petunjuk operasional - Kementerian Pertanian

DEPARTEMEN PERTANIAN RI
PETUNJUK OPERASIONAL
MANAJEMEN EMAIL MELALUI OWA
(OUTLOOK WEB APP)
Pusat Data dan Informasi Pertanian
2014
-i- |
Manajemen Email
DAFTAR ISI
Halaman
Daftar Isi ....................................................................................................................... i
1.
PENDAHULUAN ................................................................................................... 1
2.
MANAJEMEN EMAIL MELALUI OWA
2.1
CONTACT.................................................................................................... 2
2.2
GROUP ....................................................................................................... 3
2.3
CREATE RULE INBOX ................................................................................... 5
2.4
CHANGE THEMES ..................................................................................... 10
2.5
CHANGE PASSWORD ................................................................................ 11
2.6
ADD PHOTO.............................................................................................. 12
2.7
SIGNATURE............................................................................................... 14
2.8
BLOCKED EMAIL/JUNK EMAIL ................................................................... 16
2.9
OUT OFF OFFICE ASSISTANT/AUTOMATIC REPLIES ................................... 17
-- 1 -- |
Manajemen email
MANAJEMEN EMAIL
MELALUI OWA
(OUTLOOK WEB APP)
I.
PENDAHULUAN
Sistem email yang digunakan di lingkup Kementerian Pertanian adalah Exchange
server 2013. Setiap pegawai dilingkup Kementerian Pertanian dihimbau untuk
memiliki alamat email resmi kedinasan dengan domain pertanian yaitu
[email protected] sebagai media kolaborasi. Untuk mengakses email
Kementerian Pertanian ada 2 cara sebagai berikut :
1) Melalui browser yang disebut dengan OWA (Outlook Web App) yang linknya
terdapat di website Kementerian Pertanian atau dapat langsung diakses
dengan mengetikan diakses dialamat : https://mail.pertanian.go.id dari browser
Anda. Disarankan untuk menggunakan browser IE (Internet Explorer)
2) Akses email menggunakan aplikasi mail client seperti : Ms. Outlook. Untuk
mengakses
email
melalui
aplikasi
mail
client
perlu
dilakukan
setting/pengaturan beberapa informasi seperti: nama (alamat IP) server
SMTP/POP, nama user (user name/user ID) dan password pada server email.
Outlook Web App (OWA) memungkinkan Anda menggunakan browser web untuk
mengakses kotak surat dari komputer mana pun yang memiliki koneksi internet.
Anda bisa menggunakan browser tersebut untuk membaca dan mengirim pesan
email, menata kontak, membuat tugas dan mengelola kalender Anda.
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 2 -- |
Manajemen email
II.
MANAJEMEN EMAIL MELALUI OWA
Manajemen Email adalah beberapa fasilitas email yang berhubungan dengan
pengelolaan email personal kita. Beberapa fasilitas yang dapat dilakukan dengan
menggunakan OWA antara lain : Contact, Group, Create Rule, Change Themes,
Change Password, Add Photo, Signature, Blocked Email, Out Off Office Assistant/
Automatic Reply.
2.1
Contact
Folder Kontak adalah buku alamat e-mail pribadi dan tempat untuk
menyimpan informasi tentang pengguna serta perusahaan yang secara
rutin berkomunikasi dengan Anda. Gunakan Kontak untuk menyimpan
alamat e-mail, alamat jalan, nomor telepon, dan informasi lainnya tentang
kontak. Informasi tersebut mencakup halaman web, nomor faks, atau
nomor ponsel.
Untuk Create Contact ikuti langkah - langkah dibawah ini :
1)
Klik Menu People  Klik New  pada what would you like to do
klik Create Contact
2) Isi tab First name, Middle name, Last Name dengan nama contact
anda  Ketik alamat email contact pada tab Email
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 3 -- |
Manajemen email
Jika diperlukan anda dapat mengisi seluruh tab – tab menu yang ada
seperti work, address, phone, IM, other.
3) Klik Save
2.2
GROUPS/DISTRIBUTION LIST
Groups merupakan jenis kontak khusus yang digunakan untuk mengirim email ke beberapa penerima melalui satu entri di folder Kontak. Anda tidak
perlu memasukan satu persatu alamat email dari rekan kerja.
Untuk membuat groups ikuti langkah – langkah dibawah ini :
1)
Klik Menu People  Klik New  pada what would you like to do
klik Create Group
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 4 -- |
Manajemen email
2)
Pada beri nama grup pada menu Group name  Masukkan alamat
email rekan anda yang akan di masukkan ke dalam group  Klik Save
3)
Untuk melihat group yang telah kita buat klik pada groups maka akan
tampil nama group yang baru di buat
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 5 -- |
Manajemen email
2.3
Create Rule Inbox
Adalah fasilitas untuk mengatur email agar dapat diterima sesuai dengan
aturan yang diinginkan. Juga berguna untuk mengelompokkan email pada
folder tertentu sehingga email akan masuk dengan rapi kedalam categori
yang telah anda buat dan dapat mempermudah dalam pencarian email
dikemudian hari.
Untuk membuat rule inbox ikuti langkah – langkah dibawah ini :
1)
Klik tombol setting
 pilih menu Option (atau langsung pilih
menu Manage Apps)
2)
Pada menu Organize Email  klik menu Inbox Rules  Klik tanda
(+) untuk membuat rule  Pilih Rule yang diinginkan
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 6 -- |
Manajemen email
3)
Pada New Inbox Rule  Beri nama rule pada tab Name  Klik
tanda panah ke bawah pada tab when the message arrives,
and  Klik tanda panah ke bawah pada tab Do the following
:
4)
Pilih folder yang diiginkan pada Menu Select Folder  Jika belum
ada folder yang dimaksud bisa langsung buat folder baru  Klik New
Folder  Beri Nama  Klik OK
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 7 -- |
Manajemen email
5)
Klik Save
Jika dengan cara tersebut diatas tidak berfungsi dengan baik, untuk membuat Rule Inbox
email dapat juga dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1)
Pada Folder Inbox pilih email yang akan dibuat Rule nya  Klik tombol More
Action > Pilih menu Create Rule
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 8 -- |
Manajemen email
2) Pada tab when the message arrives, and beri tanda centang pada It was
received from
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 9 -- |
Manajemen email
3) Pada tab Do the following : pilih instruksi/rule yang diinginkan sebagai contoh
“Move the message to folder”  klik Select One  pilih folder yang diiginkan
pada Menu Select Folder  Jika belum ada folder yang dimaksud bisa langsung
buat folder baru  Klik New Folder  Beri Nama  Klik OK
4) Klik Save
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 10 -- |
Manajemen email
2.4
Changes Themes
Adalah fasilitas untuk merubah tema atau tampilan layar OWA anda,
meskipun banyak pengguna cukup menyimpan tema default, namun ada
sebagian orang memiliki selera yang berbeda-beda, dan dengan demikian
Anda dapat memilih tema yang berbeda sesuai dengan keinginan anda.
Untuk membuat merubah tema (change themes) ikuti langkah – langkah
dibawah ini :
 pilih menu Change Theme
1)
Klik tombol setting
2)
Akan tampil pilihan themes yang disediakan oleh OWA  Klik pada
themes yang diinginkan  Klik OK
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 11 -- |
Manajemen email
2.5
Change Password
Adalah fasilitas untuk merubah password email. Setelah pegawai/user
regrestrasi email, maka pegawai / user tersebut akan mendapatkan alamat
email / username dan password email. Password email tersebut dapat di ganti
oleh user dengan menggunakan fasilitas “Change Password” di OWA.
Untuk merubah password (change password)
ikuti langkah – langkah
dibawah ini :
1)
Klik tombol setting
 pilih menu Change Password
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 12 -- |
Manajemen email
2)
Pada tab Current password ketikkan password lama anda  pada
tab New password ketikkan password baru anda  pada tab
Confirm new password ulang kembali ketikkan password baru
anda  kemudian klik Save
Sebagai tambahan informasi, untuk mengganti password email yang telah diberikan
oleh administrator dengan mengikuti kombinasi password sebagai berikut :

