analisis basis data yang sedang berjalan

45
BAB 3
ANALISIS BASIS DATA YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Latar Belakang Puskesmas
3.1.1
Sejarah Klinik
Klinik XYZ berdiri tahun 2005 yang terletak di Jalan Palapa 1 blok I7
no 21, Jakarta Barat. Klinik ini dibuka karena profesi yaitu dokter. Alasan
dibukanya klinik XYZ adalah untuk melayani masyarakat kecil yang
membutuhkan pelayanan dalam pembelian obat maupun pelayananpelayanan yang dibutuhkan oleh masyarakat dalam imunisasi ataupun
pengobatan dalam dan juga untuk melayani karyawan-karyawan pabrik yang
membutuhkan pertolongan pertama seperti amputasi ataupun bedah jika
adanya kejadian tidak terduga dikarenakannya lokasi yang berada di daerah
pusat pabrik di daerah Jakarta barat. Dan dengan banyaknya staf di Klinik ini,
ditunjuk seorang Kepala Klinik yang memiliki tugas dan tanggung jawab atas
keseluruhan aktifitas di Klinik, Berikut adalah kelengkapan Klinik XYZ :
No. NPWP
: 68.860.224.2-085.000 Tanggal 6 Februari 2009
Nama Pemilik : Sri Hendrayati
No. Telp
3.1.2
: 021-5551247
Visi dan Misi
Visi : Pelayanan kesehatan untuk semua
Misi :
a.
Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan
terjangkau bagi semua masyarakat.
b.
Mengembangkan profesionalisme manajemen.
c.
Menciptakan sarana kerja yang nyaman bagi pegawai.
d.
Membina kerjasama yang harmonis dengan institusi
kesehatan lainnya dan masyarakat.
45
46
3.2
Struktur Organisasi
Pemiilik Klinik
Bagian Medis
Bagian Penunjang
Medis
-Instalasi bedah
-Instalasi Diagnosa
-Histori Pasien
-Farmasi
Bagian Umum
-Keamanan
-Kebersihan
Bagian Registrasi
-Pendaftaran
-Pembayaran
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Klinik
Tugas dan Tanggung Jawab bagian yang ada di Klinik adalah sebagai
berikut:
1.
Pemilik Klinik
Tugas :

Membuat sasaran jangka panjang dan jangka pendek klinik.

Menyusun sistem organisasi dan tujuan klinik.

Merencanakan pengembangan klinik.
Wewenang :

Menandatangani dan menyetujui keubtuhan operasional dan
administrasi pada klinik.
2.
Bagian Medis
Tugas :

Membuat laporan bulanan medis yang terjadi di klinik.

Mengatur jalannya pelayanan medis.
Meliputi :
47

Instalasi bedah

Instalasi diagnosa
Wewenang :

Mengawasi semua pelaksanaan bidang medis termasuk
instalasi bedah dan diagnosa.
3.
Bagian Penunjang Medis
Tugas :

Mengatur sarana penunjang medis yang ada di klinik untuk
memenuhi pelayanan pada pasien.

Membuat laporan bulanan penunjang medis yang terjadi di
klinik.
Meliputi :

Histori pasien

Farmasi
Wewenang :

Mengawasi semua bidang penunjang medis termasuk instalasi
histori pasien dan farmasi.
4.
Bagian Umum
Tugas :

5.
Menjaga dan memelihara keadaan dan lingkungan klinik.
Bagian registrasi
Tugas :

Bertanggung jawab atas seluruh laporan dan informasi
keuangan di klinik.

Bertanggung jawab atas penyimpanan dan kerahasiaan data
pribadi serta rekam medic pasien di klinik.

Melayani pasien dalam pendaftaran dan pembayaran.
Wewenang :

Menerima laporan kerja dari bagian penunjang medis.

