UNIFIED MODELING LANGUAGE UNTUK MERANCANG SISTEM

UNIFIED MODELING LANGUAGE UNTUK MERANCANG
SISTEM INFORMASIPENJUALAN DAN PEMBELIAN
APOTEK FITRI
1,2
Sari Suko Noworini1, Atik Ariesta2
Universitas Budi Luhur; Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Jakarta, Telp. (021) 5853753
1
Program Studi Sistem Informasi, Universitas Budi Luhur, Jakarta
2
Program Studi Manajemen Informatika, Universitas Budi Luhur, Jakarta
E-mail: [email protected], [email protected]
Abstrak
Apotek Fitri adalah sebuah organisasi atau bisnis yang bergerak dibidang pembelian
dan penjualan barang/obat dan jasa. Namun, sering kali kegiatan pembelian dan penjualan pada
Apotek Fitri terhambat karena sistem pembelian dan penjualan yang ada saat ini masih
menimbulkan masalah seperti kesalahan yang sering dilakukan oleh pegawai sehingga
menyebabkan data tidak akurat, stok barang/obat sering kosong, sulit mendapatkan laporan
terkait kegiatan pembelian dan penjualan, dan kalah saing dengan apotek lain sehingga
membuat pendapatan Apotek tidak meningkat. Analisa dan perancangan sistem dilakukan
dengan menggunakan Unified Modeling Language untuk memecahkan masalah. Selanjutnya
akan dilakukan pembangunan sistem pembelian dan penjualan obat pada Apotek Fitri berbasis
desktop yang terkomputerisasi dengan menggunakan Visual Basic.NET dan, MyQSL.
Teknologi yang berkembang pesat saat ini, sangat mungkin untuk mendukung bisnis menjadi
lebih berkembang dan maju. Hal tersebut menjadi peluang untuk menangani masalah yang
terjadi pada Apotek Fitri yaitu dengan membuat rancangan sistem pembelian dan penjualan
yang terkomputerisasi. Pemanfaatan teknologi mampu memberikan dampak positif bagi Apotek
Fitri sehingga kegiatan pembelian dan penjualan menjadi lancar serta mampu bertahan dan
bersaing dengan bisnis serupa yang ada saat ini.
Kata Kunci : Apotek, Penjualan, Pembelian, UML
Abstract
Fitri Pharmacy is a business that is engaged in the purchase and sale of goods or drugs,
also medical services. However, the activity of purchase and sale in Fitri Pharmacy hampered
because the system of of buying and selling still cause problems such as, common mistake made
by employee that causing inaccurate data, medication inventory is often empty, difficult to get
reports related to purchasing and selling activity, and less competitive with other pharmacy that
make pharmacy revenue does not increase. Analysis and design of the system to solve problem
is using Unified Modeling Language. Next will be the development of purchase and sales
desktop system for Fitri Pharmacy with Visual Basic.NET and MySQL for its database. Rapidly
evolving technology, it makes possible to support develop pharmacy business more advance. It
is an opportunity to deal the problems that occur in Fitri pharmacy to make computerized
system for buying and selling. The use of technology is able to provide a positif impact for Fitri
pharmacy so that the activities of buying and selling can compete with similar business.
Keywords: pharmacy, selling, pruchasing, UML
1.
PENDAHULUAN
Sistem pembelian dan penjualan merupakan bagian terpenting dalam bisnis. Karena pada
sistem pembelian dan penjualanlah nantinya yang akan menentukan apakah bisnis dapat tumbuh
dan berkembang. Namun sering kali bisnis terhambat karena keterbatasan Sumber Daya
Received June1st,2012; Revised June25th, 2012; Accepted July 10th, 2012
Manusia dalam memberikan pelayanan yang optimal kepada pelanggan. Dan akibatnya
membuat bisnis menjadi sulit bersaing dengan bisnis lain yang sejenis dan bila dibiarkan akan
mengancam kelangsungan bisnis.
