebut dengan kata secretarie yang mempunyai arti sekretaris. 4. Dalam bahasa Inggris kata sekretaris disebut dengan kata secretary yang berarti sekretaris. Sedangkan secara definisi kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi menurut ahli sebagai berikut; 1. Menurut Braum dan Ramon dalam Saiman (2002:24) Ahli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengigatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 2. Menurut Gie dalam Saiman (2002:25) Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termaksud menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi. 3. Menurut Wursanto dalam Saiman (2002:25) Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa seorang sekretaris pada dasarnya asisten yang membantu segala hal pelaksanaan tugas agar pimpinannya dapat bertindak secara efektif dalam menjalankan manajemennya. Seiring dengan perkembangan dunia usaha dan teknologi saat ini, tugas sekretaris sebagai pembantu pimpinan tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha, namun ruang lingkupnya lebih luas lagi seperti menyiapkan meja kerja pimpinan, menyusun pelaksanaan rapat, melaksanakan kearsipan dan lain-lain. Bahkan sekretaris kini melakukan tugas aktifitas manajemen yaitu perencanaan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan sampai kepada penyempurnaan. Adapun pengertian sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah seorang pembantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugas perusahaan karena dianggap dapat dipercaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja pimpinan dan perusahaan. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 2. Jenis-jenis Sekretaris Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan peranannya dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan pengalaman antara satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan adanya kesempatan yang didapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Dalam Wursanto (2006:2), maka sekretaris dapat dibedakan menjadi: a. Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi disamping menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Oleh karena itu, seorang sekretaris organisasi memiliki peran dan fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan. Contoh sekretaris organisasi adalah: 1. Sekretaris Jendral 2. Sekretaris Kabinet 3. Sekretaris Wilayah 4. sekretaris Inspektorat Jendral 5. Sekretaris Yayasan Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 b. Sekretaris Pribadi dan Sekretaris Pimpinan 1. Sekretaris Pribadi Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran, untuk membantu seseorang, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan. 2. Sekretaris Pimpinan Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi/perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. c. Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua yaitu: 1. Sekretaris Junior Sekretaris junior adalah sekretaris belum banyak memiliki pengalaman, dapat juga berarti masih berpangkat atau berkedudukan rendah, atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Tugas Sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior adalah tugas khusus dalam bidang sekretaris, misalnya korespondensi, mengetik, steno, menerima dikte, dan sebagainya. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 2. Sekretaris Senior Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, kata senior memiliki arti lebih tua, dapat pula berarti lebih tinggi dalam pangkat, kedudukan, atau tingkat. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sekretaris senior adalah: a) Sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan. Perlu digarisbawahi bahwa seorang sekretaris senior tidak semata-mata diukur dari usia yang lebih tua dibandingkan pegawai atau staff yang lain, tetapi atas prestasi kerja yang telah dicapai sekretaris itu secara nyata. Sekretaris senior tidak hanya mampu mengerjakan tugas yang diberikan oleh pimpinan, tetapi juga mampu mengatasi berbagai masalah yang dihadapi sehingga benar-benar mampu menunjukkan diri sebagai seorang sekretaris yang profersional. b) Sekretaris yang memiliki pangkat dan kedudukan lebih tinggi dibandingkan sekretaris junior, memiliki berbagai macam kompetensi sehingga dia dapat menangani tugas beserta segala macam permasalahannya dengan cepat tanpa banyak mendapat bimbingan dari pimpinannya. Dengan demikian, Seorang sekretaris senior adalah sekretaris yang mampu mandiri dan benar-benar mampu menangani segala macam pekerjaan yang dituntut oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dan bertanggung jawab yang diemban oleh pimpinan yang dibantu. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 d. Berdasarkan Spesialisasi (Bidang Khusus dalam Pekerjaan) Dalam hal ini yang dimaksud dengan sekretaris spesialisasi yaitu seorang sekretaris yang khusus membidangi suatu bidang tertentu. Misalkan: 1. Sekretaris bidang Teknik (Technical Secretary) 2. Sekretaris bidang Hukum (Legal Secretary) 3. Sekretaris bidang Akuntansi (Accounting Secretary) 4. Sekretaris bidang Kedokteran (Medical Secretary) Adapun jenis sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah sekretaris pimpinan dimana sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. C. RUANG LINGKUP TUGAS SEKRETARIS Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti menerima tamu, menerima telepon, mengambil dikte dan mengurus surat-menyurat, dan sebagainya. Karena itu seorang pimpinan mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh sekretaris dalam melaksanakan pekerjaannya dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Tugas-tugas bantuan yang akan diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda, bergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Karena itu banyak variasi dari pekerjaan pimpinan, maka pendidikan seorang sekretaris haruslah memadai dan meliputi seluruh kemungkinan tanggung jawab pekerjaan