analisis sistem informasi akuntansi pembelian kredit pada pt inti
advertisement
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN KREDIT PADA PT INTI ANDALAN NUSANTARA NAMA NPM JURUSAN DOSEN PEMBIMBING : SISKA INAYATILLAH : 2A214314 : AKUNTANSI : SUDARSONO, SE., MM Latar Belakang Masalah Pada akuntansi memiliki sistem untuk menelaah proses pencatatan serta alur transaksi perusahaan dengan melihat informasi data yang terdapat pada perusahaan. Di dalam data transaksi akuntansi pasti terdapat transaksi pembelian dan penjualan baik itu perusahaan jasa, dagang maupun manufaktur. Pada perusahaan dagang pembelian dilakukan dari pemasok yaitu produk barang siap jual untuk dijual atau dipasarkan kembali untuk mendapatkan laba. Pembelian kredit seringkali diterapkan pada perusahaan dengan alasan mudah dalam berbisnis memliki laba yang cukup besar karna menunggu pembayaran dari penjualan barulah membayar pembelian tersebut kepada pemasok. Tetapi kredit juga termasuk cara berbisnis yang paling banyak mengandung resiko tetapi perusahaan pasti memiliki pengendalian terhadap resiko tersebut. Dengan menganalisa alur pembelian dari mulai transaksi yang dipakai pada pembelian barang dari pemasok, dokumen yang digunakan saat pembelian, produkproduk yang dibeli perusahaan untuk dijual kembali, prosedur dalam pembeliaan hingga barang pembelian sampai di gudang perusahaan. Dapat diketahui apakah alur pembelian yang digunakan perusahaan sudah efektif dan efisien atau belum. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas dalam penulisan karya ilmiah ini rumusan masalah yang diambil penulis adalah bagaimana analisis sistem informasi akuntansi pembeliaan kredit pada PT Inti Andalan Nusantara? Batasan Masalah Dalam penulisan ilmiah ini, penulis membatasi masalah pada sistem informasi akuntansi pembeliaan kredit PT Inti Andalan Nusantara pada tahun 2016 dengan menganalisa alur pembelian barang pada perusahaan tersebut di dukung oleh dokumen-dokumen yang digunakan, prosedur yang diterapkan perusahaan dan menggambarkannya menggunakan flowchart dan DFD dengan data kualitatif. Tujuan Masalah Berdasarkan permasalahan diatas yang sudah dijelaskan, maka tujuan dari penulisan penelitian ini dapat diketahui yaitu untuk mengetahui sistem informasi akuntansi pembelian kredit pada PT Inti Andalan Nusantara. METODE PENELITIAN Objek Penelitian Dalam penelitian ilmiah ini, yang menjadi objek adalah PT Inti Andalan Nusantara yang terletak di Rukan Newton Blok U-23 No.2 Legenda Wisata jalan Transyogi Cibubur Bogor JawaBarat kode pos 16967 Indonesia. Jenis dan Sumber Data • Jenis data yang akan digunakan pada penelitian ini adalah data primer atau data utama yang didapatkan langsung dari sumber objek penelitian yaitu dari pihak PT Inti Andalan Nusantara. • Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini bersumber dengan melakukan wawancara serta observasi langsung kepada PT Inti Andalan Nusantara. Data tersebut berupa data tentang profil perusahaan, struktur organisasi, dokumen-dokumen yang digunakan dalam pembelian kredit, fungsi-fungsi yang terkait pembelian kredit, prosedur serta catatan-catatan yang digunakan untuk pembelian kredit di perusahaan tersebut. Teknik Pengumpulan Data • • Observasi Teknik pengumpulan data pada penelitian adalah dengan cara observasi atau mendatangani langsung perusahaan untuk pengamatan yang lebih akurat mengenai data-data yang diperlukan untuk penelitian ini. Wawancara Untuk melengkapi data-data dalam penulisan ini, penulis mewawancarai responden (objek penelitian) mengenai hal-hal yang terkait dalam pembelian kredit yang dilakukan oleh perusahaan. Alat Analisis yang Digunakan • • Sistem Analisis Di tahap ini penulis akan melakukan pemeriksaan sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem pembelian pada PT Inti Andalan Nusantara. Setelah itu penulis juga akan mengidentifikasi permasalahan yang ada terkait kegiatan pembelian di perusahaan tersebut. Desain Sistem Di tahap ini penulis akan merancang sistem dengan membuat pemodelan proses menggunakan Flowchart, flowchart merupakan diagram symbol yang menunjukkan arus data. Pembahasan SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PADA PT INTI ANDALAN NUSANTARA • Prosedur Pembelian Tahapan Prosedur Prosedur-Prosedur 1. Prosedur permintaan pembelian 1. fungsi logistic akan mengisi formulir permintaan pembelian. 2. Memberikan formulir permintaan pembelian kepada fungsi finance, accounting & administrasi. 