19. Eka Widhi Yunarso

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Februari 2013
APLIKASI MANAJEMEN TENDER PROYEK DAN PENUGASAN
WEWENANG TENDER PROYEK PERUSAHAAN DI PT. XYZ
Eka Widhi Yunarso
Program Studi Manajemen Informatika, Jurusan Teknologi Informasi, Politeknik Telkom
Jl. Telekomunikasi, Ters. Buah Batu, Bandung, 40257, Indonesia
Tel.: +62-22-522 4137, E-mail: [email protected]
ABSTRAK
PT. XYZ merupakan perusahaan swasta nasional yang bergerak dalam pelaksanaan
konstruksi teknik dan pengelolaan proyek kelistrikan dibidang tower. Proses pencatatan
informasi pekerjaan tender, penentuan rekanan, penugasan wewenang, monitoring tender,
dokumen dan laporan tender proyek masih terdapat kesulitan dalam pengolahan data. Selain
itu, dokumen tender proyek yang ada membutuhkan banyak tempat penyimpanan. Penelitian
ini bertujuan mengatasi kesulitan tersebut dengan melakukan perancangan dan implementasi
sebuah aplikasi. Analisa dan pemodelan aplikasi menggunakan metode terstruktur, dengan
DFD sebagai pemodelan sistem dan ERD sebagai pemodelan basis data. Hasil akhir dari
penelitian ini adalah sebuah Aplikasi Manajemen Tender Proyek sebagai sarana PT. XYZ
dalam mengelola pencatatan informasi tender proyek, penentuan rekanan, penugasan
wewenang, monitoring tender, dokumen dan laporan tender proyek.
Kata kunci: Aplikasi, Pencatatan Informasi Pekerjaan Tender, Penugasan Wewenang,
Monitoring Tender, Monitoring Dokumen Tender Proyek, Metode Terstruktur,
DFD, ERD
PENDAHULUAN
Latar Belakang
PT. XYZ merupakan perusahaan swasta nasional yang bergerak dalam pelaksanaan
konstruksi teknik dan pengelolaan proyek kelistrikan dibidang tower. Proses pencatatan
informasi pekerjaan tender, penentuan rekanan, penugasan wewenang, monitoring tender,
dokumen dan laporan tender proyek masih terdapat kesulitan dalam pengolahan data. Selain
itu, dokumen tender proyek yang ada membutuhkan banyak tempat penyimpanan.
Tujuan
Penelitian ini bertujuan mengatasi kesulitan tersebut dengan melakukan perancangan
dan implementasi sebuah aplikasi.
Studi Literatur
Manajemen Proyek
Manajemen proyek digunakan untuk mengontrol dan mengatur berbagai tugas-tugas
yang ada agar dapat memenuhi suatu tujuan pada perusahaan PT.XYZ. Di mana sitem
informasi ini akan mengontrol pembuatan tender serta laporan pada perusahaan ini (Roger S.
Pressman, 2002).
Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) awalnya dikembangkan oleh Christ Gane dan Trish
Sarson pada tahun 1979 yang termasuk dalam Structured Systems Analysis and Design
ISBN : 978-602-97491-6-8
C-19-1
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Februari 2013
Methodology (SSADM) (DeMarco, 1979). Sistem yang dikembangkan ini berbasis pada
dekomposisi fungsional dari sebuah sistem
Entity Relationship Diagram (ERD)
Pemodelan awal basis data yang paling banyak digunakan adalah menggunakan Entity
Relationship Diagram (ERD). ERD dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang
matematika. ERD digunakan untuk pemodelan basis data relational. Sehingga jika
penyimpanan basis data menggunakan OODBMS maka perancangan basis data tidak perlu
menggunakan ERD (Kustiyahningsih, 2011)
METODE
Analisa dan pemodelan aplikasi menggunakan metode terstruktur, dengan DFD
sebagai pemodelan sistem dan ERD sebagai pemodelan basis data.
Bagan 1 Model Waterfall (A.S-M.Shalahuddin, 2011)
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Kebutuhan Sistem
Gambaran Sistem Saat Ini
Berikut adalah gambaran sistem/proses bisnis yang saat ini berlaku di PT. XYZ.
