VAL ITSEBAGAI FRAMEWORK TATA KELOLA TI

VAL IT SEBAGAI
FRAMEWORK TATA
KELOLA TI
Titien S. Sukamto
Pengantar
•
Val IT merupakan Framework yang dikembangkan oleh IT Governance Institute
(ITGI), dimana fokus utama framework ini adalah tanggungjawab bisnis dalam
penciptaan nilai/value dari TI.
•
Untuk mendukung orang bisnis dalam mengelola dan mengembangkan
tanggungjawab tersebut, Val IT menyediakan perangkat proses bisnis yang IT
related, kunci praktik manajemen, panduan manajemen, dan model kematangan
•
Val IT merupakan pelengkap/pendamping dari COBIT, sehingga struktur dan
templatenya mengikuti COBIT
Pengantar cont...
•
Val IT pertama kali dirilis pada tahun 2006 sebagai pelengkap/pedamping COBIT.
Ide ini muncul karena dirasa bahwa untuk menciptakan nilai bisnis dari TI bukan
hanya menjadi tanggungjawab TI saja, tetapi juga tanggung jawab bisnis.
•
Dalam evolusi COBIT, tanggungjawab bisnis telah masuk pada proses TI COBIT.
Namun, COBIT masih fokus pada proses TI yang dijalankan oleh Departemen TI.
•
Melalui Val IT, ITGI ingin lebih fokus dalam mengembangkan tanggungjawab
bisnis dalam penciptaan nilai TI, dengan menerapkan perangkat IT Related
Business Process.
•
Proses bisnis yang IT related dan praktik manajemen dibutuhkan untuk menjamin
bahwa bisnis memegang kendali atas penciptaan nilai bisnis dari TI dan terkait
dengan IT Process dalam COBIT.
Prinsip Val IT
•
IT-enabled Investment (Investasi TI):
•
•
•
•
Dikelola sebagai portofolio investasi
Mencakup keseluruhan aktivitas yang diperlukan untuk memperoleh nilai bisnis
Dikelola melalui keseluruhan siklus ekonomi
Value-delivery practices (Praktik penyampaian nilai):
•
•
•
•
Mengenali adanya perbedaan kategori dari investasi yang akan dievaluasi dan dikelola
secara berbeda
Menjelaskan dan mengawasi matriks utama dan memberikan respon yang cepat
terhadap segala perubahan atau penyimpangan
Melibatkan seluruh stakeholder dan memberikan akuntabilitas yang tepat bagi
penyampaian kapabilitas serta realisasi dari keuntungan bisnis
Dipantau, diawasi dan ditingkatkan secara berkelanjutan / terus-menerus
Istilah Kunci dalam Val IT Framework
Portfolio
Management
Programme
Management
Project
Management
Hubungan Project, Programme dan Portfolio
Sumber. Grembergen .2009.
Istilah Kunci dalam Val IT Framework cont...
•
Agar dapat menerapkan Val IT secara baik, organisasi harus dapat memahami
perbedaan antara Manajemen Proyek, Manajemen Program dan Manajemen
Portoflio
•
Project Management (Manajemen Proyek)
•
•
Programme Management (Manajemen Program)
•
•
Seperangkat aktivitas yang terstruktur, yang fokus pada penyampaian kapabilitas
berdasarkan pada jadwal dan budget yang disetujui (penting namun tidak cukup untuk
mencapai outcome bisnis yang diinginkan)
Pengelompokkan proyek yang terstruktur dan saling terkait, diperlukan untuk mencapai
hasil bisnis yang diinginkan dan penyampaian nilai. Termasuk di dalamnya manajemen
perubahan bisnis, proses bisnis, orang, dll). Unit utama dari investasi dalam Val IT
Portfolio Management (Manajemen Portofolio)
•
Mengelompokkan, mengelola dan memantau program investasi, layanan TI, proyek TI,
aset TI atau sumber daya lain untuk mengoptimalan nilai organisasi.
Domain Val IT
•
Terdapat 3 Domain dalam Val IT, Value Governance (VG), Portfolio Management
(PM), dan Investment Management (IM).
•
Masing-masing domain memiliki proses, tujuan, input-output, serta matriks.
Domain Val IT cont...
Value Governance (VG)
Value Governance (VG) – Tata Kelola Nilai
•
Tujuan domain ini untuk memastikan bahwa praktik manajemen nilai tertanam dalam organisasi,
memungkinkan untuk menjamin nilai maksimal dari investasi TI, memungkinkan investasi melalui
siklus ekonomi secara penuh
•
Domain ini digunakan untuk membangun praktik manajemen nilai dalam organisasi. Hal ini
mengamankan nilai maksimal dari investasi TI.
