File - NS-CCIT

TRANSPARANSI DATA ADMINISTRASI GEREJA
DENGAN BERBASIS WEBSITE
SEBAGAI PUSAT INFORMASI GPIB JEMAAT PATMOS
Samuel David Tiwa 1
Email: [email protected]
Abstrak: Data administrasi adalah hal terpenting dalam suatu organisasi, dimana data tersebut
sebagai bahan untuk mengetahui perkembangan dalam berbagai aspek. Seperti: data karyawan,
data keuangan, data kegiatan, dan lain-lain. Permasalahn tulisan ini adalah data tersebut tidak
pernah sampai dengan baik dan benar ke tangan jemaat Patmos. Oleh sebab itu dalam upaya
penyelesaian masalah tersebut maka dibuatlah website sebagai pusat informasi. Website ini
menyediakan tools informasi, seperti: biodata tentang perkembangan GPIB dan Sejarah GPIB
Jemaat Patmos, kegiatan mingguan dan tahunan gereja, kegiatan ibadah, dokumentasi kegiatan
jemaat, keuangan, aset, serta informasi status dan keberadaan jemaat. Kelebihan dari konsep ini
adalah: 1) adanya transparansi data antara pengurus dan jemaat; 2) jemaat dapat menerima dan
mengakses informasi tentang GPIB Patmos secara real time; 3) mengurangi kecurangan
manipulasi data; 4) mengarsipkan data; 5) mengurangi biaya pengeluaran adminstrasi kertas; dan
6) go green.
Kata kunci: GPIB Jemaat Patmos, Data Administrasi, Informasi.
Abstract: Data administration is the most important thing in an organization, where such data as
material to determine the development in various aspects. Such as: employee data, financial data,
activity data, and others. The problem of this paper is that data never gets properly into the hands
of the church of Patmos. Therefore, in solving the problem then be made to the website as an
information center. This website provides information tools, such as biographical data about the
development of the GPIB and the GPIB Church History Patmos, weekly and yearly activities of
the church, religious activities, documentation of church activities, finances, assets, as well as
status information and the existence of the church. The advantages of this concept are: 1) lack of
transparency of data between the board and the church; 2) the church can receive and access
information about the GPIB Patmos when connected to the Internet in real time; 3) reduce
fraudulent manipulation of data; 4) archiving of data; 5) reduce the cost of paper administrative
expenses; and 6) go green.
Keyword: GPIB Church Patmos, Data administration, Information.
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi saat ini sangatlah pesat, perkembangannya sangat
membantu kehidupan manusia terlebih khusus didalam suatu organisasi yang berhubungan
dengan manajemen. Dilihat dari fungsinya, teknologi informasi berhubungan erat dengan
teknologi komunikasi dan teknologi multimedia, dimana informasi tersebut dikomunikasikan
melalui multimedia sehingga yang menerima informasi tersebut dapat lebih jelas dan paham dari
konten informasi tersebut secara real time. Teknologi informasi yang bersifat multimedia harus
mampu memberikan informasi berupa suara, tulisan, gambar, dan video. Dilihat dari sifatsifatnya maka diperlukan perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan user
(brainware). Wadah teknologi informasi yang sangat populer saat ini adalah internet
(interconnection-networking), yaitu seluruh jaringan komputer yang saling terhubung
menggunakan standar sistem global Transmission Control Protocol/Internet Protocol Suite
(TCP/IP). dengan perangkat untuk menampilkan informasi tersebut adalah situs web (website),
yaitu suatu halaman web yang saling berhubungan yang umumnya berada pada server yang sama
berisikan kumpulan informasi yang disediakan secara perorangan, kelompok, atau organisasi.
Sebuah situs web biasanya ditempatkan setidaknya pada sebuah server web yang dapat diakses
melalui jaringan seperti Internet, ataupun jaringan wilayah local (LAN) melalui alamat Internet
yang dikenali sebagai URL. Gabungan atas semua situs yang dapat diakses publik di internet
disebut pula sebagai World Wide Web atau lebih dikenal dengan singkatan WWW.
Gambar 1. Alur Kerja Website.
Kata administrasi berasal dari bahasa Belanda, “administratie” yang artinya segala
kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat
(korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan –pekerjaan Tata Usaha kantor) Kata administrasi
lainnya berasal dari bahasa Yunani, “ Ad ministrare” yang artinya Ad = pada,
ministrare=melayani, maka kata administrasi berarti memberikan pelayanan.
