6 BAB II BAHAN RUJUKAN 2.1 Sistem Informasi Akuntansi Dalam

BAB II
BAHAN RUJUKAN
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
Dalam mencapai tujuan perusahaan, sistem informasi akuntansi
berperan penting dalam membantu menyediakan informasi yang berguna
untuk berbagai tingkatan, khususnya pengendalian pembelian barang.
Sistem informasi akuntansi berperan penting juga dalam mengkoordinasikan
berbagai subsistem dalam perusahaan, sehingga memungkinkan pihak
manajemen untuk menjalankan fungsi-fungsinya secara optimal.
Sebelum membahas lebih lanjut mengenai sistem informasi akuntansi,
lebih dahulu dibahas mengenai pengertian sistem, informasi, akuntansi,
sistem informasi, dan sistem akuntansi yang menjadi landasan bagi
pengertian sistem informasi akuntansi.
2.1.1 Pengertian Sistem
Beberapa definisi sistem dikemukakan oleh para ahli antara
lain menurut Mulyadi (2001:2) definisi sistem adalah:
“Sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat
menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan
pokok perusahaan.”
Zaki Baridwan (2000:2) memberikan definisi tentang sistem
sebagai berikut:
“Sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang terdiri dari
bagian
yang
saling
berhubungan
(subsistem)
yang
bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.”
Dan menurut George H. Bodnar (2006:3) menjelaskan arti dari
sistem adalah:
“Sistem merupakan sekumpulan sumber daya yang saling
terkait untuk mencapai suatu tujuan.”
6
7
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa suatu sistem
adalah serangkaian unsur, prosedur-prosedur, atau komponenkomponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan
bertujuan untuk melaksanakan kegiatan serta mencapai tujuan
perusahaan.
2.1.2
Pengertian Informasi
Suatu informasi mempunyai peranan yang sangat penting di
dalam suatu organisasi, informasi dapat sangat berguna bagi pihak
manajemen selaku pihak internal untuk mengambil suatu keputusan.
Ada beberapa pengertian informasi yang dikemukakan oleh para
ahli.
Menurut Barry E. Cushing memberikan definisi informasi yang
dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001:28) adalah:
“Informasi merupakan keluaran (output), dari suatu
pengolahan data (sistem informasi) yang telah diorganisir
dan berguna bagi yang menerimanya.”
Menurut Marshall Romney dan Paul Steinbart (2001:13)
memberikan definisi tentang informasi sebagai berikut:
“Informasi adalah data yang telah diatur dan diproses
sehingga menjadi lebih berarti.”
Sedangkan menurut George H. Bodnar (2006:3) menjelaskan
arti dari informasi adalah:
“Informasi adalah suatu data yang diorganisasi yang dapat
mendukung ketepatan pengambilan keputusan.”
Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah
menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau
keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan
keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang. Informasi
juga sangat dibutuhkan untuk pihak manajemen selaku pihak internal
untuk mengambil suatu keputusan yang tepat.
8
2.1.3 Pengertian Akuntansi
Akuntansi merupakan bahasa bisnis. Setiap perusahaan
menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi
merupakan
proses
(classifying),
pencatatan
perangkuman
(recording),
(summarizing),
pengelompokan
dan
pelaporan
(reporting) dari transaksi-transaksi perusahaan. Untuk lebih jelas,
berikut adalah pengertian akuntansi menurut beberapa ahli:
Menurut Warren, Reeve, dan Fess (2005:10) menjelaskan arti
dari akuntansi adalah:
“Secara umum, Akuntansi dapat didefinisikan sebagai
sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada
pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas
ekonomi dan kondisi perusahaan.”
Sedangkan menurut George H. Bodnar (2006:3) menjelaskan
arti dari akuntansi adalah:
“Akuntansi
adalah
suatu
sistem
informasi,
mengidentifikasi,
mengumpulkan,
memproses
dan
mengomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu
entitas ke berbagai kelompok orang.”
Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa
akuntansi
adalah
suatu
proses
mencatat,
mengidentifikasi,
meringkas, mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian
yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh
orang yang menggunakannya yang mudah dimengerti untuk
pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi
Menurut John F. Nash/Martin B. Robert yang dikutip oleh La
Midjan dan Azhar Susanto (2001:29) definisi sistem informasi
adalah sebagai berikut:
“Sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia,
fasilitas atau alat, teknologi, media, prosedur, dan
pengendalian yang dimaksudkan untuk menata jaringan
komunikasi yang penting, mengolah transaksi-transaksi
tertentu yang rutin, membantu manajemen dan pemakai
9
intern dan ekstern serta menyediakan informasi sebagai
dasar pengambilan keputusan.”
