bab ii landasan teori

BAB II
LANDASAN TEORI
A.
Arti Dan Fungsi Manajemen Personalia
Suatu perusahaan tidak akan dapat mencapai tujuannya tanpa adanya
manajemen yang baik. Untuk itu seorang manajer dalam hal ini pimpinan
perusahaan harus memilih dan menempatkan orang-orang yang sesuai
dengan pendidikan dan ketrampilan yang dimiliki agar sasaran / tujuan
perusahaan dapat tercapai. Oleh karena itu pimpinan perusahaan perlu
memberikan dorongan kepada para karyawannya guna mencapai sasaran
tersebut.
Sebelum diuraikan arti dan fungsi daripada manajemen personalia, penulis
terlebih dahulu akan menguraikan arti dan fungsi dari manajemen.
Pengertian manajemen bermacam-macam; seperti yang dikemukakan
oleh George R. Terry, sebagai berikut :1
”Management is a distinct process consisting of planning, organizing,
actuating, controlling, performed to determine and accomplish stated
objective by the use of human beings and other resources”.
Artinya : Manajemen adalh suatu proses yang membeda – bedakan atas
perencanaan,pengorganisasian, pergerakan, pelaksanaan dan pengawasan,
1
George Terry, Principles Management, www.google.com
9
10
dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat mencapai tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya.
Sedangkan menurut M. Manullang adalah sebagai berikut :2
“Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian,
penyusunan, pengarahan dan pengawasan daripada sumber daya manusia
untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan terlebih dahulu”.
Apabila kita perhatikan definisi-definisi diatas nampaknya ada
sedikit perbedaan mengenai pengertian manajemen antara satu dengan yang
lainnya, namun pada dasarnya mempunyai inti yang sama. Dengan demikian
dapatlah disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu seni dan ilmu
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan terhadap
kegiatan- kegiatan suatu kelompok manusia yang akan dicapai. Sedangkan
orang yang melaksanakan kegiatan manajemen lazim disebut dengan istilah
manajer atau lebih dikenal dengan pimpinan perusahaan.
Dari uraian diatas jelaslah terlihat bahwa unsur manusia memegang
peranan yang sangat penting, sehingga sukses tidaknya seorang manajer
tergantung dari kemampuannya mengkoordinir orang-orang dengan
ditunjang oleh unsur-unsur lain seperti uang, material, mesin dan metode.
Karena adanya unsur manusia yang dominan ini maka penerapan prinsipprinsip manajemen tidaklah bersifat mutlak tetapi luwes artinya penerapan
dari prinsip-prinsip manajemen tersebut dapat sedikit berubah sesuai dengan
keadaan manusia yang bersangkutan.
2
M. Manullang, Dasar-dasar Manajemen, http://m-manullang
11
Dengan kata lain perlu adanya pertimbangan-pertimbangan terhadap unsur
manusia yang memiliki martabat, keinginan, perasaan, cita-cita dan
temperamen yang berbeda-beda.
Seperti telah dikemukakan diatas, bahwa dalam mencapai tujuannya
maka perusahaan akan memanfaatkan tenaga kerja yang ada. Pemanfaatan
tenaga kerja untuk mencapai tujuan dilakukan dengan rangkaian kegiatankegiatan atau tindakan-tindakan manajemen yang dibagi dalam beberapa
fungsi manajemen, mengelompokkan dan membedakan rangkaian kegiatan
manajemen dalam 4 (empat) fungsi pokok :
1.
Perencanaan (Planning)
Menetapkan apa yang harus dilaksanakan oleh anggota-anggota
organisasi untuk menyelesaikan pekerjaan, dalam fase pertama ini
perlu juga ditetapkan oleh manajer
2.
Pengorganisasian (Organizing )
Mendistribusikan atau mengalokasikan tugas-tugas kepada para
anggota kelompok, mendelegir kekuasaan dan menetapkan kelompok.
3.
Penggerakan (Actuating)
Setelah kegiatan planning dan organizing, manajer perlu dapat
menggerakkan kelompok ini manajer menggunakan berbagai sarana,
misalnya : komunikasi, kepemimpinan, perundingan pemberian
instruksi dan lain-lain.
12
4.
Pengawasan (Controlling)
Dalam organisasi yang bergerak atau berjalan, manajer harus selalu
mengadakan pengawasan atau pengendalian agar gerakan atau
jalannya organisasi benar-benar sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan baik mengenai arahnya, maupun mengenai caranya.
Dari rangkaian kegiatan diatas nampak bahwa manajemen adalah
suatu proses, yaitu proses yang terdiri dari fungsi-fungsi dasar perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang dilaksanakan secara
berantai dalam arti hasil daripada kegiatan pengawasan dapat digunakan
untuk dasar atau bahan dalam kegiatan perencanaan, demikian pula
sebaliknya hasil daripada kegiatan perencanaan harus dijadikan dasar bagi
kegiatan pengawasan.
