Urgensi Maintenance - Dwipanca Prabuwisudawan

URGENSI MAINTENANCE SOFTWARE TERHADAP SISTEM
INFORMASI DALAM PERUSAHAAN
TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Dwipanca Prabuwisudawan
P056132541.52
Dosen:
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc
MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ................................................................................................... i
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1
1.1. Latar Belakang ........................................................................................ 1
1.2. Perumusan Masalah ................................................................................ 2
1.3. Tujuan ..................................................................................................... 2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ................................................................... 3
2.1. Sistem Informasi ..................................................................................... 3
2.2. Maintenance Sistem Informasi ................................................................ 3
2.3. Software Maintenance .............................................................................. 4
BAB III PEMBAHASAN ............................................................................... 6
3.1. Identifikasi Urgensi Maintenance Sistem Informasi ................................ 6
3.2. Urgensi Maintenance Software ................................................................ 8
3.3. Proses Maintenance Software .................................................................. 9
3.4. Manfaat Penting Maintenance Software dalam Sistem Informasi ........... 10
BAB IV PENUTUP ........................................................................................ 12
4.1. Kesimpulan ............................................................................................. 12
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 13
i
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Persaingan bisnis yang semakin ketat pada saat ini dilatarbelakangi oleh
kemajuan teknologi khususnya pada bidang IT, sehingga setiap perusahaan harus
didukung dengan penerapan sistem informasi yang lebih baik. Sistem informasi
yang baik adalah suatu sistem terpadu atau kombinasi teratur dari seluruh elemen
yang ada, baik individu, hardware, software, maupun jaringaan komunikasi untuk
meyediakan informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional dan
fungsi pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
Sistem informasi bertujuan untuk mendukung kinerja perusahaan,
meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis, pengambilan keputusan
manajerial, serta memperkuat posisi kompetitif perusahaan. Banyaknya manfaat
yang diberikan oleh sistem informasi membuat perusahaan berbondong –
bondong berinvestasi dan beralih menggunakan teknologi informasi untuk
membantu
memecahkan
masalah
mengembangkan
sistem
lintas
fungsi
perusahaan yang terintegrasi, yang melintasi berbagai batas fungsi tradisional
bisnis agar dapat merekayasa ulang dan meningkatkan proses bisnis yang penting
di semua lintas fungsi perusahaan.
Untuk dapat selalu mengikuti perkembangan teknologi yang ada, sebuah
perusahaan memiliki Sistem Informasi Manajemen yang terintegrasi. Software
maintenance menjadi salah satu bagian dari integrasi sistem manajemen dalam
perusahaan atau organisasi. Karena pemeliharaan software maupun hardware
sangat vital bagi perusahaan untuk menjaga keseimbangan sistem di dalam
perusahaan atau organisasi.
Pemeliharaan Sistem adalah suatu kombinasi dari berbagai tindakan yang
dilakukan untuk menjaga suatu sistem dalam atau memperbaikinya sampai suatu
kondisi yang diharapkan. Sistem perlu dipelihara karena beberapa hal antara lain:
1. Sistem memiliki kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, sehingga
kesalahan-kesalahan sistem perlu diperbaiki.
2. Sistem mengalami perubahan karena permintaan baru dari pemakai sistem.
3. Sistem mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar
(perubahan bisnis).
1
4. Sistem terinfeksi malware aktif.
5. Sistem berkas corrupt.
6. Perangkat keras melemah.
Sistem maintenance di suatu perusahaan terkadang tidaklah murah, oleh
karena itu seringkali perusahaan atau organisasi sering mengabaikan masalah
maintenance ini. Padahal apabila perusahaan atau organisasi tersebut mengerti
teknologi apa yang paling dibutuhkan perusahaan maka masalah biaya atau cost
maintenance dapat ditekan.
1.2. Perumusan Masalah
1. Bagaimana urgensi maintenance software pada sistem informasi dalam
sebuah perusahaan?
2. Apa manfaat maintenance software pada sistem informasi dalam sebuah
perusahaan?
1.3. Tujuan
Dengan adanya penyusunan makalah ini, diharapkan mahasiswa dapat
menjelaskan dan mengetahui mengenai maintenance (perawatan) software dan
pentingnya maintenance software dalam sebuah perusahaan.
2
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi
Sistem Informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam
pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu
mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah
dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi:
manusia, hardware, software, data, dan jaringan yang terdapat di dalamnya
(O’Brien, 2010). Sementara itu, Sistem Informasi Manajemen (SIM) memiliki
definisi sebagai bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi
pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi
manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau
suatu strategi bisnis.
Sistem informasi menurut O’Brien (2010) adalah paduan dari berbagai
resources baik hardware, software, netware, brainware, dan data. Dalam sistem
informasi juga ada input, model, proses, output, penyimpanan, dan control,
sehingga sistem informasi dapat digunakan untuk merencanakan, mengolah,
mengendalikan serta meracik data dalam suatu organisasi berdasarkan critical
sukses untuk menentukan keberhasilan perusahaan. Sistem informasi merupakan
tanggungjawab dari seluruh komponen organisasi. Sistem informasi juga dapat
berperan dalam bisnis menejemen dan untuk pengambilan keputusan serta
memungkinkan suatu bisnis dapat berkembang. Termasuk dalam komponen
sistem informasi adalah perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software),
prosedur, orang, basis data (database), dan jaringan komputer dan komunikasi
data.
2.2. Maintenance Sistem Informasi
Pemeliharaan Sistem adalah suatu kombinasi dari berbagai tindakan yang
dilakukan untuk menjaga suatu sistem dalam atau memperbaikinya sampai suatu
kondisi yang diharapkan. Pemeliharaan atau maintainability sistem dapat
digolongkan menjadi empat jenis, yaitu:
3
1. Pemeliharaan Korektif
Pemeliharaan korektif adalah bagian pemeliharaan sistem yang tidak
begitu tinggi nilainya dan lebih membebani, karena pemeliharaan ini mengkoreksi
kesalahan-kesalahan yang ditemukan pada saat sistem berjalan. Umumnya
pemeliharaan korektif ini mencakup kondisi penting atau bahaya yang
memerlukan tindakan segera. Kemampuan untuk mendiagnosa atau memperbaiki
kesalahan atau malfungsi dengan cepat sangatlah berharga bagi perusahaan.
2. Pemeliharaan Adaptif
Pemeliharaan adaptif dilakukan untuk menyesuaikan perubahan dalam
lingkungan data atau pemrosesan dan memenuhi persyaratan pemakai baru.
Lingkungan tempat sistem beroperasi adalah dinamik, dengan demikian, sistem
harus terus merespon perubahan persyaratan pemakai. Umumnya pemeliharaan
adatif ini baik dan tidak dapat dihindari.
3. Pemeliharaan Perfektif (Penyempurnaan)
Pemeliharaan
penyempurnaan
mempertinggi
cara
kerja
atau
maintainabilitas (kemampuan untuk dipelihara). Tindakan ini juga memungkinkan
sistem untuk memenuhi persyaratan pemakai yang sebelumnya tidak dikenal.
Ketika membuat perubahan substansial modul apapun, petugas pemeliharaan juga
menggunakan kesempatan untuk meng-upgrade kode, mengganti cabang-cabang
yang kadaluwarsa, memperbaiki kecerobohan, dan mengembangkan dokumentasi.
4. Pemeliharaan Preventif
Pemeliharaan preventif terdiri atas inspeksi periodik dan pemeriksaan
sistem untuk mengungkap dan mengantisipasi permasalahan. Karena personil
pemeliharaan sistem bekerja dalam sistem ini, mereka seringkali menemukan
cacat-cacat (bukan kesalahan yang sebenarnya) yang menandakan permasalahan
potensial. Sementara tidak memerlukan tindakan segera, cacat ini bila tidak
dikoreksi di tingkat awal, jelas sekali akan mempengaruhi baik fungsi sistem
maupun kemampuan untuk memeliharanya dalam waktu dekat.
2.3. Software Maintenance
Maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan
memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga disebut
sebagai pemeliharaan sistem. Dimana setelah sebuah software berhasil
4
dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu
diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang
dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika
diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor
lain yang harus diperhatikan. System maintenance dilaksanakan untuk tiga alasan:
1. Memperbaiki kesalahan penggunaan system mengungkapkan kesalahan
(bugs) dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi
dalam pengujian sistem.
2. Menjaga kemutakhiran sistem. Perubahan-perubahan sebagai akibat
berlalunya waktu mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau
perangkat lunak.
3.
Meningkatkan sistem saat manajer menggunakan sistem terkait cara-cara
membuat peningkatan.
Menurut McCall, 1997 kriteria yang mempengaruhi kualitas software
terbagi menjadi tiga aspek penting yaitu : 1) Sifat-sifat operasional dari software
(Product Operations); 2) Kemampuan software dalam menjalani perubahan
(Product Revision) 3) Daya adaptasi atau penyesuaian software terhadap
lingkungan baru (Product Transition). Dengan beragamnya tujuan perawatan
perangkat lunak, maka jenis perawatan perangkat lunak dapat dibagi menjadi
empat pula, yaitu perawatan perbaikan (correction), perawatan peningkatan
kinerja (improvement), perawatan penyesuaian (adaptation), dan perawatan
pencegahan (prevention). Akan tetapi, secara umum, jenis perawatan perangkat
lunak dapat dikelompokkan kedalam dua kategori besar, yaitu perawatan
perbaikan (correction) dan perawatan peningkatan (enhancement). Perawatan
jenis kedua mencakup perawatan improvement, adaptation, dan prevention.
5
III. PEMBAHASAN
3.1. Identifikasi Urgensi Maintenance Sistem Informasi
Sistem informasi membutuhkan perlindungan khusus dari kerusakan,
kesalahan, dan penyalahgunaan. Jadi perusahaan perlu mengidentifikasi nilai
bisnis keamanan dan pemeliharaan. Upaya evaluasi upaya harus mencakup
evaluasi elemen-elemen dari suatu kerangka kerja organisasi dan manajerial untuk
keamanan, pemeliharaan, mengevaluasi alat dan teknologi, serta yang paling
penting adalah untuk melindungi sumber informasi. Berkaitan dengan keamanan
sistem informasi, diperlukan tindakan berupa pengendalian dan pemeliharaan
terhadap sistem informasi. Pengendalian dan pemeliharaan yang dapat dilakukan
untuk pengamanan sistem informasi antara lain:
1. Pemeliharaan Administratif
Pemeliharaan administratif dimaksudkan untuk menjamin bahwa seluruh
kerangka kontrol dilaksanakan sepenuhnya dalam organisasi berdasarkan
prosedur-prosedur yang jelas. Pemeliharaan ini mencakup hal-hal berikut:
a) Prosedur yang bersifat formal dan standar pengoperasian disosialisasikan
dan dilaksanakan dengan tegas. Termasuk hal ini adalah proses
pengembangan sistem, prosedur untuk backup, pemulihan data, dan
manajemen pengarsipan data.
b) Perekrutan pegawai secara berhati-hati yang diikuti dengan orientasi
pembinaan, dan pelatihan yang diperlukan.
c) Supervisi terhadap para pegawai. Termasuk pula cara melakukan kontrol
ketika pegawai melakukan penyimpangan terhadap yang tidak diharapkan.
2. Pemeliharaan Sistem
Untuk melindungi pemeliharaan ini, peran auditor
sistem informasi
sangatlah penting. Auditor sistem informasi harus dilibatkan dari masa
pengembangan hingga pemeliharaan sistem, untuk memastikan bahwa sistem
benar-benar terkendali, termasuk dalam hal otorisasi pemakai sistem. Aplikasi
sebaiknya dilengkapi dengan audit trail sehingga kronologi transaksi mudah untuk
ditelusuri.
6
3. Pemeliharaan Operasi
Pemeliharaan operasi dimaksudkan agar sistem beroperasi sesuai dengan
yang diharapkan. Yang termasuk dalam pemeliharaan ini antara lain:
a. Pemeliharaan terhadap personel pengoperasi: Dokumen yang berisi
prosedur-prosedur harus disediakan dan berisi pesoman-pedoman untuk
melakukan suatu pekerjaan. Pedoman-pedoman ini arus dijalankan dengan
tegas. Selain itu, para personel yang bertugas dalam pengawasan operasi
sistem perlu memastikan bahwa catatan-catatan dalam sistem komputer
(system log) benar-benar terpelihara.
b. Pemeliharaan terhadap peralatan: Pemeliharaan terhadap peralatanperalatan perlu dilakukan secara berkala dengan tujuan agar kerusakan
peralatan dapat diminimumkan.
c. Pemeliharaan terhadap penyimpanan arsip: Pemeliharaan ini untuk
memastikan bahwa setiap pita magnetic yang digunakan untuk
pengarsipan telah diberi label dengan benar dan disimpan dengan tata cara
yang sesuai.
d. Pengendalian terhadap virus: Untuk mengurangi terjangkitnya virus,
administrator sistem harus melakukan tiga pemeliharaan berupa preventif,
detektif, dan korektif.
4. Pemeliharaan Fisik terhadap Pusat Data
Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan terhadap pusat data, faktor
lingkungan yang menyangkut suhu, kebersihan, kelembaban udara, bahaya banjir,
dan keamanan fisik ruangan perlu diperhatikan dengan benar. Peralatan-peralatan
yang berhubungan dengan faktor-faktor tersebut perlu dipantau dengan baik.
5. Pemeliharaan Perangkat Keras
Untuk mengatisipasi kegagalan sistem komputer, terkadang organisasi
menerapkan sistem komputer yang berbasis fault-tolerant (toleran terhadap
kegagalan). Sistem ini dapat berjalan sekalipun terdapat gangguan pada
komponen-komponennya. Pada sistem ini, jika komponen dalam sistem
mengalami kegagalan maka komponen cadangan atau kembarannya segera
mengambil alih peran komponen yang rusak dan sistem dapat melanjutkan
operasinya tanpa atau dengan sedikit interupsi.
7
6. Pemeliharaan Akses terhadap Sistem Komputer
Untuk melakukan pembatasan akses terhadap sistem, setiap pemakai
sistem diberi otorisasi yang berbeda-beda. Setiap pemakai dilengkapi dengan
nama pemakai dan password. Password bersifat rahasia sehingga diharapkan
hanya pemiliknyalah yang tahu password-nya. Setelah pemakai berhasil masuk ke
dalam sistem (login), pemakai akan mendapatkan hak akses sesuai dengan otoritas
yang telah ditentukan.
7. Pemeliharaan terhadap Bencana
Rencana pemulihan terhadap bencana ke dalam 4 komponen:
a) Rencana darurat (emergency plan) menentukan tidakan-tindakan yang
harus dilakukan oleh para pegawai manakala bencana terjadi.
b) Rencana cadangan (backup plan) menentukan bagaimana pemrosesan
informasi akan dilaksanakan selama masa darurat.
c) Rencana
pemulihan
(recovery
plan)
menentukan
bagaimana
pemrosesan akan dikembalikan ke keadaan seperti aslinya secara
lengkap, termasu mencakup tanggung jawab masing-masing personil.
d) Rencana pengujian (test plan) menentukan bagaimana komponenkomponen dalam rencana pemulihan akan diuji atau disimulasikan.
8. Pemeliharaan Aplikasi
Pemeliharaan aplikasi adalah pemeliharaan yang diwujudkan secara
sesifik dalam suatu aplikasi sistem informasi.
9. Pemeliharaan Basis Data
Pemeliharaan terhadap basis data antara lain dengan cara penerapan
kebijakan backup dan recovery.
3.2. Urgensi Maintenance Software
Suatu software atau sistem informasi dibeli atau dibuat oleh suatu
organisasi dengan harga yang tinggi sehingga ketika suatu software rusak maka
akan membutuhkan biaya tambahan jika harus mengganti software tersebut.
Software maintenance juga menjadi bagian dari keberlangsungan sebuah software
(software sustainment). Software yang dapat di maintenance akan mendukung
perusahaan dalam memecahkan solusi sesuai dengan perubahan lingkungan
bisnis. Bila suatu software tidak dapat di maintenance maka sofrware tersebut
8
tidak dapat mendukung kinerja dari perusahaan atau pengguna. Oleh karena itu,
software maintenance menjadi sangat penting karena memberikan porsi yang
besar dalam biaya lifecycle keseluruhan dan ketidakmampuan untuk melakukan
perubahan software secara cepat dan reliable, yang berarti bahwa jika hal tersebut
tidak dapat terpenuhi, maka perusahan akan kehilangan peluang bisnis yang
dimiliki.
3.3. Proses Maintenance Software
Dokumentasi yang baik sangat dibutuhkan dalam pengembangan software.
Tingkat maintenance perangkat lunak diukur dengan model “The Capability
Maturity Model for Software (SW - CMM)”. Ada hubungan langsung antara
tingkat maintenance dan biaya. Semakin tinggi tingkat maintenance sebuah
perangkat lunak maka semakin banyak biaya yang dihemat. Model proses
menyediakan kebutuhan operasi dan input / output yang detail untuk maintenance
perangkat
lunak.
Model
proses
maintenance
sebuah
perangkat
lunak
dideskripsikan dalam maintenance standar IEEE 1219 [IEEE 1219] dan ISO/IEC
14764 [ISO14764]. Pada IEEE 1219 [IEEE 1219] kegiatan maintenance
perangkat lunak dimulai pada saat tahap pemakaian perangkat lunak. Aktivitas
maintenance perangkat lunak ISO / IEC 14764 yang utama dapat dibagi menjadi
beberapa proses :
1.
Proses Implementasi:

Membuat rencana maintenance dan prosedur-prosedurnya.

Membuat prosedur untuk permintaan perubahaan / modifikasi perangkat
lunak (Modification Requests).

2.
Implementasi proses CM.
Proses pengenalan masalah dan modifikasi:

Melakukan analisis.

Menentukan masalah.

Membuat opsi / pilihan untuk mengimplementasikan modifikasi.

Membuat dokumentasi.

Melakukan proses “pendekatan” untuk opsi / pilihan implementasi.

Melakukan modifikasi
9
3.
4.

Melakukan analisa yang detail.

Mengembangkan , mengkoding, dan mengetes perubahan yang dilakukan.
Review Maintenance :

Mempersiapkan modifikasi

Memastikan migrasi sesuai dengan ISO / IEC 12207.

Membangun rencana migrasi.

Memberitahu user tentang rencana migrasi.

Melakukan operasi yang pararel.

Memberitahu user bahwa migrasi telah dimulai.

Review migrasi.

Memastikan data yang lama dapat diakses.
Software Retirement :

Membuat rencana retirement.

Memberitahu user tentang rencana retirement.

Melakukan operasi paralel.

Memberitahu user bahwa retirement telah dimulai.

Memastikan data yang lama dapat diakses.
3.4. Manfaat Penting Maintenance Software dalam Sistem Informasi
Merujuk terhadap uraian yang telah disampaikan, manfaat penting dari
pemeliharaan dalam sistem informasi antara lain, adalah:
1. Memperbaiki Kesalahan (Correcting Errors)
Maintenance dilakukan
permasalahan
yang
muncul
untuk
saat
mengatasi
sistem
kegagalan
dioperasikan.
dan
Sebagai
contoh, maintenace dapat digunakan untuk mengungkapkan kesalahan
pemrograman (bugs) atau kelemahan selama proses pengembangan yang
tidak terdeteksi dalam pengujian sistem, sehingga kesalahan tersebut dapat
diperbaiki.
2. Menjamin dan Meningkatkan Kinerja Sistem (Feedback Mechanism)
Kajian
pasca
implementasi
sistem
merupakan
salah
satu
aktivitas maintenance yang meliputi tinjauan sistem secara periodik.
Tinjauan periodik atau audit sistem dilakukan untuk menjamin sistem
10
berjalan dengan baik, dengan cara memonitor sistem secara terus-menerus
terhadap potensi masalah atau perlunya perubahan terhadap sistem.
Sebagai contoh, saat user menemukan errors pada saat sistem digunakan,
maka user dapat memberi umpan balik atau feedback kepada spesialis
informasi
guna
meningkatkan
menjadikan system
kinerja
maintenance perlu
sistem.
dilakukan
Hal
ini
secara
yang
berkala,
karena system maintenance akan senantiasa memastikan sistem baru yang
di implementasikan berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan
penggunaanya melalui mekanisme umpan balik.
3. Menjaga Kemutakhiran Sistem (System Update)
Selain sebagai proses perbaikan kesalahan dan kajian pasca
implementasi, system
maintenance juga
meliputi
proses
modifikasi
terhadap sistem yang telah dibangun karena adanya perubahan dalam
organisasi atau lingkungan bisnis. Sehingga system maintenance menjaga
kemutakhiran sistem (system update) melalui modifikasi-modifikasi sistem
yang dilakukan. Secara singkat system maintenance menjadi urgent
karena
pada system
maintenance terjadi
usaha
perbaikan
secara
berkelanjutan untuk mempertemukan kebutuhan oranisasi terhadap sistem
dengan kinerja sistem yang telah dibangun.
11
IV. PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Proses maintenance (pemeliharaan) software terhadap sistem informasi
merupakan suatu keharusan bagi setiap perusahaan. Hal tersebut perlu dilakuan
untuk menjaga keberlangsungan proses informasi dalam sebuah bisnis atau
perusahaan agar dapat berjalan dengan baik. Dengan adanya proses maintenance
yang dilakukan secara rutin dan berkala, perusahaan dapat dengan mudah
melakukan penyesuaian terhadap lingkungan bisnis yang terus berkembang dan
memanfaatkan peluang bisnis yang ada untuk mencapai tujuan perusahaan.
12
DAFTAR PUSTAKA
Anonim,
2012.
Software
Quality
Attributes.
http:
//www.
sqa.net/
softwarequalityattributes.html.
O’ Brien, James, 2010. Introduction to Information System. McGraw. Hill, New
York.
Williams, Brian K,Stacey C. Sawyer, 2005. Using Information Technology.
McGrawHill, New York, America.
13