Hal tersebut mendorong Apotek Fitri untuk mengembangkan sistem pembelian dan
penjualan yang dimilikinya. Karena sistem pembelian dan penjualan pada Apotek Fitri saat ini
masih menimbulkan masalah yang menyebabkan bisnis menjadi sulit berkembang dan kalah
bersaing dengan Apotek lain disekitarnya.
Masalah yang timbul dari sistem pembelian dan penjualan pada Apotek Fitri yang sedang
berlangsung adalah kesulitan mendapatkan laporan terkait kegitan pembelian dan penjualan
dikarenakan pengarsipan dan format pencatatan data yang tidak baik sehingga data harus dicari
satu persatu dalam arsip maupun dalam buku-buku pencatatan data transaksi, masalah kedua
adalah stok obat sering kosong karena pembelian obat masih berdasarkan perkiraan sehingga
pelanggan mencari Apotek lain untuk mendapatkan obat, masalah berikutnya adalah kesalahan
pencatatan data pembelian dan penjualan dikarenakan pegawai kerepotan dan kelelahan dalam
melayani pelanggan sehingga keakuratan data tidak terjamin, masalah terakhir adalah Apotek
Fitri kalah saing dengan apotek lain yang banyak terdapat disekitar lokasi dikarenakan apotek
lain mampu melayani lebih banyak transaksi dengan menerapkan sistem komputerisasi sehingga
pendapatan dari Apotek menurun.
Hamidah dan Okkita Rizan membuat penelitian yang berjudul Membangun Sistem
Informasi Pembelian Tunai Pada Apotik Cipta Dengan Object Oriented Methodology. Dalam
penelitian tersebut masalah yang terjadi adalah proses pembelian masih dilakukan sistem
manuali mulai dari proses pemesanan obat sampai pembuatan laporan yang menyebabkan
timbulnya kelemahan dalam pengolah data dan waktu yang cukup lama untuk menyajikan
kebutuhan informasi. Pemecahan masalah yang dilakukan adalah dengan membuat sebuah
sistem informasi pembelian dengan menggunakan metode berorientasi obyek dengan
menggunakan Use Case Diagram dan pemrograman Visual Basic sehingga kegiatan yang
berhubungan dengan pembelian hingga laporan dapat meningkatkan usahanya. [1]
Penelitian yang dilakukan oleh Puspita Dwi Astuti berjudul Sistem Informasi Penjualan
Obat Pada Apotek Jati Farma Arjosari membuat aplikasi sistem penjualan obat berbasis desktop
dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dan MySQL sebagai databasenya sehingga dapat
membantu asisten apoteker dan karyawan dalam melakukan pencatatan proses transaksi
sehingga dapat meingkatkan kinerja apotek. Aplikasi tersebut untuk menangani masalah yang
timbul pada Apotek Jati Farma Arjosari antara lain transaksi yang masih dilakukan dengan cara
konvensional, terdapat kesalah pencatatan data, dan pencarian data yang masih belum efektif.
[2]
Berdasarkan masalah yang timbul pada Apotek Fitri dan juga penelitian yang dilakukan
sebelumnya, maka perlu dirancang sebuah Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Obat
pada Apotek Fitri sehingga Apotek Fitri dapat mengontrol pembelian, penjualan dan juga stock
obat, kemudian meningkatkan pendapatan serta dapat bersaing dengan Apotek lain di
sekitarnya. Sistem yang dirancang meliputi Proses transaksi penjualan dan pembelian barang
dan jasa, serta pembuatan laporan yang digunakan untuk mengambil keputusan.
2.
METODE PENELITIAN
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Metode Penelitian yang dilakukan adalah dengan pendekatan kualitatif yaitu menganalisa
proses bisnis dan masalah pembelian dan penjualan yang terjadi pada Apotek Fitri yang
kemudian dilanjutkan dengan membuat sebuah Rancangan Sistem Informasi Pembelian dan
Penjualan. Penelitan akan dibagi menjadi empat tahap yaitu Persiapan Rancangan,
Pengumpulan Data, Analisis dan Perancangan Sistem, Evaluasi Rancangan.
