manajemen proyek

MANAJEMEN PROYEK
Oleh:
Herawati Fiosar T /0022.01.43.2015
Armawin Mus /0041.01.43.2015
Muliati /0040.01.43.2015
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN
UNIVERSITAS MUSLIM INDONESIA
MAKASSAR
2016
A. PERENCANAAN PROYEK
Proyek dapat didefinisikan sebagai sederetab tugas yang diarahkan pada suatu hasil output utama.
Di dalam perusahaan, organisasi proyek dibentukuntuk memastikan program yang telah ada tetap berjalan
dengan lancar secara harian, sementara proyek baru dapat berhasil diselesaikan.
Organisasi proyek dapat akan bekerja baik apabila:
1) Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan tenggat waktu spesifik.
2) Pekerjaan tersebut unik atau tidak begitu biasa dalam organisasi yang ada.
3) Pekerjaan mengandung tugas-tugas kompleks dan saling berhubungan yang
membutuhkan keterampilan khusus
4) Proyek bersifat sementara, tetapi penting bagi organisasi
5) Proyek meliputi hampir semua lini organisasi.
1. MANAJER PROYEK
Manajer yang memimpin proyek mengoordinasikan aktivitas dengan departemen
lain dan membuat laporan langsung pada manajemen puncak. Manajer proyek
mendapatkan sorotan dalam perusahaan dan bertanggung jawab memastikan bahwa (1)
seluruh aktivitas yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang
tepat; (2) proyek selesai sesuai dengan anggaran; (3) proyek memenuhi sasaran kualitas;
dan (4) orang-orang yang ditugaskan pada proyek mendapatkan motivasi, arahan, dan
informasi yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan merek.
2. Struktur Penguraian Kerja
Tim manajemen proyek memulai tugasnya dengan baik sebelum pelaksanaan
proyek sehingga perencanaan dapat dikembangkan terlebih dahulu. Salah satu fase
awalnya adalah menetapkan tujuan-tujuan proyek secara cermat, selanjutnya memecah
proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelolah dengan baik. Struktur penguraian
kerja menetapkan proyek dengan membaginya menjadi subkomponen (atau tugas) utama,
yang selanjutnya dibagi lagi menjadi komponen yang lebih detail, dan akhirnya menjadi
seperangkat aktivitas dan biaya yang terkait.
B. PENJADWALAN PROYEK
Penjadwalan proyek meliputi pengurutan dan pembagian waktu untuk seluruh aktivitas
proyek. Pada fase ini, manajer memutuskan lamanya setiap aktivitas memerlukan waktu dan
menghitung banyaknya orang dan bahan yang diperlukan pada setiap fase produksi. Manajer juga
membuat diagram penjadwalan terpisah untuk kebutuhan personel berdasarkan jenis keterampilan
(misalnya: manajemen, keteknikan, atau penuangan beton). Diagram juga dapat dibuat untuk
penjadwalan bahan-bahan.
Suatu pendekatan penjadwalan proyek yang populer adalah diagram gant. Diagram gant
adalah cara berbiaya rendah yang membantu para manajer memastikan bahwa (1) semua aktivitas
telah direncanakan, (2) urutan kinerjanya telah diperhitungkan, (3) perkiraan waktu aktivitas telah
telah tercatat, dan (4) keseluruhan proyek telah dibuat.
Ringkasnya, pendekatan apapun yang dilakukan manajer proyek, penjadwalan proyek
membantu dalam bidang berikut.
1. Menunjukkan hubungan setiap aktivitas dengan aktivitas lainnya dan terhadap
keseluruhan proyek.
2. Mengidentifikasi hubungan yang harus didahulukan di antara aktivitas.
3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realitas untuk setiap aktivitas.
4. Membantu
penggunaan
orang,
uang,
dan
sumber
daya
bahan
dengan
mengidentifikasi bottleneck kritis (hal-hal yang mungkin menghambat suatu proyek).
C. PENGENDALIAN PROYEK
Pengendalian
proyek-proyek
besar,
sebagaimana
pengendalian
sistem
apapun,
melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran. Pengendalian juga
berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisi rencana proyek dan pengaturan sumber daya
kemana mereka paling diperlukan. Laporan dan diagram PERT/CPM yang terkomputerisasi
tersedia pada komputer personal.
D. TEKNIK MANAJEMEN PROYEK
Teknik evaluasi dan pengulasan program (dikenal luas sebagai program evaluation and
revew technique- PERT) dan metode jalur kritis (umumnya dikenal dengan critical path
method-CPM) dikembangkan di tahun 1950-an untuk membantu para manajer melakukan
penjadwalan, pemantauan, serta pengendalian proyek-proyek besar dan kompleks.
