menciptakan lingkungan belajar - E

MENCIPTAKAN LINGKUNGAN BELAJAR
Untuk membuat sebuah program pelatihan menjadi efektif perlu diciptakan lingkungan belajar
yang kondusif. Ciri-ciri penting lingkungan belajar mencakup tujuan pembelajaran, bahan pembelajaran
yang bermakna, kesempatan untuk mempraktekkan, umpan balik, organisasi program, dan yang lainnya.
Tabel berikut menunjukkan persyaratan untuk belajar dan pentingnya terhadap pembelajaran.
Persyaratan untuk belajar
Pentingnya
Karyawan perlu mengetahui mengapa Pembelajar perlu memahami maksud atau tujuan program
mereka
seharusnya
belajar pelatihan
(menetapkan tujuan)
Isi pelatihan bermakna
Motivasi untuk belajar ditingkatkan ketika pelatihan dikaitkan
untuk membantu pembelajar (seperti terkait dengan tugas
pekerjaan saat ini, masalah, meningkatkan keterampilan, atau
berkaitan dengan pekerjaan atau perubahan perusahaan).
Kesempatan berlatih/praktik
Praktik itu perlu untuk mencapai keahlian dalam keterampilan,
perilaku, tugas, atau menguasai pengetahuan.
Umpan balik
Umpan balik membantu pembelajar mengubah perilaku,
keterampilan, atau menggunakan pengetahuan untuk
memenuhi tujuan.
Mengamati
pengalaman
berinteraksi dengan orang lain.
dan Orang dewasa belajar dengan sangat baik dengan melakukan.
Memperoleh perspektif dan wawasan baru dengan bekerja
bersama orang lain. Dapat belajar dengan mengamati perilaku
contoh/model.
Koordinasi dan pelaksanaan program Menghilangkan
yang baik
pembelajaran
Menghapal isi pelatihan
pengganggu
yang
dapat
menghambat
Memfasilitasi ingatan isi pelatihan setelah selesai.
Mgt. Training dan Pengembangan materi 5
1
Penetapan Tujuan Pelatihan
Fase penilaian kebutuhan seharusnya menyediakan sejumlah tujuan untuk program pelatihan
yang mungkin dikembangkan setelah penilaian. Setiap tujuan harus berkaitan dengan satu atau lebih
PKKC (Pengetahuan, Keterampilan, Kemampuan, atau Ciri lain) yang diindentifikasi dalam analisis tugas
dan seharusnya menantang, akurat, bisa dicapai dan dipahami oleh semua. Tujuan pembelajaran dalam
pelatihan mendeskripsikan kinerja peserta yang diinginkan oleh pelatih/praktisi HRD. Tujuan
pembelajaran yang dinyatakan dengan baik seharusnya berisikan 3 Komponen :
a. Perilaku/kinerja yang dapat diamati (misalnya waktu yang ditargetkan, tingkat kesalahan yang
dapat diidentifikasi),
b. Kriteria yang dapat diukur (misalnya persentase ketepatan), dan
c. Kondisi kerja (misalnya spesifikasi kapan perilaku itu terjadi)
CONTOH STANDAR UNTUK TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah pelatihan,
karyawan akan
dapat
Setelah pelatihan,
karyawan akan
dapat
Perilaku yang
diamati mungkin
dapat diungkapkan
sebagai : Kata
kerja/tindakan (+
objek)
Menambah pajak
penjualan 6%
Kriteria yang terukur :
Menjawab pertanyaanpertanyaan sbb.: Berapa
sering?/banyak?/ Seberapa
baik?
Kondisi kinerja
Apa yang diberikan?
Variable-variabel apa?
Secara tepat 6% pada setiap
penjualan
Dengan mengecek
tabel pada daftar kas
Tersenyum
Kepada seluruh karyawan
Meskipun lelah atau
sakit
Meskipun profesional HRD dapat mengembangkan program pelatihan tanpa merumuskan
tujuan pembelajaran, namun ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dengan merumuskan
tujuan tersebut. Pertama, membantu profesional HRD mengidentifikasi kriteria untuk mengevaluasi
program pelatihan. Kedua, mengarahkan peserta pelatihan pada isu dan materi yang spesifik untuk
dijadikan fokus. Ketiga, memandu peserta pelatihan dengan merinci apa yang diharapkan dari mereka
pada akhir pelatihan. Dan terakhir, membuat bagian HRD lebih bertanggungjawab dan lebih terkait
dengan perencanaan SDM dan aktivitas-aktivitas SDM yang mungkin akan membuat program pelatihan
lebih mudah dijual.