Dari dua pengertian di atas secara gamblang dapat diartikan bahwa administrasi mempunyai
pengertian : “pelayanan kegiatan tata usaha kantor” (pelayanan pengetikan/komputer, pelayanan
surat menyurat , dan lain sebagainya )
Data administrasi adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan
ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (wikipedia).
Gereja adalah suatu kata bahasa Indonesia yang berarti suatu perkumpulan atau lembaga
dari penganut Kristiani. Istilah Yunani ἐκκλησία, yang muncul dalam Perjanjian Baru di Alkitab
Kristen biasanya diterjemahkan sebagai "jemaat" (wikipedia).
METODE PENELITIAN
Metodologi adalah satuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan,
aturan-aturan dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau
disiplinnya. Sedangkan metode adalah suatu cara / teknik yang sistematik untuk mengerjakan
sesuatu. Penelitian ini menggunakan peneletian pendekatan kualitatif. Menurut Poerwandari
(1998) penelitian kualitatif adalah penelitian yang menghasilkan dan mengolah data yang
sifatnya deskriptif, seperti wawancara, cacatan lapangan, gambar, foto rekaman video dan lainlain. Dalam penelitian kualitatif perlu menekankan pada pentingnya kedekatan dengan orang-
orang dan situasi penelitian, agar penelitian memperoleh pemahaman jelas tentang realitas dan
kondisi kehidupan nyata (Patton dalam Poerwandari, 1998).
Adapun metodologi penelitiannya yang digunakan:
1. Metode Observasi (observation)
Menurut nawawi & Martini (1991) observasi adalah pengamatan dan pencacatan secara
sistimatik terhadap unsur-unsur yang tampak dalam suatu gejala atau gejala-gejala dalam
objek penelitian.
2. Metode Wawancara (interview)
Menurut Prabowo (1996) wawancara adalah metode pengambilan data dengan cara
menanyakan sesuatu kepada seseorang responden, caranya adalah dengan bercakapcakap secara tatap muka. Interview yang disebut juga wawancara atau kuesioner lisan
adalah sebuah dialog yang dialog yang dilakukan oleh pewawancara untuk memperoleh
informasi dari terwawancara (Arikunto, 2002 : 132).
3. Metode Studi Pustaka (Libraru Research)
Studi Pustaka merupakan metode pengumpulan data yanf berasal dari buku-buku
literatur. Menurut Gorys Keraf (1997 ; 165) metode Studi pustaka dapat dijabarkan
sebagai berikut: Metode Studi Pustaka adalah metode pengumpulan data yang
memanfaattkan buku atau literatur sebagai bahan referensi untuk memperoleh
kesimpulan-kesimpulan atau pendapat para ahli dengan mendapatkan kesimpulan
tersebut sebagai metode tersendiri.
PERMASALAHAN
Tidak adanya transparansi data jemaat dan saling ketidakpercayaan antara jemaat dan
pengurus gereja, maka yang menjadi permasalahan tulisan ini adalah bagaimana membuat suatu
wadah informasi yang terpusat dan terstruktur serta dapat diakses oleh jemaat secara real time.
CRITICAL REVIEW
Pada infrastruktur situs web GPIB Jemaat Patmos ini menggunakan beberapa bahasa
pemrograman, seperti: HTML, PHP, XML, JQuery, dan CSS. Dan format gambar, seperti:
JPEG, PNG, dan GIF. Serta format audio dan video, seperti: MP3, WAV, MP4. (Gambar 2).
Dalam masa pembangunan website, bahasa pemrograman memiliki peranan yang cukup
penting untuk menampilkan informasi serta konten gambar, audio, dan video agar terlihat lebih
menarik dan dinamis. Sehingga user yang mengakses situs web GPIB Jemaat Patmos
mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dan meningkatkan kenyamanan dalam
mengakses situs web tersebut.
Gambar 2. Alur Bahasa Pemrograman GPIB Jemaat Patmos
Berdasarkan pada gambar 2 tersebut, maka dibahas masing-masing bahasa pemrograman dari
nomor 1 hingga nomor 5 sebagai berikut.
HTML (HyperText Markup Language)
Sebuah bahasa markah yang digunakan untuk membuat sebuah halaman web,
menampilkan berbagai informasi di dalam sebuah penjelajah web Internet dan pemformatan
hiperteks sederhana yang ditulis dalam berkas format ASCII agar dapat menghasilkan tampilan
wujud yang terintegerasi. Dengan kata lain, berkas yang dibuat dalam perangkat lunak pengolah
kata dan disimpan dalam format ASCII normal sehingga menjadi halaman web dengan perintahperintah HTML.
PHP (Hypertext Preprocessor)
Bahasa pemrograman script server-side yang didesain untuk pengembangan web dan dapat
ditanamkan atau disisipkan ke dalam HTML.
CSS (Cascading Style Sheet)
Merupakan aturan untuk mengendalikan beberapa komponen dalam sebuah web sehingga
akan lebih terstruktur dan seragam. Sama halnya styles dalam aplikasi pengolahan kata seperti
Microsoft Word yang dapat mengatur beberapa style, misalnya heading, subbab, bodytext,
footer, images, dan style lainnya untuk dapat digunakan bersama-sama dalam beberapa berkas
(file). Pada umumnya CSS dipakai untuk memformat tampilan halaman web yang dibuat dengan
bahasa HTML dan XHTML.
CSS dapat mengendalikan ukuran gambar, warna bagian tubuh pada teks, warna tabel,
ukuran border, warna border, warna hyperlink, warna mouse over, spasi antar paragraf, spasi
antar teks, margin kiri, kanan, atas, bawah, dan parameter lainnya. CSS adalah bahasa style sheet
yang digunakan untuk mengatur tampilan dokumen, engan adanya CSS memungkinkan kita
untuk menampilkan halaman yang sama dengan format yang berbeda.
XML (Extensible Markup Language)
Bahasa markup untuk keperluan umum yang disarankan oleh W3C untuk membuat dokumen
markup keperluan pertukaran data antar sistem yang beraneka ragam. XML merupakan
kelanjutan dari HTML (HyperText Markup Language) yang merupakan bahasa standar untuk
melacak Internet.
JQuery
JQuery adalah sebuah library Javascript yang sangat ringkas dan sederhana untuk
memanipulasi komponen di dokumen HTML, menangani event, animasi, efek dan memproses
interaksi ajax. jQuery dirancang sedemikian rupa supaya membuat program menggunakan
Javascript menjadi relatif sangat mudah. Sesuai slogan nya, write less, do more. Menulis kode
lebih sedikit, tetapi melakukan pekerjaan lebih banyak.
Bila dilihat dari ukurannya JQuery cukup kecil sehingga tidak memperlambat proses
loading halaman web yang dibuat. JQuery juga kompatibel dengan CSS3, dan yang tidak kalah
penting adalah JQuery bisa berjalan di semua browser – cross browser.
PEMECAHAN MASALAH
Dalam penulisan artikel ini digunakan beberapa metode penyelesaian masalah SDLC
melalui empat tahapan sebagai berikut:
1. Planning:
a. Website GPIB Jemaat Patmos diperuntukan sebagai Web Sistem Informasi Kegiatan,
Data Jemaat, Keuangan dan Aset. Serta menjadi pusat informasi secara real time.
b. Website GPIB Jemaat Patmos menggunakan CASE (Computer Aided Software
Engineering) tools, bahasa pemrograman web yang dinamis.
c. Menentukan image atau perancangan halaman website yang akan dibangun.
d. Menentukan perangkat keras dan perangkat lunak yang akan digunakan (developer).
e. Menentukan hosting dan domain Website GPIB Jemaat Patmos.
2. Analisis:
.
Meninjau kembali kapasitas ruang penyimpanan di server, tampilan website, isi konten,
dan SDM yang akan mengakses halaman website GPIB Jemaat Patmos.
3. Desain:
.
Pembangunan website menggunakan bahasa pemrograman HTML, PHP, XML,
CSS, JQuery, sehingga menjadi website yang dinamis.
a.
Mengunakan Editor yang meng-support bahasa pemrograman HTML, PHP,
XML, CSS dan JQuery. serta Adobe Photoshop.
b.
Menggunakan XAMPP atau WAMP untuk menampilkan di browser (Server-side)
sebagai bahan uji coba sebelum dimasukan kedalam Web Sever.
c.
Menguji coba pada browser Crome, Firefox, IE, Opera, Safari.
4. Implementasi
.
Setelah sistem disain telah dilakukan percobaan maka diteruskan pada tahapan
implementasi pada Web Server (hosting).
Berdasarkan hasil analisis dalam bentuk uraian masalah, kebutuhan sistem dan usulan yang
berkaitan dengan informasil jurnal, maka dapat didefinisikan uraian analisis yang dibutuhkan:
1. Kebutuhan : Aplikasi Sistem Informasi Data Jemaat
Masalah
: Tidak adanya transparansi data jemaat dan saling ketidakpercayaan antara
jemaat dan pengurus gereja, maka yang menjadi permasalahan tulisan ini adalah
bagaimana membuat suatu wadah informasi yang terpusat dan terstruktur serta dapat
diakses oleh jemaat secara real time.