2. Prosedur order pembelian 1. Menerima formulir permintaan pembelian dari fungsi logistic. 2. Dibuat purchase order berdasarkan FPP 2 rangkap. 3. Mengirimkan purchase order rangkap 1 kepada pemasok, Rangkap 2 diarsipkan (Lanjutan) Tahapan Prosedur Prosedur-Prosedur 3. Prosedur order confirmation 1. Menerima surat order confirmation 2. Mengecek surat order confirmation apakah sudah sama dengan surat order pembelian atau belum. 3. Mengirim kembali surat order confirmation kepada pemasok. 4. Prosedur pencatatan transaksi pembelian 1. Menerima faktur pajak dan surat jalan. 2. Menandatangani faktur pajak pembelian dan surat jalan. 3. Mengirimkan kembali kepada pemasok. 4. Membuat Laporan Penerimaan Barang 5. Mencatat semua transaksi • Bagan Alir (Flowchart) Pembelian EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN • Analisis Fungsi Terkait PT Inti Andalan Nusantara masih menggabungkan beberapa kegiatan perusahaan dalam satu fungsi, seperti pada fungsi finance, accounting & administrasi ini yang melakukan kegiatan pembelian, pencatatan serta penerimaan barang pada satu fungsi. • Analisis Catatan Akuntansi Catatan akuntansi dalam pelaksaan kegiatan pembelian di PT Inti Andalan Nusantara terbilang cukup lengkap. • Analisis Dokumen Terkait Di dalam dokumen kurangnya rangkapan untuk pengarsipan dokumen di setiap fungsi yang mengeluarkan dokumen. • Analisis Prosedur Pembelian Dapat dilihat dari order pembelian, dimana fungsi yang terkait dalam pembelian tidak memilih pemasok karena pemasok sudah ditentukan oleh pihak perusahaan sehingga tidak terdapat surat penawaran harga. Sisem Akuntansi Pembelian Yang Diusulkan Penjelasan: Pada fungsi logistic akan mengisi Formulir Permintaan Pembelian (FPP) sesuai kebutuhan dalam pengadaan barang, FPP dibuat dengan 3 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada fungsi pembelian, rangkap kedua diberikan kepada fungsi finance, administrasi & accounting untuk di arsipkan, rangkap ketiga diarsip tetapkan di arsip fungsi logistic sesuai dengan tanggal pembuatan FPP. Setelah fungsi pembelian menerima FPP lalu dibuat Purchase Order (PO) dengan 3 rangkap sesuai dengan FPP. rangkap pertama diberikan kepada pemasok, rangkap kedua diberikan kepada fungsi finance, administrasi & accounting dan rangkap ketiga diarsipkan pada fungsi pembelian sesuai dengan tanggal PO. Kemudian fungsi pembelian akan menerima Order Confirmation (OC) dari pemasok yang akan di cek sesuai dengan PO jika sudah sesuai lalu ditanda tangani setelah itu dikirim kembali kepada pemasok untuk menghindarkan kesalahan dalam pembelian. Lanjutan: Pemasok akan mengirimkan faktur pembelian dan surat jalan kepada fungsi finance, administrasi & accounting setelah barang dikirim. Fungsi finance, administrasi & accounting akan menandatangani faktur dan surat jalan setelah itu dikirim kembali ke pemasok dan melakukan. Fungsi finance, administrasi & accounting juga melakukan pencatatan di register bukti kas keluar dan PO pada jurnal pembelian dan kartu utang. Setelah barang pembelian sudah berada di gudang, fungsi logistic akan melakukan pencatatan pada kartu persediaan. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan • Fungsi pembelian pada PT Inti Andalan Nusantara belum termasuk kriteria unsur pengendalian internal dikarenakan fungsi yang menjalankan kegiatan pembelian masih rangkap dan berbagai tugas di satu fungsi hanya dijalankan oleh satu orang karyawan. • Dokumen dalam pembelian kredit pada PT Inti Andalan Nusantara sudah berjalan cukup baik tetapi karna tidak ada pemilihan pemasok maka perusahaan tidak menggunakan surat permintaan penawaran harga dan perusahaan tidak membuat rangkapan dalam dokumen karena fungsi yang terkait hanya sedikit. • Catatan pada transaksi pembelian di PT Inti Andalan Nusantara termasuk lengkap karena dipisahkan antara catatan pembelian, hutang dan persediaan dengan pembukuannya masing-masing sehingga jika mencari data akan lebih mudah tetapi penulis tidak dapat melihat catatan akuntansi yang digunakan secara rinci. Saran Lebih baik perusahaan menambahkan karyawan di setiap fungsi dan penambahan fungsi yang telah dijabarkan pada sistem akuntansi pembelian yang diusulkan sehingga tugas yang dilakukan lebih efektif dan efisien. Pengarsipannya pun akan lebih mudah. Dan terdapat rangkapan dalam setiap dokumen sebagai tanda bukti telah terjadinya transaksi.