Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi
advertisement
STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Peranan Pemeriksaan Intern dalam Meningkatkan efektivitas Pengendalian Inter Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas pada PT Semen Cibinong Tbk Sumaryo, SE., M.Ak. (Dosen Tetap STIE PPI) Abstrak Dalam pemeriksaan atas laporan keuangan seorang internal auditor harus pula melakukan evaluasi atas struktur pengendalian intern kliennya terlebih dahulu, karena struktur pngendalian intern merupakan hal yang penting bagi manajemen suatu perusahaan dalam melindungi kekayaan perusahaan, menguji ketelitian dan ketepatan catatan administrasi dan pembukuan, serta mendorong para karyawan untuk mematuhi kebijaksanaan yang telah ditetapkan pimpinan. Bila struktur pengendalian internnya kurang baik maka akan menghasilkan ketidaktepatan dan ketidakandalan informasi yang nantinya dapat mengganggu usaha pencapaian tujuan. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sejauhmana peranan Pemeriksaan Internal untuk meningkatkan efektifitas Pengendalian Intern terhadap Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas pada PT Semen Cibinong. Jenis penelitian yang dilakukan untuk mengevaluasi SPI yang diterapkan oleh PT Semen Cibonong adalah deskriptif analisis untuk periode dimana penelitian ini dilakukan. Berdasarkan hasil penilaian struktur pengendalian intern dan pengujian atas penjualan, piutang usaha dan penerimaaan kas pada PT. Semen Cibinong Tbk, maka dapat diambil kesimpulan Struktur Pengendalian Intern terhadap penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas pada PT. Semen Cibinong Tbk telah dilaksanakan sudah cukup baik. Pengendalian Intern yang saat ini telah dilaksanakan cukup dirasakan efektif oleh manajemen hal ini terungkap dari hasil wawancara langsung dengan para penanggung jawab. Selain itu terdapat pula kelemahan-kelelmahan yang ditemukan dalam pengendalian intern PT. Semen Cibinong Tbk. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia Kata Kunci : Pemeriksaan Interna, Efektifitas, Penjualan, Piutang Usaha, Kas A. Latar Belakang Masalah Sejalan dengan pertumbuhan ekonomi dimana Negara kita sedang mengalami masa-masa sulit dalam perekonomian yang lebih dikenal dengan krisis moneter, maka semakin besar juga suatu perusahaan dituntut untuk dapat bertahan dalam menghadapi setiap tantangan dunia bisnis, salah satunya adalah para pesaing dari luar maupun dari dalam. Agar perusahaan dapat mempertahankan kelangsungan usahanya, maka dibutuhkan untuk suatu pengendalian intern yang dapat menghasilkan informasi keuangan yang andal bagi para pengguna informasi tersebut. STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 173 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Dalam menghasilkan suatu laporan yang andal, banyak perusahaan yang membutuhkan seorang jasa akuntan yang bekerja sebagai pegawai perusahaan, yang dalam hal ini dinamakan internal auditor untuk membantu mereka mengawasi laporan keuangan atas kantor mereka pemeriksaan yang dilakukan oleh internal auditor biasanya lebih rinci dan memakan waktu sepanjang tahun dan dimaksudkan untuk membantu manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab dengan memberikan analisa, penilaian dan komentar terhadap kegiatan dan kebijaksanaan yang telah diperiksanya. Dalam pemeriksaan atas laporan keuangan tersebut, seorang internal auditor harus pula melakukan evaluasi atas struktur pengendalian intern kliennya terlebih dahulu, karena struktur pngendalian intern merupakan hal yang penting bagi manajemen suatu perusahaan dalam melindungi kekayaan perusahaan, menguji ketelitian dan ketepatan catatan administrasi dan pembukuan, serta mendorong para karyawan untuk mematuhi kebijaksanaan yang telah ditetapkan pimpinan. Bila struktur pengendalian internnya kurang baik maka akan menghasilkan ketidaktepatan dan ketidakandalan informasi yang nantinya dapat mengganggu usaha pencapaian tujuan. Perusahaan mempunyai ruang lingkup usaha yang sangat luas, namun disini penulis akan mengkhususkan diri untuk melakukan penelitian masalah pemeriksaan penjualan secara tunai untuk pengiriman barang dan atau dokumen ke luar negeri pada perusahaan PT. Semen Cibinong Tbk. Pada umumnya penjualan dilakukan dengan dua cara, yaitu penjualan dengan cara tunai dan penjualan secara kredit. Perlakuan akuntansi atas kedua cara penjualan tersebut berbeda. Sehingga diperlukan struktur pengendalian yang baik untuk mengawasi pelaksanaan akuntansi terhadap proses penjualan baik secara tunai maupn secara kredit. STIE Putra Perdana Indonesia B. Tinjauan Teroritis STIE Putra Perdana Indonesia 1. Pengertian dan Tujuan Pemeriksaan Intern Pengertian intern umumnya hanya terdapat dalam perusahaan yang relative besar, dimana adanya pendelegasian wewenang kepada sejumlah unit organisasi dalam perusahaan itulah yang mendorong perlunya dibentuk staff pemeriksaan intern (Internal Auditor). Definisi dari pemeriksaan intern menurut Milton Stevens Fonorow dalam bukunya “Internal Auditor’s Manual and Guide” yang disadur oleh Sukrisno Agoes (1996:11) “Internal auditing adalah suatu penilaian, yang dilakukan oleh pegawai perusahaan yang terlatih, mengenai ketelitian, dapat dipercayainya, efesiensi dan kegunaan dari catatan-catatan (akuntansi) perusahaan dan pengendalian intern yang terdapat dalam perusahaan”. Sedangkan Arthur W. Holmes and David C. Burns dalam bukunya “Auditing Standar and Procedures” dengan Moh. Badjuri sebagai alih bahasa, (1990:14) menjelaskan “Auditing Internal adalah kegiatan penilaian yang independent dalam organisasi untuk mereviu operasi sebagai jasa yang diberikan kepada manajemen”. STIE Putra Perdana Indonesia Page 174 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jadi auditing internal merupakan pengendalian manajerial yang melaksanakanaan fungsinya dengan mengukur dan mengevaluasi keefektifan pengendalian lain. Dari beberapa definisi diatas dapat diartikan bahwa pemeriksaan intern merupakan kegiatan penilaian yang bebas, yang dilakukan dengan cara memeriksa akuntansi, keuangan dan kegiatan lainnya, untuk memberikan jasa kepada manajemen. Pemeriksaan intern berhubungan dengan semua tahap kegiatan perusahaan, sehingga tidak hanya terbatas pada pemeriksaan terhadap catatancatatan akuntansi. Internal auditor wajib memberikan informasi yang diperluas manajemen untuk pengambilan keputusan yang berkaitan dengan operasi perusahaan. Tetapi pihak ekstern biasanya enggan memanfaatkan informasi dan internal auditor, karena mereka anggap internal auditor adalah pegawai atau orang dalam perusahaan sehingga tidak independent. Namun sebenarnya seorang internal auditor harus tetap independent terhadap bagian yang diperiksanya. Independensi internal auditor tergantung pada kedudukannya dalam organisasi dan keterlibatannya dalam kegiatan operasional perusahaan dimana internal auditor tidak boleh terlibat didalamnya. Dengan kata lain, internal auditor bertanggung jawab secara langsung kepada pimpinan perusahaan dan aktivitasnya terpisah dari bagian-bagian lain dalam perusahaan. Adapun tujuan pemeriksaan intern adalah membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka, dengan memberikan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar-komentar penting mengenai kegiatan yang diperiksa. Sedangkan untuk mencapai tujuan tersebut, internal auditor harus melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : a. Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan dari sistem pengendalian manajemen, struktur perngendalian intern dan pengendalian opersaional lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang tidak terlalu mahal. b. memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen. c. Memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggung jawabkan dan dilindungi dari kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan dan penyalahgunaan. d. Memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan dalam organisasi dapat dipercaya. e. Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh manajemen. f. Menyarankan perbaikan-perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan efesiensi dan efektifitas. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 175 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia 2. Fungsi Pemeriksaan Intern Pemeriksaan intern berfungsi membantu manajemen agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan efektif, efisiensi dan ekonomis. Jasa yang diberikan itu pada dasarnya mempunyai tujuan sendiri, seperti yang dikemukakan “The Institute Of Internal Auditors, di dalam statement of Responsibilities of Internal Auditors”, yaitu ; “The objective of internal auditing is to assist member of organization in the effective discharge of their responsibilities. To this end, internal auditing furnishes them with analysis, appraisals, recommendation, cousel, and information concerning the activities reviewed. The audit objective includes promoting effective control at reasonable cost”. Jelaslah bahwa pemeriksaan intern diarahkan untuk membantu seluruh anggota organisasi agar mereka dapat melaksanakan kewajiban secara efektif, dengan cara menyajikan analisis-analisis, penilaian, saran-saran, bimbinganbimbingan dan informasi yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang ditelaah, dipelajari dan nilainya. Sedangkan fungsi pemeriksaan intern adalah melaksanakan kegiatan penilaian atau pemeriksaan yang independent dan memberi saran-saran suatu fungsi pengendalian manajemen guna mengukur dan meneliti efektifitas struktur pengendalian intern. Menurut Hendrikson dan Eldon S “Sasaran dari fungsi pemeriksaan intern adalah menyediakan jasa kepada pihak manajemen dengan suatu hasil analisis dan penilaian atas kegiatan dan sistem seperti sistem informasi organisasi, struktur pengendalian intern organisasi, tingkat kepatuhan terhadap kebijakan operasi, prosedur dan perencanaan, serta kualitas kinerja karyawan perusahaan”. STIE Putra Perdana Indonesia 3. Syarat-syarat Kertas Kerja Pemeriksaan Intern yang Baik STIE Putra Perdana Indonesia Agar kertas kerja pemeriksaan mempunyai manfaat yang optimal, harus dipenuhi criteria berikut ini: a. Kertas kerja pemeriksaan harus mempunyai tujuan Misalnya: cash count sheet dapat ditaksir dengan angka pada neraca. b. Harus dicegah menulis kembali kertas kerja pemeriksaan sebab banyak kerugiannya antara lain : 1) membuang waktu 2) dapat salah menyalin c. dalam kertas kerja pemeriksaan harus dijelaskan prosedur audit apa yang dilakukan dengan menggunakan audit tick mark. Misalnya : 1) Periksa aging schedule 2) Cek penjumlahan dengan cara footing dan cross footing. Penggunaan tick mark antara lain : ^ = Footing/ Cross footing. C.B = Confirmad Balance <bila cocok>. R.D = Reporting Diference. STIE Putra Perdana Indonesia Page 176 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia d. Kertas kerja pemeriksaan harus diindex/cross index. e. Kertas kerja harus diparaf oleh orang yang membuat dan mereview working papers sehingga dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab. f. Setiap pertanyaan yang timbul pada review notes harus terjawab, tidak boleh ada “open question” “(pertanyaan yang belum terjawab)”. g. Pada kertas kerja pemeriksaan harus dicantumkan : 1) Sifat dari perkiraan yang diperiksa. 2) Prosedur pemeriksaan yang dilakukan. 