Manajemen Team - Website Kuliah Pengantar Manajemen 2013

Materi 10 – Organizing/Pengorganisasian: Manajemen Team
Anda mungkin memiliki banyak pengalaman bekerja dalam kelompok, seperti halnya tugas kelompok,
tim olahraga dan lain sebagainya. Kelompok kerja merupakan salah satu kenyataan dan tantangan
dalam melakukan manajemen di lingkungan global yang dinamis. Banyak organisasi telah berubah
untuk melakukan pekerjaan dalam team ketimbang secara individu. Mengapa? Seperti apa tim ini
terlihat? Bagaimana cara manajer membuat team yang efektif? Kita akan melihat jawaban
pertanyaan ini dalam bab berikut. Sebelum kita dapat memahami apa itu team, kita perlu memahami
beberapa hal yang mendasar mengenai group/kelompok dan perilaku di dalam group tersebut.
10.1
Kelompok dan Perkembangan Kelompok
Manajer tentunya menginginkan agar kelompoknya sukses dalam setiap pekerjaan yang dilakukan.
Langkah awal adalah memahami apa itu kelompok dan bagaimana kelompok itu berkembang.
10.1.1 Apa itu Kelompok ?
Sebuah kelompok didefinisikan sebagai dua atau lebih individu yang saling berinteraksi dan
membutuhkan satu sama lainnya yang bergabung secara bersama-sama untuk mencapai tujuan
tertentu. Kelompok formal adalah kelompok kerja yang didefinisikan oleh struktur organisasi dan
memiliki pekerjaan yang diberikan serta tugas yang spesifik untuk mencapai tujuan organisasi.
Kelompok informal adalah kelompok sosial. Kelompok ini secara alami terbentuk di tempat kerja
dan cenderung terbentuk dengan adanya persahabatan dan ketertarikan yang sama terhadap hal-hal
tertentu. Misalnya, lima karyawan dari departemen yang berbeda yang sering makan siang bersamasama merupakan kelompok informal.
10.1.2 Tahapan – Tahapan dalam Perkembangan Kelompok
Penelitian menunjukkan bahwa kelompok berkembang melalui lima tahap. Kelima tahap ini adalah
tahap pembentukan, tahap konflik, tahap norma, tahap kinerja dan tahap pembubaran.
Tahap pembentukan memiliki dua fase. Yang pertama terjadi pada saat orang-orang bergabung
dalam kelompok. Dalam kelompok formal, orang-orang bergabung karena adanya tugas-tugas
tertentu. Setelah mereka bergabung, fase kedua adalah menentukan tujuan, struktur dan
kepemimpinan dalam kelompok tersebut. Fase ini melibatkan ketidakpastian yang sangat besar
seiring dengan para anggota mencoba-coba perilaku seperti apa yang dapat diterima dalam
kelompok tersebut. Tahap ini selesai apabila para anggota mulai berpikir bahwa mereka adalah
bagian dari kelompok tersebut.
Tahap konflik merupakan tahap dimana adanya konflik dalam suatu kelompok. Dalam tahap ini, ada
konflik mengenai siapa yang akan mengatur dan apa yang hendak dilakukan kelompok tersebut.
Pada tahap ini, hirarki kepemimpinan yang jelas dan kesepakatan mengenai arah kelompok muncul.
Tahap norma adalah tahap di mana hubungan dekat berkembang dan kelompok menjadi kohesif.
Pada tahap ini ada rasa yang kuat terhadap identitas kelompok dan persahabatan. Tahap ini selesai
bila struktur kelompok semakin menguat, dan kelompok telah mengasimilasikan seperangkat harapan
(atau norma) mengenai perilaku anggota.
Tahap keempat adalah tahap kinerja. Struktur kelompok telah ada dan diterima oleh anggota
kelompok. Energi yang mereka habiskan telah pindah dari usaha mengenal dan memahami satu
sama lain menuju ke pengerjaan tugas kelompok. Ini adalah tahap terakhir perkembangan untuk
kelompok kerja permanen. Namun, untuk kelompok sementara seperti halnya tim proyek, gugus
tugas atau kelompok serupa yang memiliki tugas sementara; tahap akhir adalah tahap pembubaran.
Pada tahap ini, kelompok bersiap untuk membubarkan diri. Kelompok mulai memfokuskan
perhatiannya pada penyelesaian kegiatan ketimbang pada kinerja tugas. Pada tahap ini, anggota
kelompok bereaksi dengan cara yang berbeda. Beberapa optimis, gembira tentang prestasi
kelompok. Yang lainnya mungkin sedih karena kehilangan persahabatan.
