tugas pengganti uts psibo - Blog Sivitas STIKOM Surabaya

TUGAS PENGGANTI UTS PSIBO
Dosen Teguh Sutanto, M.Kom.
Ketentuan Umum:
1. Tugas ini dikerjakan secara individu
2. Hasil pekerjaan dikumpulkan dalam bentuk tercetak dalam kertas A4 dan
softcopy di email ke: [email protected] dengan format .zip paling
lambat tanggal 6 Nopember 2013 pukul 14:00
3. Isi softcopy:
a. File presentasi
b. Dokumentasi pemodelan bisnis s/d pembuatan use case system
4. Hasil pekerjaan dipresentasikan pada kuliah minggu I setelah UTS
5. Waktu presentasi 10 menit setiap mahasiswa
Ketentuan Khusus
1. Bacalah potongan proposal Tugas Akhir yang disertakan pada dokumen
ini
2. Identifikasi organisasi/perusahaan dan proses bisnisnya apa saja
3. Buat pemodelan bisnis dengan business use case diagram dan activity
diagram
4. Berdasarkan activity diagram tersebut maka buatlah pemodelah use case,
serta jelaskan cara menurunkannya.
----------------------------------------------------------------------------------------------A. Judul
Sistem Informasi Penjualan yang Dilengkapi dengan Pengendalian Piutang dan
Pengendalian Tabung pada PT. Konektindo Koburama.
B. Latar Belakang
Di Indonesia, terdapat banyak sekali perusahaan yang bergerak dalam
bidang pendistribusian gas, salah satunya adalah PT. Konektindo Koburama.
Pelanggan perusahaan ini pada umumnya bergerak dalam bidang kesehatan
seperti rumah sakit, bidang industri seperti industri pupuk yang memerlukan gas
nitrogen, atau industri perkapalan yang membutuhkan gas oksigen dan argon,
sampai dengan perusahaan yang bergerak dibidang jasa seperti bengkel dan
tukang las.
Didalam menjalankan aktivitas penjualan gas ke para pelanggan, PT.
Konektindo Koburama melakukan penjualan dengan cara tunai maupun kredit.
Penjualan secara kredit biasanya dilakukan apabila perusahaan telah menjalin
hubungan kerjasama dengan perusahaan lain. Pada umumnya, dalam menjalankan
siklus pendapatan perusahaan, dimulai dari proses penerimaan pesanan gas dari
pelanggan. Dalam melakukan proses pemesanan, pelanggan bisa menggunakan
tabung milik pelanggan sendiri atau menggunakan tabung milik perusahaan.
Tetapi sebagian besar pelanggan menggunakan tabung milik perusahaan, karena
harga tabung yang cukup mahal, sehingga tidak banyak pelanggan yang mampu
membeli tabung gas. Namun ada dalam kondisi tertentu gas disalurkan langsung
menggunakan pipa dari pabrik pengolahan gas, misalnya pendistribusian gas ke
rumah sakit. Kemudian perusahaan akan mengirimkan gas yang sudah berada
dalam tabung sesuai dengan jumlah permintaan pelanggan. Selanjutnya akan
diproses untuk sampai pada tahap penagihan kas dimana, pelanggan yang
melakukan transaksi secara kredit, melakukan pembayaran sesuai dengan
kesepakatan yang telah disepakati dengan pihak perusahaan. Kas tersebut
nantinya digunakan untuk membiayai berbagai pengeluaran perusahaan. Oleh
karena itu perusahaan harus dapat menjaga supaya tidak terjadi masalah yang
dapat mengganggu siklus pendapatan tersebut.
Ketika menjalankan siklus pendapatan, perusahaan ini mengalami
beberapa masalah. Masalah tersebut berupa pemberian kredit kepada para
pelanggan yang sebenarnya memiliki catatan kredit buruk. Sehingga dapat
mengakibatkan tersendatnya pembayaran kredit oleh pelanggan dikemudian hari.
