5 Pengolahan Data Persediaan Barang Melalui Aplikasi Dengan Menggunakan Program Delphi 2007 Ruslan Volume 1 : Nomor : 2 Edisi : April 2013 – September 2013 ISSN 2303-5786 PENGOLAHAN DATA PERSEDIAAN BARANG MELALUI APLIKASI DENGAN MENGGUNAKAN PROGRAM DELPHI 2007 Ruslan Dosen Tetap AMIK SIGMA Palembang [email protected] Abstrak Penelitian ini ditujukan untuk membuat aplikasi pengolahan data persediaan barang dengan menggunakan program delphi 2007. Aplikasi pengolahan data yang dibangun diharapkan dapat membantu untuk menyelesaikan laporan persediaan barang dalam waktu yang sangat singkat,cepat dan akurat.Adapun hasil penelitian menunjukan bahwa rancangan program aplikasi yang dibuat dapat mempermudah pekerjaan dalam pengolahan data persediaan barang pada perusahaan. Kata Kunci : Aplikasi, persediaan barang, delphi 2007 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Untuk pencapaian program kerja dan peningkatan kinerja perusahaan, hampir semua perusahaan berupaya untuk melakukan perubahan terhadap sistem kerja yang sudah ada karena sistem yang diterapkan hampir sudah tidak layak digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan terutama didalam melakukan pengolahan data yang rumit dan bersifat rutinitas. Perusahaan ini merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang penyedia produk telekomunikasi berupa HP (Handphone) yang dijual langsung ke konsumen. Melalui Aplikasi dengan Menggunakan program Delphi 2007”. 1.1. Dalam pembuatan laporan perusahaan telah memiliki program atau aplikasi sendiri untuk pengolahan datanya, penulis hanya ingin mengaplikasikan sebuah program baru berdasarkan masalah-masalah yang ada pada perusahaan seperti penginputan barang masuk, barang keluar (jual, retur, transfer) , mengetahui persediaan gudang dan lain sebagainya. Sehubungan dengan hal tersebut perlu diupayakan pengembangan sistem yang sedang berjalan saat ini, sehingga data bisa menjadi suatu aplikasi yang berbasis komputer.Dari uraiandi atas, maka penulis tertarik untuk mengangkat judul :“Pengolahan Data Persediaan Barang 38 JURNAL SIGMATA | | LPPM AMIK SIGMA 1.2. Perumusan Masalah Adapun rumusan masalah yang diambil dalam penelitian ini adalah “Bagaimana membangun Aplikasi Persediaan Barang menggunakan bahasa pemrograman Delphi 2007?”. 2. KAJIAN PUSTAKA 2.1. Landasan Teori 2.1.1.Pengertian Aplikasi Menurut Hendrayudi (2008:194), dalam buku “Visual Basic untuk berbagai keperluan pemrograman” aplikasi adalah program komputer yang dipakai untuk melakukan pekerjaan tertentu. Menurut Jogiyanto (2005:149), perangkat lunak aplikasi merupakan program yang ditujukan untuk menyelesaikan suatu permasalahan dalam aplikasi tertentu yang sudah dibuat oleh pabrik pembuat perangkat lunak aplikasi. Berdasarkan pengertian diatas penulis menyimpulkan aplikasi adalah suatu pekerjaan atau program yang dirancang dan dihasilkan melalui komputer untuk melakukan pekerjaan tertentu. 2.1.2.Pengertian Persediaan Barang Persediaan barang merupakan banyaknya barang yang digunakan untuk memfasilitasi Volume 1 : Nomor : 2 Edisi : April 2013 – September 2013 produksi atau untuk memuaskan permintaan konsumen.Persediaan barang meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali. Dalam hal ini, untuk memenuhi persediaan barang sebuah perusahaan dagang melakukan pembelian dan selanjutnya barang yang dibeli akan dijual kembali kepada konsumen. 2.1.3.Pengertian Penjualan Menurut Kotler dan amstrong (2008), penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjualan dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. Jadi konsep penjualan adalah cara untuk mempengaruhi konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan. Dalam kenyataannya penjualan mempunyai dua sistem yang biasa diterapkan oleh suatu perusahaan dagang yaitu penjualan yang dilakukan dengan cara tunai dan penjualan yang dilakukan secara kredit atau sering disebut cara angsuran. 2.1.4.Pengertian Pembelian Istilah Purchasing atau pembelian sinonim dengan Procurement atau pengadaan barang. Brown dkk (2001:132) mengatakan bahwa secara umum pembelian didefinisikan sebagai : managing the inputs into the organization’s transformation (production process). Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa pembelian merupakan pengelolaan masukan kedalam proses-proses produksi organisasi. 2.1.5. Data Flow Diagram (DFD) Menurut Andri Kristanto (2003 : 55), diagram alir data adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data tersimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut interaksi antara data yang tersimpanserta proses yang dikenakan pada data tersebut. Diagram alir data memiliki 3 (tiga) konstruksi antara lain yaitu : 1. Diagram Konteks Diagram Konteks dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ISSN 2303-5786 ada didalam diagram konteks yang penjabarannya lebih terperinci. 2. Diagram Nol Diagram Nol dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks yang penjabarannya lebih terperinci. 3. Diagram Detail Diagram detail dibuat untuk menggambarkan arus data lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada dalam diagram nol. 2.1.6. SQL Server 2008 SQL Server 2008 adalah sebuah RDBMS (Relational Database Management System) yang sangat powerful dan telah terbukti kekuatannya dalam mengolah data. Dalam versi terbarunya ini, SQL Server 2008 memiliki banyak fitur yang bisa dihandalkan untuk meningkatkan performa database. SQL Server 2008 memiliki suatu GUI (Graphic User Interface) yang kita gunakan untuk melakukan aktivitas sehari hari berkaitan dengan database,seperti menulis T-SQL, melakukan beckup dan restore database, melakukan security database terhadap aplikasi, dan sebagainya. Pada GUI tersebut kita bisa melakukan settingan terhadap SQL Server untuk berkerja lebih optimal.Settingan juga bisa dilakukan menggunakan script untuk memudahkan developer mengubah Setting Opsions pada SQL Server 2008. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Hasil Penelitian Aliran sistem dalam perancangan sistem yang baru, diperlukan suatu rancangan sistem dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Mempelajari dan mengumpulkan data yang diperlukan untuk disusun menjadi sebuah struktur data sesuai dengan sistem yang akan dibuat. 2. Menganalisis serta merumuskan rancangan yang baru secara rinci dari masing-masing bentuk informasi yang akan dihasilkan. JURNAL SIGMATA | LPPM AMIK SIGMA 39 Volume 1 : Nomor : 2 Edisi : April 2013 – September 2013 3. Menganalisis kendala yang mungkin akan dihadapi yang diperkirakan timbul dari perancangan sistem. 4. Menentukan desain masukan proses dan keluaran yang akan dihasilkan secara keseluruhan, sehingga mudah untuk mendefinisikan dan dievaluasikan terhadap aspek yang ada dalam permasalahan Pengolahan Data Persediaan Barang. 5. Implementasi sistem berdasarkan masukan-masukan dari poin-poin diatas, guna mencapai tujuan penyusunan laporan ini. Pada perancangan sistem informasi yang baru aplikasi persediaan barang dibuat sebaik mungkin agar tercipta data yang cepat dan akurat. 3.2. Aliran Sistem Informasi yang baru Aliran data berbentuk dokumen atau formulir didalam suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktivitas yang saling terkait dalam hubungannya dengan kebutuhan data dan informasi. Proses aliran dokumen ini dapat terjadi dengan entitas di luar sistem. Kegunaan dari Flow Map ini adalah : 1. Menggambarkan aktivitas apa saja yang sedang berjalan 2. Menjabarkan aliran dokumen yang terlihat 3. Menjelaskan hubungan – hubungan data dan informasi dengan bagian – bagian dalam aktivitas tersebut. 