Bab 2 - Widyatama Repository
advertisement
6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Akuntansi Setiap perusahaan mempunyai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya, salah satunya adalah untuk memperoleh laba terutama melalui penjualan baik penjualan tunai maupun penjualan kredit. Untuk bisa mencapai tujuan yang telah ditetapkan, maka perusahaan membutuhkan informasi yang berkualitas dan dapat dipercaya, karena sangat berguna untuk memudahkan pengawasan terhadap aktivitas perusahaan sehingga eksistensi perusahaan dapat dipertahankan dan tujuan yang telah ditetapkan akan tercapai dengan baik. Dengan adanya informasi yang dibutuhkan, manajemen dapat melakukan pencegahan terhadap tindakan-tindakan penyelewengan, kecurangan dan penggunaan harta perusahaan. 2.1.1 Definisi Sistem Sistem pada dasarnya merupakan sekelompok unsur yang erat hubungannya satu sama lain, yang berfungsi secara bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem diciptakan untuk menangani suatu yang berulang kali secara rutin terjadi. Berdasarkan hal tersebut diatas, maka penulis mengutip pengertian dari sistem. Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2009:26), yaitu menyatakan sebagai berikut: “System is a set of two or more interrelated components that interact to achive a gool”. 7 Menurut Azhar Susanto (2008:22) pengertian sistem adalah sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem / bagian / komponen ataupun phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”. Pada dasarnya sistem terdiri dari tiga unsur yaitu input (masukan), proses, output (keluaran). Input merupakan komponen penggerak atau pemberi tenaga kerja dimana sistem itu dioperasikan, sedangkan output merupakan hasil operasi. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagianbagian atau prosedur-prosuder yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya dalam rangkaian secara menyeluruh untuk berfungsi bersama-sama dalam mencapai tujuan tertentu. 2.1.2 Definisi Informasi Didalam pengolahan sistem pada akhirnya menghasilkan informasi, untuk itu pendefinisian informasi diperlukan untuk menunjang berhasilnya pengembangan sistem yang akan dirancang. Informasi pada dasarnya merupakan data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Berdasarkan hal tersebut diatas, maka penulis mengutip pengertian dari informasi. Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2009:27), yaitu menyatakan: “Informasi is data that have been organized and processed to provide meaning to user” Sedangkan definisi informasi menurut Zulkifli Amsyah (2005:2), yaitu menyatakan : ”Informasi adalah data yang sudah diolah dengan cara tertentu sesuai dengan bentuk yang diperlukan”. 8 Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2.1.3 Definisi Akuntansi Akuntasi merupakan bahasa bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari transaksi-transaksi perusahaan. Untuk lebih jelas, berikut ini adalah pengertian akuntansi menurut beberapa ahli: Menurut Warren (2009:3) pengertian akuntansi adalah sebagai berikut : “Accounting is an information system that provides reports to users about the economic activities and condition of a business”. Menurut Kieso dan Weygandt yang diterjemahkan oleh Dr. Winwin Yadianti, S. E.,M.si, Ak. (2007:2), yaitu menyatakan bahwa : “Akuntansi adalah suatu sistem informasi yang mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan kejadian ekonomi dari suatu organisasi kepada pihak yang berkepentingan”. Dari definisi-definisi diatas dapat disimpulkan bahwa akuntansi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting yang bersifat keuangan dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya untuk mengambil keputusan atau memilih alternatif ekonomi. 2.1.4 Definisi Sistem Informasi Akuntansi Definisi sistem informasi akuntansi menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2009:28), menyatakan bahwa: “Accounting information system is a system that collects, records, stores, and processes data to produce information for makers”. 9 Definisi sistem informasi akuntansi menurut George H.Bodnar dan William S. Hopwood (2010:1), menyatakan bahwa: “Accounting information system is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into information”. Menurut R. L. Hurt (2008:4) menyatakan bahwa: “Accounting information system is a set of interrelated activities, documents, and technologies designed to collect data, process it, and report information to, diverse group of internal and external decision makers in organizations”. Dari defenisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Adapun unsur dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan, peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen. 2.1.5 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:37) adalah sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan kualitas informasi, yaitu informasi yang tepat guna, lengkap dan terpercaya dengan kata lain sisstem informasi akuntansi harus dengan cepat dan tepat, dan dapat memberikan informasi yang diperlukan secara lengkap. 2. Untuk meningkatkan kualitas internal cek atau sistem pengendlian intern ini berarti bahwa sistem informasi akutansi yang disusun harus juga mengandung kegiatan sistem pengendalian intern. 3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha, ini berarti bahwa tata usaha untuk sistem informasi akuntansi harus seefisien mungkin dan harus jauh lebih murah dari manfaat yang akan diperoleh dari penyusunan sistem akuntansi. 