3) Kesimpulan mengenai kelayakan perkiraan yang diperiksa. h. hal-hal tambahan : 1) Kertas kerja pemeriksaan harus rapih dan bersih 2) Kertas kerja pemeriksaan harus mudah dibaca (jelas) 3) Bahasa yang digunakan (Indonesia atau inggeris) harus baik. 4) Jangan hanya photo copy data dari client tanpa diberi suatu penjelasan. i. Di bagaian muka file kertas kerja pemeriksaan harus dimasukan daftar isi dan index kertas kerja pemeriksaan dan contoh paraf seluruh tim pemeriksaan yang terlibat dalam penugasan audit tersebut. STIE Putra Perdana Indonesia 4. Struktur Organisasi Pemeriksaan Intern a. Kedudukan dan Personalia Pemeriksan Intern Sebelum penulis meninjau kedudukan dan personalia para professional pemeriksaan internal, terlebih dahulu penulis meninjau struktur organisasi suatu perusahaan. Menurut Mulyadi,(1992:10) wewenang formal yang dikaitkan dengan kedudukan suatu organisasi adalah “Wewenang ini ditujukan oleh rantai komando yang standar, yang berawal dari dewan direktur (dewan komisaris) dan terus kebawah melalui berbagai tingkatan didalam hierarki sampai pada titik dimana aktivitas atau kegiatan utama organisasi dilaksanakan, wewenang staf dimiliki oleh individu atau kelompok dalam suatu organisasi yang memberikan layanan dan nasehat kepada lini dan wewenang fungsional adaalh hak untuk mengendalikan kegiatan bagian lain dalam hubungannya dengan tanggungjawab dengan tanggung jawab staff yang khusus”. Sebelum karyawan direktur, penting bagi perekrut untuk memiliki beberapa gambaran yang jelas tentang kegiatan dan tanggung jawab karyawan. Dengan demikian, analisis jabatan harus dikembangkan sebagai suatu langkah dini dalam proses perekrutan. Pada saat tugas khusus sudah dianalisis pernyataan tertulis menyangkut isi dan tempat masing-masing tugas dimasukkan dalam bagan organisasi. Pada tingkat opersional, pernyataan ini disebut uraian pekerjaan (Job Description), sedangkan pada tingkat manajerial, pernyataan tersebut dinamakan uraian jabatan (Position Desription). Spesifikasi pekerjaan harus dikembangkan. Spesifikasi pekerjaan (hiring/job spesipication) mencantumkan latar belakang, pengalaman dan keterampilan yang harus dimiliki seorang agar STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 177 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia dapat melaksanakan tugas secara efektif dalam suatu posisi. Sedangkan kedudukan pemeriksaan intern dalam hierarki top management adalah komite audit yang kedudukannya setaraf dengan dewan komisaris perusahaan dan tanggung jawab kepada pemegang saham atau pemilik perusahaan. Uraian tugas untuk jabatan manajer, staf senior dan junior pemeriksaan internal yang sesuai dengan standars for the Professional of Internal Auditing antara lain adalah: Untuk jabatan Manajer, uraian tugasnya adalah mengelola kegiatan pemeriksaan, menjalankan hubungan kerja yang efektif dengan pihak Eksekutif dan manajemen operasi menyiapkan pemeriksaan menyeluruh dan program jangka panjang untuk lokasi yang telah ditentukan, mengidentifikasi kegiatan yang menjadi sasaran pemeriksaan dan mengevaluasi maknanya, menyusun struktur organisasi bagian peneriksaan yang ditangani, menghasilkan dan memelihara kemampuan staf pemeriksa, menetapkan ruang lingkup pemeriksaan, staf dan anggaran biaya, mengembangkan suatu sistem pengendalian biaya dan jadwal tugas pemeriksaan, menetapkan standar kinerja pemeriksaan dan meninjau hasilnya, mengintepretasikan hasil laporan audit, serta menyusun dan mengawasi pencapaian tujuan demi peningkatan kemampuan pemberian jasa pemeriksa intern kepada pihak manajemen. Untuk jabatan staf senior, uraian tugasnya adalah melakukan pemeriksaan atas kegiatan dan fungsi organisasi, mengevaluasi kecermatan dan efektifitas dari pengendalian manajemen atas kegiatan yang bersangkutan, merencanakan dan melaksanakan pemeriksaan sesuai dengan standar profesional yang telah disetujui, melaporkan temuan-temuan pemeriksaan, dan memberikan saran-saran untuk memperbaiki kondisi-kondisi yang kurang memuaskan, melaksanakan pemeriksaan khusus atas permintaan pihak manajemen, mengadakan survey atas fungsi dan kegiatan, menetapkan arah, tujuan, ruang lingkup pemeriksaan dan menyiapkan program pemeriksaan, menetapkan prosedur pemeriksaan yang akan digunakan, mengidentifikasi titik-titik penting pengendalian dari sistem, mengevaluasi keberhasilan sistem yang dilaksanakan perusahaan, menghasilkan pemeriksaan secara profesional dan sesuai dengan program pemeriksaan yang telah ditetapkan, memperoleh, menganalisa dan meninjau pekerjaan staf junior, membuat penjelasan secara lisan, serta menetapkan kecukupan atas tindakan perbaikan yang diambil. Untuk jabatan staf junior, uraian tugasnya adalah memeriksa dan menganalisa transaksi-transaksi, mengevaluasi kecermatan dan efektifitas pengendalian manajemen atas kegiatan yang bersangkutan, membantu merencanakan tugas pemeriksaan untuk setiap bagian, membantu dalam menentukan catatan dan kegiatan yang akan dianalisa, membantu menetapkan luasnya pengujian dan menyiapkan kertas kerja, Membantu menetapkan luasnya pengujian dan menyiapkan kertas kerja, membantu dalam menghasilkan pemeriksaan yang berdasarkan program audit dan secara profesional merekomendasikan cara pencapaian, analisa dan evaluasi bahan STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia Page 178 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia bukti, melakukan peninjauan atas transaksi, dokumen, catatan, laporan dan prosedur yang dipakai agar tepat dan efektif, menyiapkan kertas kerja yang cocok, serta mengadakan diskusi pendahuluan mengenai adanya kekurangan dengan personil kegiatan operasi yang diperiksa untuk memeriksa kenyataan dan untuk mencapai suatu penjelasan dan alasan tepat atas terjadinya kekurangan yang ditemukan. Kedudukan pemeriksa intern dalam perusahaan adalah penting untuk menjamin adanya independensi dalam pemeriksaan agar ia dapat leluasa memberikan penilaian dan saran-saran karena ia sendiri tidak terlibat dalam kegiatan rutinitas tersebut dan juga bukan merupakan bagian dari kegiatan yang diperiksa. Berkaitan dengan independensi, menurut Alvin A. Arens dan James K. Loebbecke menyatakan”bukan hanya penting bagi pemeriksa untuk memelihara sikap mental independen di dalam memenuhi tanggung jawab mereka, tetapi penting juga bahwa para pemakai lapoeran keungan menaruh kepercayaan kepada independensi dalam kenyataan dan independensi dalam penampilan independensi dalam kenyataan akan ada apabila pada kenyataannya pemeriksa mampu mempertahankan sikap yang tidak memihak sepanjang pelaksanaan pemeriksaan. Sedangkan independensi dalam penampilan adalah hasil intepretasi pihak lain mengenai independensi. Apabila pemeriksa independen dalam kenyataan, tetapi pihak-pihak yang berkepentingan yakin bahwa dia adalah penasehat kliennya atau lebih mengutamakan kepentingan klien, maak sebagian besar nilai fungsi pemeriksaannya akan sia-sia”. Untuk mewujudkan independensi di bagian pemeriksaan intern, maka bagian tersebut biasanya ditetapkan langsung di bawah direktur utama sehingga memungkinkan bagian pemeriksa internal berperan independen terhadap bagian lainnya dalam perusahaan termasuk bagian keuangan yang menyediakan biaya pemeriksaan tersebut. Pemeriksa intern merupakan fungsi staff. Pemeriksa intern harus mempunyai kualifikasi tertentu agar dapat melaksanakan tugas pemeriksaan dengan sebaik-baiknya antara lain adalah integritas dan obyektifitas. Mengenai hal ini, Alvin A. Arens dan James K. Loebbecke yang disadur dari kode perilaku profesional menyatakan “Dalam melaksanakan semua jasa profesional, harus mempertahankan obyektifitas dan integritas, harus bebas dari pertentangan kepentingan dan tidak akan dengan sengaja salah mengemukakan fakta-fakta atau mendelegasikan pertimbangan-pertimbangan pada orang lain”. Yang dimaksud dengan integritas adalah kepribadian yang dilandasi unsur jujur, berani, bijaksana dan bertanggung jawab serta dapat menyimpan rahasia jabatan. Sikap dan pandangan obyektif berarti pemeriksa harus menyatakan fakta apa adanya tanpa dipengaruhi prasangka, intepretasi maupun kepentingan pribadi pemeriksa atau pihak-pihak yang berkepentingan dengan STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 179 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia hasil pemeriksaan. Sedangkan profesionalisme yang dituntut adalah memiliki keahlian mengenai pemeriksaan dan keahlian mengenai masalah yang diperiksa, serta pemeriksa wajib untuk terus-menerus meningkatkan keahliannya. Mengenai hal ini The Institute of Internal Auditors yang dinyatakan di dalam standards for The Proffesional practice of Internal Auditing, menyebutkan bahwa peningkatan keahlian yang terus menerus dapat diperoleh dengan menjadi anggota suatu perkumpulan profesional, atau dengan menghadiri konferensi-konferensi, seminar, kursus-kursus, program latihan oleh perusahaan, serta partisipasi dalam proyek-proyek penelitian. Pemeriksa intern harus selalu mengikuti peningkatan dan perkembangan terakhir dari stnadar-standar, prosedur-prosedur dan teknik-teknik pemeriksaan intern. STIE Putra Perdana Indonesia b. Pengertian Struktur Pengendalian Intern Seorang auditor harus memperoleh pemahaman yang memadai atas struktur pengendalian intern yang ada untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian yang akan dilakukan. Penyusunan dan penyelenggaraan struktur pengendalian intern merupakan tanggung jawab penting manajemen. Menurut Standar Profesional Akuntan Publik : “Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektifitas dan efersiensi operasi, dan (c) kepatuhan hukum dan peraturan yang berlaku”. Sedangkan definisi struktur Pengendalian Intern menurut Mulyadi “Struktur pengendalian intern suatu organisasi terdiri dari kebujakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jamian yang memadai agar tujuan organisasi dapat dicapai”. Dari definisi tersebut dapat dilihat bahwa dalam struktur pengendalian intern terdapat tiga kata penting: 1) Kebijakan yaitu pedoman yang dibuat oleh manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. 2) Prosedur yaitu langkah-langkah tertentu yang harus diamati dalam pelaksanaan suatu kebijakan. 3) Tujuan yaitu suatu kegiatan, hasil yang dicapai suatu organisasi atau perusahaan. Untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan usaha akan tercapai, struktur pengendalian intern secara terus menerus memerlukan supervise dari manajemen untuk menentukan apakah pelaksanaannya sesuai dengan yang dikehendaki dan diubah semestinya sesuai dengan perubahan kondisi yang melingkupinya. Struktur pengendalian intern yang baik sangat bermanfaat bagai STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia Page 180 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia manajemen guna mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan perusahaan. c. Tujuan Struktur Pengendalian Intern Tujuan manajemen merancang struktur pengendalian intern yang efektif antara lain sebagai berikut : 1) Menjaga kekayaan dan catatan organisasi 2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3) Mendorong efisiensi. 4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalah gunakan atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengendalian yang memadai. Begitu juga dengan kekayaan perusahaan yang tidak dimiliki wujud fisik, seperti piutang dagang, akan rawan oleh kecurangan jika dokumen penting (seperti kontrak penjualan) dan catatan akuntansi (seperti kartu piutang atau account receivablefile) tidak dijaga. Data akuntansi memiliki peranan yang sangat penting karena merupakan pencatatan atas semua transaksi yang terjadi yang dapat digunakan sebagai alat pengecekan kebenaran transaksi tersebut. Manajemen perusahaan memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andalan untuk menjalankan kegiatan usahanya. Begitu pula dengan pihak diluar manajemen perusahaan yang mempunyai kepentingan dalam perusahaan dimana data akuntansi diperlukan untuk menilai kondisi dan kinerja perusahaan. Oleh karena itu, pengendalian intern dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal. Karena data akuntansi mencerminkan perubahan kekayaan perusahaan, maka ketelitian dan keandalannya merefleksikan penanggung jawaban penggunaan kekayaan perusahaan. Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi uasaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan, dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien. Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur. Struktur pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan yang memakai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia d. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Struktur pengendalian intern terdiri dari lima komponen yang saling terkait berikut ini : 1) Lingkungan pengendalian 2) Penaksiran resiko 3) Aktivitas pengendalian 4) Informasi dan komunikasi 5) Pemantauan STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 181 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern yang lain, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian mencakup berikut ini : 1) Integritas dan nilai etika 2) Komitmen terhadap kompetensi. 3) Partisipasi dewan komisaris atau komite audit 4) Filosofi dan gaya operasi manajemen 5) Struktur organisasi 6) Pemberian wewenang dan tanggung jawab 7) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Penaksiran risiko entitas untuk tujuan laporan keuangan merupakan indentifikasi, analisa dan manajemen terhadap resiko yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia. Resiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negative mempengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengelola, meringkas dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut ini : 1) Perubahan dalam lingkungan operasi 2) Personel baru 3) Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki 4) Teknologi baru 5) Lini produk, produk, atau aktivitas baru 6) Restrukturisasi korporasi 7) Operasi luar negeri. 8) Standar akuntansi baru. Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan berikut ini : 1) Review terhadap kinerja 2) Pengolahan informasi. 3) Pengendalian fisik. 4) Pemisahan tugas Sistim informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang dan ekuitas yang bersangkutan. Auditor harus memperoleh STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia Page 182 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia pengetahuan memadai tentang sistem informasi yang relevan dengan pelaporan keuangan untuk memahami : 1) Golongan transaksi dalam operasi entitas yang signifikan bagi laporan keuangan. 2) Bagaimana transaksi tersebut dimulai. 3) Catatan akuntansi, informasi pendukung, dan akun tertentu dalam laporan keuangan yang tercakup dalam pengolahan dan pelaporan transaksi. 4) Pengolahan akuntansi yang dicakup sejak saat transaksi dimulai sampai dengan dimasukan kedalaman laporan keuangan, termasuk alat elektronik (seperti computer dan elektronik data interchange) yang digunakan untuk mengirim, memproses, dan memelihara, dan mengakses informasi. Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan. Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dan keduanya. Lima komponen pengendalian intern tersebut berlaku dalam audit setiap entitas. Komponen tesebut harus dipertimbangkan dalam hubungannya dengan : 1) Ukuran entitas. 2) Karakteristik kepemilikan dan organisasi entitas. 3) Sifat bisnis entitas. 4) Keberagaman dan kompleksitas operasi entitas 5) Metode yang digunakan oleh entitas untuk mengirimkan, mengolah, memelihara, dan mengakses informasi. 6) Penetapan persyaratan hokum dan peraturan. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia e. Pengertian Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas 1) Penjualan Menurut kamus akuntansi, pengertian penjualan adalah “Pemisahan hak milik atas barang (termasuk surat-surat beharga) atau jasa sesuai dengan harga yang disepakati dan dibayar.” Berdasarkan definisi diatas, kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, dimana terjadi pemindahan hak milik dari penjual kepada pembeli sesuai dengan kesepakatan bersama baik dalam hal harga, kualitas barang, cara pembayaran maupun cara pengiriman, dan lainlain. STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 183 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Dilihat dari segi cara pembayaran, penjualan yang dilakukan perusahaan dapat dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Dalam transaksi penjualan tunai, perusahaan akan langsung menerima pembayaran atas barang atau jasa yang diserahkan ke perusahaan kepada pihak pembeli, dan akan diakui sebagai pendapatan. Pendapatan adalah penghasilan yang timbul dari aktivitas perusahaan yang biasa dan dikenal dengan sebutan yang berbeda seperti penjualan, penghasilan jasa (fees), bunga, deviden, royalty dan sewa. Definisi pendapatan menurut Standar Akuntansi Keuangan “Arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan selama suatu periode bila arus masuk itu mengakibatkan kenaikan ekuitas, yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal “ Sebaliknya untuk penjualan kredit, ada tenggang waktu antara penjualan yang biasanya dilakukan pada saat pengiriman barang atau penyerahan jasa dengan penerimaan pembayarannya. Penjualan kredit umunya diselenggarakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan volume penjualan. Pelaksanaan penjualan secara kredit harus diawasi dan dikontrol dengan baik oleh pihak manajemen supaya ada keseimbangan antara jumlah penjualan dengan penerimaan pembayaran piutang sehingga tidak mengganggu aliran kas perusahaan. STIE Putra Perdana Indonesia 2) Piutang Usaha Menurut Mulyadi “Piutang merupakan klaim kepada pihak lain atas uang, barang, atau jasa yang dapat diterima dalam jangka waktu satu tahun, atau dalam satu siklus kegiatan perusahaan”. Piutang umumnya disajikan di dalam neraca dalam 2 (dua) kelompok, yaitu : a) Piutang Dagang. Yaitu piutang yang timbul dari transaksi penjualan barang atau jasa dalam kegiatan normal perusahaan. Dalam neraca, piutang dagang ini umumnya merupakan jumlah yang material bila dibandingkan dengan piutang non dagang. b) Piutang non Dagang Yaitu piutang yang timbul dari transaksi selain penjualan barang dan jasa kepada pihak luar, seperti piutang kepada karyawan, piutang penjualan saham, piutang klaim asuransi, piutang pengembalian pajak, piutang deviden dan bunga. STIE Putra Perdana Indonesia 3) Penerimaan Kas/Bank Menurut Ikatan Akuntan Indonesia yang dinyatakan dalam Standar Akuntansi Keuangan mendefinisikan “Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro.” Sedangkan Jay M. Smith dan K. Fred Skousen “Cash is the most liquid of current assets and consists of those items serve as a medium of STIE Putra Perdana Indonesia Page 184 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia exchange and provide a basis for accounting measurement. To be reported as”cash”, an item must be readily available and not resticted for use in thepayment of current obligations. A general guideline is whether and item si acceptable for deposit at face value by bank or orther financial institution”. Definisi tersebut dapat juga diterjemahkan sebagai berikut: kas adalah aktiva lancar yang paling likuid dan terdiri dari item-item yang dapat dipergunakan sebagai alat pembayaran serta menjadi dasar untuk pengukuran akuntansi. Untuk dilaporkan sebagai kas, suatu item harus dapat tersedia dengan segera dan tidak dibatasi penggunaannya untuk pembayaran hutang jangka pendek serta dapat disetorkan ke bank atau lembaga keuangan lainnya sebesar nilai nominalnya. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa penerimaan kas/bank merupakan akhir dari transaksi penjualan, baik penjualan tunai maupun penjualan kredit. Apabila perusahaan melakukan penjualan secara tunai, maka kas dapat langsung diterima, sedangkan jika penjualan dilakukan secara kredit, maka akan timbul piutang usaha yang apabila telah ditagih berupa penerimaan kas/bank. Jadi antara penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas/bank saling berhubungan erat satu sama lain. STIE Putra Perdana Indonesia f. Prosedur Pemeriksaan Atas Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas/Bank Prosedur penerimaan merupakan langkah-langkah yang diambil dalam melaksanakan pekerjaan pemeriksaan. Secara umum prosedur pemeriksaan dapat dibagi menjadi 2 (dua), yaitu : 1) Compliance Test Tujuan dan prosedur pemeriksaan ini adalah untuk memberi kepanitian bahwa pengendalian intern yang telah benar-benar berjalan sebagaimana mestinya. 2) Substantive Test Pelaksanaan substantive test mempunyai tujuh tujuan, namun demikian ketujuh unsur ini, tidak mutlak dimiliki oleh setiap transaksi. Prosedur substantive dibuat untuk memenuhi paling sedikit salah satu dari tujuan di bawah ini : a) Pencatatan transaksi adalah valid (validity) b) Transaksi diotorisasi sebagaimana mestinya (authorization). c) Transaksi yang ada sudah dicatat dengan lengkap (completeness). d) Transaksi dinilai sebagaimana mestinya (valuation). e) Transaksi diklasifikasikan sebagaimana mestinya (classification). f) Transaksi dicatat pada waktu yang tepat (timing). g) Transaksi dimasukan dengan tepat kedalam catatan pembantu dan di ikhtisarkan dengan benar (posting and summarization). STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 185 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Prosedur pemeriksaan substantive (audit procedures) dari transaksi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas/bank adalah sebagai berikut : 1) Lakukan footing dan cross footing buku penjualan dan test posting kebuku besar. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui apakah ada transaksi yang belum dicatat. 2) Vouching buku penjualan ke bukti pembukuan sample. 3) Bila dari bukti disusun daftar penjualan (menurut pengelompokan tanggal, lokasi atau jenis produk) untuk kemudian dibukukan ke buku penjualan, maka lakukan test footing dan vouching daftar tersebut secara sample. 4) Perhatikan nomor urut faktur pada daftar yahg dipilih sebagai sample dalam footingnya. 5) Telesuri faktur yang dipilih sebagai sample dengan order langganan, delivery order, serta bukti pengiriman dan cocokan kuantitas dan jenis barang yang tercantum pada faktur, cek harga satuan pada daftar harga atau kontrak, periksa syarat dan ketepatan perkalian dan penjumlahan pada faktur, cek perhitungan dan pembukuan PPN dan pajak-pajak lainnya serta pembebanan lainnya. 6) Test atas kemungkinaan penjualan yang tidak dibukukan, yang dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : a) Cocokan faktur, order pengiriman dan lainnya periksa nomor menurut bukti-bukti tersebut apakah lengkap dan berurutan. b) Telusuri bukti-bukti di atas pada pembukuan. 7) Test pisah batas penjualan dengan memperhatikan catatan pengiriman barang selama beberapa hari sebelum dan sesudah tanggal neraca untuk memastikan bahwa barang-barang dalam faktur penjualan tahun berjalan benar-benar telah dikirimkan. Periksa juga apakah ada barang yang sudah dikirimkan. Dan dijual tetapi belum dibukukan sebagai penjualan tahun berjalan. 8) Atas retur penjualan, periksa bukti pendukung yang sudah disetujui oleh pejabat yang berwewenang seperti penerimaan gudang untuk meyakinkan transaksi retur yang bernilai material pada mingguminggu setelah tanggal neraca. 9) Telesuri posting dari faktur atau buku penjualan ke buku pembantu piutang usaha dan buku besar persediaan. 10) Perhatikan penjualan dalam jumlah besar pada akhir periode, periksa dokumen pengiriman, bukti penerimaan dan kelayakan harga satuan barang. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia g. Prosedur Pemeriksaan Atas Piutang Usaha 1) Minta rincian piutang usaha. 2) Lakukan footing atau cross footing pada rincian tersebut. STIE Putra Perdana Indonesia Page 186 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia 3) Cocokan saldo-saldo debitur yang tercantum pada perincian piutang dengan saldo menurut buku tambahan piutang usaha. 4) Cocokan total saldo debitur dengan saldo menurut buku besar. 5) Pilihan debitur yang akan dikirim surat komfirmasi piutang. 6) Periksa secara sample pengelompokan piutang menurut umurnya. 7) Hubungan pemeriksaan piutang ini dengan pemeriksaan periode penjualan (cut-off) 8) Periksa penerimaan tagihan setelah tanggal neraca (subsequent collection). 9) Tentukan besarnya penyisihan (allowance) untuk menampung kemungkinan tidak tertagihnya piutang. 10) Periksa secara teliti piutang-piutang yang bersaldo kredit yang biasa terjadi karena : a) Perkiraan tesebut sebenarnya merupakan perkiraan hutang-piutang. b) Debitur melakukan kelebihan pembayaran yang akan diperhitungkan dengan penjualan berikutnya. c) Adanya kesalahan pembukuan. 11) Periksa apakah piutang dijadikan jaminan bagi kreditur atau dijual kepada pihak lain. STIE Putra Perdana Indonesia h. Prosedur Pemeriksaan Atas Penerimaan Kas dan Bank 1) Lakukan footing dan cross footing pada laporan penerimaan kas dan bank. 2) Secara sample, cocokan penerimaan kas dan bank dengan kartu piutang perlanggan. 3) Periksa apakah penerimaan kas setiap harinya sudah disetirkan ke bank pada hari itu juga atau selambat-lambatnya pada keesokan harinya. 4) Lakukan pengecekan antara laporan penerimaan kas dan bank dengan laporan pembayaran piutang usaha. 5) Lakukan pengecekan apakah terjadi lapping yang kemungkinan dilakukan oleh pemegang saham. STIE Putra Perdana Indonesia C. Analisis dan Pembahasan 1. Perencanaan Pemeriksaan Intern. Perencanaan pemeriksaan merupakan suatu keharusan bila menghendaki hasil pemeriksaan yang efektif dan efesien. Tanpa perencanaan yang matang mengenai apa yang akan dikerjakan tidak akan diperoleh hasil seperti yang diharapkan, karena tidak ada pedoman yang dapat dijadikan tolak ukur dalam pelaksanaan pemeriksaan. Perencanaan audit meliputi pengembangan strategi menyeluruh, pelaksanaan dan lingkup audit yang diharapkan. Sifat, luas dan saat perencanaan bervariasi dengan ukuran dan kompleksitas satuan usaha, pengalaman mengenai satuan usaha, dan pengetahuan tentang bisnis satuan usaha. STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 187 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Setelah perencanaan audit disusun, auditor sebelum melakukan pemeriksaan perlu membuat program pemeriksaan (audit program). Audit program merupakan suatu kumpulan atau daftar tertulis dari prosedur pemeriksaan yang akan dijalankan. Audit program harus menggariskan dengan rinci prosedur audit yang menurut keyakinan auditor diperlukan untuk mencapai tujuan pemeriksaan. Sedangkan yang dimaksud dengan prosedur audit adalah langkah-langkah yang harus dijalankan auditor dalam melaksanakan pemeriksaannya agar tidak melakukan penyimpangan dan dapat bekerja secara efektif dan efisien. Secara umum audit program mempunyai kerangka sebagai berikut: a. Tujuan pemeriksaan b. Penjelasan singkat mengenai sistem akuntansi. c. Segi-segi pengendalian intern yang lemah d. Prosedur pemeriksaan e. Kesimpulan pemeriksaan f. Catatan untuk pemeriksaan yang akan datang Adapun tahap-tahap persiapan pemeriksaan yang dibuat auditor dalam mengatur strategi secara keseluruhan sehubungan dengan pelaksanaan dan ruang lingkup pemeriksaan adalah sebagai berikut : a. Mengumpulkan informasi untuk memperoleh gambaran umum mengenai perusahaan dan kegaiatan usahanya. b. Memahami struktur pengendalian intern dengan cara mempelajari unsurunsur struktur pengendalian intern yang berlaku, kemudian melakukan penilaian terhadap efektivitas pengendalian intern untuk menentukan kekuatan dan kelemahan pengendalian intern tersebut. c. Membuat Program pemeriksaan yang diperlukan sesuai dengan hasil penilaian atas sistem internal control untuk mengumpulkan bukti-bukti audit. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia a. b. c. d. e. f. g. Selain itu dalam perencanaan audit, auditor harus mempertimbangkan. Masalah yang berkaitan dengan bisnis satuan usaha tersebut dan industri dimana satuan usaha tersebut beroperasi didalamnya. Kebijakan dan prosedur akuntansi satuan usaha tersebut. Metode yang digunakan oleh satuan usaha tersebut dalam mengelolah informasi akuntansi yang signifikan termasuk penggunaan organisasi jasa dari luar untuk mengelolah informasi akuntansi pokok perusahaan. Pendapatan tingkat resiko pengendalian yang direncanakan. Pertimbangan awal tentang tingkat materialitas untuk tujuan audit. Pos laporan keuangan yang mungkin memerlukan penyesuaian (adjustment). Kondisi yang mungkin memerlukan perluasan atau pengubahan pengujian audit, seperti resiko kekeliruan dan ketidak beresan yang material atau adanya transaksi antar pihak-pihak yang mempunyai hubungan istimewa. Sifat laporan audit yang diharapkan akan diserahkan kepada pemberi tugas. STIE Putra Perdana Indonesia h. Page 188 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Agar dapat membuat audit dengan sebaik-baiknya, internal auditor harus memahami bisnis perusahaannya dengan sebaik-baiknya (understanding client business), termasuk sifat dan jenis usaha perusahaan, struktur oarganisasi, struktur permodalan, metode produksi, pemasaran, distribusi dan lain-lain. Perencanaan yang dilakukan dalam pemeriksaan terhadap PT. Semen Cibinong Tbk antara lain, meliputi perolehan informasi dasar mengenai perusahaan, mengadakan evaluasi struktur pengendalian intern dan mengembangkan keseluruhan rencana dalam program pemeriksaan atau penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas. Informasi dasar yang diperoleh dari perusahaan akan memberikan pengetahuan dan pandangan yang luas mengenai bidang usaha, industri perusahaan serta pengoperasian perusahaan. Pengetahuan mengenai kegiatan usaha perusahaan biasanya diperoleh auditor melalui pengalamannya dengan satuan usaha atau industrinya seta dari pengajuan pertanyaan kepada pegawai perusahaan. Rencana tahap-tahap persiapan Pemeriksaan Intern Langkah pertama dalam melakukan pemeriksaan intern adalah melakukan survey pendahuluan (preliminary survey). Dari hasil survey pendahuluan ini akan diperoleh informasi yang lebih mendalam tentang kegiatan usah perusahaan, yang kemudian dapat digunakan oleh untuk membantu auditor dalam menyusun program pemeriksaan. Hasil survey pendahuluan yang telah dilakukan oleh penulis atas transaksi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas pada PT. Semen Cibinong Tbk adalah sebagai berikut: a. Penjualan yang dilakukan perusahaan semuanya dilakukan melalui produksi. b. Penjualan yang dilakukan adalah semi konsinyasi secara tunai maupun kredit. c. Potongan penjualan tidak pernah diberikan pada setiap langganan perusahaan, hanya pada kondisi tertentu (special case). d. Pada umumnya jangka waktu yang diberikan pada penjualan kredit adalah tiga bulan. e. Apabila langganan membayar hutangnya lebih awaldari jangka waktu kredit yang diberikan, maka perusahaan akan memberikan potongan tunai (cash discount) sebesar 25% bila pembayaran 30 hari dan 21% bila pembayaran 60 hari. f. Apabila barang yang dikirim rusak atau tidak sesuai dengan pesanan, maka hutang dari pelanggan tersebut akan langsung dikurangkan. g. Dan apabila barang yang dikirim tidak laku terjual maka pelanggan dapat mengembalikannya dengan mengurangkan hutangnya kepada perusahaan. h. Perusahaan tidak membuat penyisihan piutang tak tertagih. Piutang baru dihapuskan apabila piutang tersebut benar-benar tidak dapat ditagih lagi. Jadi perusahaan menggunakan metode direct write off untuk mencatat penghapusan piutang tak tertagih. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 189 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia i. Penjualan atas barang jadi dengan gudang penyimpanan barang jadi berada pada tempat yang bersamaan. Hasil survey pendahuluan ini akan digunakan sebagai salah satu dasar dan informasi untuk menyusun program pemeriksaan (audit program) atas penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas, sehingga auditor dapat menetapkan pengujian ketaatan (compliance test) dan pengujian transaksi (substantive test) yang akan dilaksanakan. Pengetahuan tersebut akan membantu auditor dalam: a. Mengidentifikasikan bidang yang memerlukan pertimbangan khusus. b. Menilai kondisi yang didalamnya data akuntansi yang dihasilkan, diolah, direview dan dikumpulkan dalam organisasi. c. Memiliki kewajaran estimasi, seperti kerugian piutang. d. Menilai kewajaran representasi manajemen. e. Mempertimbangkan kesesuaian prinsip akuntansi yang diterapkan dan kecukupan pengungkapannya. Perencanaan audit yang baik akan membantu internal auditor dalam penugasan dan pelaksanaan pekerjaannya, sehingga pada akhirnya akan menghasilkan suatu pemeriksaan yang efektif dan efisien. STIE Putra Perdana Indonesia 2. Prosedur Pemeriksaan Intern a. Prosedur Penjualan pada PT. Semen Cibinong Tbk Penulis memusatkan penelitian kepada proses penjualan dalam negeri Produk semen dan penagihan piutang usahanya karena jumlahnya paling signifikan dibandingkan dengan pendapatan lainnya. Penjualan pada PT. Semen Cibinong Tbk dilakukan dengan dua cara yaitu penjualan secara tunai dan penjualan secara kredit. Prosedur penjualan kredit pada PT. Semen Cibinong Tbk diawali dengan diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur dan pencatatan penjualan. STIE Putra Perdana Indonesia 1) Prosedur Penjualan Kredit Pada Saat Pemesanan Pembeli mengirimkan order pesanan yang berisi tentang jenis barang dan jumlah barang. Kemudian akan diadakan negosiasi antara pembeli dengan PT. Semen Cibinong Tbk. Negosiasi yang dilakukan antara lain: Negosiasi Harga Negosiasi harga yaitu perundingan antara pembeli dengan penjual untuk mencapai harga yang disetujui kedua belah pihak pada nilai harga yang pasti sesuai dengan kualitas. Negosiasi Pembayaran Negosiasi pembayaran yaitu perundingan antara pembeli dengan penjual mengenai cara pembayaran. STIE Putra Perdana Indonesia Page 190 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Negosiasi Pengiriman Negosiasi pengiriman yaitu perundingan mengenai bagaimana cara pengiriman dan penentukan pihak mana yang membayar saat pengiriman. Pada Saat Pengiriman Sebelum pemuatan barang, dibuat surat perintah pengiriman barang yang diberi nomor agenda pendaftaran dan register pengiriman oleh pihak perjalanan dan dikirim kembali ke PT. Semen Cibinong Tbk. Surat tersebut digunakan untuk mengambil peti kemas yang akan digunakan untuk memuat barang dan kemudian perusahaan membuat surat jalan dari pabrik sampai ke pelabuhan muat. Sebelum barang dimuat ke kapal diperlukan surat-surat untuk dikirim ke pelabuhan muat bea cukai, terdiri dar i: a) Invoice (Faktur Harga barang) Berisi mengenai jenis barang, jumlah barang serta harga satuan barang faktur ini dibuat oleh bagian accounting sebanyak tiga rangkap yang diperlukan bagi: 2 lembar untuk Bea Cukai 1 lembar untuk bagian ekspor Faktur Barang b) Faktur Barang Didalam faktur barang berisi daftar atau rincian lengkap mengenai barang yang terdapat pada setiap peti. Dengan adanya faktur barang itu kemungkinan terjadinya kekeliruan dapat dikurangi. Faktur barang dibuat oleh bagian accounting sebanyak empat rangkap yang diperlukan bagi: 1 lembar untuk perjalanan pengiriman. 