pimpinan. Dalam melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris adalah seorang yang berdiri sendiri. Kemungkinan sekali dia tidak mempunyai seseorang yang mengawasi pekerjaannya. Dalam Sedarmayanti (2000:23) dan Thomas (2003:21) maka umumnya pekerjaan sekretaris dikelompokkan dalam 8 kriteria: 1. Tugas-tugas Rutin Yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus dan pengawasan khusus. Tugas-tugas rutin meliputi: - Menyusun /membuat surat - Menata arsip - Mengurus dan mengendalikan surat - Menerima dan melayani tamu serta bertamu - Menerima serta melayani telepon dan menelepon - Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan - Mempersiapkan laporan Kesemua tugas ini harus dikerjakan seorang sekretaris tanpa harus menunggu perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas-tugas sekretaris tugas yang paling mendasar adalah tugas rutin yang sehari-harinya harus dikerjakan sekretaris. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 2. Tugas-tugas Khusus Yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dan penyelesaiannya secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas-tugas khusus meliputi: - Mengkonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi - Menyusun surat-surat rahasia atau confidential - Menyusun acara pertemuan bisnis - Pembelian kado atau cendramata Ada kalanya seorang pimpinan meminta sekretaris untuk melakukan sekretaris untuk melakukan tugas-tugas khusus ini pimpinan akan memberikan perintah secara lengkap, tetapi mungkin juga pimpinan mengharapkan sekretarisnya memberikan masukan dan pengalaman-pengalaman sekretaris untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut. Seorang pimpinan akan memberikan tugas-tugas khusus setiap hari, oleh karena itu sekretaris harus dapat mengatur waktu agar tugas-tugas khusus ini dapat dilaksanakan sebaik-baiknya. 3. Tugas-tugas Istimewa Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. Tugas istimewa meliputi: - Membetulkan alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan. - Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 - Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya. - Mengigatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu bahan. - Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis. - Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor. Biasanya tugas-tugas istimewa ini tidak dilakukan setiap hari. Tugas-tugas istimewa ini harus dapat dilaksanakan dengan baik karena akan menyangkut nama baik pimpinan. 4. Tugas Resepsionis Tugas resepsionis ini meliputi: - Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon. - Menerima tamu yang akan bertamu dengan pimpinan. - Mencatat janji-janji untuk pimpinan. - Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. 5. Tugas Keuangan Tugas keuangan meliputi: - Menangani urusan keuangan pimpinan dengan baik. - Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan atas nama pimpinan. - Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari tersebut. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 6. Tugas Sosial Hal ini meliputi: - Mengurus kegiatan seputar kantor. - Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta mengurus undangannya. 7. Tugas Insidential Dalam hal ini tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris meliputi: - Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau persyaratan pimpinan. - Membuat iktisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan. - Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan. - Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan. 8. Tugas Sekretaris dalam Bussiness Meeting Sekretaris sering kali diminta untuk membantu pimpinan dalam menyusun sebuah pertemuan bisnis (Bussiness meeting). Beberapa pedoman bagi sekretaris agar penyelenggaraan pertemuan bisnis dapat membawa hasil adalah: - Menentukan waktu dan tempat. - Menyediakan peralatan untuk meeting tersebut. - Mempersiapkan makanan dan minuman. - Sediakan kertas, brosur, dan alat tulis. - Sediakan alat-alat yang digunakan dalam proses rapat nantinya. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 - Jadwal pertemuan harus diatur sedemikian rupa agar pertemuan tersebut dapat dihadiri oleh seluruh peserta rapat. Bila semua tugas-tugas sekretaris yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya maka rician dari tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut: a. Menyelenggarakan surat-menyurat (Korespondensi) - Memproses surat-masuk dan surat keluar - Mengkonsep data - Mengklasifikasikan tugas - Penggandaan warkat - Mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan - Mengatur pengantaran surat dan melayani pinjaman surat dokumen atau arsip b. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktuwaktu dibutuhkan. c. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya: - Menyelenggarakan pencatatan dan penyampain informasi - Mencatat pesan-pesan yang perlu disampaikan - Membuat kliping surat kabar, majalh, buletin d. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon e. Mengatur pertemuan rapat f. Menyiapkan bahan laporan g. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 h. Mengurus persiapan perjalanan pimpinan i. Menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat lainnya Adapun tugas sekretaris di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah: 1. Meneliti/mengkaji dan mempersiapkan bahan-bahan yang berkaitan dengan aspek hukum dan peraturan perundang-undangan secara berkala kepada Direksi, seperti memberikan masukan dan pertimbangan hukum dalam penyiapan dokumen perjanjian antara perusahaan dengan pihak lain, menyiapkan dokumen analisis hukum atas peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan perusahaan. 2. Melakukan penyelesaian perkara perusahaan baik didalam maupun diluar pengadilan. 3. Menyelenggarakan seleksi calon rekanan untuk dimasukan dalam daftar rekanan aktif dan menyiapkan daftar rekanan yang akan dimasukan dalam daftar hitam perusahaan untuk diserahkan kepada Direksi. 