3.3. Diagram Konteks Diagram konteks merupakan level paling tinggi dalam suatu diagram alir data yang hanya memiliki sebuah lingkaran ( proses ) yang memodelkan seluruh sistem, sedangkan aliran memodelkan hubungan antara sistem dengan terminator diluar sistem. Diagram konteks dalam sistem persediaan barang yang di usulkan dapat dilihat pada gambar 3.1. - data Konsumen ISSN 2303-5786 Nota Penjualan Konsumen Gudang -Nota Penjualan Aplikasi pengolahan data Persediaan -Data Penjualan - Data Persediaan Barang - Data Penerimaan Barang Data Stock -Laporan Data Konsumen -Laporan Data Persediaan Barang -Laporan Data Penerimaan Barang -Laporan Data Penjualan Administrasi Kasir -Nota Penjualan Pimpinan Gambar 3.1 Diagram Konteks 3.4. Diagram Rinci 3.4.1.Data Flow Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Menurut Hendrayudi (2008:201), Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran aliran data/sistem secara logika. Data Flow Diagram biasanya digunakan untuk menggambarkan secara umum alur data yang meliputi input, proses, dan output. Gambaran input digambarkan dengan tanda panah yang menuju ke sistem informasi yang akan dibuat, proses digambarkan dengan sebuah lingkaran, dan output digambarkan dengan tanda panah yang menuju keluar dari proses. Gambar Data Flow Diagram Level 0 dapat dilihat pada gambar 3.2 Administrasi Data dan Barang Tanda Terima Barang Administrasi 1.0.P Pengecekan Data dan Barang 2.0.P Pembuatan Tanda Terima Barang Barang Data Barang Supplier Stok Barang Stok Barang Stok Barang 3.0.P Input Barang 4.0.P Pembuatan Laporan Data Barang Administrasi Laporan Stok Barang Gambar 3.2 Diagram Level 0 3.4.2. Spesifikasi Proses 3.4.2.1. Diagram Level 1 Dari Proses 1.0 Diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses – proses internal yang 40 JURNAL SIGMATA | | LPPM AMIK SIGMA Volume 1 : Nomor : 2 Edisi : April 2013 – September 2013 menyusun setiap proses – proses utama dalam level 0. Gambar 3.3 Diagram Level 1 Dari Proses 1.0 ISSN 2303-5786 agar user yang menggunakan software tidak mengalami kesulitan. 4.2.3. Rancangan Form Data Barang Desain form data barang adalah desain yang akan digunakan untuk membuat form data barang yang akan melakukan penginputan data barang. Gambar desain form data barang dapat dilihat pada gambar 3.6 3.4.2.2. Diagram Level 1 Dari Proses 2.0 Gambar 3.4 Diagram Level 1 Dari Proses 2.0 Gambar 3.6 Desain Form Data Barang 3.4.2.3.Diagram Level 1 Dari Proses 3.0 Gambar 3.5 Diagram Level 1 Dari Proses 3.0 4.2 Desain Rinci 4.2.1. Rancangan Formulir Pada rancangan formulir ini focus pada tampilan form login Formlogin digunakanpada saatsoftware running. Userharus menginputkannamauserdanpasswor d.Jika usernamedanpasswordyang dimasukkan salah maka akan muncul keterangan “ invaliduser name or password, try again!” 4.2.2. Rancangan Layar Masukan Untuk mengolah data kedalam komputer, penulis membuat desain atau bentuk tampilan dilayar dengan berdasarkan data yang akan diterapkan pada Aplikasi Pengolahan Data Persediaan Barang dengan tujuan 4.2.4. Desain Form Data Supplier Desain form data supplier adalah desain yang akan digunakan untuk membuat form data supplier yang akan melakukan penginputan data supplier. Gambar desain form data supplier dapat dilihat pada gambar 3.7 Gambar 3.7 Desain Form Data Supplier 4.2.5. Desain Form Data Penjualan Desain form data penjualan adalah desain yang akan digunakan untuk membuat form data penjualan yang akan melakukan penginputan data penjualan. Gambar desain JURNAL SIGMATA | LPPM AMIK SIGMA 41 Volume 1 : Nomor : 2 Edisi : April 2013 – September 2013 form data penjualan dapat dilihat pada gambar 3.8 Gambar 3.8 Desain Form Penjualan 4.2.6. Desain Form Data Pemesanan Desain form data pemesanan adalah desain yang akan digunakan untuk membuat form data pemesanan yang akan melakukan penginputan data pemesanan. Gambar desain form data pemesanan dapat dilihat pada gambar 3.9. Gambar 3.9 Desain Form Pemesanan 4.2.7. Desain Form Data Barang Masuk Desain form data barang masuk adalah desain yang akan digunakan untuk membuat form data barang masuk yang akan melakukan penginputan data barang masuk. Gambar desain form data barang masuk dapat dilihat pada gambar 3.10. 42 JURNAL SIGMATA | | LPPM AMIK SIGMA ISSN 2303-5786 Gambar 3.10 Desain Form Barang Masuk 4.2.8. Rancangan Laporan Merupakan proses akhir sistem komputerisasi dalam suatu pengolahan data. Hal ini sangat penting guna memberikan informasi data-data seperti data barang, data supplier, data penjualan, data pemesanan, dan data barang masuk. Untuk mendapat hasil proses file yang akan dibaca secara baik terlebih dahulu diproses menggunakan program komputer. 