Diantara keempat fungsi tersebut maka fungsi penggerakan
merupakan fungsi yang sangat penting karena berhubungan erat dengan
orang-orang (unsur manusia) sehingga berhasil tidaknya pelaksanaan fungsi
penggerakan tergantung dari kemampuan memberikan dorongan (motivasi)
kepada para karyawan. Masalah pemberian motivasi merupakan salah satu
bidang manajemen personalia.
13
Adapun definisi manajemen personalia seperti yang dikemukakan
oleh Edwin B. Flippo sebagai berikut :3
“Manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan kegiatan-kegiatan pengadaan, pengembangan,
pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pelepasan
sumber daya manusia agar tercapai berbagai tujuan individu, organisasi dan
masyarakat”.
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen
personalia merupakan bagian manajemen yang mengfokuskan diri dalam
bidang
personalia
pengembangan,
atau
pemberian
kepegawaian,
kompensasi,
yang
meliputi
pemberian
pengadaan,
motivasi
serta
memperhatikan keselamatan dan kesejahteraan pegawai, sehingga pegawai
lebih produktif lagi dalam usaha pencapaian target perusahaan.
Dalam usaha pemberian motivasi ini perlu terlebih dahulu diketahui
kebutuhan, seseorang yang menimbulkan keinginan orang tersebut untuk
bekerja, karena pada dasarnya seseorang bekerja untuk memenuhi
kebutuhan yang beraneka ragam, sehingga dengan mengetahui kebutuhan
seseorang, maka perusahaan akan lebih mudah memotivasi karyawannya.
Manajemen personalia diperlukan untuk meningkatkan efektivitas
sumber daya manusia dalam organisasi. Tujuannya adalah untuk
memberikan kepada organisasi sistem kerja yang efektif. Untuk mencapai
tujuan ini, studi tentang manajemen personalia akan menunjukkan
3
Edwin B Flippo, Manajemen Personalia, Jilid 2, Jakarta: Erlangga, 2006, hal. 57
14
bagaimana
seharusnya
perusahaan
mendapatkan,
mengembangkan,
menggunakan, mengevaluasi, dan memelihara karyawan dalam jumlah dan
kualitas yang tepat.
B.
Sistem Informasi Akuntansi
1.
Pengertian Sistem
Menurut Narko dalam bukunya yang berjudul “Sistem
Akuntansi” sebagai berikut :4
“Sistem diartikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari
interaksi elemen-elemen (dikatakan sub- sistem) yang berusaha
mencapai tujuan tertentu“.
Pada dasarnya sesuatu dapat disebut apabila memenuhi dua
syarat. Syarat pertama adalah memiliki bagian-bagian yang saling
berinteraksi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Bagian-bagian itu disebut subsistem, atau adapula yang menyebutnya
sebagai prosedur. Syarat yang kedua adalah bahwa suatu sistem harus
memiliki tiga unsur, yaitu ; input, proses dan output. Input merupakan
penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan. Output
adalah hasil operasi. Dalam pengertian sederhana, output berarti yang
menjadi tujuan, sasaran atau target pengorganisasian suatu sistem.
Sedangkan proses adalah aktivitas yang mengubah input menjadi
output.
4
Narko, Sistem Akuntansi, Edisi Kelima, Yayasan Pustaka Nusantara, Yogyakarta 2007, hal. 1
15
Agar sistem dapat berfungsi secara efisien dan efektif,
subsistem-subsistem
atau
prosedur-prosedur
itu
harus
saling
berinteraksi antara yang satu dengan yang lainnya. Interaksi ini bisa
tercapai terutama melalui komunikasi informasi yang relevan antar
subsistem. Namun demikian, biasanya antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya tidak dapat dilihat garis pemisahnya secara tegas.
Karena interaksi yang terjalin antar subsistem itu demikian kuatnya dan
seringkali saling tumpang-tindih. Menurut Tata Sutabri:5
“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut
pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan,
sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan yang biasanya
melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi
perusahaan yang terjadi berulang- ulang”.
Menurut Nugroho Widjayanto, yaitu :6
“Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan klerikal
biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih,
disusun untuk menjamin adanya pelaksanaan yang seragam terhadap
transaksi-transaksi perusahaan yang saling terjadi”.
2.
Karakteristik Sistem
Karakteristik umum sistem dalam buku Joseph W. Wilkinson
adalah sebagai berikut :7
a.
5
Sasaran
Tata Sutabiri Skom, Sistem Informasi Akuntansi, ANDI, Yogyakarta, 2006, hal. 18
Nugroho Widjayanto, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta, 2001, hal. 2
7
Joseph W. Wilkinson, Sistem Informasi Akuntans, Binarupa Aksara, Jakarta, 2005, hal .37
66
16
Setiap sistem berupaya mencapai satu atau lebih sasaran, artinya
sasaran merupakan kekuatan pemotivasi yang mengarahkan suatu
sistem.
b.