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi merupakan suatu cara yang telah dibuat oleh perusahaan
dengan menggunakan sumber daya pendukung seperti manusia dan
komputer untuk memproses data menjadi informasi yang berguna
bagi penggunanya.
2.1.5 Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut J.W. Neuner dalam bukunya Accounting System,
Installation Methods and Procedure yang dikutip oleh La Midjan
dan Azhar Susanto (2001:34) definisi sistem akuntansi adalah
sebagai berikut:
“Sistem Akuntansi adalah organisasi dari formulirformulir, catatan-catatan, dan laporan-laporan yang
terkoordinir untuk mempermudah mengelola perusahaan
dengan menentukan informasi dasar tertentu yang
diperlukan.”
Menurut Mulyadi (2001:3), definisi sistem akuntansi adalah
sebagai berikut:
“Sistem akuntansi adalah organisasi, formulir atau catatan
dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh
manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem
akuntansi merupakan suatu sekumpulan bagian-bagian yang bekerja
dan saling berhubungan dalam suatu kerangka kerja yang
mempermudah mengelola perusahaan dan dibangun untuk mencapai
tujuan.
2.1.6 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Pengertian sistem informasi akuntansi Menurut Barry E.
Cushing yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001:30)
adalah sebagai berikut:
10
“Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat
sumber manusia dan modal dalam suatu organisasi, yang
dibangun untuk menyajikan informasi keuangan yang
diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data
keuangan.”
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Nugroho
Widjajanto (2001:4) adalah sebagai berikut:
“Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai
formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan
perlengkapannya
serta
alat
komunikasi,
tenaga
pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasikan secara
erat yang didesain untuk mentransformasikan data
keuangan
menjadi
informasi
yang
dibutuhkan
manajemen.”
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Krismiaji
(2002:4) adalah sebagai berikut:
“Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang
memproses data dan transaksi guna menghasilkan
informasi yang bermanfaat untuk merencanakan,
mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.”
Dari pengertian-pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa
sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem pengolahan data
akuntansi yang terdiri dari koordinasi manusia, alat dan metode
berinteraksi dalam suatu wadah organisasi yang terstruktur untuk
menghasilkan informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi
manajemen yang terstruktur.
2.1.7 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:37) tujuan sistem
informasi akuntansi adalah sebagai berikut:
“ 1. Untuk meningkatkan kualitas informasi.
2. Untuk meningkatkan kualitas internal cek atau sistem
pengendalian intern.
3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha.”
Dari tujuan diatas dapat di jelaskan sebagai berikut:
1. Untuk meningkatkan kualitas informasi.
Yaitu informasi yang tetap guna (relevance), lengkap, terpercaya,
dan tepat waktu. Dengan kata lain sistem informasi akuntansi
11
harus dengan cepat dan tepat dapat memberikan informasi yang
diperlukan secara lengkap.
2. Untuk
meningkatkan
kualitas
internal
cek
atau
sistem
pengendalian intern.
Yaitu
sistem
pengendalian
yang
diperlukan
agar
dapat
mengamankan kekayaan perusahaan. Ini berarti bahwa sistem
akuntansi disusun harus juga mengandung kegiatan sistem
pengendalian intern (internal check).
3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha.
Ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk sistem akuntansi harus
seefisien mungkin dan harus jauh lebih murah dari manfaat yang
akan diperoleh dari penyusunan sistem akuntansi.
2.1.8 Unsur - unsur Sistem Informasi Akuntansi
Unsur sistem informasi akuntansi menurut Nugroho Widjajanto
(2001:4) adalah sebagai berikut:
“1. Serangkaian formulir yang tercetak
2. Serangkaian buku
3. Serangkaian laporan atau pernyataan (statement)
4. Serangkaian kegiatan klerikal
5. Penggunaan peralatan klerikal ”
Adapun penjelasan mengenai unsur sistem informasi akuntansi
diatas adalah sebagai berikut:
1. Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota
(voucher), cek, dan laporan-laporan, yang digunakan untuk
membangun sistem akuntansi dan administrasi perkantoran,
termasuk berbagai prosedur yang merupakan dasar pembuatan
ayat-ayat akuntansi.
