Kebijakan Pelaporan

Kebijakan Pengungkap Fakta
KEBIJAKAN PENGUNGKAP FAKTA
1.
Ikhtisar
Amcor berkomitmen terhadap standar tertinggi praktik etis dan hubungan yang jujur, serta
perlindungan bagi individu yang melaporkan kejadian atau dugaan terjadinya pelanggaran
dengan itikad baik.
Tujuan Amcor adalah untuk mendorong karyawan melaporkan setiap pelanggaran yang terjadi
dengan itikad baik dan dalam lingkungan yang bebas dari viktimisasi, sehingga Dewan serta
Manajemen Senior dapat mengatasi perilaku yang tidak layak.
2.
Kebijakan ini berlaku untuk siapa?
Kebijakan ini berlaku untuk semua karyawan, pejabat, dan direksi Perusahaan. Layanan
Pengungkap Fakta Amcor tersedia untuk semua karyawan, pelanggan, kontraktor, pemasok
utama, dan pihak ketiga lainnya sebagai alat untuk melaporkan permasalahan yang terkait
dengan pelanggaran.
3.
Siapakah "Pengungkap Fakta"?
Pengungkap Fakta adalah setiap orang yang, baik secara anonim atau tidak, membuat atau
mencoba membuat pengungkapan akan terjadinya pelanggaran dengan keyakinan bahwa
pelanggaran tersebut benar-benar terjadi.
4.
Apakah yang dimaksud dengan "pelanggaran"?
Contoh-contoh pelanggaran meliputi tetapi tidak terbatas pada:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Amcor Limited
www.amcor.com
Pelanggaran peraturan atau undang-undang
Tidak jujur, korupsi, menipu, atau perilaku yang ilegal atau tidak etis lainnya, atau
kegiatan yang mencakup meminta, menerima, atau menawarkan suap
Menghambat proses audit internal atau eksternal
Perilaku tidak pantas yang berkaitan dengan akuntansi, pengendalian akuntansi
internal, aktuaria, atau hal-hal audit
Melakukan tindakan yang membahayakan kesehatan dan keselamatan
Melakukan tindakan yang bertentangan dengan, atau melanggar, Kode Etik dan
Kebijakan Amcor
Melakukan tindakan yang melibatkan risiko besar terhadap lingkungan
Melakukan kesalahan manajemen penting pada sumber daya Amcor
Melakukan tindakan yang merugikan reputasi atau posisi keuangan Amcor
Konflik kepentingan
Menutupi pelanggaran yang terjadi
Pelecehan seksual
Penindasan, diskriminasi, pelecehan, atau vilifikasi
Kebijakan Pengungkap Fakta
5.
Bagaimana saya melaporkan adanya pelanggaran?
Karyawan dapat melaporkan pelanggaran yang terjadi melalui:
1.
2.
Manajemen Lini Langsung mereka; atau
Layanan Pengungkap Fakta Amcor.
Manajemen Lini Langsung
Bergantung pada sifat pelanggaran, karyawan didorong untuk membahas kekhawatiran
bersama manajer mereka terlebih dahulu. Atau, jika karyawan tidak merasa nyaman berbicara
dengan Manajer, mereka dapat menyampaikan kekhawatiran dengan area dukungan yang
relevan dalam Amcor:
Jenis kekhawatiran
Penipuan atau penyimpangan akuntansi/keuangan
Area dukungan
Audit Internal Grup
Hal yang berkaitan dengan orang-orang, termasuk
diskriminasi dan intimidasi
Sumber Daya Manusia
Kepatuhan mencakup korupsi, praktik kompetitif, dan
informasi
Hukum
Kesehatan, keselamatan, dan lingkungan
Kesehatan dan Keselamatan
Karyawan yang melaporkan pelanggaran yang terjadi baik kepada manajer atau area dukungan
yang relevan, dapat merasa yakin bahwa mereka akan dilindungi dan penyelidikan akan
dilakukan sesuai dengan prinsip keadilan serta kesesuaian. Karyawan yang menyerahkan atau
menerima laporan harus memperlakukan hal tersebut secara rahasia.
Layanan Pengungkap Fakta
Amcor juga menyadari bahwa karyawan dapat memilih untuk melewati Manajemen Lini
langsung mereka dalam situasi tertentu, termasuk namun tidak terbatas pada, hal-hal berikut:
•
mereka yakin akan mengalami viktimisasi jika menggunakan saluran pelaporan normal;
atau
•
mereka lebih memilih untuk melaporkan secara anonim.
