perencanaan strategis si/ti di universitas merdeka

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 24 Januari 2015
PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI
DI UNIVERSITAS MERDEKA PASURUAN
Achmadi Prasita Nugroho dan Erma Suryani
Jurusan Manajemen Teknologi Informasi
Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya
Email: [email protected]
ABSTRAK
Dewasa ini kegiatan bisnis suatu organisasi tidak terlepas dari peran Sistem Informasi
(SI) dan Teknologi Informasi (TI). Universitas Merdeka Pasuruan adalah salah satu
perguruan tinggi swasta yang ada di Kota Pasuruan yang memiliki 4 fakultas yaitu
Fakultas Hukum, Ekonomi, Pertanian, dan Fakultas Teknologi Informasi sebagai
Fakultas paling muda. Dalam upaya mencapai tujuan Universitas Merdeka Pasuruan
yang terumuskan dalam visi dan misi, memerlukan strategis bisnis maupun strategis
SI/TI. Selama ini sistem administrasi yang ada di UNMER Pasuruan belum terintegrasi
antar fakultas yang ada. Untuk itu ada keinginan untuk membangun suatu perencanaan
kebutuhan SI/TI agar pembangunan SI/TI di UNMER Pasuruan dapat dilakukan secara
terencana dan dapat mengintegrasikan kebutuhan informasi disana.
Konsep dasar yang digunakan dalam menyusun kerangka kerja Perencanaan Strategis
SI/TI di UNMER Pasuruan yaitu dengan menggunakan metodologi John Ward dan Joe
Peppard. Tiga sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu organisasi
berdasarkan metodologi John Ward dan Joe Peppard yaitu memperbaiki efisiensi kerja
dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi, meningkatkan
keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan
keputusan, memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif
organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis.
Hasil dari penelitian ini adalah membuat suatu perencanaan strategis SI yang sesuai
dengan strategi organisasi sehingga bisa mendukung kinerja organisasi secara kontinyu,
agar apa yang dilakukan pada pengembangan SI/TI dapat terus berkesinambungan dan
mempunyai arahan yang jelas serta sesuai dengan rencana strategis dari organisasi.
Kata kunci: Perencanaan Kebutuhan SI/TI, Perencanaan Strategis SI/TI, Metodologi
Ward-Peppard.
PENDAHULUAN
Universitas Merdeka Pasuruan merupakan perguruan tinggi swasta yang
berlokasi di kota Pasuruan, Jawa Timur. Beberapa fakultas yang dimiliki saat ini adalah
Fakultas Pertanian, Fakultas Ekonomi, Fakultas Hukum dan yang paling baru adalah
Fakultas Teknologi Informasi.
Beberapa permasalahan yang dapat diidentifikasi sehingga penting untuk
dilakukan perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI), yaitu
antara lain:
1. Saat ini antar fakultas Universitas Merdeka Pasuruan masih menggunakan sistem
informasi yang belum terintegrasi, masih memadukan antara sistem aplikasi yang
ISBN: 978-602-70604-1-8
C-10-1
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 24 Januari 2015
ada saat ini dengan pengolah data/spreadsheets excel, bahkan ada kecenderungan
masing-masing fakultas mempunyai format laporan yang berbeda.
2. Universitas Merdeka Pasuruan belum mempunyai perencanaan strategis sistem
informasi dan teknologi (SI/TI) yang dapat mengarahkan pengembangan sistem
informasi dan teknologi informasi (SI/TI) lembaga secara baik sesuai dengan
tuntutan kebutuhan perusahaan saat ini dan masa yang akan datang.
3. Belum adanya kejelasan tentang manajemen sistem informasi dan teknologi
informasi (SI/TI) di Universitas Merdeka Pasuruan.
Dari permasalahan tersebut di atas sangat penting kiranya bagi Universitas
Merdeka Pasuruan untuk membuat suatu perencanaan strategis SI/TI.
METODE PENELITIAN
Tahapan-tahapan yang digunakan dalam penelitian mengenai perencanaan
kebutuhan sistem informasi pada Universitas Merdeka Pasuruan terdiri dari data studi
literatur, pengumpulan data, analisa kondisi exsisting, Analisis SWOT, Analisa
kondisi yang akan datang dan Formulasi rencana strategis SI/TI.
Gambar Skema Metodologi Penelitian
A. Studi Literatur
Tahap ini membantu dalam memberikan penguatan pemahaman konsep
teoritis dan juga untuk merumuskan metodologi penelitian yang tepat untuk
perencanaan strategis sistem informasi dan tekonologi informasi (SI/TI) di
Universitas Merdeka Pasuruan.