Masukan – proses – keluaran
Masukan terdiri dari semua arus berwujud yang masuk ke dalam
sistem disamping juga dampak tak wujud terhadap sistem. Proses
terdiri dari metode yang digunakan untuk mengubah masukan
menjadi keluaran. Keluaran terdiri dari semua arus keluar atau
hasil.
c.
Lingkungan
Setiap sistem terbatas secara fisik. Alam yang terletak di luar
sistem dinamakan lingkungan sistem.
d.
Subsistem
Setiap
sistem
berapapun
kecilnya
mengandung
subsistem-
subsistem. Tiap-tiap subsistem menjalakan peran tertentu di dalam
sistem yang lebih besar dimana subsistem ini menjadi salah satu
bagiannya.
e.
Saling ketergantungan
Setiap sistem mempunyai saling ketergantungan. Selain memiliki
subsistem-subsistem yang erat berkaitan, suatu sistem pada
dasarnya merupakan bagian integral dari sistem lain yang lebih
besar.
17
f.
Jaringan sistem kerja
Jaringan kerja terbentuk bilamana sebuah sistem digabungkan
dengan sistem lain yang tingkat hirarkinya sama. Sistem-sistem
yang membentuk jaringan kerja berinteraksi satu sama lain melalui
penghubung atau batas bersama yang dinamakan antar muka.
g.
Kendala
Setiap sistem pasti menghadapi kendala yang berupa batasanbatasan intern atau ekstern yang menentukan konfigurasi atau
kemampuan suatu sistem.
h.
Pengendalian
Pengendalian adalah proses peraturan yang dilakukan sistem untuk
mengoreksi setiap penyimpangan dari rangkaian langkah menuju
sasaran yang diinginkan.
i.
Pengguna
Setiap sistem mempunyai pengguna, meskipun istilah ini harus
diartikan secara luas, misalnya pengguna suatu perusahaan dagang
meliputi pemilik, pelanggan, dan semua pihak lainnya yang
berinteraksi dengan perusahaan.
3.
Pengertian Informasi
Informasi adalah informasi yang menunjukan hasil dari
pengolahaan data yang diorganisasikan dan berguna kepada orang yang
menerimanya.
18
Menurut Narko informasi adalah : 8
Data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang sesuai dengan
keinginan si penerima. Data merupakan bahan yang diolah menjadi
suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih mempunyai arti sehingga
informasi
adalah
hasil
pengolahan
data
sehingga
ber6tambah
kegunaannya dan dapat dipakai untuk suatu tujuan tertentu atau untuk
analisis dan pengambilan keputusan.
Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa
informasi adalah suatu sumber daya yang datanya telah diubah kesuatu
bentuk yang berguna bagi pemakai informasi.
Informasi yang berkualitas memiliki 3 (tiga) kriteria dalam
Wing yaitu :9
a.
Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak menyelesaikan. Akurat
juga berarti bahwa informasi itu harus dapat jelas mencerminkan
maksud dan tujuannya.
b.
Tepat pada waktunya
Infromasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
Didalam pengambilan keputusan informasi yang telah usang tidak
lagi
8
bernilai.
Bila
informasi
datang
terlambat
sehingga
Narko, Op.cit., hal. 215
Wing Wahyu Winarno, Sistem Informasi Akuntansi, Cetakam 1, UPP SSTIM YKPN, Yogyakarta
: 2006, hal. 2-3
9
19
pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal itu dapat berakibat
fatal pada perusahaan.
c.
Relevan
Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan
masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi
harus bermanfaat bagi pemakainya. Disamping karakteristik, nilai
informasi ditentukan oleh 2 hal, yaitu manfaat dan biaya untuk
mendapatkannya.
Suatu
informasi
dikatakan
bernilai
bila
manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.
4.
Pengertian Akuntansi
Beberapa pengertian akuntansi yang dikemukakan oleh para ahli
antara lain sebagai berikut :
menurut Jerry J. Weygandt, Donald E. Kieso, dan Paul D. Kimmel,
pengertian dari akuntansi (accounting) adalah :
a.
Menurut Jerry J. Weygandt, Donald E. Kieso, dan Paul D. Kimmel,
pengertian dari akuntansi adalah “Suatu sistem informasi yang
mengidentifikasikan, mencatat, dan mengkomunikasikan peristiwaperistiwa ekonomi dari suatu organisasi kepada para pengguna
yang berkepentingan”.10
10
Weygandt, Kieso, dan Kimmel., Accounting Principles, Edisi Tujuh, Buku 1, Salemba Empat,
Jakarta, 2007, hal 4-5
20
b. Menurut pernyataan dari The Accounting Principles Boards No.4
“Dasar Konsep dan Pinsip Akuntansi yang mendasari laporan
Keuangan Perusahaan”. Seperti dikutip oleh Skousen K. Fred,
Akuntansi didefinisikan11 sebagai sistem untuk memberikan
informasi kuantitatif, tentang keuangan entitas ekonomi yang
diperlukan untuk pengambilan keputusan ekonomi.