2. Serangkaian buku, baik dalam bentuk fisik berupa kartu-kartu
dan buku-buku dalam pengertian harfiah, maupun dalam bentuk
format yang hanya terbaca oleh mesin. Buku-buku ini meliputi
jurnal (journals, book of original entry) maupun buku besar
(ledger, subsidiary ledger).
12
3. Serangkaian laporan atau pernyataan (statement), seperti
misalnya neraca saldo, abstraksi buku besar, perhitungan labarugi, dan neraca.
4. Serangkaian kegiatan klerikal, termasuk operasi pengolahan data
elektronik, yang harus dilaksanakan untuk mencatat berbagai
informasi akuntansi pada formulir, buku, jurnal, dan buku besar,
serta dalam penyusunan laporan dan surat pernyataan.
5. Penggunaan peralatan klerikal, khususnya komputer, mesin ketik,
sarana komunikasi untuk mentransfer data, yang diperlukan
dalam pelaksanaan sistem.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa unsur sistem informasi
akuntansi terdiri dari tiga unsur yaitu input, proses, dan output. Input
merupakan tenaga dimana sistem itu dioperasikan dan merupakan
data atau bahan baku informasi. Output adalah hasil operasi yang
berupa informasi. Dalam pengertian sederhana, output berarti yang
menjadi tujuan, sasaran, atau target pengorganisasian suatu sistem.
Sedangkan proses adalah aktivitas yang mengubah input (data
akuntansi) menjadi output (informasi akuntansi).
INPUT
PROSES
OUTPUT
Informasi
Data
Gambar 2.1
Unsur dalam Sistem Informasi Akuntansi
2.2
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
2.2.1 Pengertian Pembelian
Pembelian merupakan salah satu aktivitas utama di perusahaan
selain penjualan. Kegiatan pembelian terdiri dari transaksi pembelian
barang atau jasa secara tunai dan kredit. Pada dasarnya setiap
13
perusahaan tidak lepas dari aktivitas pembelian baik pembelian
barang maupun jasa.
Pengertian pembelian menurut George H. Bodnar (2001:323)
adalah sebagai berikut:
“Pembelian atau Pengadaan barang adalah proses bisnis
dalam memilih sumber daya - sumber daya, pemesanan dan
perolehan barang atau jasa.”
Pembelian dapat diartikan pula sebagai urutan kerja atau
salah satu proses yang berkaitan dengan pengadaan barang. Disini
pembelian merupakan salah satu kegiatan utama untuk mendukung
tersedianya kebutuhan material/jasa yang digunakan dalam kegiatan
operasional perusahaan.
2.2.2
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi
(2001:299) adalah sebagai berukut:
“Sistem informasi akuntansi pembelian digunakan dalam
perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh
perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan
menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian
lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri,
sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari
pemasok luar negeri.”
Sistem informasi akuntansi pembelian dapat diartikan pula
sebagai sistem yang membangun untuk mempermudah pelaksanaan
pembelian dengan mengotomatisasikan atau mengkomputerisasikan
keseluruhan maupun beberapa bagian dari proses pembelian tersebut
disertai dengan pengendalian atau kontrol atas sistem komputerisasi
tersebut.
Dari kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
akuntansi pembelian merupakan serangkaian kegiatan kebutuhan
untuk pembeli dan kebutuhan persediaan fisik yang berhubungan
dengan pemesanan dengan pemasok.
14
2.2.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Tujuan pembelian menurut Nugroho Widjajanto (2001:353)
adalah sebagai berikut:
“Tujuan utama proses pembelian adalah menyediakan
sumber daya yang diperlukan organisasi perusahaan
dengan cara yang efisien dan efektif.”
Tujuan tersebut dapat dirinci lebih lanjut menjadi sebagai
berikut:
a. Melaksanakan pembelian dari rekanan yang andal
b. Membeli barang dengan kualitas yang baik sesuai dengan yang
diinginkan.
c. Memperoleh barang dengan harga yang pantas.
d. Hanya membeli barang yang disetujui (authorized) dan sesuai
dengan tujuan perusahaan.
e.
Mengelola barang secara sehat sehingga selalu tersedia
manakala dibutuhkan perusahaan.
f. Hanya menerima barang yang sudah dipesan, dan harus
menerima semua barang yang dipesan.
g. Menerapkan pengendalian barang yang disimpan dan diterima
secara sehat untuk menghindari berbagai kemungkinan yang
merugikan.