1. Desain Laporan Data Barang Desain output laporan data barang adalah desain output untuk menampilkan hasil dari input data barang yang berupa laporan data barang. Desain laporan data barang dapat dilihat pada gambar 3.11. Gambar 3.11 Desain Laporan Data Barang 2. Desain Laporan Data Supplier Desain output laporan data supplier adalah desain output untuk menampilkan hasil dari input data supplier yang berupa laporan data supplier. Desain laporan data supplier dapat dilihat pada gambar 3.12 Volume 1 : Nomor : 2 Edisi : April 2013 – September 2013 Pada Gambar 3.12 Desain Laporan Data Supplier 3. Desain Laporan Penjualan Desain output laporan data penjualan adalah desain output untuk menampilkan hasil dari input data penjualan yang berupa laporan data penjualan. 4. Desain Laporan Pemesanan Desain output laporan data pemesanan adalah desain output untuk menampilkan hasil dari input data pemesanan yang berupa laporan data pemesanan. 4.2.9. Rancangan File Berdasarkan hasil rancangan Aplikasi Pengolahan Data Persediaan Barang, berikut tampilan dari Aplikasi Pengolahan Data Persediaan Barang : 1. Tampilan Login Tampilan Login digunakan untuk masuk ke dalam Aplikasi Pengolahan Data Persediaan Barang dengan memasukkan Username, Password, dan Jenis. Username, Password, dan Jenis terintergrasi dengan Database, sehingga memungkinkan untuk mengganti User dan Password bila dibutuhkan, dan memiliki user tunggal yaitu Bagian Administrasi Umum yang menjadi user utama atau (administrator) di aplikasi ini. ISSN 2303-5786 user Administrator kita dapat melakukan semua kegiatan didalam aplikasi tersebut seperti melakukan input data barang, data supplier, data penjualan, data pemesanan, data abrang masuk, dan cetak laporan data barang, laporan data supplier,laporan data penjualan, laporan data pemesanan, dan laporan data barang masuk. 2. Tampilan Menu Utama Tampilan Menu Utama berfungsi memudahkan dalam penggunaan Aplikasi ini, dengan memilih opsiopsi program yang akan dipanggil, yaitu opsi Entry Data yang terdiri dari pilihan Form Barang, FormSupplier, Form Penjualan, Form Pemesanan, Form Barang Masuk, Form Manage User, dan Logout digunakan untuk mengakhiri suatu sesi di aplikasi. 3. Form Data Barang Tampilan form data barang berfungsi untuk menginput data barang ke dalam database Persediaan di tabel_barang. Gambar form data barang dapat dilihat pada gambar 3.13 Gambar 3.13 Tampilan Form Data Barang 4. Form Data Supplier Tampilan form data supplier berfungsi untuk menginput data supplier ke dalam JURNAL SIGMATA | LPPM AMIK SIGMA 43 Volume 1 : Nomor : 2 Edisi : April 2013 – September 2013 ISSN 2303-5786 database Persediaan di tabel_supplier. Gambar form data supplier dapat dilihat pada gambar 3.14 Gambar 3.16 Tampilan Form Data Pemesanan Gambar 3.14 Tampilan Form Data Supplier 5. Form Data Penjualan Tampilan form data penjualan berfungsi untuk menginput data penjualan ke dalam database Persediaan di tabel_penjualan. Gambar form data penjualan dapat dilihat pada gambar 3.15 7. Tampilan Form Data Barang Masuk Tampilan form data barang masuk berfungsi untuk menginput data barang masuk ke dalam database Persediaan di tabel_ barangmasuk. Gambar form data barang masuk dapat dilihat pada gambar 3.17 Gambar 3.17 Tampilan Form Data Barang Masuk 4.3 Pengujian Hasil Penelitian Gambar 3.15 Tampilan Form Penjualan 6. Form Data Pemesanan Tampilan form data pemesanan berfungsi untuk menginput data pemesanan ke dalam database Persediaan di table_ pemesanan. Gambar form data pemesanan dapat dilihat pada gambar 3.16 44 JURNAL SIGMATA | | LPPM AMIK SIGMA Pengujian Hasil Penelitian merupakan penerapan, pelaksanaan yang dilakukan dalam pembuatan aplikasi pengolahan data Persediaan Barang. Implementasi ini bertujuan agar sistem yang baru ini dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Kegiatan Pengujian Hasil Penelitian dilakukan atas dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana penelitian. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap Pengujian Hasil Penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Pengenalan terhadap aplikasi yang diusulkan. 2. Proses instalasi. 3. Proses uji coba program. Volume 1 : Nomor : 2 Edisi : April 2013 – September 2013 4. Konversi terhadap aplikasi yang telah dirancang. 5. Proses Perawatan dan Pemeliharaaan. 6. Evaluasi Terhadap Aplikasi Yang Dihasilkan. 1. Pengenalan Aplikasi Terhadap Aplikasi Yang Diusulkan. Dalam pelaksanaan pengenalan terhadap sistem yang telah dirancang tersebut dilakukan berupa pelatihan terhadap personil yang telah ditentukan. Personil yang masuk kategori ini adalah personil yang akan mengoperasikannya ataupun yang akan mengawasi dalam pelaksanaannya. Personil-personil inilah yang nantinya akan melakukan pemrosesan data, pengoperasian ataupun perawatan terhadap aplikasi yang telah dirancang tersebut.Beberapa pendekatan dapat dilakukan untuk pelatihan, yaitu : 1.Procedural training. 2.Tutorial training. 1. 2. 3. 4. 2. Proses Instalasi Proses yang selanjutnya dilakukan adalah instalasi terhadap aplikasi yang telah dibangun tersebut. Untuk mendukung kelancaran proses instalasi tersebut, beberapa yang perlu disiapkan, yaitu : Personal komputer dengan processor kelas Pentium IV RAM minimal 1 GB Disarankan CD ROM drive untuk mempermudah instalasi Operating system, Microsoft Windows XP atau versi sesudahnya. 3. Proses Uji Coba Sebelum sistem ini diterapkan, maka aplikasi ini terlebih dahulu harus bebas dari kesalahan. Oleh sebab itu aplikasi yang telah dirancang harus diuji coba untuk menemukan kesalahan yang mungkin dapat terjadi agar kesalahan tersebut dapat dihindarkan. ISSN 2303-5786 4. Konversi Terhadap Aplikasi Yang Telah Dirancang Proses konversi disini yaitu suatu proses peralihan dari penggunaan aplikasi yang lama dengan aplikasi baru yang telah dirancang. Dalam peralihan ini dibutuhkan waktu mulai dari pengenalan terhadap aplikasi yang telah dibangun sampai aplikasi tersebut digunakan. 5. Proses Perawatan dan Pemeliharaan Proses perawatan dan pemeliharaan merupakan bagian penting yang sangat diperlukan. Kegiatan ini dilakukan agar aplikasi yang telah dibangun tersebut benar-benar dapat berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan. Proses pemeliharaan dapat juga dilakukan berupa pengembangan terhadap aplikasi yang sesuai kebutuhan agar aplikasi tersebut dapat digunakan secara terus-menerus. Jika terdapat perubahan yang bersifat mendasar, maka aplikasi ini dapat disesuaikan dengan sendirinya. 6. Evaluasi Terhadap Aplikasi Yang Dihasilkan Evaluasi yang dilakukan ditujukan untuk melihat apakah aplikasi yang dihasilkan berjalan dengan baik. Kegiatan ini juga untuk memperhatikan kinerja dari aplikasi yang digunakan sehingga dapat dijadikan dasar dalam memperbaiki kekurangan-kekurangan yang ditemui. 4. PENUTUP Dari uraian dan pembahasan mengenai pengolahan data persediaan barang, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Pengolahan data persediaan barang mulai dari pembelian, penjualan, hingga pengaturan stok barang masih terdapat kekurangankekurangan seperti komputer virusan sehingga stok barang tidak terkendali. JURNAL SIGMATA | LPPM AMIK SIGMA 45 Volume 1 : Nomor : 2 Edisi : April 2013 – September 2013 2. Dengan dibuatnya program aplikasi persediaan barang dengan menggunakan Pemrograman Delphi 2007 maka dapat mengatasi kelemahan dalam proses persediaan barang. 3. Dalam pengolahan data persediaan ini perlu orang yang memahami dalam menangani dan merawat data sehingga tidak terjadi kerusakan pada komputer. DAFTAR PUSTAKA Brown dkk. 2001, Pengertian Pembelian KNKG., Jakarta: Elex Media Komputindo. Hendrayudi. 2008, Visual Basic Untuk Berbagai Keperluan Pemrograman, Yogyakarta: Elex Media Komputindo. Jogiyanto. 2005, Analisis dan Desain : Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : PT. Andi Offset. Kotler, Philip dan Gary Armstrong. 2008, Prinsip-Prinsip Pemasaran, Edisi ke-12 Jilid 1, Jakarta: Erlangga. Kristanto, Andri. 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta : Gava Media. 46 JURNAL SIGMATA | | LPPM AMIK SIGMA ISSN 2303-5786