BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Banyaknya perusahaan

BAB 1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Banyaknya perusahaan yang ada saat ini membuat industri
yang
ada
di
Indonesia
semakin
berkembang.
Semakin
berkembangnya suatu perusahaan, maka semakin beragam masalah
yang akan dihadapi oleh perusahaan.Suatu perusahaan membutuhkan
pengendalian internal yang memadai untuk menghadapi masalah
yang akan muncul. Pengendalian internal merupakan suatu proses
yang dirancang untuk mencapai tujuan perusahaan dan dilakukan
agar kegiatan operasi perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan
dapat menjamin adanya pencatatan laporan keuangan yang andal.
Pihak manajemen harus mengelola operasional perusahaan dengan
baik agar aktivitas dalam perusahaan berjalan dengan lancar, sesuai
dengan SOP (Standar Operasional Prosedur) perusahaan, dan dapat
mewujudkan cita-cita perusahaan dengan meminimalisasi risiko
yang ada. Oleh karena itu, perlu adanya sistem pengendalian internal
dalam perusahaan guna memberi keyakinan pada pihak manajemen
akan tercapainya tujuan perusahaan. Pengendalian internal yang
buruk dapat disebabkan karena adanya prosedur pembelian,
penerimaan
barang,
dan
pembayaran
hutang
yang
tidak
tepat.Pengendalian internal yang buruk ini dapat disebabkan karena
adanya kelalaian pihak manajemen dalam mengelola suatu
1
2
perusahaan.Pengendalian internal penting untuk diterapkan dalam
berbagai sektor.Salah satu sektor industri yang membutuhkan
pengendalian internal adalah industri manufaktur.
Industri manufaktur ditandai dengan konsep dasar substitusi
impor; padat karya; dan upaya penyusunan struktur pohon industri
yang lengkap, yang bertujuan untuk membuat Indonesia menjadi
sebuah negara industri yang kuat dan mapan di antara negara-negara
berkembang yang ada. Industri furniture berbeda dengan industri
manufaktur lainnya karena memerlukan teknik kerajinan tangan yang
tinggi. Karena memerlukan teknik kerajinan tangan yang tinggi,
maka
perusahaan
tersebut
memerlukan
perancangan
dalam
menyusun siklus pembeliannya agar dalam melakukan penghitungan
pembeliannya perusahaan tidak mengeluarkan dana yang terlalu
besar. Perusahaan yang baik melakukan analisis sistem informasi
akuntansi dalam siklus pembelian. Tidak adanya analisis transaksi
yang baik mengakibatkan perusahaan melakukan pembelian yang
berlebihan.
Pengeluaran
yang
berlebihan
akan
menyebabkan
perusahaan memiliki kelebihan bahan baku fisik serta sumber daya
manusianya. Siklus pembelian yang terjadi ada dalam pembelian
bahan baku dan pembelian aktiva tetap. Kas yang ada dalam
perusahaan digunakan oleh perusahaan untuk membuat agar
perusahaan tersebut dapat mengembangkan usahanya lebih baik.
Sebuah perusahaan dapat berkembang dengan baik apabila
3
diimbangi dengan membuat terlebih dahulu analisis sistem informasi
akutansi dalam merancang pengeluarannya. Manajemen kas yang
baik akan membuat sebuah perusahaan dapat mengatur keuangannya
dengan baik pula. Keuangan yang baik akan menyebabkan pola
hidup pegawai yang ada akan menjadi lebih baik.Sistem informasi
akuntansi dapat mendukung agar prosedur yang dilakukan
perusahaan menjadi lebih mudah. Sistem informasi akuntansi dapat
dilakukan secara manual dan terkomputerisasi. Kelemahan dari
proses manual dapat dilakukan secara tidak sengaja oleh karyawan,
contohnya kesalahan pencatatan data; duplikasi dalam pencatatan
data; dan proses pengolahan data yang membutuhkan waktu lama
sehingga dapat menyebabkan kinerja karyawan menjadi tidak efektif
dan efisien. Karena terkait dengan banyak siklus, salah satu siklus
yang penting adalah siklus pembelian, karena siklus ini membuat
suatu perusahaan memiliki persediaan bahan baku maupun tenaga
kerja.
