daftar isi - Universitas Sumatera Utara
advertisement
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM DIPLOMA III MEDAN PENGAWASAN INTERN KAS PADA PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA Skripsi Minor Diajukan Oleh: NOVI HANDAYANI NST 062101103 PROGRAM STUDI: KEUANGAN Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2009 Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. KATA PENGANTAR Puji dan syukur Alhamdulillah atas karunia ALLAH SWT, karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya lah penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini guna melengkapi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul skripsi minor ini adalah “ Pengawasan Intern Kas pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara.” Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tanpa bimbingan dan petunjuk dari dosen pembimbing dan pihak lain, penulis belum tentu dapat menyelesaikan skripsi minor ini. Oleh karena itu pada kesempatan ini perkenankan penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, M.Si Selaku Ketua Departemen Keuangan program Diploma III Fakultas Ekonomi Sumatera Utara. 3. Bapak Drs. Syafrizal Helmi Situmorang. SE, M.Si, selaku Sekretaris Departemen Keuangan program Diploma III fakultas Ekonomi Sumatera Utara. 4. Bapak Dra. FEPTY ANIAR, selaku Kasub. Bag. Akademik Fakultas Ekonomi Sumatera Utara. 5. Seluruh Dosen staf Pegawai di Fakultas Ekonomi Sumatera Utara. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. 6. Pimpinan dan Pegawai PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara yang telah bersedia memberi kesempatan dan bantuan kepada saya untuk memperoleh data-data yang saya perlukan dalam penulisan skripsi minor ini. 7. Buat “Yang selama ini ada diwaktu penulis susah maupun senang“ makasih ya. 8. Teman-temanku yang paling baik (widya, anggi, fitri, echa, ayu) yang selalu ada dalam hidupku. Spesial untuk kedua orang tua saya Ayahanda Soewarno Nst, Ibunda saya Azizah Aziz yang telah mengorbankan semua kasih sayang dan cintanya kepada anak-anaknya, semoga Allah memberikan berkat yang melimpah dan juga kesehatan. Spesial untuk adik saya M. Azwar Fauzi yang telah memberikan kasih sayangnya kepada saya Penulis menyadari adanya kekurangan dan kesilapan dalam penyusunan skripsi ini yang disebabkan keterbatasan kemampuan dan ilmu yang dimiliki oleh penulis. Untuk itu saya mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan skripsi minor ini. Akhir kata penulis berharap semoga skripsi minor ini dapat bermanfaat bagi semua orang yang membacanya serta menambah pengetahuan tentang perusahaan PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara. Medan, Juni 2009 Penulis ( Novi Handayani Nst) Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR ................................................................................... i DAFTAR ISI ................................................................................................ iii DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... v BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang .......................................................................... 1 B. Rumusan Masalah .................................................................... 4 C. Tujuan Penelitian ...................................................................... 5 D. Manfaat Penelitian ................................................................... 5 BAB II: PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Singkat ........................................................................ 6 B. Jenis Usaha ............................................................................... 9 C. Struktur Organisasi .................................................................. 10 D. Job Description ...................................................................... 11 E. Kinerja Usaha Terkini................................................................... 13 F. Rencana Kerja .......................................................................... 14 BAB III : PEMBAHASAN A. Pengertian Pengawasan Intern Kas ............................................ 15 B. Penerapan Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Intern Kas ...... 17 B.1 Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas .......................... 22 B.2 Mengenali Bukti Penerimaan dan Pengeluaran Kas .............. 26 Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. B.3 Mengenali Formulir Verifikasi Penerimaan dan Pengeluaran Uang Kas ......................................................................................... 28 B.4 Cara Menerima dan Mengeluarkan Uang Kas ...................... 28 C. Pengawasan Intern Terhadap Kas .............................................. 30 BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan .............................................................................. 32 B. Saran ......................................................................................... 33 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. DAFTAR GAMBAR Halaman 1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT, PLN (Persero) Wilayah SUMUT .... 10 2. Gambar 3.1 Prosedur Penerimaan Uang Kas .............................................. 23 3. Gambar 3.2 Prosedur Pengeluaran Kas ....................................................... 