PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Fatma Wardy Lubis

Lubis, Peran Komunikasi dalam Organisasi
PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Fatma Wardy Lubis
Abstract: It can not denie communications is recessary for human. By communications
people can interact each other in everyday life, at work,in relationship, insociety and
wherever someone reside in. in organization communications may guarantee to succeed
that organization. An effective communications is very important for an organization. By
communications we could make mutually understanding, friendship, to keep of effection,
sharing knowledge, preserve civilization and achieve the purpose together. But, wrong
communications also able to make dissension, hostility, progress, pursue the idea and in
the end we could not reach our purpose organizational leader and member therefore
require to realize, understanding and improve ability of their communications.
Keywords: communications, organization
PENDAHULUAN
Sebagai makhluk sosial, setiap manusia
senantiasa berinteraksi dengan manusia lainnya,
bahkan cenderung hidup berkelompok atau
berorganisasi untuk mencapai tujuan bersama
yang tidak mungkin dicapai bila ia sendiri.
Interaksi dan kerja sama ini akan terus
berkembang dengan teratur sehingga membentuk
wadah yang disebut dengan organisasi. Interaksi
atau hubungan antar individu-individu dan
kelompok/tim dalam setiap organisasi akan
memunculkan harapan-harapan. Harapan ini
kemudian akan menimbulkan peranan-peranan
tertentu yang harus diemban oleh masing-masing
individu untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan
organisasi/kelompok. Sebuah organisasi memang
dibentuk sebagai wadah yang didalamnya
berkumpul sejumlah orang yang menjalankan
serangkaian aktivitas tertentu secara teratur guna
tercapainya tujuan yang telah disepakati bersama.
Terlebih dalam kehidupan masyarakat modern,
manusia merasa bahwa selain mengatur dirinya
sendiri, ia juga perlu mengatur lingkungannya,
memelihara
ketertiban,
mengelola
dan
mengontrolnya lewat serangkaian aktifitas yang
kita kenal dengan manajemen dan organisasi.
William (1956) menyebutnya dengan istilah “The
Organisation Man”.
Dalam setiap organisasi yang diisi oleh
sumber daya manusia, ada yang berperan sebagai
pemimpin, dan sebagian besar lainnya berperan
sebagai anggota/karyawan. Semua orang yang
terlibat dalam organisasi tersebut akan
melakukan komunikasi. Tidak ada organisasi
tanpa komunikasi, karena komunikasi merupakan
bagian integral dari organisasi. Komunikasi
ibarat sistem yang menghubungkan antar orang,
antar bagian dalam organisasi, atau sebagai aliran
yang mampu membangkitkan kinerja orangorang yang terlibat di dalam organisasi tersebut.
Efektivitas organisasi terletak pada efektivitas
Komunikasi, sebab komunikasi itu penting untuk
menghasilkan pemahaman yang sama antara
pengirim informasi dengan penerima informasi
pada semua tingkatan/level dalam organisasi.
Selain itu komunikasi juga berperan untuk
membangun iklim organisasi yang pada akhirnya
dapat mempengaruhi efisiensi dan produktivitas
organisasi.
PROSES
KOMUNIKASI
ORGANISASI
DALAM
Yang
dimaksud
dengan
proses
komunikasi adalah proses yang menggambarkan
kegiatan komunikasi antar manusia yang bersifat
interaktif, relasional, dan transaksional dimana
komunikator mengirimkan pesan kepada
komunikan melalui media tertentu dengan
maksud dan tujuan tertentu.
