manajemen biaya dan strategi - Universitas Mercu Buana Yogyakarta

Mata Kuliah
MANAJEMEN BIAYA
Materi:
MANAJEMEN BIAYA DAN STRATEGI
Fakultas/Jurusan
EKONOMI / AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA YOGYAKARTA
-1-
MANAJEMEN BIAYA
MANAJEMEN BIAYA DAN STRATEGI
Pokok Bahasan:
1. PENDAHULUAN
2. INFORMASI MANAJEMEN BIAYA
3. LINGKUNGAN BISNIS KONTEMPORER
4. TEKNIK MANAJEMEN KONTEMPORER
5. MENGEMBANGKAN STRATEGI KOMPETITIF
-2-
PERTEMUAN-1
MANAJEMEN BIAYA DAN STRATEGI
1. PENDAHULUAN
Memiliki informasi terbaik merupakan kunci keberhasilan. Pada lingkungan bisnis
dewasa ini, pengembangan dan penggunaan informasi – khususnya informasi
manajemen biaya – merupakan faktor kritis dalam manajemen yang efektif pada
perusahaan dan organisasi. Dengan melakukan pengelolaan informasi tersebut secara
efktif dapat mengarahkan perusahaan kearah keberhasilan kompetitif.
Sebagaimana lingkungan bisnis yang telah berubah, peran informasi manajemen telah
berkembang pada semua fungsi manajemen. Informasi tersebut digunakan oleh para
manajer untuk mengambil keputusan yang menguntungkan untuk perusahaannya.
Pengertian Manajemen Biaya (Cost Management) itu sendiri dapat dijelaskan
sebagai berikut :
1.
Filosofi dalam upaya perbaikan terus menerus dalam peningkatan pelayanan
dengan biaya rendah,
2.
Sikap proaktif/kebiasaan yang mendasarkan bahwa setiap biaya produksi
(keluaran) merupakan hasil keputusan manajemen,
3.
Teknik/rangkaian teknik dalam menentukan /mencapai tujuan organisasi.
Setelah kita mengetahui apa itu manajemen biaya, kita juga perlu mengetahui
siapa itu Manajer Biaya (Cost Manager). Seorang manajer biaya dapat digambarkan
sebagai seorang manajer multi fungsi yang mempunyai kemampuan finansial dan juga
seorang konsultan bisnis yang mampu mengelola data mentah menjadi suatu laporan
tetapi juga sekaligus mengubah laporan itu sebagai alat bantu pengambilan keputusan,
perbaikan dan evaluasi kinerja, pemasaran, produksi dan pelayanan dengan menekan
biaya sekecil mungkin yang pada akhirnya menghasilkan keuntungan yang sebesarbesarnya.
Informasi manajemen biaya merupakan informasi yang dibutuhkan untuk
mengelola secara efektif perusahaan atau organisasi non laba. Informasi keuangan saja
dapat mengakibatkan misleading karena infomasi tersebut cenderung berfokus pada
jangka pendek.
-3-
2.
INFORMASI MANAJEMEN BIAYA
Informasi manajemen biaya meliputi informasi yang bersifat keuangan maupun
non keuangan yang penting bagi keberhasilan perusahaan. Informasi keuangan saja
dapat berakibat buruk bagi perusahaan, karena informasi tersebut cenderung berfokus
pada jangka pendek. Sedangkan untuk mencapai keberhasilan, perusahaan perlu
memfokuskan terutama pada faktor-faktor yang mempunyai jangka waktu yang lebih
panjang, seperti kualitas produk dan loyalitas pelanggan. Sebagai contoh, penekanan
pada informasi keuangan saja dapat mengarahkan manajer untuk menekankan pada
penurunan biaya dan mengabaikan atau menurunkan satandar kualitas. Keputusan ini
dapat menjadi kekeliruan yang fatal, mengarah pada hilangnya pelanggan dan pasar
pada jangka panjang.
Informasi manajemen biaya disediakan untuk masing-masing fungsi utama
manajemen yaitu :
1. Manajemen stratejik yang merupakan pengembangan posisi kompetitf sehingga
keunggulan kompetitif dapat menyebabkan kesuksesan yang berkesinambungan.