25 Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Keuangan merupakan ilmu dan seni dalam mengelola uang yang langsung mempengaruhi kehidupan setiap individu maupun organisasi. Keuangan ini berhubungan dengan proses, lembaga, pasar, dan instrument yang terlibat dalam transaksi uang. Diantara bisnis, individu maupun pemerintah terlibat langsung dengan apa yang dinamakan dengan proses keuangan tersebut. Ada tiga laporan keuangan yang dapat digunakan untuk menggambarkan kondisi keuangan dan kinerja perusahaan yaitu: Neraca, Laporan Laba Rugi, Laporan Arus Kas. Neraca memberikan gambaran tentang aktiva, utang, dan ekuitas pemilik perusahaan untuk suatu saat. Sedangkan laporan laba rugi merupakan gambaran pendapatan bersih dari kegiatan operasi perusahaan selama periode tertentu. Laporan arus kas menggabungkan informasi dari neraca dan laba rugi untuk menggambarkan sumber dan penggunaan kas selama periode tertentu. Setiap perusahaan baik perusahaan dagang, industri ataupun jasa akan selalu memperhitungkan keadaan uang kas untuk dapat membiayai kegiatan operasional sehari-hari, sehingga kas mempunyai kedudukan yang sangat penting dalam perusahaan untuk mencapai tujuannya yaitu laba, lebih jauh daripada itu agar perusahaan tetap berjalan. Kas merupakan rencana kegiatan yang akan dilakukan selama jangka waktu tertentu. Dengan kata lain anggaran merupakan rencana kegiatan yang 1 Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. dilakukan dan disusun secara teliti. Penyusunan anggaran kas perusahaan harus mempunyai sistem yang diterapkan guna kelancaran usaha dalam mencapai tujuan. Kas sangat penting bagi perusahaan untuk menjaga likuiditas peerusahaan karena dengan anggaran kas dapat diketahui bila terjadi kelebihan ataupun kekurangan kas dalam perusahaan. Hal itu memungkinkan perusahaan untuk menganalisis tingkat pembiayaan yang mudah sehingga dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan dibidang investasi dan pengadaan. Pengelolaan keuangan perusahaan merupakan bagian dari manajemen keuangan. Ruang lingkup manajemen keuangan meliputi: Perencanaan pendapatan dan pengeluaran aktivitas usaha, Perencanaan pengeluaran investasi, Perencanaan pendanaan apabila penerimaan dari aktivitas usaha tidak mencukupi untuk mendanai pengeluaran usaha maupun investasi, Melakukan pengelolaan keuangan termasuk pengendaliannya agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Perencanaan pendapatan dan pengeluaran aktivitas usaha serta perencanaan pengeluaran investasi, dituangkan dalam RJPP (Rencana jangka panjang perusahaan) yang ditetapkan lima tahun sekali dan RKAP (rencana kerja dan anggaran perusahaan) serta anggaran kas (cash budget) yang ditetapkan setiap tahun berdasarkan usulan dari unit-unit PLN. RKAP berisi anggaran tunai dan non tunai sedangkan Cash budget anggaran tunai. Pengertian anggaran non tunai adalah anggaran tunai bagi unit lain dalam rangka memberikan pelayanan jasa/produk kepada unit PLN yang Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. memiliki anggaran non tunai. Contoh Pelayanan pendidikan oleh PLN Jasdik menggunakan anggaran non tunai dari unit-unit PLN lain yang menggunakan jasa pendidikan. Bagi PLN Jasdik anggaran non tunai dari unit-unit PLN lain ini adalah anggaran tunai baginya. Contoh lain, Pelayanan sebagian pasokan material dari gudang suatu unit PLN menggunakan anggaran non tunai dari unit PLN tersebut karena bagian tersebut adalah sisa material yang masih ada di gudang. Mekanisme pembebanan untuk anggaran non tunai adalah dengan penota bukuan. Nota buku debet bagi unit yang menggunakan jasa merupakan nota kredit bagi unit yang memberikan jasanya. Pengelolaan uang tunai berdasarkan anggaran tunai dilakukan oleh fungsi keuangan, sedangkan pengendalian uang non tunai dilakukan oleh fungsi akuntansi. Aktivitas pendanaan sepenuhnya merupakan wewenang PLN Pusat. Pendanaan PLN bersumber dari : Anggaran PLN (APLN), Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN), Pinjaman (loan), Subsidi pemerintah. Penjelasan tentang perencanaan: pendapatan, pengeluaran aktivitas usaha, investasi dan pendanaan tidak akan dibahas dalam materi ini. Dalam materi ini hanya akan dibahas tentang pengelolaan uang dengan acuan anggaran tunai (cash budget). Pengelolaan keuangan imprest mengacu pada Cash budget (anggaran kas) yang merupakan bagian dari RKAP dengan sumber dana PLN yang dananya diperoleh dari hasil pendapatan usaha maupun pinjaman PLN. Penyaluran dana kas di PLN dilakukan berjenjang sesuai dengan jenjang organisasi di PLN. Jenjang organisasi di PLN meliputi 3 jenjang, yaitu: (1) PLN Pusat, (2) UPI (Unit Pelayanan induk) seperti kantor: Wilayah/Distribusi/P3B/ Pengembangan/ Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. Penyaluran/JMK/Induk unit penunjang: Jasdik/ J&P / Jaseng/ Jaser / Litbang, dll. (3) UP (Unit Pelayanan) seperti kantor: cabang/ APJ/ APLA/ AJ/ UPJ/ UPD/ UPT/ Unit settlemen/Unit bidding/USKP/Udiklat/Unit Produksi. Objek penelitian penulis adalah PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara, yang merupakan perusahaan yang begerak dalam bidang jasa. kas yang terdapat pada perusahaan ini merupakan unsur yang paling penting dalam meningkatkan kinerja operasionalnya. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian secara langsung untuk mengetahui sejauh mana pelaksanaan pengawasan kas yang dilakukan oleh PT. PLN (Persero), dengan memilih judul “ Analisis Pengawasan Anggaran Kas Pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara”. B. Perumusan Masalah Untuk membuat suatu perencanaan riset guna mencapai hasil baik dan terarah. Perlu ditetapkan apa yang akan menjadi masalah pokok pada suatu perusahaan tertentu yang dijadikan objek penelitian. oleh karena itu dalam perusahaan lebih lanjut, penulis membatasi diri hanya merumuskan permasalahan perusahaan pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera utara, yaitu: 1. Bagaimana PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara melakukan pencatatan terhadap transaksi kas ? 2. Bagaimana penerapan sistem pengawasan intern yang dilaksanakan perusahaan dalam mengamankan kas yang ada dalam perusahaan ? Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. C. Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui bagaimana kebijaksanaan perusahaan melaksanakan pengawasan intern terhadap kasnya. 2. Bagi perusahaan dijadikan sebagai dasar pertimbangan dalam memperbaiki atau mengembangkan perusahaan, terutama manager bidang keuangan dan akuntansi dalam memperkuat sistem pengawasan pada perusahaan. D. Manfaat Penelitian 1. Bagi perusahaan, sebagai bahan masukan dan perbaikan sistem pengawasan kas. 2. Bagi penulis, untuk memperluas wawasan mengenai pengawasan intern kas dan sebagai bahan perbandingan di dalam melakukan penulisan dan penelitian di masa yang akan datang. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Singkat Sejarah kelistrikan di Sumatera Utara bukanlah baru. Kalau listrik mulai ada di wilayah Indonesia tahun 1893 di daerah Batavia (Jakarta sekarang ), maka 30 tahun kemudian (1923) listrik mulai ada di Medan. Sentralnya dibangun di tanah pertapakan Kantor PLN Cabang Medan yang sekarang di Jl. Listrik No. 12 Medan, dibangun oleh NV NIGEM / OGEM perusahaan swasta Belanda. Kemudian menyusul pembangunan kelistrikan di Tanjung Pura dan Pangkalan Brandan (1924), Tebing Tinggi (1927), Sibolga (NV ANIWM) Brastagi dan Tarutung (1929), Tanjung Balai (1931) milik Gemeente – Kotapraja, Labuhan Bilik (1936) dan Tanjung Tiram (1937) Masa penjajahan Jepang , Jepang hanya mengambil alih pengelolaan Perusahaan Listrik Swasta Belanda tanpa mengadakan penambahan mesin dan perluasan jaringan. Daerah kerja dibagi menjadi Perusahaan Listrik Sumatera Utara, Perusahaan Listrik Jawa dan seterusnya sesuai struktur organisasi pemerintahan tentara Jepang waktu itu. Setelah Proklamasi RI 17 Agustus 1945, dikumandangkanlah Kesatuan Aksi Karyawan Perusahaan Listrik di seluruh penjuru tanah air untuk mengambil alih perusahaan listrik bekas milik swasta Belanda dari tangan Jepang. Perusahaan Listrik yang sudah diambil alih itu diserahkan kepada Pemerintah RI dalam hal ini Departemen Pekerjaan Umum. Untuk mengenang peristiwa ambil alih itu, maka dengan Penetapan Pemerintah No.1 SD/45 ditetapkan tanggal 27 Oktober sebagai Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada6PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. Hari Listrik. Sejarah memang membuktikan kemudian bahwa dalam suasana yang makin memburuk dalam hubungan Indonesia – Belanda, tanggal 3 Oktober 1953 keluar Surat Keputusan Presiden No. 163 yang memuat ketentuan Nasionalisasi Perusahaan Listrik milik swasta Belanda sebagai bagian dari perwujudan pasal 33 ayat(2) UUD 1945. Setelah aksi ambil alih itu, sejak tahun 1955 di Medan berdiri Perusahaan Listrik Negara Distribusi Cabang Sumatera Utara (Sumatera Timur dan Tapanuli) yang mula-mula dikepalai R. Sukarno (merangkap kepala di Aceh), tahun 1959 dikepalai oleh Ahmad Syaifullah. Setelah BPU PLN berdiri dengan SK Menteri PPUT No. 16/1/20 tanggal 20 Mei 1961, maka organisasi kelistrikan dirubah. Sumatera Utara, Aceh, Sumbar, Riau menjadi PLN Eksploitasi . Tahun 1965, BPU PLN dibubarkan dengan Peraturan Menteri PUT No. 9 /PRT/64 dan Peraturan Menteri No. 1/PRT/65 ditetapkan pembagian daerah kerja PLN menjadi 15 Kesatuan daerah Eksploitasi. Sumatera Utara tetap menjai Eksploitasi I. Dari Eksploitasi I Sampai Wilayah II Sebagai tindak lanjut dari pembentukan PLN Ekploitasi I Sumatera Utara tersebut, maka dengan keputusan Direksi PLN No. KPTS 009/DIRPLN/66 tanggal 14 April 1966, PLN Eksploitasi I dibagi menjadi empat cabang dan satu sektor, yaitu Cabang Medan, Binjai, Sibolga, P.Siantar (Berkedudukan di Tebing Tinggi). PP No. 18 tahun 1972 mempertegas kedudukan PLN sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara dengan hak, wewenang dan tanggung jawab membangkitkan, menyalurkan dan mendistribusikan tenaga listrik ke seluruh Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. Wilayah RI. Dalam SK Menteri tersebut PLN Eksploitasi I Sumatera Utara diubah menjadi PLN Eksploitasi II Sumatera Utara. Kemudian menyusul Peraturan Menteri PUTL No. 013/PRT/75 yang merubah PLN Eksploitasi menjadi PLN Wilayah. PLN Eksploitasi II menjadi PLN Wilayah II Sumatera Utara. Dari Perum menjadi Persero Dengan keluarnya peraturan pemerintah No. 23 / 1994 tanggal 16 Juni 1994 maka ditetapkan status PLN sebagi persero. Adapun yang melatarbelakangi perubahan status tersebut adalah untuk mengantisipasi kebutuhan listrik yang terus meningkat dewasa ini. Dimana pada abad 21 nanti, PLN tidak dapat tidak harus mampu menghadapi tantangan yang ada. PLN harus mampu menggunakan tolak ukur Internasional, dan harus mampu berswadaya tinggi, dengan manajemen yang berani transparan, terbuka, desentralisasi, profit center dan