Benyamin Bloom mengembangkan sebuah taksonomi/sistem klasifikasi tujuan poembelajaran
yang biasa dikenal dengan istilah Taksonomi Bloom. Tujuan itu dibagi menjadi tiga ranah/domain:
kognitif, afektif, dan psikomotor.
Mgt. Training dan Pengembangan materi 5
2
CONTOH KINERJA/HASIL UNTUK TUJUAN PEMBELAJARAN
RANAH
I. Kognitif
1. Pengetahuan (mengingat informasi)
2. Pemahaman (menafsirkan dalam
bahasa sendiri)
3. Penerapan (menerapkan pada situasi
baru)
4. Analisis (mengurai menjadi bagianbagian dan menunjukkan
hubungannya)
5. Sintesis (menyatukan)
6. Evaluasi (melakukan penilaian
berdasarkan kriteria)
II. Afektif
1. Menerima (menaruh perhatian)
2. Merespon (partisipasi minimal)
3. Menghargai (preferensi)
4. Mengorganisasi (mengembangkan
nilai)
5. Menjadi karakter (filosofi hidup secara
keseluruhan)
III. Psikomotor
1. Refleks (gerakan tidak sengaja)
2. Gerakan dasar (gerakan sederhana)
3. Persepsi (respon terhadap
rangsangan)
4. Kemampuan fisik (gerakan
psikomotor)
5. Gerakan terampil (gerakan lanjutan
yang dipelajari)
Mgt. Training dan Pengembangan materi 5
KINERJA
Menyusun, mendefinisikan, member label, mendaftar,
mengingat, mengulang.
Mengklasifikasikan, mendiskusikan, menjelaskan,
meninjau, menerjemahkan.
Menerapkan, memilih, mendemonstrasikan, member
contoh, mempersiapkan.
Menganalisis, mengkategorikan, membandingkan,
membuat diagram, menguji.
Menyusun, mengumpulkan, merakit, mengusulkan,
menetapkan.
Menilai, menyerang (pikiran), mendebat, memilih,
membandingkan.
Menyimak, mempersepsi, waspada.
Membalas, menjawab, menyetujui, mematuhi.
Mencapai, berasumsi, mendukung, berpartisipasi.
Menghakimi, menentukan, mengidentifikasi, menyeleksi.
Percaya, mempraktekkan, menjalankan.
Mengeraskan, memperpanjang, melenturkan.
Merangkak, berjalan, berlari, menjangkau.
Memutar, membengkokkan, menyeimbangkan.
Memindahkan benda berat, membuat gerakan cepat.
Memainkan instrumen/alat, menggunakan alat tangan.
3
Materi Pelatihan yang Bermakna
Banyak jenis bahan pelatihan digunakan, tetapi kita memfokuskan pembahasan di sini pada
pengumuman program, silabus atau garis besar program, buku pedoman pelatihan (training manual),
dan buku teks. Pengumuman program memberitahu audiens sasaran tentang program pelatihan.
Pengumuman harus menunjukkan tujuan program, kapan dan di mana program itu akan diadakan, dan
bagaimana karyawan dapat mengikuti program itu. Harus ada rentang waktu yang cukup agar karyawan
dapat menyesuaikan jadwal dan mempersiapkan formulir-formulir yang diperlukan. Pengumuman ini
biasanya dikirimkan melalui surat, pengurus serikat pekerja, intranet organisasi, dan lain-lain. Beberapa
perusahaan/organisasi membuat papan pengumuman untuk mengumumkan kesempatan pelatihan
tersebut atau dengan melalui e-mail system. Beberapa organisasi yang lain menerbitkan bulletin
periodik untuk memberi informasi ini.
