110 BAB V SIMPULAN DAN SARAN 5.1. Simpulan Dari

BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1. Simpulan
Dari hasil evaluasi penerapan manajemen pengendalian proyek South
Sumatra NGL Project PT. Tripatra dapat dilihat dari aspek lingkungan
pengendalian
dan
proses
pengendalian.
Dilihat
dari
aspek
lingkungan
pengendalian manajemen proyek berupa organisasi proyek, organisasi proyek
SSNP berupa organisasi matriks berupa kombinasi dari organisasi fungsional dan
organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi
induk. Organisasi dianggap telah efektif karena dibuat sesuai dengan kebutuhan
yang ada.
Untuk proses pengendalian manajemen proyek SSNP dapat ditarik
kesimpulan bahwa tiga (3) aspek utama dalam konsep manajemen pengendalian
proyek yakni ruang lingkup, penjadwalan, dan kemajuan memiliki peranan sangat
penting dalam setiap proses pengendalian manajemen yaitu yaitu perencanaan,
pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian proyek. Tiga (3) aspek tersebut
memiliki keterkaitan yang sangat erat dan harus memiliki integrasi satu sama lain
pada setiap prosesnya.
Perencanaan ruang lingkup berkaitan erat dengan penjadwalan dan
memerlukan aspek pengendalian untuk menerapkannya sehingga diperoleh tingkat
kemajuan pekerjaan yang direncanakan. Jika dalam perencanaan telah dilakukan
dengan baik, maka dalam pelaksanaan proyek dapat on schedule atau berjalan
sesuai dengan penjadwalan dan tingkat kemajuan pekerjaan sangat baik. Untuk
110
menjalankan proyek sesuai jadwal rencana diperlukan sistem pengendalian yang
baik. Sebaliknya jika tahap perencanaan tidak diiringi dengan pengendalian
misalnya pada ruang lingkup tidak dilakukan pengendalian maka berdampak pada
jadwal kenyataan atau aktual dan tingkat kemajuan pekerjaan mengalami
keterlambatan dari rencana. Sehingga diperlukan pengendalian setiap aspek
proyek baik dari ruang lingkup maupun jadwal proyek agar dapat menghasilkan
kemajuan proyek sesuai dengan perencanaan. Jika dilihat dari setiap prosesnya,
maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
A. Perencanaan
Meskipun Tripatra sudah memiliki rencana kerja berupa strategi proyek
terintegrasi yang siap diimplementasikan ketika proyek akan dimulai, namun
dalam kenyataan pelaksanaannya masih dijumpai hambatan dan kelemahan pada
perencanaan proyek SSNP. Salah satu kelemahan perencanaan proyek pada
proyek SSNP adalah penanganan risiko yang kurang terencana dengan baik, yaitu
tidak mempertimbangkan kejadian-kejadian yang tidak terduga.
Kejadian tidak terduga itu adalah terjadi permintaan keinginan klien
berulang kali berkaitan dengan perubahan ruang lingkup proyek SSNP. Masalah
yang paling krusial adalah perubahan permintaan klien atas lokasi proyek sungai
gerong, sampai enam (6) bulan proyek berjalan. Tidak adanya ketetapan lokasi ini
memberikan dampak yang sangat besar terhadap sequence aktivitas kerja proyek
tripatra mulai dari engineering, procurement dan teruatam tahap konstruksi plant.
Perubahan ruang lingkup lainnya karena kurang rincinya analisis
kebutuhan kebutuhan sumber daya material proyek adalah penambahan equipment
111
setelah detail design karena ketika feed design kemungkinan belum teridentifikasi.
Kemudian adanya kelemahan perencanaan anggota tim proyek seperti engineering
menyebabkan tanggung jawab menjadi overload untuk penyelesaian deliverable.