cost center. Untuk mencapai tujuan PLN meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan mendorong perkembangan industri pada PJPT II yang tanggung jawabnya cukup besar dan berat, kerjasama dan hubungan yang harmonis dengan instansi dan lembaga yang terkait perlu dibina dan ditingkatkan terus. Pemisahan Wilayah, Pembangkitan dan Penyaluran Perkembangan kelistrikan di Sumatera Utara terus mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang begitu pesat, hal ini ditandai dengan semakin bertambahnya jumlah pelanggan, perkembangan fasilitas kelistrikan, kemampuan pasokan listrik dan indikasi – indikasi pertumbuhan lainnya. Untuk Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. mengantisipasi pertumbuhan dan perkembangan kelistrikan Sumatera Utara dimasa – masa mendatang serta sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan jasa kelistrikan, maka berdasarkan Surat Keputusan Nomor 078.K/023/DIR/1996 tanggal 8 Agustus 1996 dibentuk organisasi baru bidang jasa pelayanan kelistrikan yaitu PT PLN (Persero) Pembangkitan dan Penyaluran Sumatera Bagian Utara. Dengan pembentukan Organisasi baru PT PLN (Persero) Pembangkitan dan Penyaluran Sumatera Bagian Utara yang terpisah dari PT PLN (Persero) Wilayah II, maka fungsi – fungsi pembangkitan dan penyaluran yang sebelumnya dikelola PT PLN (Persero) Wilayah II berpisah tanggung jawab pengelolaanya ke PLN Pembangkitan dan Penyaluran Sumbagut. Sementara itu, PT PLN (Persero) Wilayah II berkonsentrasi pada distribusi dan penjualan tenaga listrik. Pada Tahun 2003 PT. PLN (Persero) Wilayah II Berubah Menjadi PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara. B. Jenis Usaha / Kegiatan PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera utara merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang melayani masyarakat dalam bentuk memberikan pasokan tenaga listrik ke seluruh pelosok tanah air Indonesia. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. D. Job Description 1. General Manager Bertanggung jawab atas pengelolaan usaha melalui optimalisasi seluruh sumber daya secara efisien, efektif dan sinergis; pengelolaan pengusahaan pembangkitan, pendistribusian dan penjualan tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang memadai secara efisien, meningkatkan mutu dan keandalan serta pelayanan pelanggan; dan memastikan terlaksananya Good Corporate Governance (GCG) di PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara 2. Bidang Perencanaan Bertanggung jawab atas tersusunnya perencanaan kerja, sistem menajemen kinerja, perencanaan investasi, pengembangan aplikasi sistem informasi, untuk mendukung upaya pengusahaan tenaga listrik yang memiliki efisiensi, mutu dan keandalan yang baik serta upaya pencapaian sasaran dan ketersediaan kerangka acuan pelaksanaan kerja 3. Bidang Teknik Bertanggung jawab atas tersusunnya strategi, standarisasi dan penerapan sistem pengelolaan jaringan distribusi dan pembangkit serta penerapan manajemen lingkungan dan keselamatan ketenagalistrikan serta upaya pencapaian sasaran dan ketersediaan kerangka acuan pelaksanaan kerja, untuk mendukung upaya pengusahaan tenaga listrik yang efektif, efisien dengan tingkat mutu dan keandalan yang baik serta upaya pencapaian sasaran dan ketersediaan kerangka acuan pelaksanaan kerja Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. 4. Bidang Niaga dan Pelayanan Pelanggan Bertanggung jawab atas upaya pencapaian target pendapatan dari penjualan tenaga listrik, pengembangan pemasaran yang berorientasi kepada kebutuhan pelanggan dan transaksi pembelian tenaga listrik yang memberikan nilai tambah bagi Perusahaan, serta ketersediaan standar pelaksanaan kerja dan tercapainya interaksi kerja yang baik antar unit-unit pelaksanaan. 5. Bidang Keuangan Bertanggung jawab atas penyelanggaraan keuangan sesuai dengan pronsipprinsip manajemen keuangan yang baik, pengelolaan pajak dan asuransi yang efektif serta penyajian laporan keuangan dan akuntansi yang akurat dan tepat waktu. 6. Bidang Sumberdaya Manusia dan Organisasi Bertanggung jawab atas penyelenggaraan pengelolaan manajemen SDM berbasis kompetensi, pengembangan organisasi, evaluasi tingkat organisasi unit, perencanaan tenaga kerja, dan anggaran kepegawaian, pengelolaan data dan administrasi kepegawaian serta hubungan industrial 7. Bidang Komunikasi Hukum dan Administrasi Bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi dan kesekratariatan, komunikasi, masyarakat, dan hukum ; pengelolaan keamanan, aset, sarana dan prasarana kantor, serta pembinaan lingkungan untuk mendukung kelancaran kerja organisasi Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. 8. Audit Internal Bertanggung jawab atas penyelenggaraan audit internal sesuai program kerja pemeriksaan tahunan dan pemantauan tindak lanjut hasil temuan, pembinaan dan penyempurnaan sistem manajemen dan oprasional untuk mendukung terlaksananya tata kelola perusahaan yang baik E. Kinerja Usaha Terkini 1. Pada akhir tahun 2008 daya terpasang pembangkit PLN mencapai 21.425 MW yang tersebar di seluruh Indonesia. 