5.
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem yang relevan, akurat dan tepat waktu sangat diperlukan
dalam proses pengambilan keputusan oleh management dalam suatu
perusahaan. Salah satunya dari informasi yang mendukung dalam
pengambilan keputusan adalah informasi akuntansi. Dalam penyusunan
informasi
akuntansi
tersebut
memerlukan
suatu
sistem
yang
memberikan panduan dalam pengidentifikasian, pengumpulan, dan
pemprosesan dan pengkomunikasian data keuangan perusahaan pada
para pengguna informasi tersebut. Maka dikenalah sistem ini sebagai
sistem informasi akuntansi.
Sistem akuntansi berkembang melalui suatu proses yang terdiri dari tiga
tahap sejalan dengan pertumbuhan dan perubahan perusahaan.
a. Tahap satu dalam proses tersebut adalah analisis, yaitu :
1) Mengidentifikasi kebutuhan para pihak yang menggunakan
11
Skousen K. Fred, dkk., Akuntansi Keuangan, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta, 2001, hal 7
21
informasi tentang perusahaan.
2) Menentukan bagaimana menyediakan informasi tersebut.
b. Tahap kedua dalam sistem tersebut adalah dirancang sedemikian
rupa sehingga memenuhi kebutuhan pemakai.
c. Tahap ketiga dalam sistem tersebut adalah pengimplementasian
dan penggunaan sistem tersebut untuk mencatat transaksi dan
menyusun laporan keuangan.
Setiap perusahaan menerapkan akuntansi sebagai alat komunikasi.
Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan
keuangan. Laporan-laporan keuangan tersebut adalah merupakan suatu
informasi, jadi sebenarnya akuntansi itu sendiri walaupun dilaksanakan
secara manual tidak berdasarkan komputer, tetapi tetap merupakan
suatu sistem informasi.
C.
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN
Dari uraian diatas mengenai sistem akuntansi penggajian adalah :12
“Suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berkaitan yang
disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan
kegiatan mengenai penyusunan dan perhitungan penggajian yang dimaksud
untuk mencegah terjadinya penyelewengan dalam kegiatan penggajian.”.
1.
12
Sistem Penggajian terdiri dari jaringan prosedur, yaitu :13
Dr. Zaki Baridwan, M.Sc., Sistem Akuntansi (Penyusunan Prosedur dan Metode), Edisi
Keenam, BPFE, Yogyakarta, 2002, hal. 9
22
a. Prosedur pencatatan waktu hadir atau absensi
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan,
pencatat waktu hadirnya diselenggarakan oleh fungsi pencatat
waktu dengan menggunakan “scan finger” pada pintu keluar loker
karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk
menentukangaji dan upah karyawan dan untuk menentukan apakah
karyawan bekerja di perusahan dalam biasa atau jam lembur (over
time) sehingga dapat menggunakan untuk menentukan apakah
karyawan akan menerima tunjangan-tunjangan.
b. Prosedur pembuatan daftar gaji atau upah
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah adalah
membuat daftar gaji dan upah karyawan, data yang dipakai sebagai
dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan
mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji dan upah
bulan sebelumnya.
c. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja
didistribusikan
kepada
masing-masing
karyawan.
Prosedur
pembayaran gaji dan upah melibatkan sistem “Payroll” yang setiap
13
Ibid, hal.11
23
bulannya akan langsung masuk ke masing-masing rekening
karyawan dan ini biasanya dilakukan oleh HRD.
2.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang digunakan
adalah :
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa suratsurat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti surat
keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, mutasi
dan lain-lain. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirim ke fungsi
pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuat daftar
gaji dan upah.
b. Absensi jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatatan waktu untuk
mencatat jam hadir karyawan diperusahaan.
c. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan dikurangi
potongan-potongan karyawan, iuran untuk organisasi karyawan.
d. Rekap daftar gaji dan upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen
yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah karyawan.
24
e. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat
oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan
informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi
pembuat daftar gaji dan upah.
D.
PENGGAJIAN
1.
Pengertian penggajian
Suatu perusahaan yang mengalami perkembangan yang cukup
pesat dan memperoleh keuntungan, ini akan membuat pimpinan untuk
memikirkan tentang kesejahteraan karyawannya. Faktor ini tidak lepas
dari orang-orang yang bekerja semaksimal mungkin untuk perusahaan.
