Bab 10 Manajemen Komunikasi Proyek

Bab 10 Manajemen Komunikasi Proyek
(Sumber : Buku PMBOK, 2000)
Manajemen Komunikasi Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi
dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan,
dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang
diperlukan supaya proyek berakhir dengan kesuksesan. Setiap orang yang terlibat dalam proyek ini harus
siap untuk mengirim dan menerima komunikasi, dan harus memahami bagaimana komunikasi dilakukan
di mana mereka terlibat sebagai individu dan bagaimana komunikasi dapat mempengaruhi proyek secara
keseluruhan. Gambar 10-1 memberikan gambaran proses utama berikut:
10.1 Komunikasi Perencanaan-menentukan informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku
kepentingan: yang membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkannya, dan
bagaimana hal itu akan diberikan kepada mereka.
10.2 Distribusi Informasi pembuatan informasi yang diperlukan tersedia bagi stakeholder proyek secara
tepat waktu.
10.3 Kinerja Pelaporan-mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja. Ini termasuk laporan status,
pengukuran kemajuan, dan peramalan.
10.4 informasi Penutupan yang menghasilkan, mengumpulkan, dan menyebarkan Administrasi untuk
meresmikan fase atau penyelesaian proyek.
Proses-proses tersebut ini berinteraksi satu sama lain dan berinteraksi dengan proses di bidang lainnya.
Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih individu atau grup individu berdasarkan
kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam setiap tahapan proyek.
Meskipun proses yang disajikan di sini sebagai elemen terpisah dengan antarmuka yang didefinisikan
secara jelas, namun dalam praktiknya mereka mungkin tumpang tindih dan berinteraksi dengan cara lain
yang tidak dirinci di sini. Proses interaksi dibahas secara rinci dalam Bab 3.
Keterampilan manajemen komunikasi secara umum (dibahas dalam Bagian 2.4.2) berkaitan dengan,
manajemen komunikasi proyek. Berkomunikasi adalah suatu subjek dengan pengertian yang luas dan
melibatkan bagian penting pengetahuan yang tidak khas untuk konteks suatu proyek. Sebagai contoh:
- Model pengirim-penerima - looping umpan balik, hambatan untuk komunikasi, dll
- Pemilihan media - kapan harus berkomunikasi secara tertulis atau dengan berkomunikasi secara lisan,
ketika menulis sebuah memo tidak resmi dengan ketika menulis laporan resmi, dll
- Gaya menulis - suara aktif atau pasif, struktur kalimat, pilihan kata, dll
- Teknik penyajian – bahasa tubuh, desain alat bantu visual, dll
- Teknik manajemen meeting - mempersiapkan agenda, menangani konflik, dll
STMIK-Mardira Indonesia, 2012 - 1
10.1 PERENCANAAN KOMUNIKASI
Perencanaan komunikasi melibatkan dan menentukan informasi dan kebutuhan komunikasi para
pemangku kepentingan: yang membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkannya,
bagaimana akan diberikan kepada mereka, dan oleh siapa. Sementara semua proyek berbagi kebutuhan
untuk mengkomunikasikan informasi proyek, kebutuhan informasi dan metode distribusi sangat
bervariasi. Mengidentifikasi kebutuhan informasi para pemangku kepentingan dan menentukan sarana
yang cocok untuk memenuhi kebutuhan tersebut merupakan faktor penting bagi keberhasilan proyek.
Pada sebagian besar proyek, sebagian besar perencanaan komunikasi ini dilakukan sebagai bagian dari
fase awal proyek. Namun, hasil dari proses ini harus ditinjau secara teratur sepanjang proyek dan direvisi
sesuai kebutuhan untuk memastikan penerapan lanjutan.
Perencanaan komunikasi sering terkait erat dengan perencanaan organisasi (dijelaskan dalam Bagian 9.1)
karena struktur organisasi proyek akan memiliki pengaruh besar pada kebutuhan komunikasi proyek.