B. Pengumpulan Data
Untuk melakukan Analisa kebutuhan sistem informasi yang mendukung
rencana bisnis maka diperlukan data dan informasi yang berhubungan dengan visi,
misi dan tujuan Universitas Merdeka Pasuruan. Data dan informasi tersebut
didapatkan melalui beberapa kegiatan yakni survei lapangan, dalam kegiatan ini
ISBN: 978-602-70604-1-8
C-10-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 24 Januari 2015
dikumpulkan sejumlah data dan informasi tentang bisnis dan SI/TI, baik di
lingkungan internal maupun eksternal dengan cara melakukan studi dokumen,
wawancara dan observasi.
C. Analisa Kondisi Eksisting
Analisa kondisi eksisting dilakukan untuk mengetahui kondisi internal dan
eksternal bisnis dan kondisi internal dan eksternal SI/TI.
Analisis lingkungan internal bisnis akan memetakan tujuan strategis
organisasi, sasaran strategis organisasi program strategis dan capaian yang diraih
hingga saat ini. Untuk mengetahui realisasi tujuan strategis Universitas Merdeka
Pasuruan maka perlu diketahui seberapa jauh proses pengembangan tiap program
strategis didalam masing-masing tujuan strategis Universitas Merdeka Pasuruan.
Data tiap program strategis diketahui melalui dokumen renstra Universitas
Merdeka Pasuruan sedangkan data target dan capaian tiap program strategis
didapatkan berdasarkan survey pada narasumber di Universitas Merdeka Pasuruan
yaitu lembaga penjaminan mutu (LJM), bagian akademik, bagian keuangan, bagian
kemahasiswaan dan melalui observasi langsung ke lapangan. Data target dan data
capaian dijabarkan dalam bentuk narasi.
Untuk menganalisa kondisi eksternal bisnis tersebut dilakukan dengan
metode analisa PEST, merupakan analisis terhadap kekuatan eksternal yang sifatnya
umum yaitu suatu lingkungan dalam lingkungan eksternal organisasi yang
menyusun faktor-faktor yang memiliki ruang lingkup luas dan faktor-faktor tersebut
pada dasarnya di luar dan terlepas dari operasi organisasi. Pada proses analisis
lingkungan internal SI/TI yang dilakukan adalah melakukan review terhadap
investasi infrastruktur teknologi informasi yang ada dan pemanfaatannya, serta
melakukan pengamatan terhadap peran sistem informasi yang diterapkan dalam
proses bisnis setiap hari di Universitas Merdeka Pasuruan. Sedangkan analisis
lingkungan eksternal SI/TI mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya,
dan ditekankan pada penggunaan SI/TI oleh industri yang memiliki kompetensi
sejenis dengan Universitas Merdeka Pasuruan.
D. Analisis SWOT
Analisa SWOT bertujuan untuk mengetahui kekuatan, kelemahan,
kesempatan dan ancaman yang dimiliki oleh Universitas Merdeka Pasuruan, untuk
selanjutnya digunakan sebagai dasar dari isu strategis yang mendasari
pengembangan Sistem Informasi dimasa mendatang.
E. Interpretasi Kebutuhan Mendatang
Untuk dapat mengetahui kondisi Universitas Merdeka Pasuruan di masa
yang akan datang, maka dilakukan analisa value chain dan analisa critical success
factor. Tujuan dari analisis value chain ini adalah untuk mengidentifikasi tahaptahap value chain yang ada di Universitas Merdeka Pasuruan. Rantai nilai tersebut
diperoleh dari identifikasi aktifitas dan fungsi yang terjadi di Universitas Merdeka
Pasuruan. Dari identifikasi tersebut diketahui bagian-bagian yang terlibat dalam
sebuah proses tersebut dan juga integrasi yang terjadi diantara proses-proses
aktifitas tersebut sehingga memunculkan kebutuhan terhadap informasi. Selanjutnya
aktifitas-aktifitas tersebut dipilah dalam kelompok aktifitas utama dan aktifitas
pendukung. Analisa critical success factor, digunakan untuk mengidentifikasi
dan memformulasikan kondisi bisnis dan sistem informasi yang diinginkan oleh
organisasi di masa yang akan datang. Teknik CSF memfokuskan perhatian pada
ISBN: 978-602-70604-1-8
C-10-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 24 Januari 2015
issue kunci, membantu memprioritaskan aktivitas dan kebutuhan informasi,
menghubungkan proyek TI dengan objektif, menentukan prioritas dengan relasi
objektif dan TI, fokus pada aspek kritikal untuk kinerja bisnis, dan sangat berdaya
guna bila digunakan dengan analisis value chain. Hasil dari analisa ini akan
menentukan faktor-faktor kritis perusahaan yang apabila dipenuhi akan menentukan
keberhasilan perusahaan dalam persaingan.