Untuk memastikan para karyawan ini dapat menyampaikan laporan terjadinya pelanggaran
tanpa takut akan viktimisasi, Amcor telah membentuk Layanan Pengungkap Fakta yang
dioperasikan oleh penyedia layanan pihak ketiga yang independen. Karyawan dapat
melaporkan setiap pelanggaran yang terjadi baik melalui internet atau saluran siaga telepon
khusus, yang merupakan Layanan multibahasa dan tersedia 24 jam sehari, tanpa perlu dikenali
atau bersifat anonim. Detail lebih lanjut dapat ditemukan di poster yang terletak di semua
lokasi Amcor atau secara online di: http://www.amcor.com/whistleblower).
Kebijakan ini tidak mencegah seorang karyawan melaporkan pelanggaran ke penegak hukum
berdasarkan undang-undang yang berlaku.
Halaman 2/4
Kebijakan Pengungkap Fakta
6.
Komite Pengungkap Fakta
Kebijakan ini dibuat untuk membentuk Komite Pengungkap Fakta yang terdiri dari perwakilan
senior dari Group Legal, SDM, dan Audit Internal. Komite Pengungkap Fakta bertanggung
jawab untuk melindungi Pengungkap Fakta dari viktimisasi karena membuat laporan.
Karyawan yang melaporkan pelanggaran dapat meminta saran dari anggota komite
Pengungkap Fakta sebelum, atau setelah, membuat laporan.
Piagam Komite Pengungkap Fakta terlampir sebagai Lampiran A.
7.
Menyelidiki pelanggaran
Penyelidikan atas tuduhan pelanggaran akan dilakukan secara rahasia, adil, dan objektif. Sesuai
dengan piagamnya, Komite Pengungkap Fakta akan menunjuk petugas penyelidik yang sesuai
untuk menyelidiki tuduhan.
Proses penyelidikan akan bergantung pada bentuk pelanggaran yang dituduhkan serta jumlah
informasi yang diberikan.
Agar dapat diselidiki sepenuhnya, sebuah laporan harus berisi informasi yang cukup untuk
membentuk dasar yang wajar bagi penyelidikan. Seorang karyawan yang melaporkan secara
anonim harus memberikan informasi selengkap mungkin sehingga tidak mengganggu
kemampuan untuk menyelidiki laporan sepenuhnya.
Setelah penyelidikan selesai, dan keadaan memungkinkan (termasuk hak privasi dan kewajiban
kerahasiaan), Pengungkap Fakta akan mendapat informasi dari hasil penyelidikan.
8.
Perlindungan dari viktimisasi
Komite Pengungkap Fakta dapat melindungi Pengungkap Fakta dengan beberapa cara,
termasuk:
•
•
•
•
Memastikan kerahasiaan dalam penyelidikan.
Melindungi, sejauh mungkin secara hukum, identitas karyawan.
Menawarkan cuti kepada karyawan saat penyelidikan.
Memindahkan karyawan atau karyawan lain ke departemen atau kelompok kerja yang
berbeda.
Amcor melarang karyawan untuk menghukum orang yang dengan itikad baik melaporkan suatu
kejadian atau menyampaikan tuduhan pelanggaran sesuai dengan kebijakan ini. Hal ini juga
termasuk teguran, pembalasan, perubahan tugas kerja, perubahan fasilitas kerja, perubahan
persyaratan pelaporan, kerusakan prospek karier atau reputasi, ancaman untuk melakukan
salah satu dari hal tersebut, atau sengaja melakukan kelalaian yang merugikan orang tersebut.
Halaman 3/4
Kebijakan Pengungkap Fakta
9.
Pelaporan & Tata Kelola
Komite Pengungkap Fakta memeriksa laporan yang disampaikan melalui Layanan Pengungkap
Fakta dan hasil penyelidikan. Laporan tentang hal-hal yang disampaikan melalui Layanan
Pengungkap Fakta juga diberikan secara rutin ke Komite Audit dan Kepatuhan serta Komite
Sumber Daya Manusia, bergantung pada sifat dari masalah yang disampaikan.
April 2017
Lampiran A: Piagam Komite Pengungkap Fakta.
Halaman 4/4
Piagam Komite Pengungkap Fakta
PIAGAM KOMITE PENGUNGKAP FAKTA
Dewan Amcor Limited (Perusahaan ) telah membentuk Komite Pengungkap
Fakta. Piagam ini menetapkan fungsi dan tanggung jawab Komite Pengungkap
Fakta.
1.
Susunan
1.1.
Komite ini terdiri dari:
Penasehat Umum Grup dan Sekretaris Perusahaan
Executive Vice President, Sumber Daya Manusia
Vice President, Audit Internal Grup
Sekretaris Perusahaan Pengganti
1.2.
Hal yang berkaitan dengan keuangan akan ditangani oleh anggota Komite
berikut ini: (i) Penasehat Umum Grup dan Sekretaris Perusahaan, (ii) Vice
President, Audit Internal Grup, dan (iii) Sekretaris Perusahaan Pengganti
atau anggota Komite.