Atas
sunbangan
prestasi
karyawan
kepada
perusahaan,
maka
perusahaan wajib memberikan suatu balas jasa kepada karyawan dalam
bentuk gaji sesuai dengan kedudukan dan prestasinya.
Menurut Eddytus Adisu, pengertian Gaji (Salaries) ) adalah :14
“Gaji adalah hak pekerja/ buruh yang diterima dan dinyatakan
dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja
kepada pekerja/ buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu
perjanjian kerja, kesepakatan atau peraturan perundang-undangan,
termasuk tunjangan bagi pekerja/ buruh dan keluarganya atas suatu
pekerja dan atau jasa yang telah atau akan dilakukan”.
14
Edytus Adisu, Hak karyawan Atas Gaji & Pedoman Menghitung : Gaji pokok, Uang lembur,
Gaji sundulan, insentif-Bonus-THR, Pajak atas Gaji, Iuran pension-Pesangon, Iuran
Jamsostek/Dana sehat, Jakarta : Forum Sahabat, 2008, hal. 2
25
Menurut Putra dalam artikelnya “Accounting, Finance & Taxation“.15
“Gaji yang bahasa inggrisnya payroll, adalah imbalan yang
diberikan oleh pihak yang mempekerjakan kepada pihak pekerja, dalam
hubungan yang relatif tetap, maupun dalam bentuk kontrak. Besarnya
Gaji biasanya sudah ditentukan pada saat kesepakatan kerja dilakukan,
dan tidak akan berubah sampai dengan adanya kesepakatan baru.
Nilainya relatif tetap”.
Menurut Edi Nur dalam artikelnya yang berjudul “Program
Penggajian Secara Manual“. 16
“Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang
diberikan secara terartur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil
kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai upah, dimana keduanya
merupakan suatu bentuk kompensasi, yakni imbalan jasa yang
diberikan secara teratur atas prestasi kerja yang diberikan kepada
seorang pegawai. Perbedaan gaji dan upah hanya terletak pada kuatnya
ikatan kerja dan jangka waktu penerimaannya. Seseorang menerima
gaji apabila ikatan kerjanya kuat, sedang seseorang menerima upah
apabila ikatan kerjanya kurang kuat. Dilihat dari jangka waktu
penerimaannya gaji pada umumnya diberikan pada setiap akhir bulan,
sedangkan upah diberikan pada setiap hari ataupun setiap minggu.
Dalam hal ini, pengertian gaji untuk seterusnya disebut sebagai gaji
pokok. Besarnya gaji pokok yang diberikan kepada seorang karyawan,
biasanya sangat tergantung pada latar belakang yang dimiliki,
kemampuan maupun pengalaman kerjanya”.
Tujuan dari gaji itu sendiri adalah sebagai hak para pekerja dan
kewajiban bagi perusahaan yang memakai sarana untuk memelihara,
melestarikan, ditetapkan atas dasar nilai-nilai tugas seorang pekerja
dengan memperhatikan keseimbangan prestasi, kebutuhan kerja dan
kemampuan perusahaan..
Sasaran utama dalam pemberian gaji kepada karyawan adalah :
15
16
Putra, “Accounting, Finance & Taxation”, Http://Feedburner.com.
Edi Nur, “Program Penggajian Secara Manual”, Http://edi-nur.dinus.ac.id
26
a. Menarik orang-orang yang berkualitas untuk bergabung dalam suatu
organisasi.
b. Memperhatikan karyawan agar tetap bekerja.
c. Memotivasi karyawan untuk mencapai prestasi yang tinggi.
Manusia sebagai tenaga kerja mempunyai potensi individualitas
tersendiri, cita-cita, tujuan-tujuan, harapan-harapan dimana dari sekian
banyak keinginan atau harapan sebagaian dapat dipenuhi melalui
tercapainya tujuan organisasi dan sebagaian lainnya diperoleh dari luar
organisasi.
Walaupun unsur manusia sebagai tenaga kerja merupakan milik
dari organisasi dimana ia bekerja, menjual tenaga, pikiran dan
menghasilkan jasa, hal ini disebabkan karena dalam melakukan
kegiatan tersebut, mereka mempunyai motif-motif tertentu. Perusahaan
berkewajiban mengakui dan menghargai motif-motif tersebut dengan
memberikan imbalan sebagai balas jasa atau biasa dikenal dengan kata
gaji atau upah. Upah atau gaji pada hakekatnya adalah imbalan yang
diberikan perusahaan pada pegawainya. Imbalan jasa ini dapat terwujud
dalam bentuk uang yaitu sebagai alat yang bersifat liquid karena mudah
untuk ditukarkan dengan barang-barang yang dapat memenuhi atau
membiayai kebutuhan hidupnya, lazim dikenal dengan istilah gaji.