STMIK-Mardira Indonesia, 2012 - 2
10.1.1 Masukan untuk Perencanaan Komunikasi
1. Persyaratan komunikasi. Persyaratan Komunikasi adalah jumlah dari kebutuhan informasi dari
para stakeholder proyek. Persyaratan didefinisikan dengan menggabungkan jenis dan format
informasi yang diperlukan dengan analisis nilai informasi tersebut. Sumber daya proyek harus
dikeluarkan hanya pada berkomunikasi informasi yang memberikan kontribusi untuk
keberhasilan atau dimana kurangnya komunikasi dapat menyebabkan kegagalan. Informasi
biasanya diperlukan untuk menentukan persyaratan komunikasi proyek meliputi:
Hubungan antara organisasi proyek dengan tanggung jawab pemangku kepentingan
Disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek.
Keperluan logistik, berapa banyak orang akan terlibat dengan proyek dan di lokasi mana.
Kebutuhan informasi eksternal (misalnya, berkomunikasi dengan media).
2. Teknologi Komunikasi. Teknologi atau metode yang digunakan untuk mentransfer informasi
bolak-balik antara stakeholder proyek dapat bervariasi secara signifikan: dari percakapan singkat
sampai pertemuan yang diperpanjang, dari dokumen tertulis sederhana sampai jadwal online dan
database yang diakses dengan segera.
Faktor teknologi komunikasi yang dapat mempengaruhi proyek ini meliputi:
Informasi yang dibutuhkan dengan segera, adalah keberhasilan proyek tergantung pada
ketersediaani informasi yang sering diperbarui setiap saat, atau secara teratur akan
menghasilkan laporan tertulis cukup?
Ketersediaan teknologi – tersedianya sistem yang sudah ada di tempat yang sesuai
Para staf yang diharapkan proyek – sistem komunikasi diusulkan yang sesuai dengan
pengalaman dan keahlian peserta proyek
Lamanya proyek - teknologi yang tersedia kemungkinan akan berubah sebelum proyek
berakhir?.
3. Kendala. Kendala adalah faktor yang akan membatasi pilihan tim manajemen proyek. Misalnya,
jika sumber daya proyek besar akan diperoleh, harus ada pertimbangan lebih untuk menangani
kontrak informasi.
4. Asumsi.
STMIK-Mardira Indonesia, 2012 - 3
10.1.2 Alat dan Teknik untuk Perencanaan Komunikasi
1. Analisis Stakeholder. Kebutuhan informasi dari berbagai pemangku kepentingan harus dianalisis
untuk mengembangkan pandangan metodis dan logis dari kebutuhan informasi mereka
dan sumber-sumber untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Analisis ini harus mempertimbangkan
metode dan teknologi sesuai dengan proyek yang akan memberikan informasi yang dibutuhkan.
Perawatan harus diambil untuk menghindari pemborosan sumber daya pada informasi yang tidak
perlu atau teknologi tidak tepat.
10.1.3 Output dari Komunikasi Perencanaan
1. Rencana pengelolaan komunikasi. Sebuah rencana manajemen komunikasi adalah dokumen yang
menyediakan:
Kumpulan dan struktur arsip yang merinci metode apa yang akan digunakan untuk
mengumpulkan dan menyimpan berbagai jenis informasi. Prosedur juga harus mencakup
mengumpulkan dan menyebarkan pembaruan dan koreksi informasi sebelum didistribusikan.
Sebuah struktur distribusi yang merinci kepada siapa informasi (status laporan, data, jadwal,
dokumentasi teknis, dll) akan mengalir, dan metode apa (laporan tertulis, rapat, dll) yang akan
digunakan untuk mendistribusikan berbagai jenis informasi.
Struktur ini harus sesuai dengan tanggung jawab dan hubungan pelaporan yang dijelaskan oleh
struktur organisasi proyek.
Penjelasan mengenai informasi yang akan didistribusikan, termasuk format, isi, tingkat detail, dan
konvensi / definisi yang akan digunakan.
Jadwal Produksi yang menampilkan kapan dan jenis komunikasi apa yang akan diproduksi.
Metode untuk mengakses informasi diantara komunikasi yang dijadwalkan.
Sebuah metode untuk memperbarui dan menyempurnakan rencana manajemen komunikasi
seiring dengan pelaksanaan dan perkembangan suatu proyek.
10.2 DISTRIBUSI INFORMASI
Distribusi informasi melibatkan kegiatan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh stakeholder
proyek secara tepat waktu. Ini termasuk menerapkan rencana manajemen komunikasi, serta menanggapi
permintaan informasi yang tak terduga.
STMIK-Mardira Indonesia, 2012 - 4
10.2.1 Input untuk Distribusi Informasi
1. Hasil Kerja.
2. Rencana pengelolaan komunikasi.
3. Rencana Proyek.
10.2.2 Alat dan Teknik untuk Distribusi Informasi
1. Keterampilan Komunikasi. Keterampilan komunikasi yang digunakan untuk bertukar informasi.
Pengirim informasi bertanggung jawab untuk membuat informasi yang jelas, tidak
membingungkan, dan lengkap, sehingga penerima dapat menerima dengan benar, dan untuk
menegaskan bahwa itu adalah benar dipahami. Penerima bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa informasi yang diterima secara keseluruhan dan dipahami dengan benar. Berkomunikasi
memiliki banyak dimensi:
Ditulis dan diucapkan, mendengar dan berbicara.
Internal (dalam proyek) dan eksternal (dengan pelanggan, media, masyarakat, dll).
Formal (laporan, briefing, dll) dan informal (memo, ad hoc percakapan, dll).
Vertikal (atas dan bawah organisasi) dan horizontal (dengan sesama).
2. Sistem Pengambilan informasi. Informasi dapat digunakan bersama oleh anggota tim dan
stakeholder melalui berbagai metode termasuk sistem pengarsipan manual, database elektronik,
perangkat lunak manajemen proyek, dan sistem yang memungkinkan akses ke dokumentasi
teknis seperti gambar teknik, spesifikasi desain, rencana uji, dll
3. Metode Distribusi informasi . Informasi proyek boleh didistribusikan dengan menggunakan
berbagai metode termasuk pertemuan-pertemuan proyek, hard copy distribusi dokumen, berbagi
akses ke database elektronik jaringan, fax, surat elektronik, voice mail, konferensi video, dan
proyek intranet.
10.2.3 Output dari Distribusi Informasi
1. Catatan proyek. Catatan proyek dapat mencakup korespondensi, memo, dan dokumen yang
menggambarkan proyek. Informasi ini harus, sejauh mungkin dan
sesuai, dipertahankan dalam cara yang terorganisir. Anggota tim mungkin sering menyimpan
catatan pribadi dalam buku catatan proyek.
2. Laporan Proyek. Laporan Formal proyek atas status proyek dan / atau masalah proyek.
3. Presentasi Proyek. Tim proyek memberikan informasi secara formal, maupun informal,
kepada setiap atau semua stakeholder proyek.
10.3 PELAPORAN KINERJA
Pelaporan kinerja adalah kegiatan mengumpulkan dan menyebarkan informasi tentang kinerja untuk
memberikan informasi kepada stakeholder tentang bagaimana sumber daya digunakan untuk mencapai
tujuan proyek. Proses ini meliputi:
STMIK-Mardira Indonesia, 2012 - 5
Status pelaporan. Menggambarkan dimana proyek sekarang berdiri, misalnya, status yang
berhubungan dengan jadwal dan anggaran.
Kemajuan pelaporan. Menggambarkan apa yang sudah dicapai oleh tim proyek, misalnya,
persentase jadwal yang selesai, atau apa yang sudah selesai dibandingkan dengan apa yang
sedang dalam proses.