4. Membina hubungan dengan investor/mitra bisnis dan anak perusahaan. 5. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran serta mengevaluasi kebijakan dibagiannya. 6. Membuat: - Jadwal agenda rapat yang harus dihadiri direksi. - Berita acara rapat/risalah rapat Direksi/Komisaris dan proses pengesahannya. - Daftar khusus yang berkaitan dengan direksi komisaris dan keluarganya mencakup kepemilikan saham, hubungan bisnis dan peran lainnya yang dapat menimbulkan benturan kepentingan. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 - Prosedur tentang pengklasifikasian dan mekanisme pengungkapan informasi siap yang berhak menyampaikan informasi dan aturan lain terkait dengan pengelolaan informasi dan batasan kerahasiaan. 7. Memberian masukan dan analisis atas pengembangan usaha serta mewakili perusahaan dalam rangka pengembangan dan kerja sama operasi perusahaan. 8. Mengelola informasi termaksud dampak hukumnya dan mempersiapkan informasi yang akan dikomunikasikan kepada pihak terkait. 9. Memantau kepatuhan distrik, unit, dan bagian terhadap hukum dan peraturan undang-undang. 10. Mengadministrasikan dan menyimpan: - Notulen dan risalah rapat direksi/komisaris - Keluhan dan tuntutan dari pihak luar beserta tanggapan perusahaan - Laporan tahunan dan notulen/risalah Rapat Umum pemegang Saham - Korespondensi perusahaan - Kontrak/perikatan/memorandum of understanding perusahaan yang ditandatangani Direksi 11. Membina dan menjalin hubungan dengan instansi luar seperti Instansi pemerintahan, BUMN, swasta, media massa dan masyarakat dalam rangka mengumpulkan dan mempublikasikan informasi. 12. Mencari dan mengumpulkan informasi tentang apa yang dibutuhkan stakeholders dari perusahaan. 13. Mempersiapkan dan menyampaikan informasi yang dibutuhkan stakeholders dengan akurat yang objektif secara tepat waktu. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 D. PERSYARATAN SEKRETARIS Bagi seorang sekretaris, kepribadian yang menarik adalah sangat menentukan. Seorang pimpinan akan mencari seorang sekretaris yang dapat dipercaya, yang penuh pertimbangan, yang inisiatif dan dapat bekerja dengan cepat tetapi penuh ketelitian. Terlebih dari itu kepribadian yang sesuai dengan tugas-tugas sekretaris. Kepribadian yang dibutuhkan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris ini tidak mungkin seketika dapat diperoleh pada saat seorang sekretaris mulai melangkahkan kaki ketempat pekerjaannya. Untuk mengembangkan kepribadian yang dimaksud diperlukan beberapa waktu lamanya, yaitu dengan cara melakukan hal-hal yang baik serta menghindari hal-hal yang dipandang kurang baik. Seorang sekretaris yang baik harus mengetahui bagaimana ia harus bersikap dalam setiap suasana kantor, ia harus menunjukan sikap yakin, percaya diri, tenang, waspada, dan selau bersedia untuk menolong pada setiap keadaan. Ia hendaknya tahu bahwa ia bertanggung jawab terhadap tindakannya dan untuk apa ia melakukan sesuatu tindakan. Ia harus yakin bahwa ia melakukan semuanya itu secara tepat dan pada tempatnya. Bagaimana seorang sekretaris dapat berhasil dengan baik? Untuk dapat memangku jabatan sebagai sekretaris, maka harus memenuhi beberapa persyaratan tertentu. Dalam Saiman (2002:25) adapun persyaratan yang harus dimiliki sekretaris adalah: 1. Persyaratan Jasmani Adalah suatu kenyataan bahwa kesehatan merupakan kebutuhan dari setiap orang. Sedemikian pentingnya kesehatan bagi setiap orang, sehingga Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 hampir setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta selalu menjaga kesehatan para pegawai karyawannya, agar dengan demikian dapat melaksanakan tugasnya sebaik-baiknya. Mereka melakukan pengecekan agar supaya diketahui dengan segera apabila ada terdapat kelainan pada kesehatan pegawainya. Keadaan kesehatan yang baik dapat diusahakan dengan memperhatikan beberapa hal seperti: a. Pemilihan makanan yang seimbang dengan kebutuhan hidup b. Istirahat yang cukup c. Mempunyai daya tahan yang tangguh terhadap penyakit d. Energik e. Tidak mempunyai rasa gugup dan kaku 2. Persyaratan Kepribadian Istilah kepribadian sering kita dengar dengan keadaan seorang atau karakter seseorang kepribadia dapat diartikan identitas seseorang, sehingga banyak menyangkut masalah watak, sifat yang tercermin nyata dalam perbuatan serta tindakan seseorang. Orang yang berkepribadian adalah orang yang sadar akan dirinya dan mengerti dengan pribadinya. Jadi yang dimaksud dengan Kepribadian adalah: “Pola menyeluruh semua kemampuan, perbuatan serta kebiasaan seseorang, baik dari segi jasmani, mental, rohani maupun emosi, yang ditata dalam suatu cara yang baik dan khas dengan mendapat pengaruh dari luar. Pola tersebut berwujud dalam tingkah laku dalam usaha menjadi manusia yang sesuai dengan yang dikehendaki”. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Adapun kepribadian yang diharapkan dari seorang sekretaris adalah: A. Penampilan Dalam menjalankan tugas sehari-hari seorang sekretaris harus selalu menunjukan sikap yang simpatik terhadap siapapun dan yang perlu diperhatikan dalam pembinaan sikap yang berhubungan dengan pekerjaan adalah sebagai berikut: - Kebersihan dan Kerapian Kebersihan pribadi mencakup semua aspek dan unsur badaniah. Kerapian pekerjaan kantor akan menunjukkan bahwa pekerjaan kantor tersebut ditata dengan baik. Disamping kerapian pekerjaan kantor, sekretaris hendaknya rapi dalam penampilannya. - Sikap badan Sikap berdiri, duduk dan berjalan yang kurang sempurna, selain berpengaruh terhadap kesehatan, berpengaruh pula terhadap tata krama waktu bekerja dan tata krama pergaulan. Karena itu sikap badan harus diperhatikan dengan baik agar menunjukan etika dan kesan yang baik. B. Kemampuan Berkomunikasi Kemampuan berbicara hendaknya membiasakan dan melatih diri untuk mampu mengemukakan ide-ide kepada pihak lain dengan jelas. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam hal ini adalah: - Suara agar suara dapat memberikan kesan yang positif, maka suara hendaknya jelas sehingga tidak menimbulkan salah pengertian. - Ekspresi Wajah Berbicara harus diimbangi dengan ekspresi wajah yaitu gerak atau mimik supaya menarik dan lebih meyakinkan. - Gaya Berbicara Maksudnya adalah cara membawakan atau cara menampilkan diri diwaktu pembicaraan berlangsung. Sebaiknya saat berkomunikasi dengan orang lain hilangkan perasaan gugup dan harus percaya diri. C. Sikap dan tingkah laku Dalam melaksanakan tugas sehari-hari harus juga diperhatikan tingkah laku ataupun sikap terhadap atasan maupun terhadap orang lain. Sikap yang harus dimiliki seorang sekretaris antara lain: - Bijaksana - Pertimbangan - Taktis - Kesetiaan - Objektif - Ketelitian - Inisiatif Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 3. Persyaratan Pengetahuan Seorang sekretaris yang baik harus memiliki pengetahuan tentang kesekretariatan. Disamping itu untuk menambah wawasan berfikir ia sebaiknya banyak membaca surat kabar atau edisi resmi mengenai peraturan baru dan berita yang ada hubungannya dengan dunia bisnis misalnya perekonomian, perdagangan, perbankan, pajak dan lain sebagainya. 4. Persyaratan Keterampilan Dalam hal ini sekretaris perlu memiliki keterampilan dasar yang perlu dikembangkan antara lain: - Dapat membuat surat/dokumen yang baik - Dapat memelihara sistem pengarsipan yang baik - Dapat mendistribusikan surat/dokumen dengan baik - Sekretaris yang baik sebaiknya mampu menulis dalam tulisan stenografi - Mampu mengoperasikan komputer dengan baiik. Adapun syarat-syarat khusus untuk menjadi sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah: a. Minimal ijazah DIII dan memahami dengan cukup bidang Hukum, Ekonomi, Manajerial, dan komunikasi. b. Golongan VI-A. c. Mahir berbahasa Inggris baik lisan maupun tulisan dan menguasai Teknologi Informasi (TI). d. Memiliki pengetahuan luas tentang bisnis perusahaan. e. Tidak pernah mendapat sanksi kepegawaian atas pelanggaran berat. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 E. PERANAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU PIMPINAN Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering mengalami kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pimpinan harus memiliki seorang yang dapat membantu tugas tersebut dan juga dapat membantu dan mengatur waktu serta kegiatannya. Pada situasi seperti inilah dibutuhkan peran sekretaris. Sekretaris dapat menjadi konfiden pertama bagi pimpinannya, tempatnya merundingkan hal-hal yang bersifat rahasia, tempatnya membicarakan rencana-rencana dan mendiskusikan serta mendelegasikan berbagai masalah bisnis. Sudah merupakan kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu pimpinan semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada pimpinannya, agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan profersional. Bila seorang sekretaris menguasai pekerjaan sampai kepada hal yang sekecil-kecilnya, serta mempelajarinya dalam hubungan dengan tanggung jawab pimpinan, maka hal tersebut dapat meningkatkan pendayagunaan tidak hanya terhadap pelaksanaan tugas sekretaris, tetapi juga terhadap tugas dan keberhasilan pimpinannya. Dalam Saiman (2002:37) adapun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut: 1. Peranan sekretaris terhadap atasan a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab. c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas. d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide. e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan. 2. Peranan sekretaris terhadap bawahan a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of place). b.Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik. c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaannya. d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk telah mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan. Adapun peranan sekretaris dalam memperlancar tugas pimpinan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah: 1. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan pimpinan. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi tugas dan tanggung jawab. 3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas. 4. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide. 5. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar pimpinan bagi bawahan. 6. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan. 7. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan. 8. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. 9. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak bawahan. Sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila sekretaris tadi tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi tenaga, pikiran, dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja. Dewasa ini kedudukan seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi semakin penting disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang kompleks. Dengan sendirinya pimpinan tidak dapat mengendalikan perusahaan atau bawahannya dengan langsung. Hal inilah yang sering membawa akibat operasi perusahaan berjalan lambat. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Sering terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana karena kurang diperhatikannya hal-hal yang kurang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tugas pimpinan. Seorang pimpinan dituntut untuk mengetahui dengan cepat dan tepat setiap situasi dan kondisi organisasinya, dapat memanfaatkan waktunya dengan efektif dan efisien. Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris terdidik dan terampil dan mampu mengetahui dengan tepat dan tugas pokok organisasi dan pimpinannya serta tugas pokok dan tanggung jawab sendiri. Seorang sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan informasi informal yaitu informasi yang berhubungan dengan segala hal diluar perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan dalam melakukan pekerjaan. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide merupakan peranan yang sangat penting bagi sekretarsi pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) karena sekretaris dapat membantu pimpinan dalam memberikan ide-ide yang baik sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dan menghemat tenaga dan waktu. Jadi peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku dan komunikatif tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari permasalahannya. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Perlu ditambahkan bahwa seorang sekretaris yang baik harus dapat bekerja efisien. Dia harus berpandangan bahwa selalu ada cara kerja yang baik, tiada cara kerja terbaik terakhir. Dengan demikian seorang sekretaris harus selalu berusaha menemukan cara yang lebih mudah dalam menggunakan pikiran, cara kerja yang lebih cepat dalam penggunaan waktu, cara kerja yang lebih dekat dari penggunaan jarak, cara kerja yang lebih hemat dalam menggunakan benda dan cara kerja yang lebih murah dalam menggunakan uang, tanpa sedikit pun mengurangi mutu hasil kerja. Disamping itu peranan sekretaris yang tidak kalah pentingnya didalam perusahaan adalah untuk memecahkan masalah dalam perusahaan dan menyederhanakan pelaksanaan pekerjaan untuk memperlancar tugas pimpinan. Begitu besarnya peranan sekretaris bagi perusahaan sehingga ia dituntut untuk bisa tampil pada situasi apapun untuk itu dibutuhkan seorang sekretaris yang bermutu tinggi. F. HUBUNGAN SEKRETARIS DENGAN PIMPINAN Sifat utama yang mendasar dari pekerjaan sekretaris adalah harus berhubungan langsung dengan pimpinan dengan dasar saling percaya. Sekretaris diharapkan melakukan segala tindakan yang akan menunjang rencana dan langkah-langkah pimpinan demi suksesnya misi perusahaan. Hal ini bisa menyelesaikan pekerjaan dengan kesadaran dan inisiatif sendiri. Didalamnya termasuk pekerjaan mengatur waktu dan bertindak sebagai pemisah sekaligus penghubung antara pimpinan dengan dunia luar perusahaan. Sekretaris melakukan segala sesuatu untuk membantu pimpinannya agar memperoleh waktu yang cukup Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 untuk berfikir dan bertindak, tanpa terganggu oleh pekerjaan yang kurang mendukung tugas pimpinan. Tindakan semacam ini hanya mungkin dilakukan bila sekretaris memahami hal-hal yang disukai dan mengerti harapan pimpinan terhadap sekretarisnya. Pekerjaan sekretaris bukanlah pekerjaan yang menyenangkan, melainkan kerja yang berat yang memerlukan perhatian yang penuh. Tugas yang sifatnya rutin akan mendatangkan kebosanan dan apabila kebosanan timbul maka seorang sekretaris tidak akan pernah mencapai tingkat sekretaris profersional. Oleh sebab itu didalam melaksanakan tugas yang sifatnya rutin harus dicari teknik atau inisiatif tertentu agar tidak terjadi kebosanaan dan kurangnya kebanggaan akan tanggung jawab yang telah dilaksanakan. Dalam Sunarto dan Ratnawati (2006:20) ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris tersebut mendapat nilai plus dimata pimpinan, antara lain: 1. Tanggung Jawab Hukum Seorang Sekretaris Suatu segi penting dari jabatan sekretaris, meskipun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam melaksanakan transaksi. Sebagai perantara berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam melaksanakan urusan bisnis dengan pihak-pihak ketiga. Karena sekretaris mempunyai wewenang ini maka ia harus bertindak dengan hati-hati dan bertanggung jawab. 2. Mengenal Sifat Pekerjaan Sekretaris Banyak tugas sekretaris yang tidak dapat dilakukan dengan baik tanpa adanya pengetahuan yang memadai. Sehubungan dengan hal tersebut, sebagai Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 seorang sekretaris profesional perlu memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan sekretaris. Misalnya mengatur ragam urutan tugas dalam melaksanakan pekerjaan agar pelaksanaan tugas lebih terencana, lebih ringan dan lebih efisien. 3. Minat Jika seorang tidak berminat pada suatu pekerjaan, maka tidak akan pernah berhasil dalam pekerjaan tersebut. Minat tersebut ditunjukan dengan keinginan yang besar untuk mengetahui lebih jauh dan lebih banyak terhadap jenis pekerjaan yang diketahui. 4. Masa penyesuaian sebagai Sekretaris Junior Setelah mempelajari sifat pribadi pimpinan dan tata cara dalam perusahaan maka perlu penyesuaian kebiasaan-kebiasaan seorang sekretaris dengan pekerjaan dan tidak perlu membuat sekretaris junior jera bahkan harus selalu mencoba. 5. Sikap Persaya Diri Kecerdasan dan minat pada pekerjaan tidak akan cukup untuk menjamin dan tercapainya keberhasilan jika tidak memiliki sikap percaya diri. Tentu saja, seorang karyawan baru dalam bidang kesekretariatan tidak dapat bersikap tenang dan percaya diri sebagaimana dapat dilakukan oleh sekretaris yang sudah berpengalaman. Sikap percaya diri dan tenang dapat diperoleh dengan banyaknya pengalaman didalam lokasi perusahaan maupun diluar perusahaan. Namun demikian sikap percaya diri yang berlebihan tidaklah bijaksana untuk diperlihatkan. Menolak tugas yang sukar bukan hal yang bijaksana, tetapi berkata terus terang, “saya belum pernah mengetik laporan tentang statistik sebelumnya, Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Pak, tetapi saya yakin saya dapat mengerjakan pekerjaan itu.” Keberhasilan dalam melaksanakan tugas baru akan menambah kepercayaan diri. 6. Belajar Mandiri Rasa tanggung jawab dapat ditunjukan dengan bekerja tanpa dibantu. Pekerjaan sekretaris tidak seluruhnya bersifat rahasia. Ia memerlukan informasi tambahan dari orang lain dan upayakan memperoleh bahan itu dengan usaha sendiri, dengan menggunakan inisiatif, pimpinan tidak repot-repot membuat pembetulan sendiri dan hal ini menunjukkan bahwa sekretaris mau bekerja dengan baik, tidak hanya menunggu petunjuk dari pimpinan. Selain itu sekretaris juga harus bersikap baik kepada semua orang bila ingin bekerja dengan lancar. Apabila seorang sekretaris dapat bekerja sama dengan orang lain, maka ia akan lebih cepat mendapatkan kepercayaan dari pimpinan. Penghormatan secara bersahaja terhadap semua rekan sekerja akan menghasilkan kerja sama yang baik di kantor. Ingatlah bahwa budi bahasa bila diucapkan dengan baik, maka akan mendapat sambutan yang baik dan jangan sekali-kali menggunakan ucapan dengan nada yang kasar. Seringkali terjadi apabila sedang berhadapan dengan petugas pengantar surat atau petugas bagian pemeliharan keamanan, budi bahasa sering kali terlupakan. Hal ini tidak dapat disepelekan karena memulai sesuatu kerja sama dengan dilaksanakan dari mulai staf yang terendah. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Hubungan sekretaris dengan beberapa pihak di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero): 1. Dengan pemegang saham Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara Direksi dengan pemegang saham terutama yang berkaitan dengan kinerja perusahaan, perkembangan bisnis dan hal-hal penting lainnya menyangkut perusahaan. Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan direksi dengan cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggung jawabkan untuk tidak memberikannya. 2. Dengan Komisaris Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara Direksi dengan Komisaris terutama yang menyangkut fungsi pengawasan terhadap perusahaan. Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan Direksi dengan cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk tidak memberikannya. Korespondensi antar Direksi dan Komisaris, termaksud penyusunan jadwal dan materi rapat, undangan rapat, penyampaian risalah rapat, dilakukan dan diarsipkan oleh sekretaris perusahaan. Dalam pelaksanaan tugas penyelenggaraan rapat dan penyampaian informasi, sekretaris perusahaan dapat berkoordinasi dengan Dewan Komisaris. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 3. Dengan Direksi a. Penyelenggara rapat Direksi Penyelenggaran Rapat Direksi dan Komisaris, merupakan tugas Protokoler sekretaris perusahaan yang meliputi: - Menyusun jadwal dan agenda rapat, serta tata tertib rapat. - Menyediakan bahan rapat, termaksud data-data pendukung yang diperlukan. - Menyiapkan dan menyampaikan undangan rapat - Menyediakan daftar hadir peserta rapat - Membuat notulen dan risalah rapat dengan mencantumkan pendapat yang berbeda dengan apa yang diputuskan dalam rapat. - Menyampaikan risalah rapat kepada ketua rapat dan salah seorang anggota Direksi yang hadir dalam rapat untuk mendapat persetujuan. - Risalah rapat asli setiap rapat diarsipkan oleh sekretaris perusahaan dan dijilid dalam kumpulan tahunan sehingga dapat dipergunakan sewaktu-waktu oleh Komisaris dan Direksi. b. Korespondensi Direksi Mengelola administrasi, surat menyurat, arsip dan perpustakaan perusahaan. Konsep surat Direksi beserta data pendukungnya diperiksa sekretaris perusahaan dan memastikan surat tersebut telah dikirim kepada yang dituju dan mengarsipkannya. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Mengadministrasikan surat masuk dan mendistibusikan hanya kepada yang dituju serta memonitor surat masuk yang memerlukan tanggapan. Seluruh surat masuk dan surat keluar dibuatkan copy/rekaman sebagai bahan arsip. c. Pembuatan Surat Keterangan Perikatan Sekretaris perusahaan aspek legal perusahaan melalui: - Mengkaji kesesuaian materi yang diminta Direksi untuk dibuatkan Surat Keterangan Direksi serta perikatan perusahaan dengan ketentuan lainnya yang sudah berlaku serta memberikan saran dan masukan untuk penyempurnaan konsep. - Mereview rancangan surat perjanjian perikatan dengan pihak luar terutama yang berkaitan dengan aspek legal. d. Mewakili Direksi Mewakili Direksi dalam keadaan dimana Direksi berhalangan hadir/menugaskan kepala bagian sekretaris perusahaan. Hal yang dapat diwakili oleh sekretaris perusahaan: - Rapat Direksi dan instansi pemerintahan - Rapat Direksi dengan lembaga legislatif dan yudikatif - Kegiatan serimonial lainnya yang ditugaskan Direksi - Rapat internal perusahaan - Jumpa pers kepada media massa - Tugas lain yang relevan Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 4. Dengan Bagian/Unit lain Dengan kewenangan/akses informasi perusahaan, sekretaris perusahan membangun hubungan baik dengan bagian lain/unit lain dilingkungan perusahaan agar dapat memperoleh informasi/data penting dari masing-masing bagian/unit kerja. 5. Dengan Publik/Stakeholders lainnya Sekretaris perusahaan meupakan penghubung dalam komunikasi antar perusahaan dengan stakeholders terutama yang berkaitan dengan kepentingan publikasi perusahaan, kepentingan investor dan pelayanan terhadap keluhan pelanggan. Sekretaris perusahaan bertanggungjawab menyediakan informasi untuk menanggapi keluhan dan mempublikasikannya kepada publik secara tepat waktu. Aktivitas sekretaris perusahaan dalam berkomunikasi dengan stakeholders dapat dilakukan dengan menyampaikan statement of corporate intent, annual report, company profile, company policy, code of conduc. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 BAB III ANALISIS DAN EVALUASI Analisis dapat diartikan sebagai uraian terhadap sejumlah data dan fakta yang kita dapatkan dengan cara penelitian, dimana uraian tersebut kita dapat mengetahui keadaan sebenarnya dan membandigkan uraian tersebut apakah sesuai dengan teori yang kita dapat selama ini. Sedangkan evaluasi dapat diartikan sebagai suatu penelitian terhadap suatu data atau fakta berdasarkan analisis yang dilakukan sebelumnya. Oleh karena itu, penulis berusaha untuk membuat analisis terhadap peranan dan tugas-tugas sekretaris dan membuat suatu evalusi terhadap pelaksanaan dan tanggung jawab seketaris apakah telah dilakukan dengan baik demi pencapaian tujuan perusahaan. Berdasarkan data-data yang diperoleh penulis selama riset di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) maka berdasarkan tinjauan teoritis maka sekretaris pada perusahaan tersebut dapat digolongkan kedalam sekretaris pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran atau administrasi perusahaan. Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya, maka sekretaris di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) tergolong sekretaris senior, karena sekretaris tersebut sudah lama bekerja di perusahaan tersebut dan sekretaris senior tersebut sudah sangat mengerti tentang tugas-tugas yang harus dikerjakan tanpa harus disuruh oleh pimpinan. Jika ditinjau dari tugas-tugas yang dikerjakan oleh sekretaris perusahaan pad PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) pada dasarnya hampir sama dengan Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 apa yang telah diuraikan dalam bab dua secara teoritis, tetapi tidak semuanya yang ada didalam teoritis tentang tugas-tugas sekretaris merupakan tugas-tugas sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero), hanya sebagian saja. Karena sekretaris PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) sudah mencakup luas tentang tugas-tugas sekretaris, seperti menyelenggarakan seleksi calon rekanan, melakukan penyelesaian perkara perusahaan dan lain-lain. Sekretaris kadang-kadang juga bertugas dan mempunyai kedudukan sebagai pimpinan pelaksanaan dari keputusan yang dibuat oleh pimpinan. Ia tidak hanya melayani kepentingan organisasi, melainkan juga harus turut campur mengarahkan serta mengatur hal-hal yang menyangkut organisasi dan manajemen. Dapat dikatakan seorang sekretaris harus dapat merencanakan apa yang harus dilaksanakan perusahaan, paling tidak bertanggungjawab dalam pengurusan kepegawaian, keuangan, ketatawarkatan, hubungan masyarakat (Public Relations), tata kerja, membuat rencana organisasi, serta bekerja terutama untuk organisasi sekretaris keseluruhan. Karena kesibukannya, pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatan dari hari ke hari. Oleh sebab itu diharapkan sekretaris dapat mengatur jadwal kegiatan pimpinannya. Walaupun kegiatan telah direncanakan beberapa minggu sebelumnya waktunya dengan acara lain yang sama pentingnya. Pada umumnya perubahan acara ini ditetapkan oleh pimpinan tetapi dalam hal tertentu sekretaris dapat merubah acara pimpinan dengan tepat apabila dirasakan perlu. Dalam keadaan demikian, daya kecepatan sekretaris harus benar-benar dapat mengimbangi volume pekerjaan yang ada, karena pada dasarnya pekerjaan itu tidak dapat ditunda penyelesaiannya. Bahkan secara prinsipnya harus dapat Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 diselesaikan pada saat itu juga, sehingga tidak ada pekerjaan yang menumpuk, seperti surat masuk keperusahaan berupa faximile harus segera didisposisi kebagiannya karena disana tertera waktu penerimaan yang harus dipertanggungjawabkan. Syarat untuk menjadi sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) tidak jauh berbeda dengan syarat-syarat untuk menjadi sekretaris seperti yang telah diuraikan pada bab dua, dimana sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) disamping harus mempunyai pendidikan dan wawasan yang luas juga harus mempunyai kepribadian dan keterampilan yang bagus juga. Fungsi sekretaris di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah membantu direksi dalam melaksanakan fungsi manajemen dalam bidang tugas yang berhubungan dengan pengaturan arus informasi antara perusahaan dengan investor dan stakeholders lainnya. Sekretaris perusahaan menyelenggarakan kegiatan sekretaris direksi perusahaan serta memfasilitasi hubungan direksi dengan stakeholders. Secara garis besar fungsi sekretaris perusahaan adalah: a. Aspek Hukum dan Legal b. Aspek Pengembangan Usaha c. Aspek Public Relations d. Aspek Corporate Communications e. Aspek Kesekretariatan Prinsip kerja sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) pada dasarnya sudah sangat baik dan sesuai dengan prinsip kerja sekretaris, meskipun terjadi perbedaan pendapat. Apabila hal ini terjadi harus segera diselesaikan supaya tidak terjadi kesalahpahaman. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Mengenai surat-menyurat, baik itu surat masuk maupun surat keluar yang ditangani oleh sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) sudah sangat baik, karena setiap surat yang diterima langsung dicatat dilembaran disposisi dan diagendakan, kemudian disampaikan kebagian-bagian lainnya berdasarkan tujuan dan isi surat tersebut. Adapun bagian-bagian di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) ada 17 bagian, yaitu: 1) Bagian Sekretaris Perusahaan 2) Bagian Tanaman 3) Bagian Teknik 4) Bagian Teknologi 5) Bagian Keuangan 6) Bagian Akuntansi 7) Bagian Pengadaan 8) Bagian Penjualan 9) Bagian Sumber Daya Manusia 10) Bagian Umum 11) Bagian Kemitraaan dan Bina Lingkungan 12) Bagian Kepatuhan dan Risk Managemen 13) Bagian Program tranformasi Bisnis dan Anak Perusahaan 14) Bagian Pengkajian dan Pengembangan 15) Bagian Perencanaan dan Teknologi Informasi 16) Bagian Pengawasan Intern 17) Tim Privatisasi (AD HOC) Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Setelah surat itu diterima masing-masing Direksi, surat tersebut diberikan kearsip untuk diekspedisi kemudian diarsip dengan menggunakan sistem subjek. Yang penting dalam peranan sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah: 1) Bagaimana menjalin hubungan yang baik dengan atasan, rekan karyawan atau dengan para bawahan. 2) Bagaimana kita melaksanakan pekerjaan kita dengan sebaik mungkin sehingga kemungkinan kecil untuk terjadi kesalahan dan lebih baik lagi agar tidak melakukan kesalahan sekecil apapun. Dari uraian diatas dan dari pengamatan penulis dapat dikatakan bahwa peranan sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dalam membantu tugas pimpinan sangat penting sekali, sebab dengan adanya bantuan sekretaris dapat bekerja dengan efektif. Sehingga apa yang diharapkan oleh pimpinan maupun perusahaan dapat tercapai. Dari penjelasan diatas dapat di ketahui dengan jelas bahwa peranan sekretaris perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar, tentu saja hal ini dapat tercapai dengan adanya kerja sama diantara karyawan lainnya dalam melaksanakan tugas sehari-hari yang telah dibebankan kepadanya dan dilakukan dengan tanggung jawab sesuai dengan tuntutan perusahaan. Dengan adanya peranan sekretaris yang cukup baik di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) membuat hubungan sekretaris dengan pimpinan sangat baik juga, karena disamping sekretaris tersebut adalah sekretaris senior yang sudah lebih memahami pimpinannya, sekretaris tersebut juga sudah jauh lebih mendalami tugas-tugas yang harus dikerjakannya tanpa harus disuruh pimpinan. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 Diharapkan sekretaris dapat mengikuti gerak positif pimpinan dan dapat mengisi kekurangan pimpinannya. Sekretaris harus dapat mengikuti cara kerja pimpinan yang cepat, dinamis, ulet, dan efisien. Dalam menghadapi pimpinan yang kadang-kadang lupa dan kurang cermat, sekretaris hendaknya bersedia mengigatkan, harus teliti dalam menyiapkan informasi dan menciptakan suasana tenang. Tanpa adanya informasi yang lengkap dan bermanfaat serta sesuai dengan perkembangan zaman maka akan sulit bagi pimpinan untuk menetapkan suatu kebijaksanaan. Dengan demikian informasi yang akurat lengkap dan komperensif untuk segera dapat dimanfaatkan dalam mengambil keputusan berupa catatan yang lengkap dan rapi yang sangat diperlukan. Pada umumnya sekretaris bekerja untuk mencapai apa yang menjadi tujuan dan sasarannya, dan tujuan yang dimaksud dapat merupakan suatu hak atau sesuatu yang harus dimiliki, atau hal tersebut berupa kepuasan kerja karena dengan diperolehnya kepuasan kerja dianggap sebagai pertanda kehidupan yang sukses bagi seorang sekretaris. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A.KESIMPULAN Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, maka dapat ditarik kesimpulan yang berkaitan sehubungan dengan paper penulis yaitu “PERANAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS PIMPINAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO)” yaitu sebagai berikut: 1) Kantor PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah perusahaan yang bergerak dibidang perkebunan dan pengelolaan kelapa sawit dan karet. 2) Struktur organisasi pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah berbentuk lini dan staff, dimana Direktur Utama sebagai pimpinan utama, dan dibantu oleh 4 direktur lainya yaitu: Direktur Produksi, Direktur Keuangan, Direktur Sumber Daya Manusia/ Umum, dan Direktur Perencanaan dan Pengembangan. Direktur utama lansung bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris melalui RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) dimana Dewan Komisaris ini bertanggung jawab kepada Menteri Keuangan Republik Indonesia. 3) Peran sekretaris di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah sangat penting disamping sebagai pembantu pimpinan, sekretaris juga merupakan penghubung antara pimpinan dan pekerjaan-pekerjaan serta seluruh staff dan publik dimana peran penghubung ini menyebabkan bahwa sekretaris dapat menciptakan dan memelihara bisnis kantor dengan lancar. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 4) Sekretaris adalah sebagai seorang pembantu pimpinan yang pekerjaannya antara lain surat menyurat, membuat jadwal dan janji-janji resmi, menjalin hubungan dengan instansi luar serta melaksanakan tugas-tugas lain yang sifatnya membantu pimpinan dalam melaksanakan fungsi manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan. 5) Untuk memperlancar hubungan antara atasan dengan bawahan, sekretaris sangatlah memegang peranan, karena segala sesuatu urusan yang berhubungan dengan atasan haruslah melalui sekretaris yang merupakan pelayanan dibidang komunikasi. B. SARAN Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat kenyataan yang terjadi pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero), maka peulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak. 1) Meningkatkan dan mempertahankan lagi pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan dan hubungan kerja yang baik dengan cara menganalisa dan memperbaiki pekerjaan yang salah supaya tidak terulang lagi. Serta lebih terbuka dalam menerima kritik dan saran pimpinan atau orang lain yang lebih berpengalaman. 2) Sekretaris pimpinan hendaknya diberi kesempatan untuk mengikuti loka karya ataupun seminar-seminar mengenai kesekretariatan, guna menambah wawasan sekretaris itu sendiri. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 3) Hendaknya sekretaris berusaha menambah pengetahuan tentang mengoperasikan komputer serta menambah kemampuan dalam berbahasa asing yang cukup menunjang didalam pelaksanaan tugas-tugas sekretaris. 4) Ada baiknya hubungan kerjasama antara sesama karyawan maupun dengan pimpinan yang berada dalam lingkungan perusahaan hendaknya tetap terpelihara demi kelancaran bagi perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan bersama secara efektif. 5) Penulis berharap kiranya untuk masa-masa mendatang kerja sama yang baik antara Universitas Sumatera Utara (USU) dengan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dapat berlanjut seterusnya. Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009 DAFTAR PUSTAKA Wijasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris. Jakarta: PT. Pradnya Paramita. Rose, La. 2003. Top Secretary. Jakarta: PT. Gelora Aksara Pratama. Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia. Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi Offset. Sunarto dan Ratnawati, Eti. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Amus. Fathoni, Abdurrahmant. 2006. Metopel dan Teknik Penyusunan Skripsi. Jakarta: Rineka Cipta. Sedarmayanti. 2000. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009