analisis sistem dan pengendalian intern pembayaran gaji dan upah

eJournal Ilmu Administrasi Bisnis, 2015, 3 (1): 127-137
ISSN 2355-5408, ejournal.adbisnis.fisip-unmul.ac.id
© Copyright 2015
ANALISIS SISTEM DAN PENGENDALIAN INTERN
PEMBAYARAN GAJI DAN UPAH KARYAWAN
PADA PT BARA DINAMIKA MUDA
SUKSES DI MALINAU
Abdi Putra 1
Abstrak
Tujuan penelitian ini untuk mengetahui sistem dan prosedur pembayaran
gaji dan upah karyawan dan untuk memperoleh informasi mengenai penerapan
unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem dan prosedur akuntansi
pembayaran gaji yang diterapkan PT. Bara Dinamika Muda Sukses. Untuk teknik
analisis data menggunakan deskiprif komparatif yaitu membandingkan antara
sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah yang diterapkan dalam
perusahaan dengan sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah berdasarkan
teori yang sebenarnya dengan unsur-unsur pengendalian intern. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa: (a) penerapan sistem dan prosedur pembayaran gaji dan
upah karyawan pada PT. Bara Dinamika Muda Sukses di Malinau sudah cukup
baik, namun belum sepenuhnya memenuhi unsur-unsur pengendalian intern
secara keseluruhan, atau dengan kata lain masih terdapat beberapa unsur
pengendalian intern yang belum diterapkan dalam sistem dan prosedur akuntansi
penggajian dan pengupahan karyawan tersebut, (b) pelaksanaan sistem dan
prosedur akuntansi pembayaran gaji dan upah karyawan pada PT. Bara
Dinamika Muda Sukses di Malinau tidak ada pemisahan antara fungsi pembuat
daftar gaji dan upah dengan fungsi pembayaran, (c) untuk pembayaran gaji dan
upah dengan menggunakan kas, fungsi pembuat daftar gaji dan upah karyawan
sekaligus sebagai fungsi pembayaran gaji, mengisi slip pengambilan ke bank, dan
melakukan pengambilan uang ke bank guna pembayaran gaji. Saran yang penulis
ajukan adalah (a) sebaiknya perusahaan harus memenuhi unsur-unsur
pengendalian intern penggajian dan pengupahan agar resiko atau akibat yang
tidak baik bagi perusahaan dapat dihindari, (b) sebaiknya antara fungsi pembuat
daftar gaji dan upah dengan fungsi pembayaran diadakan pemisahan tugas,
sehingga dapat dijamin adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas.
Kata Kunci : sistem dan prosedur, pengendalian intern, gaji dan upah.
1
Mahasiswa Program S1 Ilmu Admistrasi Bisnis, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,
Universitas Mulawarman. Email: [email protected]
eJournal Ilmu Administrasi Bisnis, Volume 3, Nomor 1, 2015: 127-137
Pendahuluan
Persaingan yang sedemikian rupa di dunia bisnis telah memaksa
perusahan untuk berkonsentrasi pada rangkaian proses atau aktivitas
penciptaan produk dan jasa yang terkait dengan kompetensi utamanya (core
competence). Dengan melakukan fokus tersebut, niscaya akan dapat dihasilkan
sejumlah produk dan jasa yang memiliki kualitas andal dan memiliki daya
saing tinggi di pasar global.
Konsekuensi logis dari strategi tersebut adalah keputusan pimpinan
perusahaan atau manajemen untuk mengalihdayakan atau menyerahkan
proses-proses yang bukan merupakan core competence tersebut kepihak lain.
Kontrak jasa merupakan pemberian pekerjaan atau penyerahan pekerjaan
tertentu pada pihak ketiga, di luar perusahaan sendiri, dengan persyaratan dan
pembayaran tertentu. PT Bara Dinamika Muda Sukses adalah perusahaan yang
bergerak dibidang jasa salah satunya adalah penyedia jasa tenaga kerja
batubara di Malinau.
Seiring dengan berjalannya waktu struktur organisasi perusahaan yang
masih sederhana akan mengalami perkembangan. Karyawan yang bertambah
banyak dan kegiatan perusahaan yang semakin kompleks, dalam keadaan ini
pimpinan tidak dapat mengawasi secara langsung kegiatan perusahaan.