10 2.1.6 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Sistem yang dilaksanakan dalam suatu perusahaan mempunyai karakteristik tersendiri yang disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan pada perusahaan yang bersangkutan. Dalam penyusunan sistem informasi akuntansi berbagai informasi akuntansi yang diperlukan pimpinan harus diperhatikan dalam rangka menggambarkan pengendalian perusahaan. Berdasarkan definisi sistem informasi akuntansi, setiap perusahaan dapat berfungsi apabila memenuhi unsur-unsur yang merupakan dasar bagi terlaksananya suatu sistem informasi akuntansi yang memadai. Menurut Mulyadi (2001;3) unsur-unsur sistem informasi akuntansi adalah : “Unsur suatu sistem informasi akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku pembantu dan laporan”. Berikut ini adalah uraian lebih lanjut tentang pengertian masing-masing unsur-unsur sistem informasi akuntansi tersebut : 1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut juga dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi didokumentasikan diatas secarik kertas. Formulir sering juga disebut dengan istilah media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi kedalam catatan. Contoh formulir adalah: faktur penjualan, bukti kas keluar, dan lain-lain. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatn akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan atau data lainnya. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini pula terdapat peringkasan data yang hasil peringkasannya berupa jumlah data rupiah tertentu, kemudian diposting ke 11 rekening yang bersangkutan dalam buku besar. Contohnya: jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan dan jurnal lainnya. 3. Buku Besar Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, dipihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan. 4. Buku Pembantu Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut dapat dibentuk buku pembantu (Subsidiary ledger). Buku pembantu in terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatn akuntansi akhir (books of fund entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut juga dengan catatn akuntansi akhir karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam bukubuku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan. 5. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba-rugi, laporan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar uang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan yang berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan ini dapat berbentuk hasil cetakan komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. 12 2.1.7 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2003:11) menyebutkan fungsi sistem informasi akuntansi sebagai berikut : “Fungsi informasi akuntansi mendorong seoptimal mungkin agar akuntansi dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang terstruktur yaitu tepat waktu, relevan, dan dapat dipercaya yang secara keseluruhan informasi akuntansi tersebut mengandung arti berguna”. Menurut George H.bodnar dan Wiliam Hoppwood (2000:25) yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dan Rudi M Tambunan fungsi sistem informasi akuntansi sebagai berikut : “Fungsi sistem informasi akuntansi bertanggungjawab untuk memproses data dan sistem informasi didalam perusahaan”. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi dari sistem informasi akuntansi yaitu bertanggung jawab untuk pemrosesan data dan mendorong seoptimal mungkin agar dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang terstruktur yaitu tepat waktu, relevan, dan dapat dipercaya sehingga informasi tersebut dapat berguna dalam organisasi. 2.2 Sistem dan Pengendalian Intern Resiko Sistem pengendalian intern diperlukan dalam perancangan berbagai sistem informasi akuntansi akuntansi dan dimasukan sebagai unsur yang melekat dalam sistem informasi akuntansi. Sistem pengendalian intern menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengendalian intern berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasi secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer. Organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya akan menghadapi berbagai permasalahan. Permasalahan-permasalahan yang 13 timbul memerlukan sistem pengendalian intern untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan agar dapat berjalan dengan efisien sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. 2.2.1 Definisi Sistem Pengendalian Intern Dalam arti sempit, pengendalian intern merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar maupun penjumlahan menurun. Sedangkan dalam arti luas, menurut Mulyadi (2001:163) menjelaskan bahwa : “Sistem pengendalian intern meliputi stuktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan dat akuntansi, mendorong efisiensidan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.” 2.2.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001;163-164), berdasarkan tujuannya, sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu : 1. Pengendalian Intern Akuntansi (Internal AccountingControl) Meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi. 2. Pengendalian Intern Administratif (Internal Administratif contol) Meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. 14 Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2010:27), menyatakan bahwa: “Internal coontrol is a process designed to provide reasonable assurance recording the achievement of objective in: 1. Reliability of financial reporting 2. Efectiveness and efficiency of operations 3. Compliance with applicable laws and regulations” Tujuan sistem pengendalian intern tersebut menekankan pada tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut. Internal kontrol juga menekankan untuk keandalan pelaporan keuangan, efektifitas dari efesiensi operasi, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Dengan demikian tujuan pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual dengan mesin pembukuan maupun komputer. 