RANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SEDIAAN DI CV

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
RANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SEDIAAN DI CV.
MULTI JAYA PALU, SULAWESI TENGAH
Stefani Chendana
Managemen / Fakultas Bisnis dan Ekonomika
[email protected]
Abstrak. Rancangan sistem informasi manajemen sediaan ini bertujuan untuk
mendukung keputusan pada proses pembelian dan penjualan agar akurat, tepat
waktu, dan relevan bagi CV. Multi Jaya di Palu, Sulawesi Tengah. Pembuatan
rancangan tersebut perlu dilakukan, mengingat cara konvensional dalam
mengelola usaha pada CV. Multi Jaya saat ini masih dilakukan secara manual
sehingga menjadi kurang efektif dan efisien menyangkut proses pembelian serta
penjualan produknya. Sistem informasi manajemen diperlukan dalam rangka
terciptanya bagian proses usaha. Selain itu, dengan adanya rancangan tersebut
diharapkan dapat menghasilkan informasi yang diperlukan untuk pengambilan
keputusan secara tepat agar tercipta proses operasional yang baik bagi CV. Multi
Jaya dimasa yang akan datang.m Rancangan ini menggunakan penambahan
Electronic Data Processing (EDP) yang meliputi perangkat keras dan perangkat
lunak database management system serta prosedur yang harus dilakukan untuk
aktivitas yang ada pada proses pembelian dan penjualan agar dapat berjalan baik
sesuai dengan yang diharapkan. Dalam rancangan tersebut mengatur proses
pembelian dari pemasok mulai data pemasok secara lengkap, produk yang dibeli
dari pemasok, serta harga beli produk sedangkan pada proses penjualan terdapat
data pembeli baik dari dalam kota maupun luar kota, jumlah produk yang dijual,
tanggal produk tersebut dijual serta keseluruhan proses menyangkut sediaan yang
masuk dan keluar di CV. Multi Jaya.
Kata kunci: Sistem Informasi Manajemen, Sediaan, Prosedur
Abstract. Design of management information system aims to support the
preparations of this decision in the process of buying and selling in order to be
accurate, timely, and relevant for CV. Multi Jaya in Palu, Central Sulawesi.
Creation of the design needs to be done, given the conventional way of managing
the effort at CV. Multi Jaya is currently done manually so that it becomes less
effective and efficient purchasing process is concerned as well as the sale of its
products. Management information systems required in the framework of the
creation of the business process. In addition, the draft was expected to be able to
generate the necessary information for decision-making in order to appropriately
created the operational process is good for the course of CV. Multi Jayawould
come. This design uses the addition of Electronic Data Processing (EDP) which
includes hardware and software database management system and the procedures
to be followed for the existing activities in the process of buying and selling to be
1
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
able to work well as expected. In the design of the set up process of buying from
suppliers from supplier data is complete, products purchased from suppliers, as
well as the purchase price of the product while in the sales process from both the
buyers of data contained within the city and outside the city, the number of
products sold, the date the product is sold, and the overall process involves
preparation of incoming and outgoing at CV. Multi Jaya.
Keywords: Management Information System, Inventory, Procedures
PENDAHULUAN
Teknologi informasi sekarang ini berkembang dengan pesat. Teknologi
informasi memiliki peranan yang penting dalam sebuah bisnis. Penggunaan
teknologi informasi dapat memudahkan para pelaku bisnis dalam melakukan
aktivitas bisnisnya serta dapat membantu dalam persaingan dengan para pelaku
bisnis yang lain. Selain itu penggunaan teknologi informasi juga dapat mengubah
cara kerja menjadi lebih sederhana dan lebih cepat. Teknologi informasi dibuat
untuk dapat memudahkan para penggunanya dalam mencatat suatu transaksi,
menyimpannya dalam bentuk data, mentransformasikannya menjadi informasi
dan menyebarkannya kepada para pemakai informasi. Teknologi informasi
memiliki banyak peranan dalam membantu manusia dalam meningkatkan
produktivitas, meningkatkan efektivitas, meningkatkan efisiensi, meningkatkan
mutu, meningkatkan kreativitas dan memecahkan masalah. Industri minuman ringan di Indonesia mengalami pertumbuhan yang
cukup baik dalam kurun waktu beberapa tahun ini, hal ini terlihat dari semakin
maraknya merek minuman ringan yang ada di pasaran. Bahkan, Asosiasi Industri
Minuman Ringan (ASRIM) di Indonesia menargetkan konsumsi rata-rata
minuman ringan Indonesia di tahun 2015 nanti harus mencapai sebesar 88 liter
perkapita, saat ini konsumsi minuman ringan baru mencapai 33 – 50 liter
perkapita.
