Audit Internal K3

By : Wahyuni, S.Psi, M.Kes
Audit K3 adalah pemeriksaan secara
sistematis dan independen, untuk menilai
suatu kegiatan di tempat kerja dan hasil yang
berkaitan dengan produktivitas kerja sesuai
dengan prosedur yang di rencanakan, dan
dilaksanakan secara efektif dan cocok untuk
mencapai kebijakan dan tujuan perusahaan.



Untuk memastikan apakah sistem manajemen K3
yang telah dijalankan telah memenuhi prosedur
yang telah ditetapkan dan sesuai dengan
persyaratan dan standar OHSAS 18001.
Untuk mengetahui apakah sistem manajemen K3
tersebut telah berjalan sebagaimana mestinya di
seluruh jajaran sesuai dengan lingkup
pelaksanaannya
Memastikan apakah sistem manajemen K3 yang
diajalankan telah efektif untuk menjawab semua
isu K3 yang ada didalam organisasi guna
menghindarkan SMK3 yang salah arah, virtual,
atau random.


Tim audit harus bersifat independen. Pengertian
independen tidak harus berasal dari luar
oraganisasi, tetapi dapat diambil dari lingkungan
organisasi dengan syarat tidak terikat atau
memiliki kepentingan dengan unit/ bagian atau
departemen yang akan diaudit.
Tim audit harus memiliki kompetensi melakukan
audit K3. Hal ini sangat penting untuk
mendapatkan hasil audit yang baik dan
bermanfaat. Karena itu tim audit sebaiknya diberi
pelatihan mengenai audit SMK3 yang menyangkut
pemahaman mendasar mengenai sistem
manajemen OHSAS 18001 dan tata cara
melakukan audit yang baik.




Tim internal audit K3 sebaiknya terdiri dari berbagai displin
dan fungsi dalam organisasi yang terdiri tas ketua, sekretaris,
anggota tetap dan anggota tidak tetap. Tugasnya sebagai berikut :
Ketua tim bertugas mengoordinir seluruh aktivitas internal audit
mulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan lapangan dan
pelaporan.
Sekretaris tim bertugas membantu ketua tim dalam
mengkoordinir audit, termasuk mencatat dan memproses hasil
audit secara lengkap, menyiapkan kebutuhan tim audit, mengatur
pertemuan dan menyiapkan laporan audit.
Anggota tetap bertugas menyusun persiapan audit yang bersifat
teknis seperti daftar perikasa audit, persyaratan teknis dan
prgram pemerikasaan.
Anggota tidak tetap bertugas memberi informasi tambahan dan
diundang bila ada hal – hal yang penting berkaita dengan
keahlian mereka masing-masing.



Secara umum tugas dan tanggung jawab tim audit
adalah sebagai berikut :
Menentukan sasaran, cakupan, kekerapan dan
metode audit serta menyusun rencana kerja dan
daftar pelakasaan audit. Rencana kerja ini harus
lengkap dan mencakup daerah yang ditinjau, saat
peninjauan,penyebaran laporan, rencana tindak
lanjut, dan rencanan tanggal pelaopran.
Mengembangkan daftar periksa sert standar
penilaian yang digunakan. Untuk itu mereka
harus memepelajari tentang unit yang akan
diaudit



seperti proses produksi, material, jenis
kegiatan, pekerja peralatan teknis dan
lainnnya.
Melakukan pemerikasaan secara obyektif
ketempat kerja, mengevaluasi pelaksanaa
prosedur dan manajemen K3, melakukan
wawancara dengan pekerja untuk pembuktian
(verifikasi).
Menyusun laporan audit serta saran perbaikan.








Dokumentasi sistem manajemen K3, untuk melihat apakah sudah
memadai dengan persayaratan OHSAS 18001.
Kebijakan dan komitmen manajemen mengenai K3 yang dapat dilihat
baik dari dokumen tertulis maupun dalam implementasinya.
Objektif K3, untuk memastikan apakah telah terpenuhi atau telah sejalan
dengan persyaratan yang ditetapkan, baik dari segi proses
pengembangan, substansi dan pemantauannya.
Prosedur yang berkaiatan dengan K3 termasuk keadaan darurat, ijin kerja
aman, pengelolaan material berbahaya dan lainnya.
Catatan pertemuan atau rapat K3 untuk pemantau apa saja aktivitas K3
yang berjalan dalam organisasi.
Rekaman kecelakaan dan kejadian, termasuk hasil penyelidikan insiden
yang dilakukan. Auditor akan melihat apakah proses penyelidikan
insiden dijalankan dengan baik dan ditindak lanjuti sesuai persyaratan.
Rekaman komunikasi baik internal maupun eksternal organisasi. Dari
informasi ini dapat diperoleh gambaran mengenai isu K3 yang ada dalam
organisasi.
Persyaratan perundangan termasuk ijin, sertifikat , hasil pemerikasaan
dan lainnya.





Rekaman pelatihan, termasuk perencanaan,
pelaksanaan, evaluasi data peserta dan judul
pelatihan.
Laporan dari hasil audit, inspeksi atau
pemerikasaan K3 yang pernah dilakukan
sebelumnya.
Tindakan koreksi yang diisyaratkan dan
pelaksaannya.
Laporan ketidaksesuaian yang pernah dilakukan
dari hasil audit sebelumnya.
Hasil tinjau ulang manajemen yang dilakukan dan
tindak lanjutya.