Garis besar program (silabus) merupakan dokumen yang mengkomunikasikan isi, sasaran, dan
harapan terhadap pelatihan. Secara khusus diberikan pada awal pertemuan pelatihan, hal ini meliputi
tujuan pelatihan, topik-topik yang akan dibahas, bahan atau alat yang dibutuhkan, persyaratan peserta
pelatihan, dan jadwal pertemuan/tatap muka. Garis besar program dapat digunakan untuk meneguhkan
harapan perilaku yang meliputi ketepatan waktu, kehadiran, kebiasaan kerja, partisipasi kelas, serta
sopan santun atau aturan-aturan peserta pelatihan. Harapan-harapan tersebut harus diterangkan
dengan jelas. Kebanyakan peserta pelatihan mengandalkan buku pedoman pelatihan atau buku teks
untuk bahan pembelajaran dasar, bacaan, latihan, dan swa-uji. Beberapa dokumen diorganisasi menjadi
modul yang memudahkan untuk membagi program pelatihan menjadi sesi-sesi. Buku teks memberikan
pembahasan yang luas terhadap suatu subyek, sedangkan buku pedoman pelatihan lebih singkat dan
menggunakan pendekatan hands-on.
Para karyawan lebih cenderung belajar ketika pelatihan itu terkait dengan pengalaman kerja dan
tugas saat ini, yaitu ketika materi pelatihan itu bermakna bagi mereka. Untuk meningkatkan
kebermaknaan isi pelatihan, materi seharusnya disajikan dengan menggunakan konsep, istilah, dan
contoh-contoh yang sangat dikenal oleh peserta pelatihan. Kebermaknaan adalah bahan yang erat
hubungannya dengan peserta pelatihan sehingga lebih mudah dipahami. Selain itu, materi/bahan
pelatihan harus ditulis dengan baik agar dapat dengan mudah dipelajari oleh peserta pelatihan. Menurut
Silber dan Stelnicki (1987), terdapat 14 prinsip penulisan bahan pelatihan yang terbagi ke dalam 3
bagian seperti diuraikan dalam tabel berikut:
Mgt. Training dan Pengembangan materi 5
4
BAGIAN
Pendahuluan
Membawa peserta pelatihan
siap belajar dan mengulas apa
yang akan dipelajari
PRINSIP
1.
2.
3.
4.
5.
Perhatian/Motivasi (materi harus mampu menarik
perhatian dan memotivasi peserta)
Pengaruh/Kredibilitas (materi dan penyampainya harus
orang yang kredibel dan berengaruh)
Tujuan (peserta harus memahami tujuan pelatihan dengan
jelas)
Konteks/Familiaritas (materi harus pada konteks yang
sesuai dan menggunakan istilah-istilah yang telah
diketahui peserta)
Mental Set (peserta diberikan gambaran umum pelatihan
secara menyeluruh)
Penjelasan
Menyajikan informasi yang
dipelajari, meliputi contoh dan
praktek
6.
Pengelompokkan/Chunking (karena adanya keterbatasan
manusia dalam menyerap informasi, maka harus dilakukan
pengelompokan istilah agar lebih mudah diingat oleh
peserta)
7. Ilustrasi (gunakan ilustrasi/gambar yang terkait dengan
materi agar lebih mudah diserap oleh peserta)
8. Intra Organizer (panduan peserta untuk memahami
materi seperti judul, frase singkat, tabel-tabel, bagan,
peta, dll.)
9. Contoh yang relevan
10. Layout teks (menggunakan huruf yang jelas terbaca,
tanda-tanda penekanan, menyediakan ruang untuk
mencatat, dll.)
11. Praktek/Latihan yang sering dan relevan
12. Umpan Balik (berikan informasi apakah respon peserta
atas tugas/latihan tepat atau tidak, alasannya, dsb.)
Ringkasan
Meninjau ulang informasi yang
telah diajarkan, dan membantu
peserta pelatihan mengingat
dan menerapkannya
13. Tinjauan Ulang/Review (berikan ringkasan
informasi/point-point penting dalam pelatihan)
14. Memori/Referensi (berikan kata-kata/istilah-istilah
penting yang mudah diingat, tes sederhana diakhir
pelatihan, catatan-catatan kecil, tabel untuk diisi, dsb.)