Pada tahun 2005, jumlah minuman ringan yang dikonsumsi sebanyak 13
miliar liter, jumlah tersebut terus meningkat setiap tahunnya hingga tahun 2008,
yang mana jumlah minuman yang dikonsumsi pada tahun tersebut sebesar 17,4
miliar liter. Pada tahun 2011, Asosiasi Industri Minuman Ringan (Asrim)
memperlihatkan penjualan minuman ringan sebanyak 18,9 miliar liter, meningkat
2
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
8% dibandingkan 2010 sebanyak 17,5 miliar liter (Asrim, 2011). Volume terbesar
didominasi oleh air minum dalam kemasan (AMDK) yang menguasai 84% pangsa
pasar, diikuti oleh teh siap minum dan minuman karbonasi. Hal tersebut dapat
dilihat pada tabel 1.
Tabel 1
Volume Penjualan Jenis Minuman Ringan di Indonesia
No.
Jenis Minuman Ringan
Volume Penjualan (miliar liter)
2010
2011
1.
Air Minum Dalam Kemasan
14,3
15,9
2.
Teh Siap Saji
1,55
1,67
3.
Minuman Berkarbonasi
0,634
0,642
Sumber : ( http://elibrary.mb.ipb.ac.id/ ), Asosiasi Industri Minuman Ringan 2011
Air minum dalam kemasan (AMDK) masih tetap memimpin pangsa pasar
minuman ringan di Indonesia. Hal ini desebabkan karena konsumsi air minum
dalam kemasan (AMDK) terkait dengan pemenuhan kebutuhan primer
masyarakat. Pada siklus industri yang bertumbuh menuju kepada level matang
(growing to mature), pasar minuman ringan di Indonesia akan berkembang pada
jenis minuman ringan lain seperti minuman berkarbonasi, sari buah dan minuman
berenergi. Pada negara-negara maju dengan industri minuman ringan yang telah
matang, minuman berkarbonasi memiliki pangsa pasar yang besar pada tahun
2010 yaitu sebasar 25%, kemudian diikuti oleh minuman jus buah sebesar 13,8%
dan kemudian air minum dalam kemasan hanya sebesar 13,5%. Minuman teh siap
saji kurang begitu diminati pada negara-negara maju.
Sulawesi Tengah merupakan salah satu provinsi di Indonesia yang sedang
mengalami perkembangan. Selama tahun 2006-2010, capaian ekonomi makro
Sulawesi Tengah menunjukan trend yang terus membaik. Industri manufaktur
besar dan sedang di provinsi Sulawesi Tengah mengalami kenaikan pada kuartal
pertama 2012. Pertumbuhan industri manufaktur besar dan sedang di Sulawesi
Tengah itu telah mencapai sebesar 2,27 persen dibanding kuartal sebelumnya.
Sedangkan pertumbuhan industri manufaktur besar dan sedang ditingkat nasional
justru menurun sebesar -0,82 persen. 3
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
Hal yang sama juga terjadi pada sektor industri mikro dan kecil disana,
dimana terjadi pertumbuhan pada kuartal pertama 2012, yakni sebesar 14,41
persen dibanding kuartal sebelumnya. Namun sektor tersebut mengalami
penurunan sebesar -1,12 persen pada skala nasional dibanding kuartal
sebelumnya. Sektor lainnya yang menjadi pemicu, yang juga mengalami
pertumbuhan antara lain golongan industri kayu, barang dari kayu dan gabus
(tidak termasuk furnitur), serta barang anyaman dari bambu, rotan dan sejenisnya
sebesar 19,71 persen. Pertumbuhan golongan industri minuman sebesar 16,53
persen, golongan industri furnitur (16,50 persen), industri makanan (15,44
persen), industri tekstil (14,86 persen), dan industri pengolahan lainnya (14,24
persen), juga turut andil dalam peningkatan tersebut. Pertumbuhan golongan industri minuman di Sulawesi Tengah cukup
tinggi, yaitu sebesar 16,53 persen dan berada pada urutan kedua dari jenis sektor
industri mikro dan kecil. Minuman ringan untuk jenis minuman berkarbonasi
memiliki tingkat penjualan yang cukup tinggi di Sulawesi Tengah khususnya di
Palu. Jenis minuman ringan berkarbonasi yang banyak beredar di kota Palu seperti
cola cola, sprite, fanta, pepsi, A&W dan Big Cola, namun untuk jenis minuman
bersoda yang mendominasi yaitu coca-cola, pepsi dan big cola.
