1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
advertisement
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Semakin berkembangnya era teknologi informasi berdampak secara langsung terhadap keefektifan sistem informasi akuntansi yang ada di dalam perusahaan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan Ratnaningsih dan Suaryana (2014, p.11) bahwa kecanggihan teknologi informasi secara parsial memberikan pengaruh positif signifikan terhadap efektivitas sistem informasi akuntansi. Bila dikaitkan antara teknologi dan informasi dapat disimpulkan dari penelitian yang dilakukan Ratnaningsih dan Surya bahwa teknologi informasi memberikan keefektifan terhadap sistem informasi, oleh karena itu semakin berkembangnya teknologi informasi dapat memberikan output informasi yang lebih efektif dari sistem informasi. Didalam sistem akuntansi terdapat prosedur pemrosesan penggajian yang merupakan termasuk ke dalam siklus pengeluaran. Pada siklus pengeluaran diperlukan sistem informasi akuntansi yang menangani prosedur pemrosesan penggajian yang terintegrasi dengan bagian-bagian terkait dalam proses penggajian, seperti bagian SDM (Sumber Daya Manusia) atau personalia, bagian pemotong gaji, bagian akuntansi dan bagian keuangan. Bagian SDM (Sumber Daya Manusia) merupakan bagian yang memberikan informasi berupa laporan gaji perbulan serta mengelola semua data-data untuk menghitung gaji pegawai seperti pemotonganpemotongan gaji, tunjangan-tunjangan, insentif-insentif dan pajak penghasilan pegawai (PPh 21), yang akan menghasilkan informasi berupa laporan gaji pegawai dan laporan pajak penghasilan PPh 21. Laporan gaji pegawai dan laporan pajak PPh21 akan digunakan oleh bagain akuntansi untuk mencatat jurnal dari proses penggajian atau jurnal entry dan bagian keuangan menggunakan laporan gaji tersebut untuk mengeluarkan kas perusahaan. Sistem informasi dalam menangani prosedur pemrosesan penggajian pegawai begitu penting diterapkan, karena pemerosesan penggajian berhubungan dengan pemberian kompensensi yang berkaitan langsung dengan kepuasan kerja pegawai dan kinerja pegawai, Menurut Odunlade, R, O. (2012, P.10) menyebutkan bahwa terdapat hubungan antara kompensasi yang diberikan kepada pegawai dengan kepuasan kerjanya, artinya bahwa tingkat kepuasan pegawai mayoritas didapatkan dari gaji dan manfaat (benefit) yang mereka dapatkan sebagai kompensasi dari 1 2 pekerjaannya.. Dan penelitian yang dilakukan Feriana (2012, p.60) pemberian kompensasi finansial berupa gaji, tunjangan dan insentif secara simultan berpengaruh signifikan positif terhadap kinerja karyawan. Artinya bahwa dalam prosedur pemrosesan penggajian perlu diterapkan sistem informasi penggajian yang dapat mengelolah kompensensi pegawai dengan baik dan juga terintegrasi dengan sistem informasi akuntansi dalam hal melakukan proses pencatatan jurnal penggajian dan bagian keuangan dalam hal melakukan pengeluaran kas perusahaan, dengan terintegrasinya sistem informasi penggajian dan sistem informasi akuntansi maka proses pemberian kompensasi terhadap pegawai akan lebih baik. PT Rumah Sakit PELNI merupakan perusahaan yang memiliki usaha di bidang pelayanan dan pendidikan kesehatan yang cukup besar di Indonesia, PT Rumah Sakit PELNI memiliki jumlah pegawai yang cukup banyak, mulai pegawai tetap maupun pegawai tidak tetap. Berdasarkan uraian tentang begitu pentingnya proses penggajian dikarenakan berhubungan dengan kompensasi pegawai dimana kompensasi pegawai akan mempengaruhi kinerja pegawai dan kepuasan kerja pegawai, PT Rumah Sakit PELNI memerlukan sistem informasi akuntansi penggajian yang handal yang dapat mengelolah sistem penggajian mulai dari tahap proses penghitungan gaji, pencatatan jurnal dari proses penggajian sampai pengeluaran kas. Berdasarkan hasil wawancara dengan pejabat pada bagian Akuntansi dan SDM yang terkait dalam pemrosesan penggajian pegawai, PT Rumah Sakit PELNI membutuhkan sistem informasi akuntansi penggajian dengan memiliki kriteria-kriteria sebagai berikut yaitu efesien dan efektif, terintegrasi dengan bagianbagian yang terkait dalam melakukan proses penggajian seperti bagian pemotong gaji pegawai, bagian Akuntansi dan bagian Keuangan, dimana semua bagian akan berhubungan dengan bagain SDM dalam hal proses penggajian. Menampilkan informasi secara realtime