Mgt. Training dan Pengembangan materi 5
5
Kesempatan Berlatih/Praktek
Terdapat beberapa isu yang terkait dengan pembelajaran dan pelatihan. Isu-isu tersebut
meliputi praktek aktif, sesi praktek terkumpul dan berjarak (massed and spaced practice), pembelajaran
menyeluruh dan bagian demi bagian, pembelajaran lebih (over learning), pengetahuan hasil, pengurutan
tugas, dan perhatian. Praktek aktif menunjukkan bahwa pembelajar seharusnya diberi kesempatan
melakukan tugas berulang-ulang atau menggunakan pengetahuan yang dipelajarinya. Praktek berjarak,
yaitu mempraktekkan perilaku baru dengan mengambil waktu istirahat diantaranya, akan lebih efektif
daripada praktek terkumpul, yaitu mempraktekkan perilaku baru tanpa jeda/istirahat, terutama untuk
keterampilan motorik. Jika pembelajar harus berkonsentrasi untuk waktu yang panjang tanpa istirahat,
pembelajaran akan menjadi tidak efektif. Riset menunjukkan, ketika sebuah tugas yang kompleks harus
dipelajari, sebaiknya dipecah menjadi beberapa bagian. Peserta pelatihan sebaiknya mempelajari tiap
bagian itu secara terpisah, dimulai dari yang paling sederhana dan berlanjut sampai yang paling sulit.
Akan tetapi, pembelajaran bagian demi bagian harus digabung dengan pembelajaran secara
keseluruhan, yaitu para peserta pelatihan harus ditunjukkan pekerjaan secara utuh. Isi pelatihan harus
dipecah menjadi bagian-bagian yang terpadu, dan tiap-tiap bagian harus dipelajari sampai dapat
dilaksanakan secara tepat. Selanjutnya peserta pelatihan diijinkan memadukan semua bagian itu dan
mempraktekkannya secara keseluruhan. Belajar lebih (over learning) didefinisikan sebagai praktek
melebihi titik penguasaan materi atau tugas. Belajar lebih diperlukan ketika tugas yang harus dipelajari
dalam suatu program tidak mungkin dipraktekkan segera dalam situasi kerja saat ini tetapi harus
dipelihara pada saat-saat mendesak. Misalnya, belajar lebih mengenai keterampilan menerbangkan
pesawat mungkin akan menjadi sangat penting dan dibutuhkan ketika berada dalam kondisi kritis dan
harus mengambil tindakan segera.
Bagi peserta pelatihan, agar dapat memperbaiki pelaksanaan pelatihan, mereka perlu
memperoleh umpan balik atau pengetahuan hasil secara tepat waktu dan spesifik. Hal ini untuk
memberikan informasi kepada peserta pelatihan tentang perbedaan pelaksanaan pelatihan dengan
pelaksanaan yang diharapkan, dan keterampilan atau perilaku tertentu apa yang perlu diperbaiki. Selain
itu juga dapat memotivasi mereka memenuhi tujuan pelaksanaan ketika mereka mendekati pencapaian
pelaksanaan. Pengurutan tugas menunjukkan bahwa tugas dan pengetahuan dapat dipelajari dengan
lebih efektif jika apa yang dipelajari dibagi menjadi tugas-tugas kecil yang dirancang dan diajarkan dalam
urutan yang tepat. Selain itu, pelatih seharusnya berusaha merancang program dan bahan pelatihan
untuk memastikan bahwa peserta pelatihan mencurahkan perhatian kepada hal itu. Hal ini dapat
tercipta dengan memilih lingkungan pelatihan yang nyaman (suhu yang nyaman, penerangan yang
memadai, tempat duduk yang nyaman), dan bebas dari gangguan (panggilan telepon, suara-suara bising,
dll.). Peserta pelatihan juga harus memahami benar tujuan pelatihan yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan relevan dengan pekerjaan mereka sehingga mereka akan mencurahkan perhatian penuh
setiap sesi pelatihan.
Mgt. Training dan Pengembangan materi 5
6
Umpan Balik
Pendekatan terbaru dalam penggunaan penilaian kinerja untuk pengembangan majanemen
adalah penggunaan umpan balik 360 derajat. Dalam umpan balik 360 derajat, perilaku atau
keterampilan karyawan dinilai tidak hanya oleh bawahan, tetapi juga oleh rekan kerja, atasan/pimpinan,
pelanggan, atau bahkan dirinya sendiri. Tabel berikut menunjukkan jenis-jenis aktivitas dalam
perencanaan pengembangan dengan menggunakan proses umpan balik 360 derajat.
AKTIVITAS DALAM PERTEMUAN UMPAN BALIK
1. Memahami Kelebihan dan Kekurangan
 Meninjau penilaian untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan.
 Mengidentifikasi keterampilan atau perilaku dimana penilaian diri dan orang lain (manajer,
rekan kerja, pelanggan) sesuai dan tidak sesuai.