CV. Multi Jaya merupakan distributor tunggal untuk produk minuman Big
Cola di Palu, Sulawesi Tengah. Big Cola memiliki empat varian rasa, yaitu cola,
starwberi, orange dan lime. Masing-masing varian memiliki ukuran masingmasing yaitu 535 ML, 1,5 L dan 3,1 L. Permintaan minuman yang sangat banyak
yaitu untuk varian rasa cola dan strawberi, sedangkan untuk varian rasa orange
dan lime permintaanya tidak begitu banyak, sehingga ketika melakukan
pemesanan, varian rasa orange dan lime digabung dalam satu kontainer. Selain itu
ukuran minuman yang penjualannya banyak yaitu berukuran 535 ML.
CV. Multi Jaya yang merupakan badan usaha yang bergerak dalam bidang
distributor minuman ringan selama ini menjalankan proses operasional secara
konvensional atau manual. Hal tersebut menyebabkan beberapa masalah terhadap
4
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
CV Multi Jaya, yaitu : pertama, informasi mengenai sedian pada proses
pembelian dan penjualan masih dilakukan secara manual; kedua, nota-nota
transaksi pada satu hari tidak langsung dicatat dibuku stok pada hari itu juga
sehingga nota-nota tersebut bercampur dengan nota transaksi pada hari lain
sehingga jumlah sediaan digudang terkadang tidak sama dengan jumlah sediaan
yang ada dibuku catatan stok.; ketiga, keterlambatan pembayaran tagihan dari
pelanggan; keempat, menggunakan nota untuk pencatatan pembelian dan
penjualan.
Masalah mengenai aliran informasi yang terjadi pada CV. Multi Jaya
memerlukan perbaikan pada sistem informasi manajemen sediaan dan
penggunaan teknologi informasi untuk mengatasinya. Pemilihan teknologi
komputer merupakan solusi yang paling tepat bagi CV. Multi Jaya untuk
mengelolah inventory-nya serta mengelolah data pembelian minuman dari
supplier dan data penjualan kepada pelanggan. Penggunaan teknologi komputer
diharapkan dapat memberikan perubahan dalam hal pengelolaan inventory serta
data penjualan dan pembelian agar dapat menjadi lebih teratur dan terkontrol.
Penggunaan teknologi komputer untuk mendukung sistem informasi merupakan
sebuah solusi yang baik untuk proses pengambilan keputusan pada CV Multi
Jaya.
TAHAPAN PERANCANGAN
Dalam penelitian ini yang menjadi objek dalam pengambilan data adalah
CV Multi Jaya. CV. Multi Jaya merupakan badan usaha yang bergerak dalam
bidang disributor minuman ringan khususnya minuman bersoda Big Cola. Adapun
metode yang dilakukan dalam pengumpulan data –data yang diperlukan adalah
sebagai berikut:
1.
Riset lapangan
Merupakan aktivitas penelitian dengan cara melakukan pengamatan lapangan
terhadap kegiatan badan usaha. Dalam metode ini yang dilakukan penulis
adalah:
5
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
a. Wawancara, dengan cara melakukan wawancara langsung dengan pemilik
badan usaha.
b. Dokumentasi, dengan cara mengumpulkan data-data yang diperlukan
berdasarkan catatan-catatan yang ada pada badan usaha, terutama datadata yang berkaitan dengan pembelian dan penjualan badan usaha, jumlah
sediaan, dan data pelanggan.
2.
Studi kepustakaan
Dalam metode ini penulis mempelajari beberapa buku literature yang
berhubungan dengan masalah yang akan dibahas yang nantinya akan
digunakan sebagai bahan pertimbangan antara teori dilapangan.