•
Komitmen terhadap praktik manajemen nilai membantu organisasi untuk mengamankan arah
strategis untuk keputusan investasi
•
Value Governance membentuk dan mengintegrasikan proses dengan tata kelola perusahaan
secara keseluruhan
•
Karakteristik portofolio didefinisikan untuk mengetahui apakah akan dapat mendukung investasi
baru.
•
Pengalaman organisasi dari waktu ke waktu dapat diterapkan untuk meningkatkan manajemen
nilai
Domain Val IT cont...
Value Governance (VG) cont...
Proses dalam Domain Value Governance (VG)
•
VG 1 Establish informed and committed leadership (Membangun Kepemimpinan
yang terinformasi dan berkomitmen)
•
VG2 Define and Implement Process (mendefinisikan dan menerapkan proses)
•
VG3 Define Portfolio Types (mendefinisikan Tipe Portofolio)
•
VG4 Align and Integrate Value Management with Enterprises Financial Planning
(menyelaraskan dan mengintegrasikan Manajemen Nilai dengan Perencanaan
Keuangan Perusahaan)
•
VG5 Establish Effective Governance Monitoring (membangun pengawasan tata
kelola yang efektif)
•
VG6 Implement Lessons Learned (mengimplementasikan Lessons Learned untuk
peningkatan praktik Manajemen Nilai secara terus menerus)
Domain Val IT cont...
Value Governance (VG) cont...
Matriks Proses pada Domain Value Governance (VG)
•
Level kesepakatan kepemimpinan pada prinsip-prinsip tata kelola nilai
•
Level keterlibatan kepemimpinan
•
Tingkat implementasi dan kepatuhan terhadap proses manajemen nilai
Domain Val IT cont...
Portfolio Management (PM)
•
Tujuan domain ini adalah untuk memastikan organisasi menjamin nilai optimal di seluruh
portofolio investasi TI
•
Domain ini memastikan investasi TI dalam portofolio memberikan nilai optimal bagi bisnis
organisasi, batas investasi didefinisikan dan kinerja portofolio dipantau.
•
Setiap investasi TI diprioritaskan dan dievaluasi. Agar pengelolaan investasi TI dapat
optimal, investasi TI tersebut harus disertakan dalam setiap portofolio investasi bisnis.
•
Ada berbagai jenis investasi TI dengan kompleksitas dan derajat kebebasan dalam alokasi
dana. Kriteria evaluasi penting untuk ditetapkan pada setiap jenis investasi.
•
Manajemen portofolio harus dikelola secara aktif dan disesuaikan dengan manajemen
perusahaan.
Domain Val IT cont...
Portfolio Management (PM) cont...
Proses dalam Domain Portfolio Management (PM)
•
PM1 Establish strategic direction and target investment mix (Menentukan arah dan target
strategis investasi)
•
PM2 Determine availability and sources of funding (Menentukan ketersediaan sumber
dana)
•
PM3 Manage human resource ability (Mengelola kemampuan sumberdaya manusia)
•
PM4 Evaluate and select programmes to fund (mengevaluasi dan memiih program yang
akan didanai)
•
PM5 Monitor and repeat on portfolio performance (Pengawasan dan Pelaporan Kinerja
Portoflio investasi)
•
PM6 Optimize portfolio performance (Mengoptimalkan Kinerja Portofolio Investasi)
Domain Val IT cont...
Portfolio Management (PM) cont...
Matriks Proses Domain Portfolio Management (PM)
•
Level kepuasan kontribusi TI terhadap nilai bisnis
•
Persentase pengeluaran TI yang memiliki ikatan langsung dengan strategi bisnis
•
Persentase kenaikan nilai portofolio dari waktu ke waktu
Domain Val IT cont...
Investment Management (IM)
•
Tujuan domain ini adalah untuk memastikan semua individu menjamin investasi
TI, berkontribusi dalam proses menciptakan nilai bisnis yang optimal.
•
Domain ini memiliki 3 komponen utama, yaitu :
•
•
•
•
Business Case, berfungsi untuk menentukan program investasi yang sesuai dan
mengelola eksekusi dari program tersebut
Programme management, mengelola proses yang mendukung pelaksanaan program
Benefits Realisation, secara aktif mengelola realisasi manfaat yang diperoleh dari
program melalui tugas yang spesifik
Melalui domain ini perusahaan mengidentifikasi kebutuhan bisnis mereka.