2. Mengidentifikasi Sasaran Pengembangan
 Memilih keterampilan atau perilaku untuk dikembangkan.
 Menetapkan sasaran yang jelas dan spesifik dengan hal yang telah dirinci.
3. Mengidentifikasi proses untuk mengakui pencapaian sasaran.
4. Mengidentifikasi strategi untuk mencapai tujuan pengembangan
 Menetapkan strategi seperti membaca, pengalaman kerja, kursus, dan hubunganhubungan.
 Menetapkan strategi untuk menerima penguatan untuk keterampilan atau perilaku baru.
Menurut Wibowo (2007), umpan balik mempunyai dua fungsi bagi mereka yang menerimanya,
yaitu fungsi instruksional dan motivasional. Umpan balik bersifat instruksional apabila mengklarifikasi
atau memperjelas peran atau mengajarkan perilaku baru. Misalnya seorang manajer memberi teguran
kepada bawahan yang tidak dapat memenuhi target pekerjaan yang diberikan kepadanya. Manajer
dapat memberikan coaching kepada karyawannya dan apabila diperlukan mengirimkan untuk mengikuti
pelatihan yang sesuai dengan kebutuhannya. Sebaliknya, umpan balik yang bersifat memotivasi apabila
digunakan sebagai alat untuk memberikan reward atau menjanjikan reward. Fungsi umpan balik dapat
meningkat secara signifikan dengan menyandingkan tujuan spesifik yang menantang dengan umpan
balik spesifik. Apabila umpan balik positif dihargai, akan meningkatkan motivasi karyawan untuk lebih
berprestasi. Memberi dan menerima umpan balik sudah merupakan gagasan biasa sekarang ini.
Semakin banyak umpan balik diterima anggota organisasi semakin baik. Pada dasarnya umpan balik
berjalan secara otomatis. Pemimpin hanya perlu memotivasi untuk memberikannya.
Kreitner dan Kinicki (dalam Wibowo, 2007) memberikan beberapa catatan untuk membuat
umpan balik yang baik seperti :
a. Menghubungkan umpan balik pada tujuan kinerja yang ada dan harapan yang jelas.
b. Memberikan umpan balik secara spesifik, terikat pada perilaku yang dapat diamati atau hasil yang
dapat diukur.
c. Menghubungkan umpan balik pada bidang yang menjadi hasil utama.
Mgt. Training dan Pengembangan materi 5
7
d.
e.
f.
g.
Memberi umpan balik sesegera mungkin.
Memberikan umpan balik positif untuk perbaikan proses kinerja, bukan hanya hasil akhir.
Memfokuskan umpan balik pada kinerja, dan bukan kepribadian.
Mendasarkan umpan balik pada informasi yang akurat dan kredibel.
Umpan balik dimaksudkan sebagai masukan untuk memperbaiki kinerja yang akan datang,
sehingga harus diberikan dalam bentuk dan cara yang baik. Umpan balik yang disampaikan dengan
benar akan memberikan dampak positif. Umumnya organisasi yang menggunakan umpan balik
terutama umpan balik 360 derajat menyadari bahwa pelaksanaan umpan balik merupakan bagian
program pengembangan karyawan berkelanjutan, bukan sebagai kegiatan yang terhenti setelah umpan
balik disampaikan. Karyawan atau manajer yang dinilai dapat menyusun rencana pengembangan
individualnya, tetapi tetap harus didukung dengan program pengembangan tindak lanjut oleh
organisasi. Adapun tindak lanjut itu menurut Lepsinger dan Lucia (2007) dapat berupa :
a. Pelatihan keterampilan. Bila umpan balik menunjukkan bahwa perilaku atau keterampilan
seseorang belum cukup untuk menjalankan pekerjaannya secara efektif, dia harus disertakan dalam
pelatihan yang sesuai. Pelatihan dapat dilaksanakan secara individu maupun kelompok.
b. Pembinaan (Coaching). Setelah periode waktu tertentu sejak pelatihan, perlu diadakan pertemuan
antara atasan atau konsultan independen dengan karyawan yang bersangkutan untuk mengevaluasi
kemajuan yang dicapai, apakah sesuai dengan rencana dan apakah muncul kebutuhan coaching
yang sesuai individu. Menurut Hellman, pelatihan dan pengembangan harus didukung dengan
pembimbingan dan mentor, dan pengalaman nyata yang mengaplikasikan pembelajaran yang
diperoleh dari training maupun workshop. Pengembangan yang paling berarti, sepanjang
pengalaman mereka adalah bekerja dengan pembimbingan dari mentor dan sistem belajar sambil
bekerja.
c. Evaluasi hasil setelah workshop umpan balik. Satu cara untuk mendapatkan hasil terbaik setelah
umpan balik 360 derajat adalah dengan melakukan survei. Survei dilakukan setelah 12-18 minggu
oleh para penilai kepada manajer-manajer tertentu, untuk melihat perubahan perilakunya.
Ada enam peluang di mana umpan balik perlu diberikan selama pelatihan :
a. Ketika anggota tim tidak mengerti arah yang mereka tuju dan ketika mereka tidak paham mengenai
kinerja kompeten dalam karakteristik tertentu.
b. Ketika mereka kurang kesadaran diri dan tidak melihat dirinya dengan cukup jelas untuk
memperbaiki kinerja.
c. Ketika mereka terlalu mengkritik diri sendiri, atau ketika mereka terfokus hanya pada interprestasi
atau pandangan saja.
d. Ketika keyakinan mereka menghambat dan menahan mereka untuk maju.
e. Ketika mereka tak termotivasi untuk berubah, tergoda untuk kembali ke cara-cara lama, atau
membutuhkan penghargaan atas usaha-usaha mereka.
f. Ketika mereka tidak belajar dari pengalaman mereka (Smart, 2005).
Mgt. Training dan Pengembangan materi 5
8
Mengamati, Pengalaman dan Berinteraksi dengan Orang Lain
Salah satu cara peserta pelatihan belajar adalah melalui pengamatan dan menirukan tindakan
model. Agar model menjadi efektif, perilaku atau keterampilan yang dikehendaki perlu dirinci secara
jelas, dan model harus mempunyai karakteristik (misalnya usia atau posisi) yang mirip dengan audiens
sasaran. Setelah mengamati model, peserta pelatihan harus memiliki kesempatan mereproduksi
keterampilan atau perilaku yang ditunjukkan oleh model dalam sesi praktek/latihan. Selain itu,
karyawan juga belajar dengan sangat baik jika mereka belajar sambil melakukan (learning by doing). Hal
ini mencakup pemberian pengalaman kepada karyawan atau membaurkan mereka dengan karyawan
yang lebih berpengalaman serta menyediakan bahan dan peralatan yang dibutuhkan untuk mengelola
kesenjangan pengetahuan mereka. Pembelajaran juga terjadi melalui interaksi dengan peserta pelatihan
yang lain dalam kelompok kecil selama sesi pelatihan juga setelah kembali ke pekerjaan. Dengan bekerja
dalam kelompok kecil, peserta pelatihan mungkin memperoleh pandangan yang beragam mengenai
masalah dan isu, dan pandangan yang tidak mereka dengar jika mereka belajar sendiri (Noe, 2003).
Komunitas Praktek merupakan kelompok karyawan yang bekerjasama, belajar dari satu sama
lain, dan mengembangkan pemahaman bersama mengenai bagaimana menyelesaikan pekerjaan. Ide
komunitas praktek menunjukkan bahwa pembelajaran terjadi di tempat kerja sebagai hasil interaksi
sosial. Komunitas praktek dapat berbentuk kelompok diskusi, komunikasi secara elektronik dengan
media komputer, atau bentuk lainnya. Dalam melakukan yang demikian itu, setiap pengetahuan
karyawan dapat diakses dalam cara yang relatif cepat. Komunitas ini merupakan contributor utama
untuk menyebarkan informasi atau pengetahuan di dalam organisasi, dan bahkan seringkali menjadi
tulang punggung setiap program pengelolaan dan penyebaran pengetahuan (Sangkala, 2007). Oleh
karena itu, penting bagi organisasi memfasilitasi komunitas praktek ini sebagai model alternatif
penciptaan dan transfer pengetahuan dalam organisasi. Meskipun memiliki keuntungan, kelemahan
komunitas ini adalah keikutsertaan karyawan bersifat sukarela, sebagian dari mereka tidak mau
membagi pengetahuan mereka kecuali jika budaya organisasi mendukung partisipasi. Karyawan
mungkin enggan berpartisipasi tanpa insentif atau merasa takut jika mereka membagi pengetahuan
mereka dengan yang lain, mereka akan kehilangan keuntungan pribadinya dalam hal gaji dan
kesempatan promosi. Kelemahan lainnya adalah beban informasi yang lebih. Para karyawan mungkin
menerima terlalu banyak informasi sehingga mereka tidak berhasil memprosesnya. Hal ini mungkin akan
menyebabkan mereka menarik diri dari komunitas praktek.
Mgt. Training dan Pengembangan materi 5
9
Koordinasi dan Pelaksanaan Program yang Baik
Koordinasi pelatihan merupakan salah satu aspek administrasi pelatihan. Administrasi pelatihan
berarti mengkoordinasi aktivitas sebelum, selama, dan setelah program. Administrasi pelatihan meliputi:
a. Mengkomunikasikan program pelatihan kepada karyawan.
b. Mendaftarkan karyawan untuk mengikuti program pelatihan.
c. Mempersiapkan bahan yang akan digunakan dalam pembelajaran.
d. Menata fasilitas pelatihan dan ruangan.
e. Menguji peralatan yang akan digunakan dalam pembelajaran.
f. Memiliki peralatan backup (misalnya kertas fotocopy untuk slide jika OHP atau LCD tidak berfungsi).
g. Menyediakan dukungan selama pembelajaran.
h. Mendistribusikan materi evaluasi (misalnya tes, survei, ukuran reaksi, dsb.)
i. Memfasilitasi komunikasi antara pelatih dengan peserta pelatihan selama dan sesudah pelatihan.
j. Merekam penyelesaian pelatihan dalam rekaman pelatihan atau file kepegawaian. (Noe, 2003)
Koordinasi yang baik memastikan bahwa peserta pelatihan tidak diganggu oleh hal-hal yang
dapat mengganggu pembelajaran seperti, ruangan yang tidak nyaman, bahan yang tidak terorganisasi
dengan baik, dsb. Aktivitas sebelum pembelajaran meliputi mengkomunikasikan kepada pelatih
mengenai tujuan program, tempat pelaksanaan program, nama orang yang bisa dihubungi jika
membutuhkan sesuatu atau ada masalah (contact person), dan pekerjaan praprogram yang harus
diselesaikan. Serta buku pembicara, handout, dan videotape yang harus dipersiapkan.
Mgt. Training dan Pengembangan materi 5
10
Menghafal Isi Pelatihan
Memori bekerja dengan memproses rangsangan-rangsangan yang kita persepsi melalui indera
kita ke dalam memori jangka pendek. Jika informasi itu ditentukan “penting”, informasi itu pindah ke
dalam memori jangka panjang dimana dilakukan interkoneksi baru antar neurons atau koneksi listrik di
dalam otak. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan oleh para trainer untuk membantu karyawan
menyimpan pengetahuan, keterampilan, perilaku atau materi pelatihan lain dalam memori jangka
panjang. Salah satunya sadalah dengan menciptakan peta konsep yang menunjukkan hubungan antar
ide. Cara lain adalah dengan menggunakan aneka bentuk pengulangan yang meliputi tulisan, gambar,
dan bermain peran untuk mengakses memori melalui berbagai metode. Selain itu, mengajarkan katakata kunci (key words), prosedur, atau urutan, atau menyediakan image visual juga dapat menjadi cara
lain bagi peserta pelatihan untuk menyelamatkan memorinya.
Riset menunjukkan bahwa tidak lebih dari 4 atau 5 item yang dapat diperhatikan dalam satu
waktu. Jika proses atau prosedur yang panjang harus diajarkan, pembelajaran perlu disampaikan dalam
bagian-bagian yang realtif kecil atau sesi yang pendek agar tidak melebihi batas memori. Memori jangka
panjang juga ditingkatkan dengan melakukan pembelajaran melebihi trial and error. Yaitu, jika peserta
pelatihan dapat dengan tepat menunjukkan suatu perilaku atau keterampilan, atau secara tepat
mengingat pengetahuan maka diduga mereka telah mempelajarinya. Akan tetapi hal itu tidak selalu
benar. Menyuruh peserta pelatihan mengulang dan mempraktekkan selama berhari-hari (over learning)
dapat membantu mempertahankan informasi itu dalam memori jangka panjang. Over learning atau
belajar lebih dan berulang-ulang juga dapat mengotomatisasi pekerjaan/tugas. (Noe, 2006)
Mgt. Training dan Pengembangan materi 5
11