2.2.3 Komponen-komponen Sistem Pengendalian Intern Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2006:129), pengendalian intern terdiri atas lima komponen yaitu : 1. Lingkungan Pengendalian Merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu. Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah : a. Nilai-nilai integritas dan etika b. Komitmen terhadap kompetensi c. Filosofi manajemen dan gaya operasi d. Struktur organisasi e. Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya 15 f. Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur 2. Penaksiran Risiko Merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang mempengaruhi tujuan perusahaan. Tahapan yang paling kritis dalam menaksir risiko adalah mengidentifikasi perubahaan kondisi eksternal dan internal dan mengidentifikasi tindakan yang diperlukan. 3. Aktivitas Pengendalian Merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik. Aktivitas pengendalian dapat berupa pengendalian akuntansi yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal atau memadai bahwa tujuan pengendalian tertentu tercapai untuk setiap sistem aplikasi yang material dalam organisasi : a. Rencana organisasi mencakup pemisahaan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan menjalankan tugas sehari-hari mereka. b. Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat. c. Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akutabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja. d. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen. 16 4. Informasi dan Komunikasi Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang yang terkait. Sistem informasi dirancang dan diterapkan tidak hanya untuk menghasilkan buku besar dan laporan keuangan, tetapi juga untuk menghasilkan informasi operasional dan informasi guna mendukung pengendalian manajemen. Jadi, sistem akuntansi dan pengendalian operasional berhubungan erat. 5. Pengawasan Merupakan proses yang berkelanjutan untuk menaksir kualitas pengendalian internal dari waktu ke waktu serta untuk mengambil tindakan koreksi yang diperlukan. Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus-menerus, atau evaluasi terpisah, atau kombinasi keduanya. Fungsi audit internal merupakan fungsi yang biasanya ada dalam perusahaan besar untuk mengawasi dan mengevaluasi pengendalian secara terus-menerus. Tujuan fungsi audit internal adalah untuk melayani manajemen dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan hasil penilaian aktivitas dan sistem seperti : a. Sistem informasi organisasi b. Struktur pengendalian internal organisasi c. Ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana d. Kualitas kinerja personel organisasi 17 2.2.4 Risiko yang Berkaitan dengan Sistem Risiko merupakan ancaman terhadap asset dan kualitas informasi perusahaan akibat terabaikannya atau tidak memadainya pengendalian. Menurut Krismiaji (2002:215), ada beberapa risiko yang berkaitan dengan sistem yang dihadapi perusahaan, yaitu : 1. Penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan boros 2. Keputusan manajemen yang tidak baik 3. Kesalahan yang tidak disenggaja dalam pencatatan dan pemrosesan data 4. Kehilangan atau kerusakan catatan secara tidak sengaja 5. Kehilangan aktiva karena kecerobohan karyawan 6. Tindak ditaatinya kebijakan manajemen dan peraturan lainnya oleh para karyawan 7. Perubahaan secara tidak sah terhadap sistem informasi akuntansi atau komponen-komponennya 2.3 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Sistem informasi akuntansi penjualan termasuk sistem informasi yang penting yang harus didesain dalam perusahaan, karena penjualan kredit maupun penjualan tunai merupakan sumber pendapatan perusahaan. Kegagalan dalam kegiatan penjualan khususnya dalam penjualan kredit, baik menyangkut harga, ketepatan penjualan yaitu menjual kepada pembeli yang tepat baik tingkat keuntungannya maupun batas maksimum kredit yang diperkirakan akan mempengaruhi pendapatan juga penagihan atas piutang. 18 2.3.1 Definisi Penjualan Pengertian penjualan menurut Swastha yang dikutip oleh Basri (2005:130) adalah sebagai berikut : “Penjualan adalah ilmu dan seni mempengaruhi pribadi yang dilakukan untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkannya”. Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa penjualan merupakan suatu proses dan cara untuk mempengaruhi pribadi agar terjadi pembelian barang atau jasa yang ditawarkan berdasarkan harga yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. 2.3.2 Definisi Penjualan Kredit Definisi kredit menurut Hadiwidjaja dan Wirasasmita (2000:3) adalah sebagai berikut : “Kredit adalah pemberian prestasi lebih dulu kepada pihak lain, berupa barang atau jasa untuk dibayar pada saat di perjanjian”. Definisi penjualan kredit menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2003:7) adalah sebagai berikut : “Penjualan kredit adalah penjualan yang dilakukan dengan tenggang waktu rata-rata lebih dari satu bulan”. Berdasarkan definisi para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa penjualan kredit adalah penjualan barang atau jasa dengan tenggang waktu yang telah disepakati melalui perjanjian oleh kedua belah pihak setelah barangnya diterima atau pembayarannya dilakukan secara tidak kontan atau tidak langsung. 19 2.3.3 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:170), Dalam aktivitas penjualan kredit perlu disusun sistem akuntansi, disebabkan sebagai berikut : 1. Aktivitas penjualan merupakan sumber pendapatan perusahaan, kurangnya pengelolaan aktivitas penjualan dengan baik secara langsung akan merugikan perusahaan disebabkan selain sasaran penjualan tidak tercapai juga pendapatan akan berkurang. 2. Pendapatan dari hasil penjualan merupakan sumber pembiayaan perusahaan oleh karenanya perlu diamankan. 3. Akibat adanya penjualan akan merubah posisi harta menyangkut: a. Timbulnya piutang kalau penjualan secara kredit atau masuknya uang kontan kalau penjualan secara tunai b. Kuantitas barang yang akan berkurang di gudang karena penjualan. 2.3.4 Fungsi dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Fungsi yang terkait dalam sistem informasi penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:211) adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order pembeli, mengedit surat order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana akan dikirim dan mengisi surat order pengiriman, fungsi ini juga bertanggungjawab untuk membuat back order pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order pelanggan. 2. Fungsi Kredit Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang ada dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. 20 3. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. 5. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Disamping itu, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan. 6. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. 2.3.5 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Sistem informasi akuntansi penjualan kredit sesuai dengan yang dikemukakan oleh Wilkinson (2000; 4) yang dialihbahasakan oleh Agus Maulana, terdapat beberapa unsur atau komponen pokok di dalam sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut : a. Sumber Daya Manusia Manusia merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang paling berperan di dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi, menentukan apakah suatu sistem itu dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya serta berperan tidaknya sisitem tersebut dalam proses pengambilan keputusan. 21 b. Alat-alat yang Digunakan Alat merupakan unsur dari sistem informasi akuntansi, mulai digunakan pada saat terjadinya transaksi, pencatatan transaksi sampai dengan dihasilkannya laporan. Alat yang dimaksud dapat berupa alat sederahana; seperti formulir, catatan, laporan sampai dengan alat teknologi seperti komputer. 1. Formulir Formulir merupakan unsur pokok dalan sisitem informasi akuntansi yang digunakan untuk mencatat suatu transaksi pada saat terjadinya sehingga menjadi bukti tertulis dari transaksi yang terjadi seperti; faktur penjualan, bukti kas keluar dan dapat digunakan juga untuk melakukan pencatatan lebih lanjut. Yang dimaksud pencatatan lebih lanjut disini adalah mencatat bukti-bukti transaksi dalam buku jurnal maupun buku besar. 2. Catatan Didalam sistem informasi akuntansi terdapat beberapa buku catatan yang digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi. Bukti-bukti dan catatan tersebut adalah sebagai berikut: a. Jurnal Jurnal merupakan buku catatan pertama (book of original entry) yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini juga terdapat peringkasan data yang hasil peringkasannya berupa jumlah nominal transaksi tertentu kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. b. Buku Besar (General Ledger) Buku besar (general ledger), terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajiakan 22 dalam laporan keuangan. Buku besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, dipihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan. c. Buku Pembantu (Subsidiary Ledger) Buku pembantu (subsidiary ledger), diperlukan jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rincian lebih lanjut, dapat dibentuk dalam buku pembantu. Buku pembantu ini terdiri dari rekeningrekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu ini merupakan catatan akuntansi akhir (books of find entry). 3. Laporan Hasil akhir atau output dari sistem informasi akuntansi adalah informasi keuangan dan informasi akuntansi manajemen. Informasi ini disampaikan dalam bentuk laporan keuangan, yang dapat berupa neraca, laporan laba/rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar hutang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya dan lain-lain. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. 4. komputer Komputer telah menjadi alat yang tidak dapat dihindarkan dalam sistem informasi akuntansi disebagian besar perusahaan. Hal ini ditandai dengan semakin banyaknya perusahaan, khususnya perusahaan menengah dan besar, yang telah memasang perangkat komputer didalam perusahaannya yang tidak hanya untuk mengolah data menjadi informasi, seperti penggunaan komputer dalam sistem komunikasi, jaringan digital dan lainlain. 23 2.4 Flowchart Flowchart dipergunakan untuk menggambarkan proses kegiatan dalam suatu organisasi. Flowchart berupa bagan untuk keseluruhan sistem termasuk kegiatan-kegiatan manual dan aliran atau arus dokumen yang dipergunakan dalam sistem. Penggambaran flowchart harus menggunakan cara-cara dan ketentuanketentuan yang berlaku secara lazim dalam sistem informasi akuntansi, sehingga tidak menimbulkan kebebasan yang tidak mempunyai standar dalam menggambarkan sistem. Dalam sistem informasi akuntansi diperoleh kesepakatan dari pihak-pihak yang berkompeten untuk digunakannya standar simbol yang dipakai untuk menggambarkan bagan atau flowchart. Berikut ini akan disajikan simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu Tabel 2.4 Simbol Bagan Alir Dokumen Simbol Nama Keterangan Dokumen Digunakan jenis untuk semua dokumen. yang merupakan formulir untuk merekam transaksi Dokumen rangkap Menggambarkan dokumen asli dan tem busannya Catatan Menggambarkan akuntansi yang caiatan digunakan untuk mencatat data vang direkam sebelumnya di dalam dokumen 24 Display Informasi yang ditampilkan oleh perangkat output online seperti terminal, monitor, atau layar Keying, Typing Menggambarkan data ke pemasukan dalam komputer melalui on-line terminal Terminal atau komputer Menggambarkan pribadi simbol keying digunakan untuk layar dan online bersama-sama mewakili komputer terminal, pribadi, dan perangkat elektronik lainnya mampu baik input / output Pita transmittal Disiapkan secara manual kontrol total digunakan untuk tujuan kontrol untuk membandingkan jumlah total yang dihasilkan oleh komputer Pengolahan computer Menggambarkan sebuah komputer melakukan fungsi pengolahan; mengakibatkan biasanya perubahan pada data atau informasi Drive manetik Menggambarkan data yang tersimpan pada pita magnetik Auxiliary operation fungsi pengolahan dilakukan oleh perangkat yang tidak komputer 25 Pita magnetik Menggambarkan komputer arsip yang berbentuk pita magnetik Manual operation Menggambarkan Operasi pengolahan dilakukan secara manual File Menggambarkan file dokumen disimpan dan diambil secara N manual; tertera menunjukkan file - urutan pemesanan N=Numerically, A=Alphabetically, D=By date Dokumen atau proses aliran Menggambarkan arah aliran pemrosesan atau dokumen; aliran normal ke bawah dan ke kanan Data arus informasi Menggambarkan arah aliran data / informasi; sering digunakan untuk menunjukkan data yang disalin dari satu dokumen ke yang lain Link komunikasi Menggambarkan transmisi data dari satu lokasi ke lokasi lainnya melalui jalur komunikasi Penghubung yang sama pada halaman Menggambarkan alir dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri kekanan. Simbol penghubung memungkinkan yang aliran 26 dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan pada halaman yang sama. Penghubung yang berbeda pada halaman Untuk menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem diperlukan lebih dari satu halaman Terminal Sejak akhir, atau titik dari gangguan dalam proses atau program; untuk juga digunakan menunjukkan pihak eksternal Keputusan Menggambarkan langkah pembuatan keputusan;digunakan flowchart dalam program untuk menunjukkan percabangan untuk alternatif Anotasi penambahan deskriptif komentar pada catatan penjelasan sebagai klarifikasi Sumber : Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart. 2009 Sistem Informasi Akuntansi. hal. 93-94 27 2.5 Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001:219) jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Order Penjualan Fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membutuhkan informasi penting pada surat order pembelian. 2. Prosedur Persetujuan Kredit Fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. 3. Prosedur Pengiriman Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan . 4. Prosedur Penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. 5. Prosedur Pencatatan Piutang Fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kedalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan. 6. Prosedur Distribusi Penjualan Fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlakukan oleh manajemen. 7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. 28 Sistem pengendalian yang harus diperhatikan dalam mendesain sistem penjualan yang baik adalah sebagai berikut : 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. 2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan kredit. 3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. 4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap oleh satu fungsi tersebut. 5. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. 6. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening control piutang dalam buku besar. 2.5.1 Prosedur Entry Pesanan Penjualan Menerima pesanan dari pembeli, kemudian menuliskan order dalam formulir order, formulir ini dikirimkan ke department order penjualan. Menurut Krismiaji (2002:285) prosedur entry pesanan penjualan adalah sebagai berikut : 1. Departemen Order Penjualan 1. Menerima order pembelian dari petugas penjualan dan mengumpulkannya dalam satu kelompok (batch) yang berisi 50 transaksi. 2. Sebelum melakukan entry data, membuat jumlah kelompok (total batch) untuk 50 transaksi kedalam secarik kertas secara manual. 3. Memasukan data pesanan pembelian kedalam komputer, mencakup elemen data sebagai berikut : 29 a. Nomor rekening pelanggan. b. Nomor petugas penjualan. c. Kode produk. d. Kuantitas produk. e. Tanggal pengiriman yang diminta 2. Departemen Pengolahan Data 1. Setelah komputer menerima input data pesanan pembeli dengan menggunakan file induk persediaan. Kode pelanggan digunakan untuk mengakses record dalam file pelanggan pada tahap ini dilakukan edit checks untuk menjamin akurasi input adalah sebagai berikut : a. Cek validitas terhadap nomor rekening pelanggan dan nomor persediaan dan membandingkannya dengan informasi dalam file induk pelanggan dan file induk persediaan. b. Cek pengulangan data terhadap nomor dan nama rekening pelanggan, nomor dan nama barang untuk mendeteksi ada tidaknya kode rekening atau kode barang valid namun tidak benar. c. Cek field untuk menjamin bahwa hanya data numerik yang dimasukan dalam seluruh field numerik dan untuk menghindari kesalahan pemrosesan berikutnya. d. Uji kewajaran untuk memverisifikasi akurasi kuantitas yang dipesan. Hal ini dilakukan dengan membandingkan kuantitas dari pesanan dengan standar jumlah pesanan normal sebagaimana ditunjukan dalam record persediaan yang bersangkutan. e. Cek kisaran terhadap order dan tanggal pengiriman untuk memastikan kelayakannya. 30 f. Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa setiap record transaksi telah berisi seluruh elemen data yang tepat. Seluruh transaksi yang telah lolos pengecekan ini dianggap telah akurat dan valid, sedangkan transaksi yang tidak lolos pengecekan akan dilaporkan dalam laporan error dan exception untuk diinvestigasi dan dikoreksi. 2. Menjalankan program penggabungan kelompok untuk kelompok transaksi yang telah valid. Keluaran dalam proses ini adalah data order pembeli yang digunakan untuk memutakhirkan berbagai file induk. 3. Menghitung nilai penjualan dan membandingkan dengan sisa jatuh kredit (batas kredit dikurangi saldo piutang). Order yang tidak lolos dari uji batas kredit akan ditampung dalam laporan penolakan kredit yang akan diserahkan ke manajer kredit. Manajer kredit akan mengevaluasi dan menentukan apakah akan menaikan batas kredit atau menolak untuk order yang diterima akan di entry ulang bersama-sama dengan kelompok data berikutnya. Selanjutnya program melakukan pengecekan apakah persediaan barang mencukupi untuk memenuhi order, jika cukup mka saldo rekening pelanggan di debet sebesar nilai penjualan field saldo dalam file persediaan dikurangi sebesar order yang dipenuhi. 3. Departemen Order Penjualan 1. Menerima hasil perhitungan jumlah kelompok dan membandingkannya dengan hasil perhitungan jumlah kelompok yang dibuat secara manual. Jika terdapat perbedaan, dilakukan pembetulan selanjutnya file induk persediaan diarsipkan sesuai dengan urutan tanggal. 2. Menerima order penjualan, kemudian didistribusikan sebagai berikut : a. Lembar ke 1 diteruskan kedepartement penagihan. b. Lembar ke 2 dikirim ke pembeli sebagai pemberitahuan bahwa pesannanya sedang diproses. 31 c. Lembar ke 3 diteruskan ke department pengiriman dan berfungsi sebagai slip pengiriman (packing slip). d. Lembar ke 4 diarsipkan menurut urutan abjad nama pelanngan. 2.5.2 Prosedur Pengiriman Barang Tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan mengirimkan barang. Bagian gudang bertanggung jawab untuk memenuhi order pelanggan dengan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan intruksi yang tercantum dalam tiket pengambilan barang (picking ticket). Departemen pengiriman bertanggung jawab untuk melakukan pengiriman barang ke pelanggan. Menurut Krismiaji (2002:290) prosedur pengiriman barang adalah sebagai berikut : 1. Departemen Pengiriman 1. Departemen ini mula-mula menerima order penjualan, kemudian diarsipkan menurut nomor urut, selanjutnya departemen ini menerima tiket pengambilan barang bersama-sama dengan barangnya dari gudang. 2. Departemen pengiriman akan menghitung barang dan menbandingkan hasil perhitungan fisik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang dan kuantitas yang ditunjukan pada slip pengepakan. 3. Kuantitas barang dimasukan kedalam komputer dengan menggunakan terminal On-Line, pada tahap ini juga dilakukan pengecekan edit sebagaimana pada akivitas input data sebelumnya. Untuk menjamin bahwa data pengiriman valid, akurat, dan lengkap. 32 2. Departemen pengolahan data Departemen ini menjalankan program edit data dan penyetakan dokumen pengiriman, dengan menggunakan file induk persediaan dan file pengiriman. Proses ini akan memutakhirkan field kuantitas dalam file induk persediaan. Keluaran dari proses ini adalah surat muat dan seluruhnya diserahkan ke department pengiriman. 3. Departemen pengiriman Setelah menerima surat muat, departemen ini akan mendistribusikannya sebagai berikut : a. Lembar ke 1 diteruskan ke departemen penagihan untuk memberitahu departemen penagihan agar mulai menyiapkan faktur penjualan, b. Lembar ke 2 diserahkan ke perusahaan pengiriman, c. Lembar ke 3 beserta barang dan slip pengepakan dikirimkan ke pembeli, d. Lembar ke 4 bersama dengan tiket pengambilan barang diarsipkan dengan urutan nomor agar dapat memantau pengiriman barang. 2.5.3 Prosedur Pencatatan Piutang Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang ke perusahaan pada setiap debitur. Mutasi piutang adalah disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan, dan penghapusan piutang. 33 Menurut Mulyadi (2001:258) prosedur pencatatan piutang adalah sebagai berikut : 1. Dokumen Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang adalah sebagai berikut : a. Faktur Penjualan. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri dengan surat muat (bill of lading) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit. b. Bukti Kas Masuk. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasa piutang oleh debitur. Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer melalui sistem perbangkan bukti kas masuk tidak perlu dibuat oleh perusahaan yang menerima pembayaran, karena cancelled check dapat berfungsi sebagai tanda terima uang kredit pembayaran. Sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang digunakan surat pemberitahuan (remittance advice) sebagai dokumen sumber. c. Memo Kredit. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan, dan jika dilampiri dengan laporan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian penerimaan merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan. d. Bukti Memorial. Adalah dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih lagi. 34 2. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah sebagai berikut : a. Jurnal Penjualan. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. b. Jurnal Retur Penjualan. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan. c. Jurnal Umum. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi dapat ditagih. d. Jurnal Penerimaan Kas. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur. e. Kartu Piutang. Catatan ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur. 3. Organisasi Pencatatan piutang dilakukan oleh fungsi akuntansi. Tugas fungsi akuntansi dalam hubungannya dengan pencatatan piutang adalah : a. Menyelenggarakan catatan piutang kepada setiap debitur, yang dapat berupa kartu piutang yang merupakan buku pembantu piutang, yang digunakan untuk merinci rekening kontrol piutang dalam buku besar atau berupa arsip faktur terbuka (Open Invoice File), yang berfungsi sebagai pembantu buku piutang. b. Menghasilkan pernyataan piutang ( Account Receivable Statement ) secara periodik dan mengirimkannya ke setiap debitur. 35 c. Menyelenggarakan catatan riwayat kredit setiap debitur untuk memudahkan penyediaan data guna memutuskan pemberian kredit kepada pelanggan dan guna mengikuti data penagihan dari setiap debitur. 2.5.4 Metode Pencatatan Piutang Menurut Mulyadi ( 2001:261 ) metode pencatatan piutang adalah sebagai berikut : 1. Metode Konvensional Dalam metode ini, posting ke dalam kartu piutang dilakukan atas dasar data yang dicatat dalam jurnal. Berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang adalah : a. Transaksi Penjualan Kredit. Adalah transaksi ini dicatat dalam jurnal penjualan atas dasar faktur penjualan yang dilampiri dengan surat order pengiriman dan surat muat yang diterima oleh bagian piutang dari bagian penagihan. Transaksi timbulnya piutang ini di posting kedalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal penjualan tersebut. b. Transaksi Retur Penjualan. Transaksi ini dicatat dalam jurnal retur penjualan atas dasar memo kredit yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang. Posting transaksi berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan di posting kedalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal retur penjualan. c. Transaksi penerimaan kas dari piutang. Transaksi ini dicatat dalam jurnal penerimaan kas atas dasar bukti kas masuk yang dilampiri dengan surat pemberitahuaan (remminttance advice) dari debitur. Posting transaksi berkurangnya piutang dari pelunasan piutang oleh debitur di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal penerimaan kas. 36 d. Transaksi penghapusan piutang. Transaksi ini dicatat dalam jurnal umum atas dasar bukti memorial yang dibuat oleh fungsi kredit. Transaksi berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal umum. 2. Metode Posting Langsung Metode posting langsung ke dalam kartu piutang dibagi menjadi dua golongan, yaitu : a. Metode Posting Harian : 1. Metode Posting Langsung ke dalam Kartu Piutang dengan Tulis Tangan Dalam metode ini, faktur penjualan merupakan dasar untuk pencatatan timbulnya piutang di posting langsung setiap hari secara rinci ke dalam kartu piutang. 2. Metode Posting Langsung ke dalam Kartu Piutang dan Pernyataan Piutang Dalam metode ini, media di posting kedalam pernyataan piutang dengan kartu piutang sebagai tembusannya atau tembusan lembar ke dua berfungsi sebagai kartu piutang. b. Metode Posting Periodik : 1. Metode Posting Ditunda ( Delayed Posting ) Dalam keadaan tertentu posting ke dalam kartu piutang akan lebih praktis bila dilakukan sekaligus setelah faktur terkumpul dalam jumlah yang banyak. Dengan demikian faktur penjualan yang diterima dari bagian penagihan oleh bagian piutang disimpan sementara, menunggu beberapa hari untuk nantinya secara sekaligus di posting kedalam kartu piutang bersama-sama dalam sekali periode posting dengan menggunakan mesin pembukuan. 37 2. Metode Penagihan Bersiklus ( Cycle Billing ) Dalam metode ini, selama sebulan media disortasi dan di arsipkan menurut nama pelanggan. Pada akhir bulan, dilakukan kegiatan posting yang meliputi : (1) posting media yang dikumpulkan selama sebulan tersebut ke dalam pernyataan piutang dan kartu piutang, (2) menghitung dan mencatat saldo setiap kartu piutang. 3. Metode Pencatatan Tanpa Buku Pembantu ( Ledgerless Bookkeeping ) Dalam metode pencatatan piutang ini, tidak digunakan buku pembantu piutang. Faktur penjualan beserta dokumen pendukungnya yang diterima dari bagian penagihan oleh bagian piutang di arsipkan menurut nama pelanggan dalam arsip faktur yang belum dibayar ( Unpaid Invoice File). 4. Metode Pencatatan Piutang dengan Komputer Berikut ini diuraikan metode pencatatan piutang dengan komputer yang menggunakan batch system. Dalam batch system ini, dokumen sumber yang menggubah piutang dikumpulkan dan sekaligus di posting setiap hari untuk memuktakhirkan catatan piutang. 2.5.5 Prosedur Penagihan piutang Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2000:11) menyebutkan 1. Departemen Penagihan 1. Depatemen ini menerima tembusan order penjualan, lalu mengarsipkannya sesuai dengan urutan nomor. Selanjutnya, departemen ini juga menerima tembusan surat muat dari department pengiriman. 2. Departemen ini akan mencocokan dan membandingkan tembusan order penjualan dan tembusan surat muat, kemudian mengarsipkannya sesuai 38 dengan urutan nomor, membuat jumlah kelompok secara manual dan memasukan data penagihan ke komputer. 