Pembuatan rancangan sistem informasi manajemen sediaan yang
digunakan mengacu pada system development life cycle yang terdiri dari tujuh
tahapan, yaitu:
a) Planning (perencanaan) dengan melihat proses awal pembelian, penjualan
dan pengaturan inventory yang ada di CV Multi Jaya.
b) Analysis. Menganalisa aktivitas operasi terkait pembelian, penjualan dan
pengaturan inventory yang masih menggunakan cara manual.
c) Desain. Merancang Sistem Informasi Mananajemen Sediaan termasuk
didalamnya pencatatan data pembeli, salesman dan jumlah barang yang
keluar dan masuk di CV. Multi Jaya kedalam sistem yang terkomputerisasi
untuk memudahkan aktivitas operasional badan usaha
d) Development. Mengembangkan database yang telah dirancang untuk
mendapatkan hasil yang diinginkan.
e) Testing. Membuat verifikasi uji coba rancangan sistem informasi manajemen
sediaan pada CV. Multi Jaya dan menanyakan pendapat pimpinan CV. Multi
Jaya atas uji coba rancangan tersebut.
f)
Implementation. Mengaplikasikan rancangan sistem informasi manajemen
sediaan dalam sistem operasional badan usaha.
g) Maintenance. Menambahkan program perlindungan data terhadap sistem
yang telah dirancang.
6
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
Pada rancangan ini hanya menerapkan lima tahapan dari tujuh tahapan yang ada,
yaitu tahap Perencanaan, Analisa, Desain, Pengembangan dan Pengujian. Tahap
Implementasi dan Pemeliharaan merupakan tahap dimana sistem sudah diterapkan
dan pada skripsi ini hanya membahas rancangan sistem, sehingga tahap
Implementasi dan Pemeliharaan tidak akan dibahas pada skripsi ini.
HASIL IMPLEMENTASI
Rancangan sistem informasi manajemen sediaan di CV. Multi Jaya
menggunakan
system
development
life
cycle
(SDLC),
namun
pada
perancangannya hanya digunakan lima tahapan dari tujuh tahapan yang ada, yaitu
:
1.
Planning
Tahap perencanaan dimulai dengan menyadari masalah yang ada pada
CV. Multi Jaya melalui wawancara yang dilakukan dengan pemilik CV.
Multi Jaya mengenai sistem informasi yang ada pada CV. Multi Jaya ternyata
masih menggunakan cara konvensional, sehingga diketahui beberapa masalah
pada CV. Multi Jaya. Setelah itu melihat masalah apa yang ada pada sistem
informasi yang diterapkan, kemudian mengenali area permasalahan yang ada
pada sistem yang perlu untuk dilakukan perbaikan. Kemudian mengumpulkan
dan mengolah data-data di CV. Multi Jaya yaitu data pembelian (nota
pembelian), data penjualan (data pelanggan dan nota penjualan) serta data
sediaan yang ada, termasuk didalamnya mencatat segala aliran sediaan yang
masuk dan keluar yang masih menggunakan cara manual atau konvensiaonal.
Setelah mengetahui masalah yang terjadi serta mengumpulkan data
yang ada pada CV. Multi Jaya, maka akan dilakukan perbaikan pada masalah
yang terjadi. Perbaikan dilakukan dengan membuat rancangan sistem
informasi manajemen sediaan untuk CV. Multi Jaya pada proses penjualan
dan pembelian serta dilengkapai dengan rancangan prosedur untuk aktivitas
yang ada pada proses penjualan dan pembelian. Hal tersebut dilakukan untuk
melakukan perbaikan pada sistem yang sebelumnya telah diterapkan, karena
pada sistem yang sebelumnya diterapkan, masih terdapat masalah yang
7
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
muncul. Perbaikan sistem informasi manajemen sediaan yang akan dilakukan
bertujuan untuk mengurangi masalah yang ada pada CV. Multi Jaya.
Perbaikan sistem informasi manajemen sediaan yang baru tidak akan
lepas dari masalah baru yang akan muncul. Masalah yang akan muncul bisa
berasal dari lingkungan internal maupun external perusahaan. Kendala yang
muncul dapat berupa harus atau tidaknya menggunakan perangkat keras
untuk menjalankan dan mendukung sistem yang telah dibuat, siapa yang akan
menjalankan perangkat tersebut serta siapa saja yang memiliki otoritas dalam
sistem yang diterapkan. Kedala tersebut diidentifikasi sebelum sistem benarbenar dijalankan.
Setelah melakukan identifikasi pada kendala yang mungkin muncul
pada sistem, kemudian dilakukan studi kelayakan, yaitu tinjauan sekilas pada
faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk
mencapai tujuan yang diinginkan. Studi kelayakan yang dimaksud mencakup
: (1) menyediakan perangkat keras dan perangkat lunak untuk melakukan
pemrosesan data yang diperlukan, (2) melatih sumber daya manusia yang
dapat mengoperasikan perangkat tersebut, (3) melakukan perbandingan antara
biaya yang dikeluarkan untuk menambah perangkat baru dan manfaat yang
diperoleh ketika sistem diterapkan.