2.1
Persiapan Rancangan
Pada tahap persiapan ini kegiatan yang dilakukan adalah melakukan kajian pustaka yang
berhubungan dengan penjualan dan pembelian terutama untuk usaha sejenis yang akan diangkat
yaitu Apotek, kemudian dilanjutkan dengan memilih salah satu lapangan untuk dijadikan
sebagai obyek penelitian yang kemudian melakukan observasi dari proses bisnis yang terjadi
pada obyek penelitian. Obyek penelitian yang dipilih adalah Apotek Fitri.
2.2 Pengumpulan Data
Berdasarkan obyek penelitian yang dipilih maka dilanjutkan dengan pengumpulan data
yaitu dengan melakukan wawancara kepada pemilik Apotek, petugas yang menjaga Apotek,
serta pelanggan yang datang ke Apotek. Wawancara yang dilakukan untuk mengetahui masalah
yang terjadi pada Apotek Fitri, mendapatkan kebutuhan sistem yang akan dikembangkan serta
mendapatkan dokumen yang terlibat dalam proses penjualan dan pembelian pada Apotek Fitri.
2.3 Analisis dan Perancangan Sistem
Setelah mendapatkan dokumen, mengetahui masalah dan kebutuhan pada Apotek Fitri
selanjutnya adalah melakukan analisa dan merancang sistem. Perancangan sistem menggunakan
Unified Modeling Language (UML). UML adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau
perangkat lunak berparadigma (berorientasi obyek)[3]. Dimulai dari analisa proses bisnis
dengan menggunakan Activity Diagram untuk mendapatkan gambaran jelas dari proses bisnis
yang terjadi dan juga untuk melihat stakeholder yang terlibat. Kebutuhan yang diperlukan
digambarkan dengan menggunakan Use Case Diagram yang dilanjutkan dengan merancang
sistem menggunakan Class Diagram untuk rancangan database dan Sequence Diagram untuk
rancangan program. Tahap akhir analisa dan perancangan sistem adalah membuat prototype
sistem penjualan dan pembelian berbasis desktop dengan menggunakan Microsoft Visual Studio
2008 untuk bahasa pemrogramannya dan MySQL untuk databasenya.
2.4 Evaluasi Prototype
Evaluasi prototype yang dilakukan adalah menggunakan metode pengujian black box
yaitu dengan menginput data pada prototype yang sudah dibuat sesuai dengan data yang
digunakan pada proses penjualan dan pembelian di Apotek Fitri sehingga mendapatkan
informasi yang sesuai dengan data yang diinput tersebut.
3.
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1
Proses Bisnis Berjalan
Proses bisnis penjualan dan pembelian pada Apotek Fitri dibagi menjadi enam proses
yaitu Proses Pemesanan, Proses Penerimaan, Proses Pembayaran, Proses Penjualan dengan
Resep, Proses Penjualan Tanpa Resep, Proses Pembuatan Laporan. Berikut proses bisnis yang
terjadi digambarkan dengan Activity Diagram.
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Gambar 2Activity Diagram Penerimaan
Gambar 1Activity Diagram Pemesanan
Proses Pemesanan, Penerimaan dan Pembayaran merupakan bagian dari Proses
Pembelian pada Apotek Fitri. Gambar 1 merupakan proses pemesanan dimulai dari owner yang
membuat daftar barang atau obat yang akan disampaikan ke Supplier, dilanjutkan dengan proses
pemesanan barang yaitu Gambar 2 supplier akan menyerahkan obat beserta faktur kepada owner
yang nantinya akan dibuatkan surat pesannya untuk diberikan kembali ke supplier. Setelah
barang diterima maka akan berlanjut ke proses pembayaran (Gambar 3) yang dilakukan oleh
owner, owner akan mendapatkan faktur asli ketika pembayarannya sudah lunas tetapi ketika
pembayaran belum lunas maka owner hanya menerima salinan faktur.
Proses penjualan dengan resep maupun proses penjualan tanpa resep merupakan proses
penjualan yang terjadi pada Apotik Fitri. Gambar 4 merupakan proses penjualan dengan resep
yang dapat menerima resep maupun copy resep dari luar selama persediaan obat masih ada.
Gambar 3Activity Diagram Pembayaran
Gambar 4Activity Diagram Penjualan
Dengan Resep
Pelanggan akan mendapat kwitansi sebagai bukti pembelian obat. Sedangkan Gambar 5
merupakan proses penjualan tanpa resep yang hanya menerima obat bukan jenis narkoba, selain
itu penjualan tanpa resep juga menangani penjualan jasa seperti pemeriksaan gula darah dan
kolesterol.
Gambar 6 merupakan proses pembuatan laporan yaitu laporan penjualan yang dibuat
berdasarkan permintaan dari owner kepada pegawai, laporan yang ada hanya berupa buku
catatan penjualan.
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Gambar 5Activity Diagram Penjualan Tanpa
Resep
Gambar 7Use Case Diagram Master
Gambar 6Activity Diagram Laporan
Gambar 8Use Case Diagram Transaksi
Pembelian
3.2
Kebutuhan Sistem
Kebutuhan sistem dibuat dengan menggunakan Use Case Diagram yang dibagi menjadi
Use Case Diagram Master, Transaksi dan Laporan. Use Case Diagram Master (Gambar 7)
terdiri dari kebutuhan data pendukung yaitu Entry Data Supplier, Entry Data Karyawan, Entry
Data Barang, Entry Data Jasa, dan Entry Data Pelanggan.
Use Case Diagram Transaksi Pembelian (Gambar 8) terdiri dari kebutuhan proses bisnis
pembelian yaitu Cetak Pemesanan, Cetak Penerimaan, Cetak Pembayaran sedangkan untuk
proses bisnis Penjulan dapat terlihat pada Use Case Diagram Transaksi Penjualan (Gambar 9)
yaitu Entry Resep, Cetak Copy Resep, Cetak Kwitansi, Cetak Penjualan Barang, dan Cetak
Penjualan Jasa
Use Case Diagram Laporan (Gambar 10) terdiri dari kebutuhan laporan yaitu Cetak
Laporan Penerimaan, Cetak Laporan Copy Resep, Cetak Laporan Penjualan Barang, Cetak
Laporan Penjualan Jasa, dan Cetak Laporan Pendapatan.
Gambar 9Use Case Diagram Transaksi Penjualan
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Gambar 10Class Diagram
Gambar 11Use Case Diagram Laporan
Gambar 12 Rancangan Layar Menu Utama
Gambar 13 Rancangan Layar Entry Data Supplier
3.3
Perancangan Sistem
Setelah mengetahui proses bisnis dan kebutuhan pada Apotek Fitri maka langkah
selanjutnya adalah melakukan perancangan sistem meliputi rancangan database, rancangan
layar, dan rancangan program.
3.4.1 Rancangan Database
Rancangan database digambarkan dengan menggunakan Class Diagram yang terdiri dari
19 Class yaitu Class Supplier, Barang, Jasa, Karyawan, Pelanggan, Pemesanan, Penerimaan,
Pembayaran, Penjualan barang, Penjualan Jasa, Terima Resep, Copy Resep, Kwitansi, serta
Class Association antara lain pesan, catat, terima, ada, jual, dan salin. (Gambar 11)
3.4.2 Rancangan Layar
Dari kebutuhan yang digambarkan pada Use Case dan rancangan database dengan Class
Diagram maka dapat dibuatkan interface atau rancangan layar yang digunakan. Berikut
beberapa contoh rancangan layar yang digunakan antara lain Rancangan Layar Menu Utama,
Rancangan Layar Entry Data Supplier, Rancangan Layar Cetak Pemesanan Barang, dan
Rancangan Layar Cetak Laporan Pendapatan.
Gambar 12 Merupakan Layar Menu Utama yang terdiri dari Menu Master, Transaksi,
Laporan, dan Keluar. Selain menu juga akan tampil Informasi Tagihan yang belu dibayarkan ke
Supplier sebagai informasi kepada owner atau pegawai tentang tagihan yang harus dibayarkan
ke Supplier. Entry Data Supplier (Gambar 13) merupakan kebutuhan data master supplier yang
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
digunakan untuk menambah data supplier atau perawatan data (ubah dan hapus) data supplier
serta mencari data supplier.
Gambar 14 merupakan Rancangan Layar Cetak Pemesanan yang digunakan untuk
melakukan entry data barang yang akan di pesan berdasarkan supplier yang dipilih, kemudian
setelah dilakukan entry data maka dapat mencetak Surat Pemesanan. Gambar 15 merupakan
Rancangan Layar Cetak Laporan Pendapatan yang digunakan untuk melihat pendapatan Apotek
baik itu pendapatan dari penjualan obat dengan resep, penjualan obat tanpa resep, dan penjualan
jasa. Laporan pendapatan tersebut dicetak berdasarkan periode yang ditentukan.
Gambar 14 Rancangan Layar Cetak Pemesanan
Gambar 15 Rancangan Layar Cetak Laporan
3.4.3 Rancangan Program
Rancangan program yang akan dibuat dapat digambarkan dengan menggunakan
Sequence Diagram. Sequence diagram yang dibuat yaitu hanya Sequence Diagram Entry Data
Supplier sebagai contoh dari kebutuhan master, Cetak Pemesanan Barang sebagai contoh dari
kebutuhan transaksi dan Sequence Diagram Laporan sebagai contoh dari kebutuhan laporan.
Gambar 16 merupakan Sequence Diagram Entry Data Supplier dimana sebagai actor
utamanya adalah Karyawan, karyawan dapat melakukan input data, penyimpanan data, ubah
dan hapus data serta pencarian data Supplier. Sedangkan Sequence Diagram Cetak Pemesanan
Barang (Gambar 17) yang menjadi actor utamanya adalah owner, untuk dapat melakukan cetak
pemesanan barang maka owner harus memilih data supplier untuk memesan barang, dan juga
memilih barang yang akan dipesan.
Gambar 16Sequence Diagram Entry Data Supplier
Gambar 17Sequence Diagram Cetak Pemesanan
Barang
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Gambar 18Sequence Diagram Cetak Laporan Pendapatan
Gambar 18 merupakan Sequence Diagram Cetak Laporan Pendapatan, actor utama yang
melakukan proses pencetakan adalah Karywan, Karywan memasukan periode yang diperlukan
untuk dapat mencetak laporan pendapatan.
3.4
Evaluasi Prototype
Evaluasi prototype dilakukan dengan menggunakan metode pengujian black-box yaitu
dengan menginput data pada prototype dengan memeriksa apakah hasil akhirnya sesuai dengan
data yang diinput atau tidak. Evaluasi yang dilakukan salah satunya dapat dilihat pada Pengujian
Entry Data Supplier (Tabel 1)
Table 1 Pengujian Entry Data Supplier
N
o
1
2
3
4
Skenario Pengujian
Menyimpan
Data
Supplier, Input Data
Supplier
tidak
lengkap (ada kolom
yang tidak diisi),
apakah
bisa
menyimpan
data
ketika
tombol
simpan di klik?
Menambah
Data
Supplier, menginput
data
dengan
lengkap, apakah bisa
menambah
data
ketika
tombol
simpan di klik?
Mengubah
Data
Supplier,
apakah
bisa mengubah data
ketika tombol ubah
di klik?
Mengahapus Data
Supplier,
apakah
bisa menghapus data
ketika tombol hapus
di klik?
Test Case
Hasil Yang
Diharapkan
Sistem tidak akan
menyimpan
data
ketika ada kolom yang
tidak diisi (kosong),
dan ketika meng-klik
tombol
simpan,
menampilkan
pesan
“Terdapat
Data
Kosong”
Sistem
sukses
menambah
Data
Supplier ketika mengklik tombol simpan
dengan menampilkan
pesan “Data Berhasil
Disimpan”
Sistem
dapat
mengubah data ketika
meng-klik
tombol
ubah
dengan
menampilkan
pesan
“Data
Berhasil
Diubah”
Sistem
dapat
menghapus data ketika
meng-klik
tombol
hapus
dengan
menampilkan
pesan
“Data
Berhasil
Hasil Pengujian
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
N
o
Hasil Yang
Hasil Pengujian
Diharapkan
Dihapus”
Berdasarkan hasil dari pengujian pada Tabel 1 yaitu pengujian Entry Data Supplier dapat
ditarik kesimpulan bahwa dari pengujian nomor 1 sampai dengan nomor 4 semuanya valid,
sesuai dengan hasil yang diinginkan.