2. Departemen Pengolahan Data Departemen ini menjalankan program pembuatan faktur penjualan, dengan menggunakan file open sales order, file induk persediaan dan file induk pelanggan. Keluaran dari proses ini adalah sebagai berikut : a. Hasil perhitungan jumlah kelompok dan diserahkan ke departemen penagihan. b. Faktur penjualan sebanyak 3 lembar dan diserahkan ke departemen penagihan. c. File faktur penjualan, file sejumlah penjualan, file buku besar. 3. Departemen Penagihan 1. Departemen ini menerima hasil perhitungan jumlah kelompok, kemudian membandingkannya dengan hasil perhitungan manual. Jika terdapat perbedaan dilakukan pembetulan, selanjutnya kedua dokumen tersebut diarsipkan urut tanggal. 2. Departemen ini menerima faktur penjualan dari departemen pengolahan data, kemudiaan mendistribusikannya sebagai berikut : a. Lembar ke 1 dan ke 2 dikirimkan ke pembeli, b. Lembar ke 3 bersama-sama dengan tembusan order penjualan dan surat muat, diarsipkan sesuai dengan urut abjad nama pembeli. Perbedaan antara penagihan dan piutang dagang merupakan hal penting untuk menjaga adanya pemsahan fungsin-fungsi. Penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur-faktur transaksi-transaksi penjualan sementara piutang dagang membuat catatan informasi rekening pelanggang dan mengirimkan laporan posisi rekening secara periodic 39 kepada pelanggan. Penagihan tidak mempunyai akses ke catatan-catatan keuangan (buku besar piutang dagang). Dan catatan-catatan keuangan terpisah dari kegiatan pemfakturan, pengendalian total posting ke buku besar piutang dagang yang dikirimkan ke buku besar oleh departemen piutang dagang akan dibandingkan dengan jurnal tanpa bukti yang diterima dari departemen penagihan untuk memvalidasi posting ke buku besar. Dengan kata lain, pemisahan fungsi pengiriman dan produk jadi merupakan hal penting dalam penetapan tanggungjawab pengeluaran produk jadi dari persediaan. 2.5.6 Prosedur Penerimaan Kas 1. Petugas penanganan Surat masuk 1. Menerima amplop pelunasan dari pelanggan, kemudian dua orang petugas membuka dan mengeluarkan cek berserta bukti kas masuk. 2. Setelah dilakukan pemeriksaan visual, departemen ini akan mengesahkan cek dengan cara membubuhkan tanda tangan dan membuat daftar penerimaan kas sebanyak tiga lembar. 3. Departemen ini akan mendistribusikan daftar penerimaan kas sebagai berikut : a. Lembar ke 1 bersama-sama dengan ceknya diserahkan kebagian kasir, yang akan digunakan sebagai dasar untuk menyiapkan setoran ke bank. b. Lembar ke 2 diserahkan ke bagian internal audit, yang akan digunakan sebagai dasar untuk membuat rekonsialisasi bank setiap bulan. c. Lembar ke 3 bersama-sama dengan bukti kas masuk diteruskan ke bagian piutang untuk digunakan sebagai dasar memutakhirkan catatn piutang. 40 2. Departemen Pengolahan Data 1. Setelah komputer menerima data penerimaan kas, departemen ini akan menjalankan program edit untuk memverifikasi akurasi entry data, yaitu sebagai berikut : a. Cek validitas terhadap nomor pelanggan dan nomor faktur. b. Closed-loop verification untuk menjamin bahwa rekening yang dikredit tepat setelah petugas memasukan nomor rekening pelanggan, sistem menanyakan nama pelanggan yang berhubungan dengan nomor tersebut dan menanyakan untuk konfirmasi bahwa nama yang ditanyakan telah benar. c. Cek field data untuk menjamin bahwa hanya nilai numerik yang dimasukan untuk field nilai pembayaran. d. Penjumlahan seluruh nilai yang dimasukan dan perbandingan total tersebut dengan total batch yang telah dimasukan sebelumnya oleh petugas, jika kedua angka tersebut cocok, maka batch diterima dan file yang berhubungan dimutakhirkan. 2. Departemen ini akan menjalankan program pembaharuan catatan piutang, untuk mengkredit file induk pelanggan sebesar nilai pelunasan, mencap lunas faktur dan mencatatnya ke file sales history dan mencatat seluruh kas yang diterima ke file penerimaan kas, selanjutnya komputer akan mencetak bukti setor bank sebanyak dua lembar dan diserahkan ke kasir. 1. Bagian Kasir a. Menerima daftar penerimaan kas dan cek dari petugas penanganan surat masuk. Selanjutnya bagian ini menerima dua lembar bukti setor bank dengan cek dan daftar penerimaan kas, setelah memverifikasi dokumen-dokumen tersebut. 41 b. Kasir menyetorkan kas dan bukti setoran bank ke bank dan mengarsipkan daftar penerimaan kas sesuai dengan urutan tanggal. c. Kasir akan menyerahkan jurnal penerimaan kas ke bagian buku besar untuk diproses. 2. Bagian piutang Setiap bulan, bagian ini akan membuat dan mencetak laporan pelanggan bulanan dan mengirimkannya kepada setiap pelanggan. a. Menerima bukti kas masuk dari kasir, bagian ini membandingkan bukti kas masuk dengan bukti kas masuk dengan daftar penerimaan kas yang sebelumnya diterima dari bagian penanganan surat masuk, setelah cocok lalu memposting pelunasan piutang tersebut ke rekening buku pembantu piutang yang bersangkutan. b. Mengarsipkan kedua dokumen ( bukti kas masuk dan daftar penerimaan kas ) sesuai dengan urutan tanggal. 3. Bagian buku besar Secara periodik bagian ini menerima jurnal penerimaan kas dari kasir dan melakukan proses posting dari jurnal tersebut ke rekening-rekening buku besar yang bersangkutan. 4. Bagian audit a. atas dasar tembusan daftar penerimaan kas yang diterima dari bagian penanganan surat masuk, bagian ini memeriksa nomor urut dokumen. b. setiap akhir bulan bagian ini akan menerima laporan bank bulanan beserta tembusan bukti setor bank dari bank, kemudian membandingkan daftar penerimaan kas dan bukti setor bank, kemudian membuat rekonsialisasi bank. c. mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut secara terpisah.