2. Kapasitas sesuai jenisnya adalah sebagai berikut : - Pembangkit Listrik Tenaga Air (PLTA), 3.184 MW - Pembangkit Listrik Tenaga Diesel (PLTD), 3.073 MW - Pembangkit Llistrik Tenaga Uap (PLTU), 6.800 MW - Pembangkit Listrik Tenaga Gas (PLTG), 1.748 MW - Pembangkit Listrik Tenaga Gas dan Uap (PLTGU), 6.241 MW - Pembangkit Listrik Tenaga Panas Bumi (PLTP), 380 MW 3. Transmisi dan Distribusi Di Jawa-Bali memiliki Sistem Interkoneksi Transmisi 500 kV dan 150 kV sedangkan di luar Jawa-Bali PLN menggunakan sistem Transmisi yang terpisah dengan tegangan 150 kV dan 70 kV. Pada akhir tahun 2008, total panjang jaringan Transmisi 500 kV, 150 kV dan 70 kV mencapai 25.989 kms, jaringan Distribusi 20 kV (JTM) sepanjang 230.593 kms dan Jaringan Tegangan Rendah (JTR) sepanjang 301.692 kms. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. 4. Sistem Kontrol Pengaturan daya dan beban Sistem Ketenagalistrikan di Jawa-Bali dan supervisi pengoperasian sistem 500 kV secara terpadu dilaksanakan oleh Load Dispatch Center / Pusat Pengatur Beban yang terletak di Gandul, Jakarta Selatan. Pengaturan operasi sistem 150 kV dilaksanakan oleh Area Control Center yang berada di bawah pengendalian Load Dispatch Center. Di Sistem Jawa-Bali terdapat 4 Area Control Center masing-masing di Region Jakarta dan Banten, Region Jawa Barat, Region Jawa Tengah & DI Yogyakarta dan Region Jawa Timur & Bali. F. Rencana Kerja Bidang keuangan ertanggung jawab atas penyelenggaraan keuangan sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen keuangan yang baik sesuai ketentuan yang berlaku serta menerapkan tata kelola perusahaan yang baik. Bagian memiliki tugas: Mengajukan permintaan dropping anggaran tunai ke PLN Pusat, Membuat perencanaan aliran kas pembiayaan AO / AI, Melaksanakan dropping kas pembiayaan ke unit (imprest), Meneliti kelengkapan dokumen pendukung pembayaran, Melaksanakan pembayaran atas transaksi sesuai batas kewenangan yang diberikan, Melaksanakan rekonsiliasi kas, bank imprest, Melaksanakan pengendalian kas pembiayaan unit, Melakukan pemungutan dan penyetoran pajak, Melakukan rekonsiliasi piutang pegawai, melakukan rekonsiliasi hutang usaha. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Pengawasan Intern Kas Pengawasan intern kas pada umumnya telah banyak digunakan oleh masyarakat sebagai alat pengawasan yang sangat membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas sehingga mempunyai peranan yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Pada perusahaan kecil biasanya pengawasan dilakukan oleh pimpinan sendiri/pemilik, makin besar dan luas suatu perusahaan tentu semakin luas organisasi yang harus dikelola. Dalam rangka pengawasan operasi-operasi pimpinan perlu mendelegasikan wewenang pada bawahan yang bersandar pada sistem akuntansi. Prosedur-prosedur terperinci yang digunakan pengusaha untuk mengawasi operasi-operasi tersebut dengan internal Control atau pengawasan intern. Salah satu fungsi manajemen yang penting adalah fungsi pengawasan (Controlling). Fungsi pengawasan terdiri dari semua aktivitas yang berhubungan dengan penentuan atau evaluasi mengenai apa yang telah dicapai sampai berapa jauh pelaksanaan sesuai dengan rencana dan kebijaksanaan pimpinan. Untuk dapat menentukan adanya penyimpangan di dalam pelaksanaan perlu diketahui dahulu tahap perencanaan norma atau ukuran yang memadai dasar hasil pelaksanaannya. Fungsi pengawasan dapat dilaksanakan secara aktif melalui pemeriksaan pelaporan, Namun pemeriksaan maupun pelaporan umumnya bersifat represif, yaitu bahwa apabila sesuatu kecurangan diketahui, maka kejadiannya telah Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada 15 PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. berlalu. Untuk memperoleh sistem pengawasan yang sifatnya repentif maka perlu adanya suatu cara tertentu. Menurut Carl S. Warren, James M. Reeve, Philip E. Fees (2005, 351): kas karena sifatnya yang sangat mudah dipindahtangankan dan tidak dapat dibuktikan pemiliknya, maka kas mudah diselewengkan dan digelapkan. Setelah di uraikan secara ringkas tentang pengawasan intern, maka untuk meningkatkan efisiensi dalam suatu perusahaan baik itu berbentuk dagang, jasa maupun berbentuk industri perlu dilaksanakan pengawasan intern yang meliputi organisasi serta semua metode dan ketentuan yang dimiliki suatu perusahaan. Organisasi serta semua metode dan ketentuan yang dikoordinasi tersebutlah sebagai alat perusahaan dalam melindungi harta miliknya dari kecurangankecurangan yang mungkin terjadi, mengcek kecermatan dan kebenaran akuntansi yang meningkatkan efisiensi Defenisi di atas menunjukkan bahwa suatu sistem pengawasan intern yang baik itu akan berguna untuk: 1. Menjaga kekayaan organisasi 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi 4. Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen Walaupun demikian kita tidak biasa berfokus pada pengawasan intern yang telah diuraikan di atas. Karena begitu banyaknya literatur-literatur atau buku-buku dari para ahli tersebut, untuk itu dibatasi pengertian pengawasan intern yaitu pengertian yang dipandang dalam arti sempit dan arti yang luas. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. Dalam arti yang sempit pengawasan merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (Crossfooting) maupun penjumlahan menurun. Istilah pengawasan intern (Internal Control) disamakan dengan Internal Check. Menurut Sukarno (2002, 169): Prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian dari data-data administrasi seperti mencocokkan penjumlahan Horizontal dengan pengawasan Vertikal. Sedangkan dalam arti yang luas tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan yang bersifat akuntansi dan pengawasan akuntansi dan pengawasan administrasi. Menurut Munawir (2002, 391): Pengawasan intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan yang bertuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, Memajukan efisiensi di dalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manjemen yang telah ditetapkan lebih dahulu. B. Penerapan Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Intern Kas. Fungsi pengelola keuangan kas adalah: 1. Melaksanakan tata usaha keuangan kas. Tata usaha keuangan kas meliputi kegiatan: pembuatan bukti bukti penerimaan dan pengeluaran kas/bank, mencatat buku harian kas (klad kas/daftar Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. kasir) dan buku harian bank, mengisi kartu pengendalian, menyimpan uang kas serta membuat laporan saldo kas/bank. 2. Mencegah terjadinya kebocoran dana Untuk mencegah terjadinya kebocoran dana maka setiap pengeluaran selain harus mengacu pada anggaran kas yang telah ditetapkan juga harus sesuai dengan persyaratan dalam kontrak untuk barang/jasa yang dibeli. Uang adalah benda yang paling mudah menghilang, dan susah untuk dapat dibuktikan. Andaikan anda lupa meninggalkan uang anda di meja, dan pada saat kembali uang tersebut sudah menghilang, maka sulit untuk membuktikan siapa yang mengambilnya, karena tidak ada identitas untuk mengenalinya. Oleh sebab itu banyak usaha dijalankan untuk dapat mengamankan uang, mulai dari uang tempat penyimpanan yang sulit untuk dibongkar sampai ke lemari tempat penyimpanan yang memiliki kunci ganda serta kode rahasia dan hanya petugas tertentu yang memiliki kunci ganda serta kode rahasia dan hanya petugas tertentu yang mengetahui kode rahasianya. Ruang untuk melakukan transaksi pembayaran dan penerimaan uang juga dibuat khusus, penerimaan atau pembayar hanya diperkenankan bertransaksi melalui jendela loket, hal ini untuk menghindari hilangnya uang yang tercecer di meja petugas keuangan. 3. Mengoptimalkan likuiditas perusahaan Walaupun sudah ada anggaran kas sebagai acuan pengeluaran uang, kadang kala ada keperluan mendesak yang harus dibayar sedangkan dropping uang dari unit pusat belum turun. Sebagai contoh Anggaran investasi memperbaiki bak penampungan air, SKKI (Surat kuasa investasi) dan AT Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. (Alokasi tunainya) sudah disetujui oleh unit pusat, akan tetapi dengan kondisi yang semakin parah dan bila tidak segera diperbaiki akan menghambat pasokan air, maka dapat digunakan dahulu uang yang ada untuk membayar. Tindakan ini secepatnya diikuti dengan permohonan ke unit pusat agar segera dapat diturunkan dropping tunainya, untuk mengantisipasi bila pemilik anggaran mengajukan tagihannya. 4. Memelihara likuiditas perusahaan Pengertian likuiditas adalah kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban jangka pendeknya. Memelihara likuiditas perusahaan merupakan kegiatan utama pengelola keuangan kas. Jangan sampai terjadi besar pasak dari pada tiang. Walaupun sudah ada anggaran kas, pertimbangan prioritas dan kepentingan yang mendesak dalam mengeluarkan uang masih sangat diperlukan. Hal ini perlu dilakukan karena dalam realitanya banyak ditemukan aktivitas yang mundur ataupun maju dari jadwal semula. Pengelola keuangan harus dapat mengidentifikasi sifat-sifat biaya yang dikeluarkan, apakah biaya yang akan dikeluarkan tersebut untuk keperluan reguler rutin selalu dikeluarkan seperti halnya gaji pegawai, pembelian bahan bakar, pemeliharaan rutin ataukah untuk aktivitas yang belum jelas waktu pelaksanaannya seperti halnya jasa produksi, pelatihan pegawai, realisasi investasi dan lain-lain. Jika demikian halnya sering timbul pertanyaan yang apa gunanya anggaran kas dalam bentuk cash flow yang merinci rencana pengeluaran secara detail dalam hal waktu? Pertanyaan ini wajar, karena realitanya banyak aktivitas yang tidak sesuai jadwal. Justru disinilah letak pentingnya anggaran kas dalam bentuk cash Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. flow sebagai alat pengendalian pengeluaran dan penerimaan kas. Secara umum tujuan dari pengendalian kas adalah untuk mengevaluasi kemampuan perusahaan dalam menghasilkan kas atau setara kas dibandingkan dengan realita pengeluarannya. Aktivitas yang pelaksanaannya sehingga cadangan kasnya perlu digeser waktunya dan aktivitas apa yang pelaksanaannya maju sehingga perlu dicarikan sumber pembiayaannya. Dalam melakukan pengendalian arus kas, petugas keuangan tidak dapat berjalan sendiri, terutama untuk pengeluaran bagi aktivitas yang belum pasti realisasi pelaksanaannya. Koordinasi dengan pelaksana aktivitas (user) sangat diperlukan, untuk mendapatkan informasi yang relevan dan up to date tentang maju atau mundurnya pelaksanaan program kerja sehingga perlu dilakukan penyesuaian waktu arus kas pengeluaran ataupun pendapatannya. Saldo Kas Maksimal Pada Akhir Bulan Sesuai surat Edaran Direksi PT PLN (Persero) No. 21.E/012/DIR/2000, tanggal 5 Juni 2000, tentang penyusunan dan penggunaan arus kash (cash flow) untuk satuan unit administrasi C.3 ditetapkan bahwa saldo kas imprest maksimum yang direncanakan dihitung dengan cara menjumlahkan seluruh unsur-unsur sebagai berikut: a. Jumlah 1 (satu) minggu biaya rutin pemeliharaan instalasi Jumlah 1 (satu) minggu perawatan kesehatan untuk pegawai & pensiunan b. Jumlah 1 (satu) minggu biaya perjalanan dinas c. Jumlah 1 (satu) minggu biaya penagihan rekening Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. d. Jumlah 1 (satu) minggu pencatatan meter Saldo kas unit administrasi tidak boleh melebihi saldo kas maksimal . bila saldo kas unit melebihi saldo kas maksimal, maka kelebihannya harus disetorkan ke Unit Pusat atau Unit Pusat akan mengurangi jumlah droppingnya ke unit Sebaliknya apabila saldo kas unit adminstrasi kurang dari saldo maksimal yang ditetapkan, maka dropping selanjutnya dari unit pusat akan sama dengan jumlah yang telah ditetapkan dalam cash flow. Apabila unit administrasi meminta jumlah dropping lebih besar dari yang ditetapkan akan diberikan sepanjang tidak melampaui pada anggaran kas setahun yang telah ditetapkan. 