Dapat juga bukan berbentuk uang, yaitu pemberian kesempatan
pengembangan diri dalam organisasi melalui up-grading, promosi dan
27
pemberian jaminan social yang dapat berbentuk bahan-bahan keperluan
hidup seperti beras, fasilitas kesehatan, perumahan dan fasilitas
kesejahteraan lainnya.
2.
Elemen- elemen Gaji
Walaupun begitu banyak variasi elemen yang ada pada biaya gaji, akan
tetapi pada garis besarnya ada 4 elemen dasar dan 2 elemen tambahan,
yang terdiri dari :17
a.
Gaji Pokok
Gaji pokok merupakan elemen utama, yang dijadikan dasar
pertimbangan mengapa gaji digolongkan kedalam kelompok biaya
operasional. Dimana nilainya relatif tetap paling tidak untuk satu
tahun buku). Besarnya nilai pada elemen ini tentunya bervariasi
sesuai dengan kemampuan perusahaan, jabatan, masa kerja.
Semakin tinggi kemampuan perusahaan, biasanya juga akan
menentukan nilai gaji pokok yang relatif lebih tinggi, semakin
tinggi suatu jabatan semakin tinggi juga gaji pokoknya, semakin
lama masa kerjanya maka kemungkinan kenaikan gaji akan
semakin luas yang nantinya berakumulasi menjadi peningkatan
nilai dari gaji pokoknya.
17
Putra, Loc.cit
28
b. Lembur
Kebijakan mengenai lembur tidaklah sama antara satu perusahaan
dengan perusahaan yang lain. Akan tetapi, pada umumnya lembur
biasanya diberikan hanya pada pegawai di tingkatan (level) tertentu
saja, yaitu staff (bukan manajer).
c. Tunjangan-tunjangan
Ada
berbagai
macam
jenis
tunjangan,
dimana
dalam
pelaksanaannya sangat tergantung dari kemampuan perusahaan.
1) Tunjangan Jabatan
Jenis tunjangan ini melekat pada suatu jabatan tertentu.
Semakin tinggi suatu jabatan, tunjangan inipun semakin tinggi
(sampai pada batas tertentu).
2) Tunjangan Kesehatan
Tunjangan kesehatan tergolong tunjangan yang paling banyak
disediakan oleh perusahaan setelah tunjangan jabatan. Dalam
praktiknya kesehatan ini diberikan dalam bentuk yang
berbeda-beda. Misalnya : Penggantian biaya kesehatan,
pembebasan biaya pembelian obat, dan lain sebagainya.
29
3) Tunjangan Asuransi
Tunjangan asuransi yang paling lumrah dipakai di Indonesia
adalah produk-produk asuransi yang disediakan oleh PT.
Jamsostek (Persero).
4) Dan Tunjangan lain (yang bervariasi dan tidak umum dipakai).
d. Potongan-potongan
Potongan atas Gaji yang paling dasar adalah potongan Pajak
Penghasilan (PPh), Premi asuransi yang ditanggung oleh pegawai.
e. Bonus & Insentif
Bonus & insentif merupakan elemen tambahan, biasanya
disediakan oleh jenis perusahaan tertentu dan untuk pegawai
tertentu saja, yaitu distributor, bank, finance dan perusahaan sejenis
yang operasionalnya berorientasikan target. Elemen ini nilainya
tidak tetap.
Ada 2 (dua) macam kebutuhan pokok dasar minimal manusia, yaitu
kebutuhan yang bersifat :
a) Material
Meliputi kebutuhan yang bersifat fisik, yaitu terdiri dari sandang,
pangan dan papan.
30
b) Non material
Meliputi kebutuhan-kebutuhan seperti keamanan, sosial, prestasi
dan aktualisasi diri.
Namun demikian ada pula manusia bekerja karena alasan
lainnya, hal ini nampak misalnya pada masa perbudakan dalalm zaman
penjajahan dan lain sebagainya. Pada zaman itu besar kecilnya prestasi
yang diberikan oleh orang-orang dalam keadaan tersebut umumnya
tergantung dari besar kecilnya rasa takut kepada orang yang
memerintahnya.
Tidak demikian halnya dalam keadaan dimana orang bekerja untuk
memenuhi kebutuhannya besar kecilnya prestasi yang diberikan
tergantung dari besar kecilnya realisasi pemenuhan kebutuhan. Dengan
demikian setiap pemimpin haruslah memberikan kepada bawahannya,
hal ini merupakan salah satu motif untuk realisasi apa yang menjadi
tujuan organisasi secara keseluruhan. Wajar kalau dinyatakan bahwa
para pemimpin itu memperoleh hasil-hasilnya melalui bantuan orang
lain. sebagaimana dikemukakan oleh H. Koontz & O’Donnel, dalam
bukunya Principles of Management :
”Management involves getting things done through and with
people”.