Hal ini dapat berakibat buruk bagi keuangan perusahaan. Pemberian kredit yang
tidak dibatasi juga memiliki dampak yang buruk bagi perusahaan. Karena dapat
mengakibatkan pelanggan melakukan pembelian secara kredit
melebihi
kemampuan pelanggan untuk melakukan pelunasan kredit tersebut. Selain itu,
informasi penagihan piutang kepada pelanggan seperti tanggal jatuh tempo, nama
pelanggan atau alamat pelanggan yang kurang akurat, dapat mengakibatkan
terjadinya piutang yang tidak tertagih. Pengawasan yang kurang baik terhadap
pelanggan yang meminjam tabung gas perusahaan dapat mengakibatkan
perusahaan kehilangan pelanggan, karena pelanggan bisa membeli gas di
perusahaan lain menggunakan tabung milik perusahaan. Disamping itu, tabung
gas perusahaan bisa tertukar dengan tabung gas perusahaan lain, dan
kemungkinan terburuknya tabung gas perusahaan bisa hilang.
Berdasarkan permasalahan yang ada, maka dibuatlah suatu sistem untuk
mengatasi masalah – masalah tersebut. Sistem ini akan memberikan solusi seperti
laporan umur piutang perusahaan untuk mengetahui jumlah piutang perusahaan
beserta umurnya, history pembayaran pelanggan, dan sisa tunggakan pelanggan,
sehingga masalah piutang tak tertagih dapat dikurangi. Sistem ini juga
menyediakan laporan inventori tabung perusahaan, untuk mengetahui posisi dan
status tabung milik perusahaan. Selain itu, sistem akan memberikan laporan stok
tabung gas yang ada di gudang, dan tabung gas perusahaan yang telah dipinjam
oleh para pelanggan. Sistem juga membantu untuk memberikan peringatan
apabila terdapat pelanggan yang melakukan transaksi melebihi batas kredit yang
dimiliki oleh pelanggan tersebut. Sehingga bisa terhindar dari membengkaknya
jumlah piutang yang tidak tertagih ke pelanggan. Untuk memudahkan
pengawasan terhadap pelanggan yang meminjam tabung, sistem memberikan
laporan mengenai pelanggan yang telah meminjam tabung perusahaan beserta
tanggal kembalinya, sehingga diharapkan mampu mengurangi resiko kehilangan
tabung dan pelanggan bisa membeli gas di perusahaan ini secara berkelanjutan.
C. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, maka permasalahan yang dapat
dirumuskan adalah Bagaimana merancang dan membangun Sistem Informasi
Penjualan yang Dilengkapi dengan Pengendalian Piutang dan Pengendalian
Tabung pada PT. Konektindo Koburama.
D. Batasan Masalah
Batasan masalah dalam pembuatan sistem ini adalah:
1. Tidak menangani kegiatan teknis penjualan termasuk prosedur pemberian
potongan penjualan (diskon), dan prosedur pengajuan kredit pelanggan.
2. Tidak menangani teknis pelaksanaan dan pengawasan pembelian gas ke pabrik
gas secara langsung.
3. Tidak menangani teknis pengecekan kondisi tabung.
E. Tujuan
Berdasarkan perumusan masalah diatas, maka tujuan yang hendak dicapai
yaitu, merancang dan membangun Sistem Informasi Penjualan yang Dilengkapi
dengan Pengendalian Piutang dan Pengendalian Tabung.
F. Landasan Teori
F.1. Penjualan
Menurut Ridwan Iskandar Sudayat, penjualan adalah suatu usaha yang
terpadu untuk mengembangkan rencana – rencana strategis yang diarahkan pada
usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan
yang menghasilkan laba (Marwan ,1991). Penjualan merupakan sumber hidup
suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh laba serta suatu usaha
memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka
sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasilkan. Menurut Winardi
(1982), penjualan adalah suatu transfer hak atas benda-benda. Dari penjelasan
tersebut
dalam memindahakan atau mentransfer barang dan jasa diperlukan
orang-orang yang bekerja dibidang penjualan seperti pelaksanaan dagang, agen,
wakil pelayanan dan wakil pemasaran.