2 lembar untuk Bea Cukai. 1 lembar untuk bagian dalam negeri. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia 2) Prosedur Penjualan Tunai Dalam prosedur penjualan tunai, PT. Semen Cibinong Tbk mewajibkan pembeli melakukan pembayaran 50% tunai sebagai tanda jaminan pemesanan. Setelah uang diterima oleh perusahaan, maka barang tersebut langsung dikirim ke pembeli disertai dengan dokumen-dokumen yang diperlukan. Pembeli menyelesaikan 50% sisa pembayaran dengan cara tunai atau transfer. Bagian-bagian yang terkait dalam penjualan tunai antara lain: a) Bagian Pemesanan Penjualan Bagian ini bertanggung jawab dalam menerima surat pemesanan pembeli, memeriksa surat pemesanan dan melengkapi informasi yang kurang. STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 191 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia b) Bagian Pabrik Bagian ini bertanggung jawab dalam menyiapkan barang yang dipesan untuk pembeli dan menyerahkan barang ke bagian pengiriman. c) Bagian Pengiriman Bagian ini bertanggung jawab dalam pengiriman barang berdasarkan perintah pengiriman. d) Bagian Kas Bagian ini bertanggung jawab atas pemeriksaan kas dan menyetor kas yang diterima ke bank dengan segera. e) Bagian Akuntansi Bagian ini bertanggung jawab di dalam pencatatan penerimaan kas dan membuat laporan keuangan. STIE Putra Perdana Indonesia Dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan tunai adalah: a) Faktur Penjualan Tunai Dokumen ini digunakan sebagai alat untuk menyimpan berbagai informasi yang diperlukan manager mengenai transaksi penjualan tunai. Informasi yang ada dalam faktur tersebut adalah nama dan alamat pembeli, tanggal transaksi dan jumlah harga. Faktur penjualan tunai diisi oleh bagian penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada kas dan sebagai dokumen untuk pencatatan transaksi penjualan. b) Pita Register Kas Dokumen ini dibuat oleh bagian kas dengan cara mengoperasikan mesin-mesin register kas. c) Invoice d) Faktur Penjualan e) Bill of Lading f) Bukti Setor Bank STIE Putra Perdana Indonesia b. Prosedur Piutang Usaha PT. Semen Cibinong Tbk Prosedur piutang usaha dimulai dengan diterimanya tembusan faktur penjualan oleh bagian accounting dan diakhiri dengan terbitnya surat pernyataan piutang dan daftar analisa piutang. Faktur penjualan ini kemudian diserahkan ke bagian penagihan untuk dikirim ke pembeli sebagai dasar penagihan atas piutang yang terjadi. Jumlah piutang yang berhasil ditagih dicatat dalam dokumen serah terima yang ditandatangani oleh pembeli kemudian diserahkan ke bagian accounting. Uang yang diterima langsung diserahkan ke bagian kasir beserta lembar faktur penjualan yang telah lunas. STIE Putra Perdana Indonesia Page 192 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Mekanisme penagihan pembayaran atas penjualan dilakukan melalui bank, yaitu bank koresponden di luar negeri dengan bank devisa. Surat-surat yang diperlukan dalam prosedur penagihan adalah sebagai berikut: 1) Draft yaitu: kwitansi penagihan yang dibuat oleh bagian akuntansi sebanyak empat rangkap dengan ketentuan sebagai berikut: a) Lembar kesatu untuk pembeli di dalam negeri. b) Lembar kedua untuk bank koresponden di dalam negeri. c) Lembar ketiga untuk bank devisa Koresponden serta nama bank penjamin pusat di dalam negeri dan nama perusahaan. STIE Putra Perdana Indonesia 2) Aplikasi yaitu: surat pelengkap untuk menagih yang dibuat oleh pihak administrasi. Aplikasi ini berisi tanggal, nama bank penjamin, nama pengangku barang, nama perusahaan pembeli di luar negeri, tanggal jatuh tempo serta uang yang ditagih. c. Prosedur pemeriksaan atas penjualan dan piutang Proses adit atas penjualan dan piutang usaha PT. Semen Cibinong Tbk than bku 2004 adalah seperti diuraikan dibawah ini. Tahap I. Perencanaan dan Perancangan Pendekatan Audit Dalam tahap ini penlis memperoleh informasi mengenai latar belakang PT. Semen Cibinong Tbk. Informasi yang diperlkan adalah mengenai kegiatan usaha industri setelah mengetahui bidang usaha dan industri perusahaan, penulis melakukan prosedur analitikal pendahuluan. Pembahasan mengenai prosedur analitikal akan merencanakan dan merancang pendekatan audit adalah mengembangkan rencana dan program audit menyeluruh, seperti pengjian atas pengendalian, pengujian substantive atas transaksi, prosedur analitikal dan pengujian atas saldo buku besar dan rinciannya. STIE Putra Perdana Indonesia Tahap II. Pengujian atas Pengendalian dan Pengujian Substantif atasTransaksi Penjualan dan Piutang Usaha. Pada tahap kedua ini, penulis melakukan pengujian atas pengendalian internal dan pengujian substantive atas transaksi penjualan. Sebelum melakukan pengujian atas pengendalian internal perusahaan, penulis memperoleh pemahaman tentang prosedur penjualan dan penagihan piutang usahanya. Pembahasan mengenai prosedur penjualan dan penagihan piutang usaha. Setelah memahami sistem pengendalian internal perusahaan, penulis melakukan pengujian atas pengendalian internal dan pengujian substantf atas transaksi. STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 193 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Penulis melakukan pengujian terhadap transaksi penjualan local yang dipilih secara random dari populasi transaks penjualan local tahun 2004. Berdasarkan hasil pengujian atas pengendalian internal dan pengujian substantif atas transaksi penjualan dan piutang usaha, penulis mengambil kesimpulan bahwa pengendalian internal adalah memadai. Hal tersebut tercermin pada kertas kerja pemeriksaan. Tahap III. Lakukan Prosedur Analitikal dan Pengujian atas Jumlah Penjualan dan Saldo Piutang Usaha beserta rinciannya. Prosedur analitikal atas jumlah penjualan dan saldo piutang usaha tahun berjalan (2004) dengan saldo piutang than sebelumnya (2003), membandingkan jumlah penjualan tahun berjalan (2004) dengan jumlah penjualan tahun sebelumnya (2003), membandingkan jumlah penjualan perblan tahun berjalan (2004) dengan jumlah penjualan perbulan tahun sebelumnya (2003). Berdasarkan prosedur analitikal tersebut diperoleh hasil sebagai berikut: 1) Persentase kenaikan/ penurunan piutang usaha pada tahun 2004 adalah sebesar 237,00 %, 2) Persentase kenaikan/ penurunan piutang usaha pada tahun tahun 2003 adalah sebesar 86.00% STIE Putra Perdana Indonesia Berdasarkan prosedur analitikal dan pengujian atas jumlah penjualan dan saldo piutang usaha beserta rinciannya dapat disimpulkan bahwa jumlah penjualan dan saldo piutang usaha PT. Semen Cibinong tahun 2004 adalah wajar. STIE Putra Perdana Indonesia d. Prosedur hasil Pemeriksaan atas Penjualan dan Saldo Piutang Usaha Setelah melakukan prosedur analitikal, penulis melakukan pengujian atas jumlah penjualandan saldo piutang usaha beserta rinciannya yang dapat dilihat oleh penulis melakukan pengujian terhadap seluruh piutang usaha per tanggal 31 Desember 2004 sebanyak 33 debitur. Manajemen berpendapat bahwa seluruh piutang dapat ditagih dan oleh karena itu tidak ditetapkan penyisihan piutang ragu-ragu. Hal tersebut dapat dilihat dalam pengujian test of subsequent collection yang dilakukan oleh penulis. Berdasarkan prosedur analitikal dan pengujian atas jumlah penjualan dan saldo piutang usaha beserta rinciannya dapat disimpulkan bahwa jumlah penjualan dan saldo piutang usaha PT. Semen Cibnong Tbk tahun 2004 adalah wajar. Langkah pertama dalam melakukan pemeriksaan intern adalah melakukan survey pendahuluan (preliminary survey). Dari hasil survey pendahuluan ini akan diperoleh informasi yang lebih mendalam tentang kegiatan usaha perusahaan, yang kemudian dapat digunakan oleh untuk STIE Putra Perdana Indonesia Page 194 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia membantu auditor dalam menyusun program pemeriksaan. Setelah perencanaan audit disusun, auditor sebelum melakukan pemeriksaan perlu membuat program pemeriksaan (audit program). Audit program merupakan suatu kumpulan atau daftar tertulis dari prosedur pemeriksaan yang akan dijalankan. Hasil survey pendahuluan yang telah dilakukan oleh penulis atas transaksi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas pada pada PT. Semen Cibinong Tbk adalah sebagai berikut : 1) Penjualan yang dilakukan perusahaan semuanya dilakukan melalui agen. 2) Penjualan yang dilakukan adalah semi penjualan secara tunai maupun kredit. 3) Potongan penjualan tidak pernah diberikan pada setiap langganan perusahaan, hanya pada kondisi tertentu (special case). 4) Pada umumnya jangka waktu yang diberikan pada penjualan kredit adalah tiga bulan. 5) Apabila langganan membayar hutangnya lebih awal dari jangka waktu kredit yang diberikan, maka perusahaan akan memberikan potongan tunai (cash discount) sebesar 25 % bila pembayaran 30 hari dan 21 % bila pembayaran 60 hari. 6) Apabila barang yang dikirim rusak atau tidak sesuai dengan pesanan, maka hutang dari pelanggan tersebut akan langsung dikurangkan. 7) Apabila barang yang dikirim tidak laku terjual maka pelanggan dapat mengembalikannya dengan mengurangkan hutangnya kepada perusahaan. 8) Perusahaan tidak membuat penyisihan piutang tak tertagih. Piutang baru dihapuskan apabila piutang tersebut benar-benar tidak dapat ditagih lagi. Jadi perusahaan menggunakan metode direct write off untuk mencatat pengahapusan piutang tak tertagih. 9) Penjualan atas barang jadi dengan gudang penyimpanan barang jadi berada pada tempat yang bersamaan. Auditor program harus menggariskan dengan rinci prosedur audit yang menurut keyakinan auditor diperlukan untuk mencapai tujuan pemeriksaan. Sedangkan dimaksud dengan prosedur audit adalah langkahlangkah yang harus dijalankan auditor dalam melaksanakan pemeriksaannya agar tidak melakukan penyimpangan dan dapat bekerja secara efektif dan efesien. Secara umum audit program mempunyai kerangka sebagai berikut : 1) Tujuan pemeriksaan 2) Penjelasan singkat mengenai sistem akuntansi. 3) Segi-segi pengendalian intern yang lemah. 4) Prosedur pemeriksaan. 5) Kesimpulan pemeriksaan 6) Catatan untuk pemeriksaan yang akan data. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 195 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Program pemeriksaan dibuat agar proses pemeriksaan berjalan dengan lancar dan terarah, dimana proses pemeriksaan yang dibahas dalam skripsi ini mengenai pemeriksaan atas kegiatan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas. 3. Program Pemeriksaan atas Penjualan Tujuan pemeriksaan (audit objectives) atas penjualan adalah sebagai berikut: a. Menentukan bahwa semua pendapatan yang merupakan hak perusahaan telah dibukukan sesuai dengan prinsip akuntansi dan diterapkan secara konsisten. b. Meyakinkan pendapatan yang dilaporkan merupakan pendapatan periode yang bersangkutan dan di bandingkan dengan tepat terhadap biaya periode tersebut c. Meyakinkan bahwa semua pendapatan telah dibukukan dengan wajar. d. Menganalisa dan menginterpretasikan perubahan arah fluktuasi berbagai jenis pendapatan. e. Pendataan dan beban telah disajikan secara wajar dalam laporan laba rugi. Prosedur pemeriksaan (Audit Procedures) yang diambil untuk mencapai tujuan pemeriksaan atas penjualan adalah sebagai berikut : a. Telaah buku penjualan dan buku besar untuk jumlah yang besar atau tidak biasa. b. Periksa footing dan cross footing buku penjualan, lalu telusuri postingnya ke buku besar. c. Yakinkan bahwa semua penjualan telah dicatat dengan lengkap dan tepat, dengan memeriksa bukti-bukti penjualan secara sample. Sampling bisa dilakukan dengan memeriksa beberapa bukti penjualan setiap bulannya, atau secara penuh untuk beberapa bulan terutama yang mempunyai tingkat penjualan tinggi. d. Telusuri faktur (invoice) yang dipilih sebagai sample dengan pesanan penjualan serta bukti pengiriman. Kemudian cocokan kuantitas dan jenis barang tang tercantum pada faktur, serta cek kebenaran perhitungan dan pembukuan PPN atas penjualan. e. Telusuri posting dari faktur atau buku penjualan ke buku pembantu piutang usaha. f. Periksa apakah semua dokumen telah bernomor urut tercetak dan telah diotorisasi oleh yang berwenang. g. Ujilah kemungkinan adanya penjualan yang tidak dibukukan, yang dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1) Cocokan faktur, order penjualan, dokumen pendukung lainnya. Periksa nomor bukti-bukti diatas pada pembukuan. 