Kerangka kerja PERT dan CPM
1. Menetapkan proyek dan menyiapkan struktur penguraian kerjanya.
2. Membangun hubungan antara aktivitas-aktivitasnya. Memutuskan aktivitas yang
harus diputuskan terlebih dahuludan aktivitas yang harus mengikuti aktivitas lain.
3. Menggambarkan jaringan yang menghubungkan keseluruhan aktivitas.
4. Menetapkan perkiraan waktu dan/atau biaya setiap aktivitas.
5. Menghitung jalur waktu terpanjang melalui jaringan. Hal ini disebut jalur kritis.
6. Menggunakan jaringan untuk membantu perencanaan, penjadwalan, dan
pengendalian proyek.
E. MENENTUKAN JADWAL PROYEK
Setelah jaringan proyek telah digambarkan untuk menunjukkan semua aktivitas dan
hubungan yang harus didahulukan, langkah selanjutnya adalah menentukan jadwal proyek.
Artinya, kita perlu mengidentifikasi waktu mulai dan selesai yang direncanakan untuk setiap
aktivitas.
F. VARIABILITAS DALAM WAKTU AKTIVITAS
Dalam mengenali semua waktu paling awal dan paling lambat sejauh ini serta jalur kritis
terkait, kita mengambil pendekatan CPM dengan mengasumsikan semua waktu aktivitasnya
diketahui dan tetap. Jadi, tidak ada variabilitas dalam waktu aktivitas. Walaupun demikian, pada
kenyataannya, waktu penyelesaian aktivitas mungkin dapat bervariasi dan bergantung pada
banyak faktor.
G. TRADE-OFF BIAYA-WAKTU DAN PROJECT CRASHING
Ketika mengelola suatu proyek adalah lazim bagi seorang manajer proyek jika
menghadapi salah satu (atau kedua) situasi berikut: (1) proyeknya mundur dari jadwal dan (2)
waktu penyelsaian proyek yang sudah dijadwalkan dimajukan. Pada situasi apapun, beberapa atau
semua aktivitas yang ada harus dipercepat untuk menyelesaikan proyek dalam batas waktu yang
diinginkan. Proses di mana kita memperpendek jangka waktu proyek dengan biaya terendah
yang mungkin disebut cashing proyek.
CPM merupakan teknik di mana setiap aktivitas mempunyai waktu normal atau waktu
standar yang kita gunakan dalam perhitungan. Hal yang berkaitan dengan waktu normal adalah
biaya normal aktivitas. Namun, waktu yang lain dalam manajemen proyek adalah waktu crash
yang ditetapkan sebagai waktu terpendek yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas.
Kita biasanya dapat mempersingkat sebuah aktivitas dengan menambah sumber daya lebih
(contoh: peralatan, karyawan) pada aktivitas tersebut. Jadi, sangatlah logis jika baiaya crash
sebuah aktivitas lebih mahal dari biaya normalnya.
H. KRITIK TERHADAP KRITIK DAN CPM
Sebagai kritik terhadap pembahasan kita mengenai PERT, berikut beberapa ciri PERT
yang harus diperhatikan oleh para manajer operasi.
Kelebihan
1. Sangat bermanfaat terutama saat menjadwalkan dan mengendalikan proyek besar.
2. Konsep yang lugas atau langsung, serta tidak memerlukan perhitungan matematis yang
rumit.
3. Jaringan grafis membantu melihat hubungan antar aktivitas proyek dengan cepat.
4. Analisis waktu krisis dan waktu longgar membantu menunjukkan aktivitas yang perlu
diperhatikan lebih dekat.
5. Dokumentasi proyek dan gambar menunjukkan siapa yang bertanggung jawab untuk
berbagai aktivitas.
6. Dapat diterapkan untuk bermacam-macam proyek.
7. Bermanfaat dalam memantau jadwal dan biaya.
Keterbatasan
1. Aktivitas proyek harus didefinisikan dengan jelas dan hubungannya harus bebas dan
stabil.
2. Hubungan pendahulunya harus didefinisikan dan dijejaringkan bersam-sama.
3. Perkiraan waktu cenderung subyektif dan bergantung pada kejujuran para manajer yang
takut bahaya jika terlalu optimistis atau tidak cukup pesimistis.
4. Ada bahaya terselubung dengan terlalu banyaknya penekanan pada jalur terpanjang atau
jalur kritis. Jalur yang nyaris kritis perlu diawasi dengan baik pula.