Apabila suatu perusahaan dimana sebagian tugas dan wewenang di
delegasikan kepada orang lain, maka pimpinan perusahaan membutuhkan alat
untuk mengadakan pengawasan dan untuk mengetahui perkembangan
perusahaan. Hal ini dapat dicapai dengan adanya sistem pengendalian intern
yang terencana dengan baik.
Dalam mengatur kegiatan perusahaan PT Bara Dinamika Muda Sukses
tentu saja sudah memiliki dan menerapkan analisis sistem dan pengendalian
intern, khususnya yang berkaitan dengan pembayaran gaji dan upah karyawan.
Sistem dan prosedur tersebut merupakan informasi yang digunakan oleh
manajemen dalam pengambilan keputusan, baik informasi yang berkaitan
dengan akuntansi keuangan atau akuntansi manajemen. Dalam pelaksanaan
sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah tersebut diperlukan suatu
analisis mengenai sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah yang telah
diterapkan perusahaan untuk mengetahui apakah terdapat hambatan atau
kelemahan serta memperhatikan unsur-unsur pengendalian intern penggajian
dalam pelaksanaannya.
Sistem penggajian yang diterapkan perusahaan termasuk dalam sistem
gaji dan upah tertentu, tetapi apabila karyawan lembur, akan mendapat uang
tambahan, sebaliknya apabila karyawan tidak masuk kerja karena hal-hal yang
melanggar undang-undang atau peraturan perusahaan maka, gajinya akan
dikurangi secara professional. Besarnya tarif gaji pokok setiap karyawan
ditentukan berdasarkan perjanjian awal antara karyawan dengan perusahaan,
128
Analisis Sistem&Pengendalian Intern Pembayaran Gaji pada PT BDMS (Abdi Putra)
pada saat karyawan yang bersangkutan diterima menjadi pegawai di
perusahaan.
Adanya pengendalian intern seperti pemisahan fungsi dan tanggung
jawab yang jelas, praktik yang sehat serta adanya sistem otorisasi dan
pencatatan yang baik dapat membantu perusahaan dalam mengatasi kesalahan
dan penyelewengan yang terjadi dengan cepat. Penelitian sementara dapat
diketahui bahwa perusahaan belum memiliki struktur organisasi yang
memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Bagian yang bertugas melakukan pembayaran atas gaji dan upah
adalah fungsi keuangan. Fungsi lainnya yang juga terlibat dalam sistem
pembayaran gaji dan upah ini adalah fungsi pencatat waktu. Pengisian waktu
hadir karyawan tidak diawasi oleh fungsi pencatat waktu yang berada di
bawah wewenang bagian personalia. Hal ini merupakan praktik yang tidak
sehat, karena karyawan dapat dengan leluasa mengisi absen tersebut tanpa
adanya pengawasan.
Kegiatan lembur karyawan (overtime) merupakan tambahan
penghasilan yang diterima karyawan. Dalam pelaksanaannya tidak ada yang
mengawasi kegiatan lembur ini. Karena tidak ada yang mengawasi, maka
dapat saja karyawan menulis sendiri waktu lembur tersebut. Karyawan
bersangkutan dapat saja berpura-pura melakukan lembur, padahal
kenyataannya tidak ada yang dikerjakan. Hal ini akan merugikan perusahaan,
karena perusahaan akan membayar lembur karyawan tersebut, yang ternyata
hanya lembur fiktif sehingga pengeluaran perusahaan akan bertambah dan
menjadi tidak efisien.
Keandalan informasi mengenai data karyawan merupakan hal penting
dalam sistem pembayaran gaji dan upah. Dan yang tidak akurat dapat
merugikan perusahaan, karena perusahaan akan mengeluarkan biaya yang
tidak efisien.
Kerangka Dasar Teori
Pengertian sistem dan prosedur
Mengelola perusahaan yang besar, dimana perusahaan
mendelegasikan sebagian wewenang dan tanggung jawab kepada orang lain
dalam lingkungan intern perusahaan, maka pimpinan perusahaan sangat
memerlukan suatu alat untuk mengawasi dan untuk mengetahui sampai
dimana efesiensi kerja yang telah dicapai selama operasi perusahaan yaitu
dengan adanya suatu sistem dan prosedur. Beberapa ahli memberikan definisi
sistem dan prosedur dari berbagai sudut pandang, meskipun diungkapkan
dengan kalimat-kalimat yang berbeda namun memiliki maksud dan tujuan
yang sama. Berikut ada beberapa definisi atau pendapat para ahli ekonomi
mengenai sistem dan prosedur.