Mengatur semua urusan keuangan.
Berikut ini activity diagram yang berjalan di Klinik XYZ:
48
Pasien
Loket
Dokter
Farmasi
Pemilik Klinik
Pasien Lama
[YA]
[tidak]
Melakukan Pendaftaran
Membayar Retribusi
Bukti Pembayaran dan Kartu Pasien
Menerima Bukti Bayar
Konfirmasi Data & Mencari Rekam Medis
Mengambil Nomor Antrian
Melakukan Pemeriksaan
[Tindakan]
[Tidak]
[Ya]
Melakukan Tindakan
Membuat Surat Tindakan
Membuat Resep Obat
Resep Obat
[Tidak]
[Ya]
Membayar Tindakan
Menerima Pembayaran Tindakan & Resep Obat
Menerima Obat
Mengeluarkan Obat
Membuat Laporan Jumlah Pasien
Gambar 3.2 Activity Diagram Klinik Berjalan
Menerima Laporan
49
Keterangan:

Pasien yang datang ke puskesmas melakukan:
a.
Pasien
Lama
(Ya),
membayar
retribusi
dan
menyerahkan bukti pembayaran dan kartu pasien ke
loket.
b.
Pasien
Lama
membayar
(Tidak),
retribusi
melakukan
dan
pendaftaran,
menyerahkan
bukti
pembayaran dan kartu pasien ke loket.

Bagian Loket menerima bukti pembayaran dan kartu pasien,
kemudian melakukan konfirmasi data serta mencari rekam
medis.

Setelah dikonfirmasi, pasien mengambil nomor antrian unit
layanan dan menunggu di ruang tunggu unit layanan.

Setelah dipanggil, pasien masuk ke ruang periksa unit layanan
dan akan dilakukan pemeriksaan oleh dokter. Dokter akan
memberitahukan perlu atau tidaknya dilakukan tindakan lanjut
terhadap pasien.

Jika tidak ada tindakan, dokter langsung membuatkan resep
obat dan pasien dapat langsung mengambil obat di apotek
dengan menyerahkan resep obat.

Jika ada tindakan, dokter akan membuat surat tindakan dan
pasien dapat melakukan tindakan lanjut, kemudian dokter
membuatkan resep obat. Pasien menyerahkan resep obat dari
dokter dan membayar tindakan ke apotek.

Bagian Apotek mengeluarkan obat berdasarkan resep dokter
yang diberikan ke pasien, kemudian pasien mengambil
obatnya dan dapat langsung pulang.