Peramalan. memprediksi status dan kemajuan proyek dikemudian hari.
Pelaporan kinerja umumnya harus memberikan informasi tentang ruang lingkup, jadwal, biaya, dan
kualitas. Banyak proyek juga membutuhkan informasi mengenai risiko dan pengadaan.
10.3.1 Input untuk Pelaporan Kinerja
1. Rencana Proyek. Rencana proyek berisi berbagai acuan dasar yang akan digunakan untuk menilai
kinerja proyek.
2. Hasil kerja. Kerja hasil – hasil kerja yang mana yang telah sepenuhnya atau sebagian selesai,
biaya (dan / atau sumber daya) mana yang dikeluarkan, dll - adalah output dari eksekusi rencana
proyek (dibahas dalam Bagian 4.2.3.1).
3. Catatan proyek lainnya. Selain rencana proyek dan hasil pekerjaan proyek, dokumen proyek
lainnya sering mengandung informasi yang berkaitan dengan konteks proyek yang harus
dipertimbangkan ketika menilai kinerja proyek.
10.3.2 Alat dan Teknik untuk Pelaporan Kinerja
1. Tinjauan Kinerja. Penilaian kinerja adalah rapat yang dilakukan untuk menilai status proyek dan /
atau kemajuan. Penilaian kinerja biasanya digunakan bersama dengan satu atau lebih teknik
pelaporan kinerja.
2. Analisis Varians. Analisis varians berupa kegiatan membandingkan hasil proyek yang sebenarnya
dengan hasil yang direncanakan atau diharapkan. Varians biaya dan jadwal adalah yang paling
sering dianalisis, tetapi varians dari rencana di bidang ruang lingkup, sumber daya, kualitas, dan
risiko sering sama pentingnya atau mungkinlebih.
3. analisis Trend. Analisis kecenderungan berupa kegiatan memeriksa hasil proyek dari waktu ke
waktu untuk menentukan apakah kinerja membaik atau memburuk.
4. Analisis nilai yang diperoleh. Memperoleh nilai analisis dalam berbagai bentuk adalah metode
yang paling umum digunakan dalam pengukuran kinerja. Ini mengintegrasikan ruang lingkup,
biaya (atau sumber daya), dan pengukuran jadwal adalah langkah-langkah untuk membantu tim
STMIK-Mardira Indonesia, 2012 - 6
manajemen proyek dalam menilai kinerja proyek. Earned value (EV) dilakukan dengan cara
menghitung tiga kunci utama bagi setiap kegiatan:
Nilai Rencana (the Planned Value /PV), sebelumnya disebut biaya dianggarkan atas
pekerjaan yang dijadwalkan (Budgeted Cost of Work Scheduled / BCWS), adalah bahwa
sebagian dari perkiraan biaya disetujui rencananya akan dihabiskan untuk kegiatan
selama suatu periode tertentu.
Biaya Aktual (the Actual Cost), sebelumnya disebut biaya yang sebenarnya dari
pekerjaan yang dilakukan (Actual Cost Of Work Performed/ ACWP), adalah total biaya
yang dikeluarkan dalam menyelesaikan pekerjaan pada aktivitas selama suatu periode
tertentu. Biaya yang Sebenarnya ini harus sesuai dengan apa pun yang dianggarkan untuk
PV dan EV
Earned value atau EV ini, sebelumnya disebut biaya dianggarkan dari pekerjaan yang
dilakukan (BCWP), adalah nilai pekerjaan yang benar-benar selesai.
Ketiga nilai ini digunakan untuk mengetahui apakah pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai
dengan yang direncanakan. Langkah yang paling sering digunakan adalah varians biaya (CV)
dengan rumus(CV = EV - AC), dan varians jadwal (SV) dengabn rumus (SV = EV - PV).