5. Melakukan pembayaran dan penerimaan uang dengan bukti dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan. Sebelum memutuskan penerimaan uang harus dipertimbangkan, dari mana asal uang tersebut akan apakah ada pos anggarannya. Penerimaan uang di luar pos anggaran sebaiknya di tolak. Contoh seorang pegawai bekerja diluar perusahaan pada jam kerja, kemudian ia menyetorkan uang penghasilannya kepada perusahaan, hal ini tidak dapat diterima, karena peraturan yang ada adalah mengharuskan pegawai bekerja di perusahaan selama jam kerja. Sebaliknya sebelum memutuskan pengeluaran uang harus dipertimbangkan, apakah dokumen pendukung dari tagihan yang diajukan ke fungsi keuangan dapat digunakan sebagai bukti yang dapat dipertanggung jawabkan. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. B.1. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas 1. Jenis pensiunan penerimaan dan pengeluaran kas meliputi : a. Penerimaan uang kas berasal dari: 1. Dropping PLN Pusat ke UPI dan dropping dari UPI ke UP 2. Titipan dana pensiun dari Yayasan dana pensiun untuk diserahkan kepada PLN. 3. Pungutan Pajak untuk diserahkan ke bank persepsi 4. Pungutan PPJU (Pajak penerangan jalan umum) untuk disetorkan ke Pemerintah daerah (PEMDA). b. Pengeluaran uang kas digunakan untuk: 1. Membayar keperluan operasional (Pembelian tenaga listrik, Bahan bakar, ongkos angkut, bahan kimia, Biaya Pegawai, pemeliharaan pekerjaan jasa dan pembelian material, Biaya pegawai dan Biaya administrasi) 2. Membayar keperluan investasi 3. Menyetorkan punguan pajak 4. Menyetorkan pungutan PPJU 5. Membayar uang pensiun 2. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas a. Prosedur penerimaan imprest meliputi tahapan sebagai berikut: 1. Penerimaan barang 2. Melampirkan dokumen bukti penerimaan uang 3. Memverifikasi dokumen pendukung penerimaan uang 4. Membuat bukti penerimaan kas/bank imprest dan mencetaknya 5. Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan setuju penerimaan di bukti penerimaan kas/bank 6. Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui penerimaan uang di bukti penerimaan kas/bank. 7. Mencatat pada buku Klad kas/daftar kasir atau buku harian bank Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. 8. Menyerahkan bukti penerimaan dan pendukungnya ke fungsi akuntansi Prosedur penerimaan uang Kas Melampirkan Dokumen Bukti Penerimaan Uang Penerimaan Uang Memverifikasi dokumen pendukung penerimaan uang Membuat bukti penerimaan kas/bank dan mencetaknya Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan setuju penerimaan di bukti penerimaan kas/bank Mencatat pada buku Klad Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui penerimaan uang di bukti penerimaan kas/bank. Menyerahkan bukti penerimaan kas/daftar kasir atau buku harian dan pendukungnya ke bank akuntansi fungsi Gambar. 3.1 Prosedur penerimaan uang Kas Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. b. Prosedur pengeluaran imprest Prosedur pengeluaran imprest meliputi tahapan sebagai berikut: 1. Menerima berkas tagihan pembayaran 2. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang 3. Memverifikasi dokumen pendukung pengeluaran kas/bank 4. Membuat bukti pengeluaran kas/bank imprest dan mencetaknya 5. Memaraf/ meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank. 6. Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank. 7. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek / giro 8. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek/giro. 9. Mencatat pada buku klad kas atau buku harian bank. 10. Menyerahkan bukti pengeluaran dan dokumen pendukungnya kefungsi akuntansi. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. Prosedur Pengeluaran Kas Menerima berkas tagihan pembayaran Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang Memverifikasi dokumen pendukung pengeluaran kas /bank Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank Membuat bukti pengeluaran kas/bank dan mencetaknya Meminta yang pengesahan berhak pejabat menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran Untuk pembayaran melalui bank kas/bank. dibuatkan cek / giro . Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek/giro. Mencatat pada buku klad kas atau buku harian bank. Menyerahkan bukti pengeluaran dan dokumen pendukungnya kefungsi akuntansi. Gambar. 