Perancangan Datawarehouse dan optimalisasi CDIS

27
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
III.1 Kerangka Berpikir
Kerangka pemikiran yang diterapkan dalam penelitian ini didasarkan pada
konsep alur pemikiran sistematis dan terstruktur. Metode Analisis dan Perancangan
Sistim bukan hanya dapat diaplikasikan pada pengembangan sistim baru, tetapi juga
pada perbaikan dan pemeliharaan dari sistim yang ada. Berikut adalah bagan model
pendekatan dan metodologi
Pendekatan dan metodologi – Model Analisis Strategi Penjualan dan Logistik
Industri Susu dan
produk susu
Datawarehouse
Strategi
Penjualan FFI
Kinerja strategi
penjualan FFI
Model bisnis FFI
Sistem informasi
on-line
Manajemen logistik
dan penjualan
strategis
Analisa Five forces
Penelaahan Pendahuluan dan
informasi latar belakang
Analisa
Penjualan
dan
Strategi
Pengembangan
dan Perancangan
Sistem Informasi
Perancangan
Datawarehousing
Perbaikan
integritas Data
Rekomendasi
solusi bagi FFI
Arsitektur Sistem
Informasi
Datawarehouse
Pemanfaatan dan
umpan balik sistem
informasi
Pendekatan
untuk
memberikan
solusi
Sistem
Informasi
Yang
Diajukan
Rencana
Implemantasi
Dan
Evaluasi
Gambar 3.1 Pendekatan dan metodologi Perancangan Sistem
Pemikiran dimulai dengan pemahaman industri yang dijalani oleh Perusahaan,
strategi-strategi yang disusun untuk mencapai tujuan Perusahaan, kondisi yang
dihadapi Perusahaan baik lingkungan eksternal maupun internal, dan pemahaman
proses bisnis Perusahaan.
28
Selanjutnya, analisis penjualan dan logistik Perusahaan dilakukan dengan
melakukan analisis atas manajemen penjualan dan logistik yang ada dalam
Perusahaan dan melakukan analisis five forces untuk memahami strategi yang diambil
oleh Perusahaan untuk mencapai tujuan Perusahaan. Strategi yang diambil oleh
Perusahaan akan menentukan implementasi yang akan dilaksanakan dan kebutuhan
informasi untuk menunjang implementasi dari strategi yang diambil oleh Perusahaan.
Tahap berikutnya adalah mengidentifikasikan nilai strategis dari berbagai sistem
informasi yang mendukung pengambilan keputusan oleh Perusahaan dengan
mcfarlan strategic grid. Berdasarkan nilai strategis berbagai sistem informasi yang
ada, ditentukan prioritas untuk pengembangan sistem informasi yang bernilai
strategis atau turnaround. Critical Success Factor analysis akan digunakan sebagai
alat untuk mengidentifikasikan kebutuhan informasi yang mendukung strategi
Perusahaan. Selanjutnya dilakukan analisis dan perancangan sistem untuk
menghasilkan sistem informasi yang dapat menunjang pencapaian strategi
Perusahaan.
Selanjutnya, disusun suatu perancangan arsitektur sistem informasi dan
perancangan datawarehouse untuk menunjang kebutuhan sistem informasi yang telah
dijelaskan sebelumnya. Perancangan arsitektur sistem informasi dan datawarehouse
ini akan menjadi suatu solusi bagi sistem informasi yang terintegrasi yang mampu
memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pencapaian strategi
Perusahaan.
Tahapan terakhir adalah menyusun suatu rencana implementasi atas
perancangan
arsitektur
sistem
informasi
yang
terintegrasi
dan
rancangan
datawarehouse yang akan digunakan untuk menghasilkan informasi guna
pengambilan keputusan.
29
III.2 Gambaran Umum PT. Frisian Flag Indonesia
PT. Frisian Flag Indonesia adalah perusahaan kerja sama diantara Friesland
Coberco Diary Food (FCDF) dengan perusahaan Indonesia PT. Mantrus. Friesland
Coberco Diary Food berlaku sebagai rekanan pengelola.
Friesland Coberco Diary Food adalaha sebuah koperasi produk susu dunia
yang berpusat di Meppel, yang terletak dijantung propinsi persusuan Belanda.
Perusahaan ini mempunyai 16,700 karyawan diseluruh dunia dan beroperasi di lebih
dari 150 negara. Perusahaan ini mempunyai afiliasi dan kerjasama di Eropa, Afrika,
Asia Pasifik, Timur Jauh dan Amerika.
Setelah lebih dari 50 tahun mengimpor produk Frisian Flag dari Belanda,
Frisian Flag Indonesia memulai produksi lokalnya pada tahun 1972. Kemudian
diikuti dengan pengambilalihan PT. Foremost Indonesia pada tahun 1976 dan
pendirian PT. Tesori Mulia pada tahun 1995 sebagai perusahaan sales dan distribusi.
Pada akhirnya Agustus 2003, ketiga perusahaan PT. Tesori mulia bergabung menjadi
satu organisasi Frisan Flag Indonesia.