Strategi adalah seperangkat tujuan dan rencana tindakan yang spesifik, yang
apabila dicapai akan memberikan suatu keunggulan kompetitif yang diharapkan.
Manajemen stratejik (strategic manajemen) meliputi pengindentifikasian dan
pengimplementasian tujuan-tujuan dan rencana-rencana tindakan tersebut.
2. Perencanaan dan pengambilan keputusan meliputi penganggaran dan perencanaan
laba, pengelolaan arus kas dan keputusan-keputusan lain yang berkaitan dengan
operasi perusahaan, seperti misalnya kapan perusahaan harus menyewa atau
membeli
fasilitas,
kapan
peralatan
harus
diperbaiki
atau
harus
memulai
pengembangan produk baru.
3. Pengendalian operasional berlangsung ketika para manajer menengah (misalnya
manajer pabrik, manajer produk, manajer regional) memonitor aktivitas para manajer
operasional dan para karyawan (misalnya supervisor produksi dan para kepala
departemen). Sebaliknya, pengendalian manajemen merupakan evaluasi terhadap
para manajer tingkat menengah oleh para menajer diatasnya (controller atau CFO)
4. Penyusunan laporan keuangan
-4-
Manajemen tunduk pada persyaratan pelaporan yang dikeluarkan industri sejenis,
kelompok profesional yang relevan. Informasi laporan keuangan juga mencakup tiga
fungsi manajemen lainnya, karena informasi ini seringkali merupakan bagian yang
penting dari perencanaan, pengambilan keputusan dan manajemen stratejik
3.
LINGKUNGAN BISNIS KONTEMPORER
Lingkungan bisnis yang dinamis sangat berpengaruh dalam praktek manajemen biaya.
Perubahan-perubahan tersebut adalah :
1)
Lingkungan bisnis global
Perkembangan penting yang mendorong perubahan yang meluas dalam lingkungn
bisnis kontemporer adalah pertumbuhan pasar dan perdagangan internasional.
Para manajer dan pemilik perusahaan paham akan pentingnya untuk mengejar
penjualan dan aktivitas produksi di negara lain, juga untuk mengejar manfaat
melakukan investasi. Meningkatnya persaingan di lingkuangan bisnis global
mempunyai arti bahwa kebutuhan perusahaan terhadap informasi manajemen
biaya semakin meningkat supaya mampu bersaing. Perusahaan membutuhkan
informasi keuangan dan non keuangan tentang bagaimana melakukan bisnis dan
bagaimana cara bersaing secara efektif.
2)
Teknologi informasi dan pemanufakturan
Supaya dapat tetap kompetitif dalam menghadapi persaingan global yang semakin
ketat, perusahaan di seluruh dunia mengadopsi teknologi informasi dan
pemanufakturan yang baru. Sebagai contoh adalah penggunaan metode
persediaan tepat waktu (Just in Time Inventory) untuk mengurangi biaya
penyimpanan persediaan, dana penggunaan mesin berteknolgi tinggi.
3)
Fokus pada pelanggan
Perubahan kunci dalam lingkungan bisnis adalah meningkatnya harapan
pelanggan (customer expectation) terhadap fungsionalitas dan kualitas produk.
Akibatnya siklus hidup produk (product life cycle) menjadi lebih pendek, sehingga
perusahaan berusaha untuk menambah model baru dan produk baru secepat
mungkin.
4)
Organisasi manajemen
Organisasi manajemen telah telah berubah dalam merespon perubahan
pemasaran dan produksi, karena fokusnya adalah kepuasan pelanggan, maka
-5-
tekanannya telah berubah dari ukuran kinerja yang bersifat keuangan dan
berbasis laba menjadi ukuran kinerja yang berorientasi pada pelanggan, bersifat
non keuangan, seperti kualitas dan pelayanan.
5)
Pertimbangan-pertimbangan social, politik dan budaya
Di samping perubahan-perubahan yang ada pada lingkungan bisnis, perubahan
signifikan juga terjadi pada perubahan lingungan social, politik dan udaya yang
mempengaruhi bisnis.
Konsekuensi dari adanya lingkungan yang baru adalah meningkatkan kebutuhan
perusahaan untuk lebih fleksibel dan adaptif terhadap perubahan-perubahan yang
terjadi.
4.