10.2
Kinerja Kelompok Kerja dan Kepuasan
Mengapa beberapa kelompok lebih berhasil dari yang lain? Mengapa beberapa kelompok mencapai
tingkat kinerja yang tinggi dan tingkat kepuasan yang tinggi sedangkan yang lain tidak? Jawabannya
rumit, tetapi mencakup variabel seperti kemampuan anggota kelompok, ukuran kelompok, tingkat
konflik, dan tekanan internal pada anggota untuk menyesuaikan diri dengan norma-norma kelompok.
Mari kita lihat masing-masing di bawah ini.
10.2.1 Kondisi Eksternal yang Dibebankan pada Kelompok
Kelompok kerja dipengaruhi oleh kondisi eksternal yang dikenakan pada kelompok tersebut, seperti
strategi organisasi, hubungan otoritas, aturan dan peraturan formal, ketersediaan sumber daya,
kriteria seleksi karyawan, sistem manajemen kinerja dan budaya dan tata letak fisik umum dari ruang
kerja kelompok. Misalnya, beberapa kelompok memiliki peralatan dan perlengkapan yang berkualitas
tinggi dan modern untuk melakukan pekerjaan mereka, sementara kelompok lain tidak. Atau suatu
organisasi mungkin menerapkan strategi untuk menurunkan biaya atau meningkatkan kualitas, yang
akan mempengaruhi apa yang dilakukan kelompok dan bagaimana cara melakukannya.
10.2.2 Sumber Daya Anggota Kelompok
Potensi kinerja sebuah kelompok bergantung sebagian besar pada sumber daya setiap individu yang
dibawa ke kelompok tersebut. Sumber daya ini mencakup pengetahuan, kemampuan, keterampilan,
kepribadian dan sumber daya tersebut menentukan apa yang dapat dilakukan anggota dan seberapa
efektif pekerjaan mereka dalam kelompok. Keterampilan interpersonal terutama manajemen dan
resolusi konflik, masalah pemecahan secara kolaboratif dan komunikasi secara konsisten muncul
sebagai hal yang dianggap penting untuk mencapai kinerja tinggi dalam suatu kelompok kerja.
Ciri-ciri kepribadian juga mempengaruhi kinerja kelompok karena mereka sangat mempengaruhi
bagaimana individu akan berinteraksi dengan anggota kelompok lainnya. Penelitian telah
menunjukkan bahwa sifat-sifat yang dipandang positif dalam budaya kita (seperti kemampuan
sosialisasi, kemandirian dan independensi) cenderung berhubungan positif dengan produktivitas dan
moral suatu kelompok. Sebaliknya, karakteristik kepribadian yang negatif seperti otoritarianisme,
dominasi dan ketidaknyamanan cenderung berpengaruh negatif terhadap produktivitas dan moral
suatu kelompok.
10.2.3 Struktur Kelompok
Kelompok kerja bukanlah sekelompok orang yang tidak terorganisir. Mereka memiliki struktur internal
yang membentuk perilaku anggota dan mempengaruhi kinerja kelompok. Struktur tersebut
mendefinisikan peran, norma, kesesuaian, status, ukuran kelompok, kekompakan kelompok,
kepemimpinan dan lainnya. Mari kita lihat aspek-aspek struktur tersebut di bawah ini (khusus untuk
kepemimpinan akan dibahas pada materi tersendiri).
Peran
Sebuah peran mengacu pada pola perilaku yang diharapkan dari seseorang yang menduduki posisi
tertentu dalam suatu unit sosial. Dalam kelompok, individu diharapkan untuk melakukan hal-hal
tertentu karena posisi mereka (peran) dalam kelompok. Peran-peran ini umumnya berorientasi baik
seperti menyelesaikan pekerjaan yang dilakukan atau menjaga kebahagiaan anggota kelompok.
Norma
Semua kelompok memiliki norma, yakni standar atau harapan yang diterima dan dibagi oleh anggota
kelompok. Norma mendikte hal-hal seperti tingkat output kerja, absensi, ketepatan waktu dan
banyaknya sosialisasi pada suatu pekerjaan.
Kesesuaian
Karena individu-individu ingin diterima oleh kelompok-kelompok mana mereka berada, mereka rentan
terhadap tekanan untuk menyesuaikan diri dengan kelompok tersebut.