Skenario Pengujian
Test Case
4.
KESIMPULAN
Berdasarkan masalah yang terjadi pada Apotek Fitri dan perancangan sistem informasi
penjualan dan pembelian yang dibuat untuk memecahkan masalah tersebut maka dapat
disempulkan sebagai berikut:
1.
Sistem yang telah dibuat telah menyediakan modul untuk melakukan cetak laporan
sehingga laporan menjadi lebih mudah dan cepat diperoleh.
2.
Adanya informasi stok barang sehingga pemesanan barang tidak lagi berdasarkan
perkiraan namun berdasarkan data dan stok barang dapat dipantau.
3.
Modul Penjualan dan Pembelian yang dibangun untuk memudahkan pencatatan data
pembelian dan penjualan sehingga keakuratan data penjualan dan pembelian dapat
terjaga.
4.
Apotek Fitri dapat bersaing dengan Apotek lain disekitarnya dikarenakan proses
penjualan dan pembeliannya sudah menggunakan sistem informasi untuk membantu
meningkatkan pelayanan yang diberikan kepada pelanggan yang tidak perlu menunggu
lama.
Sistem informasi penjualan dan pembelian yang dibangun masih terdapat beberapa kekurangan
antara lain:
1.
Sistem penjualan dan pembelian dibuat berdasarkan obyek penelitian yaitu Apotek Fitri.
2.
Belum adanya pengecekan Expired Date dari obat yang dijual maupun dibeli.
3.
Pengujian yang dilakukan hanya sebatas pengujian data yang diinput kedalam prototype
sistem informasi yang dirancang sehingga perlu adanya pengujian tentang efek dari
penggunaan sistem informasi yang dibangun baik dari sisi owner, karyawan, maupun
pelanggan.
5.
SARAN
Rancangan sistem informasi pembelian dan penjualan pada Apotek Fitri ini masih
memiliki kekurangan yang dapat dikembangkan lebih lanjut, oleh karena itu penulis
menyarankan:
1.
Sistem dapat dikembangkan lebih kompleks lagi yaitu dengan dibuatnya pengecekan
Expired Date dari obat yang diterima maupun yang dijual.
2.
Disediakannya fasilitas stock opname dari obat yang ada sehingga informasi stok barang
lebih akurat.
3.
Disediakannya laporan laba rugi Apotek untuk mengetahui keuntungan atau kerugian
yang terjadi berdasarkan penjualan dan pembelian obat.
UCAPAN TERIMA KASIH
Terima kasih kepada Apotek Fitri yang telah bersedia untuk bekerjasama, dan juga
membantu dalam penyediaan data dan dokumen yang diperlukan. Terima Kasih kepada
Universitas Budi Luhur yang telah mendanai penelitian ini sehingga dapat diselesaikan.
DAFTAR PUSTAKA
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
[1]
[2]
[3]
Hamidah, dan Rizan Okkita, 2012, Membangun Sistem Informasi Pembelian Tunai Pada
Apotik Cipta Dengan Object Oriented Methodology, Seminar Nasional Teknologi
Informasi & Komunikasi Terapan 2012 (Semantik 2012), Semarang, 23 Juni 2012.
Astuti, Dwi Puspita, 2011, Sistem Informasi Penjualan Obat Pada Apotek Jati Farma
Arjosari, Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi (SPEED), No. 4, Vol 3, Hal 34-39.
Widodo, Prabowo Pudjo, dan Herlawati, 2011, Menggunakan UML (Unified Modelling
Language), Informatika, Bandung.
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)