Dari sisi penjadwalan, TPEC telah melakukan dengan perencanaan jadwal
proyek dengan baik. TPEC melakukan perencanaan jadwal proyek SSNP dengan
menyusun jadwal pelaksanaan paket-paket pekerjaan dalam bentuk time schedule
yang menggambarkan secara jelas jenis-jenis pekerjaan dan estimasi jadwal
pekerjaan. Sistem penjadwalan proyek SSNP yang dikembangkan melalui bagan
balok (Gant/Bar Chart) dan jaringan kerja (Network) menggunakan bantuan
perangkat lunak Primavera dan Microsoft Project. Tim Perencana dan
Pengendalian Proyek SSNP mempersiapkan rencana Master Plan Deliverables
List yang menampilkan semua deliverable (dokumen) termasuk anggaran jam
kerja, rencana dan tanggal untuk semua tahap persetujuan dokumen,
mempersiapkan jadwal rinci kegiatan-kegiatan pengadaan, dan jadwal induk
konstruksi berdasarkan hasil engineering dan procurement berupa spesifikasi,
gambar, dan bills of quantities (BOQ).
B. Pelaksanaan, Pengawasan dan Pengendalian Proyek SSNP
Semua kegiatan proyek dikendalikan dan diawasi untuk memastikan
kemajuan proyek sesuai dengan rencana. Dapat ditarik kesimpulan, selain
lemahnya pada pengendalian ruang lingkup, pelaksanaan dan pengendalian
proyek SSNP secara garis besar dilakukan dengan baik. Lemahnya pengendalian
ruang lingkup terjadi karena tidak adanya ketegasan dan ketetapan ruang lingkup
serta kurangnya komitmen klien atas kesepakatan scope of work.
112
Pengendalian penjadwalan menggunakan metode jalur kritis (Critical Path
Method) dan Kurva S (S-Curve). Sepanjang siklus hidup proyek SSNP, dilakukan
pengawasan terhadap setiap pekerjaan menggunakan time schedule. Penjadwalan
dan pengendalian jadwal dilakukan secara paralel dengan pengawasan pekerjaan
secara keseluruhan. Sehingga ketika terjadi penyimpangan ekstrim dari jadwal
rencana karena change order ataupun terjadi kondisi yang tidak terduga lainnya,
maka jadwal induk konstruksi diperbaharui berdasarkan informasi terbaru
sebelum dimulainya kegiatan lapangan.
Dikarenakan perubahan ruang lingkup proyek dari klien seperti
permintaan spesifikasi detail yang muncul ditengah perjalanan proyek,
menyebabkan keterlambatan tahap engineering yakni keterlambatan dalam
penyelesaian sebuah deliverable yang memberi dampak pada disiplin lain dan
tahapan selanjutnya yakni procurement dan konstruksi. Keterlambatan tahap
procurement juga dikarenakan detail tahapan proses prosedur internal perusahaan
yang sangat panjang dan tidak ringkas. Sedangkan keterlambatan konstruksi
merupakan dampak adanya perubahahan ruang lingkup dan akumulasi dari proses
sebelumnya yakni engineering dan procurement.
Pengendalian kinerja proyek dilihat dari tingkat kemajuan tiap minggu dan
bulan dengan pembobotan pada tiap pekerjaan guna memudahkan pengawasan
pada pelaksanaan pekerjaan. Sehingga dapat membandingkan realisasi di
lapangan berupa persentasi pekerjaan yang telah dilaksanakan setiap minggunya
dengan rencana yang telah dibuat agar keterlambatan atau penyimpangan yang
113
terjadi dapat diantisipasi untuk pekerjaan berikutnya. Pengendalian kinerja juga
laporan kegiatan hasil monitoring terhadap pekerjaan yang telah dilaksanakan
Bentuk lain pengendalian dan pengawasan proyek adalah pengendalian
status proyek berupa komunikasi dan dokumentasi pelaksanaan proyek.
Komunikasi proyek dilakukan dengan mengadakan rapat berkesinambungan
seperti weekly meeting, evaluation meeting, dan monthly meeting. Hal ini untuk
memastikan kegiatan proyek berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan atau
tidak. Untuk dokumentasi pelaksanaan proyek, Tripatra mempersiapkan dan
menyerahkan semua laporan proyek SSNP setiap minggu dan bulannya.