Artinya :
31
“Manajemen berhubungan dengan pencapaian sesuatu tujuan
yang dilakukan melalui dan dengan orang-orang lain”.
Dengan dasar pemikiran tersebut berarti bahwa berhasil
tidaknya pimpinan mencapai hasil melalui bawahannya tergantung pada
besar kecilnya perhatian yang diberikannya untuk merealisasikan
kebutuhan
bawahannya.
Karenanya
setiap
pemimpin
yang
mengharapkan hasil tertentu dari bawahannya, ia harus memperhatikan
dan memberikan imbalan yang sepantasnya, pemberian gaji harus
menjamin terealisirnya keadilan-keadilan, maka pimpinan bertanggung
jawab untuk mengadakan penilaian kerja sehingga dasar pemberian gaji
terasa adil.
Menurut
Mulyadi
dalam
bukunya
Sistem
Akuntansi
mengungkapkan bahwa pengertian gaji adalah sebagai berikut :18
“Gaji pada umumnya merupakan pembayaran atau penyerahan jasa
yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan
manajer, yang biasanya secara tetap per bulan.”
Menurut Dr. Suparto Adikoesoemo, dalam bukunya yang
berjudul Manajemen Rumah Sakit, bahwa :
“Untuk gaji idealnya rumah sakit swasta saat ini dimana imbalan
jasa dokter/karyawan sesuai dengan prestasi/kontribusi dokter atau
karyawan tersebut, diberikan reward/punishment yang jelas”.19
18
19
Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Universitas Gajah Mada, Jakarta 2001
Dr. Suparto Adikoesoemo, Manajemen Rumah Sakit, Pustaka Sinar Harapan, Jakarta 2003
32
Diatas telah dikemukakan perbedaan tentang gaji dan upah, pada
hakekatnya memiliki maksud yang sama, perbedaannya hanya pada
ikatan kerja dan jangka waktu pemberiannya. Gaji diberikan untuk
jangka waktu, sedangkan upah diberikan atas dasar waktu dan hasil.
Oleh karena itu dikenal dengan upah harian, upah borongan, upah
mingguan dan sebagainya. Baik itu upah atau gaji pimpinan dalam
suatu proses produksi, maka dalam penyusunan program pemberian gaji
tersebut harus dipakai dasar-dasar yang tepat.
3.
Prosedur Personalia dan Pencatatan Waktu
Prosedur personalia dan pencatatan waktu menurut Zaki Baridwan
adalah sebagai berikut :20
a.
Prosedur penerimaan karyawan
Adapun prosedur penerimaan karyawan baru adalah sebagai
berikut :
1) Bagian-bagian
yang
membutuhkan
tambahan
karyawan
mengajukan permintaan karyawan baru kepada bagian
personalia. Formulir permintaan karyawan ini dibuat rangkap 2
(dua) dan distribusinya sebagai berikut :
a) Lembar 1 (asli) untuk bagian personalia
b) Lembar 2 untuk bagian yang membutuhkan karyawan baru
20
Dr. Zaki Baridwan, Op.cit., hal. 211
33
2) Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan
melakukan kegiatan mencari karyawan baru dengan langkahlangkah sebagai berikut :
a) Mencari karyawan-karyawan yang saat ini sudah bekerja
dalam perusahaan yang dinilai mampu untuk mengisi
lowongan yang tersedia.
b) Jika langkah tersebut diatas tidak dilakukan, bagian
personalia mencari karyawan baru dari surat-surat lamaran
yang sudah masuk, apabila belum ada lamaran yang masuk,
bagian
personalian
menghubungi
mencari
sumber-sumber
karyawan
baru
dengan
tenaga
kerja
kantor
penempatan tenaga kerja, universitas, mengumumkan
kebutuhan
karyawan
baru
melalui
media
cetak
&
elektronik, dll.
c) Berdasarkan lamaran yang masuk, bagian personalia
menyelenggarakan wawancara dan diserahkan kepada
bagian-bagian yang membutuhkan untuk diwawancarai.
d) Berdasarkan hasil wawancara, bagian yang membutuhkan
karyawan baru memutuskan calon karyawan yang diterima.
e) Calon karyawan yang dinyatakan lulus wawancara, maka
calon karyawan diminta mengikuti test tertulis dan
pemeriksaan kesehatan
34
f) Bagian personalia berdasarkan keputusan dari bagianbagian yang membutuhkan karyawan membuat surat
pengangkatan (Surat perjanjian kerja) rangka 3 (tiga) dan
didistribusikan sebagai berikut :
i. Lembar 1 untuk karyawan baru
ii. Lembar 2 untuk bagian gaji dan upah
iii. Lembar 3 untuk arsip bagian personalia
g) Bagian personalia membuat kartu pegawai untuk karyawan
baru yang menunjukkan informasi tentang karyawan
tersebut.
b.