dan realible pada bagian SDM, meminimalkan proses penginputan kembali kedalam sistem, memberikan pengendalian pengawasan dan pengaksesan serta penerapkan sistem informasi yang mudah. Berdasarkan kriteria yang dibutuhkan perusahaan maka akan dijadikan sebagai dasar untuk melakukan analisis dan perancangan sistem informasi yang dapat menangani proses panggajian sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan perusahaan, yaitu dengan merancang satu sistem informasi akuntansi berbasis web yang menangani prosedur pemrosesan penggajian, yang nantinya digunakan sebagai refrerensi PT Rumah Sakit PELNI 3 untuk pertimbangan dalam memenuhi kebutuhan sistem informasi akuntansi penggajian. 1.2 Ruang Lingkup Pembahasan masalah dilakukan pada sistem penggajian PT Rumah Sakit PELNI yang melibatkan 3 bagian yaitu bagian SDM atau personalia, Akuntansi, dan Keuangan yang akan dibatasi pada proses-proses sebagai berikut; 1. Proses penghitungan gaji pegawai yang dilakukan bagian SDM untuk menyajikan laporan gaji yang akan diterima pegawai, pada proses ini bagian SDM telah menyelesaikan proses-proses dalam mendukung kelengkapan menyajikan laporan gaji, seperti; a. Proses penyajian laporan potongan-potongan pegawai termasuk Potongan dana pensiun yang dikumpulkan pegwai untuk jaminan hari tua. b. Proses penyajian laporan tunjangan pegawai. 2. Proses penghitungan lembur pegawai. 3. Proses penghitungan PPh 21 yang dilakukan dibagian SDM yang terkait dengan laporan gaji pegawai tetap per periode dimana pembayarannya ditanggung oleh perusahaan. 4. Proses pencatatan jurnal akuntansi terhadap proses penggajian dari laporan gaji yang diberikan bagian SDM, dan pencatatan jurnal akuntansi terhadap pengeluaran kas yang diberikan bagian keuangan setelah memberikan bukti pengeluaran kas terhadap hutang biaya pegawai. 5. Proses pengeluaran kas yang dilakukan oleh bagian keuangan khususnya koordinator perbendaharaan yang melibatkan bagian-bagian yang terkait proses penggajian, yaitu bagian SDM dalam penyajian laporan gaji, bagian akuntansi dalam melakukan pencatatan jurnal akuntansi terhadap hutang biaya pegawai dan pencatatan jurnal akuntansi terhadap pembayaran hutang biaya pegwai dan bank selaku pendistribusi gaji pegawai. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini yaitu; 1. Menganalisis sistem penggajian yang sedang berjalan pada PT Rumah Sakit PELNI. 4 2. Mengidentifikasi masalah terhadap sistem penggajian yang sedang berjalan pada PT Rumah Sakit PELNI. 3. Memenuhi kriteria sistem informasi penggajian yang dibutuhkan PT Rumah Sakit PELNI yaitu dengan merancang sistem informasi akuntansi penggajian sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Adapun Manfaat dari penulisan skripsi yaitu; 1. Mengetahui sistem yang sedang berjalan dengan mengetahui letak dari ketidak sesuai dengan kriteria sistem penggajian yang dibutuhkan perusahaan. 2. Sebagai dasar dalam memberikan solusi terhadap masalah yang ada pada sistem penggajian yang sedang berjalan. 3. Mendapatkan sistem informasi penggajian yang memenuhi kriteria PT Rumah Sakit PELNI. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan adalah dengan menggunakan metode analisis dan perancangan dengan pendekatan berorientasi objek (Object Oriented Analysis and Design with Unified Process), menurut teori yang dikemukakan oleh Satzinger, Jackson dan Burd, dengan tahapan-tahapan sebagai berikut: 1. Inception Inception merupakan tahap awal dalam mengembangkan visi dari sistem informasi yang akan dirancang yaitu dengan membuat kasus bisnis yang menjadi latar belakang dalam melakukan perancangan sistem informasi penggajian yang baru, menentukan ruang lingkup sistem informasi baru yang akan dirancang serta menentukan tujuan dan manfaat dari perancangan sistem informasi yang akan dirancang, 2. Elaboration Pada tahap elaboration diamana tahap ini akan melakukan tahapan-tahapan sebagai berikut; a. Studi pustaka yaitu dengan mencari teori-teori yang mendukung dalam melakukan analisis dan perancangan sistem informasi penggajian, teori- 5 teori berupa teori khusus dan umum yang berkaitan dengan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi yang akan diterapkan. b. Analisis sistem penggajian yang sedang berjalan diperusahaan PT Rumah Sakit PELNI, yaitu dengan cara melakukan analisis sebagai