human relations - Universitas Mercu Buana

MODUL PERKULIAHAN
HUMAN
RELATIONS
Komunikasi untuk Efektivitas
Fakultas
Program Studi
Fakultas Ilmu
Komunikasi
Public Relations
Tatap Muka
12
Kode MK
Disusun Oleh
MK42012
Wihartantyo Ari Wibowo, ST., MM.
Abstraksi
Kompetensi
Pokok bahasan dalam sesi 12 ini
adalah tentang Komunikasi untuk
efektivitas
Mahasiswa pada pertemuan ini
diharapkan dapat memahami akan
Komunikasi untuk efektivitas.
Pengertian Komunikasi
1. Seseorang yang mempunyai kemampuan mengemukakan pandangan
dengan sederhana dan efektif dan memiliki kemampuan untuk mengerti
pembicaraan orang akan mempunyai kesempatan sukses yang lebih besar
dalam
masyarakat
dan
lingkungan
bisnis
yang
kompleks
dan
multidimensional
2. Dalam berbagai literatur mengenai komunikasi kita menemukan definisidefinisi, pendapat atau pandangan yang berbeda mengenai komunikasi.
Tetapi pada intinya ahli komunikasi menekankan bahwa komunikasi
merupakan pengetahuan yang dapat diaplikasikan (applied science) pada
semua bidang.
3. Komunikasi dapat dibagi dalam 2 golongan, yaitu :
a) Komunikasi sebagai suatu seni, seperti yang diuraikan oleh MAX DE PREE
(ahli komunikasi organisasi)
“There be may no single thing more important in our efforts to achieve
meaningful work and fulfilling relationship than to learn to practice the art of
communication”.
Philip L Hunsaker dan Anthoni Alexandra juga menekankan komunikasi
sebagai suatu seni memanajemen orang yang sangat penting (The Art of
Managing People).
b) Komunikasi juga merupakan suatu proses.
Dr. H. Norman Wright mengatakan: “Communication is a process (either
verbal or non verbal) of sharing information with another person in a. such
way he understand what you are saying. Talking, listening and understanding
are all involved in the process of communication”.
2015
2
Human Relations – B62142EL
Wihartantyo Ari Wibowo, St., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Komunikasi : Suatu Proses Transaksi
Komunikasi transaksional merupakan komunikasi yang melibatkan dua orang atau
lebih, didalam proses, menciptakan arti. Komunikasi transaksional yang efektif
terkait dengan audience respon sama banyaknya atau lebih banyak terkait pada
keinginan si pembicara.
Audience adalah penerima dari pesan verbal, non verbal dan pesan tertulis.
Communication barriers (penghambat komunikasi) adalah problem-problem
yang timbul di dalam berkomunikasi dan mempunyai peluang untuk menciptakan
salah pengertian (misunderstanding) dan kebingungan (confusion). Masalahmasalah tersebut tidak saja mengganggu komunikasi tetapi juga kadangkala dapat
merubah arti. Perlu diperhatikan tentu saja, kenyataan bahwa rintangan-rintangan
tersebut sulit dihindarkan karena komunikasi transaksional dalam penyampaiannya
tidak sempurna.
Unsur-unsur komunikasi transaksional :
1. Pengirim (Sender)
Pengirim
adalah
peserta
dalam
komunikasi
transaksional
yang
mengkomunikasikan pesan kepada audience (khalayak).
A. Cender Credibility
Adalah dimana pengirim dipandang dapat dipercaya, beretika,
mempunyai kompetensi, jujur, bertanggung jawab atau authoritative
(berwenang).
Dengan
kata
lain, reputasi anda
dan organisasi anda akan
mempengaruhi arah reaksi audience anda terhadap apa yang mereka
baca atau dengar.
Ada tiga tipe kredibilitas pengirim :
a. Initial Credibilty
Mengacu pada persepsi penerima terhadap pengirim sebelum
mendengar si pembicara berkata atau membaca apa yang dia
tulis.
2015
3
Human Relations – B62142EL
Wihartantyo Ari Wibowo, St., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
b. Derived Credibilty
Persepsi yang didapatkan ketika pesan tertulis atau tidak tertulis
dikomunikasikan.
c. Terminal Credibilty
Adalah evaluasi sipenerima atas pengirim setelah pesan
disampaikan.
Dalam komunikasi bisnis, kredibilitas pengirim sangatlah terkait dengan
pengetahuan tentang materi-materi isi pembicaraan, audience dan kontex
dimana pesan dikomunikasikan. Ini juga terkait kepada posisi dan “Title”,
dimana dalam berkomunikasi apakah sipengirim mempunyai “authoritas”
dalam mengirimkan pesan adan apakah komunikasi terjadi pada orang yang
tepat.
B. Rintangan Pengiriman Pesan yang Efektif.
(Barriers to effective sending)
a. Gagal untuk memahami materi pesan (Failure to know your material)

