pengertian dan ruang lingkup sim

PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP SIM
Dosen : M. Noor Fuadi,S.Sos,M.AP
Mengapa Harus SI ?
• Perkembangan
SIM telah
menyebabkan
terjadinya : 1) perubahan yang cukup signifikan
dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan
oleh manajemen baik pada tingkat operasional
(pelaksana teknis) maupun pimpinan pada
semua jenjang.
• 2) perubahan2 peran dari para manajer dalam
pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk
selalu dapat memperoleh informasi yang paling
akurat dan terkini yang dapat digunakannya
dalam proses pengambilan keputusan.
• 3) Meningkatnya penggunaan teknologi informasi,
khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat
melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat,
berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat
memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi
untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis .
• 4) Para manajer di berbagai organisasi juga diharapkan
dapat dengan lebih mudah untuk menganalisis kinerjanya
secara konstan dan konsisten dengan pemanfaatan
teknologi informasi yang tersedia.
Ruang Lingkup SIM
Sistem Informasi Manajemen (SIM) tertuang
pada tiga kata pembentuknya, yaitu :
Sistem
• Lucas, 1987 ; suatu kumpulan atau himpunan
dari unsur, komponen, atau variabel-variabel
yg terorganisasi, saling berinteraksi, saling
tergantung satu sama lain dan terpadu.
• Yg dimaksud unsur atau komponen pembentuk
organisasi di sini bukan hanya bagian-bagian
yang tampak scr fisik, tetapi juga hal-hal yg
mungkin bersifat abstrak atau konseptual.
• Contoh :
– Permainan sepak bola
• unsur : tim, stadion, peralatan, wasit, dan aturan-aturan
tertentu
• Tujuan : menentukan juara
– Sistem Komputer
• Unsur : manusia (brainware), perangka keras (hardware),
perangkat lunak (software), data, dan prosedur-prosedur kerja.
• Tujuan : Pengolahan Data untuk informasi
– Sistem Syaraf
• Unsur : otak, syaraf tulang belakang, sel neurit dan dendrit,
serta ganglia.
• Tujuan : Kelangsungan hidup
Karakteristik Sistem
•
terdiri dari :
 Komponen (component) : sesuatu yang menjadi bagian sistem
(benda, aturan, orang)
 Batas (boundary) : sesuatu yang membedakan dengan sistem
lainnya
 Lingkungan (environment) : sesuatu yang berada di luar sistem
(mempengaruhi sistem)
 Penghubung (interface) : menjembatani fungsi antar komponen
 Masukan (input) : sesuatu yang digunakan sebagai bahan untuk
diolah lebih lanjut
 Pengolahan (processing) : Kegiatan memproses bahan masukan
menjadi hasil keluaran
 Keluaran (output) : berbagai macam bentuk yang dihasilkan
melalui pengolahan
 Sasaran (objevtive) : sesuatu yang ingin dicapai dalam jangka pendek
dan atau panjang
 Tujuan (goal) : pencapaian akhir yang hendak dicapai dalam waktu
yang panjang
 Kendali (control) : menjaga sistem agar tetap berjalan sesuai rencana
dan tujuannya
 Umpan Balik (feed back) :mengukur operasional proses sistem
(mengembalikan kondisi menyimpang menjadi standar)
Sub
sistem
Lingkungan
sistem
penghubung
Sub
sistem
Batasan
Sub
sistem
sasaran
control
Output
Proses
Input
Umpan balik
Tujuan akhir
Klasifikasi Sistem
• Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
– Abstract system : tidak tampak nyata (OS, program komputer)
– Physical System : Tampak nyata bisa dijamah (komputer, manusia)
• Sistem Alamiah dan Sistem Buatan
– Natural system : terjadi dengan sendirinya (sistem tata surya)
– Human made system : hasil karya manusia (komputer, mobil)
• Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu
– Deterministic system : diprediksi dan dideteksi dengan pasti
– Probablilistic system : prediksi tidak pasti, ada probabilitas
• Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
– Closed system : tidak dipengaruhi lingkungan diluar sistem,
menerima masukan tertentu menghasilkan keluaran tertentu
– Open system : dipengaruhi lingkungan luar, menerima masukan
dari subsitem lain dan memberikan keluaran untuk subsistem lain
Data dan Informasi
• Data
– Merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angkaangka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara
yang mewakili desksipsi verbal atau kode
tertentu atau semacamnya.