Sistem Status
Status sistem merupakan faktor penting dalam memahai suatu kelompok. Status adalah sebuah
penilaian prestise, posisi, atau peringkat dalam suatu kelompok.
Ukuran Kelompok
Ukuran kelompok mempengaruhi kinerja dan kepuasan, tetapi efeknya bergantung pada apa yang
seharusnya dicapai oleh suatu kelompok.
Kekompakan Kelompok
Kekompakan adalah penting karena telah ditemukan bahwa hal ini berkaitan dengan produktivitas
kelompok. Kelompok di mana ada banyak perselisihan internal dan kurangnya kerjasama adalah
kelompok yang kurang efektif dalam menyelesaikan tugas ketimbang kelompok di mana para
anggota umumnya sepakat, saling bekerja sama dan saling menyukai satu sama lainnya.
Kekompakan kelompok adalah sejauh mana anggota tertarik pada suatu kelompok dan berbagi
tujuan secara bersama-sama di dalam kelompok tersebut.
Proses Kelompok
Faktor berikutnya yang menentukan kinerja dan kepuasan kelompok adalah mengenai proses yang
terjadi pada dalam kelompok kerja seperti komunikasi, pengambilan keputusan, manajemen konflik,
dan sejenisnya. Proses ini penting untuk memahami kelompok kerja karena mereka mempengaruhi
kinerja dan kepuasan kelompok secara positif atau negatif.
10.2.4 Tugas Kelompok
Dampak yang dimiliki proses kelompok terhadap kinerja dan kepuasan anggota kelompok
dimodifikasi oleh tugas kelompok yang sedang lakukan. Lebih khusus lagi, adalah kompleksitas dan
saling ketergantungan tugas yang mempengaruhi efektivitas suatu kelompok.
Tugas ada yang sederhana, ada pula yang kompleks. Tugas-tugas sederhana adalah yang rutin dan
terstandarisasi. Tugas-tugas kompleks cenderung baru atau tidak rutin. Tampak bahwa dengan lebih
kompleksnya suatu tugas, semakin banyak manfaat suatu kelompok dari diskusi kelompok tentang
metode kerja alternatif. Para anggota kelompok tidak perlu membahas alternatif tersebut untuk tugas
sederhana, tetapi dapat mengandalkan prosedur operasi standar. Demikian pula, tingginya saling
ketergantungan di antara tugas-tugas yang dilakukan anggota kelompok berarti mereka harus
berinteraksi secara lebih. Dengan demikian, komunikasi yang efektif dan konflik yang terkontrol
adalah yang paling relevan dengan kinerja kelompok ketika kelompok melakukan tugas yang
kompleks dan saling tergantung.
10.3
Mengubah suatu Kelompok menjadi Tim yang Efektif
Banyak organisasi di masa sekarang menggunakan struktur berbasis tim karena mereka telah
menemukan bahwa tim lebih fleksibel dan responsif terhadap perubahan ketimbang departemen
tradisional atau kelompok kerja permanen lainnya. Tim memiliki kemampuan untuk cepat terbentuk,
tersebar, kembali fokus dan bubar. Pada bagian ini, kita akan membahas apa itu tim kerja, berbagai
jenis tim yang mungkin digunakan suatu organisasi dan bagaimana mengembangkan dan mengelola
suatu tim kerja.
10.3.1 Apa itu Tim Kerja ?
Sebagian besar dari Anda mungkin akrab dengan tim terutama jika Anda telah menyaksikan atau
berpartisipasi dalam kegiatan olahraga yang terorganisir. Tim kerja berbeda dari kelompok kerja dan
memiliki karakter yang unik. Kelompok kerja berinteraksi terutama untuk berbagi informasi dan
membuat keputusan untuk membantu setiap anggota melakukan pekerjaan nya lebih efisien dan
efektif. Tidak ada kebutuhan atau kesempatan bagi kelompok kerja untuk terlibat dalam kerja kolektif
yang memerlukan upaya bersama. Di sisi lain, tim kerja adalah kelompok yang anggotanya bekerja
secara intens pada tujuan umum tertentu menggunakan sinergi positif, tanggung jawab individu dan
tanggung jawab bersama dan keterampilan yang saling melengkapi.
10.3.2 Jenis Tim Kerja
Empat jenis yang paling umum dari tim kerja adalah tim pemecahan masalah, tim kerja swaloka, tim
lintas fungsional, dan tim virtual.