Sedangkan menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:126)
tujuan dari penyusunan sistem akuntansi pembelian adalah sebagai
berikut:
“ 1.
2.
3.
Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha
perusahaan.
Transaksi
pembelian
akan
mengakibatkan
perubahan posisi harta dan utang pada suatu
perusahaan.
Apabila pembelian kurang direncanakan maka
akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha
perusahaan.”
15
Adapun penjelasan dari tujuan penyusunan sistem akuntansi
pembelian adalah sebagai berikut:
1. Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan,
disebabkan pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas
operasi perusahaan.
2. Transaksi pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta
dan utang pada suatu perusahaan.
Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu
pihak harta bertambah tetapi dipihak lain hutang pun bertambah.
3. Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat
pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan yaitu sebagai berikut:
a. Apabila kuantum barang yang dibeli terlalu banyak dapat
berakibat adanya penumpukan persediaan (idle) yang
mungkin menanggung beban bunga bank kalau dananya
bersumber dari bank. Hal lainnya terlalu banyak persediaan,
menanggung resiko rusak, hilang, susut, beban sewa gudang
dan lain-lain. Jika persediaan terlampau sedikit mengganggu
kontinuitas usaha.
b. Apabila kualitas atas persediaan bahan baku yang dibeli
menyimpang atau kurang, akan mempengaruhi kualitas atas
hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut.
c. Apabila
harga
perolehan
atas
barang
terlalu
tinggi
dikarenakan adanya pemborosan, manipulasi dan lain-lain,
akan menaikan harga pokok atas barang yang dijual dan
mengakibatkan pula akan sulit bersaing di pasaran.
16
2.2.4 Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi
pembelian menurut Mulyadi (2001:299) adalah:
“a. Fungsi gudang
b. Fungsi pembelian
c. Fungsi penerimaan
d. Fungsi akuntansi”
Adapun tanggung jawab dari fungsi-fungsi tersebut adalah
sebagai berikut:
1. Fungsi Gudang
Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, fungsi gudang
bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian
sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk
menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang
dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order
pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, fungsi ini
bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap
jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok
guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima
oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk
menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur
penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian tunai
adalah fungsi pencatat persediaan yang bertanggung jawab
untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli
kedalam kartu persediaan.
17
2.2.5 Prosedur Pembelian
Menurut
Mulyadi
(2001:301)
jaringan
prosedur
yang
membentuk sistem informasi akuntansi pembelian adalah sebagai
berikut :
“ a. Prosedur permintaan pembelian
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan
pemilihan pemasok.
c. Prosedur order pembelian.
d. Prosedur penerimaan barang.
e. Prosedur pencatatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian.”
Adapun penjelasan dari jaringan prosedur diatas adalah sebagai
berikut:
a.
Prosedur Permintaan Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi
gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat
permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang
tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang
langsung dipakai, fungsi yang memakai barang mengajukan
permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan
menggunakan surat permintaan pembelian.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok.
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat
permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk
memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai
syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan
pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang
diperlukan oleh perusahaan.
c.
Prosedur Order Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian
mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih
dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam
perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta
barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian
yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
18
d. Prosedur Penerimaan Barang. Dalam prosedur ini fungsi
penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas,
dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian
membuat
laporan
penerimaan
barang
untuk
menyatakan
penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e.
Prosedur Pencatatan Utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi
memeriksa
dokumen-dokumen
yang
berhubungan
dengan
pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang,
dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan
utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur Distribusi Pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi
rekening
yang
didebit
dari
transaksi
pembelian
untuk
kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Fungsi
Gudang
Permintaan
pembelian
(1)
Permintaan penawaran
harga
(2)
Fungsi
Pembelian
Penawaran
harga
(3)
Penyimpanan barang
Order pembelian
(4)
(6)
Fungsi
Penerimaan
Laporan
penerimaan
barang
(7)
Penerimaan barang
dari pemasok
(5)
Fungsi
Akuntansi
(8)
Penerimaan faktur
dari pemasok
Gambar 2.2
Jaringan Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Pemasok
19
2.2.6 Dokumen - dokumen Pembelian
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi
akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:303) adalah sebagai
berikut:
“1. Surat permintaan pembelian.