TEKNIK MANAJEMEN KONTEMPORER
Para manajer menggunakan teknik berikut ini untuk mengimplementasikan strategi
perusahaan untuk mencapai keberhasilan. Teknik- teknik itu adalah :
1)
Benchmarking
Benchmarking merupakan prtoses di mana perusahaan mengidentifikasikan factor
keberhasilan, mempelajri tentang prkatek-praktek terbaik yang pernah dilakukan
oleh perusahaan lain dan kemudian mengimplementasikan perbaikan-perbaikan
dalam proses perusahaan untuk mencapai kinerja yang sama bahkan lebih baik
dengan para pesaiangnya.
2)
Manajeman Kualitas total (Total Quality Management)
TQM merupakan teknik di mana manajemen mengembangkan kebijakankebijakan dan praktek-praktek untuk meyakinkan bahwa produk dan jasa
perusahaan memenuhi harapan pelanggan. Pendekatan ini meliputi peningkatan :
3)

functionality (fungsionalitas produk)

realibility (kehandalan)

durability (ketahanan)

serviceability (kemudahan produk untuk diperbaiki)
Continous Improvement
Continous Improvement (dalam bahasa jepang disebut kaizen) merupakan teknik
manajemen di mana para manajer dan pekerja setuju terhadap program
“continous improvement” dalam hal kualitas dan faktor keberhasilan.
4)
Activity-Based Costing dan Activity-Based Management
-6-
Banyak perusahaan dapat memperbaiki perencanaan, penentuan harga pokok
produk, pengendalian operasional dan pengendalian manajemen dengan
menggunakan analisis aktivitas untuk mengembangkan gambaran rinci tentang
aktivitas spesifik yang dilakukan dalam operasi perusahaan.
Activity-based costing digunakan untuk meningkatkan akurasi analisis biaya
dengan memperbaiki cara penelusuran biaya ke objek biaya.
Activity based management menggunakan analisis aktivitas untuk meningkatkan
pengendalian operasional dan pengendalian manajemen.
5)
Reengineering
Reengineering merupakan proses untuk menciptakan keunggulan kompettitif di
mana
perusahaan
mengorganisasikan
kembali
fungsi
organisasi
dan
manajemennya, seringkali juga menghasilkan pesanan/pekerjaan yang sudah
dimodifikasi, digabungkan atau dihilangkan.
6)
The Theory of Constraint
The Theory of Constraint (teori kendala) merupakan teknik stratejik untuk
membantu perusahaan untuk mengubah bahan menjadi produk secara efektif
meningkatkan facto keberhasilan.konsep utama dalam TOC adalah throughput,
yaitu kemampuan perusahaan untuk menghasilkan kas melalui penjualan atau
sama dengan penjualan dikurangi bahan yang dibutuhkan dalam produk yang
terjual. Throughput dapat diperbaiki secara langsung dengan meningkatkan
kecepatan produk diproses sampai dengan dijual.
7)
Mass Customization
Mass Customization merupakan teknik manajemen di mana pemasaran dan
proses produksi dirancang sedemikian rupa sehingga dapat menangani
meningkatnya variasi yang timbul dari pengiriman produk pesanan dan jasa
kepada pelanggan.
8)
Target Costing
Target Costing merupakan teknik manajemen yang menentukan biaya yang
diharapkan untuk suatu produk berdasarkan harga yang kompetitif, sehingga
produk tersebut akan dapat memperoleh laba yang diharapkan. Jadi biaya
ditentukan oleh harga.
9)
Life Cycle Costing Life Cycle Costing
-7-
Merupakan teknik manajemen yang digunakan untuk mengidentifikasikan dan
memonitor biaya produk selama siklus hidup produk. Siklus hidup produk meliputi
tahap-tahap :
10)
a.
Riset dan pengembangan
b.
Perancangan produk termasuk membuat prototype dan pengujian
c.
Produksi/pembuatan, inspeksi, pengepakan dan penggudangan
d.
Pemasaran, promosi dan distribusi
e.
Penjualan dan pelayanan.
The Balanced Scorecard
Untuk menekankan pada pentingnya pengguanaan informasi, baik yang bersifat
keuangan maupun non keuangan, sekarang seringkali akuntansi melaporkan
kinerja perusahaan berdasarkan factor-faktor keberhasilan dalam empat dimensi,
yaitu :
a.