berikut; i. Observation (pengamatan) yaitu melakukan pengamatan pada aktivitas-aktivitas pada sistem penggajian dan yang sedang berjalan, adapun aktivitas yang akan diamati; a) Aktivitas dalam prosedur penghitungan gaji meliputi penghitungan potongan penggajian, penghitungan tunjangan, penghitungan uang lembur, penghitungan insentif dan penghitungan PPh 21 pegawai tetap. b) Aktivitas dalam prosedur pencatatan jurnal dari proses penggajian pegawai tetap termasuk pencatatan jurnal PPh 21 dan pencatatan jurnal pengeluaran kas. c) Aktivitas dalam prosedur pengeluaran kas yaitu bagaimana proses terjadinya tahapan pengeluaran kas perusahaan untuk penggajian. ii. Interview (Wawancara) yaitu dengan melakukan aktivitas Tanya jawab dengan narasumber-narasumber yang memiliki data atau informasi-informasi terkait dalam sistem penggajian. iii. Documentation (dokumentasi) yaitu dengan melakukan pencatatan data-data, informasi-informasi dan bukti-bukti tertulis yang terkait dengan sistem penggajian. c. Menentukan persyaratan dan fungsi-fungsi sistem informasi yang akan dirancang i. Melakukan identifikasi masalah dan kebutuhan dari sistem yang sedang berjalan. ii. Menyimpulkan masalah dan kebutuhan dari sistem yang sedang berjalan. iii. Memberikan solusi terhadap masalah dan cara untuk memenuhi kebutuhan sistem yang sedang berjalan dengan memberikan penjelasan terhadap fungsi-fungsi informasi yang akan dirancang. 6 d. Merancang design sistem informasi akuntansi penggajian dengan menggunakan UML. Adapun diagram yang akan digunakan dalam perancangan design yaitu Activity diagram, Event Table, Usecase Diagram, Usecase Description, State Chart Diagram, Domain Class Diagram, System Sequence Diagram, three layer sequence diagram, firstcut class diagram , Updated Class Diagram dan Package Diagram. 3. Construction Pada tahap construction dimana pada tahap ini akan melakukan perancangan sistem control aplikasi seperti validasi data, perancangan fine-tuning desain antar muka pengguna (User Interface) dan navigation Diagram (Story Board). 4. Transition Pada taha transition dimana pada tahap ini akan menetukan bagaimana penyebaran sistem informasi yang telah dirancang kebagian terkait dalam proses penggajian. Dkarenakan sistem informasi yang akan dirancang menggunakan berbasis web maka dalam proses penyebaran hanya membutuhkan web browser. 1.5 Sistematika penulisan Sistematika penulisan dalam tugas akhir ini terdiri dari lima bab dari setiap bab memiliki sub bab masing-masing. Secara garis besar sistematika penulisan setiap bab akan dijelaskan sebagai berikut; BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisikan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodelogi penelitian dan sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisikan landasan teori-teori yang dijadikan sebagai dasar untuk melakukan analisis dan perancangan sistem informasi penggajian, teori–teori tersebut berisikan mengenai sistem informasi, perancangan sistem informasi, manajeman sumber daya manusia, sistem akuntansi penggajian, pajak penghasilan dan teori-teori yang mendukung dalam melakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian. 7 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini berisikan mengenai gambaran umum perusahaan seperti sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan struktur organisasi perusahaan, struktur organisasi bagian yang terlibat dalam proses penggajian, uraian tugas jabatan yang terlibat dalam proses penggajian, analisis sistem yang sedang berjalan, hasil indentifikasi masalah pada sistem yang berjalan dan solusi masalah sistem berjalan yang digunakan sebagai dasar dalam melakukan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang baru. BAB 4 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Bab ini berisikan design perancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang akan diterapkan, design aplikasi, dan rencana untuk melakukan implementasi sistem informasi akuntansi penggajian yang telah dirancang. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan dari hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian, dampak dari sistem yang telah dirancang terhadap perusahaan dan memberikan saran kepada perusahaan untuk dapat menggunakan sistem serta memberikan saran pengembangan sistem dimasa yang akan datang.