Penggambaran proses dimulai dari Unit Marketing sebagai pihak yang menerima informasi
tender. Proses ini akan berakhir dengan terbentuknya proposal tender yang diserahkan ke Unit
Marketing untuk dapat diikutsertakan dalam kegiatan tender yang diinformasikan
sebelumnya.
ISBN : 978-602-97491-6-8
C-19-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Februari 2013
Bagan 2 Proses Bisnis kegiatan tender di PT. XYZ
Kebutuhan Perangkat Keras
Berikut adalah spesifikasi kebutuhan perangkat keras yang diperlukan dalam
pembuatan aplikasi manajemen tender proyek di PT. XYZ.
Tabel 1 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras
Item
Spesifikasi
Intel (R) Core (TM) 2 Duo CPU T5670 @1.80 GHz (2 CPUs)
80 GB
512 MB
Processor
Hardisk
Memory
Kebutuhan Perangkat Lunak
Berikut adalah spesifikasi minimum kebutuhan perangkat lunak yang diperlukan
dalam pembuatan aplikasi manajemen tender proyek di PT. XYZ.
Tabel 2 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak
Item
Sistem Operasi
Web Server
Database Server
Web Browser
Spesifikasi
Windows XP
Apache
MySQL 4.11
Mozilla Firefix
ISBN : 978-602-97491-6-8
C-19-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Februari 2013
Perancangan
Data Flow Diagram
Berikut adalah desain Data Flow Diagram (DFD) dari pembuatan aplikasi manajemen
tender proyek di PT. XYZ. Dalam desain diagram konteks di bawah ini, terdapat 6 (enam)
sumber dan/atau tujuan data (external entitas) dan 1 (satu) proses utama.
Bagan 3 Diagram Konteks Aplikasi Manajemen Tender Proyek
ER Diagram
Berikut adalah desain ER Diagram dari pembuatan aplikasi manajemen tender proyek
di PT. XYZ. Dalam desain diagram konteks di bawah ini, terdapat 9 (sembilan) entitas yang
nantinya akan diimplementasikan dalam basis data.
ISBN : 978-602-97491-6-8
C-19-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Februari 2013
Bagan 4 ER Diagram Aplikasi Manajemen Tender Proyek
Implementasi
Sistem Informasi ini mengenai input data tender, seleksi beberapa kso, tim tender serta
laporan. Dalam sistem ini adminnya multi user yaitu ada admin tugasnya mengelolah semua
data yang berhubungan pada sistem ini, Direktur Utama melihat informasi tender dan laporan,
GA Manager menginput dan melihat informasi tim tender, menginput dan menyeleksi tim
tender serta menginput data dokumen, HRD melihat informasi tender dan mengelola laporan
yang ada, marketing menginput dan menyeleksi kso serta ada juga tampilan user dimana
gunanya hanya melihat data – data yang telah dikelola oleh beberapa admin
Pengujian
Pengujian black box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Dengan
demikian, pengujian black box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan
serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional
ISBN : 978-602-97491-6-8
C-19-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Februari 2013
untuk suatu program (Roger S. Pressman, 2002). Pengujian yang dilakukan berusaha
menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut :
a. Fungsi – fungsi yang tidak benar atau hilang,
b. Kesalahan interface,
c. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal,
d. Kesalahan kinerja,
e. Inisialisasi dan kesalahan terminasi.
KESIMPULAN DAN SARAN
Hasil akhir dari penelitian ini adalah sebuah Aplikasi Manajemen Tender Proyek
sebagai sarana PT. XYZ dalam mengelola pencatatan informasi tender proyek, penentuan
rekanan, penugasan wewenang, monitoring tender, dokumen dan laporan tender proyek.
DAFTAR PUSTAKA
DeMarco, T. (1979). Structured Analysis and System Specifications. New York: Prentice Hall.
Kustiyahningsih, Y. (2011). Pemrograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP &
MySQL. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Roger S. Pressman, P. (2002). Rekaya Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi. Andi.
Rosa.A.S-M.Shalahuddin. (2001). Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak
(Terstruktur dan Berorientasi Objek). Bandung: Modula.
Yourdon, E. (1989). Modern Structured Analysis. New Jersey: Prentice-Hall International
Inc., Englewood Cliffs.
ISBN : 978-602-97491-6-8
C-19-6