Sejalan dengan pendapat Gibson (1994)
proses komunikasi terdiri dari lima unsur yakni:
Komunikator, pesan, perantara, penerima, dan
balikan. Adapun Lasswell (1984), yaitu orang
pertama yang mengajukan model proses
komunikasi membuat formula sebagai berikut:
Siapa, mengatakan apa, bagaimana caranya,
kepada siapa, dan apa hasilnya. Sementara Berlo
(1960) menggambarkan proses komunikasi
terdiri dari tujuh elemen yakni: 1) Sumber
komunikasi 2) Pengkodean 3) Pesan 4) Saluran
Fatma Wardy Lubis adalah Dosen Departemen Ilmu Komunikasi FISIP USU
53
Universitas Sumatera Utara
Jurnal Harmoni Sosial, Januari 2008, Volume II, No. 2
5) Pendekodean 6) Penerima, dan 7) Umpan
balik. Untuk lebih jelasnya model Berlo ini dapat
dilihat pada gambar di bawah ini:
pesan
sumber
pesan
pengkodean
pesan
saluran
pesan
pengdekodean
penerima
umpan balik
Dalam konteks organisasi, proses
komunikasi di atas yang digambarkan lewat
model dapat disimpulkan bahwa, komunikasi
merupakan aktivitas yang menghubungkan
antarmanusia dan antar kelompok dalam sebuah
organisasi. Komunikasi antar individu dan
kelompok/tim dalam organisasi menciptakan
harapan.
Harapan
ini
kemudian
akan
menghasilkan peranan-peranan tertentu yang
harus diemban untuk mencapai tujuan bersama/
organisasi. Agar pimpinan dapat mempengaruhi
dan memotivasi para pekerja/karyawan agar
secara bersama-sama mewujudkan tujuan
organiasasi maka perlu dikembangkan sistem
komunikasi yang efektif. Apabila komunikasi
efektif, ia dapat mendorong timbulnya prestasi
kerja dan kemudian akan memunculkan kepuasan
kerja.
FUNGSI
KOMUNIKASI
ORGANISASI
DALAM
Sebuah organisasi akan bubar karena
ketiadaan komunikasi. Coba bayangkan jika
komunikasi tidak ada dalam organisasi? Para
karyawan tidak akan tahu apa yang akan
dikakukannya dan apa yang dikerjakan rekannya.
Pemimpin tidak bisa memberikan instruksi dan
menerima masukan dari bawahannya. Koordinasi
tidak berjalan, kerja sama tidak terjadi, masingmasing orang tidak dapat mengkomunikasikan
perasaannya, kebutuhannya, masalah yang
dihadapinya dalam pekerjaan kepada rekannya/
timnya, suvervisornya atau kepada pimpinannya.
Komunikasi
merupakan
aktivitas
yang
menghubungkan antar manusia dan antar
kelompok dalam sebuah organisasi. Kalau
berbicara tentang komunikasi organisasi maka
yang terbayang adalah peranan dan status dari
setiap orang dalam organisasi, karena peranan
dan status itu juga menentukan cara seseorang
berkomunikasi dengan orang lain. Dalam
54
masyarakat luas kita mengenali seseorang karena
peran dan status yang beragam. Dalam organisasi
keragaman tersebut dapat dilihat melalui
pembagian kerja berdasarkan bakat dan
kemampuan masing-masing orang dalam
organisasi tersebut. Jika jenis dan pembagian
pekerjaan demikian banyak, beragam, dan
berbeda-beda, maka dibutuhkan sebuah jalinan.
Jalinan yang dimaksud di sini adalah komunikasi.
Komunikasi antara seorang pimpinan dengan
bawahan, antara bawahan dengan atasan, atau
komunikasi sesama bawahan. Dalam komunikasi
organisasi ini dikenal dengan istilah Downward
communication, Upward communication, dan
Horizontal communication.
Menurut Scott dan T.R. Mitchell (1976)
komunikasi mempunyai empat fungsi dalam
organisasi, yakni: 1) kendali (kontrol/
pengawasan), 2) motivasi, 3) pengungkapan
emosional, dan 4) informasi. Sebenarnya banyak
sekali hasil penelitian para ahli yang menemukan
fungsi komunikasi (pesan) dalam organisasi.
Seperti pendapat Khan dan Katz yang
mengatakan ada empat fungsi utama yaitu: yang
berkenaan dengan produksi, pemeliharaan,
penerimaan, dan pengelolaan organisasi.
Sementara Redding mengemukakan ada tiga
alasan
diperlukannya
komunikasi
dalam
organisasai yakni: Untuk pelaksanaan tugas-tugas
dalam organisasi, untuk pemeliharaan, dan untuk
kemanusiaan. Sedangkan menurut Thayer ada
lima yaitu: untuk memberi informasi, membujuk,
memerintah,
memberi
instruksi,
dan
mengintegrasikan
organisasi.