Domain Val IT cont...
Investment Management (IM) cont...
Proses pada Domain Investment Management (IM)
•
IM1 Develop and evaluate initial programme concept business cases (mengembangkan
dan mengevaluasi Business Cases dari konsep awal program)
•
IM2 Understand candidate programme and options (memahami usulan program dan
pilihannya)
•
IM3 Develop a programme plan (mengembangkan perencanaan program)
•
IM4 Develop full lifecycle costs and benefits (mengembangkan siklus hidup dari biaya dan
keuntungan)
•
IM5 Develop detailed candidate programme business cases (mengembangkan Business
Case program secara detail)
•
IM6 Launch and manage the programme (meluncurkan dan mengelola program)
Domain Val IT cont...
Investment Management (IM) cont...
Proses Domain Investment Management (IM) cont...
•
IM7 Update operational portfolios (Memperbaharui portofolio operasional)
•
IM8 Update the business case (memperbaharui Business Case)
•
IM9 Monitor and report on the programme (Mengawasi dan melaporkan program)
•
IM10 Retire the programme (penyelesaian program)
Matriks Proses
•
Jumlah ide baru per kategori investasi dan persentase yang berkembang menjadi Business
Case yang terperinci
•
Kelengkapan dan kepatuhan terhadap Business Case (awal dan revisi)
•
Persentase nilai yang diharapkan terealisasi
Hubungan antar Proses dalam Domain Val IT
Sumber. Farda .2015.
Hubungan antar Proses dalam Domain
Val IT cont...
•
Proses dalam domain Value Governance menetapkan kerangka tata kelola secara keseluruhan.
Menentukan portofolio investasi dan menghasilkan layanan TI, aset serta sumberdaya.
Selanjutnya domain ini mengawasi jalannya tata kelola dan merekomendasikan solusi
perbaikan
•
Proses dalam domain Portfolio Management kemudian mendefinisikan karakteristik sesuai
dengan kebutuhan portofolio, membuat keputusan strategis, dan penentuan alokasi
sumberdaya. Menentukan dan mengevaluasi prioritas program serta memantau kinerja
portofolio
•
Proses dalam domain Investment Management mendefinisikan program sesuai dengan
kebutuhan bisnis. Meluncurkan dan mengelola program. Memantau kontribusi hasil dari
investasi TI terhadap bisnis, menilai kinerja investasi TI, serta menentukan kelanjutan investasi.
Val IT Management Guidelines
•
Val IT Management Guidelines menyampaikan informasi yang lebih mengenai
implementasi, pengelolaan dan mengukur proses Val IT.
•
•
•
Hubungan masing-masing proses Val IT, dalam kaitan input-output
Overview dari tugas penting proses, termasuk didalamnya peran dan tanggungjawab.
Digambarkan dalam RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) chart
Tujuan dan matrik pengukuran pada level domain Val IT, level proses Val IT, dan level
aktivitas Val IT
Model Kematangan Val IT
Domain Value Governance (VG)
•
Level 0 Non-existent
•
•
•
Organisasi melihat fungsi TI sebagai pengeluaran biaya yang harus diminimalkan
Komunikasi antara bisnis dan TI terbatas
Level 1 Initial
•
•
•
•
Organisasi melihat bahwa TI adalah biaya sekaligus investasi
Ada peningkatan komunikasi antara bisnis dan TI tentang perlunya menunjukkan laba
atas investasi TI
Business Case ada namun tidak lengkap
Keterampilan dan alat bergantung pada individu secara ad hoc
Model Kematangan Val IT
Domain Value Governance (VG) cont...
•
Level 2 Repeatable
•
•
•
•
•
Ada peningkatan kesadaran antara manajemen bisnis dan TI tentang kebutuhan tata kelola yang
lebih formal
Fungsi bisnis dan TI bekerja secara kolaboratif pada kebutuhan untuk menunjukkan laba atas
investasi TI
Business Case dan pelaporan ada untuk sebagian besar investasi, serta terdapat laporan mengenai
manfaat yang didapatkan
On the job training disediakan dalam pengembangan Business Case
Level 3 Defined
•
•
•
Fungsi bisnis dan TI memahami persyaratan tata kelola untuk memilih dan melaksanakan investasi
baru
Memberikan hasil layanan TI secara efisien
Memastikan alokasi optimal sumberdaya TI
Model Kematangan Val IT
Domain Value Governance (VG) cont...