2. Surat permintaan penawaran harga.
3. Surat order pembelian.
4. Laporan penerimaan barang.
5. Surat perubahan order.
6. Bukti kas keluar.”
Adapun penjelasan dari dokumen-dokumen diatas adalah
sebagai berikut:
1. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang
atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian
melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu
seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan
pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap
permintaan,
satu
lembar
untuk
fungsi
pembelian,
dan
tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi
barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi,
yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan
dengan fungsi sebagai berikut:
a. Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar
pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada
pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh
perusahaan.
20
b. Tembusan Pengakuan oleh Pemasok. Tembusan surat order
pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda
tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke
perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya
order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji
pengiriman barang seperti dalam dokumen tersebut.
c. Tembusan bagi Unit Peminta Barang. Tembusan ini
dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian, bahwa
barang yang dimintanya telah dipesan.
d. Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian
ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal
penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk
mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang
pada waktu yang telah ditetapkan.
e. Arsip Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini
disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok,
sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
f. Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order
pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi
untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu,
kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam
dokumen tersebut.
g. Tembusan
Fungsi
Akuntansi.
Tembusan
surat
order
pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu
dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.
4. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam
surat order pembelian.
21
5. Surat Perubahan Order
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order
pembelian yang sebelumnya diterbitkan. Perubahan tersebut
dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang,
spesifikasi,
penggantian
(substitusi)
atau
hal
lain
yang
bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya
perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi
dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai
perintah pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada
pemasok
dan
yang
sekaligus
berfungsi
sebagai
surat
pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran
(berfungsi sebagai remittance advice).
2.2.7 Catatan Akuntansi Pembelian
Menurut Nugroho Widjajanto (2001:354) catatan akuntansi
pembelian adalah sebagai berikut:
“ a. Master file persediaan
b. Master file utang dagang
c. Master file pembelian yang masih terbuka, dan
d. Master file riwayat rekanan.”
Adapun penjelasan dari master file diatas adalah sebagai
berikut:
1. Master file persediaan
Dalam sistem informasi akuntansi manual, pengolahan master
file persediaan merupakan tanggung jawab Bagian Akuntansi.
Sedangkan dalam sistem informasi akuntansi yang berbasis
pengolahan data elektronik, master file persediaan berada di
bawah tanggung jawab bagian pengolahan data. Dalam sistem
manual, catatan persediaan diselenggarakan dalam kartu-kartu
22
barang yang merekam semua transaksi masuk dan keluarnya
barang dari gudang secara terperinci menurut masing-masing
jenis barang.
Dalam sistem yang lebih canggih, file persediaan bisa memuat
data harga pokok barang yang masuk dan keluar. Semua
penerimaan dicatat dengan harga beli, dan pengeluaran dicatat
dengan menggunakan harga pokok first-in first-out, last-in lastout, harga pokok rata-rata, atau metode harga pokok lainnya.
Cara demikian lebih praktis diterapkan dengan menggunakan
sistem pengolahan elektronik.
2. Master file utang dagang
Isi master file utang dagang pada umumnya adalah sebagai
berikut:
a. Nomor kode rekanan atau kreditur (control field).
b. Nama dan alamat rekanan
c. Jumlah utang dagang:
Nomor voucher pengeluaran,
Nomor faktur,
Tanggal jatuh tempo
Jumlah atau nilai faktur, dan
Diskon
d. Total saldo utang
3. Master file pembelian yang masih terbuka
Pembelian masih terbuka adalah pesanan pembelian yang
barangnya belum diterima seluruhnya oleh perusahaan. Master
file ini memuat pesanan-pesanan pembelian yang telah dilakukan
oleh perusahaan dan masih dalam proses pengiriman barang.
Dalam sistem manual file ini terdiri dari catatan dokumen
pesanan pembelian, sedangkan dalam sistem pengolahan data
elektronik file ini bisa dikembangkan dalam media disk atau pita
23
magnetik dan setiap record akan memuat data yang sama dengan
yang termuat pada dokumen order pembelian.
4. Master file riwayat rekanan
Master file ini memuat data antara lain sebagai berikut:
a. nama dan alamat rekanan
b. syarat-syarat pengiriman barang yang disepakati dengan
rekanan, termasuk jenis angkutan yang digunakan,
c. catatan mengenai hasil-hasil kesepakatan dan realisasinya
dengan rekanan,
d. penawaran harga yang diminta,
e. pesanan yang diserahkan kepada rekanan bersangkutan,
f. total nilai pesanan yang diserahkan kepada rekanan dalam
tahun berjalan,
g. pengiriman barang terlambat diterima.