129
eJournal Ilmu Administrasi Bisnis, Volume 3, Nomor 1, 2015: 127-137
Menurut Mulyadi (2001: 5), sistem adalah suatu jaringan prosedur
yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaan.
Menurut Cole, dikutip oleh Baridwan (2002: 3), sistem adalah suatu
kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai
dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan
atau fungsi utama dari perusahaan.
Churchman yang dikutip Krismiaji (2002: 1) mengatakan bahwa
sebuah sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang
dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian komponen yang dikoordinasikan
untuk mencapai serangkain tujuan. Sesuai dengan definisi tersebut, sebuah
sistem memiliki tiga karakteristik, yaitu: (1) Komponen, atau sesuatu yang
dapat dilihat, didengar atau dirasakan; (2) Proses, yaitu kegiatan untuk
mengkoordinasikan komponen yang terlibat dalam sebuah sistem; dan (3)
Tujuan, yaitu sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi
komponen tersebut.
Menurut Bodnar yang telah diadaptasi oleh Jusuf (2000: 1),
mendefinisikan sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk
mencapai tujuan tertentu.
Menurut Hall (2001: 5), sistem adalah sekelompok dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistemsubsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).
Penulis dapat menyimpulkan dari beberapa definisi di atas bahwa
sistem adalah suatu jaringan prosedur, kumpulan atau kelompok komponenkomponen subsistem yang saling berinteraksi dan merupakan satu kesatuan
untuk mencapai tujuan tertentu.
Beberapa definisi di atas dapat dirinci beberapa hal mengenai
sistem,yaitu (a) setiap sistem terdiri dari prosedur-prosedur, sekelompok
komponen, kumpulan sumber daya. Dapat pula dikatakan sebagai subsistem,
dimana subsistem ini nantinya akan membentuk suatu sistem, (b) subsistemsubsistem yang membentuk sistem tersebut merupakan satu kesatuan yang
saling berkaitan dan tidak dapat berdiri sendiri, (c) subsistem-subsistem
tersebut saling bekerja sama untuk mencapai tujuan.
Di bawah ini akan dipaparkan definisi prosedur menurut beberapa pakar.
Menurut Mulyadi (2001: 5), Prosedur adalah suatu urutan kegiatan
klerikal,biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau
lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Sedangkan menurut Cole, seperti yang dikutip Baridwan (2002: 3),
prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan karani, biasanya melibatkan
130
Analisis Sistem&Pengendalian Intern Pembayaran Gaji pada PT BDMS (Abdi Putra)
beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya
perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi yang berulang-ulang.
Sistem Pengendalian Intern
The American Institute Of Certified Public Accountants (AICPA) yang
telah dikutip oleh Baridwan (2002: 13), mendefinisikan pengawasan intern itu
meliputi struktur organisasi dan cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan
yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan
harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi,
memajukan efisiensi di dalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya
kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.
Menurut Mulyadi (2001: 163), sistem pengendalian intern meliputi
struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipenuhinya kebijakan
manajemen.
Menurut Sutabari (2004: 33), pengendalian intern (internal control)
merupakan pengendalian yang meliputi struktur organisasi dan semua cara
serta alat-alat yang dikoordinasikan dan digunakan dalam perusahaan dengan
tujuan menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan
kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam usaha, dan membantu
mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih
dahulu.
Menurut Baridwan (2002: 13), pengertian pengawasan internal dapat
mempunyai arti yang sempit dan luas. Dalam arti sempit, pengawasan intern
merupakan pengecekan penjumlahan baik penjumlahan mendatar
(crossfooting), maupun penjumlahan menurun (footing). Sedangkan dalam arti
luas, pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi
meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan
pengawasan.
Beberapa definisi sistem pengendalian intern di atas, dapat penulis
simpulkan bahwa sistem pengendalian atau pengawasan intern meliputi
struktur organisasi, metode atau cara-cara, ukuran-ukuran, yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi yang telah
ditetapkan dan untuk memperoleh informasi bagi pimpinan melanjutkan
operasional dan dipatuhi kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan.
Gaji dan Upah
Mulyadi (2001: 373) memberikan pendapat bahwa gaji umumnya
merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang di lakukan oleh karyawan
yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya
131
eJournal Ilmu Administrasi Bisnis, Volume 3, Nomor 1, 2015: 127-137
merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan
pelaksana (buruh).
Diana (2011: 174) memberikan pendapat bahwa upah diberikan atas
dasar kinerja harian, biasanya praktik ini ditemukan pada kegiatan di
perusahaan pabrik, dan upah juga didasarkan pada unit produk yang
dihasilkan.
Metode Penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan adalah deskriptif komparatif
(perbandingan), yaitu dengan cara membandingkan antara sistem dan prosedur
pembayaran gaji dan upah yang diterapkan dalam perusahaan dengan sistem
dan prosedur pembayaran gaji dan upah berdasarkan teori yang sebenarnya
dengan unsur-unsur pengendalian intern.
Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian yang akan dilakukan maka teknik pengumpulan data
yang akan digunakan adalah sebagai berikut:
Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Yaitu kegiatan pengumpulan data di pustakaan dengan mempelajari
literature, jurnal ilmiah, majalah, artikel-artikel, brosur media massa dan bukubuku perpustakaan yang berkaitan dengan penulisan ini sebagai alat sekunder.
Penelitian Lapangan (Field work Research)
Yaitu kegiatan pengumpulan data penelitian dilakukan langsung ke
objek penelitian yaitu PT. Bara Dinamika Muda Sukses, baik dengan teknik
interview, maupun dengan menggunakan daftar Internal Control
Questionnaire (ICQ) kepada pihak perusahaan dan observasi terhadap objek
penelitian sebagai data primer.
Teknik Analisis Data
Pengendalian intern merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi
gaji dan upah. Mulyadi (2001: 164) menyatakan bahwa unsur pokok sistem
pengendalian intern adalah: (a) Struktur organisasi yang memisahkan
tanggung jawab fungsional secara tegas. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah
untuk pengendalian intern perlu memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas, (b) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya, (c)
praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi, (d) karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
132
Analisis Sistem&Pengendalian Intern Pembayaran Gaji pada PT BDMS (Abdi Putra)
Hasil Penelitian dan Pembahasan
Hasil
Berdasarkan hasil penelitian mengenai unsur-unsur pengendalian
intern yang diterapkan perusahaan, diketahui bahwa pelaksanaan sistem dan
prosedur akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan belum sepenuhnya
memenuhi unsur-unsur pengendalian intern. Adapun penjelasan mengenai
hasil penelitian tersebut dilihat dari masing-masing unsur sistem pengendalian
intern adalah sebagai berikut : (1) struktur organisasi diketahui bahwa (a) tidak
ada pemisah antara fungsi pembuat daftar gaji dan upah fungsi kasir sebagai
pembayar gaji dan upah. Selain itu fungsi keuangan ini juga menerbitkan bukti
kas keluar, melakukan pengambilan uang ke bank guna pembayaran gaji dan
upah, dan melakukan transfer gaji dan upah melalui rekening, (b) fungsi
pencatat waktu hadir dan fungsi operasi menjadi satu bagian, karyawan
mengisi sendiri waktu hadir tersebut dengan diotorisasi oleh field coordinator.
Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja
diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur (over time), sehingga dapat
digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau
menerima tunjangan lembur. (2) sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
diketahui bahwa (a) setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif, tambahan keluarga tidak didasarkan pada Surat
Keputusan Direktur Keuangan, tetapi didasarkan pada keputusan dan
kebijakan perusahaan, (b) setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif, tambahan keluarga tidak didasarkan pada Surat
Keputusan Direktur Keuangan, tetapi didasarkan pada keputusan dan
kebijakan perusahaan, (c) kartu jam hadir diotorisasi oleh fungsi pencatat
waktu, dalam hal ini ialah field coordinator, (d) daftar gaji diotorisasi oleh
fungsi keuangan, (e) bukti kas keluar/bukti pengeluaran bank diotorisasi oleh
fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran, (f) perubahan dalam catatan
penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan gaji karyawan. (3) praktik yang
sehat diketahui bahwa (a) pemasukan cap jari (finger) kedalam mesin pencatat
waktu diawasi oleh fungsi pencatat waktu, (b) pembuatan daftar gaji telah
diteliti kebenarannya dan perhitungannya oleh fungsi akuntansi dan keuangan
sebelum dilakukannya pembayaran, (c) catatan penghasilan karyawan
disimpan oleh fungsi keuangan, (d) audit (pemeriksaan) belum pernah
dilakukan. (4) karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
diketahui bahwa (a) perekrutan karyawan dilakukan oleh Manager Service,
seleksi penerimaan calon karyawan dilakukan dengan didasarkan pada
spesifikasi dan persyaratan yang dituntut kerjanya, (b) belum pernah diadakan
pengembangan pendidikan bagi karyawan.
133
eJournal Ilmu Administrasi Bisnis, Volume 3, Nomor 1, 2015: 127-137
Pembahasan
Berdasarkan hasil analisis yang telah dikemukakan sebelumnya,
maka selanjutnya akan dilakukan pembahasan mengenai unsur-unsur sistem
pengendalian intern yang belum diterapkan oleh perusahaan. Dalam
pembahasan ini digunakan perbandingan antara unsur-unsur pengendalian
intern dalam sistem penggajian dan pengupahan yang diterapkan di PT. Bara
Dinamika Muda Sukses dengan unsur-unsur sistem pengendalian intern
menurut teori. Adapun pembahasan mengenai penerapan unsur-unsr
pengendalian intern tersebut adalah (1) struktur oirganisasi: Dalam sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan, fungsi personalia
bertanggung jawab atas tersedianya berbagai informasi operasi, seperti nama
karyawan, jumlah karyawan, jumlah tanggungan keluarga, dan berbagai tarif
kesejahteraan karyawan. Informasi operasi ini dipakai sebagai dasar untuk
menghasilkan informasi akuntansi berupa gaji dan upah yang disajikan dalam
daftar gaji, yang selanjutnya akan digunakan sebagai dasar pembayaran gaji
dan upah kepada karyawan. Dalam PT. Bara Dinamika Muda Sukses tidak ada
fungsi personalia yang secara khusus menjalankan tugas-tugas tersebut.
Sistem data karyawan berada di tangan service manager.
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern, fungsi akuntansi
harus dipisahkan dari fungsi keuangan. Dalam sistem akuntansi penggajian
dan pengupahan, fungsi pembuat daftar gaji dan upah merupakan fungsi
akuntansi yang bertanggung jawab atas perhitungan penghasilan setiap
karyawan. Fungsi ini di tangan fungsi pembuat daftar gaji dan upah, yang
berada di bawah bagian personalia dan umum. Sedangkan fungsi keuangan
merupakan fungsi penyimpanan, yang berada di tangan fungsi pembayar gaji
dan upah/kasir. Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang
diterapkan PT. Bara Dinamika Muda Sukses, fungsi pembuat daftar gaji tidak
terpisah dari fungsi pembayaran. Pembuat daftar gaji dan upah membuat
daftar gaji dan upah berdasarkan daftar gaji pokok masing-masing karyawan
yang telah ditetapkan (berdasarkan kebijaksanaan perusahaan), daftar dan
rekap hadir karyawan yang diperoleh dari service manager, serta informasi
mengenai pinjaman-pinjaman karyawan. Pemisahan tugas dari kedua fungsi
tersebut ini bertujuan untuk internal chek antara fungsi akuntansi sebagai
pembuat daftar gaji dapat diperiksa ketelitian dan keandalannya oleh fungsi
keuangan. (2) sistem otorisasi dan prosedur pencatatan: (a) demi menjamin
keandalan data gaji dan upah karyawan, setiap perubahan unsur yang dipakai
sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh
pihak yang berwenang. Dalam PT. Bara Dinamika Muda Sukses, setiap hak
yang menyangkut perusahaan secara umum akan didasarkan pada
kebijaksanaan perusahaan yang diputuskan oleh Direktur Perusahaan. Dengan
demikian, setiap perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga tidak
134
Analisis Sistem&Pengendalian Intern Pembayaran Gaji pada PT BDMS (Abdi Putra)
didasarkan pada Surat Keputusan Direktur Keuangan, tetapi didasarkan atas