1.3.
Hal yang berkaitan dengan sumber daya manusia akan ditangani oleh
anggota Komite berikut ini: (i) Penasehat Umum Grup dan Sekretaris
Perusahaan, (ii) Executive Vice President, Sumber Daya Manusia, dan (iii)
Sekretaris Perusahaan Pengganti atau anggota Komite yang lain.
1.4. Pimpinan Komite Pengungkap Fakta adalah Penasehat Umum Grup dan
Sekretaris Perusahaan atau, jika mereka tidak ada, Sekretaris Perusahaan
Pengganti.
1.5. Sekretaris Perusahaan Pengganti adalah Sekretaris Komite Pengungkap
Fakta.
1.6. Dewan dapat menunjuk, mengeluarkan, atau mengganti anggota Komite.
2.
Tanggung jawab
Tanggung jawab utama Komite adalah untuk:
Amcor Limited
www.amcor.com
2.1.
membantu Dewan dalam memenuhi tanggung jawab mereka untuk
memastikan bahwa Perusahaan mematuhi kewajiban hukum dan kode
etiknya yang berhubungan dengan Pengungkap Fakta;
2.2. melindungi Pengungkap Fakta dari viktimisasi akibat melaporkan tuduhan
pelanggaran:
2.3. melibatkan dan mengawasi penyedia layanan pihak ketiga yang
independen untuk melaksanakan Layanan Pengungkap Fakta;
2.4. mengoordinasikan penyelidikan pada hal-hal yang disampaikan melalui
Layanan Pengungkap Fakta dengan cara yang dianggap oleh Komite
sesuai dengan sifat keluhan tersebut;
2.5. melaporkan ke Komite Audit dan Kepatuhan mengenai seluruh keluhan
dan penyelidikan yang dibuat melalui Layanan Pengungkap Fakta yang
terkait dengan masalah keuangan; serta
2.6. melaporkan ke Komite Sumber Daya Manusia mengenai seluruh keluhan
dan penyelidikan yang dibuat melalui Layanan Pengungkap Fakta yang
terkait dengan masalah Sumber Daya Manusia.
3.
Wewenang
Komite diotorisasi oleh Dewan untuk:
3.1.
memperoleh informasi apa pun yang dibutuhkan untuk memenuhi
tanggung jawabnya (sebagaimana diatur dalam Bagian 2 dari Piagam ini)
dari karyawan Perusahaan atau anak perusahaan mana pun;
3.2. melibatkan penyedia layanan pihak ketiga yang independen untuk
melaksanakan Layanan Pengungkap Fakta, dengan biaya wajar yang
ditanggung perusahaan; dan
3.3. memperoleh atau mempertahankan saran hukum atau profesional lainnya
di luar perusahaan dengan biaya wajar yang ditanggung perusahaan.
4.
Rapat
4.1. Komite ini akan mengadakan rapat selama dan jika diperlukan, untuk
melepas tanggung jawabnya sebagaimana dijelaskan pada Bagian 2 dan
Halaman 2/3
seluruh pertemuan akan diadakan oleh Penasehat Umum Grup dan
Sekretaris Perusahaan atas permintaan anggota Komite.
4.2. Komite dapat melakukan rapat dengan anggota Komite yang tidak hadir
secara fisik satu sama lain, asalkan seluruh anggota komite yang terlibat
dalam rapat dapat berpartisipasi dalam diskusi.
4.3. Komite dapat mengundang siapa pun yang dianggap sesuai untuk
menghadiri pertemuan Komite.
5.
Notulen dan laporan rapat
5.1. Notulen rapat Komite harus disimpan oleh Sekretaris Perusahaan
Pengganti dan disetujui oleh Pimpinan Komite.
5.2. Komite akan melaporkan tentang:
(a)
hal yang berkaitan dengan keuangan ke Komite Audit dan
Kepatuhan; serta
(b)
hal yang berkaitan dengan Sumber Daya Manusia ke Komite
Sumber Daya Manusia,
pada rapat komite relevan yang dijadwalkan berikutnya.
5.3. Pimpinan Komite akan melapor ke Dewan sesegera mungkin setelah
setiap rapat Komite jika ada:
(a)
hal apa pun yang menurut mereka harus dianggap sebagai tuduhan
besar yang harus mendapat perhatian Dewan; dan
(b)
rekomendasi apa pun yang membutuhkan persetujuan dan/atau
tindakan segera dari Dewan.
6.
Peninjauan dan perubahan terhadap piagam ini
6.1. Komite Pengungkap Fakta akan meninjau Piagam ini setiap tahun atau
sesering yang diperlukan.
6.2. Dewan dapat mengubah Piagam ini dari waktu ke waktu dengan resolusi.
April 2017
Halaman 3/3