Usulan
: Merancang aplikasi sistem informasi yang user friendly, bisa diakses oleh
siapa saja, digunakan dimana saja, kapan saja dan tanpa harus mengeluarkan biaya yang
sangat mahal. Agar terjadinya transparansi data (Keuangan, Aset, Biodata,dll) yang baik
dan benar, antara pengurus dan jemaat.
2. Kebutuhan : Database
Masalah : Dibutuhkan database untuk menyimpan data - data customer, informasi
kredit, dan lain-lain.
Usulan
: Dibuat database dinamis untuk menyimpan data-data customer.
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Tampilan Sistem Informasi GPIB Jemaat Patmos
1.
Tampilan Utama
Gambar 3
Gambar 3 di atas merupakan tampilan utama website GPIB Jemaat Patmos dimana Jemaat
dapar mengetahui event-event yang sedang berlangsung.
2.
Tampilan Selamat Datang ke Sistem Informasi GPIB Jemaat Patmos.
Gambar 4
Gambar 4 di atas merupakan tampilan Selamat Datang ke dalam Sistem Informasi GPIB
Jemaat Patmos.
3.
Tampilan Sistem Informasi GPIB Jemaat (User).
Gambar 5
Gambar 5 di atas merupakan tampilan utama User pada saat mengakses Sistem Informasi
GPIB Jemaat Patmos, dimana terdapat berberapa tools yang dapat digunakan, seperti:
.
.
1. Data Jemaat :
a.
Data Jemaat : Data atau biodata jemaat perorangan.
b.
Data Keluarga Jemaat : Data atau biodata jemaat perkeluarga dari sektor 1 - 6.
c.
Data Sektor : Data koordinator sektor dan jumlah KK persektor.
d.
Data Majelis : Data atau biodata Majelis GPIB Jemaat Patmos.
e.
Data PHMJ : Data atau biodata Pelaksana Harian Majelis Jemaat GPIB Patmos.
2. Data Keuangan :
Data Keuangan Jemaat
a.
Data Keuangan Pelkat Lansia
b.
Data Keuangan Pelkat PKB (Persekutuan Kaum Bapak)
c.
Data Keuangan Pelkat PW (Persekutuan Wanita)
d.
Data Keuangan Pelkat GP (Gerakan Pemuda)
e.
Data Keuangan Pelkat PT (Persekutuan Taruna)
f.
Data Keuangan Pelkat PA (Persekutuan Anak)
3. Data Asset :
Data Aset File : Data berkas - berkas penting Gereja.
a.
Data Aset Manajemen : Data aset (Meja, Kursi, Mimbar, dll).
b.
Data Aset IT : Data Aset (Proyektor, Layar Proyektor, dll).
4. Data Ibadah : Jadwal ibadah dari Sektor 1 - 6, Ibadah Umum, Ibadah Pelkat.
5. Data Berita (News) : Berita terbaru yang terjadi di GPIB Jemaat Patmos.
6. Forum : Tools untuk bertanya dan share seputar hal-hal kegiatan GPIB.
7. Web Tools : Tools untuk mendownload seputar hal-hal kegiatan GPIB.
4.
Tampilan Sistem Informasi GPIB Jemaat (Admin).
Gambar 6
Gambar 6 di atas merupakan tampilan utama Admin pada saat mengakses Sistem
Informasi GPIB Jemaat Patmos, dimana terdapat berberapa tools yang dapat digunakan, seperti:
.
.
1. Data & Form (Lihat Gambar 7) .
a.
Form Jemaat .
b.
Form Keluarga Jemaat .
c.
Form Sektor .
d.
Form Majelis .
e.
Form PHMJ .
2. Data Jemaat.
3. Data & Form Aset (Lihat Gambar 8).
Form Aset File .
a.
Form Aset Manajemen .
b.
Form Aset IT .
4. Data & Form Keuangan (Lihat Gambar 9) .
Form Keuangan Jemaat .
a.
Data Keuangan Pelkat Lansia .
b.
Data Keuangan Pelkat PKB (Persekutuan Kaum Bapak).
c.
Data Keuangan Pelkat PW (Persekutuan Wanita).
d.
Data Keuangan Pelkat GP (Gerakan Pemuda).
5.
6.
7.
8.
e.
Data Keuangan Pelkat PT (Persekutuan Taruna) .
f.
Data Keuangan Pelkat PA (Persekutuan Anak).
Data & Form Ibadah (Lihat Gambar 10)
Data & Form Berita (News) (Lihat Gambar 11).
Form Forum (Lihat Gambar 12).
Form Tools Download (Lihat Gambar 13).
Gambar 7.
Gambar 7 di atas adalah contoh tampilan form anggota jemaat yang digunakan saat
admin mendaftarkan atau memasukan biodata anggota yang baru.
Gambar 8.
Gambar 8 di atas adalah contoh tampilan form aset yang digunakan saat admin
mendaftarkan dan memasukan data aset manajemen atau aset IT.
Gambar 9.
Gambar 9 di atas adalah contoh tampilan form keuangan yang digunakan saat admin
menginput dan memasukan data keuangan jemaat.
Gambar 10.
Gambar 10 di atas adalah contoh tampilan form jadwal ibadah yang digunakan saat
admin menginput dan memasukan data jadwal ibadah jemaat.
Gambar 11.
Gambar 11 di atas adalah contoh tampilan form berita terbaru (news) yang digunakan
saat admin menginput dan memasukan data berita terbaru atau warta jemaat.
Gambar 12.
Gambar 12 di atas adalah contoh tampilan form forum yang digunakan saat admin
menginput dan memasukan semua pertanyaan serta jawaban atau solusi, untuk menyelesaikan
semua masalah atau rumor yang beredar di GPIB Jemaat Patmos.
Gambar 13.
Gambar 13 di atas adalah tampilan form upload yang digunakan saat admin menginput
dan memasukan semua bahan atau materi tentang gereja untuk di download oleh jemaat.
KESIMPULAN
1. Sistem administrasi pada GPIB Jemaat Patmos masih manual dalam pengisian
aplikasinya yaitu dengan menggunakan proses catat mencatat, sehingga mempunyai
banyak kendala seperti lambatnya proses laporan dan banyak memakan pengeluaran
hanya untuk menyediakan atau membeli kertas dan tinta.
2. Tidak adanya transparansi data dalam proses administrasi, sehingga tingkat kecurangan
di dalam administrasi gereja sangatlah besar.
3. Laporan yang dihasilkan saat ini datanya belum akurat, disebabkan sistem masih bersifat
manual dan kesalahan pada adminnya (Human Error).
4. Dengan sistem administrasi yang berbasis web, jemaat ataupun user yang lainnya dapat
mendapatkan informasi yang real time, admin dapat menginput dimanapun dan kapanpun
, data-data tersimpan dengan baik, dan hasilnya lebih cepat, tepat dan efisien.
SARAN
Agar penerapan administrasi berbasis web ini dapat terwujud dengan baik, ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan. Yaitu:
1. Diperlukan pelatihan dalam penggunaan sistem yang baru kepada admin yang
akan menggunakan aplikasi ini.
2. Perlu diadakan sosialisasi kepada warga jemaat untuk dapat menggunakan dan
mengakses www.gpibpatmos.org.
3. Setelah sistem dapat diterapkan dan diimplementasikan dengan baik maka tidak
menutup kemungkinan untuk dilakukan suatu pengembangan sistem yang baru,
agar kekurangan pada sistem ini dapat diperbaiki maupun ditambah serta agar
dapat sejalan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan wargat jemaat.
DAFTAR PUSTAKA
1. E. Kristi Poerwandari. Pendekatan Kualitatif dalam Penelitian Psikologi, Jakarta: LPSP3
Fakultas Psikologis Universitas Indonesia, 1998.
2. Arikunto, Suharsimi, Prosedur Penelitian, Jakarta: Rineka Cipta, 1997.
3. Keraf, Gorys, Tata Bahasa Rujukan Bahasa Indonesia : untuk Tingkat Pendidikan
Menengah, Jakarta: PT. Grasindo, 1991.
4. Wikipedia.
Gereja.
Di
akses
pada
20
Januari
2015
dari
:
http://id.wikipedia.org/wiki/Gereja ., Januari 2015
5. Wikipedia. Administrasi. Di akses pada 20 Januari 2015 dari :
http://id.wikipedia.org/wiki/Administrasi ., Januari 2015
6. Adhi Prasetio, Buku Pintar Pemrograman Web, Jakarta: Media Kita, 2012.
Edy Winarno, Ali Zaki, SmitDev Community, 3 in 1: Javascript, jQuery, dan jQuery Mobile,
Jakarta: Elex Media Komputindo, 2014.