PT. Frisian Flag Indonesia telah menunjukan kemampuannya untuk
memproduksi, mendistribusikan dan memasarkan berbagai produk susu tahan lama
dengan standard kualitas internasional yang tinggi dan konsisten dibawah satu
identitas Frisian Flag, dengan berbagai macam kemasan yang dipilih dengan seksama
untuk memenuhi keinginan konsumen yang spesifik. Cakupan produknya bervariasi
meliputi berbagai kategori, sebagai contoh : Susu kental manis, Susu krem, Susu
bubuk bayi, Susu pertumbuhan, Susu bubuk mainstream, Susu bubuk berkalsium
tinggin dan Susu cair.
Faktor utama dari kesuksesan Frisian Flag Indonesia adalah tersedianya
produk pada saat akan dibeli, jaringan distribusi yang terencana dengan baik dan
pasukan sales besar diseluruh Negara. Sebagai hasil kerja sama yang erat diantara
pabrik, agen distribusi dan pengecer disektor modern dan sektor traditional, produk
30
Frisian Flag terdapat dan terjual dengan harga terjangkau melalui hampir semua took
produk susu di Indonesia untuk sampai ketangan konsumen Indonesia. Dalam
pengembangan serta menjaga jaringan distribusi Frisian Flag Indonesia mempunyai
satu departemen untuk bertanggung jawab dalam proses tersebut yaitu Trade
Marketing Department.
Trade Marketing Department selain melakukan pengembangan serta menjaga
jaringan distribusi juga mencakup pada seluruh proses penjualan produk Frisian Flag
Indonesia, baik dalam lingkup penjualan general trade maupun modern trade.
III.2.1 Bisnis Proses Trade Marketing Department
Untuk menunjuang kegiatan bisnis Trade Marketing Department, Frisian Flag
mempunyai bisnis proses yang saling berhubungan antara satu bagian dengan bagian lain.
Berikut merupakan diagram alur proses bisnis Trade Marketing Department
31
Anual
Budget
Promotion
(Marketing Department)
Customer & Market
Complaint
(Sales Department)
Product Return
Research
Agency
Consumer
Market & Sales
Planning
Market Research
Sales Analysis
Targeting &
Forecasting
Salfo
(Sales Department)
Market Recall
Innovation
R&D
General
Retail
Modern
Retail
Logistic
Provider
Production
Planning
Production
Product
Specification
Purchasing
Supplier
Assessment
Sales Target
Product
Specification
Order Process &
Distribution
DWS/CDWS
Finish Good
Warehousing
Yes
Logistic
Provider
Secondary
Selling Process
(Trade Marketing)
Purchasing
Supplier
Assessment
CMO
SPO
Delivery
Planning
Checking
No
NCP
Handling
Checking
Modern
Retail
FWH
TWH
Primary Sales
Invoicing &
Collection
Finish Good
Warehousing
RAO
Gambar 3.2 Bisnis Model Trade Marketing Department
Interaksi dari proses-proses seperti yang tergambar dalam diagram alur proses bisnis Trade
Marketing Department adalah sebagai berikut :
Proses bisnis Frisian Flag Indonesia dimulai dari kebutuhan konsumen :
−
Inovasi diprakarsai oleh riset pasar. Setelah direncanakan oleh Trade Marketing
Department berdasarkan anggaran tahunan secara berurutan, maka dikembangkan produk
(baru) termasuk promosi dan iklan, dan produk diproduksi dipabrik Frisian Flag
Indonesia.
−
Produk yang di-release dikeluarkan dan didistribusikan ke pasar berdasarkan order sales
dan credit control menurut prosedur order proses dan distribution dan primary sales,
invoicing dan collection.
32
−
Semua produk Frisian Flag Indonesia dijual dipasar lokal menurut prosedur primary
sales, invoicing dan collection dan secondary selling proses. Dan berdasarkan
permintaan, produk tertentu di-ekspor menurut prosedur eksport.
−
Proses pengiriman barang diatur berdasarkan area atau wilayah dari masing-masing
penjualan produk.
−
Pengontrolan barang dan keuangan, yang dinyatakan dalam uang sebagai hasil dari
proses bisnis dimonitor oleh dewan direksi dalam sistem informasi bulanan (monthly
information system), dibandingkan dengan anggaran tahunan yang telah disetujui.
Apabila diperlukan, dewan direksi akan memprakarsai tindakan korektif preventif dan
perbaikan terhadap adanya deviasi.
III.2.2 Struktur Organisasi Trade Marketing Department
Berikut merupakan struktur organisasi dari Trade Marketing Department :
Directur
Trade Marketing
Sales Director
Modern Trade
Trade Support
Manager
Category Support
Manager
Trade System
Manager
Tehnical
Support
Helpdesk
System
Development
Regional Account
Manager
Sales Manager
Sales Admin
Supervisor
Application
Support
Key Account
Manager
Sales Director
Traditional Trade
Sales
Admin
Officer
Sales
Admin
Staff
RAS
Warehouse
Supervisor
Sales Manager
Trade Support
Manager
Trade Support
Manager
Finance &
Administrative
Supervior
Sales Supervisor
Sales
Admin
Cabang
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Trade Marketing Department
Sales Training
Manager