Tim Pemecahan Masalah
Ketika tim kerja pertama kali menjadi populer, sebagian besar merupakan tim pemecahan masalah,
yakni tim dari departemen atau bidang fungsional yang sama yang terlibat dalam upaya untuk
meningkatkan kegiatan kerja atau untuk memecahkan masalah tertentu. Para anggota berbagi ide
atau menawarkan saran tentang bagaimana proses dan metode kerja dapat ditingkatkan. Namun, tim
ini jarang diberi wewenang untuk melaksanakan setiap tindakan yang disarankan.
Tim Kerja Swaloka
Meskipun tim pemecahan masalah cukup membantu, mereka tidak cukup jauh melibatkan karyawan
dalam pengambilan keputusan dan proses yang berhubungan dengan pekerjaan. Kelemahan ini
menyebabkan adanya tim jenis lain, yakni tim kerja swakelola, yang merupakan kelompok formal
karyawan yang beroperasi tanpa manajer dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan proses atau
segmen pekerjaan.
Tim Lintas-Fungsional
Tim jenis ketiga merupakan tim lintas-fungsional, yakni tim kerja yang terdiri dari individu-individu
dari berbagai spesialisasi fungsional.
Tim Virtual
Tim jenis terakhir adalah tim virtual, yakni tim yang menggunakan teknologi untuk menghubungkan
anggota yang secara fisik tersebar dalam rangka mencapai tujuan bersama.
10.3.3 Menciptakan Tim Kerja yang Efektif
Tim tidak selalu efektif. Mereka tidak selalu mencapai tingkat kinerja yang tinggi. Namun, penelitian
pada tim memberikan wawasan ke dalam karakteristik yang biasanya dikaitkan dengan tim yang
efektif. Karakteristik tersebut adalah sebagai berikut.
Tujuan yang Jelas
Tim yang berkinerja tinggi memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan yang ingin dicapai. Para
anggota berkomitmen untuk tujuan tim, tahu apa yang harus mereka capai dan memahami
bagaimana mereka akan bekerja sama untuk mencapai tujuan tersebut.
Keterampilan yang Relevan
Tim yang efektif terdiri dari individu kompeten yang memiliki keterampilan teknis dan interpersonal
yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan saat bekerja sama dengan baik.
Saling Percaya
Tim yang efektif ditandai dengan saling percaya yang tinggi di antara para anggota. Artinya, para
anggota percaya pada kemampuan, karakter dan integritas masing-masing anggota.
Komitmen Bersatu
Komitmen bersatu ditandai dengan dedikasi untuk tujuan tim dan kemauan untuk mengeluarkan
energi yang luar biasa untuk mencapainya. Anggota tim yang efektif menunjukkan kesetiaan yang
intens dan dedikasi untuk tim dan bersedia melakukan apa pun untuk membantu tim mereka berhasil.
Komunikasi yang Baik
Tim yang efektif ditandai dengan komunikasi yang baik. Yakni, para anggota menyampaikan pesan,
secara verbal dan nonverbal, antara satu sama lain dengan cara yang mudah dan jelas untuk
dipahami.
Keterampilan Bernegosiasi
Tim yang efektif terus melakukan penyesuaian mengenai siapa yang harus melakukan apa.
Fleksibilitas ini mengharuskan para anggota tim untuk memiliki keterampilan bernegosiasi.
Kepemimpinan yang Tepat
Pemimpin yang efektif adalah penting. Mereka dapat memotivasi tim untuk mengikuti mereka melalui
situasi yang paling sulit.
Dukungan Internal dan Eksternal
Secara internal, infrastruktur yang tepat harus mendukung anggota dan memperkuat perilaku yang
mengarah pada tingkat kinerja yang tinggi. Secara eksternal, manajer harus menyediakan tim dengan
sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang dilakukan.
Hasil Pembelajaran dari Materi 10:
1. Definisikan mengenai apa itu kelompok dan tahapan dalam perkembangan kelompok.
2. Jelaskan mengenai komponen utama yang menentukan kinerja dan kepuasan kelompok.
3. Definisikan mengenai apa itu tim & praktik-praktik terbaik yang mempengaruhi kinerja tim.
Referensi dari Materi 10:
Chapter/Bab 13 - Robbin and Coulter (2012), Management, Upper Saddle River, 11th Editions, New
Jersey, Prentice Hall.