2.2.8 Laporan Manajemen
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:141), informasi
dalam bentuk laporan manajemen yang secara terus-menerus
diperlukan oleh pimpinan antara lain:
“ 1. Laporan perkembangan harga atas barang-barang yang
penting.
2. Laporan analisa bonafiditas leveransir (vendor).
3. Laporan barang-barang yang dibutuhkan berikut posisi
persediaan.
4. Laporan atas order pembelian yang telah dibuat tetapi
barang belum diterima.
5. Laporan analisa atas kualitas barang yang dibeli.
6. Laporan atas kontrak-kontrak pembelian yang dibuat
berikut penerimaan barang.”
Adapun penjelasan dari laporan-laporan diatas adalah sebagai
berikut:
1. Laporan perkembangan harga atas barang-barang yang penting.
Laporan ini memuat berbagai barang atau bahan baku yang
penting dan menentukan berikut harganya.
24
2. Laporan analisa bonafiditas leveransir (vendor).
Berisi laporan mengenai berbagai leveransir (vendor) berikut
kondisi atas bonafiditas, antara lain pernah atau tidak
melaksanakan sebaik-baiknya atas kewajibannya.
3. Laporan
barang-barang
yang
dibutuhkan
berikut
posisi
persediaan.
Berisi laporan posisi persediaan atas barang-barang yang
diperlukan pada setiap periode dengan menyebutkan jenis, type
dan jumlah barang. Kadang-kadang selain menunjukan saldo,
juga mutasi masuk dan keluar barang.
4. Laporan atas order pembelian yang telah dibuat tetapi barang
belum diterima.
Memuat order pembelian yang telah dibuka dan dikirimkan
kepada leveransir (vendor) tetapi barang belum diterima. Laporan
harus menunjukan tanggal pengiriman order pembelian dan
tanggal barang harus diterima.
5. Laporan analisa atas kualitas barang yang dibeli.
Memuat barang-barang yang dibeli dan diterima berikut hasil
bagian penerimaan atas barang tersebut.
6. Laporan atas kontrak-kontrak pembelian yang dibuat berikut
penerimaan barang.
Berisi laporan kontrak-kontrak pembelian yang telah dibuat
dengan menyebutkan nomor kontrak dan jumlah barang yang
telah diterima.
2.3
Pengendalian Internal
2.3.1 Pengertian Pengendalian Internal
Pengertian pengendalian internal menurut Krismiaji (2002:218)
adalah sebagai berikut:
25
“Rencana organisasi dan metoda yang digunakan untuk
menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi
yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi,
dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.”
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa
pengendalian internal adalah meliputi organisasi dan semua metode
serta ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan
yang memberikan jaminan untuk mencapai tujuan khusus organisasi
yaitu mengamankan harta kekayaan, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan
mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan.
2.3.2 Tujuan Pengendalian Internal
Tujuan pengendalian internal menurut Mulyadi (2001:164)
adalah:
“1. Menjaga keamanan harta kekayaan milik organisasi.
2. Memeriksa ketepatan dan kebenaran atau keandalan
data akuntansi.
3. Meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi
kegiatan.
4. Mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan
manajemen yang telah ditetapkan.”
Pengendalian
internal
dapat
mencegah
kerugian
atau
pemborosan pengolahan sumber daya perusahaan. Pengendalian
internal dapat menyediakan informasi tentang bagaimana menilai
kinerja perusahaan dan manajemen perusahaan serta menyediakan
informasi
yang
akan
digunakan
sebagai
pedoman
dalam
perencanaan.
2.3.3 Elemen Pengendalian Internal
Menurut Krismiaji (2002:219) pengendalian internal memiliki
tiga elemen yaitu:
26
“ 1. Lingkungan pengendalian
2. Sistem akuntansi
3. Prosedur pengendalian.”
Adapun penjelasan dari ketiga elemen pengendalian internal
diatas adalah sebagai berikut:
1. Lingkungan
pengendalian.
