faktor - Arief Maulana` s Virtual Note

Ujian Akhir Triwulan
Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)
FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KEGAGALAN DAN KESUKSESAN DALAM PEMBANGUNAN
DAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI SUATU
PERUSAHAAN
Dosen : Dr. Ir.Arif Imam Suroso, M.Sc
Oleh
ARIEF MAULANA
(P056111431.48)
MAGISTER MANAJEMEN BISNIS
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2012
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI ........................................................................................
i
DAFTAR GAMBAR ...........................................................................
ii
I.
PENDAHULUAN .........................................................................
1
1.1. Latar Belakang ..........................................................................
1
II. TINJAUAN PUSTAKA ................................................................
2
2.1. Sistem Informasi Manajemen ...................................................
2
2.2. Implementasi Sistem Bisnis ......................................................
4
III. PEMBAHASAN .............................................................................
5
3.1. Permasalahan Implementasi Sistem Informasi .........................
5
3.2. Evaluasi Kinerja SI ...................................................................
8
3.3. Pengkategorian Kegagalan SI ...................................................
10
3.4. Faktor – Faktor Yang Mempengaruhi
Kesuksesan Dan Kegagalan SI .................................................
11
IV. Penutup ...........................................................................................
15
4.1. Kesimpulan .................................................................................
15
DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................
16
i
DAFTAR GAMBAR
No
Halaman
1. Komponen Sistem Informasi...............................................................
2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi ...................................................
3. Siklus Pengembangan Sistem Informasi .............................................
4. Gambaran Umum Proses Implementasi ..............................................
5. Ukuran kesuksesan sistem ..................................................................
ii
3
3
4
5
9
BAB I. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Perusahaan menghadapi banyak tantangan dalam industri. Oleh karena
itu, perusahaan dapat mengimplementasikan sebuah sistem informasi. Sistem
informasi dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi sebuah perusahaan, serta
teknologi informasi yang diimplementasikan dengan tepat dapat menjadi faktor
kunci keberhasilan bisnis mereka.
Teknologi informasi menyerap bagian terbesar dari total modal investasi
dari sebuah perusahaan. Perusahaan berharap dengan menggunakan platform IT
untuk menjalankan proses baru, inovasi produk dan layanan, mendapatkan respon
yang lebih tinggi, dan menerapkan lingkungan perusahaan baru yang bertujuan
mengubah struktur internal mereka menjadi organisasi yang lebih baik
Salah satu tugas paling menantang yang dihadapi oleh perusahaan adalah
pelaksanaan yang efektif dari IT, karena memerlukan orang untuk memahami,
menyerap, dan beradaptasi dengan persyaratan baru. Banyak yang mengatakan
bahwa orang menyukai kemajuan tetapi membenci perubahan. Oleh karena itu,
dampak utama dari IT dimediasi oleh sejumlah faktor, banyak yang membutuhkan
pemahaman mendalam tentang konteks organisasi dan perilaku manusia.
Saat ini hampir semua perusahaan melakukan investasi / implementasi IT,
untuk menunjang bisnis mereka. Tidak sedikit perusahaan yang melakukan
implementasi hanya sebatas mengikuti tren tanpa memahami apa tujuan dari
implementasi
IT
tersebut
sehingga
menyebabkan
kegagalan
dalam
implementasinya. Namun tidak sedikit pula perusahaan yang mampu merasakan
manfaat melalui penerapan IT sebagai penunjang bisnis mereka.
Dengan demikian, paper ini akan mengulas faktor – faktor yang
mempengaruhi keberhasilan maupun kegagalan penerapan sistem informasi dalam
suatu perusahaan.
1
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA
1.1. Sistem Informasi Manajemen
Saat ini manusia dalam kesehariannya sebagai pengguna informasi sangat
bergantung pada berbagai sistem informasi, mulai dari sistem informasi manual
yang sederhana dengan menggunakan saluran informal, hingga sistem informasi
berbasis komputer yang rumit dan menggunakan saluran telekomunikasi canggih.