Kinerja keuangan
b.
mengukur profiabilitas di antara perusahaan-perusahaan lain, sebagai
indicator seberapa baik perusahaan memuaskan pemilik dan pemegang
saham.
c.
Kepuasan pelanggan
d.
kepuasan mengukur kualitas, pelayanan dan rendahnya biaya dibandingkan
dengan perusahaan lain sebagai indicator seberapa baik perusahaan
memuaskan pelanggan.
e.
Proses bisnis internal
f.
mengukur efisiensi dan efektifitas perusahaan dalam produksi dalam
memoduksi produk dan jasa.
g.
Inovasi dan pembelajaran
h.
mengukur
kemampuan
perusahaan
untuk
mengembangkan
dan
memanfaatkan sumber daya manusia sehingga tujuan perusahaan dapat
tercapai untuk waktu sekarang dan masa yang akan datang.
CONTOH KASUS
Pursuit . Com adalah sebuah perusahaan telekomunikasi (jasa) yang berorientasi pada
pelayanan usaha kecil/menengah yang sedang berkembang.
Kendala :
-8-
1.
Pursuit . Com adalah perusahaan berskala kecil menengah yang memiliki
keterbatasan dalam teknologi, SDM, dan Modal,
2.
Selama ini karyawan Pursuit . Com berorientasi pada pelayanan skala menengah
ke atas, hal ini menyebabkan tujuan perusahaan dalam skala menengah ke bawah
tidak tecapai dan kalah bersaing dengan perusahaan besar yang mempunyai
kelebihan dalam segala hal,
3.
Manajemen Pursuit . Com selama ini masih berorientasi manajemen tradisional,
yaitu berorientasi pada peningkatan internal kontrol dan bersifat menyajikan dan
mengelola data mentah/informasi  laporan-laporan,
4.
Pembagian tugas dalam Pursuit . Com ialah dengan membentuk departemen
berdasarkan fungsi (Functional Roles) yaitu pembagian tugas yang difokuskan
pada jenis kegiatan.
Solusi :
1.
Pursuit . Com menyewa/mengontrak seorang cost manajer yang diharapkan
mampu mengubah manajemen tradisioanl yang selama ini dijalankan menjadi
bersifat manajemen modern (Cost Management),
2.
Melekukan analisis SWOT terhadap perusahaan secara menyeluruh,
3.
Perbaikan sistem pembagian tugas dari Functional Roles ditambah menjadi Cross
Functioanl Team Decision Making yaitu suatu tim yang anggotanya bersumber
dari berbagai latar belakang fungsional untuk mendorong terciptanya ide-ide atau
penyelesaian masalah yang lebih inovatif (Entrepenual Decision making) yaitu
keputusan yang bersifat mencari yang baru tanpa haru melupakan yang lalu/lama.
ISTILAH- ISTILAH DALAM MANAJEMEN BIAYA
Dalam Manajemen Biaya dikenal istilah-istilah sebagai berikut :
1.
Customer Value (Nilai Pelanggan) : nilai yang ditentukan oleh harga yang mau
dikorbankan/dibayarkan oleh pelanggan untuk mendapatkan kepuasan atas satu
produk atau service.
2.
Cost Management System : rangakaian teknik manajemen biaya yang berfungsi
secara bersamaan untuk mencapai tujuan organisasi.
3.
Competitive
Advantage
(Keunggulan
Bersaing)
:
kelebihan/keunggulan
perusahaan dari perusahaan lain dalammenghasilkan produk/service yang bernilai
di mana konsumen mau membayar lebih untuk produk/service tersebut.
-9-
4.
Bencmarking Technique (Patokan) : teknik untuk menentukan keunggulan
perusahaan dalam hal produksi, pelayanan, dan operasi dengan membandingkan
kinerja/standar perusahaan tersebut dengan perusahaan terbaik.
5.
Bencmarking
(Patokan)
:
sebuah
standar
dalam
mengukur
keunggulan
perusahaan dengan perusahaan sejenis / dalam industri yang sama.
6.