Lingkungan
pengendalian
menggambarkan efek kolektif dari berbagai faktor pada
penetapan, peningkatan, atau penurunan efektivitas prosedur dan
kebijakan khusus. Faktor-faktor tersebut berupa:
a. Komitmen terhadap integritas dan nilai etika
b. Filosofi dan gaya operasi manajemen
c. Struktur organisasi
d. Komite audit dewan direktur
e. Metoda penetapan wewenang dan tanggung jawab
f. Praktik dan kebijakan sumber daya manusia
g. Berbagai pengaruh eksternal lainnya yang mempengaruhi
kegiatan dan praktik organisasi.
2. Sistem akuntansi. Sistem akuntansi terdiri atas metoda dan
catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, merangkai,
menganalisis,
menggolongkan,
transaksi-transaksi
perusahaan
mencatat,
dan
dan
untuk
melaporkan
memelihara
akuntabilitas aktiva dan kewajiban yang terkait. Sistem akuntansi
yang efektif memberikan dasar yang memadai untuk penetapan
metoda dan catatan yang akan berfungsi sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi dan mencatat seluruh transaksi yang sah.
b. Menguraikan secara tepat waktu transaksi bisnis secara rinci
sehingga memungkinkan klasifikasi transaksi secara tepat
untuk pelaporan keuangan.
c. Mengukur
nilai
transaksi
secara
tepat
sehingga
memungkinkan pencatatan sebesar nilai moneternya dalam
laporan keuangan.
27
d. Menentukan periode waktu terjadinya transaksi sehingga
memungkinkan pencatatan transaksi dalam periode akuntansi
dalam periode akuntansi yang tepat.
e. Menyajikan secara tepat transaksi dan pengungkapan lain
yang terkait dalam laporan keuangan.
3. Prosedur pengendalian. Prosedur pengendalian adalah kebijakan
dan prosedur yang ditambahkan ke lingkungan pengendalian dan
sistem
informasi
akuntansi
yang
telah
ditetapkan
oleh
manajemen untuk memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan
khusus organisasi akan dicapai.
Cakupan prosedur pengendalian adalah sebagai berikut:
a. Otorisasi yang tepat terhadap transaksi dan aktivitas.
b. Pemisahan tugas yang mengurangi peluang bagi seseorang
untuk melakukan kesalahan dalam tugas rutinnya, yaitu
dengan menempatkan orang yang berbeda pada fungsi
otorisasi transaksi, pencatatan transaksi, penjagaan aktiva.
c. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan untuk
membantu menjamin pencatatan transaksi secara tepat.
2.4 Prosedur Pengendalian Pembelian
Menurut George H Bodnar dan William S Hopwood (2006:182)
pengertian prosedur-prosedur pengendalian adalah sebagai berikut:
“Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan
prosedur-prosedur
yang
tercakup
dalam
lingkungan
pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh
manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa
tujuan tertentu akan dicapai.”
Sistem informasi akuntansi yang baik memiliki prosedur
pengendalian yang memadai yang dapat memastikan bahwa informasi yang
dihasilkan akurat dan dapat dipercaya.
Menurut
Krismiaji
(2002:326),
Secara
ringkas,
aktivitas
pengendalian yang dilaksanakan pada transaksi pembelian dapat dilihat pada
Tabel 2.1.
28
Tabel 2.1
Ringkasan Aktivitas Pengendalian Transaksi Pembelian
Aktivitas
Pembelian Barang
•
Otorisasi Transaksi
unit
pembelian
mengotorisasi,
manajer departemen pembelian menyetujui
•
Pengamanan terhadap
aktiva dan catatan
Manajer
Laporan penerimaan barang dibuat ketika
barang diterima.
•
Laporan penerimaan barang bernomor urut
tercetak.
•
Kuantitas
barang
dihitung
saat
barang
diterima.
Pemisahan tugas
•
Kuantitas barang dihitung secara independen.
•
Bagian pembelian dan bagian utang dagang.
•
Pencatat persediaan dan bagian gudang.
•
Bagian penerimaan dan bagian gudang.
Permintaan Pembelian
Dokumen dan catatan yang
•
memadai
Dibuat
berdasarkan
titik
dan
kuantitas
untuk
pesanan
pemesanan kembali.
•
Dimintakan
persetujuan
khusus.
Order Pembelian
•
Dibuat atas dasar permintaan pembelian.
•
Bernomor urut tercetak.
•
Pemasok dipilih dari daftar pemasok yang
disetujui.
•
Dilakukan pengecekan terhadap harga dan
termin.