Sistem pembelian bertujuan untuk mengubah kas perusahaan
ke dalam bentuk bahan baku fisik serta sumber daya manusia yang
dibutuhkannya untuk menjalankan bisnis (Hall, 2009:318). Sistem
pembelian dimulai ketika pihak manajemen mengetahui kebutuhan
dalam menambah persediannnya. Tingkat persediaan turun karena
adanya penjualan langsung kepada pelanggan atau adanya transfer ke
proses manufaktur. Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke
proses pembelian dan utang usaha. Proses pembelian akan
menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih pemasok, dan
4
membuat pesanan pembelian. Setelah menentukan jumlah yang akan
dipesan, maka informasi tersebut akan dikirim ke pemasok dan
proses utang usaha. Beberapa waktu kemudian, maka perusahaan
akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang yang
diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya, kemudian dikirim ke
toko atau gudang. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan
untuk memperbarui catatan persediaan. Ketika proses utang usaha
menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan merekonsiliasinya
dengan informasi lain yang telah dikumpulkan untuk transaksi
tersebut dan catatan kewajiban membayar di masa mendatang,
tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Pembayaran
dari pemasok biasanya akan dilakukan paling lama pada hari terakhir
yang disyaratkan untuk mendapatkan keuntungan penuh dari bunga
yang dihasilkan dan diskon yang ditawarkan. Ketika buku besar
menerima informasi ringkasan dari utang usaha dan pengendali
persediaan, buku besar akan merekonsiliasi informasi tersebut untuk
mendapatkan akurasinya yang akan dicatat ke akun utang usaha dan
akun pengendali persediaan (Hall, 2009:318)
PT MKDP adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam
bidang pembuatan furniture. PT ini adalah suatu perusahaan keluarga
yang telah di jalankan secara turun temurun. Dalam menjalankan
usaha ini PT MKDP memiliki beberapa departemen yang berfungsi
untuk menunjang operasionalnya, contohnya adalah departemen
keuangan dan pembelian yang tergabung dalam departemen
5
keuangan atau pajak. PT MKDP memiliki departemen keuangan
yang terdiri atas kasir dan staf akuntansi. PT ini memiliki kelemahan
yaitu sering terjadi kesalahan saat membuat pesanan pembelian
karena pencatatan harga dan kode barang masih bersifat manual yang
menyebabkan adanya kesalahan dalam perhitungan total harga
pembelian serta ketidakcocokan pencatatan kuantitas barang pada
saat pemesanan; perusahaan tidak mencocokan kuitansi rangkap dua
dan bukti kas keluarnya dengan laporan penerimaan barang dalam
melakukan pembayaran kepada supplier yang menyebabkan
perusahaan tidak dapat mengetahui secara tepat jumlah hutang yang
harus dibayar; perusahaan harus menambah bagian penjualan dalam
struktur organisasinya agar setiap karyawan yang ada dapat
mengetahui tugas dari masing-masing bagiannya; tidak adanya slip
pengiriman retur pembelian untuk mencatat adanya retur yang
menyebabkan perusahaan tidak memilliki dokumen agar perusahaan
mengetahui berapa banyak jumlah barang yang diretur; tidak
dimilikinya sumber daya manusia yang memahami prosedurprosedur yang dijalankan oleh perusahaan sehingga prosedur yang
ada dalam perusahaan belum dapat berjalan dengan baik; tidak
adanya pengendalian akses dalam perusahaan sehingga semua orang
dapat melihat dokumen internal perusahaan.
Pembelian PT MKDP diawasi secara langsung oleh direktur
utama yang merangkap sebagai pemegang saham. Direktur utama
memeriksa data-data yang ada dalam perusahaan secara berkala.
Pembelian dilakukan oleh pihak manajemen dengan membeli secara
6
langsung bahan bakunya kepada pemasok yang berada di
Kalimantan, NTT, dan Sulawesi. Setelah bahan baku diterima oleh
pihak manajemen, bahan baku tersebut diolah menjadi mebel
maupun kayu yang sesuai dengan permintaan pembeli. Penjualan
dilakukan oleh direktur yang secara langsung menawarkan
produknya kepada pembeli. Pengendalian internal yang buruk yang
disebabkan oleh prosedur pembelian, penerimaan barang, dan
pembayaran hutang yang tidak tepat akan mengakibatkan kerugian
bagi perusahaan karena dengan adanya pengendalian internal yang
buruk karyawan dapat melakukan kecurangan tanpa sepengetahuan
atasannya dengan cara bekerja sama dengan pihak yang berkaitan
untuk melakukan suatu kecurangan. Selain itu dengan tidak adanya
pencocokan laporan penerimaan barang dengan bagian gudang dan
accountingakan menyebabkan adanya kecurangan dalam penerimaan
barang. Dengan adanya pengendalian internal yang baik, tidak
menutup kemungkinan akan adanya potensi PT MKDP ini untuk
menjadi lebih besar. Adanya potensi ini maka PT MKDP perlu
membenahi kembali sistem pengendalian internalnya agar menjadi
lebih baik. Sistem pengendalian internal yang lebih baik dapat
membantu pemilik dalam menentukan pembagian tugas lebih jelas
terhadap setiap karyawannya.
7
PERUMUSAN MASALAH
Permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana analisis
sistem informasi akuntansi pada siklus pembelian PT MKDP.
TUJUANPENELITIAN
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem informasi
akuntansi siklus pembelian
di PT MKDP untuk meningkatkan
pengendalian internal.
MANFAAT PENELITIAN
Manfaat penelitian ini adalah:
1. Manfaat Akademik
Manfaat akademik adalah
mengenai
analisis
menjadi bahan referensi
sistem informasi
akuntansi
siklus
pembelian suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang
yang sama.
2. Manfaat Praktik
Manfaat praktik adalah sebagai masukan bagi PT MKDP
dalam mengetahui kelemahan dan keunggulan dari sistem
informasi akuntansi siklus pembelian PT MKDP sehingga
pihak
manajemen
tersebut.
dapat
memperbaiki
kelemahannya