2) Telusuri bukti-bukti diatas pada pembukuan. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia Page 196 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia h. i. Pastikan metode pengakuan pendapatan telah sesuai dengan kebijakan akuntansi perusahaan. Perhatikan penjualan dalam jumlah besar pada akhir periode dengan melakukan tes pisah batas (cut off) atas penjualan untuk memastikan bahwa barang-barang yang telah dikirim atau dijual telah dibukukan dalam periode yang semestinya. 4. Program Penjualan Kredit a. Bagian penjualan menerima pesanan dari langganan melalui telepon, fax, dan surat. Atas pesanan dari pelanggan, administrasi penjualan membuat faktur penjualan kredit 5 rangkap dan surat jalan (DO) 3 rangkap, kemudian faktur dan DO ditandatangani oleh kepala bagian penjualan. Berdasarkan faktur dan DO yang sudah disiapkan oleh administrasi penjualan, staf bagian penjualan menyiapkan barang untuk dikirim. Atas dasar faktur (4) yang telah ditanda tangani oleh kepala bagian penjualan, bagian administrasi gudang mencatat pengeluaran barang pada kartu gudang. Lembar faktur (5) dan DO(3) diarsip oleh bagian penjualan. Faktur (1) sampai (4) dan DO (1) dan (2) dikirimkan kepada langganan bersama barang yang dipesan oleh pelanggan. Langganan menerima barang yang dipesan dan memeriksa barang tersebut apakah sudah sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika pesanan sudah sesuai maka pelanggan menandatangani faktur (1) sampai (4) dan DO (1) dan (2), lalu langganan menyimpan faktur (2) dan DO (2) sebagai arsip. Setelah tiba dikantor, bagian penjualan mengirimkan faktur (3) ke bagian administrasi lembar faktur (4) untuk diarsipkan oleh bagian penjualan. Berdasarkan faktur (3), bagian akuntansi membuat jurnal piutang usaha pada penjualan dan harga pokok penjualan pada persediaan barang kemudian membukukannya pada buku pembantu piutang usaha dan kartu persediaan. STIE Putra Perdana Indonesia b. c. d. e. f. STIE Putra Perdana Indonesia g. h. 5. Program Retur Penjualan dan Potongan Retur prnjualan terjadi karena barang yang dijual tidak seuai dengan pesanan atau barang tersebut mengalami kerusakan dan juga karena barang tersebut tidak laku terjual. Untuk meminimalisasikan kejadian tersebut, maka harus ada persetujuan antara kepala bagian penjualan dan pertimbangan sebagai berikut: a. Dilihat terlebih dahulu kadarluarsa label, stiker PPN dan juga keadaan pita maupun label. b. Harus wajar atau tidak dibuat-buat dari pelanggan. STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 197 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Prosedur untuk retur penjualan ini adalah sebagai berikut ini: a. Bagian penjualan menerima retur penjualan dari langganan, setelah disetujui kepala bagian penjualan lalu dibuat nota rangkap2 lalu didistribusikan kepada: 1) Lembar (1) untuk bagian gudang retur. 2) Lembar (2) untuk bagian akuntansi. b. Setelah barang tersebut diterima kembali oleh bagian gudang, bagian gudang memeriksa apakah barang tersebut benar-benar rusak atau tidak sesuai dengan pesanan dengan mempertimbangkan syarat diatas. Jika benar maka bagian gudang langsung memberikan barang retur tersebut kebagian gudang retur berdasarkan nota lembar (1) saja. c. Untuk memeriksa kemungkinan tertagihnya (collectibility) piutang dan cukup tidak diperkirakan penyisihan piutang tak tertagih (allowance for had debts). d. Untuk mengetahui apakah ada kewajiban bersyarat (contingent liability) yang timbul karena pendiskontoan wesel tagih (notes receivable). e. Untuk memeriksa apakah penyajian piutang di neraca sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. STIE Putra Perdana Indonesia Sedangkan prosedur pemeriksaan (audit procedures) arus piutang usaha meliputi: a. Minta daftar perincian piutang usaha per 31 Desember 2001. b. Lakukan footing pada daftar rincian piutang usaha tersebut dan cocokkan dengan saldo di buku besar. c. Cocokkan saldo-saldo debitur yang tercantum pada rincian piutang usaha tersebut dan cocokkan dengan saldo di buku besar. d. Ambil beberapa sample dari saldo piutang dan telusuri saldo ke semua bukti pendukung untuk memverifikasi saldo tersebut. e. periksa apakah ada piutang yang sudah lama jatuh tempo tetapi belum dilunasi oleh pelanggan. f. Lakukan subsequent collection review dengan cara: 1) Meminta perincian piutang usaha setelah tanggal nerca. 2) Periksa bukti pembayaran, apakah pembayaran tersebut untuk piutang usaha sebelum tanggal neraca. g. Periksa secara teliti piutang yang bersaldo kredit yang biasa terjadi karena: Perkirakan tersebut sebenarnya merupakan perkiraan hutangpiutang. a. Debitur melakukan kelebihan pembayaran yang akan diperhitungkan untuk penjualan berikutnya. b. Adanya kesalahan pembukuan. h. Memeriksa kecukupan kebijakan perusahaan dalam pemberian kredit dan penagihan. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia Page 198 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia i. Periksa apakah piutang dijadikan jaminan bagi kreditur atau dijual kepada pihak lain. 6. Program Pemeriksaan Atas Penerimaan Kas PT. Semen Cibinong Tbk Sumber penerimaan dan perusahaan lebih banyak berasal dari penjualan kredit yang sudah jatuh tempo walaupun tidak sedikit pula yang berasal dari penjualan tunai. Kas merupakan perkiraan dimana sering terjadi penyelewengan, untuk memeriksanya. Oleh karena itu tujuan pemeriksaan (audit objectives) atas penerimaan kas dan bank sebagai berikut: a. untuk memeriksa apakah terdapat pengendalian intern yang cukup baik atas kas dan serta transaksi penerimaan kas dan bank. b. Untuk memeriksa apakah saldo kas dan bank yang ada di neraca per tanggal neraca per tanggal neraca betul-betul ada dan dimiliki perusahaan. c. Untuk memeriksa apakah ada pembatasan untuk penggunaan saldo kas dan bank. d. Untuk memeriksa, seandainya ada saldo kas dan bank dalam valuta asing, apakah saldo tersebut sudah dikonversikan ke dalam rupiah dengan menggunakan kurs tengah BI pada tanggal neraca dan apkah selisih kurs yang terjadi sudah dibebankan atau dikreditkan ke rugi laba tahun berjalan. e. Untuk memeriksa apakah penyajian di neraca sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut di atas, maka diperlukan suatu prosedur untuk mengujinya. Prosedur pemeriksaan (audit procedures) atas penerimaan kas dan bank meliputi: a. Lakukan footing dan cross footing pada laporan penerimaan kas dan bank. b. Minta sample bukti penerimaan kas untuk satu hari, beberapa hari atau seminggu. c. Telusuri sample penerimaan kas kebuku besar maupun buku pembantu piutang untuk memastikan pembayaran atas piutang untuk memastikan pembayaran atas piutang dilakukan secara benar dan tepat. d. Telusuri juga ke buku tabungan bank untuk memastikan bahwa jumlah yang dicatat benar ada dan untuk memastikan bahwa kas yang diterima disetorkan ke bank segera mungkin sehingga tidak digunakan untuk keperluan lain. e. Minta rekonsiliasi bank per tanggal neraca dan periksa kebenaran atas rekonsiliasi bank tersebut. f. Yakin bahwa rekening di bank atas nama perusahaan. g. Periksa apakah penerimaan kas, cek atau giro di sertai dengan bukti- bukti pendukung yang memadai. h. Melakukan cash count atas kas perusahaan secara mendadak di depan kasir. i. Bandingkan saldo kas menurut cash count dengan saldo buku kas. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 199 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia j. Periksa transaksi kas sesudah tanggal neraca (subsequent payment da subsequent collection) untuk meyakinkan penerimaan kas dicatat pada periode yang tepat. Dengan dibuatnya audit program yang terencana, akan memberikan pedoman dalam penetapan prosedur selama pelaksanaan audit, atau sebagai daftar untuk mengecek apakah tahapan-tahapan audit telah dilaksanakan. 7. Evaluasi Pengendalian Intern Pada PT. Semen Cibinong Tbk Pengendalian secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mengesahkan agar pelaksanaan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Seorang auditor perlu memperoleh pemahaman tentang struktur pengendalian intern perusahaan dalam melakukan evaluasi atas pengendalian intern perusahaan dalam melakukan evaluasi atas pengendalian intern perusahaan, karena auditor meletakkan kepercayaan atas efektivitas struktur pengendalian intern dalam mencegah terjadinya kesalahan yang material dalam proses akutansi. Berikut ini adalah ciri-ciri utama struktur pengendalian intern yang memuaskan yaitu: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggang jawab fungsional secara tepat. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang cukup memungkinkan guna pengawasan akuntansi terhadap aktiva, hutang, pendapatan dan biaya. c. Adanya praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap bagian dalam organisasi. d. Tingkat kecakapan pegawai sesuai dengan tanggung jawabnya. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia Pemahaman dan evaluasi atas struktur pengendalian intern merupakan bagian yang sangat penting dalam proses pemeriksaan, oleh karena itu auditor sebelum melaksanakan pemeriksaan harus mempelajari dan menilai secukupnya struktur pengendalian intern yang ada di perusahaan. Hal ini bertujuan untuk menentukan dapat atau tidaknya pengendalian intern dipercaya, sebagai dasar guna menetapkan luasnya pengujian yang harus dilakukan untuk menentukan prosedur audit yang akan digunakan dalam pemeriksaan. Dalam memperoleh pemahaman atas struktur pengendalian intern, auditor menggunakan 3 macam prosedur audit berikut ini: a. Mewawancarai pegawai perusahaan yang berkaitan dengan unsur struktur pengendalian. b. Melakukan inspeksi terhadap dokumen dan catatan. c. Melakukan pengamatan atas kegiatan perusahaan. Hasil studi dan pengujian efektivitas pengendalian intern menentukan juga luasnya audit yang akan dilakukan. Secara umum hubungan antara luasnya pemeriksaan (scope of examination) dengan struktur pengendalian intern dapat dirumuskan sebagai berikut jika struktur pengendalian intern berjalan efektif atau baik, maka scope pemeriksaan yang dilakukan bias dipersempit, demikian pula STIE Putra Perdana Indonesia Page 200 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia sebaliknya jika struktur pengendalian intern tidak berjalan efektif atau lemah, maka scope pemeriksaan harus diperluas. Kemudian jika dari hasil pemahaman dan pengujian efetivitas pengendalian intern ditemukan adanya kelemahan-kelemahan di dalamnya, auditor bertanggung jawab untuk memberitahukan penemuan tersebut kepada pihak manajemen. Atas dasar informasi tersebut manajemen dapat memperbaiki pengendalian