urgensi maintainability dalam pembangunan atau penerapan sistem

URGENSI MAINTAINABILITY DALAM
PEMBANGUNAN ATAU PENERAPAN SISTEM
INFORMASI
Dosen:
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc
Disusun oleh :
Yuti Arlan
P056131552.E45
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
FEBRUARI 2014
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur senantiasa dipanjatkan kepada Allah SWT. yang
telah memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis dalam menyusun paper
yang berjudul “Urgensi Maintainability Dalam Pembangunan Atau Penerapan
Sistem Informasi”.
Paper ini bertujuan untuk mengetahui seberapa penting maintainability
suatu sistem informasi. Paper ini merupakan salah satu tugas dari mata kuliah
Sistem Informasi Manajemen.
Penulis menyadari masih banyaknya kekurangan dalam penulisan paper
ini karena keterbatasan kemampuan dan pengetahuan penulis. Oleh karena itu,
penulis memohon maaf apabila ada kesalahan dan kekurangan dalam tugas ini.
Bogor, Februari 2014
Penulis
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR..................................................................................................... i
DAFTAR ISI ................................................................................................................. ii
DAFTAR GAMBAR .................................................................................................... iii
I. PENDAHULUAN ....................................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang .................................................................................................... 1
1.2. Perumusan Masalah ............................................................................................. 1
1.3.Tujuan Penelitian.................................................................................................. 1
II. TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................................. 2
2.1. Sistem Informasi ................................................................................................. 2
2.2. Maintainability Sistem Informasi ......................................................................... 4
III. METODE PENELITIAN .......................................................................................... 6
3.1. Kerangka Pemikiran ............................................................................................ 6
3.2. Tahapan Penelitian.............................................................................................. 6
3.3. Metode Penelitian ............................................................................................... 6
3.3.1 Waktu Penelitian ...................................................................................... 6
3.3.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data ....................................................... 6
IV. PEMBAHASAN ....................................................................................................... 7
V. KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................................... 9
5.1. Kesimpulan ........................................................................................................ 9
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 10
ii
DAFTAR GAMBAR
No
Halaman
1. Komponen sistem informasi .............................................................
3
2. The traditional information systems development life cycle................
4
iii
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pada jaman persaingan global sekarang ini, perusahaan yang tidak
memiliki daya saing akan mudah terdepak dari industri. Salah satu cara untuk
menciptakan atau meningkatkan daya saing perusahaan adalah dengan cara
menerapkan sistem informasi. Sistem Informasi Manajemen adalah
serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan
secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi
informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang
sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah
ditetapkan.
Sistem informasi merupakan sistem yang menyediakan informasi bagi
semua anggota organisasi kapan saja diperlukan. Sistem ini dengan bantuan
teknologi informasi dapat mengambil, menyimpan, mengubah, mengolah dan
mengkomunikasikan data menjadi informasi yang siap digunakan untuk
pengambilan keputusan.
Mengingat penerapan sistem informasi sangat penting bagi
perusahaan, maka penerapan sistem informasi tersebut harus dilakukan
dengan sebaik-baiknya agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam
kasus-kasus tertentu sistem informasi yang telah diterapkan tidak dapat
dipakai kembali. Sehingga maintainability sistem informasi harus
diperhatikan.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan pemaparan di atas, maka masalah dalam penelitian ini
adalah urgensi maintainability dalam pembangunan atau penerapan sistem
informasi.
1.3.Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah tersebut, maka tujuan dari penelitian
ini adalah mengetahui urgensi maintainability dalam pembangunan atau
penerapan sistem informasi.
1
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi
Sistem merupakan suatu kumpulan dari komponen atau elemen yang
saling berinteraksi sehingga membentuk satu kesatuan yang saling
bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dengan cara menerima input dan
menghasilkan output dalam proses pengolahan yang terorganisir. Sedangkan
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi yang dimaksud dapat
diperoleh melalui suatu sistem informasi (O’Brien dan Marakas, 2011).