F.2. Harga Pokok Penjualan
Bila barang dagang tersebut telah dijual, pendapatan dilaporkan sebagai
penjualan dan biaya dari barang dagang tersebut telah diakui sebagai beban yang
disebut harga pokok barang dagang yang dijual (cost of merchandise sold) atau
harga pokok penjualan (Niswonger, 1999:234).
Menurut Horngren (2007:436), harga pokok penjualan (cost of goods sold)
adalah biaya persediaan yang telah dijual kepada pelanggan. Harga pokok
penjualan [sering kali disingkat sebagai biaya penjualan (cost of sales)] adalah
beban utama bagi perusahaan dagang.
F.3. Sistem Penjualan
Menurut West Churman, sebuah sistem dapat didefinisikan sebagai
serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan
(Krismiaji, 2002). Sedangkan pengertian penjualan (sale) dalam buku Ensiklopedi
Ekonomi, Keuangan dan Perdagangan adalah suatu kontrak atau perjanjian antara
dua pihak, masing-masing dikenal sebagai penjual, dan pembeli, yang
mewajibkan pihak pertama itu untuk, atas pertimbangan akan suatu pembayaran,
atau suatu janji akan pembayaran sejumlah harga dalam uang tertentu,
memindahkan kepada pihak yang terakhir hak dan kepemilikan harta benda
(Abdurrahman, 2011).
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem penjualan adalah
suatu sistem yang digunakan oleh suatu perusahaan untuk menjual atau
memasarkan barang dagangan kepada konsumen.
Dalam sistem penjualan unsur yang terkait meliputi:
1. Formulir, yang berupa dokumen-dokumen antara lain:
a. Faktur penjualan tunai.
b. Pita register kas.
c. Bill of Lading
d. Rekapitulasi harga pokok penjualan.
e. Faktur penjualan kredit.
f. Surat tagihan.
2. Catatan yang digunakan antara lain:
a. Jurnal penjualan.
b. Kartu piutang.
c. Kartu gudang.
d. Jurnal penerimaan kas.
e. Jurnal umum.
f. Kartu persediaan.
3. Laporan berupa informasi yang dihasilkan antara lain:
a. Data pelanggan / pembeli.
b. Data barang yang tersedia untuk dijual.
c. Kas yang diterima dari penjualan.
d. Jumlah piutang kepada setiap pelanggan.
F.4. Sistem Penjualan Kredit
Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik
secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order
dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa,
untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.
Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem
penjualan kredit (Mulyadi, 2001:204).
F.5. Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan organisasi kumpulan orang, data, prosesproses dan teknologi informasi yang saling berhubungan dalam mengumpulkan,
memproses, menyimpan dan menyediakan sebagai output (yaitu) informasi yang
dibutuhkan untuk mendukung sebuah organisasi. Teknologi informasi merupakan
bentuk teknologi masa kini yang menggambarkan kombinasi dari teknologi
komputer (baik hardware maupun software) dengan teknologi telekomunikasi
(sperti data, gambar, dan jaringan suara)(Darwis, 2007).
F.5.1. Sistem
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat
hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai
suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang
terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu
(Darwis, 2007). Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut, pengertian sistem
secara umum yaitu :
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
F.5.2. Informasi
Secara umum informasi apat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan
data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya
yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk
pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan
atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan
keputusan. (Darwis, 2007).
F.6. Sistem Informasi Penjualan
Sistem informasi penjualan diartikan sebagai suatu pembuatan pernyataan
penjualan, kegiatan akan dijelaskan melalui prosedur-prosedur yang meliputi
urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada
atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan
pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku
(Sudayat 2009).
F.7. Piutang Dagang
Menurut Bodnar dan Hopwood (2006 : 311), piutang dagang mewakili
uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang atau jasa yang telah dijual yang
dimasukkan dalam rekening.
Menurut Horngren (2007:436), piutang usaha (accounts receivable), yang
juga disebut piutang dagang (trade receivables), adalah jumlah harus yang ditagih
dari pelanggan. Piutang usaha berperan sebagai akun pengendali (control
account).
F.8. Testing dan Implementasi Sistem
Menurut Romeo (2003:33), Test Case merupakan suatu tes yang dilakukan
berdasarkan pada suatu inisialisasi, masukkan, kondisi ataupun hasil yang telah
ditentukan sebelumnya. Adapun kegunaan dari test case ini, adalah sebagai
berikut :
a. Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap spesifikasi
(Black Box Testing).
b. Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap desain (White
Box testing).
F.8.1. White Box Testing
White box testing atau glass box testing atau clear box testing adalah suatu
metode desain test case yang menggunakan struktur kendali dari desain
prosedural. Metode desain test case ini dapat menjamin:
1. Semua jalur (path) yang independen/terpisah dapat dites setidaknya sekali tes.
2. Semua logika keputusan dapat dites dengan jalur yang salah atau jalur yang
benar.
3. Semua loop dapat dites terhadap batasannya dan ikatan operasionalnya.
4. Semua struktur internal data dapat dites untuk memastikan validasinya.
F.8.2 Black Box Testing
Black box testing atau behavioral testing atau spesification-based testing,
input/output testing atau functional testing dilakukan tanpa sepengetahuan detil
struktur internal dari sistem atau komponen yang dites. Black box testing berfokus
pada kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan spesifikasi kebutuhan
software.
Dengan
adanya
black
box
testing,
perekayasa
software
dapat
menggunakan sekumpulan kondisi masukan yang dapat secara penuh memeriksa
keseluruhan kebutuhan fungsional pada suatu program. Kategori error yang dapat
diketahui melalui black box testing, antara lain:
1. Fungsi yang hilang atau tidak benar.
2. Error dari antar-muka
3. Error dari struktur data atau akses eksternal database.
4. Error dari kinerja atau tingkah laku.
5. Error dari inisialisasi dan terminasi.
G. Metode Penelitian
Metode penelitian pada Tugas Akhir dengan judul Sistem Informasi
Penjualan yang Dilengkapi dengan pengendalian Piutang dan Pengendalian
Tabung pada PT. Konektindo Koburama mencakup beberapa hal yaitu : analisa
alur kerja, analisis permasalahan, model pengembangan, dan desain sistem.
G.1. Alur kerja
Untuk membuat tugas akhir ini, terdapat beberapa tahapan yang dilakukan.
Tahapan tersebut disajikan dalam gambar 1.
Tahap awal
Tahap pengembangan
Tahap akhir
- Wawancara
- Studi literatur
- Identifikasi dan analisis permasalahan
- Pengumpulan data
- Kebutuhan perangkat lunak
- Desain perangkat lunak
- Konstruksi perangkat lunak
- Evaluasi
- Kesimpulan dan Saran
Gambar 1. Tahapan-tahapan metodologi penelitian
G.2. Analisis Permasalahan
Permasalahan utama yang sekarang dihadapi oleh perusahaan adalah
sistem untuk mengendalikan piutang pelanggan dan mengendalikan tabung yang
telah dipinjam oleh pelanggan belum berjalan dengan baik. Untuk masalah
pengendalian piutang, masih banyak pelanggan yang melakukan transaksi secara
kredit diluar batas kemampuan pelanggan, untuk melakukan pelunasan kredit
tersebut. Sehingga perusahaan bisa mengalami kesulitan dalam membiayai
seluruh kegiatan operasional perusahaan.
Untuk itu diperlukan suatu cara yang tepat untuk membantu perusahaan
dalam mengendalikan piutang para pelanggan. Data-data transaksi penjualan yang
dilakukan secara kredit harus diolah menjadi sebuah informasi yang meliputi
status utang pelanggan, laporan umur piutang, kartu piutang pelanggan, laporan
untuk piutang yang belum dibayar, dan laporan piutang yang telah dibayar.
Belum tersedianya informasi yang akurat mengenai pelanggan yang
meminjam tabung, jumlah tabung yang dipinjam, alamat pelanggan tersebut, serta
tanggal pengembalian tabung, menyebabkan perusahaan mengalami kesulitan
dalam mengendalikan tabung gas. Perusahaan tidak dapat mendeteksi dimana
posisi tabung-tabung gas miliknya saat ini, sehingga tabung gas tersebut beresiko
untuk hilang. Hal ini bisa merugikan perusahaan, karena harga tabung gas tersebut
sangat mahal.