Kedua nilai, CV dan SV, dapat diubah menjadi indikator efisiensi untuk mencerminkan biaya
dan kinerja jadwal dari setiap proyek. Indeks kinerja biaya (CPI = EV / AC) adalah indikator
efisiensi biaya paling umum digunakan. CPI kumulatif (jumlah semua anggaran EV individu
dibagi dengan jumlah dari semua penderita ACS individu) secara luas digunakan untuk
memperkirakan biaya proyek di penyelesaian.
Juga, kinerja jadwal index (SPI = EV / PV) kadang-kadang digunakan dalam hubungannya
dengan IHK untuk meramalkan perkiraan penyelesaian proyek tersebut.
5. Alat dan teknik distribusi informasi.
STMIK-Mardira Indonesia, 2012 - 7
10.3.3 Output dari Pelaporan Kinerja
1. Laporan Kinerja. Laporan kinerja mengatur dan meringkas informasi yang dikumpulkan dan
menyajikan hasil analisis apapun. Laporan harus menyediakan jenis informasi dan tingkat detail
yang dibutuhkan oleh berbagai pihak, seperti yang didokumentasikan dalam rencana manajemen
komunikasi.
Format umum untuk laporan kinerja dapat berupa bar chart (juga disebut Gantt Chart), kurva-S,
histogram, dan tabel. Gambar 10-2 menggunakan S-kurva untuk menampilkan data EV analisis
kumulatif, sedangkan Gambar 10-3 menampilkan satu set data yang berbeda EV dalam bentuk
tabel.
2. Permintaan Perubahan. Analisis kinerja proyek sering menghasilkan permintaan untuk perubahan
ke beberapa aspek dari proyek.
10.4 PENUTUPAN ADMINISTRASI
Proyek atau fase proyek, baik setelah mencapai tujuan atau diakhiri untuk alasan tertentu, memerlukan
penutupan. Penutupan Administrasi terdiri dari mendokumentasikan hasil proyek untuk meresmikan
penerimaan produk dari proyek oleh sponsor, atau pelanggan. Ini mencakup pengumpulan catatan proyek;
memastikan bahwa catatan mencerminkan spesifikasi akhir; menganalisis keberhasilan proyek,
efektivitas, dan pelajaran yang dipelajari, dan pengarsipan informasi untuk penggunaan masa depan.
STMIK-Mardira Indonesia, 2012 - 8
10.4.1 Input untuk Administrasi Penutupan
1. Dokumentasi pengukuran kinerja. Semua dokumentasi dibuat untuk merekam dan menganalisa
kinerja proyek, termasuk dokumen perencanaan yang membentuk kerangka kerja untuk
pengukuran kinerja, harus tersedia untuk diperiksa selama penutupan administrasi.
2. Dokumentasi produk. Dokumen yang dihasilkan untuk menggambarkan produk dari proyek
(rencana, spesifikasi, dokumentasi teknis, gambar, file elektronik, dll) juga harus tersedia untuk
diperiksa selama administrasi penutupan.
3. Catatan proyek lainnya. Catatan proyek yang dibahas dalam Bagian 10.2.3.1.
10.4.2 Alat dan Teknik untuk Administrasi Penutupan
1. Alat dan teknik laporan kinerja.
2. Laporan Proyek.
3. Presentasi Proyek.
10.4.3 Output dari Administrasi Penutupan
1. Arsip Proyek. Satu set lengkap catatan proyek yang tersusun harus disiapkan untuk pengarsipan
oleh pihak-pihak yang tepat. Suatu database sejarah dari setiap proyek tertentu harus selalu
diperbarui (di-update). Ketika kegiatan selesai dilakukan sesuai dengan kontrak, maka harus
diperhatikan secara khusus tentang pengarsipan catatan keuangan.
2. Penutupan Proyek. Konfirmasi bahwa proyek telah memenuhi persyaratan pelanggan untuk
semua untuk produk (pelanggan telah secara resmi menerima hasil proyek).
3. Pelajaran yang dapat dipelajari.
STMIK-Mardira Indonesia, 2012 - 9