Di dalam organisasi, apapun jenis dan bentuknya, sistem informasi bahkan telah
memainkan peran penting dalam mendukung kegiatan operasional, mendukung
pengambilan keputusan hingga mendukung organisasi mencapai keunggulan
kompetitif yang strategis. Pembahasan tentang sistem informasi manajemen akan
diawali dengan pembahasan tentang konsep sistem.
a. Sistem
Sistem dapat dijabarkan secara sederhana sebagai kelompok elemen yang
saling berhubungan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui
sebuah proses yang terorganisasi. Menurut O’brien (2010), setiap sistem
setidaknya terdiri dari tiga komponen atau fungsi dasar yang saling berinteraksi,
yaitu :
1. Masukan (input) meliputi kegiatan penangkapan (capturing) dan pengumpulan
(assembling) elemen yang akan dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses.
Masukan dapat dibedakan menjadi maintenance input yang memungkinkan
sistem dapat beroperasi dan signal input yang nantinya akan diolah menjadi
produk. Contohnya, bahan baku, data, dan energi.
2. Pemrosesan (processing) meliputi proses pengubahan masukan menjadi
keluaran. Contohnya, proses pembuatan mobil.
3. Keluaran (output) meliputi proses pemindahan elemen yang telah melewati
tahap pemrosesan ke tujuan akhir yang ditetapkan. Keluaran dari sebuah
sistem selalu berupa keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
b. Sistem Informasi
Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orangorang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi
2
(O’Brien, 2010). Komponen sistem informasi tersebut secara lebih jelas
ditunjukkan pada Gambar 1.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2010), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam
bisnis yaitu :

Mendukung proses bisnis dan operasional

Mendukung pengambilan keputusan

Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi
Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi
masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat
3
ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau
mengembangkan
teknologi
informasi
baru
atau
meningkatkannya
bagi
perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola
usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para
pemakai akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi
masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses
bertahap atau beberapa siklus seperti ditunjukkan pada Gambar 3 di bawah ini
(O’Brien, 2010).
Gambar 3. Siklus Pengembangan Sistem Informasi
1.2. Implementasi Sistem Bisnis
Secanggih apapun sistem baru yang telah dirancang, tentunya akan
percuma jika hanya berupa it strategis yang amat handal tanpa adanya
implementasi.
Sistem
informasi
yang
telah
dirancang
tersebut
harus
diimplementasikan sebagai sebuah sistem kerja dan dipelihara agar dapat berjalan
dengan baik. Implementasi dapat menjadi sebuah proses yang sulit dan
memerlukan banyak waktu. Namun demikian, proses implemetasi merupakan
salah satu proses vital dalam memastikan kesuksesan sebuah sistem yang baru
dikembangkan.
4
Gambar 4. Gambaran Umum Proses Implementasi
5
BABIII. PEMBAHASAN
3.1. Permasalahan Implementasi Sistem Informasi
Dalam melakukan implementasi suatu sistem informasi, dapat dipastikan
bahwa banyak dijumpai permasalahan teknis dan non teknis. Secara umum,
permasalahan dalam implementasi sistem informasi yang terintegrasi, adalah
sebagai berikut :
1. Implementasi sistem informasi merupakan proyek yang menuntut kerja keras
dan kerja cerdas.
2. Sistem informasi yang terintegrasi tidak dapat bekerja sendiri.
3. Implementasi sistem informasi harus dijadikan pekerjaan utama.
4. Perubahan cara kerja dan pola pikir (mindset).
Pekerjaan dalam tahapan implementasi suatu sistem informasi adalah
suatu proyek yang menuntut kerja keras dan kerja cerdas. Hal ini hanya dapat
diterima oleh sebagian orang-orang yang memang suka terhadap perubahan, suka
terhadap pola pekerjaan yang berhubungan dengan orang dan menyukai pekerjaan
yang menantang untuk menciptakan suatu perubahan yang dapat menjadikan
pekerjaan lebih efisien. Untuk itu, sangat diperlukan suatu tekad dan komitmen
yang kuat, dan dukungan penuh dari level executive (top management) yang
bertekad untuk menciptakan “success story and change management”, demi
tercapainya hasil pekerjaan dengan tingkat efisien dan efektif, menghasilkan suatu
informasi yang uptodate dan dibutuhkan level manajemen untuk pengambilan
keputusan strategi bisnis yang inovatif dan kreatif.
