overview aplikasi sas modul admin dan bendahara pengeluaran

OVERVIEW APLIKASI SAS
MODUL ADMIN DAN
BENDAHARA PENGELUARAN
2
Memahami Fungsi Menu Aplikasi pada Modul Admin
dan Bendahara Pengeluaran
Melakukan Perekaman Data-Data Referensi
Menjalankan Aplikasi Bendahara Pengeluaran
dengan Benar
Memelihara Data Transaksi Bendahara
Uraian dan Contoh
Fungsi Menu Aplikasi pada Modul Admin dan
Bendahara Pengeluaran
Dalam pembelajaran aplikasi modul Bendahara Pengeluaran ini, peserta diklat tidak
melakukan perekaman referensi mulai dari awal sebagaimana dilakukan pada modul PPK
dan PPSPM, namun hanya melakukan perekaman referensi yang terkait dengan modul
bendahara pengeluaran saja. Sebelum masuk ke aplikasi modul bendahara pengeluaran,
pengguna aplikasi harus membuat user selaku bendahara pengeluaran terlebih dahulu. Untuk
membuat user bendahara harus masuk login aplikasi sebagai admin dan melakukan restore
backup data pagu dan transaksi untuk mengambil kode satker.
1. Login aplikasi sebagai Admin
Gambar 2.1. Icon Aplikasi SAS
Untuk membuka aplikasi sebagai admin, double klik (klik 2x) file SAS seperti tampak
pada gambar diatas.
Gambar 2.2. Menu Login Aplikasi SAS
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
2
Petunjuk pengisian:
USER
: admin
PASSWORD
: admin
Tekan tombol Login untuk memunculkan aplikasi sebagai modul Admin.
2. Restore Backup Data Pagu dan Transaksi
Proses restore data pagu dan transaksi dalam modul bendahara pengeluaran, pada
dasarnya adalah memasukan kembali data pagu anggaran dan referensi terkait data
PPK/PPSPM serta data SPP/SPM UP, LS Bendahara dan LS Pihak Ketiga yang belum
diberi nomor dan tanggal SP2D. Untuk melakukan proses restore data, file backup data
disimpan pada folder tertentu sepanjang tidak ada spasi dalam penamaannya.
Gambar 2.3. Menu Restore Backup Data Pagu dan Transaksi
Pilih menu aplikasi “Utility – Restore Data Pagu dan Transaksi”
Gambar 2.4. Directory Restore Backup Data
Penjelasan gambar :
a. ADK /softcopy file backup data disertakan dalam modul ini. Cari lokasi penempatan file
backup data
Gambar 2.5. Lokasi File Backup Data
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
3
b. Secara default, file ADk backup ditempatkan/disimpan dalam folder C:\BACKUPSPM.
Namun dapat juga ditempatkan di direktori/folder mana saja, asalkan tidak disimpan
dalam suatu folder yang penamaannya mengandung spasi (contoh: C:\BACKUP SPM,
seharusnya BACKUP_SPM atau BACKUPSPM). Jika file backup data sudah
diketemukan, tekan tombol Proses untuk memulai restore data.
Gambar 2.6. Konfirmasi Restore Data
Tekan tombol OK untuk melakukan proses Restore Data backup data pagu dan
transaksi, tunggu beberapa saat sampai proses restore data
selesai, dengan
munculnya form konfirmasi sebagai berikut:
Gambar 2.7. Proses Restore Data
Tekan tombol Keluar apabila proses restore data backup sudah berhasil.
Perekaman Data-Data Referensi
Dalam pembelajaran penggunaan aplikasi Sistem Aplikasi Satker (SAS) terkait dengan
modul Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran, di dalam modul ini diasumsikan bahwa
beberapa referensi penting sudah secara otomatis terekam dan tersimpan dalam file ADK
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
4
backup data pagu dan transaksi, sehingga ketika proses restore data dan transaksi awal
berhasil diproses, maka di dalam aplikasi sudah terbentuk beberapa data sebagai berikut :
-
Pagu DIPA
-
Referensi data bendahara dan rekening Bendahara Pengeluaran
-
Referensi data supplier
-
Transaksi SP2D UP, GU, dan LS
-
Dll
Dalam modul admin, perekaman referensi aplikasi dapat dilakukan pada menu
Referensi I. Data referensi yang direkam tersebut akan digunakan secara simultan oleh
modul-modul aplikasi yang lain dalam aplikasi SAS. Oleh karena itu sebelum mengoperasikan
modul-modul aplikasi yang ada dalam sistem aplikasi satker (SAS) wajib melakukan
perekaman pada menu Referensi I.
1. Perekaman Data BPP
Gambar 2.8. Proses Perekaman Data BPP
Tekan sub menu BPP tersebut, berikutnya akan muncul form perekaman referensi
BPP dan UP BPP yang berfungsi sebagai menu pembagian pagu Uang Persediaan (UP)
antara Bendahara Pengeluaran (BP) dan Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP).
Walaupun tidak ada BPP, maka form perekaman ini tetap harus dibuka, fungsinya adalah
untuk membentuk kode BP pada saat perekaman user selaku bendahara pengeluaran.
Dalam Kasus ini diasumsikan tidak ada BPP, maka ketika form perekaman tersebut sudah
terbuka, berikutnya bisa langsung ditutup kembali, dan pada saat itu juga, kode referensi
BP sudah terbentuk dan dapat digunakan sebagai referensi pada saat perekaman data
user selaku bendahara pengeluaran.
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
5
Gambar 2.9. Tampilan Referensi BPP dan UP BPP
Penjelasan gambar : Jika tidak ada pembagian pagu Uang Persediaan (UP) ke BPP,
maka tekan tombol Keluar.
2. Perekaman Data User
Gambar 2.10. Proses Perekaman Data User
Perekaman referensi yang harus dilakukan setelah proses restore data pagu dan
transaksi dan sub menu BPP adalah membuat referensi “User” selaku operator bendahara
pengeluaran.
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
6
Gambar 2.11. Tampilan Referensi User yang Sudah Terekam
Pada gambar diatas, user-user operator sebagai Admin, PPK dan SPM (selaku
operator PPSPM) sudah dipersiapkan agar dalam pembelajaran di kelas lebih fokus pada
muatan materi terkait bendahara pengeluaran saja. Untuk memulai perekaman, tekan
tombol Rekam.
Gambar 2.12. Proses Perekaman Referensi User
Petunjuk pengisian:
User
: bp
Password
: bp
Password diulang
: bp
Nip.
: 198701012010111001
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
7
Level
:2
Menu
:4
Kode BPP
: 670138.000
Tekan tombol Simpan jika pengisian data sudah lengkap, seperti contoh diatas.
Gambar 2.13. Tampilan Referensi User yang Sudah Terekam
Setelah data user sebagai bendahara pengeluaran berhasil disimpan, tekan tombol
Keluar untuk menutup aplikasi perekaman user.
Menjalankan Aplikasi Bendahara Pengeluaran
dengan Benar
Gambar 2.14. Icon Aplikasi SAS
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
8
Untuk membuka aplikasi sebagai modul bendahara pengeluaran, double klik (klik 2x)
file SAS seperti tampak pada gambar diatas.
Gambar 2.15. Menu Login Aplikasi SAS

Isikan USER
: bp

Isikan
: bp
PASSWORD
Tekan tombol Login untuk memunculkan aplikasi sebagai modul Pertanggungjawaban
Bendahara Pengeluaran.
Gambar 2.16. Tampilan Penuh Modul Bendahara Pengeluaran
Menu aplikasi modul Bendahara Pengeluaran merupakan menu pokok/utama
pencatatan semua transaksi bendahara dalam aplikasi. Sedangkan menu monitoring, menu
referensi, dan menu utility merupakan menu pendukung.
Dalam modul bendahara pengeluaran ini, terdapat 3 (tiga) konsep utama dalam
penggunaan aplikasi yaitu :
1. Perekaman/pembuatan dokumen, terdiri atas menu:
a. Catat Nomor SP2D
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
9
Gambar 2.17. Tampilan Menu Bendahara Pengeluaran
Sub menu ini berfungsi untuk memberikan nomor dan tanggal SP2D pada
dokumen SPM. Sumber data yang digunakan untuk melakukan pencatatan adalah
dokumen SP2D yang diterbitkan oleh KPPN. Pemberian nomor dan tanggal SP2D
bisa juga dilakukan oleh operator pada modul PPSPM, jika belum dilakukan
penomoran oleh operator modul PPSPM, maka operator pada modul bendahara
pengeluaran wajib memberikan penomoran SP2D.
b. RUH Saldo Awal
Sub menu ini berfungsi untuk memberikan nilai saldo awal pembukuan
bendahara pengeluaran. Perekaman jumlah saldo awal dilakukan setiap tahun
anggaran dengan dokumen sumber berupa jumlah saldo pembukuan tahun
sebelumnya.
c. RUH (Rekam Ubah Hapus) Kuitansi
Sub menu ini berfungsi untuk membuat dokumen pembayaran berupa kuitansi
atau mencatatkan kembali kuitansi yang telah dibuat secara manual ke dalam
aplikasi.
d. RUH Pajak
Sub menu ini berfungsi untuk membuat dokumen pungutan pajak atau
mencatatkan kembali transaksi pungutan pajak yang telah dilakukan oleh bendahara
ke dalam aplikasi.
e. RUH DRPP
Daftar Rincian Permintaan Pembayaran (DRPP) merupakan daftar rekapitulasi
dari dokumen-dokumen kuitansi yang dikelompokan berdasarkan kalsifikasi
Program-Kegiatan dan Output. Dokumen DRPP dibuat sebagai dasar pembuatan
dokumen Surat Permintaan Pembayaran (SPP) GU yang akan dikirimkan ke pejabat
PPK.
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
10
2. Pencatatan transaksi bendahara pengeluaran (Pembukuan), terdiri atas menu :
a. RUH (Rekam Ubah Hapus) Transaksi
Sub menu berfungsi untuk melakukan pencatatan semua transaksi bendahara
ke dalam pembukuan bendahara. Setiap transaksi bendahara harus diinput sesuai
jenis transaksi sesuai tabel referensi dalam aplikasi. Daftar referensi transaksi dapat
lihat dalam lampiran modul. Jenis-jenis dokumen bendahara yang menjadi dasar
pencatatan antara lain adalah:
1) Dokumen SP2D
2) Dokumen Cek (Penarikan Uang dari Bank)
3) Dokumen Setoran Uang Bendahara ke Bank
4) Dokumen Bukti Pembayaran (Kuitansi, Nota dan yang dipersamakan)
5) Dokumen Bukti Pungutan Pajak (SBP)
6) Dokumen Bukti Setoran Pajak (SSP)
7) Dokumen SPBy untuk Pembayaran Uang Muka
b. Posting
Posting merupakan proses menjurnal setiap jenis transaksi sesuai dengan
kode jenis laporan pembukuan sehingga data transaksi tersebut akan muncul sesuai
dengan jenis laporan yang diinginkan user. Oleh karena jika belum dilakukan proses
posting, laporan pembukuan bendahara tidak dapat dicetak.
Gambar 2.18. Posting Transaksi Bendahara Pengeluaran
-
Pilih kode satker
-
Pilih periode bulan pelaporan
-
Tekan tombol Posting, tunggu sampai proses selesai
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
11
Gambar 2.19. Konfirmasi Proses Posting Transaksi Bendahara Pengeluaran Selesai
3. Pencetakan laporan pembukuan, yaitu sub menu :
a. Cetak Buku
Sub menu cetak buku adalah fasilitas pencetakan laporan pembukuan
bendahara pengeluaran. Setelah proses posting dilakukan, operator bendahara
pengeluran dapat melakukan pencetakan pembukuan sesuai dengan jenis cetak
buku.
Gambar 2.20. Proses Cetak Laporan Bendahara Pengeluaran
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
12
Keterangan:
1) Pilih Kode Satker
2) Pilih periode bulan pelaporan
3) Pilih jenis laporan
4) Pilih Pejabat KPA/PPK
5) Pilih pejabat Bendahara/BPP
6) Tekan tombol tayang untuk menampilkan laporan.
7) Pilih tombol Keluar untuk menutup pencetakan buku.
b. Berita Acara
Berita acara adalah merupakan dokumen yang dibuat setelah dilakukan
pemeriksaan kas terhadap bendahara. Jenis berita acara terdiri dari 3 (tiga) yaitu :
1)
Berita Acara Pemeriksaan Kas Bendahara Pengeluaran. Digunakan apabila
terdapat pemeriksaan sewaktu – waktu oleh atasan langsung atau pejabat
fungsional pemeriksa.
2)
Berita Acara Pemeriksaan Kas dan serah Terima Bendahara Pengeluaran.
Digunakan apabila terdapat penggantian bendahara pengeluaran.
3)
Berita Acara Pemeriksaan Kas dan Rekonsiliasi Bendahara pengeluaran.
Digunakan untuk keperluan rekonsiliasi dan pelaporan LPJ ke KPPN
c. Cetak LPJ
Menu Cetak LPJ berfungsi untuk mencetak Laporan Pertanggungjawaban
setelah proses pembuatan pencetakan Berita Acara Pemeriksaan Kas bendahara.
Gambar 2.21. Proses Cetak LPJ Bendahara Pengeluaran
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
13
Keterangan:
1) Tentukan periode bulan pencetakan laporan LPJ bendahara
2) Isikan tanggal pencetakan laporan LPJ bendahara
3) Tekan tombol Tayang untuk menampilkan cetakan laporan LPJ bendahara, hasil
pencetakan laporan Pertanggungjawaban Bendahara (LPJ) dapat dilihat pada
lampiran modul.
4) Tekan tombol Keluar untuk menutup aplikasi pencetakan LPJ.
Memelihara Data Transaksi Bendahara
1. Fasilitas Pendukung Aplikasi
Fasilitas pendukung aplikasi merupakan sebuah prosedur pengelolaan aplikasi
terkait dengan pengamanan data yang sudah tersimpan dalam database yaitu dengan
melakukan backup dan restore data bendahara serta pengiriman ADK LPJ. Backup data
bendahara adalah proses penyimpanan data transaksi diluar sistem database, misalnya
disimpan pada direktori tertentu atau media penyimpanan eksternal lainnya. Jadi backup
data bendahara bertujuan untuk mengamankan data transaksi dari segala kemungkinan
kehilangan data akibat kerusakan komputer, pencurian komputer atau kerusakan sistem
database itu sendiri.
Sedang restore data bendahara artinya mengembalikan data transaksi dari media
penyimpanan diluar system database ke dalam database aktif, sehingga dapat kembali
dibaca oleh aplikasi bendahara. Ketika terjadi kerusakan/kehilangan database,
pemecahan masalahnya adalah dengan melakukan proses restore. Disamping untuk
mengembalikan data ke sistem database, restore data juga berfungsi untuk
memindahkan database dari satu ke komputer ke komputer lainnya.
Dalam modul
bendahara pengeluaran, kirim adk LPJ, fasilitas backup dan restore data bendahara
terdapat menu Utility.
Gambar 2.22. Menu Utility Modul Bendahara Pengeluaran
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
14
a. Pengiriman ADK LPJ
Pengiriman ADK LPJ Bendahara dilakukan setiap bulan pelaporan paling
lambat tanggal 10 bulan berikut. Tujuan pengiriman ADK LPJ ke Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara (KPPN)
selain sebagai bentuk pertanggungjawaban
fungsional, juga untuk mengetahui posisi kas yang di kelola oleh bendahara pada
setiap satker.
Gambar 2.23. Proses Pengiriman ADK Modul Bendahara Pengeluaran
Keterangan:
1) Pilih kode satker
: 670138
2) Tentukan periode bulan pelaporan : Januari
3) Pilih lokasi direktori/folder untuk menyimpan hasil proses kirim ADK LPJ
4) Tekan tombol Proses untuk melakukan proses pengiriman
5) Tekan tombol Keluar untuk menutup aplikasi.
b. Backup Data Bendahara
Gambar 2.24. Proses Backup Data Bendahara
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
15
Keterangan:
1) Pilih lokasi direktori/folder untuk menyimpan hasil proses backup data
bendahara
2) Tekan tombol Backup untuk memulai proses backup data, tunggu sampai
proses selesai
3) Tekan tombol Keluar untuk menutup aplikasi
c. Restore Data Bendahara
Gambar 2.25. Proses Restore Data Bendahara
Proses Restore Data akan menghapus data yang tersimpan dalam database
yang sedang aktif, oleh karena itu harus dipastikan bahwa data yang akan direstore
sudah dicek kebenarannya. Disamping itu, apabila sebelum proses Restore
dilakukan terdapat data dalam aplikasi SAS, sebaiknya dilakukan pengamanan
data dengan melakukan back data terlebih dahulu. Proses Restore diakukan
dengan cara sebagai berikut :
1) Pilih lokasi direktori/folder letak file backup data bendahara disimpan.
2) Tekan tombol Restore untuk memulai proses restore data
3) Tekan tombol Keluar untuk menutup aplikasi.
d. Terima Data SPM
Sub menu ini digunakan apabila database modul bendahara terpisah dengan
database modul PPK/PPSPM. Dengan diterima pengiriman data SPM dari modul
PPK/PPSPM maka bendahara dapat melakukan pencatatan nomor SP2D dan
selanjutnya dilakukan pencatatan pada sub menu RUH Transaksi. Dalam modul
bendahara ini, menu aplikasi ini tidak disimulasikan karena konsep database yang
digunakan adalah tidak terpisah.
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
16
e. Update Referensi
Fungsi menu ini digunakan untuk update referensi database setiap kali ada
perubahan. Untuk penggunaan pertama kali modul aplikasi Bendahara
Pengeluaran seharusnya dilakukan proses update referensi terlebih dahulu untuk
menghindari terjadinya kendala dalam penggunaan aplikasi.
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
17
Rangkuman

Pada sistem aplikasi satker (SAS) penggunaan modul-modul aplikasi sesuai dengan
user masing-masing pada saat login.

Login aplikasi sebagai Admin berfungsi untuk penyiapan data referensi dan pagu serta
pemeliharaan data.

Login aplikasi sebagai bendahara pengeluaran berfungsi untuk melakukan perekaman
dan pencatatan serta pelaporan pembukuan bendahara pengeluaran.

Laporan pertanggungjawaban bendahara (LPJ) dan berita acara pemeriksaan kas
dapat dicetak setelah proses pencatatan transaksi pembukuan telah dilakukan.

Untuk memelihara data transaksi bendahara, menghindari adanya kerusakan dan
kehilangan data, perlu dilakukan proses backup dan restore data bendahara.
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
18