5.2. Saran
Berdasarkan hasil penelitian ini berupa evaluasi penerapan pengendalian
manajemen proyek, penulis memberikan beberapa usulan dan rumusan solusi
alternatif sebagai bahan masukan atas permasalahan agar dapat mencapai
efektivitas dan efisiensi kerja yang maksimal dalam pelaksanaan pekerjaan proyek
selanjutnya, adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengatasi masalah berbagai kepentingan di organisasi, diperlukan
seorang koordinator yang memilik peran yang sangat kuat sebagai
penghubung manajer proyek dengan eksekutif senior (procurement) di
organisasi induk, sehingga terbangun komunikasi yang efektif dan
kebutuhan proyek dapat terpenuhi.
2. Analisis kebutuhan proyek pada tahap perencanaan seharusnya dilakukan
lebih jelas dan terperinci yaitu adanya risk management secara utuh, agar
risiko yang mungkin terjadi dapat diidentifikasi sebelumnya. Diperlukan
114
koordinasi yang baik dengan klien atau pihak stakeholder lain untuk
penentuan ruang lingkup proyek agar dapat merespon yang menjadi
keinginan pihak owner (klien) untuk menghindari terjadinya perubahan.
3. Berkaitan dengan aspek pengendalian ruang lingkup diperlukan ketegasan
dalam komitmen untuk change management yakni mengelola dampak
yang diterima akibat perubahan untuk menyesuaikan dari perencanaan.
Jika terdapat perubahan-perubahan yang tidak sesuai dengan perencanaan
yang menyebabkan pekerjaan tambahan maka harus memperhatikan
integrated change control yang lebih efektif untuk keseluruhan kegiatan
proyek yang mempertimbangkan waktu terhadap perubahan-perubahan.
4. Dalam hal penjadwalan, sebaiknya memperbanyak variasi hubungan
ketergantungan agar menghasilkan kurun waktu pelaksanaan yang lebih
singkat berupa kegiatan-kegiatan yang dapat dikerjakan secara paralel.
Untuk mengatasi keterlambatan engineering, memperhatikan penempatan
tim yakni engineer yang tepat dan struktur yang optimal, agar deliverable
proyek diselesaikan dengan baik dan proses engineering berjalan efektif.
Kemudian procurement untuk permasalahan mengatasi panjangnya durasi,
Tripatra sebaiknya memperbaiki prosedur tahapan internal procurement
yakni meninjau sistem otorisasi internal yang rumit dengan merubah
proses dokumen menjadi lebih efektif dan mengoptimalkan koordinasi
persiapan
dokumen
pendukung.
Selain
itu
dengan
pemanfaatan
penggunaan software e-RFQ secara efektif untuk membantu memantau
semua proses pemesanan dan pembelian material sehingga dapat
115
memangkas waktu dan mengoptimalkan koordinasi internal antara tim
engineering dan tim procurement. Peningkatan kontrol dari Tripatra
terhadap vendor juga salah satu solusi untuk menghindari risiko
keterlambatan ekuipmen dan dokumen dari vendor termasuk kontrak yang
jelas dan detail sehingga dapat mengikat dalam pemenuhannya.
5. Mempertahankan faktor-faktor pendukung lain yang termasuk dalam 10
ilmu pengetahuan PMBOK yaitu manajemen komunikasi proyek,
manajemen integrasi proyek, dan
manajemen kualitas proyek agar
kemajuan proyek dapat tercapai sesuai yang direncanakan
6. Solusi lain berupa penerapan variasi produk perangkat lunak secara efektif
dan sesuai prosedur agar dapat membantu dalam proses perencanaan,
pelaksanaan, pengawasan, dan pengendalian sehingga memudahkan dalam
manajemen proyek.
5.3. Keterbatasan dan Implikasi
Pada penelitian ini memiliki keterbatasan yakni dari 10 (sepuluh) ilmu
pengetahuan dari PMBOK, penelitian ini hanya benar-benar berfokus pada (2)
ilmu sebagai fungsi pokok scope management dan time management. Untuk
penelitian berikutnya bisa membahas fungsi pokok lainnya yaitu manajemen biaya
proyek dan manajemen kualitas proyek, begitu juga untuk fungsi penunjang
yakni manajemen sumber daya manusia proyek, manajemen komunikasi proyek,
manajemen risiko proyek dan manajemen pengadaan proyek serta manajemen
integrasi proyek.
116