F. Formulasi Perencanaan Strategis SI/TI
Untuk memformulasikan rencana strategis SI/TI berdasarkan hasil analisa
perencanaan strategis SI/TI. Dimana output dari perencanaan strategis SI/TI akan
terdiri dari 3 dokumen, yaitu : Strategi SI, Strategi TI dan Strategi Manajemen
SI/TI. Isi dari aktifitas strategi SI tersebut termasuk bagaimana mencapai tujuan
dari strategi bisnis yang telah dihasilkan analisa Value Chain dan analisa Critical
Succes Factor sehingga dapat ditentukan portofolio aplikasi apa saja yang akan
dikembangkan. Sedangkan Strategi TI yang dimasukkan pada penelitian ini hanya
application porfolio management. Pada tahap ini akan menentukan strategi
manajemen SI/TI dari Universitas Merdeka Pasuruan, agar kebijakan yang
diterapkan dari tiap-tiap unit bisnis selalu konsisten.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisa Kondisi Eksisting
Kondisi internal bisnis menunjukkan tujuan strategis, sasaran strategis,
program strategis serta pencapaian yang telah dilakukan oleh organisasi. Dapat
disimpulkan bahwa sasaran strategis yang telah dilakukan oleh universitas merdeka
diantaranya adalah peningkatan kualitas di bidang organisasi dan manajemen,
peningkatan kualitas di bidang pelayanan, peningkatan kualitas di bidang
pendidikan, peningkatan kualitas dibidang tenaga kependidikan, peningkatan
kualitas dibidang penelitian dan pengabdian masyarakat dan peningkatan kualitas
dibidang kemahasiswaan.
Analisa lingkungan eksternal bisnis dapat diidentifikasi melalui analisa
PEST (Political, Economic, Social, Technology). Kondisi politik yang kondusif
akan memberikan kesempatan bagi Universitas Merdeka Pasuruan pada khususnya
untuk bisa berkembang. Dengan adanya kementerian baru diharapkan kebijakan
pemerintah meningkatkan anggaran biaya pendidikan dan banyaknya beasiswa
yang disediakan pemerintah dapat membantu meningkatkan kualitas pendidikan
bagi perguruan tinggi pada umumnya dan Universitas Merdeka Pasuruan pada
khususnya. Dengan kondisi perekonomian yang masih belum stabil, daya beli
masyarakat turun, secara umum akan merubah pandangan masyarakat, masyarakat
lebih memilih perguruan tinggi yang menawarkan biaya kuliah yang terjangkau
dibanding dengan tawaran fasilitas yang lengkap namun biaya yang dipatok jauh
lebih tinggi, hal ini memberikan peluang yang lebih baik bagi Universitas Merdeka
Pasuruan, yang menawarkan biaya pendidikan yang terjangkau untuk kalangan
menengah kebawah. Berdasarkan kondisi sosial, disamping kebutuhan masyarakat
terhadap pendidikan dengan biaya terjangkau pertimbangan kondisi lingkungan
yang kondusif menjadikan perhatian serius orang tua terhadap anaknya daripada
harus ke luar kota (Malang dan Surabaya) sehingga tingkat kontrol aktifitas orang
tua terhadap anak lebih mudah. Itulah sebabnya jumlah mahasiswa Unmer
Pasuruan beberapa tahun terakhir ini semakin meningkat. Secara Teknologi,
ISBN: 978-602-70604-1-8
C-10-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 24 Januari 2015
kesetaraan dalam kesempatan penguasaan teknologi, mengakibatkan tumbuhnya
pesaing, hal ini bisa menjadi ancaman bagi keberadaan Universitas Merdeka
Pasuruan, sehingga penerapan dan pengembangan teknologi perlu mendapat
perhatian yang lebih baik dari pihak manajemen.