Pembukaan audit.




Menentukan tujuan, ruang lingkup dan kriteria
audit.
Pemilihan auditor dan timnya untuk tujuan
objektivitas dan kenetralan audit.
Menentukan metode audit.
Konfirmasi jadwal audit dengan peserta audit
ataupun pihak lain yang menjadi bagian dari audit.

Pemilihan petugas auditor.
Auditor harus independen, objektif dan netral.
 Auditor tidak diperkenankan melaksanakan audit terhadap
pekerjaan/tugas pribadinya.
 Auditor harus mengerti benar tugasnya dan berkompeten
melaksanakan audit.
 Auditor harus mengerti mengenai Sistem Manajemen
Keselamatan dan Kesehatan Kerja Perusahaan.
 Auditor harus mengerti mengenai peraturan perundangundangan dan persyaratan lainnya yang berkaitan dengan
penerapan Sistem Manajemen Keselamatan Kerja di tempat
kerja.
Auditor harus memiliki pengetahuan mengenai kriteria audit
beserta aktivitas-aktivitas di dalamnya untuk dapat menilai kinerja
K3 dan menentukan kekurangan-kekurangan di dalamnya.

•

Meninjau dokumen dan persiapan audit.

Dokumen yang ditinjau meliputi :
 Struktur organisasi dalam Sistem Manajemen Keselamatan







dan kesehatan Kerja.
Kebijakan K3.
Tujuan dan Program-Program K3.
Prosedur audit internal Sistem Manajemen Keselamatan dan
Kesehatan Kerja Perusahaan.
Prosedur dan Instruksi Kerja K3.
Identifikasi bahaya, penilaian resiko dan pengendalian
resiko.
Daftar peraturan perundang-undangan dan persyaratan lain
yang berkaitan dengan penerapan K3 di tempat kerja.
Laporan insiden, tindakan perbaikan dan pencegahan.

Persiapan audit internal meliputi hal-hal sebagai
berikut antara lain
 Tujuan audit.
 Kriteria audit.
 Metodologi audit.
 Cakupan maupun lokasi audit.
 Jadwal audit.
 Peran dan tanggung jawab peserta/anggota audit
internal.

Pelaksanaan audit.
Tata cara berkomunikasi dalam audit internal.
 Pengumpulan dan verifikasi informasi.
 Menyusun temuan audit dan kesimpulannya.
 Mengomunikasikan kepada peserta audit mengenai :

 Rencana pelaksanaan audit.
 Perkembangan pelaksanaan audit.
 Permasalahan-permasalahan dalam audit.
 Kesimpulan pelaksanaan audit.

Persiapan dan komunikasi laporan audit.
Tujuan dan cakupan audit.
Informasi mengenai perencanaan audit (anggota audit internal,
jadwal audit internal serta area-area/lokasi-lokasi audit internal).
 Identifikasi referensi dokumen dan kriteria audit lainnya yang
digunakan pada pelaksanaan audit internal.
 Detail temuan ketidaksesuaian.
 Keterangan-keterangan lain yang berkaitan dengan penerapan
Sistem Manajemen Keselamatan Kerja Perusahaan :


 Konfirmasi penyusunan perencanaan penerapan K3 di tempat kerja.
 Penerapan dan pemeliharaan.
 Pencapaian Kebijakan dan Tujuan K3 Perusahaan.

Komunikasi kepada semua pihak mengenai hasil audit internal
termasuk kepada pihak ke tiga yang berhubungan dengan
Perusahaan untuk dapat mengetahui tindakan perbaikan yang
diperlukan.

Penutupan audit dan tindak lanjut audit.







Menyusun pemantauan tindak lanjut audit internal.
Penyusunan jadwal penyelesaian tindak lanjut audit internal.
Audit tambahan dapat dilaksanakan apabila terdapat
kondisi-kondisi sebagaimana hal-hal berikut :
Terdapatnya perubahan pada penilaian bahaya/resiko
K3 Perusahaan.
Terdapat indikasi penyimpangan dari hasil audit
sebelumnya.
Adanya insiden tingkat keparahan tinggi dan
peningkatan tingkat kejadian insiden.
Kondisi-kondisi lain yang memerlukan audit internal
tambahan


Audit digunakan untuk meninjau dan menilai kinerja serta efektivitas
Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja Perusahaan. Audit
internal dilaksanakan oleh Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan
Kerja untuk mengetahui dimana Sistem Manajemen Keselamatan dan
Kesehatan Kerja telah diterapkan dan dipelihara secara tepat,
Hasil penilaian resiko juga menjadi dasar dalam menentukan frekuensi
pelaksanaan audit internal pada sebagian aktivitas operasional
perusahaan, area ataupun suatu fungsi atau bagian mana saja yang
memerlukan perhatian manajemen Perusahaan terkait resiko K3 dan
Kebijakan K3 Perusahaan.Frekuensi dan cakupan audit internal juga
berkaitan dengan kegagalan penerapan beberapa elemen dalam Sistem
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja, ketersedian data kinerja
penerapan sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja, hasil
tinjauan manajemen dan perubahan-perubahan dalam manajemen
Perusahaan. Pelaksanaan audit internal secara umum ialah minimal satu
kali dalam kurun waktu satu tahun dari audit internal sebelumnya.