internnya jika manfaat yang diperoleh lebih besar dari biaya yang dikorbankan. Tujuan audit atas transaksi penjualan yang dicatat adalah untuk pengiriman kepada pelanggan yang fiktif, pengujian atas pengendalian hitung urutan faktur penjualan dalam jurnal penjualan. Periksa dokumen yang mendukung indikasi adanya verifikasi pengendalian data. Kelemahan: Tidak verifikasi intern untuk kemungkinan faktur penjualan dicatat lebih. Pengujian substantive telah jurnal dan berkas induk untuk transaksi dan jumlah yang tidak biasa ditelusuri penjualan yang dicatat dari jurnal penjualan ke berkas dokumen pendukung yang mencakup salinan faktur penjualan, konosen order penjualan dan order pelanggan. Transaksi penjualan diotorisasi dengan semestinya kredit disetujui oleh dirut sebelum pengiriman diperiksa order pelanggan untuk persetujuan untuk persetujuan kredit. Prosedur audit untuk penjualan dan penerimaan kas PT. Semen Cibinong. STIE Putra Perdana Indonesia Umum a. Telah jurnal dan berkas induk untuk transaksi dan jumlah yang tidak biasa. b. telah berkas induk untuk aneka kredit. c. Periksa penjumlahan ke bawah dan penjumlahan ke samping jurnal penjualan dan penerimaan kas, dan telusuri totalnya ke buku besar. d. Amati apakah akuntan merekonsiliasi rekening Koran. e. Amati apakah penyelesaian restriktif digunakan dalam penerimaan kas. f. Amati apakah rekening bulanan dikirim. g. Amati apakah akuntan membandingkan total berkas induk dengan akun buku besar. h. Periksa berkas batch total untuk adanya inisial klerk pengendalian data. STIE Putra Perdana Indonesia Pengiriman Barang a. Periksa urutan dokumen pengiriman. b. Telusuri pengiriman terpilih ke jurnal penjualan untuk menjamin bahwa masing-masing. Penagihan Ke Pelanggan Dan Pencatatan Penjualan Dalam Catatan a. Hitung urutan faktur penjualan dalam jurnal penjualan. b. Telusuri nomor salinan faktur penjualan terpilih dari jurnal penjualan ke: 1) Berkas induk piutang usaha dan uji untuk jumlah, tanggal, nomor faktur. 2) Salinan faktur penjualan dan cek untuk jumlah total yang dicatat dalam jurnal, tanggal, nama konsumen, dan klasifikasi akun. Cek harga, STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 201 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia perkalian, dan penjumlahan ke bawah. Periksa dokumen pendukung untuk adanya indikasi adanya verifikasi intern. 3) Konosemen dan ujilah untuk nama pelanggan, deskriptif barang, kuantitas, dan tanggal. 4) Salinan pesanan penjualan dan ujilah untuk nama pelanggan, deskripsi barang, kuantitas, dan tanggal dan indikasi adanya verifikasi intern. 5) Order pelanggan dan ujilah untuk adanya pelanggan, deskripsi barang, kuantitas tanggal dan persetujuan penjualan kredit. c. Telusuri penjualan yang dicatat dari jurnal penjualan ke arsip dokumen pendukung yang mencakup salinan faktur penjualan, konosemen, order penjualan, dan order pelanggan. d. Bandingkan tanggal dan konosemen, salinan faktur penjualan, dan jurnal penjualan. STIE Putra Perdana Indonesia Pemrosesan Peneriman Kas Dan Pencatatan Jumlah Dalam Catatan Penerimaan Kas Dapatkan daftar sementara penerimaan kas, dan telusuri jumlahnya ke jurnal penerimaan kas, uji untuk nama, jumlah, dan tanggal. a. Bandingkan daftar sementara penerimaan kas dengan salinan slip setoran, uji untuk nama, jumlah dan tanggal. Telusuri total dari jurnal penerimaan kas ke rekening koran, uji untuk adanya keterlambatan dalam penyetoran. b. Periksa daftar sementara untuk klasifikasi akun yang semestinya. c. siapkan pembuktian penerimaan kas. d. Telusuri ayat pembukuan penerimaan kas dari jurnal penerimaan kas ke rekening koran, uji untuk tanggal dan jumlah setoran. e. Telusuri ayat pembukuan terpilh dari jurnal penerimaan kas ke ayat pembukuan dalam berkas induk piutang usaha dan uji untuk tanggal dan jumlah. f. telusuri sisi kredit dari berkas induk piutang usaha ke jurnal penerimaan kas dan uji untuk tanggal dan jumlah. STIE Putra Perdana Indonesia Pembahasan Permasalahan PT.Semen Cibinong Tbk memiliki pengendalian intern untuk penagihan dan pencatatan piutang usaha sebagai berikut: Order pembelian masuk diterima di bagian penerimaan order oleh klerk yang menyiapkan formulir order penjualan yang prenumbered, didalamnya dimasukkan informasi yang bersangkutan, seperti nama alamat pelanggan, nomor akun pelanggan, kuantitas dan jenis barang yang disorder. Setelah formulir order penjualan selesai dibuat, order pembelian pelanggan dimasukkan ke order penjualan. Formulir order penjualan kemudian diteruskan ke bagian kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit. Perhitungan kasar nilai penagihan dibuat di STIE Putra Perdana Indonesia Page 202 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia bagian kredit untuk akun yang terdapat batas kredit maksimum. Setelah penyelidikan persetujuan kredit dicantumkan dalam formulir tersebut. Selanjutnya formulir order penjualan diteruskan kebagian penagihan di mana kliringnya menggunakan computer mikro untuk membuat faktur pelanggan. Secara otomatis computer akan melakukan perkalian silang atas jumlah barang yang dijual dengan harga perunitnya, dan menjumlahkan hasil perkalian menjadi jumlah total faktur tersebut. Pegawai bagian penagihan menentukan harga perunit barang dari daftar harga penagihan. Computer mikro secara otomatis mengakumulasikan total jumlah nomor akun pelanggan dari faktur untuk memberikan hasil total dan pengendalian jumlah. Total ini yang dimasukkan ke dalam buku catatan harian, berfungsi sebagai batch total yang ditentukan terlebih dahulu untuk verifikasi masukkan ke catatan akuntansi yang terkomputerisasi. Penagihan dilakukan dengan formulir yang bersambung, prenumbered dan carboninterleaved dengan susunan berikut: a. Lembar pelanggan. b. Lembar bagian penjualan, sebagai informasi. c. Lembar arsip d. Lembar pengiriman, yang berlaku sebagai order pengiriman. Konosemen juga disiapkan sebagai produk sampingan carbo copy dari prosedur pembuatan faktur. Lembaga bagian pengiriman dan konosemen kemudian dikirim, salinan konosemen dikirimkan kebagian penagihan. Lembar faktur untuk bagian pengiriman diarsip di bagian pengiriman. Dibagian penagihan atau salinan konoseman dilampirkan pada lembar faktur penjualan untuk pelanggan dan keduanya dikirimkan ke pelanggan. Salinan konosemen lainnya, bersama-sama dengan formulir order penjualan kemudian dijepitkan pada salinan arsip faktur penjualan lalu diarsip secara numerik. Saat komputer mikro menghasilkan faktur, ia juga menyimpan transaksi ke dalam disket. Disket kemudian memutakhirkan catatan akuntansi yang terkomputerisasi prosedur pemutakhiran ini dijalankan setiap hari dan akan dihasilkan laporan ikhtisar. Keluaran salinan keras (hard copy) dari jurnal dan buku besar disiapkan. Secara periodik, auditor intern PT. Semen Cibinong menelusuri satu sample order penjualan sepanjang jalur struktur pengendalian intern ke jurnal dan buku besar, mengisi baik prosedur maupun jumlah rupiah. Prosedur ini meliputi perbandingan control total dengan keluaran, menghitung kembali faktur dan menjumlahkan ke bawah jurnal. Dan menelusuri totalnya ke berkas induk dan buku besar. Secara umum dapat disimpulkan bahwa struktur pengendalian intern di PT. Semen Cibinong Tbk cukup memadai. Struktur pengendalian intern harus senantiasa diawasi dan dievaluasi untuk menentukan bahwa: STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 203 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia a. Kebijakan yang telah ditetapkan, diinterprestasikan dengan tepat dan masih ditaati. b. Perubahan dalam kondisi operasi tidak mengakibatkan perlunya perubahan prosedur kecuali jika prosedur tersebut telah usang atau tidak sesuai lagi. c. Penyimpanan atau kelemahan dalam prosedur harus segera diatasi. Selain menggunakan internal control questionnaire, penulis juga mengadakan Tanya jawab dengan pihak manajemen mengenai system dan prosedur di perusahaan. Secara garis besar prosedur penjualan, piutangusaha dan penerimaan kas pada PT.Semen Cibinong Tbk dapat diuraikan sebagai berikut: 1) Salesman menerima pesanan dari langganan baik secara langsung ataupun melalui telepon secara tertulis. 2) Atas dasar pesanan tersebut, salesman membuat DO (Delivery Order) yang kemudian di tandatangani oleh manajer pemasaran. Setelah itu DO tersebut diserahkan kepada bagian penjualan. 3) Bagian penjualan menginput data-data penjualan ke dalam computer melalui terminal lalu memprosesnya sehingga dihasilkan laporan penjualan kredit perdebitur. 4) Setelah itu bagiian penjualan mencetak faktur penjualan (sales Invoice). STIE Putra Perdana Indonesia Faktur dibuat sebanyak 3 rangkap. Lembar ke-1 untuk took/ langganan, lembar ke-2 dikirm ke bagian akuntansi lalu bagian akuntansi membuat jurnal piutang usaha pada penjualan dan membukukannya pada buku pembantu piutang usaha, sedangkan lembar ke-3 untuk bagian penjualan sebagai arsip. 1) Selain itu bagian penjualan juga membuat faktur pajak yang diotorisasikan oleh wakil direktur. 2) Berdasarkan faktur-faktur yang jatuh tempo, bagian piutang membuat daftar penagihan untuk kemudian diserahkan kepada salesman sebagai dasar penagihan. 3) Hasil penagihan diserahkan kepada kasir hari itu juga. Kasir lalu mencocokkan hasil tagihan tersebut dengan faktur penjualan, jika cocok kasir mencap lunas faktur tersebut kemudian membuat kuitansi yang akan dijadikan bukti penerimaan kas/ cek/ giro dari pelanggan kemudian mencatat pada buku kas kasir (BKKs). 4) Berdasarkan peneriamaan hasil tagihan tersebut, kasir membuat bukti setor bank kemudian menyetor hasil tagihan tersebut ke bank. 5) Selanjutnya kasir menyerahkan bukti penerimaan kas dan bukti setoran bank kepada bagian akuntansi memasukkan data-data pelunasan piutang ke dalam computer melalui terminal dan mencatatnya pada kartu piutang dengan program computer sehingga menghasilkan laporang piutang, buku besar kas dan bank. Dari hasil Tanya jawab tersebut dapat pula dipeoleh informasi secara garis besar mengenai struktur pengendalian intern atas penjualan, piutang usaha peneriman kas PT. Seman Cibinong Tbk Sebagai Berikut: STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia Page 204 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia a. Tidak adanya job description secara tertulis meskipun ada pemisahan bagian. b. Penanganan penjualan dilakukan oleh staf yang berwenang dari departeman yang bersangkutan, seperti bagian yang menangani pesanan pembelian dari langganan pembuatan faktur (penagihan), dan pencatatan penjualan. c. Perusahaan tidak menggunankan daftar harga (price list) yang menjadi pedoman dalam melakukan penjualan. d. Faktur penjualan (sales invoice) adalah dokumen yang menunjukkan keuangan mengenai barang yang dijual, harga termasuk pajak penjualan serta syarat penjualan, yang telah diberi nomor urut tercetak dan ditandatangani oleh manajer marketing, demikian juga order penjualan. e. Pencatatan jurnal penjualan dan piutang usaha dilakukan dalam buku pembantu piutang usaha. f. Perencanaan dalam buku besar piutang usaha dilakukan setiap hari berdasarkan jurnal penjualan dan penerimaan kas. g. Perusahaan tidak membuat daftar umur piutang usaha sehingga penagihan piutang tergantung pada saat debitur sudah siap membayar. Selain itu perusahaan tidakmembuat penyisihan piutang ragu-ragu. Penghapusan piutang didasarkan kepada keputusan dari direktur. Apabila debitur mengalami pailit, perusahaan langsung membebankan piutang tersebut dapat dilunasi, maka piutamg tersebut diperlakukan sebagai pendapatan lain-lain dalam periode berjalan. h. Penjualan atau