Prosedur Pencatatan Waktu
Pencatatan waktu hadir dimaksudkan untuk mengumpulkan data
mengenai jumlah jam hadir karyawan dalam suatu periode
pembayaran dan kadang-kadang juga mengenai tarif upah untuk
pekerjaan yang dilakukan. Pencatatan waktu kerja dimaksudkan
untuk mencatat jam kerja sesungguhnya yang digunakan oleh
karyawan dalam setiap pekerjaan atau departemen. Catatan waktu
kerja ini dapat digunakan untuk mengecek catatan waktu hadir dan
untuk mendapatkan data yang diperlukan untuk distribusi gaji atau
upah serta perhitungan insentif.
Bagian pencatat waktu hadir merupakan suatu bagian yang
dibawahi oleh controller atau kepala bagian. Pencatatan waktu
35
kerja biasanya diawasi oleh supervisor. Kadang-kadang pencatat
waktu kerja adalah karyawan dari bagian controller. Kombinasi
antara catatan waktu hadir dan catatan waktu kerja berguna untuk
mengumpulkan data yang perlu untuk membuat daftar gaji dan
juga untuk membuat distribusi.
4.
Prosedur penggajian
Di dalam prosedur penggajian, formulir dan laporan yang digunakan
menurut Zaki Baridwan terdiri dari :21
a. Daftar Gaji dan Check Register
Daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji
dan upah masing-masing karyawan selama periode tertentu. Dalam
daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan,
menunjukkan nama, nomor kartu hadir, jam kerja biasa dan jam
lembur, tariff gaji atau upah, jumlah gaji biasa dan lembur,
tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji bersih.
Daftar gaji dan upah ini terdapat pada buku jurnal gaji dan upah.
b. Cek Gaji
Cek gaji dibuat apabila pembayaran gaji menggunakan cek, tetapi
apabila gaji dibayar dengan uang tunai, maka digunakan amplop
gaji. Baik cek maupun amplop gaji harus menunjukkan nama
21
Dr. Zaki Baridwan, Op.cit., hal. 223
36
karyawan dan jumlah gaji bersihnya. Bisa juga diberikan
keterangan lain seperti nomor kartu hadir, bagian dan lain
sebagainya
c. Laporan Gaji Karyawan
Merupakan formulir yang berisi data gaji kotor dan potonganpotongan serta gaji bersih. Laporan ini diserahkan kepada
karyawan bersama dengan gaji atau upahnya.
d. Catatan Gaji Karyawan
Merupakan catatan yang menunjukkan kumpulan gaji dan upah
karyawan selama periode tertentu, bulanan atau triwulan. Catatan
ini dibuat terperinci seperti gaji dan upah. Untuk setiap karyawan
yang dibuatkan satu formulir.
e. Surat pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini buat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah dalam kegiatan
yang terpisah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi tiap
pegawai mengenai rincian gaji dan upah yang diterimanya beserta
berbagai beban yang berupa potongan-potongan.
f. Kartu Penghasilan Karyawan
Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongan
yang diterima setiap pegawai. Informasi dalam kartu penghasilan
ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi
37
beban setiap karyawan. Selain itu, kartu ini digunakan sebagai
tanda terima gaji dan upah karyawan dengan mendatangani kartu
tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.
38
Informasi
Waktu Kerja
Departemen
Produksi
Perbarui
Catatan
kuntansi
Biaya
Bukukan
Catatan WIP
Informasi
Waktu
Penggajian
Proses
Penggajian
Bukukan
Otorisasi Penggajian
Catatan Penggajian
Departemen
Personalia
Rangkuman
Penggajian
Siapkan
Utang
Cek Gaji
Bukukan
Informasi
Rangkuman
Perbarui
Buku
Besar
Umum
Informasi
Rangkuman
Akun Pengendali
Post
Otorisasi
Transfer
Catatan Akuntansi
Dana
Karyawan
Siapkan
Pengeluaran
Kas
Cek Gaji
Bank
Cek
Transfer
Gaji
Bukukan
Akun Dana Gaji
Gambar 2.1
Diagram Arus Data untuk Prosedur Penggajian
Gambar 2.1
Diagram Arus Data untuk Prosedur Penggajian22
22
James A. Hall, Accounting Information Systems (Sistem Informasi Akuntansi), Jakarta, hal 391
39
E. KERANGKA PEMIKIRAN
RS. Omni Alam Sutera
Teori
SOP
PROSEDUR
PENGGAJIAN
U
PENGENDALIAN
INTERNAL
KRITERIA
PENGENDALIAN
INTERNAL YANG
BAIK
M
P
A
N
B
A
ANALISA
& PEMBAHASAN
L
I
KESIMPULAN
K
SARAN
Gambar 2.2
Kerangka Pikir Penelitian