•
Level 4 Managed
•
•
•
•
Komitmen antara fungsi TI dan bisnis untuk mengoptimalkan kontribusi investasi dan layanan
TI terhadap nilai bisnis
Proses dan keterampilan yang ada untuk mendukung pengambilan keputusan investasi dan
manajemen nilai, serta untuk memastikan bahwa alokasi sumberdaya sesuai dengan prioritas
Alat dan standar terintegrasi dengan sistem perusahaan lainnya, diadopsi dan rencana
pelatihan formal dijalankan
Leve 5 Optimised
•
•
•
•
Manajemen nilai merupakan bagian dari budaya organisasi
Bisnis dan TI berkerja sama untuk terus mengoptimalkan dan melaporkan portofolio investasi
serta layanan TI yang dihasilkan, aset dan sumberdaya lainnya
Proses terus ditingkatkan
Memanggil pakar dari eksternal organisasi sebagai bahan pertimbangan dan asumsi
tantangan investasi
Model Kematangan Val IT
Domain Portfolio Management (PM)
•
Level 0 Non-existent
•
•
Tidak ada kesadaran bahwa investasi TI harus dikelola sebagai portofolio
Level 1 Initial
•
•
•
•
•
•
Beberapa fungsi bisnis menerapkan praktik manajemen portofolio secara terpisah
dalam lingkup kegiatan mereka
Tanggung jawab dalam manajemen portofolio tidak didefinisikan
Fungsi TI bertanggungjawab untuk penggunaan sumberdaya TI
Business Case mungkin diperlukan, tetapi dipertimbangkan secara terpisah
Evaluasi dan seleksi program masih subjektif dan cenderung terdapat unsur politik
Matriks keuangan sederhana diterapkan secara individu
Model Kematangan Val IT
Domain Portfolio Management (PM) cont...
•
Level 2 Repeatable
•
•
•
•
•
•
Ada peningkatan kesadaran tetang kebutuhan untuk mengelola investasi TI menggunakan portofolio
Business Case diterapkan pada sebagian program dan dievaluasi dengan ukuran finansial
Manajemen TI dan bisnis terlibat dalam memilih dan mengevaluasi program, tetapi tanggungjawab
tidak jelas
Sebuah life cycle investasi ditetapkan, tetapi tidak ada definisi penelusuran manfaat yang konsisten
Pelatihan dilakukan secara ad hoc
Level 3 Defined
•
•
•
•
•
Ada pemahaman yang umum tentang praktik manajemen portofolio
Business Case diterapkan pada semua program
Manfaat dipantau dan dilaporkan pada sebagian program, menggunakan langkah-langkah dasar dari
nilai keuangan, keselarasan strategi dan risiko.
Inventarisasi sumberdaya dan pemanfaatannya tetap terjaga
Rencana pelatihan ada namun tidak konsisten pelaksanaannya
Model Kematangan Val IT
Domain Portfolio Management (PM) cont...
•
Level 4 Managed
•
•
•
•
Direksi dan manajemen eksekutif berkomitmen penuh untuk manajemen portofolio dan secara
teratur meninjau kinerja portofolio
Peran manajemen portofolio, tanggungjawab, akuntabilitas dan praktik pendukung diterapkan secara
konsisten dan terintegrasi dengan model tata kelola perusahaan
Program dikategorikan dan Business Case diterapkan untuk semua program
Level 5 Optimised
•
•
•
•
•
Praktik manajemen portofolio adalah bagian dari budaya organisasi
Portofolio terus dipantau dan disesuaikan untuk mengoptimalkan nilai
Kinerja individu sejalan dengan kinerja portofolio
Keahlian dalam mengelola dan melaporkan kinerja investasi dan portofolio secara keseluruhan
tersedia di seluruh organisasi dan mendukung pengambilan keputusan oleh eksekutif
Terdapat standar sistem pengukuran portofolio untuk mendukung evaluasi dan prioritas portofolio
dalam menanggapi perubahan lingkungan bisnis internal dan eksternal, dan memastikan bahwa
portofolio menciptakan nilai yang optimal
Model Kematangan Val IT cont...