Terakhir
Greenbaumn mengemukakan bahwa fungsinya
adalah untuk mengatur, untuk melakukan
pembaruan, integrasi, memberikan informasi dan
instruksi. Tidak satupun dari masing-masing
fungsi tersebut dilihat lebih penting dari pada
fungsi lainnya.
Setiap organisasi mempunyai hirarkhi
wewenang dan panduan formal yang harus
dipatuhi oleh para karyawannya. Komunikasi
memberikan informasi yang diperlukan setiap
individu dan kelompok untuk membuat/
mengambil
keputusan. Agar kinerja efektif
masing-masing kelompok perlu mempertahankan
berbagai
kontrol
terhadap
anggotanya,
merangsang dan memotivasi para anggota untuk
bekerja,
menyediakan
sarana
untuk
mengungkapkan
emosi,
dan
mengambil
keputusan. Dapat disimpulkan bahwa setiap
Universitas Sumatera Utara
Lubis, Peran Komunikasi dalam Organisasi
interaksi
komunikasi
dalam
organisasi
menjalankan satu atau lebih dari lima fungsi di
atas.
JARINGAN KOMUNIKASI
Menurut De Vito (1997), jaringan
komunikasi adalah saluran yang digunakan untuk
meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain
dalam organisasi. Jaringan organisasi ini berbeda
besar dan strukturnya pada masing-masing
organisasi, dan biasanya disesuaikan dengan
kepentingan dan tujuan organisasi tersebut.
Secara umum jaringan komunikasi dapat
dibedakan atas dua bagian yaitu: 1) jaringan
komunikasi Formal dan 2) jaringan komunikasi
Informal. Dengan kata lain hubungan yang terjadi
dalam organisasi dapat terjadi secara formal dan
informal.
1) Komunikasi formal adalah komunikasi yang
terjadi diantara para anggota organisasi yang
secara tegas telah direncanakan dan ditentukan
dalam struktur organisasi formal. Komunikasi
formal ini mencakup susunan tingkah laku
organisasi, pembagian departemen atau tanggung
jawab tertentu, posisi jabatan, dan distribusi
pekerjaan.
Ada tiga bentuk arus komunikasi dalam jaringan
komunikasi formal seperti yang tertera dalam
struktur yakni:
1. Downward communication (komunikasi
ke bawah)
2. Upward communication (komunikasi ke
atas)
3. Horizontal communication (komunikasi
horizontal).
Komunikasi ke Bawah
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus
pesan yang mengalir dari atas ke bawah.
Komunikasi ke bawah biasanya diberikan oleh
pimpinan kepada bawahan atau kepada para
anggota organisasi dengan tujuan untuk
memberikan pengertian mengenai apa yang harus
dikerjakan oleh para anggota sesuai dengan
kedudukannya. Pesan-pesan tersebut dapat
dijalankan melalui kegiatan: Pengarahan,
petunjuk, perintah, teguran, penghargaan, dan
keterangan umum. Menurut Lewis (dalam Arni,
2002), komunikasi ke bawah juga dimaksudkan
untuk merubah sikap, membentuk pendapat,
mengurangi ketakutan, dan kecurigaan yang
timbul
karena
salah
informasi,
dan
mempersiapkan anggota organisasi untuk
menyesuaikan
diri
dengan
perubahan.
Komunikasi ke bawah ini dapat diberikan secara
lisan, tertulis, dengan gambar atau simbolsimbol, dalam bentuk surat edaran, pengumuman
atau buku-buku pedoman karyawan/anggota.
Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas adalah pesan yang
mengalir dari bawah ke atas, yakni pesan yang
disampaikan oleh para anggota organisasi/
bawahan kepada pimpinan. Komunikasi ini
dimaksudkan untuk memberikan masukan, saran
atau bahan-bahan yang diperlukan oleh pimpinan
agar pimpinan dapat melaksanakan fungsi dengan
sebaik-baiknya. Selain itu komunikasi ke atas ini
juga menjadi saluran bagi para anggota/karyawan
untuk menyampaikan pikiran, perasaan yang
berkaitan dengan tugas-tugasnya. Hal ini dapat
dilakukan melalui kegiatan: pemberian laporan,
pemberian saran/pendapat, baik secara lisan,
tertulis atau dengan menggunakan simbol dan
gambar.
Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal atau mendatar
terjadi diantara orang-orang yang mempunyai
kedudukan sederajat atau satu level. Pesan yang
disampaikan biasanya berhubungan dengan
tugas-tugas, tujuan kemanusiaan, saling memberi
informasi, penyelesaian konflik, dan koordinasi.
Koordinasi diperlukan untuk mencegah tendensitendensi, selain itu juga dimaksudkan untuk
memelihara keharmonisan dalam organisasi.
Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara; rapatrapat komite, interaksi informal, memo dan nota,
dan lain-lain.
2) Komunikasi Informal adalah komunikasi
yang terjadi diantara para anggota organisasi atas
dasar kehendak pribadi, tanpa memperhatikan
posisi/kedudukan mereka dalam organisasi.
Informasi dalam komunikasi informal ini
mengalir ke atas, ke bawah, atau secara
horizontal, dan ini terjadi jika komunikasi formal
kurang memuaskan anggota akan informasi yang
diperlukan. Komunikasi informal disebut juga
dengan grapevine (desas desus) cenderung berisi
laporan rahasia mengenai orang, atau kejadiankejadian di luar dari arus informasi yang
55
Universitas Sumatera Utara
Jurnal Harmoni Sosial, Januari 2008, Volume II, No. 2
mengalir secara resmi. Namun walaupun
informasinya bersifat informal, grapevine ini
bermanfaat bagi organisasi. Bagi pimpinan
grapevine dapat menjadi masukan tentang
perasaan karyawannya, sedangkan bagi sesama
karyawan komunikasi informal ini bisa menjadi
saluran emosi mereka. Agar komunikasi berjalan
efektif maka diperlukan jaringan komunikasi
(network) baik yang bersifat formal maupun
informal.
PENUTUP
Komunikasi adalah proses penyampaian
informasi dari seseorang kepada orang lain dalam
lingkungan oraganisasi. Dalam penyelengaraan
organisasi komunikasi sangat diperlukan sebab
dengan komunikasi akan muncul hal-hal positif
seperti:
56
1. Timbulnya kemahiran dalam bekerja.
2. Timbulnya semangat dalam bekerja.
3. Timbulnya kerja sama.
Dengan adanya hal-hal positif di atas,
maka dalam sebuah organisasi, komunikasi harus
terselenggara dengan baik dan efektif.
Komunikasi dapat dikatakan berjalan baik dan
efektif apabila setiap anggota memperoleh
keterangan-keterangan
yang
jelas
dalam
melaksanakan pekerjaannya. Lewat komunikasi
rasa ingin tahu dapat tersalurkan, hal ini mampu
mendorong semangat kerja. Selain itu
komunikasi juga membantu menyatukan anggota
organsisasi untuk bekerja sama. Oleh karena itu
komunikasi mutlak diperlukan demi tercapainya
tujuan organisasi.
Universitas Sumatera Utara
Lubis, Peran Komunikasi dalam Organisasi
DAFTAR PUSTAKA
Alo Liliweri. 2004. Wacana Komunikasi Organisasi. Bandung: Mandar maju.
Dan B.Curtis – James J. Floyd – Jerry L. Winsor. 1998. Komunikasi Bisnis dan
Bandung: Rosdakarya.
Profesional.
Dydiet Hardjito.1995. Teori Organisasi dan Tehnik Pengorganisasian. Jakarta: Raja Grafindo
Persada.
Joseph A. DeVito. 1997. Komunikasi Antar Manusia. Jakarta: Professional Books.
Miftah Thoha.1993. Perilaku Organisasi. Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta: Rajawali Pers.
R.Wayne Pace & Don F. Faules. 1998. Komunikasi Organisasi (Terj). Bandung: Rosdakarya.
Redi Panuju. 2001. Komunikasi Organisasi. Yokjakarta: Pustaka Pelajar.
Richard M.Streers.1985. Efektivitas Organisasi. Jakarta: Erlangga.
S. Djuarsa Sendjaja. 1994. Teori Komunikasi. Jakarta: Universitas Terbuka.
57
Universitas Sumatera Utara