Kondisi lingkungan internal SI/TI memberikan pengaruh terhadap
Universitas Merdeka Pasuruan. Berdasarkan analisa ini akan diidentifikasi inovasiinovasi berbasis SI/TI yang dapat dikembangkan dari aplikasi-aplikasi SI/TI yang
potensial bagi Universitas Merdeka Pasuruan. Saat ini sistem informasi yang
diaplikasikan oleh Universitas Merdeka Pasuruan dalam proses bisnisnya adalah
sistem pengolahan dan penyimpanan data sederhana yang belum terintegrasi antara
satu dengan yang lainnya. Sedangkan kondisi eksternal menjelaskan analisa
mengenai trend teknologi, penerapan, kesempatan, penguasaan dan manfaat SI/TI
yang digunakan oleh pihak lain terutama kompetitor. Dengan dilakukannya analisa
ini maka Universitas Merdeka Pasuruan dapat memperkirakan inovasi-inovasi
bisnis kompetitor, peluang-peluang baru yang dapat digali dari penguasaan SI/TI
oleh pasar, dan mengukur sejauh mana kepentingan penerapan SI/TI pada bisnis
yang dijalankan oleh Universitas Merdeka Pasuruan.
B. Analisis SWOT
Posisi Universitas Merdeka Pasuruan berada di kuadran IV pada ordinat (0.177), (-0.452).
Kondisi ini menunjukkan situasi yang sangat tidak menguntungkan,
Universitas Merdeka Pasuruan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan
kelemahan internal. Oleh karena itu manajemen perlu menerapkan strategi yang
didasarkan pada kegiatan yang bersifat difensif dan berusaha meminimalkan
kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
C. Interpretasi Kebutuhan Mendatang
• Analisis Value Chain
Pada tahap ini adalah mengidentifikasi dan mengelompokkan kegiatankegiatan yang terjadi pada Universitas Merdeka Pasuruan menjadi dua
aktifitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung dalam suatu rantai
kegiatan yang menggambarkan keterkaitan diantaranya. Dari proses analisa ini
akan teridentifikasi potensi kebutuhan bisnis oleh masing-masing bagian yang
terlibat di setiap aktifitas utama maupun aktivitas pendukung. Aktivitas utama
adalah semua aktivitas yang berkaitan dengan Inbound Iogistic (Penerimaan
ISBN: 978-602-70604-1-8
C-10-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 24 Januari 2015
Mahasiswa Baru), Operations (Proses Akademik), Outbond Logistic
(Kelulusan), Marketing Logistic (Promosi) dan Service (Pengabdian
Masyarakat). Sedangkan aktivitas pendukung adalah semua aktivitas yang tidak
terlibat dalam proses pendidikan secara langsung namun dapat meningkatkan
efektifitas maupun efisiensi.
Gambar Diagram Value Chain Universitas Merdeka Pasuruan
•
Analisis Critical Success Factors
Analisa CSF diketahui dengan melakukan identifikasi ukuran hasil dan
identifikasi inisiatif strategi masing-masing tujuan bisnis (business objectives)
yang didapatkan dari hasil analisa value chain.
Adapun tujuan bisnis (business objectives) yang telah dirumuskan dalam
analisa value chain adalah seleksi administrasi, seleksi akademik,
penyederhanaan proses administrasi, persiapan perkuliahan yang efektif dan
terintegrasi, monev perkuliahan, monev pelaksanaan ujian, intrakurikuler dan
nilai akademik yang terintegrasi, integrasi proses wisuda dan data alumni,
efektifitas promosi, kerjasama dengan instansi lain dibidang penelitian,
pengelolaan sarana dan prasarana yang efektif, rekrutmen pegawai yang
obyektif, mutasi dan promosi jabatan yang proporsiona, membuat sistim
manajemen dan pengendalian data dan membuat sistim monitoring aktivitas
kemahasiswaan.
D. Formulasi Perencanaan Strategis SI/TI
Untuk menentukan perencanaan strategis yang sesuai dengan kebutuhan
universitas Merdeka Pasuruan yang akan digunakan sebagai alat untuk mendeteksi
segala kemungkinan guna mendukung strategi, diawali dengan interpretasi
kebutuhan saat ini yang memetakan faktor kekuatan, kelemahan, peluang serta
ancaman yang dihadapi. Langkah berikutnya adalah memformulasikan perencanaan
strategi SI/TI yang dibagi menjadi strategi bisnis SI, strategi TI, dan strategi
manajemen SI/TI.
Strategi Sistim Informasi memetakan kebutuhan sistim informasi universitas
Merdeka Pasuruan dimasa yang akan dating diantaranya SIaPMaBa (Sistem
Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru), SIAkad (Sistem Informasi Akademik),
SILulus (Sistem Informasi Kelulusan), SIPasar (Sistem Informasi Pemasaran),
ISBN: 978-602-70604-1-8
C-10-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 24 Januari 2015
SIKALem (Sistem Informasi Kerjasama Antar Lembaga), SISarPras (Sistem
Informasi Sarana dan Prasarana), SIKarya (Sistem Informasi Kepegawaian),
SIGMa (Sistem Informasi Kegiatan Mahasiswa) dan SIAP MERDEKA (Sistim
Informasi Universitas Merdeka Pasuruan).