keputusan dan kebijaksanaan perusahaan. Hal ini tidak bertentangan dengan
unsur pengendalian intern karena wewenang tertinggi di PT. Bara Dinamika
Muda Sukses berada pada keputusan dan kebijaksanaan perusahaan
diputuskan oleh Direktur, (b) setiap perubahan gaji karyawan karena
perubahan pangkat, tarif gaji dan upah didasarkan pada surat keputusan
mengenai kenaikan gaji dan upah. Hal ini dilakukan untuk menjamin
keandalan data gaji dan upah karyawan, setiap perubahan unsur yang dipakai
sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh
pihak yang berwenang, (c) setiap potongan gaji dan upah karyawan selain dari
pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah
yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. Tujuannya agar data gaji dan upah
yang tercantum dalam daftar gaji dapat diandalkan. Di lain pihak, setiap
pengurangan terhadap penghasilan karyawan harus pula mendapat otorisasi
dari yang berwenang. Oleh karena itu tidak setiap fungsi dapat melakukian
pemotongan atas gaji yang menjadi hak karyawan, tanpa mendapat otorisasi
dari fungsi kepegawaian. Dalam sistem dan prosedur akuntansi penggajian dan
pengupahan pada PT. Bara Dinamika Muda Sukses setiap potongan gaji atau
upah karyawan diotorisasi oleh fungsi keuangan, (d) perintah lembur harus
diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Upah lembur
dibayarkan kepada karyawan yang bekerja di luar jam kerja regular, dengan
tarif upah lebih tinggi dari tarif upah untuk jam kerja regular. Untuk menjamin
bahwa pekerjaan lembur memang diperlukan oleh perusahaan, maka setiap
kerja lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang
bersangkutan. Dengan sistem otorisasi ini, perusahaan dijamin hanya akan
membayarkan upah lembur bagi pekerjaan yang memang tidak dapat
dikerjakan dalam jam kerja regular, (e) daftar gaji dan upah seharusnya
diotorisasi oleh fungsi personalia juga, namun pada PT. Bara Dinamika Muda
Sukses daftar gaji dan upah hanya diotorisasi oleh fungsi keuangan karena PT.
Bara Dinamika Muda Sukses tidak memiliki fungsi personalia. (3) praktik
yang sehat: (a) pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran
dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum
dilakukan pembayaran. Sebelum membuat bukti kas keluar sebagai perintah
untuk pembuatan cek pembayaran gaji dan upah, fungsi akuntansi keuangan
harus melakukan verifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji dan
upah yang tercantum di daftar gaji dan upah. Dengan demikian unsur sistem
pengendalian intern ini menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen
pendukung yang handal, (b) catatan penghasilan karyawan disimpan oleh
fungsi pembuat daftar gaji da upah. Kartu penghasilan karyawan selain
berfungsi sebagai catatan penghasilan yang diterima karyawan selama
setahun, juga berfungsi sebagai tanda telah diterimanya gaji dan upah oleh
135
eJournal Ilmu Administrasi Bisnis, Volume 3, Nomor 1, 2015: 127-137
karyawan yang berhak. Oleh karena itu dalam sistem dan pengupahan setelah
diisi data gaji dan upah karyawan oleh fungsi pembuat daftar gaji kemudian
dikirimkan ke fungsi keuangan untuk dimintakan tanda tangan karyawan yang
bersangkutan sebagai tanda terima uang gaji dan upah. Setelah ditandatangani
oleh karyawan yang bersangkutan, kartu penghasilan karyawan disimpan
kembali oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah ke dalam arsip menurut
abjad nama karyawan. Dalam sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah
pada PT. Bara Dinamika Muda Sukses bukti pembayaran gaji dan upah
karyawan hanya berupa rekap slip gaji dan upah yang disimpan oleh fungsi
akuntansi, (c) pemeriksaan (audit) secara mendadak seharusnya sesekali
dilaksanakan untuk memeriksa penerapan unsur-unsur sistem pengendalian
internal dan memeriksa masalah-masalah yang mungkin timbul, namun
sampai saat ini pada PT. Bara Dinamika Muda Sukses belum pernah diadakan
audit mendadak, (d) pada sistem dan prosedur akuntansi penggajian dan
pengupahan karyawan
PT. Bara Dinamika Muda Sukses belum pernah
terjadi mutasi/rotasi jabatan karyawan. (4) karyawan yang mutunya sesuai
dengan tanggung jawabnya: (a) seleksi calon karyawan berdasarkan
persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan
yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntunan tanggung jawab
yang akan dipikulnya, manajeman harus mengadakan analisis jabatan yang
ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon
karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut, (b) perlu diadakan
pengembangan pendidikan bagi karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan, sesuai dengan tuntunan perkembangan pekerjaannya. Dalam
penerimaan calon karyawan, PT. Bara Dinamika Muda Sukses juga
melakukan seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaannya, namun sejauh ini pengembangan pendidikan bagi karyawan
belum pernah dilaksanakan.