Value Chain (Rantai Nilai) : rangkaian operasi yang saling berkaitan / proses yang
dimulai dengan penyediaan bahan baku dan berakhir dengan penyediaan
produk/service yang memenuhi nilai pelanggan.
7.
Extended Value of Chain : penambahan nilai dengan cara menggunakan
organisasi / sumber lain dalam melakukan proses penyediaan bahan baku,
produksi, distribusi dan lain-lain.
8.
Virtual Organization : Organisasi yang hanya berintikan operasi-operasi yang
penting saja dan yang lainnya bersumber dari luar.
9.
Cost Benefit Analysis : teknik analisa dengan cara menyajikan keuntungan dan
biaya / kerugian dalam suatu gagasan agar dapat dibandingkan untung – ruginya.
5. MENGEMBANGKAN STRATEGI KOMPETITIF
Tekanan stratejik juga membutuhkan pemikiran yang integratif/menyeluruh, sehingga
mampu mengindentifikasi dan memecahkan masalah dari sudut pandang yang bersifat
lintas fungsi (cross functional). Fungsi bisnis sering diidentifikasi sebagai pemasaran,
produksi, keuangan dan akuntasi/controllership. Fungsi tersebut bukan dipandang sebagai
permasalahan, seperti permasalah produksi, permasalahan pemasaran dan permasalahan
akuntansi dan keuangan, pendekatan yang menyeluruh/integratif menggabungkan
keahlian dari semua fungsi secara simultan dengan menggunakan tim yang bersifat lintas
fungsi. Pendekatan yang integratif diperlukan dalam lingkungan yang dinamis dan
kompetitif. Perhatian perusahaan difokuskan pada pemuasan kebutuhan pelanggan, dan
semua sumber daya perusahaan, dari semua fungsi, diarahkan untuk tujuan tersebut.
Manajemen biaya stratejik merupakan pengembangan informasi manajemen biaya untuk
membantu fungsi manajemen utama, yaitu menejemen stratejik.
Fokus pada Pelanggan
Perubahan kunci dalam lingkuangan bisnis adalah meningkatnya harapan
pelanggan (customer expectation) terhadap fungsionalitas dan kualitas produk.
Akibatnya siklus hidup produk (product life cycle) menjadi lebih pendek, sehingga
- 10 -
perusahaan berusaha untuk menambah model baru dan produk baru secepat mungkin,
oleh karena itu, meningkatkan intensitas persaingan secara keseluruhan.
Nilai produksi untuk pelanggan mengubah orientasi manajer dari produksi baiya
rendah dan kuantitas besar ke arah kualitas, pelayanan, ketepatan waktu penyerahan
dan kemamapuan untuk merespon pada harapan pelanggan terhadap model yang
spesifik. Faktor keberhasilan kritis (the critical success factors) sekarang ini berorentasi
pada pelanggan. Praktik-praktik manajemen biaya juga berubah; laporan manajemen
biaya sekarang ini memasukkan pula ukuran tentang preferensi pelanggan dan
kepuasan pelanggan.
INTISARI
1.
Manajemen biaya meliputi semua informasi yang dibutuhkan oleh seorang
manajer untuk dapat melakukan pengelolaan secara efektif yang dapat
mengarahkan perusahaan kearah keberhasilan kompetitif.
2.
Informasi manajemen biaya meliputi informasi yang bersifat keuangan maupun
non keuangan yang penting bagi keberhasilan perusahaan.
3.
Peran spesifik dari manajemen biaya dalam perusahaan berbeda-beda tergantung
pada strategi kompetitifnya, jenis organisasi, dan fungsi-fungsi manajemen di
mana informasi manajemen biaya itu diterapkan.
4.
Lingkungan bisnis yang dinamis selalu berubah yang dipengaruhi oleh lingkungan
global, teknologi informasi dan pemanufakturan, harapan pelanggan, organisasi
manajemen, dan pertimbangan sosial, politik, dan budaya.
5.
Manajemen biaya dapat membantu perusahaan dalam menggunakan teknik-teknik
manajemen yang baru seperti Benchmarking, Manajeman Kualitas total (Total
Quality Management), Continous Improvement, Activity-Based Costing dan
Activity-Based Management, Reengineering, The Theory of Constraint, Mass
Customization, Target Costing, Life Cycle Costing, dan The Balanced Scorecard.
- 11 -