Berdasarkan studi kelayakan yang dibuat, kemudian CV. Multi Jaya
memutuskan untuk menerima perbaikan sistem atau tidak. Ketika CV. Multi
Jaya menyetujui perbaikan sistem dan menetapkan sistem yang baru, maka
perusahaan harus melakukan pengendalian terhadap sistem yang dijalankan,
agar dapat menghindari resiko yang nantinya akan muncul. Pengendalian
dilakukan dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, apa prosedur yang
harus dilakukan, siapa yang memiliki otoritas yang melakukan dan kapan
akan dilakukan pekerjaan tersebut. Selain itu CV. Multi Jaya juga harus
melakukan peninjauan ulang terhadap sistem yang dibuat.
8
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
2.
Analysis
Pada saat perencanaan telah selesai maka masuk ke tahap analisa, yaitu
melakukan analisa terhadap sistem yang telah ada dengan tujuan untuk
merancang sistem yang baru. Penelitian ini menggunakan konsep Sistem
Informasi Manajemen Sediaan untuk mengetahui bagaimana kegiatan
operasi, pengaturan sediaan di gudang, aktivitas pencatatan proses pembelian
dan penjualan serta data pembeli, salesman dan jumlah barang yang keluar
dan masuk di CV. Multi Jaya dapat dijalankan dengan baik pada CV. Multi
Jaya dalam penerapan Sistem Informasi Manajemen.
Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan
membandingkan antara penerapan Sistem Informasi Manajemen Sediaan
terkait rancangan pencatatan proses pembelian dan penjualan, data pembeli,
salesman dan jumlah barang yang keluar dan masuk di CV Multi Jaya, serta
pencatatan sediaan digudang CV. Multi Jaya dengan penerapan cara manual
yang masih dijalankan sampai saat ini. Kemudian membandingkan hasil
tersebut, yang mana yang lebih efektif dan efisien.
3.
Desain
Rancangan sistem informasi manajemen sediaan tersebut dijabarkan
dalam bentuk flowchart yang terdiri dari proses yang bersangkutan dengan
sediaan di CV. Multi Jaya. Proses tersebut terdiri dari (1) proses pembelian,
(2) proses penjualan dalam kota secara tunai, (3) proses penjualan dalam kota
secara kredit, (4) proses penjualan luar kota secara tunai, (5) proses penjulan
luar kota secara kredit.
Pada proses pembelian dan penjualan terdapat pula aktivitas
didalamnya. Aktivitas tersebut dapat diketahui dengan cara menelusuri
informasi apa saja yang dibutuhkan dan yang dihasilkan pada setiap proses.
Setelah mengetahui aktivitas yang terjadi kemudian menentukan orang yang
mengotorisasi aktivitas tersebut dan bagaimana dilakukan pengendalian
terhadap setiap aktivitas untuk menghindari berbagai resiko yang nantinya
akan muncul. Informasi yang dibutuhkan dan yang dihasilkan dapat dilihat
9
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
pada tabel 2, serta aktivitas yang dilakukan pada setiap siklus dapat dilihat
pada tabel 3 dan tabel 4.
Tabel 2
Informasi Pada Siklus Pengeluaran dan Pendapatan
Informasi yang
dihasilkan
Informasi yang
diterima
Siklus Pengeluaran
1. Laporan
pesanan
pembelian.
2. Laporan pengeluaran kas
untuk jasa ekspedisi.
3. Laporan penerimaan barang
4. Laporan pengeluaran untuk
biaya
keperluan
perusahaan.
1. Laporan mengenai
sisa
barang digudang.
2. Harga pokok penjualan.
Siklus Pendapatan
Laporan jumlah penjualan.
Data daftar pelanggan.
Laporan pendapatan.
Laporan kas yang masuk
setiap hari.
5. Laporan piutang usaha.
6. Laporan pengiriman barang
kepada pelanggan
1.
2.
3.
4.
1. Jumlah pesanan pelanggan.
2. Laporan mengenai sisa
barang digudang.
3. Persetujuan kredit.
Tabel 3
Aktivitas Pada Siklus Pengeluaran
Aktivitas
Pihak yang
mengotorisasi
Ancaman
1. Menerima barang yang
tidak dipesan.
2. Membuat
kesalahan
dalam
perhitungan
barang yang masuk.
3. Mencuri persediaan.
Penerimaan dan
penyimpanan
barang
Internal control
1.
2.
Bagian penerimaan
barang
3.