Setiap bulannya, bagian Loket membuat laporan jumlah pasien
dan laporan penyakit terbanyak untuk diberikan kepada kepala
puskesmas yang berguna untuk mengambil keputusan.
49
50
3.3
Diagram Aliran Data
Diagram aliran data ini menggambarkan arus data dari sistem
pelayanan yang berjalan pada Klinik XYZ.
3.3.1
Diagram Konteks
Berikut adalah diagram konteks pada Klinik XYZ:
Form Pendaftaran Pasien
Resep Obat
Hasil Diagnosa
Pasien
Kartu Pasien
Poli Dalam
Obat
Penyakit Baru
Laporan Penyakit
Laporan Kunjungan Pasien
Resep Obat
Dokter
Pemilik Klinik
Diagnosa
Gambar 3.3 Diagram Konteks yang Berjalan
Keterangan :
Pasien
melakukan
pendaftaran
dengan
mengisi
Form
Pendaftaran Pasien. Pasien memberikan Kartu Pasien untuk
berobat. Dokter memeriksa dan menemukan penyakit yang
ada pada pasien. Dokter memberikan diagnosa. Dokter
memberikan resep obat ke bagian poli dalam sesuai dengan
penyakit pasien. Pasien memperoleh resep obat dan hasil
diagnosa dari Dokter, kemudian memberikannya kepada
Apotik untuk mendapatkan obat. Pemilik klinik mendapatkan
laporan penyakit dan laporan kunjungan pasien.
51
3.3.2
Diagram Nol
Berikut adalah diagram nol pada Klinik XYZ:
1.0
Pendaftaran
Pasien
Form Pendaftaran Pasien
Informasi Pasien
Pasien
Pasien
Informasi Pasien
Hasil Diagnosa
2.0
Pemeriksaan
Pasien
Kartu Pasien
Resep Obat
Registrasi
Registrasi
Diagnosis Penyakit
Penyakit Baru
Dokter
Diagnosa
Penyakit
Informasi Pasien
Diagnosa
Diagnosa
Resep Obat
Obat
3.0
Pengambilan
Obat
Informasi Resep Obat
Obat
Pemilik Klinik
4.0
Pembuatan
Laporan
Laporan Kunjungan Pasien
Informasi Penyakit
Laporan Penyakit
Gambar 3.4 Diagram Nol yang Berjalan
Keterangan :
Pasien
melakukan
pendaftaran
dengan
mengisi
Form
Pendaftaran. Informasi pasien disimpan. Pasien mendapat
Kartu Pasien dan kemudian dapat melakukan pemeriksaan.
Proses Pemeriksaan Pasien mengambil Informasi Pasien dan
Penyakit dari data store. Dokter menemukan penyakit yang
ada pada pasien. Dokter memberikan hasil diagnosa. Hasil
diagnosa diberikan kepada pasien. Pasien mendapatkan resep
52
obat dari dokter. Pasien memberikan Resep Obat untuk
Pengambilan Obat. Pasien dapat melakukan Pengambilan
Obat. Hasil pemeriksaan dimasukan ke dalam Registrasi. Hasil
pemeriksaan dimasukan ke dalam Diagnosa. Pembuatan
Laporan dilakukan untuk membuat Laporan Kunjungan Pasien
dan Laporan Penyakit.
3.4
Tabel Berjalan
Berikut adalah tabel yang sedang berjalan pada Klinik XYZ:
Tabel 3.1 Deskripsi Tabel Pasien
Nama Tabel
Pasien
Atribut
No_Pasien
Nama_Pasien
Umur
Jenis_Kelamin
Pekerjaan
Alamat
Tabel 3.2 Deskripsi Tabel Rekam_Medis
Nama Tabel
Rekam_Medis
Atribut
No_Rekam_Medis
No_Pasien
Tanggal
Pemeriksaan_Diagnosa
Kasus
Rujuk
Tabel 3.3 Deskripsi Tabel Detil_Rekam_Medis
Nama Tabel
Detil_Rekam_Medis
Atribut
No_Rekam_Medis
53
No_Penyakit
Diagnosa
Tabel 3.4 Deskripsi Tabel Penyakit
Nama Tabel
Penyakit
Atribut
No_Penyakit
Jenis_Penyakit
ICD-X
Tabel 3.5 Deskripsi Tabel Resep
Nama Tabel
Resep
Atribut
No_Rekam_Medis
No_Obat
Jumlah_Obat
Tabel 3.6 Deskripsi Tabel Obat
Nama Tabel
Obat
Atribut
No_Obat
Nama_Obat
Stok_Obat
3.5
Masalah yang Dihadapi
Adapun permasalahan yang sedang dihadapi oleh Klinik XYZ, yaitu:
1.
Penyimpanan data operasional dalam bentuk kumpulan
dokumen dan spreadsheet, data tidak terhubung secara logika,
mengakibatkan terjadinya redudansi data.
2.
Aplikasi yang saat ini digunakan oleh klinik XYZ dalam
pengelolaan data masih membutuhkan waktu yang lama
karena aplikasi tersebut rumit untuk digunakan.
54
3.
Bebasnya hak akses untuk penggunaan dan pengelolaan data
pada klinik XYZ yang dapat memungkinkan penyalahgunaan
terhadap data.
3.6
Usulan Pemecahan Masalah
Berdasarkan masalah yang dihadapi, berikut ini adalah usulan
pemecahan masalah yang diusulkan kepada Klinik XYZ :
1.
Membuat database untuk menyimpan data operasional pada klinik
XYZ.
2.
Merancang aplikasi untuk klinik xyz dengan menggunakan C#.
3.
Merancang sekuritas untuk pengelolaan data dengan menggunakan
MYSQL.