Tidak cukup tahu mengenai subjek tersebut.

Tidak mengorganisasikan dan mempresentasikan materi tersebut
dengan cara yang mudah dimengerti

Tidak fokus

Pidato yang tidak teratur

Generalisasi padahal dibutuhkan spesifikasi

Ketidakpastian yang mengurangi kredibilitas
b. Gagal untuk mengetahui khalayak (Failure to know your audience)
Bahkan dengan pengetahuan yang menyeluruh tentang materi dan
pengorganisasian yang efektif, presentasi anda mungkin akan gagal
bila tidak emngetahui/memenuhi kebutuhan audience, sebagai contoh,
tidak akan dapat mencerna pesan anda karena terlalu teknikal atau
terlalu simple, terlalu banyak mengunakan jargon yang tidak
terjelaskan. Anda akan gagal dalam memfokuskan pesan anda pada
keinginan audience jika terlalu panjang. Karena jika orang-orang bisnis
2015
4
Human Relations – B62142EL
Wihartantyo Ari Wibowo, St., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
dibombardir dengan data dan angka an memberikan audience terlalu
banyak untuk dibaca dan didengar secara otomatis akan mengurangi
kesempatan mereka untuk mengerti poin-poin pembicaraan anda.
Komunikasi akan gagal jika pengirim kekurangan perasaan emphaty
dari audience. Emphaty adalah kemampuan untuk memahami dunia
dari prespektif orang lain. Ini merupakan elemen yang terpenting dalam
komunikasi yang efektif karena memungkinkan kita menyisihkan
pandangan (opini) dan mendapatkan persepsi yang sama dengan
audience.
Komunikator yang mengerti emphaty akan mampu memprediksikan
bagaimana orang akan merespon pesannya. Emphaty membuat anda
dapat membingkai komunikasi anda dengan cara yang lebih efektif.
c. An abrasive personal style
Gaya seseorang dapat meningkatkan atau menghambat komunikasi.
Abrasive personality, sebagai contoh: rasa bermusuhan, sombong dan
lain-lain, membuat feedback sangat sulit dan keterbukaan untuk
perubahan menjadi tidak mungkin.
Ini juga akan menciptakan “communication tension” – ketika orang
tersebut tidak menyukai cara si pembicara membawakannya, perhatian
mereka terhadap yang dikatakan dan ditulis melemah.
Abrasive style juga diekspresikan dalam bentuk nada suara (the tone
of the message). Abrasive personality adalah nyata dalam tulisan
maupun percakapan. “Condescending, dismissive, paternalist,
angry atau negative tone (nada)” dapat terlihat dengan jelas ditulisan
karena dapat memberikan kesempatan kepada audience untuk
membaca kembali apa yang telah dikatakan. Pesan tertulis dapat
menciptakan problem lebih besar dari pada pesan lisan.
2015
5
Human Relations – B62142EL
Wihartantyo Ari Wibowo, St., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Self-monitoring, adalah penting, sebagai contoh, jika sebuah pesan
walaupun poin-poinnya akurat, teliti cara anda menyampaikan kepada
audience jika ditelusuri dan ditemukan masalah pada sikap atau gaya
komunikasi anda (style of communication). Anda harus membuat
perubahan-perubahan.
d. Kesan Pertama yang Buruk (Making of poor first impression)
Kesan pertama merupakan hal yang penting dalam bisnis maupun
hubungan personal. Kegagalan untuk berlaku, bergaya ataupun
berbicara dalam sikap yang konsisten dengan peran anda, akan dapat
merusak citra anda ketika anda bertemu dengan seseorang untuk
pertama kalinya.
Pahami arti pentingnya kesan pertama dengan cara berusaha
mengantisipasi reaksi negative yang akan timbul. Berbusana dengan
layak, berjabat tangan dengan kuat, berbicara dengan baik dan
terorganisasi. Sebelum mengirimkan pesan tertulis, baca ulang setiap
surat,
memo,
dan
laporan
dari
perspektif
orang
yang
akan
menerimanya. Analisa respon yang mungkin timbul sehingga dapat
membantu menghilangkan kesalahan yang tidak diduga.
2. Pesan (Message)
Pesan (Message) adalah komunikasi tertulis, liasn ataupun non verbal yang
transmisikan oleh pengirim kepada audience.
Perkataan, nada, metode pengorganisasian, kekuatan alasan (argumen) anda
dan pengaruh emosional, yang anda pilih untuk dikomunikasikan dan apa
yang anda pilih untuk ditinggalkan, dan gaya presentasi anda adalah bagian
dari pesan.
Pesan mempunyai komponen intelektual dan emosional. Melalui penggunaan
alasan dan bukti kita berusaha menginformasikan atau meyakinkan. Melalui
2015
6
Human Relations – B62142EL
Wihartantyo Ari Wibowo, St., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
penggunaan emosi atau “motivasional appeal”, kita berusaha untuk
membangkitkan perasaan, perubahanpikiran dan mendorong aksi.
Rintangan Terhadap Pesan yang efektif
(Barriers to effective messages)
Pesan yang tidak fokus dan tidak terorganisir dengan baik, menggunakan
bahasa atau nada yang tidak layak atau berisi kesalahan-kesalahan teknis
dalam penulisannya, menciptakan masalah-masalah komunikasi.
Bahasa yang diucapkan yang berisi bahasa “Prokem/slang” atau terlalu
sering diselingi “Ums” ,.. ”Iya … kan” dan lain-lain akan mengurangi
pengaruh dari pesan itu sendiri.
Begitu pula surat memo dan laporan dengan menggunakan format yang salah
ataupun dengan format yang tidak kita kenal akan membuat komunikasi sulit
untuk dimengerti.
3. Saluran (Channel)
Setiap pesan ditransmisikan melalui saluran-saluran dimana pesan dari
pengirim dan pesan dari penerima berkomunikasi (berinteraksi).
Medium tersebut dapat berupa :

Face to face communication (komunikasi tatap muka)

Telephone

Radio, televise, surat kabar, dll
Pesan tertulis disampaikan dalam bentuk :
2015
7

Surat

Memo, dan

Laporan
Human Relations – B62142EL
Wihartantyo Ari Wibowo, St., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Perkembangan teknologi memungkinkan pengembangan media komunikasi
lebih lanjut seperti :

Komputer dengan internet (interactive media)

Video conferences

Electronic mail (e-mail)

Voice mail

Fax machine
Sehingga pemilihan saluran komunikasi yang benar dan tepat menjadi sangat
penting dari sebelumnya.
Gangguan Pada Saluran (Channel Barriers)
Menurut ahli teori komunikasi, gangguan (noise) adalah segala sesuatu yang
mengganggu dalam transmisi pesan sehingga dapat berpengaruh sebaliknya
seperti merubah arti pesan. Physical noise (gangguan fisik) dapat berupa
gangguan suara lingkungan seperti sirine dll yang dapat mengganggu
seseorang untuk mengdengarkan dengan baik.
Dalam pesan tertulis, physical noise dapat berupa halaman yang tercetak
dengan buruk atau kertas yang buram sehingga sulit untuk menangkap
pesan.
Semantic noise terjadi bila pembicara dan pendengar membicarakan sesuatu
hal dengan arti yang berbeda seperti orang yang berbicara dengan bahasa
yang berbeda, menggunakan jargon atau kompleks terminology yang tidak
dimengerti oleh pendengar.
4. Penerima (Receiver)
Penerima adalah audience kepadanya pesan diarahkan. Sebagai aturannya,
penerima dalam memasuki setiap transaksi komunikasi mempunyai perasaan
dan satu set opini atau konsepsi sebelumnya (frame of reference) yang
mempengaruhi bagaimana mereka merespon pesan. Komunikator yang
2015
8
Human Relations – B62142EL
Wihartantyo Ari Wibowo, St., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
berhasil memperhitungkan kebutuhan ini dan menggunakannya sebagai poin
awal dalam usahanya untuk menginformasikan atau
mempengaruhi/membujuk.
Semua audience pada dasarnya ”selfish” dalam arti mereka bereaksi
kepada pesan dengan pertanyaan dasar yang bersifat self-center,
“Bagaimana ini dapat membantu saya”. Sebagai contoh kustomer
menginginkan surat anda menjawab masalah kreditnya, seorang supervisor
mengharapkan laporan anda yang berisi rekomendasi untuk proyek yang baru
dll. Kebutuhan ini menentukan keinginan audience dan respon audience.
Gangguan Pada Si Penerima (Receiver Barriers)
Ketika audience mempunyai kemampuan mendengar dan membaca yang
buruk, komunikasi tidak dapat berjalan dengan baik. Audience anda mungkin
tidak akan memperhatikan pesan-pesan anda sebelum nilai-nilai pesan
tersebut menjadi jelas. Ini terjadi jika audience anda tidak punya kemauan
untuk menemukan keinginan dalam pesan yang tampaknya tidak menarik,
dan tidak punya komitmen untuk memperhatikan dan mengatasi kesan
pertama.
Disini diperlukan kemampuan mendengarkan dengan efektif.
Kekurangan kemampuan menempatkan diri kita pada perasaan orang lain
(emphaty) dapat menimbulkan masalah baik pada audience (penerima)
ataupun sender (pengirim).
Audience juga mungkin mengalami kesulitan memperhatikan jika lebih dari
satu pesan yang saling berkompetisi untuk menarik perhatian. Karena pesan
yang saling bertentangan dapat menimbulkan konflik sehingga mengurangi
perhatian audience anda.
Akhirnya, karena komunikasi bersifat transaksional, audience dan
komunikator kedua-duanya harus membuat kesan yang positif.
2015
9
Human Relations – B62142EL
Wihartantyo Ari Wibowo, St., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
5. Umpan Balik (Feedback)
Feedback terdiri dari pesan-pesan yang dikirimkan kembali oleh audience
kepada pengirim (sender). Feedback dapat menyebabkan pengirim merubah
presentasi pesan atau membatalkan keseluruhannya.
Feedback menciptakan lingkaran (circular) dari pada garis lurus (linier)
dimana transaksi komunikasi melibatkan pengirim dan penerima. Sebagai
contoh, komunikasi verbal, apakah itu pidato, presentasi atau percakapan
memungkinkan feedback (umpan balik) dengan segera. Pendengar
mengatakan atau mengisyaratkan pengirim pesan bagaimana perasaan
mereka melalui interupsi dan tanda-tanda non-verbal seperti mengerutkan
dahi, menguap, tersenyum ataupun memberikan tepuk tangan.
Sangat berbeda dengan feedback atas bahan tercetak, dapat tertunda.
Pengirim harus menunggu apakah respon lisan atau tertulis sebelum
memutuskan apa yang akan dikatakan kemudian dan bagaimana
mengatakannya.
Feedback juga memungkinkan audience untuk mengklarifikasikan pesan.
Gangguan Pada Umpan Balik (Barriers to Feedcak)
 Keadaan yang tidak mendukung iklim berdiskusi membuat tidak mungkin
bagi pegawai/masyarakat memberikan umpan balik yang jujur dan
terbuka atas apa yang mereka dengar dan baca.
 Umpan balik mungkin saja diberikan terlambat ataupun tidak layak. Ini
dapat terjadi karena umpan balik yang diberikan tidak mengenai isu-isu
utama (key points) melainkan pada hal-hal yang tidak berkaitan misalnya
karakter seseorang atau hal-hal lain yang tidak penting.
 Umpan balik sering dikomunikasikan secara non-verbal seperti ekspresi
wajah, gerakan dan suara. Pada kenyataannya, tanda-tanda non-verbal
tersebut seringkali mengisyaratkan pesan-pesan yang kuat dari pada
kata-kata.
2015
10
Human Relations – B62142EL
Wihartantyo Ari Wibowo, St., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Konteks (Context)
Konteks mengacu pada situasi dimana komunikasi terjadi dan setiap faktor
mempengaruhi transmisi pesan.
Konteks bisa merupakan sesuatu didalam suatu lingkungan misalnya,
lingkungan kantor ataupun sesuatu yang lebih besar misalnya, budaya.
Contoh faktor-faktor lingkungan adalah :
-
Kesempatan dimana pesan sangatlah dibutuhkan (Pemerintah meminta
sebuah proposal).
-
Perilaku teman kerja terhadap teman kerja yang lain (Pegawai yang
tidak saling menyukai satu sama lainnya akan mempersulit komunikasi).
-
Banyaknya orang yang terlibat dalam komunikasi pesan (rapat dengan
tujuh orang akan mempunyai dinamika komunikasi yang berbeda
dengan rapat yang dihadiri oleh dua orang).
-
Banyaknya inforamsi yang saling berkompetisi untuk mendapatkan
perhatian (Manajer yang mempunyai tiga proyek yang harus
diselesaikan segera akan mempunyai respon yang berbeda terhadap
sebuah memo dengan seorang manajer yang mejanya bersih).
Budaya, dalam lingkup yang lebih besar, meliputi Budaya Perusahaan,
Masyarakat dan Budaya Nasional dan juga Budaya Internasional.
Perbedaan budaya, sebagai contoh diekspresikan dengan gaya bekerja yang
berbeda-beda yang mempengaruhi peraturan-peraturan komunikasi yang
tidak tertulis.
Gangguan pada konteks (contextual barriers)
Information Overload
Penerima menerima begitu banyak pesan dari berbagai sumber. Terlalu
banyak informasi dan sedikit waktu untuk menyerapnya menyebabkan
penerima
2015
11
Human Relations – B62142EL
Wihartantyo Ari Wibowo, St., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Effendy, Onong Uchjana, Human Relations & Public Relations, Penerbit Mandar
Maju, Bandung, 1993.
Hodgetts & Richard M., Modern Human Relations At Work, The Dryden Press
Harcourt Brace Jovanovich, Fort Worth, TX, 1993
Hunsaker, Philip L. & Alessandra, Anthony J., The art of Managing People, Simon &
Schuster Inc., New York, 1980
Ronald B. Adler and George Rodman, Understanding Human Communications,
Ninth Edition, OXFORD UNIVERSITY PRESS, New York, 2006
2015
12
Human Relations – B62142EL
Wihartantyo Ari Wibowo, St., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id