Pengendalian umum
Pimpinan, wakil
pimpinan dan petugas
administrasi
1. Kehilangan data.
2. Kinerja kurang baik.
1.
2.
10
Bagian penerimaan barang
melakukan verifikasi terhadap
barang yang masuk dan
memberikan dokumen yang
bersangkutan
dengan
pemesanan.
Menggunakan barcode untuk
setiap barang yang masuk dan
melakukan
dokumentasi
terhadap kinerja karyawan.
Membatasi
pihak
yang
berhubungan
dengan
persediaan serta melakukna
pencatatan secara periodik dan
pengecekkan fisik perhitungan
persediaan secara bertahap.
Melakukan back up untuk
setiap data yang dimiliki untuk
menghindari hal diluar dugaan.
Melakukan
peninjauan
terhadap laporan kinerja.
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
Tabel 4
Aktivitas Pada Siklus Pendapatan
Aktivitas
Penginputan pesanan
penjualan
Pihak yang
mengotorisasi
Petugas administrasi
Ancaman
Internal Control
1. Data pesanan pelanggan tidak
lengkap dan akurat.
2. Melebihi kredit limit.
3. Otorisasi dokumen.
4. Habisnya persediaan, biaya
pergudangan
dan
pengurangan harga
1. Melakukan
pengecekan
ulang terhadap input data
pemesanan.
2. Adanya persetujuan dari
atasan dan kelengkapan data
pada file konsumen.
3. Setiap pembuatan dokumen
harus ditandatangani oleh
setiap
pihak
yang
bersangkutan.
4. Menerapkan
sistem
pengendalian
pada
persediaan.
1. Menyesuaikan
faktur
pesanan penjualan dengan
kartu pengambilan barang
dan surat jalan.
2. Membatasi
pihak
yang
berhubungan
dengan
persediaan, serta melakukan
pencatatan secara periodik
dan
pengecekkan
fisik
perhitungan
persediaan
secara bertahap.
1. Melakukan
pemisahan
fungsi
pengiriman
dan
penagihan.
2. Pemberian nomor ke semua
dokumen pengiriman dan
menyesuaikan faktur secara
periodik,
menyesuaikan
kartu pengambilan dan surat
jalan dengan faktur pesanan
penjualan.
3. Melakukan
pengecekkan
terhadap laporan penagihan
piutang
dengan
catatan
piutang
Melakukan
konfirmasi
pengesahan dan penyimpanan
semua penerimaan.
1. Melakukan back up untuk
setiap data yang dimiliki
untuk menghindari hal diluar
dugaan.
2. Melakukan
peninjauan
terhadap laporan kinerja.
1. Kesalahan pengiriman barang
: jenis barang, jumlah dan
alamat yang dituju salah.
2. Pencurian persediaan.
Pengiriman barang
ke pelanggan
Petugas pengiriman
Penagihan piutang
usaha
Petugas administrasi
Penerimaan kas
Wakil pimpinan
Pengendalian Umum
Pimpinan, wakil
pimpinan dan petugas
administrasi
1. Kegagalan untuk menagih
pelanggan.
2. Kesalahan dalam penagihan.
3. Kesalahan
dalam
memasukkan data ketika
memperbaharui
piutang
usaha.
Pencurian kas
1. Kehilangan data.
2. Kinerja yang buruk.
11
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
4.
Development
1.
Proses Pembelian
Informasi sediaan pada proses pembelian berasal dari MF inventory
dikombinasikan dengan file penjualan yang telah diinput. Dengan
mengkombinasikan MF inventory dengan file penjualan maka pimpinan dapat
langsung mengetahui sisa barang digudang. Selain itu untuk setiap transaksi
pembelian dan penerimaan barang akan dibuat bukti pengeluaran dan
penerimaan barang untuk mengetahui aliran kas yang keluar dan aliran
barang yang masuk.
2.
Proses Penjualan
Pada sistem baru ini setiap transaksi yang terjadi akan ter-record di
komputer dengan baik sehingga sulit untuk melakukan kecurangan/terjadi
kesalahan perhitungan. Setiap barang yang keluar dari gudang akan
terhubung dengan MF inventory sehingga secara otomatis akan mengurangi
MF inventory kalau ada ketidaksesuaian antara jumlah stok digudang dengan
data MF inventory maka itu berarti ada kehilangan inventory. Selain itu untuk
setiap pemasukan dan pengiriman barang akan dibuat bukti pemasukan dan
surat jalan. Sehingga dapat mengetahui aliran kas yang masuk dan aliran
barang yang keluar.