Pada prinsipnya cara kerja sistem informasi menuntut peran utama dari
orang-orang yang mau melakukan dan menjalankan sesuai prosedur aplikasi
program. Suatu aplikasi program ERP tidak dapat bekerja sendiri tanpa sentuhan
pengguna untuk melakukan penginputan transaksi operasional secara up to date.
Yang menjadi kendala adalah dalam tahap implementasi, dimana biasanya
pekerjaan masih dilakukan dengan parallel run (menjalankan sistem berjalan dan
sistem baru secara bersamaan), maka dapat terjadi keengganan pengguna untuk
melakukan penginputan transaksi pada sistem baru, dengan berbagai alasan,
seperti : masih disibukan dengan pekerjaan sistem berjalan, masih belum
6
memahami cara kerja sistem baru, yang menuntut pengguna untuk belajar lagi
terutama yang berkaitan dengan teknologi informasi. Untuk itu, peranan Project
Manager untuk memberikan solusi terhadap permasalahan ini, termasuk
pendekatan personal (personal approach) agar transaksi penginputan data pada
sisem baru dapat dilakukan secara up to date.
Dalam praktek bisnisnya, pada tahapan implementasi suatu sistem
informasi, sering terjadinya kegiatan secara parallel run (sistem baru dan sistem
berjalan dilakukan bersamaan). Hal ini yang membuat pengguna merasa enggan,
terbeban dan tidak termotivasi untuk melakukan trial simulasi, implementasi
untuk melakukan penginputan data pada sistem informasi baru yang belum
dikenal. Hal ini dapat terlihat dengan ketidakhadiran dan tidak terlibat aktif
pengguna dalam pelatihan-pelatihan simulasi sistem informasi. Salah satu cara
untuk mengatasi permasalahan tersebut, biasanya perusahaan melakukan
penambahan tenaga outsourcing (tenaga kontrak) untuk penginputan pada aplikasi
program baru tersebut. Hal ini akan berakibat bahwa orang yang mengetahui
detail dan memahami cara kerja aplikasi program baru tersebut adalah tenaga
kerja outsourcing (tenaga kontrak) tersebut, dan apabila masa kerja tenaga kerja
kontrak berakhir, maka akan terjadi lagi permasalahan dimana pengguna belum
mengetahui detail cara kerja aplikasi program tersebut.
Untuk meningkatkan pembaharuan kinerja, perlu dilakukan usaha untuk
mengubah aksi menjadi kesempatan (change the action into opportunities). Setiap
perusahaan memiliki gaya atau style budaya cara kerja yang sudah berjalan selama
perusahaan berdiri. Budaya atau kebiasa cara kerja dalam suatu perusahaan
merupakan salah satu faktor penting yang harus dipertimbangkan dalam mencapai
keberhasilan dalam melakukan implementasi proses perubahan, karena penerapan
suatu sistem informasi yang terintegrasi menuntut budaya cara kerja dengan
keterlibatan aktif pengguna. Budaya perusahaan menjadikan perusahaan
mempunyai ciri khas yang unik, bernilai dengan berkebiasaan yang dilakukan
sehari-hari. Faktor yang perlu dipertimbangkan adalah bagaiman sumber daya
dapat mengubah cara kerja dalam budaya perusahaan tersebut ?. Untuk mengubah
budaya perusahaan diperlukan usaha keras yang harus diikuti dengan melakukan
perubahan organisasi yang dilakukan secara bertahap, terlebih untuk mendukung
7
perubahan cara kerja dengan sistem komputerisasi yang terintegrasi seperti ERP.
Perubahan organisasi tersebut biasanya dimulai dengan memberikan contoh atau
teladan dari level top management dan manajerial, yang secara bertahap akan
diikuti level berikutnya.
Tantangan terbesar dalam melakukan implementasi suatu sistem informasi
yang terintegrasi adalah bukan dari penggunaan cara kerja perangkat teknologi
informasi dan sarana infrastruktur teknologi modern yang digunakan dalam
melakukan implementasi suatu sistem informasi yang terintegrasi. Tantangan
yang terbesar dalam melakukan implementasi suatu system informasi yang
terintegrasi adalah faktor sumber daya manusia. Mengubah pola pikir (mindset)
orang untuk melakukan perubahan cara kerja dari cara kerja tradisional (manual)
menjadi cara kerja dengan system komputerisasi (automate system) merupakan
tantangan yang berisiko tinggi dan memerlukan waktu yang relatif lama.
3.2. Evaluasi Kinerja SI
Implementasi SI pada perusahaan bagaikan dua sisi mata uang. Bisa
berujung pada kesuksesan dan kegagalan. Proyek SI biasanya dikembangkan
dengan harapan yang tinggi namun sering berakhir dengan kegagalan. Untuk
mengukur keberhasilan sebuah proyek umumnya menggunakan metode evaluasi
ekonomi standar untuk mengevaluasi keberhasilan pelaksanaan proyek IS karena
kompleksitas dari proses pelaksanaan proyek IS dan dampak jangka panjang dari
proyek pada organisasi.
Evaluasi SI dapat dilakukan dengan metode kualitatif maupun kuantitatif.
Kinerja SI tidak dapat dinilai sebagai baik atau buruk tanpa keberhasilan
pelaksanaan proyek. Evaluasi proyek SI bisa sangat bermasalah dan kadangkadang bisa sangat subyektif dan tidak ada satu metode evaluasi SI yang dapat
diterapkan untuk semua situasi. Evaluasi menjadi subyektif dan dapat bergantung
pada keadaan termasuk waktu.
Meskipun demikian, peneliti MIS telah melihat seperangkat ukuran formal
untuk menilai sistem. Berbagai macam kriteria telah dikembangkan, akan tetapi
ukuran kesuksesan sistem seperti yang diperlihatkan pada Gambar 5 dianggap
paling penting.
8
1. Penggunaan sistem level tinggi, sebagaimana diukur dengan polling
pengguna, memberikan kuesioner, atau memantau parameter-parameter
seperti volume transaksi.
2. Kepuasan pengguna pada sistem, sebagaimana diukur oleh kuesioner atau
wawancara. Hal ini mungkin termasuk pendapat pengguna pada akurasi,
aktualitas, dan kerelevanan informasi, kualitas servis, dan mungkin pada
jadwal operasinya. Yang paling penting adalah perilaku manajer pada sejauh
mana tingkat kepuasannya terhadap informasi yang dibutuhkannya dan
pendapat pengguna tentang bagaimana sistem meningkatkan kinerja mereka
3. Perilaku menguntungkan dari pengguna sistem informasi dan staf sistem
informasi.
4. Tercapainya tujuan sistem, tingkat di mana sistem dapat mencapai tujuan
tertentu, sebagaimana ditunjukkan dengan peningkatan kinerja organisasi dan
pengambilan keputusan yang dihasilkan oleh sistem.
5. Pembayaran finansial kepada organisasi, baik dengan mengurangi biaya atau
meningkatkan penjualan atau keuntungan.
Gambar 5. Ukuran kesuksesan sistem
Kelima ukuran dianggap menjadi nilai batas walaupun analisis keuntungan
biaya mungkin digambarkan dengan berat di dalam keputusan untuk membangun
sebuah sistem tertentu. Keuntungan dari sebuah sistem informasi mungkin tidak
secara keseluruhan dapat diperhitungkan. Terlebih lagi keuntungan nyata tidak
dapat dengan mudah ditunjukkan untuk aplikasi sistem pendukung keputusan
9
tingkat lanjut. Dan meskipun metodologi keuntungan telah diikuti secara akurat ,
sejarah banyak proyek pengembangan sistem telah menunjukkan perkiraan nyata
ini selalu sulit untuk diformulasikan. Peneliti MIS telah lebih suka berkonsentrasi
pada ukuran manusia dan organisasi pada kesuksesan sistem seperti kualitas
informasi, kualitas sistem, dan pengaruh sistem pada kinerja organisasi.