Penutup
Sesuai kriteria penilaian yang penulis buat yaitu bahwa dari setiap unsur
pengendalian intern yang belum diterapkan perusahaan akan dilakukan
pembahasan, dan apabila hasil pembahasan menunjukkan adanya pengarus
atau dampak tidak baik bagi perusahaan maka berarti sistem yang selama ini
diterapkan perusahaan belum sepenuhnya memenuhi unsur sistem
pengendalian intern. Selanjutnya, berdasarkan dari hasil pembahasan di atas
dapat diketahui bahwa beberapa praktik yang sesungguhnya terjadi di dalam
perusahan dapat menimbulkan akibat yang tidak baik bagi perusahaan.
Sehingga dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem dan prosedur
akuntansi pembayaran gaji dan upah yang diterapkan perusahaan PT. Bara
Dinamika Muda Sukses belum sepenuhnya memenuhi unsur-unsur
pengendalian intern.
136
Analisis Sistem&Pengendalian Intern Pembayaran Gaji pada PT BDMS (Abdi Putra)
Sebaiknya perusahaan harus memenuhi unsur-unsur pengendalian intern
penggajian dan pengupahan agar resiko atau akibat yang tidak baik bagi
perusahaan dapat dihindari.
Sebaiknya antara fungsi pembuat daftar gaji dan upah dengan fungsi
pembayaran diadakan pemisahan tugas, sehingga dapat dijamin adanya praktik
yang sehat dalam pelaksanaan tugas. Karena apabila dilakukan pemisahan,
setiap kegiatan yang dilaksanakan akan ada internal check terhadap
pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, sehingga setiap unit
organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
Sebaiknya bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi setelah
dilakukan verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji dan
upah, sebagai perintah pada fungsi keuangan untuk mengeluarkan jumlah
uang, pada tanggal, dan untuk keperluan seperti tercantum dalam dokumen
tersebut. Dengan demikian maka terjadi internal check yang baik dalam tugas
masing-masing fungsi dan dapat mencegah terjadinya hal-hal yang tidak
diinginkan di dalam perusahaan.
Sebaiknya perlu diadakan audit (pemeriksaan) secara mendadak untuk
mengetahui kondisi perusahaan dan masalah-masalah yang terdapat pada
perusahaan agar penyelesaian dapat segera dilakukan.
Daftar Pustaka
Baridwan, Zaki, 1998, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode,
Edisi Lima, Badan Penerbit Fakultas Ekonomi UGM, Yogyakarta.
Bodnar, George H. dan Hopwood, William S, 2000, Sistem Informasi
Akuntansi, Ahli Bahasa Oleh : Amir Abadi Jusuf dan Rudi M.
Tambunan, Salemba Empat, Jakarta.
Cole, W. Gerald, 1999, Sistem dan Prosedur Akuntansi, Badan Penerbit
Fakultas Ekonomi, Yogyakarta.
Diana, 2011, Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah, Yayasan Pustaka
Nusantara, Yogyakarta.
Hall, James A, 2001 Sistem Informasi Akuntansi, Buku 1, Salemba Empat,
Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Yogyakarta.
Sutabari, Tata, 2004, Pengendalian Intern, Salemba Empat, Jakarta.
137