BAB I PENDAHULUAN

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Selama ini pengiriman dokumen oleh kurir perusahaan tidak memiliki
bukti yang sah.. Bila ada pihak penerima pengiriman dokumen mengajukan
komplain kepada perusahaan kurir, maka perusahaan kurir tersebut tidak
mampu menyakinkan pelanggannya bahwa pengiriman tersebut benar-benar
sudah dikirim. Seiring dengan berkembangnya teknologi ditemukan suatu
sistem yang dapat membuktikan kebenaran pengiriman dokumen, yaitu GPS
(Global Positioning System). Sistem ini merupakan perangkat keras berupa
receiver, yang berfungsi untuk mengambil data dalam bentuk koordinat dari
satelit yang ada di luar angkasa. Sejak tahun 1999, perangkat GPS mulai
diperkenalkan kepada masyarakat sipil untuk digunakan dalam berbagai
bidang, seperti pengukuran tanah, penentuan koordinat sebuah bangunan, dan
penggambaran rute perjalanan kendaraan (vehicle tracking).
Saat ini, kemajuan teknologi GPS sudah semakin tinggi. Penambahan
fitur dari receiver GPS dan penambahan jumlah satelit yang ada membuat
GPS dapat digunakan untuk penggambaran rute perjalanan manusia (personal
tracking atau personal locator). Alat GPS tracking dapat digunakan untuk
merekam perjalanan kurir. Rekaman perjalanan kurir perusahaan dapat
1 2 dijadikan bukti bahwa pengiriman dokumen sudah dilaksanakan dengan baik.
Gambar 1.1.1 Skema Kerja Sistem GPS
Setiap alat GPS mempunyai kode yang unik satu dengan yang lainnya.
Setiap kurir perusahaan harus membawa satu alat GPS dan menulis waybill
(Surat Tanda Pengiriman) ditempat pengiriman. Pada saat penulisan waybill,
kurir perusahaan harus mengisi kode GPS, waktu pengiriman dokumen dan
alamat pengiriman dokumen. Setelah kurir perusahaan selesai melakukan
pengiriman dokumen, isi rekaman alat GPS dimasukan ke dalam program
GPS dan informasi waybill kurir harus dimasukan ke dalam program waybill.
Setelah itu data waybill dan data GPS dibandingkan apakah sama atau tidak,
bila sama maka pengiriman dokumen dilakukan dengan baik sebaliknya bila
3 tidak maka pengriman dilakukan dengan tidak baik. Batas waktu pengetikan
waybill adalah dua hari setelah pengiriman dokumen sehingga pengetikan
waybill harus dilakukan dengan secepat mungkin. Bila waybill tidak diketikan
maka dokumen tersebut dianggap tidak dikirim.
Pengiriman dokumen tidak baik, bukan berarti kurir perusahaan tidak
melakukan pengiriman dokumen tetapi ada kemungkinan lainnya seperti
pengisian informasi waybill yang tidak tepat, pemakaian alat GPS yang tidak
sesuai dengan prosedur dan kemungkinan lainnya.
Pemakaian sistem GPS untuk kurang lebih 150.000 dokumen kurir
sudah dilakukan sejak bulan November 2007. Sosalisasi masa uji coba sudah
dilakukan selama 4 bulan sebelum masa uji coba selesai pada bulan Maret
2008, tetapi sampai saat ini (agustus 2008) masih ada perusahaan kurir yang
dianggap valid pengirimannya dibawah 50% dari total dokumen yang harus
dikirim kurir oleh sistem GPS.
Bila keadaan ini terus berlanjut maka pihak perusahaan kurir akan
menderita kerugian dikarenakan dokumen yang tidak dikirim akan dikenakan
denda, seandainya tidak didenda pun, bila dari 1 dokumen bernilai Rp 1.250,maka dihitung dari pendapatan tidak dibayar saja, misal dari total 150.000
dokumen hanya 50% dibayar maka perusahaan kurir akan kehilangan
pendapatan sebesar Rp 93.750.000,-.
4 1.2 Rumusan Masalah
Banyaknya faktor kesalahan menggunakan sistem GPS menyebabkan
hasilnya kurang baik. Faktor kesalahan tersebut dapat meliputi human
error, prosedur kurang lengkap, peralatan kurang mendukung dan
lingkungan itu sendiri. Apa penyebab terjadinya kesalahan terbesar?
Bagaimana mengatasi masalah tersebut?
1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penelitian ini adalah membuat suatu analisa untuk
mengetahui letak kesalahan terbesar dan melakukan perbaikan dengan
tepat pada faktor kesalahan tersebut, sehingga diharapkan perusahaan
kurir dapat melaksanakan sistem GPS dengan kesalahan 0%. Manfaat
penelitian dari pihak kurir perusahaan adalah mengurangi kesalahan dalam
penggunaan alat GPS dan membuat kesan positif pada sistem GPS karena
kebenaran pengiriman dokumen kurir dapat dibuktikan. Dari pihak
perusahaan kurir dapat memberikan laporan kurir yang baik dan yang
buruk. Dari pihak perusahaan pengguna jasa perusahaan kurir, sistem GPS
dapat memberikan informasi pengiriman dokumen yang akurat kepada
pelanggannya dan menilai seberapa baik perusahaan kurir yang
dipekerjakan.
5 1.4 Ruang Lingkup
Masalah ini dibahas berdasarkan data tiga perusahaan kurir yang
melakukan sistem GPS, data untuk analisa mulai bulan Maret 2008
sampai Agustus 2008, satu kurir perusahaan memakai satu alat GPS.
Kesalahan sebatas dari pekerja perusahaan kurir terlibat menggunakan
sistem GPS (petugas kurir dan entry data person), peralatan pendukung
terlibat dengan sistem GPS (sarana pendukung komputer dan charger
baterai), SOP (standard operation procedure) penggunaan sistem GPS
dan lingkungan sekitar kegiatan pengiriman dokumen menggunakan
sistem GPS. Alat GPS dianggap dalam keadaan baik. Baterai yang dipakai
oleh GPS dianggap tidak ada masalah daya tahannya. Software pembuat
laporan dan mapping koordinat dianggap sudah benar atau tidak ada
kesalahan. Data kesalahan software dianggap tidak ada.