Panjang password minimal 7 digit;

3 Digit pertama adalah huruf, dimana huruf pertama adalah huruf capital
(huruf besar);

2.6
4 Digit terakhir/lebih adalah angka
Add Photo
Adalah fasilitas untuk menambahkan photo sebagai identitas email anda.
Untuk menambah photo di email anda (add photo) ikuti langkah – langkah
dibawah ini :
1)
Klik tombol setting
 pilih menu Options
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 13 -- |
Manajemen email
2)
Klik menu Account  klik menu Edit Informations
3)
Klik menu Account  klik menu Edit Informations  klik menu
Change  Klik menu Choose file pilih photo yang inginkan 
klik Save
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 14 -- |
Manajemen email
2.7
Signature
Adalah fasilitas untuk memberikan signature atau menyisipkan suatu
pesan/informasi tertentu setiap kali anda membuat email yang ditambahkan
di akhir pesan sebuah email. Sebuah signature e-mail terdiri dari teks atau
gambar yang secara otomatis
Untuk membuat menambah signature ikuti langkah – langkah dibawah ini :
1)
Klik tombol setting / pengaturan
 pilih menu Manage Apps
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 15 -- |
Manajemen email
2)
Klik menu setting  pilih menu Mail  Ketikkan signature yang
sesuai dengan format yang diinginkan
3)
Klik Save
Pada saat membuat email baru akan tampil signature yang kita buat
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 16 -- |
Manajemen email
2.8
Blocked Email/Junk Email
Adalah fasilitas untuk memfilter email yang masuk dan menata pengirim pengirim yang tidak kita inginkan. Dengan kemampuan ini maka Anda dapat
mereduksi jumlah email sampah (junk E-mail) yang masuk ke Inbox
Untuk membuat membuat blocked email ikuti langkah – langkah dibawah ini :
1)
Klik tombol setting / pengaturan
2)
Pilih menu Blocked and Allow 
 pilih menu Options
Pada bagian Blocked Sender
masukkan alamat email yang akan di blocked  klik tanda (+)  Klik
Save
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 17 -- |
Manajemen email
2.9
Out Off Office Assistant/Automatic Replies
Adalah fasilitas untuk membantu kita memberikan balasan terhadap email
yang masuk ke account email kita, ketika kita sedang tidak ada di tempat atau
berhalangan (automatic replies).
Untuk membuat membuat blocked email ikuti langkah – langkah dibawah ini :
1)
Klik tombol setting / pengaturan
 pilih menu Manage Apps
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN
-- 18 -- |
Manajemen email
2)
Klik menu Organize Email  pilih menu Automatic Replies
3)
Beri tanda pada Send Automatic Replies  masukan waktu awal dan
akhir automatic replies yang diinginkan pada tab Start Time dan End
Time
4)
Tulisakan pesan anda pada bagian send a reply once to each sender
inside my organization with following messages
5)
Beri tanda pada Send automatic reply messages to sender outside
my organizatin jika memang seluruh contact diluar organisasi anda
menerima pesan ini
6)
Klik Save
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN