tahapan proses bangsis

Pertemuan 3
TAHAPAN PROSES BANGSIS
TUJUAN BANGSIS
Mengorganisasikan sistem informasi yg baru yg mampu mengatasi berbagai masalah yg terdapat
dalam suatu organisasi.
PERLUNYA BANGSIS
1.
Adanya problem yang timbul pada sistem yang lama
Antara lai:
a.
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat
beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidak beresan ini dapat berupa:
Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayan
perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin
Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran
dari data kurang terjamin
Tidak efisiennya operasi
Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
b.
Pertumbuhan Organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru.
2.
Untuk meraih kesempatan2 (opportunities)
Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer, perangkat
lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Organisasi mulai merasakan
bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi
sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh
managemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat
menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana – rencana yang telah disusun untuk
meraih kesempatan – kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkannya, sedang
perusahan tidak dapat memanfaatkan teknologi ini maka kesempatan – kesempatan akan jatuh
ke tangan pesaing.
3.
Adanya instruksi2 (directives)
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas
pimpinan ataupun dari luar organisasi,seperti peraturan pemerintah
Prinsip Pengembangan sistem
1.
Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini
adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh
manajemen.
2.
Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
Sistem informasi yang akan anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak
sedikit,apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir.
3.
Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
Manusia faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses
pengembangannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat
dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik
tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin
diperlukan.
4.
Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem
1
5.
6.
7.
Pertemuan 3
Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan
beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya.
Proses pengembangan sistem tidak harus urut
Prinsip ini kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidaklah demikian.
Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan langkah-langkah
yang harus dilakukan dan langkah-langkah ini dapat saja tidak harus urut, tetapi dapat
dilakuakn secara bersama-sama.
Jangan takut membatalkan proyek
Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang harus dievaluasi
dengan cermat. Untuk kasus-kasus yang tertentu,dimana suatu proyek terpaksa harus
dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan dengan tegas.
Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
Dokumentasi dibuat pada waktu pengembangan sistem itu masih dalam proses, karena
dokumentasi ini dapat dihasilkan dari hasil kerja tiap-tiap langkah di pengembangan sistem.
Dokumentasi yang dibuat dan dikumpulkan selama proses dari pengembangan sistem dapat
dibuat untuk bahan komunikasi anatar analis sistem dengan pemakai sistem dan dapat
digunakan untuk mendorong keterlibatan pemakai sistem.
PENINGKATAN YANG DIHARAPKAN PADA BANGSIS
1.
PERFORMANCE (Kinerja)
Peningkatan terhadap kinerja(hasil kerja) sistem yang baru sehingga mnejadi lebih efektif.
Kinerja dapat diukur dari Thrighput dan response time. Throughtput adalah jumlah dari
pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu.
2.
INFORMATION (Informasi)
peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
3.
ECONOMY (Ekonomi)
peningkatan terhadap manfat-manfat atau keuntungan-keuntungan atu penurunan-penurunan
biaya yang terjadi.
4.
CONTROL ( Pengawasan )
peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki keslahan-kesalahan
serta kecurangan – kecurangan yang dan akan terjadi.
5.
EFFICIENCY ( Efisiensi )
peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis
berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunaka. Efisiensi berhubungan dengan
bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum.
6.
SERVICES ( Servises )
peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
KERANGKA TUGAS BANGSIS (TINGKAT PENGENDALIAN)
Tingkat Kendali Atas, Menengah, Bawah
1.
Tahap Pra-Pelaksana BangSis (Perencanaan
Proyek Sistem)
A. Merencanakan Proyek Sistem yang dilakukan oleh staf perencanaan sistem
a.
Mengkaji Tujuan, Perencanaan Strategi & Taktik perusahaan.
Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan
sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat
mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan untuk mencapai kesuksesannya.
b.
MengIdentifikasikan Proyek-proyek Sistem
2
c.
d.
e.
f.
g.
B.
Pertemuan 3
Tahap berikut dari proses perencanaan sistem ini adalah mengidentifikasikan
proyek-proyek sistem yang nantinya akan dikembangkan. Perencanaan sistem dapat
melibatkan beberapa proyek sistem informasi yang harus dikembangkan. Proyek –
proyek sistem informasi ini perlu didentifikasi terlebih dahulu. Dalam perusahaan
bisnis proyek – proyek sistem informasi ini dapat berupa sistem informai untuk:
Pengendalian penjualan dan pemasaran
Pengendalian distribusi
pengendalian produksi
pengendalian keuangan
Pengendalian persediaan.
Menetapkan Sasaran Proyek Sistem
Sasaran dari sistem informasi juga harus konsisten dengna sasaran perusahaan.
Sasaran dari masing – masing proyek sistem yang telah diidentifikasikan kemudian
dapat ditetapkan. Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing –
masing proyek sistem.
Menetapkan Kendala Proyek Sistem
Selain sasaran-sasaran dari proyek-proyek sistem informasi perlu ditetapkan terlebih
dahulu, kendala-kendala terhadap pengembangan proyek-proyek sistem informasi
juga perlu ditetapkan terlebih dahulu. Kendala-kendala ini diantaranya adalah
sebagai berikut:
Batasan dana
Batasan waktu
Umur ekonomis dari proyek sistem
Batasan struktur organisasi yang tidak boleh dirubah
Batasan peraturan-peraturan yang berlaku.
Menentukan Prioritas Proyek
Perencanaan sistem jangka panjang biasanya terdiri dari beberapa proyek-proyek
sistem yang harus dikembangkan. Proyek – proyek sistem ini dapat dikembangkan
semuanya sekaligus ataupun secar abertahap, proyek demi proyek.
Membuat Laporan Perencanaan Sistem
Hasil akhir yang tampak dari proses perencanan sistem ini adalah berupa laporan
perencanaan sistem yang tertulis.
Persetujuan Manajemen
seperti halnya dengan perencanaan strategi lainnya,perencanaan sistem juga
membutuhkan persetujuan dari manajemen. Perencanaan sistem yang telah dibuat
oleh sataf perencana sistem ini mula-mula telah diperiksa dan disetujui komite
pengarah dan oleh komite pengarah dibawa ke direktur uatam untuk dimintakan
persetujuannya. Direktur utama akan menentukan apakah perencanaan sistem ini
disetujui atau tidak setelah mengeadakan rapat dewan direksi mengenai
perencanaan sistem ini.
Mempersiapkan Proyek yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh komite pengarah
a.
Menunjuk Team Analis
Proyek pengembangan sistem biasanya dilakukan oleh suatu team analis.
b.
Mengumumkan Proyek BangSis
Kesuksesan dari pengembangan sistem informasi juga tidak terlepas dari peranan
para personil pekerja dan manajer didalam perusahaan. Proyek pengembangan
sistem ini beserta sasarannya perlu diumumkan dan dilengkapi dengan penjelasan –
penjelasan tentang mengapa perubahan harus dilakukan dan bagaimana perubahan
3
Pertemuan 3
ini akan mempengaruhi para pekerja dan manajer secara menguntungkan. Bila
alasan – alasan ini dapat diterima maka para pekerja dan manjer akan dapat
menerimanya dan seklaigus menumbuhkan motivasi untuk membantu kelancaran
proyek sistem ini.
Pengumuman ini dapat berupa memorandum yang dibuat oleh direktur utama dan
ditujukan kepada semua manajer untuk selanjutnya diteruskan kepada para pekerja
bawah.
C.
Mendefinisikan Proyek Yang Dikembangkan yang dilakukan oleh analis istem.
a.
MengIdentifikasi Kembali ruang lingkup dan sasaran proyek Sistem
Dapat diperoleh dari laporan perencanan sistem yang telah dibuat dan telah
disetujui oleh manajemen. Yang menentukan ruang lingkup dan sasaran proyek
sistem ini adalah staf perencana sistem dengan pengarahan komite pengarah.
b.
Melakukan Studi kelayakan
Suatu studi kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan
kemungkinana apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau
dihentikan.
c.
Menilai kelayakan Proyek Sistem
Dari hasil yang didapat pada penelitian pendahuluan, maka kelayakan proyek
sistem dapat dinilai. Lima macam kelayakan dapat dipertimbangkan, yaitu:
Kelayakan teknik. Kelayakn teknik digunakan untuk menjawab pertanyaan
kunci sebagai berikut: “Apakah teknologi ini nantinya dapat ditetrapkan di
sistem?”.
Kelayakan operasi. Penilaian terhasap kelayakan operasi digunakan untuk
mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan nantinya dapat
dioperasikan dengann baik atau tidak dalam organisasi.
Kelayakan jadual. Penilaian kelayakn jadual ini digunakan untuk menetukan
bahwa pengembangan sistem akan dapat dilakukan dalam batas waktu yang
telah ditetapkan.
Kelayakan ekonomi. Kelayakan ekonomi digunakan untuk menjawab
pertanyaan kunci sebagai berikut : “Apakah sistem yang akan dikembangkan
dapat dibiayai dan menguntungkan?”
Untuk menjawab pertanyan ini, beberapa aspek dapat dipertimbangkan yaitu
sbb:
a.
Besarnya dana yang dikeluarkan untuk pengembangan sistem ini harus
dibandingkan dengan dana yang telah dianggarkan oleh perusahan.
b.
Manfaat yang diperoleh oleh sistem dibandingkan dengan biaya
pengembangannya.
Kelayakan Hukum. Kelayakan hukum digunakan untuk menjawab pertanyaan
kunci sebagai berikut : “Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang
dari hukum yang berlaku?”.
d.
Membuat Usulan Proyek Sistem
Hasil akhir dari perencanaan sistem yang dilakukan oleh analis sistem berupa
mendefinisikan proyek – proyek sistem akan dikembangkan ini adalah berupa
laporan usulan proyek sistem secara tertulis.
e.
Persetujuan Manajemen
Usulan proyek yang telah dibuat oleh analis sistem ini, kemudian diserahkan kepada
manajemen untuk dipelajari. Biala manajemen menyetujui usulan-usulan proyek
4
Pertemuan 3
sistem ini, maka analis sistem akan melakukan tahap berikutnya yaitu tahap analisis
sistem.
TAHAP-TAHAP PEMBANGUNAN SISTEM
1.
TAHAP INVESTIGASI

Studi Awal (Initial Investigation)

Studi Kelayakan (Feasibility Study)
2. TAHAP ANALISA

Pembahasan Sistem Berjalan

Penentuan Kebutuhan Sistem Baru

Rancangan Sistem Baru
3. TAHAP RANCANGAN

Rancangan & Spesifikasi Teknis

Pembuatan Program-program

Training User
4. TAHAP IMPLEMENTASI

Test Sistem (Konversi)

Pemasangan dan Peralihan Sistem

Review Hasil Implementasi

Laporan Pembangunan Sistem

SIKLUS HIDUP SISTEM
MENGENALI
KEBUTUHAN
SISTEM
PEMBANGUNAN
SISTEM
PEMASANGAN
SISTEM
SISTEM MENJADI
USANG
OPERASIONAL
SISTEM
ENGINEERING SYSTEM
Tahapan tersebut terdiri dari :
SYSTEM PLANNING  SYSTEM ANALYSIS  SYSTEM DESIGN  SYSTEM SELECTION 
SYSTEM IMPLEMENTATION  SYSTEM MAINTENANCE.
FASE – DAUR HIDUP BANGSIS
1.
INVESTIGATION PHASE
2.
FASE ANALISA & RANCANGAN SISTEM
3.
FASE RANCANGAN SECARA DETAIL & PENERAPANNYA
4.
INSTALLATION PHASE
5.
FASE REVIEW
5