5.
Testing
Verifikasi uji coba rancangan sistem informasi manajemen sediaan
dilakukan pada program software yang sudah dilengkapi dengan data-data
operasional dari CV. Multi Jaya untuk melihat cara kerja dari hasil rancangan
tersebut kemudian memperlihatkannya pada pimpinan CV. Multi Jaya agar
pimpinan paham dan dapat melihat hasil yang dapat dicapai dari penggunaan
sistem informasi manajemen sediaan di CV. Multi Jaya. Uji coba dilakukan
untuk mengidentifikasi ketidak sesuaian hasil rancangan sebuah sistem
informasi dengan hasil yang diharapkan. Rancangan sistem informasi
manajemen sediaan yang telah dibuat harus dapat diadaptasi oleh karyawan
yang akan mengoperasikannya. Karyawan yang diberikan tugas dan tanggung
12
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
jawab untuk menjalankan sistem tersebut diberi pelatihan
agar dapat
mengoperasikan sistem yang telah dibuat dengan baik.
RINGKASAN DAN REKOMENDASI
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelaskan pada BAB I,
dijelaskan bahwa CV. Multi Jaya memiliki masalah dalam hal internal control
menyangkut inventory. Adanya masalah pada internal control maka akan
menyulitkan pihak manajemen dalam melakukan pengambilan keputusan. Untuk
mengatasi hal tersebut dilakukan perbaikan pada setiap proses yang terjadi di CV.
Multi Jaya dengan membuat rancangan pada sistem informasi manajemen sediaan
yang dapat memberikan dan menyediakan informasi dengan akurat, tepat waktu
dan relevan bagi CV. Multi Jaya.
Rancangan sistem informasi manajemen sediaan di CV. Multi Jaya
menggunakan system development life cycle (SDLC), namun dari tujuh tahapan
yang ada hanya digunakan lima tahapan, karena pada skripsi ini hanya membahas
tentang rancangan dan tidak sampai pada tahap sistem tersebut diterapkan oleh
perusahaan. Lima tahapan tersebut yaitu :
1. Planning
Membuat perencanaan untuk melakukan perubahan pada sistem
informasi di CV. Multi Jaya yang sebelumnya masih menggunakan cara
manual menjadi sistem yang terkomputerisasi dikarenakan dengan cara
manual terdapat beberapa masalah mengenai data pembelian dan data
penjualan serta jumlah sediaan. Adanya sistem yang baru diharapkan dapat
mengurangi masalah yang ada pada CV. Multi Jaya.
2. Analysis
Tahap selanjutnya yaitu melakukan analisis terhadap sistem yang
diterapkan pada proses pembelian dan penjualan di CV. Multi Jaya, masalah
apa yang ada pada setiap proses serta dampak yang ditimbulkan akibat
masalah yang ada. Berdasarkan analisis yang dilakukan dapat diketahui
perbaikan yang harus dilakukan pada rancangan sistem informasi yang baru.
Perbaikan yang dilakukan meliputi perubahan sistem informasi manajemen
13
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
yang awalnya masih menggunakan cara konvensional menjadi komputerisasi,
pemisahan tugas antara petugas yang melayanai pembelian secara tunai dan
kredit, pembagian tugas pada bagian gudang, pembuatan prosedur untuk
setiap aktivitas yang dilakukan pada proses pembelian dan penjualan.
3. Desain
Setelah tahapan analisis selesai berikutnya adalah tahapan desain atau
perancangan. Dalam tahapan ini menggunakan EDP (Electronic Data
Processing) meliputi hardware, software, serta brainware (perangkat keras,
perangkat lunak, dan siapa yang menjalankan program). Kemudian pada
perancangan dibuat pengendalian pada setiap proses pembelian dan penjualan
serta aktivitas yang ada pada proses tersebut.
4. Development
Setelah
melakukan
tahapan
desain
selanjutnya
tahapan
pengembangan, karyawan yang ditugaskan untuk menjalankan sistem
tersebut mempelajari penggunaan software tersebut untuk dioperasikan
sehingga karyawan dapat mengolah data yang ada sehingga bisa
menghasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan.
5. Testing
Software yang sudah dilengkapi dengan data-data operasional
selanjutnya di uji coba cara kerjanya dan memperlihatkan cara kerja tersebut
kepada pimpinan CV. Multi Jaya.
CV. Multi Jaya perlu melakukan perubahan terhadap perkembangan
teknologi informasi, dimana aktivitas yang selama ini dilakukan secara
manual dapat diganti dengan pemanfaatan teknologi komputer pada kegiatan
operasional badan usaha. Teknologi komputer tersebut digunakan untuk
mengoperasionalkan sistem informasi manajemen sediaan yang telah
dirancang.
Adanya
sistem
informasi
manajemen
sediaan
yang
terkomputerisasi dengan baik diharapkan pengambilan keputusan di CV.
Multi Jaya akan menjadi lebih baik, yang nantinya akan meningkatkan profit
badan usaha.
14
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
Selain menerapkan rancangan sistem informasi manajemen sediaan
yang terkomputerisasi, CV. Multi Jaya juga harus dapat melakukan
pengendalian terhadap setiap proses operasional yang dilakukan. Hal tersebut
untuk menghindari resiko yang nantinya akan muncul yang dapat menggangu
aktivitas operasional perusahaan. Serta CV. Multi Jaya harus dapat
melakukan pemisahan untuk tugas dan tanggung jawab untuk setiap bagian
agar dapat menghindari kecurangan yang dapat dilakukan oleh pihak yang
tidak berkepentingan, juga apabila setelah menerapkan rancangan sistem
informasi manajemen sediaan yang telah dibuat, CV. Multi Jaya harus
melakukan pembatasan akses terhadap database yang ada untuk menghindari
terjadinya menipulasi data oleh pihak yang tidak berkepentingan.
DAFTAR PUSTAKA
Arnold, J. R. Tony, and Stephen N. Chapman, 2004, Intoduction to Matrials
Management, International Edition, Fifth Edition, Prentice-Hall, Inc.,
New Jersey.
Baltzan Paige, Philips Amy, Haag Stephen, 2008, Business Driven Technology,
International Edition, Fifth Edition, McGraw Hill, Irwin.
Bodner, George H., and William S. Hopwood, 2004, Accounting Information
Systems, Ninth Edition, Pearson Education, Inc. Upper Saddle River,
New Jersey.
Dasaratha V. Rama and Fredrick L. Jones, 2006, Accounting Information
System, Cengage Learning Asia Pte, Ltd., Singapore.
Davis, Gordon B., 1998, Sistem Informasi Manajemen, Cetakan Kelima, PT
Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta.
International Trade Center, 2004, Module 11: Managing Inventory
Jogiyanto, H., 1999, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi Kedua. Andi,
Yogyakarta.
McLeod, Raymond Jr. and George Schell, 2004, Management Information
Systems, Ninth Edition, Pearson Prentice Hall,New Jersey.
Muller, Max, 2003, Essentials of Inventory Management, AMACOM, United
States of America.
15
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
O’Brien, James A., 1999, Management Information System, Fourth Edition,
McGraw-Hill Companies, United States of America.
Ristono, A., 2009, Manajemen Persediaan, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Romney, Marshall B. And Paul John Steinbart, 1997, Accounting Information
System, Eight Edition, Prentice Hall International, Inc., United States of
America.
Russel, Roberta S., and Bernard W. Taylor III, 2000, Operations Management:
Multimedia Version, Third Edition, Prentice-Hall International, Inc.,
United States of America.
Stevenson,William J., 2005, Operations Management, International Edition,
Eighth Edition, McGraw-Hill, Inc., New York.
Sutabri, Tata., 2005, Sistem Informasi Manajemen, First Edition, ANDI.,
Yogyakarta.
Tersine, Richard J., 1994, Principles of Inventory and Material Management,
Fourt Edition, Prentice Hall, Inc., Englewood Cliffs, New Jersey.
http://antidws.com/2011/12/20/peran-teknologi-informasi-ti-it-dalam-organisasiperusahaan/
http://beritadaerah.com
http://beverages-solutions.com
http://bigcola.indonetwork.co.id
http://elibrary.mb.ipb.ac.id/
http://id.wikipedia.org/wiki/Minuman_ringan
http://id.wikipedia.org/wiki/Minuman_berkarbonasi
http://medinahelmi.blogspot.com/2008/08/peranan-teknologi-informasi-dalamdunia.html
http://www.frontier.co.id
http://www.ifinancetoday.com
http://www.kumperindag.sulteng.go.id/v2/index.php?option=com_content&view=
article&id=86&Itemid=92
http://www.skalanews.com/baca/news/2/6/111185/daerah/industri-manufaktur-disulawesi-tengah-alami-pertumbuhan-.html
http://www.kotapalu.net/
16
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013)
www.bisnis.com
www.kompas.com
17