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Tujuan dari sistem informasi itu sendiri adalah untuk menyediakan informasi
untuk membantu pengambilan keputusan manajemen, untuk membantu
petugas didalam melaksanakan operasi perusahaan dari hari ke hari dan
menyediakan informasi yang layak untuk pemakai pihak luar perusahaan
(Leitch,2004).
Menurut O’Brien dan Marakas (2011), Sistem Informasi Manajemen
merupakan kombinasi yang teratur antara komponen-komponennya yang
mengumpulkan, merubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi
seperti pada Gambar 1.
Komponen dari sistem informasi yaitu :
 Orang (brainware/ people resources)
Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor
sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users),
perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi
(sistem development). Manusia merupakan pengguna sistem yang ada di
setiap level organisasi dan pengelola sistem informasi. Orang-orang yang
terlibat dalam komponen manusia dikelompokkan menurut fungsi dan
keahliannya sebagai pengguna sistem informasi, yaitu sebagai pengguna
(end-user) atau sebagai spesialis sistem informasi (IS Specialist).
 Data (data resources)
Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas,
dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh
langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai
sekumpulan fakta mentah dalam isolasi. Data merupakan komponen dasar
informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran
2
informasi yang dikehendaki. Data dapat berbentuk alpha numeric, teks,
citra (image) dan suara (audio).
 Perangkat Keras (hardware resources)
Meliputi semua peralatan fisik dan material yang digunakan dalam
pemrosesan informasi. Peralatan ini tidak hanya berbentuk mesin seperti
komputer dan perlengkapannya, tetapi juga termasuk media penyimpanan
data seperti kertas hingga ke peralatan penyimpanan data digital dan
perangkat keluaran.
 Perangkat Lunak (software resources)
Merupakan kumpulan dari perintah atau fungsi yang ditulis dengan aturan
tertentu untuk memerintahkan tugas tertentu dalam mengolah informasi,
memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data,
atau sering disebut sebagai program. Konsep perangkat lunak sebenarnya
tidak hanya meliputi kumpulan perintah yang disebut program, tetapi juga
kumpulan perintah kerja yang diperlukan manusia yang disebut prosedur.
 Jaringan (network resources)
Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara
bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda.
Jaringan telekomunikasi seperti internet, intranet, dan ekstranet telah
menjadi bagian yang sangat penting untuk keberhasilan dalam semua jenis
organisasi dan sistem informasi berbasis komputer yang dimiliki oleh
organisasi tersebut.
Gambar 1. Komponen sistem informasi (O’Brien dan Marakas, 2011)
3
 Input. Merupakan kegiatan pengumpulan dan penyusunan bagian-bagian
informasi yang akan dimasukkan dan diolah di dalam sistem.
 Pengolahan (processing). Merupakan kegiatan transformasi yang
mengkonversi input (masukan) menjadi output (keluaran).
 Output. Merupakan kegiatan transfer bagian-bagian yang telah diolah
untuk mencapai tujuan akhir yang diinginkan.
2.2. Maintainability Sistem Informasi
Saat mengembangkan rencana strategi informasi, perusahaan tidak
dapat mengelak bahwa maintenance merupakan fase yang paling lama dan
paling mahal biayanya dalam systems life cycle. System maintenance
merupakan hal yang harus sangat diperhatikan dalam penerapan sistem. (Pan
American Health Organization, 1999)
Gambar 2. The traditional information systems development life cycle
(O’Brien dan Marakas, 2011)
4
Untuk lebih meningkatkan keamanan sebuah sistem informasi, sejak
awal dibuat rencana penerapan sistem harus sudah dipastikan mengenai cara
pengembangan dan/atau pemeliharaannya (maintenance). (Derbyshire County
Council, 2013)
Tujuan utama dari systems maintenance adalah untuk memperbaiki
kesalahan yang ada di dalam sistem, menyediakan perubahan untuk
meningkatkan performa sistem, atau untuk beradaptasi terhadap perubahan
sistem operasi atau bisnis perusahaan. (O’Brien dan Marakas, 2011)
5
III. METODE PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran
Perusahaan yang masuk ke dalam persaingan global harus dapat
mempertahankan competitive advantage yang dimilikinya. Salah satu caranya
adalah dengan cara menerapkan dan mengintegrasikan sistem informasi.
Mengingat penerapan sistem informasi sangat penting bagi perusahaan, maka
penerapan sistem informasi tersebut harus dilakukan dengan sebaik-baiknya
agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam kasus-kasus tertentu
sistem informasi yang telah diterapkan tidak dapat dipakai kembali. Sehingga
maintainability sistem informasi harus diperhatikan.
3.2. Tahapan Penelitian
Penelitian ini terdiri dari empat tahap penelitian, yaitu tahapan pra
penelitian, pengumpulan data, analisis data, dan interpretasi hasil penelitian.
Tahapan pertama dimulai dari pengidentifikasian minat penelitian, kemudian
pemilihan topik dan melakukan studi pustaka untuk mencari literatur-literatur
yang terkait dengan topik yang akan dipilih. Hasilnya adalah berupa topik
penelitian. Langkah selanjutnya adalah berupa perumusan masalah yang
nantinya menjadi tujuan penelitian. Kemudian dilanjutkan dengan membuat
rancangan pengumpulan data.
Tahap kedua pada penelitian ini adalah dengan melakukan studi
pustaka. Data-data yang berhasil dikumpulkan kemudian dianalisis pada
tahapan analisis data. Analisis data ini sesuai dengan perumusan masalah.
Tahapan terakhir yaitu interpretasi hasil dari analisis data. Dari
tahapan akhir ini dapat dijadikan dasar dalam membuat kesimpulan dan saran.
3.3. Metode Penelitian
3.3.1 Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada minggu ke-5 bulan Januari 2014 hingga
minggu ke-1 bulan Februari 2014.
3.3.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Jenis data yang dikumpulkan terdiri dari data sekunder yang diperoleh
dari studi literatur. Studi literatur dilakukan dengan cara mempelajari
dan menelaah artikel-artikel yang berhubungan dengan topik bahasan
penelitian ini.
6
IV. PEMBAHASAN
Maintainability dapat diartikan sebagai kemampuan sistem informasi
dalam menjalani perubahan. Setelah sebuah sistem berhasil dikembangkan dan
diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan
hasil uji coba maupun evaluasi. Dalam jangka waktu tertentu, sangat mungkin
sistem informasi yang telah diterapkan mengalami kerusakan, timbul bugs,
ataupun perlu disempurnakan kembali. Oleh karena itu, sangat penting
diterapkannya maintenance (pemeliharaan) sistem.
Ada 4 (empat) jenis pemeliharaan sistem, yaitu:
a. Corrective Maintenance
Aktivitas ini fokus pada memperbaiki bugs dan kesalahan logika sistem yang
tidak terdeteksi saat periode pengujian sistem.
b. Adaptive maintenance
Aktivitas memodifikasi sistem yang telah ada atau menambah fungsi baru
untuk mengakomodasi perubahan yang ada di dalam bisnis maupun operasi
perusahaan.
c. Perfective maintenance
Aktivitas merubah sistem yang telah ada untuk meningkatkan performa
maupun tampilan sistem. Maintenance ini dilakukan pada situasi perluasan
fungsi original sistem atau dapat disebut sebagai kebutuhan non fungsional.
Umumnya disebabkan oleh pengguna (user) yang menginginkan tambahan dari
sistem untuk memenuhi harapannya.
d. Preventive maintenance
Berupa aktivitas yang dilakukan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya
kesalahan sistem maupun aktivitas untuk memperpanjang masa pemakaian
sistem. Preventive maintenance sering menjadi pilihan pemeliharaan yang
paling akhir. Walaupun sebenarnya bentuk maintenance ini merupakan hal
yang vital bagi organisasi untuk menyadari nilai investasi sistem informasi
yang diterapkan. Maintenance ini dapat membuat lebih mudah dalam hal
perbaikan, adaptasi dan pemenuhan. Tanpa peningkatan fungsional dari sistem
dapat menimbulkan kondisi tidak efisien. Bentuk maintenance ini dapat disebut
software re-engineering.
Karakteristik pemeliharaan (maintenance) dapat dibedakan menjadi dua,
yaitu pemeliharan terstruktur dan tidak terstruktur, serta biaya pemeliharaan.
Pemeliharaan terstruktur dimulai dari permintaan akan pemeliharaan dan
menentukan konfigurasi dari sistem yang akan diadakan pemeliharaan. Setelah
itu, dilakukan evaluasi perancangan dan menentukan rencana pendekatan yang
akan digunakan untuk melakukan pemeliharaan. Kemudian dilanjutkan dengan
melakukan modifikasi perancangan dan penulisan ulang program. Langkah akhir
dari pemeliharaan terstruktur adalah mereview program yang telah ditulis, jika
7
diterima maka tugas pemeliharaan telah selesai dilakukan. Sedangkan jika
konfigurasi merupakan program permodul, maka kegiatan yang dilakukan adalah
evaluasi program. Ketika diperlukan modifikasi yang cukup besar, maka tindakan
yang diambil adalah pembuatan ulang yang dilanjutkan dengan review hasil. Jika
hasil akhir memenuhi kriteria, maka sistem telah siap.
Pada pemeliharaan tidak terstuktur, hal yang harus diperhatikan adalah
bahwa pada pemeliharaan ini tidak mempunyai dokumentasi yang baik, tidak
menggunakan metodologi perancangan, dan tidak melakukan langkah
pemeliharan seperti yang dilakukan pada pemeliharaan terstruktur.
Ada 3 alasan yang mendasari pentingnya pemeliharaan sistem, yaitu:
a. Memperbaiki Kesalahan (Correcting Errors)
Maintenance dilakukan untuk mengatasi kegagalan dan permasalahan yang
muncul saat sistem dioperasikan. Sebagai contoh, maintenace dapat digunakan
untuk mengungkapkan kesalahan pemrograman (bugs) atau kelemahan selama
proses pengembangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem, sehingga
kesalahan tersebut dapat diperbaiki.
b. Menjamin dan Meningkatkan Kinerja Sistem (Feedback Mechanism)
Kajian pasca implementasi sistem merupakan salah satu aktivitas maintenance
yang meliputi tinjauan sistem secara periodik. Tinjauan periodik atau audit
sistem dilakukan untuk menjamin sistem berjalan dengan baik, dengan cara
memonitor sistem secara terus-menerus terhadap potensi masalah atau perlunya
perubahan terhadap sistem. Sebagai contoh, saat user menemukan errors pada
saat sistem digunakan, maka user dapat memberi umpan balik atau feedback
kepada spesialis informasi guna meningkatkan kinerja sistem. Hal ini yang
menjadikan system maintenance perlu dilakukan secara berkala, karena system
maintenance akan senantiasa memastikan sistem baru yang diimplementasikan
berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan penggunaanya melalui
mekanisme umpan balik.
c. Menjaga Kemutakhiran Sistem (System Update)
Selain sebagai proses perbaikan kesalahan dan kajian pasca implementasi,
system maintenance juga meliputi proses modifikasi terhadap sistem yang telah
dibangun karena adanya perubahan dalam organisasi atau lingkungan bisnis.
Sehingga, system maintenance menjaga kemutakhiran sistem (system update)
melalui modifikasi-modifikasi sistem yang dilakukan.
8
V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Maintainability suatu sistem informasi sangatlah penting bagi
perusahaan. Tujuan system maintenance adalah untuk memperbaiki kesalahan
(correcting errors), menjamin dan meningkatkan kinerja sistem (feedback
mechanism), dan menjaga kemutakhiran sistem (system update).
9
DAFTAR PUSTAKA
Derbyshire County Council. 2013. Information Systems Development and
Maintenance Procedures. Version 4. Information Security Document.
Derbyshire: Derbyshire County Council.
Leitch, R. A. 2004. The Chiropractic Theories: A Textbook of Scientific Research.
New Jersey: Lippincott Williams and Wilkins.
O’Brien, James A. & George M. Marakas. 2011. Management Information
System. Tenth Edition. New York: Mc.Graw-Hill Companies.
Pan American Health Organization (PAHO). 1999. Setting Up Healthcare
Services Information Systems: A Guide for Requirement Analysis,
Application Specification, and Procurement. Washington DC: PAHO.
10