penjaminan piutang usaha harus mendapat persetujuan dari direktur. i. Daftar penagihan dibuat setiap hari berdasarkan faktur yang telah jatuh tempo oleh bagian piutang. j. Berdasrkan faktur yang telah jatuh tempo, hasil tagihan yang diperoleh salesman diserahkan kepada kasir beserta faktur yang telah ditandatangani oleh pelanggan. k. Prosedur penerimaan kas dari penjualan kredit dalam perusahaan ini menggunakan dokumen penagihan yang berupa faktur (invoice) disertai surat jalan pengiriman barang yang telah ditandatangani serta tanda terima oleh debitur yang menjelaskan tanggal kapan penagihan tersebut dilakukan. l. Jumlah uang yang diterima dari hasil tagihan dibuatkan bukti penerimaan kas pada saat penyerahan uang. Bukti penerimaan kas diberi nomor urut tercetak. m. Pengawasan secara periode terhadap penjualan, piutang dan penerimaan kas/bank dilakukan oleh manajer akuntansi yang juga bertindak sebagai internal auditor dalam perusahaan ini. Setelah diperoleh gambaran atas system dan prosedur penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas diperusahaan, maka internal auditor harus dapat membuktikan apakah system dan prosedur tersebut telah dijalankan sebagaimana mestinya oleh tiap-tiap bagian yang terkait. Untuk itu perlu diadakan pengujian dengan menggunakan sample test. Adapun pemeriksaan yang telah dilakukan auditor untuk pengujian atas transaksi adalah sebagai berikut: STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 205 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia a. Dapatkan buku jurnal penjualan untuk periode 1 Januari 2001 sampai 31 Desember 2001. Setelah itu pilih beberapa transaksi yang mewakili setiap bulannya secara random, kemudian lakukan pemeriksaan sebagai berikut: b. Cocokkan jumlah hasil penjualan menurut catatan pembukuan kasir dengan data yang terdapat di dalam computer. c. Jumlahkan ke bawah dan ke samping kemudian beri tanda footing dan cross footing. d. Cocokkan jumlah dari jurnal penjualan tersebut diatas ke dalam buku besar piutang dank e dalam buku penerimaan kas untuk diperiksa apakah telah sesuai. e. Pilih beberapa transaksi ari buku jurnal penjualan lalu cocokkan pencatatannya ke masing-masing buku pembantu piutang dengan buku penerimaan kas. f. Cocokkan antara buku besar piutang dengan buku penerimaan kas. STIE Putra Perdana Indonesia Neraca saldo piutang sudah sesuaidengan jumlah pada buku pembantu piutang usaha yang bersangkutan dan totalnya sudah benar serta sesuai dengan buku besar. Yang diuji pada pelaksanaan pemeriksaan adalah kebenaran angka pada daftar piutang yang diambil dari buku pembantu piutang kemudian dibandingkan dengan perkiraan piutang bukubesar. Hubungan pemeriksaan piutang dengan pemeriksaan penjualan dengan jalan menentukan cutt-off yang tepat, untuk memeriksa kebenaran apakah pencatatan transaksi penjualan yang terjadi hamper mendekati akhir tahun di catat dalam periode yang tepat dan tidak ada pergeseran waktu pencatatan. Karena ini penulis perlu dilakukan penyajian saran-saran atau rekomendasi yang dapat diberikan kepada perusahaan. STIE Putra Perdana Indonesia No. 1. Temuan Perusahaan tidak membentuk fungsi yang independent untuk melakukan pemeriksaan intern. Akibat Pemeriksaan atas laporan keuangan belum pernah dilakukan sehingga kebenaran laporan yang dibuat diragukan. Saran Perusahaan perlu membentuk departemen yang independent untuk melakukan. 2. Tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian salesman dengan bagian penagihan. Salesman dapat melakukan kecurangan untuk kepntingan pribadi yang dapat merugikan perusahaan. Perusahaan sebaiknya menunjuk satu orang lagi khusus untuk melakukan tugas penagihan. 3. Perusahaan tidak melakukan konfirmasi piutang kepada pelanggan. Dapat terjadi perbedaan antara jumlah piutang yang dicatat oleh perusahaan dengan pelanggan. Sebaiknya perusahaan secara periodic mengirim konfirmasi piutang pada pelanggan, agar jika terjadi perbedaan dapat ditemukan dengan cepat kewajibannya. STIE Putra Perdana Indonesia 4. Perusahaan tidak membuat Page 206 Perusahaan tidak dapat melakukan Perusahaan hendaknya InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia analisa umur piutang (Aging Schedule). penagihan tepat waktunya, tidak dapat menganalisatingkah laku pelanggan dalam pelunasannya untuk menentukan layak tidaknya pelanggan diberikan kredit. membuat aging schedule untuk pengontrolan atas piutang seprti untuk mengetahui piutang yang melewati tanggal jatuh tempo, serta membantu manajemen dalam pengambilan keputusan mengenai pemberian kredit kepada pelanggan. 5. Tidak adanya kebijakan tertulis mengenai penghapusan piutang. Bila terjadi penghapusan piutang maka langsung dibebankan pada periode yang sedang berjalan. Dan bila suatu waktu dilunasi, maka piutang tersebut diperlakukan sebagai pendapatan lain-lain periode berjalan. Piutang pada laporan keuangan periode berjalan disajikan terlalu kecil (under stated), biaya terlalu besar (over stated) dan rugi laba terlalu kecil (under stated), atau kebalikannya. Perlu ditetapkan kebijakan yang jelas dan tertulis bahwa piutang hanya dapat dihapuskan jika pelanggan/ debitur. Benarbenar tidak dapat memenuhi kewajibannya dan terdapat penyataan tertulis dari pelanggan/debitur tersebut. 6. Tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian penerimaan kas dengan bagian pengeluaran kas. Dapat memudahkan kasir untuk melakukan kecurangan yang dapat merugikan perusahaan. Sebaliknya kedua fungsi tersebut dipisah dan dilakukan oleh petugas kasir yang berbeda agar tindakan penyelewengan oleh kasir bisa dihindari. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia Tidak pernah dilakukan pemariksaan kas secar mendadak terhadap kasir. D. Kasir dapat dengan sengaja melakukan pencurian/penyelewengan atas kas perusahaan. Perlu ditetapkannya kebijakan untuk melakukan cash opname terhadap kasir Kesimpulan dan Saran 1. Kesimpulan Berdasarkan hasil penilaian struktur pengendalian intern dan pengujian atas penjualan, piutang usaha dan penerimaaan kas pada PT. Semen Cibinong Tbk, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: a. Struktur Pengendalian Intern terhadap penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas pada PT. Semen Cibinong Tbk telah dilaksanakan secara terbukti dengan: 1) Adanya struktur organisasi yang cukup memadai dengan pembagian tugas serta wewenang yang cukup jelas dan tegas. 2) Telah ada kebijakan dan produser yang baik untuk penjualan, penagihan atas piutang dan penerimaan kas secara tertulis. STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 207 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia 3) Adanya penyelewengan pencatatan atas penjualan dan piutang usaha secara periodic dicocokkan dengan saldo buku besar. 4) Telah adanya bukti-bukti untuk pencatatan yang baik seperti dokumen-dokumen pendukung transaksi, misalnya faktur penjualan, delivery order, pelaporan hasil, bukti kas terima, bukti setoran bank, dan lain-lain. b. Adanya pegawai yang rata-rata mempunyai kemampuan yang memadai. c. Dari sisi pencapaian tujuan, maka Pengendalian Intern yang saat ini telah dilaksanakan cukup dirasakan efektif oleh manajemen hal ini penulis terungkap dari hasil wawancara langsung dengan para penanggung jawab. d. Selain itu terdapat pula kelemahan-kelelmahan yang ditemukan dalam pengendalian intern PT. Semen Cibinong Tbk, sebagai berikut: 1) Perusahaan tidak membentuk suatu fungsi pemeriksa intern yang independent yang hanya bertanggung jawab kepada debitur. Pemeriksaan intern hanya dapat dilakukan secara efektif jika perusahaan membentuk fungsi pemeriksaan intern yang independen di dalam perusahaan. Evaluasi pemeriksaan intern secara rutin dapat meningkatkan kinerja operasi dan keuangan. Evaluasi tersebut sangat diperlukan untuk membantu manajemen meningkatkan efektivitas pengendalian intern. 2) Tidak mengadakan pemisahan fungsi antara fungsi penagihan dengan fungsi salesman. 3) Dalam pemeriksaan atas piutang usaha perusahaan, tidak ditemukan adanya piutang yang tidak tertagih tetapi banyak piutang yang terlambat pembayarannya. Dalam hal ini perusahaan tidak membuat analisa umur piutang. 4) Tidak menetapkan kebijakan mengenai penghapusan piutang. 5) Tidak menetapkan kebijakan mengenai periode dilakukannya cash opname. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia 2. Saran Selama berlangsungnya pemeriksaan, telah ditemukan beberapa kelemahan dalam pemeriksaan sruktur pengendalian internal atas prosedur penjualan, piutang usaha dan penerimaaan kas dan bank. Oleh karena itu, penulis berusaha memberikan saran-saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan, yaitu: a. Membentuk suatu fungsi internal audit yang independent, dengan terlebih dahulu mempertimbangkan bahwa cost yang dikeluarkan tidak melebihi manfaat yang diterima perusahaan, dimana departemen tersebut langsung bertanggung jawab kepada direktur dan bertugas melakukan pemeriksaan atas kegiatan perusahaan serta membantu STIE Putra Perdana Indonesia Page 208 InoVasi Volume 3; Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia b. c. d. manajemen dalam melepaskan tanggung jawabnya dengan memberikan analisa, saran, komentar mengenai kegiatan perusahaan. membentuk fungsi penagihan yang terlepas dari fungsi salesman agar dapat mencegah terjadinya perangkapan tugas dan kecurangan yang mungkin terjadi dalam hal penagihan piutang. untuk meningkatkan keandalan laporan keuangan dalam hal piutang usaha, perusahaan sebaiknya membuat analisa umur piutang yang berguna untuk membantu manajemen mengambil keputusan mengenai pemberian kredit kepada langganan. pihak manajemen menetapkan kebijakan tertulis mengenai penghapusan piutang serta membuat cadangan piutang yang kemungkinan tidak tertyagih agar penyajiannya sesuai dengan Standar Akutansi Keuangan. untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan uang yang ada di kas, perusahaan sebaiknya melakukan cash opname setelah perusahaan perusahaan menutup transaksi pada hari itu. STIE Putra Perdana Indonesia e. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia InoVasi Volume 3; Mei 2010 Page 209 STIE Putra Perdana Indonesia Jurnal Penelitian, Pengembangan Ilmu Manajemen dan Akuntansi Mei 2010 STIE Putra Perdana Indonesia DAFTAR PUSTAKA Abdullah, ASSEGAF I, 2001, Dictionary of Accounting, Revised Editio, Jakarta: Penerbit Pt. Mario Grafika. Agoes Sukrisno, Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik, jilid Satu, Lembaga Penerbit FEUI, Jakarta 1996. Arens, Alvin A. and James K. Loebbecke, Auditing: An integrated Approach, Sixth Edition, Englewood Cliffs, New Jersey, Prentice Hall, 1994. Holmes, Arthur W. and david C. Burn, Auditing Standar and Procedures, Edisi delapan, Diterjemahkan oleh: Moh. Badjuri, Penerbit Erlangga, 1990. Hendrikson, Eldon S, Accounting Theory, Fourth Edtion, Diterjemahkan Marianus Sinaga, Teori Akuntansi, Erlangga, 1993. Ikatan Akuntan Indonesia, Standar Profesional Akuntan Publik, Edisi Perdana, Bagian penerbitan sekolah tinggi ilmu YKPN, Yogyakarta, 1996. -------, Standar Akutansi Keuangan, Edisi Perdana, STIE YKPN, Jakarta, 1994. Mulyadi, Pemeriksaan Akuntan, Edisi Empat, Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi AIlmu Ekonomi YKPN, 1992. -------, Standar Akuntansi Keuangan, Edisi Buku Satu dan Dua, Jakarta: Penerbit Salemba Empat 1995.Smith, J.M and Skousen, K.F., 1995, Intermediate Accounting, twelfth Edison, South-Westrb College Publishing. STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia STIE Putra Perdana Indonesia Page 210 InoVasi Volume 3; Mei 2010