Untuk mengendalikan tabung gas perusahaan, dibutuhkan suatu metode
pemecahan masalah yang dapat mengolah data penjualan yang mana pelanggan
meminjam tabung gas perusahaan, menjadi sebuah informasi. Informasi tersebut
berupa laporan pelanggan yang meminjam tabung perusahaan beserta tanggal
pengembaliannya, dan laporan mengenai daftar tabung perusahaan beserta
posisinya. Informasi-informasi tersebut nantinya digunakan untuk acuan dalam
melakukan penagihan baik piutang pelanggan maupun tabung gas yang telah
dipinjam oleh pelanggan.
Untuk menggali informasi lebih mendalam mengenai permasalahan yang ada,
maka akan dilakukan beberapa metode pengumpulan data yang telah dilakukan,
yaitu observasi terhadap sistem yang berjalan dan wawancara terhadap salah satu
pemilik perusahaan.
G.2.1 Observasi
Berdasarkan observasi yang dilakukan, diperoleh informasi-informasi
tentang kondisi perusahaan sebagai berikut:
1. Bagian yang melakukan penjualan dan promosi gas ke pelanggan adalah sales.
2. Sales memiliki tugas untuk mencari pelanggan dan melakukan penagihan
piutang ke pelanggan.
3. Setiap pelanggan yang melakukan transaksi di perusahaan memiliki referal
sales.
4. Setiap sales memiliki area pemasaran tertentu di Surabaya, yang dibagi
menjadi surabaya timur, surabaya barat, surabaya utara, surabaya selatan, dan
surabaya tengah.
5. Bagian administrasi menangani masalah pengelolaan piutang dan administrasi
pencatatan di perusahaan.
6. Bagian yang bertugas untuk menerima pembayaran baik penjualan tunai
maupun kredit atau pembayaran piutang adalah bagian kasir.
7. Bagian yang bertugas untuk melakukan pengisian gas ke pabrik perusahaan
lain adalah bagian produksi.
G.2.2 Wawancara
Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan direktur perusahaan,
didapatkan fakta-fakta sebagai berikut:
1. Penjualan dilakukan oleh bagian sales, sesuai dengan area penjualn dan
pemasarannya masing-masing. Terdapat 3 macam jenis penjualan yang ada di
perusahaan ini. Pertama adalah dengan menyalurkan langsung gas melalui pipa
yang ada di pabrik perusahaan lain. Jenis penjualan ini biasanya untuk rumah
sakit. Jenis yang kedua adalah menggunakan tabung perusahaan. Pelanggan
cukup datang dengan membawa tabung perusahaan yang kosong, apabila
sebelumnya pernah meminjam tabung di perusahaan tersebut. Dan yang ketiga
adalah, jenis penjualan dimana pelanggan membawa tabung sendiri. Tabung
pelanggan akan disimpan di gudang dan untuk selanjutnya diisi di pabrik.
2. Jika transaksi penjualan sudah dilakukan, ada 2 cara untuk melakukan
pembayaran. Yaitu dengan pembayaran tunai atau dengan pembayaran kredit.
Jika dengan pembayaran kredit maka pelanggan cukup membayar uang muka,
dan
pembayaran
atau
pelunasan
selanjutnya
dilakukan
pada
saat
pelanggan
dan
mengembalikan tabung atau sesuai dengan kesepakatan tertentu.
3. Bagian
administrasi
akan
mencatat
jumlah
piutang
menjadwalkan penagihan piutang ke pelanggan tersebut.
4. Untuk melakukan penagihan, bagian sales akan meminta informasi piutang
pelanggan kepada bagian administrasi.
5. Jika terdapat tabung milik perusahaan atau milik pelanggan yang kosong,
bagian produksi akan mengirimnya ke pabrik untuk diisi dengan gas sesuai
dengan permintaan, berdasarkan surat pengiriman tabung.
6. Direktur menerima laporan piutang pelanggan, persediaan tabung, dan laporan
penjualan, dari masing-masing bagian, sesuai dengan permintaan direktur.
7. Apabila terdapat pelanggan yang terlambat membayar, akan dilakukan
pembicaraan khusus oleh bagian administrasi, bagian sales dan direktur untuk
mencari solusi. Solusi terakhir yang digunakan untuk permasalahan tersebut
adalah pemakaian debt collector.
G.3. Model Pengembangan
Berdasarkan analisa permasalahan yang dilakukan, dapat dirancang sebuah
solusi model pengembangan yang akan menjadi dasar dalam perancangan sistem
sealnjutnya. Secara umum model pengembangan tersebut digambarkan dalam
block diagram pada gambar 2.
Data Piutang Jatuh Tempo
Data Tracking Tabung
Data Piutang
Jatuh Tempo
Data Tracking Tabung Sales
P
ta
ng
Da
ela
ga
n
Data Piutang
Da
Administrasi
Da
Pelanggan
ta
Tr
ac
ki n
gT
ta
Pi u
ab
Da
un
tan
ta
g
Pe
gJ
Da
lan
atu
ta
gg
hT
Lim
an
em
it K
po
red
Da
i
t
ta
Sa
les
Data Pelanggan
Laporan Penjualan
Laporan Umur Piutang
Data Laporan
Data Tabung Kosong
Data Penjualan
Laporan Tracking Tabung
Laporan
Data Gas atau Tabung
Data Tabung Isi
Pelanggan
Laporan
Data Evaluasi
Direktur
Kasir
Sistem Informasi Penjualan
yang Dilengkapi dengan
Pengendalian Piutang dan Pengendalian Tabung
Da
Ta
ta
D
n
bu
b
Ta
ata
si
gI
un
o
gK
so
ng
Bagian Produksi
Gambar 2. Model pengembangan Sistem Informasi Penjualan yang Dilengkapi
dengan Pengendalian Piutang dan Pengendalian Tabung.
Pada gambar 2 Model pengembangan Sistem Informasi Penjualan yang
Dilengkapi dengan Pengendalian Piutang dan Pengendalian Tabung. Berikut ini
adalah prosedur atau tahapan pada Sistem Informasi Penjualan yang Dilengkapi
dengan Pengendalian Piutang dan Pengendalian Tabung:
1. Pencatatan Transaksi Penjualan
Pencatatan transaksi penjualan dilakukan bersamaan dengan penghitungan
jumlah pembelian gas oleh pelanggan. Namun sebelum transaksi penjualan
terjadi, bagian sales harus mendaftarkan pelanggan terlebih dahulu. Sehingga
ketika pelanggan melakukan transaksi penjualan, maka akan diketahui nama sales
yang memiliki pelanggan tersebut. Hal ini sangat membantu untuk mengetahui
kinerja sales perusahaan.
Terdapat 3 jenis penjualan di perusahaan ini, yang pertama adalah
penjualan dengan menyalurkan gas langsung melalui pipa ke pelanggan.
Pelanggan yang melakukan transaksi jenis ini, biasanya yang bergerak dibidang
kesehatan seperti rumah sakit. Data yang dicatat pada transaksi jenis ini, adalah
jumlah pembelian gas yang didapat dari selisih data meteran akhir yang tertera
pada alat penghitung meteran, dengan data meteran awal yang telah disimpan
sebelumnya pada database, hasil pengurangan tersebut akan dikalikan dengan
harga penjualan dari gas yang disalurkan
Untuk jenis penjualan yang kedua yaitu, dimana pelanggan meminjam
tabung gas milik perusahaan. Pelanggan datang ke depo dengan membawa tabung
milik perusahaan yang sudah kosong, jika sebelumnya pernah meminjam tabung
gas. Pelanggan memilih jenis tabung sesusai dengan kapasitasnya dan juga isinya.
Misalnya tabung dengan jenis atau kapasitas 3 M3 yang sudah berisi gas jenis
oksigen, tabung dengan jenis atau kapasitas 50 M3 yang sudah berisi gas jenis
nitrogen biasanya untuk industri. Kasir akan mencatat tabung-tabung gas yang
dibeli tersebut, dan secara otomatis sistem akan mencatat jenis gas yang ada
didalamnya, dan dihitung totalnya
Kasir
mencatat
data
pelanggan
yang
melakukan transaksi serta jenis pembayaran yang diinginkan pelanggan. Selain
itu, kasir juga mencatat data tanggal pengembalian tabung, sesuai kesepakatan
dengan pihak pelanggan.
Jenis penjualan yang terakhir yaitu, dimana pelanggan membawa tabung
gas miliknya sendiri. Pelanggan datang ke depo dengan membawa tabung gas
yang sudah kosong. Selanjutnya kasir menerima tabung pelanggan tersebut dan
dicatat jenis gas yang akan diisi ke tabung tersebut. Selain itu kasir juga mecatat
tanggal pengambilan tabung, seusai kesepakatan dengan pelanggan. Jika tabung
pelanggan sudah diisi, pelanggan akan datang ke depo untuk mengambil tabung.
Kasir akan mencatat jumlah pembelian gas seperti pada jenis transaksi penjualan
yang kedua.
2. Pengendalian Piutang dan Pengendalian Tabung
Pada ketiga jenis penjualan tersebut, memiliki 2 cara pembayaran yaitu
tunai dan kredit. Apabila pelanggan memilih jenis pembayaran secara tunai, maka
pelanggan harus membayar sesuai dengan total jumlah pembelian gas tersebut.
Jika pelanggan memilih jenis pembayaran secara kredit, maka pelanggan harus
membayar uang muka dan memiliki limit kredit yang cukup. Limit kredit
diinputkan oleh bagian administrasi setelah dilakukan pertimbangan mengenai
kemampuan pelanggan tersebut untuk membayar.
Jika pelanggan memiliki limit kredit yang cukup untuk membayar
tunggakan pembayarannya, maka selanjutnya akan dilakukan pencatatan jumlah
angsuran sesuai dengan kemampuan pelanggan untuk membayar. Angsuran akan
dibayar setiap bulan terhitung mulai dari tanggal transaksi penjualan terjadi.
Untuk mengetahui pelanggan yang masih membawa tabung perusahaan dan telah
melebihi batas peminjaman, maka sistem akan memberikan data tracking tabung.
Begitu juga dengan piutang pelanggan yang sudah melewati batas jatuh tempo.
sistem akan memberikan data piutang yang telah jatuh tempo kepada bagian sales.
Berdasarkan data tersebut, sales bisa melakukan penagihan tabung ke pelanggan.
3. Manajemen Inventori
Bagian produksi akan memeriksa tabung yang kososng di gudang, baik itu
tabung milik pelanggan atau tabung milik perusahaan. Selanjutnya bagian
produksi akan membuat surat pengiriman tabung ke pabrik yang berisi data
tabung dan jenis gas yang harus diisi. Jika sudah selesai dan tabung sudah kembali
ke gudang, maka bagian produksi akan memeriksa dan memasukkan data-data
tabung tersebut ke dalam sistem.
4. Pembuatan Laporan
Pembuatan laporan dilakukan oleh karyawan depo dengan mengambil data
pada database penjualan. Laporan yang dihasilkan akan diberikan pada direktur
dan bagian administrasi untuk dijadikan bahan evaluasi kegiatan penjualan di
depo. Untuk bagian administrasi laporan yang diterima adalah laporan piutang
pelanggan dan laporan pelanggan yang meminjam tabung. Direktur menerima
laporan umur piutang dan laporan tracking tabung, yang berguna untuk
mengetahui umur piutang pelanggan dan juga mengetahui daftar pelanggan yang
meminjam tabung. Kedua laporan ini berfungsi sebagai bahan evaluasi bersama
dengan abgian administrasi untuk menganalisa pelanggan misalnya seperti
melakukan penagihan atau menambah limit kredit pelanggan. Selain itu ada,
laporan penjualan berdasarkan periode tertentu yang diberikan kepada direktur
untuk mengevaluasi kegiatan penjualan di perusahaannya.
-------------------END OF FILE--------------------------