Domain Investment Management (IM)
Maturity Model pada Val IT Framework Domain Investment Management
•
Level 0 Non-existent
•
•
•
Perusahaan melihat TI sebagai tujuan akhir dan fokus pada penyampaian teknologi
Tidak ada pemahaman kebutuhan strategis untuk fokus pada manfaat atau membangun
hubungan yang jelas antara investasi teknologi dan manfaat bisnis yang diinginkan
Level 1 Initial
•
•
•
•
•
Proses investasi masih ad hoc, Business Case jarang dibutuhkan
Terdapat matriks finansial, tetapi fokus hanya pada biaya penyampaian solusi TI
Alat dan kemampuan bergantung pada individu
Budget TI terbatas dan keikutsertaan bisnis dalam proses manajemen investasi masih sedikit
Tidak ada manajemen dan pengendalian yang konsisten atau efektif atas biaya, manfaat serta
risiko
•
Model Kematangan Val IT cont...
Domain Investment Management (IM) cont...
Level 2 Repeatable
•
•
•
•
•
Ada proses yang intuitif saat mengembangkan Business Case, tetapi belum didefinisikan secara
formal
Fokus utama adalah pada biaya tetapi ada pemahaman mengenai manfaat
Ada peningkatan dalam keikutsertaan bisnis dalam mendefinisikan mayoritas program investasi
Matriks finansial ada untuk biaya, keuntungan bisnis dan risiko, tetapi tidak ada pengawasan atau
manajemen yang konsisten dan efektif terhadap manfaat dan risiko
Level 3 Defined
•
•
•
•
Terdapat standar dan alat untuk mengembangkan Business Case, termasuk manfaat tingkat tinggi,
baik finansial maupun non finansial, serta biaya dan risiko
Untuk sebagain investasi yang besar fokus pada keluaran bisnis yang jelas, identifikasi area yang
dibutuhkan untuk mencapai keluaran serta risiko.
Pakar dan keahlian ada dalam TI dan bisnis untuk menilai perkiraan manfaat tangible dan intangible,
sekaligus menilai risiko TI dan bisnis
TI dan bisnis memiliki tanggungjawab yang jelas dalam mengembangkan Business Case
Model Kematangan Val IT cont...
Domain
Investment
Management
(IM)
cont...
• Level 4 Managed
•
•
•
•
•
•
•
Direksi dan manajemen eksekutif berkomitmen terhadap manajemen investasi
Business case komprehensif, lengkap, diperbaharui, serta memasukkan program dan rencana
realisasi keuntungan
Menggunakan perencanaan program/proyek yang terstandarisasi untuk mengawasi manajemen
investasi TI
Ada peran dan tanggungjawab yang jelas dari stakeholder TI dan Bisnis
Proses pengawasan manfaat ada untuk menjamin rencana realisasi keuntungan dicapai dan
berkelanjutan
Menggunakan Scorecards untuk menyimpulkan komposisi dan kesehatan program
Level 5 Optimised
•
•
•
Manfaat finansial dan non-finansial, biaya, dan risiko dari program investasi diawasi secara terus
menerus dan disesuaikan untuk mengoptimalkan nilai dari lifecycle ekonomi
Proses manajemen investasi dan keahlian meningkat berdasarkan pada lessons learned, alat
terintegrasi dengan sistem perusahaan
Ketika Business Case diperbaharui untuk merefleksikan perubahan pada kebutuhan kinerja
program, manajemen mengevaluasi Business Case untuk menetapkan apakah hal tersebut tetap
akan dilanjutkan atau tidak
Referensi
•
Wim Van Grembergen &Steven De Haes. Enterprise Governance of Information
Technology. 2009.
•
Irfan Farda. Evaluasi Investasi TI Dengan Val IT Framework (Studi Kasus Badan
Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Sinjai). Tesis. Universitas
Gadjah Mada. 2015
•
Teguh Nurhadi Suharsono. Penggunaan Val IT Framework Untuk Menilai
Perencanaan Investasi Teknologi Informasi (Studi Kasus : Universitas Sangga
Buana YPKP Bandung). Tesis. Institut Teknologi Bandung. 2008
•
Melita Kozina dan Dražen Popović. Val IT Framework and ICT Benefits. 2010.
•
P. Florin-Mihai ILIESCU. Auditing IT Gvernance. 2010.
Tugas 1!
•
Buat kelompok beranggotakan 6-7 orang
•
Menganalisa kasus yang diberikan!
•
Buat presentasi mengenai kasus tersebut. Dipresentasikan mulai minggu depan.
•
Buat makalah dikumpulkan saat UTS
•
Sistematika makalah :
•
•
•
•
•
I Pendahuluan
II Tinjauan Pustaka dan Landasan Teori
III Pembahasan
IV Kesimpulan
Daftar Pustaka