– Murdick et al (1984), data adalah fakta yg tdk
sedang digunakan pd proses keputusan,
biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud
utk segera diambil kembali utk pengambilan
keputusan.
• Informasi
– Data yg telah disaring dan diolah melalui suatu
sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan
nilai bagi seseorang.
– Murdick et al (1984), informasi terdiri dari data
yg telah diambil kembali, diolah atau digunakan
utk memberi dukungan keterangan bagi
pengambilan kesimpulan, argumentasi, atau
sebagai dasar utk peramalan atau pengambilan
keputusan
• Informasi
– Data yg telah disusun sedemikian rupa sehingga
bermakna dan bermanfaat karena dapat
dikomunikasikan kpd seseorang yg akan
menggunakannya untuk membuat keputusan.
Syarat suatu informasi yang baik
Relevansi
Relevan dengan kebutuhan, yaitu untuk apa informasi itu akan
digunakan
Kelengkapan dan keluasan
Tersaji secara lengkap dalam cakupan yang luas. Tidak sepotongsepotong dan tidak tersusun sistematis
Kebenaran
Benar-benar berasal dari fakta, bukan dari opini atau ilusi
Terukur
Jika dilacak kembali kepada datanya, data tersebut dapat diukur
sesuai dengan faktanya
Keakuratan
Kecermatan dalam dalam mengukur dan mencatat fakta akan
menentukan keakuratan data dan nilai dari informasi yang
dihasilkan
Kejelasan
Pemakai mudah untuk memahaminya
Keluwesan
Mudah diubah-ubah bentuk penyajiannya sesuai dengan
kebutuhan dan situasi yang dihadapi
Ketepatan Waktu
Disajikan tepat pada saat dibutuhkan
Manajemen
• Koontz
(1976);
manajemen
adl
proses
mengupayakan sesuatu dapat diselesaikan melalui
kerja sama orang-orang dlm kelompok yg
terorganisasi.
• Kegiatan manajemen dari segi proses;
1. Perencanaan (Planning),
2. Pengorganisasian (Organizing),
3. Penggerakan (Actuating) dan
4. Pengendalian (Controling).
• Perencanaan (Planning)
membuat
prakiraan
serta
menetapkan
tujuan/sasaran,
standar,
aturan/
prosedur,
jadwal, dan alokasi sumber daya
dalam
rangka
mencapai
tujuan/sasaran tersebut.
• Pengorganisasian
(Organizing)
menyusun struktur, merumuskan fungsi-fungsi/ tugas-tugas,
menempatkan/membagi orangorang dan sumber daya lainnya
• Penggerakkan (Actuating)
mendorong dan mengarahkan
orang-orang dan sumber daya
lain melalui motivasi, pengaturan,
pemeliharaan semangat kerja, dll,
agar pekerjaan/tugas-tugas dpt
diselesaikan.
• Pengedalian (Controling)
melakukan
pengawasan
(supervisi), pemantauan,
evaluasi, dan tindakantindakan koreksi terhadap
kinerja orang-orang dan
sumber daya lain
• Davis (1994); menyebutkan adanya tiga tingkatan
manajemen yg penting diperhatikan dlm kaitannya dg
sistem informasi, yaitu ;
1. pengendalian operasional (operational control),
2. Pengendalian manajerial (managerial control),
3. Perencanaan Strategis (strategic planning).
Apakah SIM ?
Pengertian SIM
Rangkaian terorganisasi dari sejumlah bagian/
komponen yg secara bersama-sama berfungsi atau
bergerak menghasilkan informasi untuk digunakan
dalam manajemen organisasi
Lucas (1994), seperangkat prosedur yg tersusun dg baik
yg pd saat dijalankan, menghasilkan informasi untuk
mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian
dalam organisasi
SIM
utamanya
diarahkan
untuk
mendukung
pengambilan keputusan, serta perencanaan dan
pengendalian
LINGKUNGAN EKSTERNAL : PELANGGAN, PEMASOK, PEMEGANG SAHAM
MASUKAN
PROSES
KELUARAN
DATA
PENGUMPULAN,
PENYIMPANAN &
PENGOLAHAN DATA
INFORMASI
PEMANFAATAN
INFORMASI
Lingkungan Internal :
PROSES BISNIS (MANAJEMEN), SUMBER
DAYA, TEKNOLOGI, DLL. DARI PERUSAHAAN
PROSES BISNIS
(MANAJEMEN)
LINGKUNGAN EKSTERNAL : PEMERINTAH, WAKIL RAKYAT, PESAING, DLL
MODEL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Dimensi_Dimensi SIM
• Kenneth C .Laudon & Jane P. Laudon (2007) menyebutkan
ada 4 dimensi dari SIM, yaitu :
1. Dimensi Keahlian
2. Dimensi Organisasi
3. Dimensi Manajemen
4. Dimensi Teknologi
1. Dimensi Keahlian
• Davis (1994), untuk menyelenggarakan SIM dibutuhkan dua
bidang keahlian, yaitu (1) keahlian sistem informasi, dan (2)
keahlian teknologi (komputer)
• (1) keahlian SI dibutuhkan karena utk menyelenggarakan SIM
diperlukan orang2 yg mampu mengidentifikasi kebutuhan
informasi, mendesain SI, menyusun rencana induk dan tindak
lanjut yg diperlukan, mengelola dan memimpin SI, serta
memantau dan mengevaluasi kinerja SI.
• (2) keahlian teknologi komputer yang terhubungan dengan
jaringan komunikasi dan informasi diperlukan, karena tanpa
keahlian untuk mengoperasikannya manajemen tidak akan
berjalan secara optimal
2. Dimensi Organisasi
• Lippeveld, Saurborn, dan Bodart (2000); suatu SI tidak
dapat beroperasi sendiri, malinkan harus menjadi
bagian tak terpisahkan dari sistem dimana ia berada.
• Keberadaan & kehidupan sebuah SIM sangat
dipengaruhi oleh unsur2 kunci dr organisasi
(kebijakan, sdm, struktur oragnisasi, proses
kerja/bisnis, serta politik dan budaya organisasi).
• Sebaliknya SIM juga dapat mempengaruhi unsur2
kunci organisasi
3. Dimensi Manajemen
• Lippeveld, Saurborn, dan Bodart (2000); SIM dikatakan
efektif jika ia dapat menyediakan informasi bg
pengambilan keputusan di semua jenjang organisasi.
• SI yg baik adalah yg dapat menjadikan dirinya sebagai
perangkat manajemen yg efektif.
• Manajemen yg buruk jg akan menyebabkan SIM yg ada
menjadi tdk berarti
• Hubungan SIM dengan Manamejen ibarat saraf dan
jaringan tubuh “rangkaian saraf yg baik tdk akan ada
artinya jika jaringan tubuh yg dialirinya mati
4. Dimensi Teknologi
• Berkisar pada uraian tentang teknologi manajemen
data dan teknologi telekomunikasi dan jaringan.
• Teknologi
manajemen
data
mencakup;
pengorganisasian data ke dalam berkas (file), dan
pangkalan data (data base), perancangan pengelolaan
pangkalan data, serta penyajian data dan informasi
• Teknologi komunikasi dan jaringan mencakup;
perngkat untuk berbagi data dan informasi (data and
information sharing)