Strategi Teknologi Informasi merekomendasikan perangkat lunak (software),
perangkat keras (hardware) dan rekomendasi operator sistim informasi.
Sedangkan strategi Manajemen SI/TI merekomendasikan pembentukan pusat
data dan manajemen Teknologi dan kualifikasi staf TI.
KESIMPULAN
A. Pada analisa SWOT posisi Universitas Merdeka Pasuruan berada di kuadran IV.
Kondisi ini menunjukkan situasi yang sangat tidak menguntungkan, Universitas
Merdeka Pasuruan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal.
Oleh karena itu manajemen perlu menerapkan strategi yang didasarkan pada
kegiatan yang bersifat difensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada
serta menghindari ancaman.
B. Pada analisa value chain terdapat 5 aktifitas utama dan 4 aktifitas pendukung dalam
menentukan business objectives. Dari aktifitas tersebut 9 bussiness objectives
didapatkan dari aktifitas utama dan 5 bussiness objectives daidapatkan dari aktifitas
pendukung.
C. Analisa critical success factor dilakukan berdasarkan business objectives yang telah
ditentukan pada analisa value chain dan akan menghasilkan identifikasi kebutuhan
data dan informasi yang diperlukan.
D. Strategi SI merekomendasikan sebanyak 9 kebutuhan sistem informasi baru untuk
menunjang strategi bisnis.
E. Strategi TI merekomendasikan perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya
manusia yang akan menggunakan sistim informasi yang direkomendasikan dalam
hal ini operator sistim informasi.
Strategi manajemen SI/TI merekomendasikan pembentukan pusat data dan
manajemen Teknologi dan rekomendasi kualifikasi staf TI.
Perencanaan Strategis Teknologi Informasi di Universitas Merdeka Pasuruan
dapat dijadikan sebagai acuan untuk pembuatan Perencanaan Strategis Teknologi
Informasi selanjutnya, agar pengembangan Teknologi Informasi di Universitas
Merdeka Pasuruan dapat berkesinambungan dan tidak terputus pada Perencanaan
Strategis SI/TI untuk periode waktu lima tahun ke depan.
Dalam pembuatan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi di Universitas
Merdeka Pasuruan ini masih terdapat kelemahan, karena tidak ada data tentang
anggaran belanja tahunan, selain itu spesifikasi teknis perangkat yang digunakan juga
masih kurang lengkap. Sehingga untuk penelitian selanjutnya di masa mendatang
dapat dilengkapi lagi segala kekurangan tersebut untuk perbaikan dan
kesempurnaannya
DAFTAR PUSTAKA
Anis Yusrotun Nadhiroh (2012), Perencanaan Kebutuhan Sistem Informasi (Studi
Kasus Stt Nurul Jadid Probolinggo), MMT ITS Surabaya.
ISBN: 978-602-70604-1-8
C-10-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 24 Januari 2015
Freddy Rangkuti. (2005), “Great Sales Forecast for Marketing”, Penerbit PT. Gramedia
Pustaka Utama. Jakarta.
O’Brien, James A. (2002), “Management Information Systems” 5th Ed.”, McGraw-Hill,
Irwin
Pipin Widyaningsih (2012), Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Institusi
Pendidikan Tinggi Menggunakan Analisis Critical Success Factors (Studi
Kasus: STMIK Duta Bangsa Surakarta), Universitas Diponegoro Semarang
Porter M. E. and Miller V. E., (1985), How Information Gives You Competitive
Advantage, Harvad Business Review, Boston.
Silanegara, Indra and Aditama, Bayu and Nurhidayat, Diat and Adi, Haris (2011),
Perencanaan Strategis Teknologi Informasi (Studi Kasus: Politeknik Negeri
Jakarta), Jurnal Generic.
Tozer, Edwin E. (1996). Strategic IS/IT Planning. Butterworth-Heinemann, USA.
Universitas Merdeka Pasuruan (2014), Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan, BAAK
Universitas Merdeka Pasuruan.
Universitas Merdeka Pasuruan (2009), Rencana Strategis Universitas Merdeka
Pasuruan 2009-2014, BAAK Universitas Merdeka Pasuruan.
Ward. John. And Peppard. (2003), Strategic Planning for Information System, Third
Edition. John Willey & Son’s Ltd, Cranfied, Bedfordshire.
ISBN: 978-602-70604-1-8
C-10-8