3.3. Pengkategorian Kegagalan SI
Secara umum, penilaian kinerja SI berfokus pada pertimbangan dari
keberhasilan dan kegagalan SI. Masalah kegagalan SI dapat dianalisis dengan
mengasumsikan bahwa belajar dari kegagalan SI akan memberikan pelajaran
penting untuk merumuskan strategi sukses bagi perencanaan, pengembangan,
pelaksanaan, dan pengelolaan sistem informasi. Enam jenis kegagalan SI dapat
diidentifikasi sebagai berikut:
•
Kegagalan Teknis
•
Kegagalan Proyek
•
Kegagalan Organisasi
•
Kegagalan Lingkungan
•
Kegagalan Pembangunan
•
Kegagalan Penggunaan
Tingkat keberhasilan maupun kegagalan SI dapat dikategorikan menjadi 3
tingkat tergantung kepada tingkat keberhasilannya. Pertama adalah kegagalan
total inisiatif, tidak pernah dilaksanakan atau di mana sistem baru diterapkan
tetapi segera ditinggalkan. Kedua adalah kegagalan parsial dari inisiatif, di mana
tujuan utama tidak tercapai atau di mana terdapat hasil yang tidak diinginkan yang
signifikan. Terkait dengan kegagalan parsial adalah kegagalan keberlanjutan mana
inisiatif pertama berhasil tetapi kemudian ditinggalkan setelah satu tahun atau
lebih. Yang terakhir adalah keberhasilan dari inisiatif di mana sebagian besar
pemangku kepentingan mencapai tujuan utama mereka dan tidak mengalami hasil
yang tidak diinginkan.
10
3.4. Faktor – Faktor Yang Mempengaruhi Kesuksesan Dan Kegagalan SI
Ada beberapa faktor penting yang secara langsung mempengaruhi
keberhasilan dan kegagalan proyek SI. Faktor-faktor yang mempengaruhi
keberhasilan dan kegagalan implementasi TI hampir umum bagi semua
perusahaan. Namun prioritas dan pentingnya faktor mungkin berbeda dari
perusahaan ke perusahaan yang lain berdasarkan budaya mereka, wilayah, struktur
organisasi, lingkungan dan bisnis utama yang mereka hadapi. Faktor – faktor yang
mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan SI dapat dikategorikan menjadi 5
faktor utama:
1. Faktor-faktor lingkungan
a. Globalisasi
b. Lingkungan dinamis
c. Kompetisi
2. Faktor struktur organisasi internal
a. Keselarasan strategis antara struktur dan infrastruktur organisasi dengan
struktur dan infrastruktur SI
b. Dukungan dan komitmen manajemen puncak untuk SI
c. Partisipasi pengguna dalam proyek SI
d. Pencocokan kemampuan TI untuk kebutuhan dan tujuan organisasi
e. Konteks struktur organisasi
f. Keterampilan teknis dan manajerial yang mencukupi
3. Faktor struktur tim proyek
a. Umpan balik pemimpin proyek untuk tim
b. Pengalaman pemimpin proyek
c. Pemantauan dan pengendalian proyek
d. Pelatihan yang memadai untuk anggota tim
e. Peer review atas kemajuan proyek
f. Pengalaman anggota tim
g. Komitmen anggota tim
h. Kontrol diri anggota tim
11
4. Teknologi yang sesuai dan metodologi proyek
a. Tujuan yang jelas
b. Rencana proyek yang detil
c. Lingkup proyek yang tepat
d. Memanfaatkan metodologi yang efektif
e. Penggunaan teknologi yang tepat
f. Implementasi sistem yang efektif
5. Dukungan pasca proyek
a. Pelatihan pengguna
b. Dukungan software
c. Pelatihan staf TI
d. Bantuan tepat waktu pada pengguna
Ada hubungan yang erat antara faktor lingkungan dan tingkat keberhasilan
dan kegagalan TI dalam perusahaan karena lingkungan eksternal sering mendorong
atau memaksa perusahaan untuk memanfaatkan aplikasi SI strategis untuk bertahan
hidup. Dinamika lingkungan merupakan faktor efektif karena ketidakpastian
lingkungan mempengaruhi aplikasi SI perusahaan. Dalam lingkungan perusahaan
yang stabil dan sederhana umumnya membaca dengan teliti strategi defensif
berdasarkan efisiensi tinggi dan efektivitas biaya. Namun dalam lingkungan yang
tidak pasti suatu perusahaan harus memiliki aplikasi strategis tingkat tinggi agar SI
sukses karena aplikasi SI strategis adalah salah satu yang memiliki efek yang besar
terhadap keberhasilan perusahaan dengan mempengaruhi atau membentuk strategi
perusahaan atau memainkan peran langsung dalam pelaksanaan strategi perusahaan.
Jika perusahaan adalah perusahaan global, maka harus menyesuaikan proyek SI
aslinya dengan anak perusahaan agar sesuai kondisi anak perusahaan. Jika perusahaan
tidak mampu mencapai sesuai dengan kebutuhan spesifik, proyek SI mungkin gagal
dengan probabilitas tinggi. Perusahaan menerapkan proyek SI untuk mendapatkan
keunggulan kompetitif melalui diferensiasi, inovasi pengurangan biaya, dan
pertumbuhan. Dalam lingkungan yang sangat kompetitif jika perusahaan tidak
mampu untuk mengembangkan dan menerapkan proyek SI yang akan membuat
mereka mendapatkan keuntungan kompetitif, perusahaan tidak dapat mencapai
kesuksesan proyek SI.
12
Struktur organisasi internal juga mempengaruhi kesuksesan proyek SI.
Harus terdapat keselarasan antara struktur dan infratruktus perusahaan dengan
struktur dan infrastruktur SI. Kesesuaian infrastruktur perusahaan dengan
infrastruktur SI adalah tonggak penting dalam menerapkan proyek SI sebaliknya
proyek akan gagal secara dramatis. Kemampuan TI dalam perusahaan harus
sesuai dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan. Jika proyek SI berada dibawah
kebutuhan perusahaan akan menjadi tidak berguna karena tidak mampu
memenuhi kebutuhan perusahaan. Sebaliknya, jika proyek SI berada diatas
kebutuhan perusahaan maka proyek hanya akan mengorbankan waktu dan uang.
Konteks struktural organisasi perusahaan juga dapat mempengaruhi kesuksesai
proyek SI karena organisasi dengan hirarki tradisional berada dalam kesulitan
besar karena perusahaan lama tidak memadai untuk memproyeksikan secara rinci.
Namun, faktor-faktor ini dapat efektif jika anggota tim memiliki komitmen yang
kuat untuk proyek yang juga membuat mereka memiliki kemampuan kontrol diri.
Dengan kemampuan ini anggota tim dapat memberikan kontribusi yang efektif
untuk proyek yang dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek SI.
Tanpa komitmen tertentu, anggota tim tidak bisa bekerja dengan keyakinan
keberhasilan yang secara langsung dapat membawa proyek pada kegagalan
tertentu.
Ada hubungan yang kuat antara keberhasilan proyek dengan teknologi dan
metodologi yang dipilih untuk mengembangkan dan melaksanakan proyek TI
yang dibutuhkan. Jika perusahaan gagal untuk memilih teknologi dan metodologi
yang tepat sangat mungkin bagi mereka untuk mengalami kegagalan pada akhir
proyek. Untuk mendapatkan keberhasilan perusahaan harus mulai berpikir tentang
proyek dengan mendefinisikan tujuan secara jelas yang juga dapat membantu
mereka untuk menentukan ruang lingkup proyek yang tepat. Dengan tujuan dan
lingkup proyek yang didefinisikan dengan baik, mereka dapat memilih teknologi
dan metodologi yang tepat yang disertai dengan tujuan dan ruang lingkup. Hal ini
dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan pelaksanaan proyek TI. Namun
jika faktor-faktor ini tidak dilengkapi dengan rencana proyek yang rinci,
keberhasilan tidak dapat diperoleh. Setelah memilih metodologi yang tepat, jika
perusahaan berhasil menerapkan proyek TI yang dipilih dapat mencapai tingkat
13
kesuksesan yang diinginkan. Penerapan metodologi yang dipilih mungkin
berhubungan dengan kemampuan manajerial dan teknis perusahaan serta
kemampuan umum dari tim proyek. Agar memperoleh kesuksesan, perusahaan
harus memilih metodologi yang sesuai dengan ruang lingkup dan kemampuan
umum. Metodologi yang hebat dapat membawa mereka pada kegagalan tertentu
jika mereka tidak bisa menerapkannya. Selama pelaksanaan dan setelah
pelaksanaan, perusahaan harus menggunakan teknologi yang tepat guna sesuai
yang dibutuhkan oleh sistem mereka. Hal ini dapat dicapai dengan memilih
teknologi yang fleksibel yang dapat disesuaikan sesuai dengan perubahan
kebutuhan perusahaan atau kebutuhan bagian yang berbeda dari perusahaan.
Siklus hidup proyek SI tidak berakhir pada tahap implementasi. Setelah
menerapkan SI proyek pada perusahaan, dukungan dan pelatihan proyek adalah
tahap berikutnya. Pelatihan pengguna adalah masalah penting karena jika
pengguna tidak terlatih dengan baik dan memahami peluang proyek SI, mereka
akan menolak ke sistem baru dan menolak untuk menggunakannya. Jadi sistem
baru tidak akan digunakan dan dianggap sebagai proyek gagal. Bantuan tepat
waktu bagi pengguna harus didukung oleh anggota proyek SI sampai pengguna
terbiasa untuk menggunakan sistem. Proyek SI perlu diperbarui secara berkala
sesuai dengan perubahan teknologi dan kebutuhan pengguna. Kesalahan pasca
pelaksanaan proyek yang tidak terlihat dalam tahap uji coba dapat dikoreksi
dengan membersihkan bug dan membuat pembaruan yang diperlukan. Staf TI di
perusahaan harus dilatih tentang sistem yang baru dan mampu memberikan
bantuan yang diperlukan untuk pengguna akhir.
14
BAB IV. PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Sistem informasi sangat penting bagi keberlangsungan hidup sebuah
perusahaan saat ini. Menerapkan sistem informasi merupakan tugas yang
kompleks. Banyak faktor yang menentukan keberhasilan pelaksanaan proyek SI.
Beberapa diantaranya adalah faktor lingkungan, struktur organisasi internal,
struktur tim proyek, teknologi yang sesuai dan metodologi proyek, serta dukungan
pasca proyek.
15
DAFTAR PUSTAKA
Buruncuk, G. and Gülser, G. Z. Factors Affecting Implementation of Information
Systems Success and Failure. Bogaziçi University Department of
Management Information Systems.
Deng, H. and Gupta, P. 2005. Critical Success Factors for Information Systems
Implementation: An End-User Perspective. Idea Group Inc.
Gichoya, D. 2005. Factors Affecting the Successful Implementation of ICT
Projects in Government. The Electronic Journal of e-Government Volume 3
Issue 4, pp 175-184
O’Brien, J. A. and Marakas, G. M. 2011. Management Information System Tenth
Edition. New York: Mc.Graw-Hill Companies.
Wijaya, S. F. 2011. Pengaruh Teknologi Informasi Dan Perubahan Organisasi
Dalam Bisnis. Makalah disajikan dalam Seminar Nasional Aplikasi
Teknologi Informasi 2011 (SNATI 2011) Yogyakarta, 17-18 Juni 201