3.2 Prosedur Pengeluaran Kas Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. Catatan : 1. Ketentuan yang berlaku di PLN, penandatanganan cek/giro harus di tandatangani dua diantara tiga pejabat yang terdaftar namanya pada specimen pengajuan ke bank. 2. Pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui penerimaan dan pengeluaran uang minimal berjumlah dua orang. Besaran wewenang yang di perbolehkan bagi setiap pejabat yang berhak untuk mengesahkan persetujuan uang yang di terima atau akan di keluarkan, berbeda – beda pengaturannya pada tiap unit PLN. 3. Pejabat yang berhak menyetujui penerimaan dan pengeluaran uang berjenjang mulai dari Top manajer (Direktur utama/General Manager), Manajer bidang Keuangan dan Supervisior bidang keuangan. B.2. Mengenali Bukti Penerimaan dan Pengeluaran Kas Formulir bukti penerimaan dan pengeluaran imprest ada 4 jenis yaitu : 1. Formulir bukti penerimaan kas. Informasi pada bukti ini terdiri dari : a. Nama unit PLN b. No. Bukti pengendalian dan bukti penerimaan kas c. Terima dari d. Nilai uang yang di terima dituliskan dalam huruf e. Nilai uang yang di terima di tuliskan dalam angka 2. Formulir bukti pembayaran kas Informasi pada bukti ini terdiri dari : a. Nama unit PLN b. No. Bukti pengendalian dan no bukti penerimaan kas Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. c. Terima dari PT PLN (Persero) Unit d. Nilai uang yang di bayarkan dituliskan dalam huruf e. Nilai uang yang di bayarkan di tuliskan dalam angka 3. Formulir bukti penerimaan bank Informasi pada bukti ini terdiri dari : a. Nama unit PLN b. No. Bukti pengendalian dan no bukti penerimaan bank c. Terima dari d. Nilai uang yang di terima dituliskan dalam huruf e. Nilai uang yang di terima di tuliskan dalam angka 4. Formulir bukti pembayaran bank Informasi pada bukti ini terdiri dari : a. Nama unit PLN b. No. Bukti pengendalian dan no bukti pembayaran bank c. Terima dari PT PLN (Persero) unit................ d. Nilai uang yang di bayarkan dituliskan dalam huruf e. Nilai uang yang di bayarkan di tuliskan dalam angka f. Uraian tentang pembayaran g. Kode anggaran dan kode akun yang di gunakan h. Tempat, tanggal dan tahun bukti di cetak untuk diminta pengesahan i. Pengesahan dari pejabat yang berwenang setuju j. Pengesahan dari pejabat yang berwenang menyetujui k. Tanda tangan yang menerima cek. Kalau pembayaran dengan giro, pada ruang bernomor 11 di tuliskan kata “Transfer”, dan di lampirkan foto copy giro atau surat perintah transfer (SPT) yang Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. telah di tanda tangani oleh petugas bank sebagai bukti sementara penerimaan giro oleh bank, selanjutnya dilampirkan DN (debet nota) sebagai bukti bank telah mentransfer uangnya ke no rekening yang dituju. B.3. Mengenali Formulir Verifikasi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Formulir Verifikasi penerimaan dan pengeluaran kas berguna untuk membantu dalam mengidentifikasi dokumen – dokumen pendukung bukti penerimaan dan pengeluaran kas/bank, sehingga bukti penerimaan dan pengeluaran kas/bank tersebut dapat disahkan untuk pelaksanaan penerimaan dan pembayarannya. B.4. Cara Menerima dan Mengeluarkan Uang Kas Dalam melaksanakan penerimaan dan pengeluaran uang harus di pastikan uang diterima/dikeluarkan tepat waktu, jumlah, sasaran dan aman sesuai dokumen pendukungnya.Tepat sasaran dalam arti pihak yang menerima uang harus sama dengan pihak yang di beri tugas untuk melaksanakan pekerjaan sebagaimana tercantum dalam kontrak perjanjian pekerjaan ataupun dalam surat perintah kerja. Apabila pihak yangberhak menerima uang (sesuai kontrak) berhalangan, maka pengambilan uang dapat diwakilkan kepada kuasanya dengan melampirkan surat kuasa yang ditanda tangani oleh yang berhak di atas materai cukup. Ketentuan ini berlaku untuk pembayaran secara tunai ataupun dengan cek. Pembayaran dengan tunai ataupun cek sejauh mungkin dihindarkan, terutama pembayaran kepada pihak ke tiga. Hal ini di lakukan untuk mengantisipasi pemalsuan oleh penerima uang baik dalah hal tanda tangan Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. ataupun surat kuasa. Metode yang paling aman adalah melakukan pembayaran dengan menggunakan giro dengan mekanisme transfer. Apabila pembayaran dilakukan dengan giro yaitu melalui mekanisme transfer/pemindah bukuan uang tunai, maka petugas yang melakukan transfer uang harus dapat membuktikan/melaporkan bukti aplikasi setoran uang yang telah divalidasi oleh bank, selanjutnya bank akan mengirimkan DN (debet nota), sebagai bukti uang telah dikirim oleh bank ke nomor rekening yang dituju. Setiap akhir bulan, Bank akan mengirimkan dokumen atas transaksi keuangan perusahaan yang disebut rekening koran yang berisi mutasi debet dan kredit. Tepat waktu dalam arti perlu dipelajari berap rata- rata waktu di perlukan untuk memproses bukti – bukti pembayaran dan berapa lama bank menyelesaikan proses administrasinya sehingga uang dapat diterima oleh pihak yang tepat pada waktu yang dijanjikan. Tepat jumlah dalam arti uang yang harus dikeluarkan sesuai dengan persyaratan yang dicantumkan dalam kontrak perjanjian kerja atau surat perintah kerja. Aman dalam arti uang sampai di tangan yang berhak dengan bukti pembayaran di dukung dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan. Kalau pembayaran dilakukan secara tunai, maka bukti pengeluaran hartus ditanda tangani oleh pejabat yang berhak menyetujui pembayaran atau kalau pembayaran dengan cek/giro maka selain bukti pengeluaran, cek/giro juga harus di tanda tangani oleh pihak yang berhak menyetujui pembayaran. Untuk menghindari diterimanya uang palsu, maka uang yang dterima dapat dideteksi dengan bantuan alat pendeteksi uang palsu. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. C. Pengawasan Intern Terhadap Kas Berdasarkan uraian – uraian pada sebelumnya dan di kaitkan dengan pengawasan intern kas, maka dapat dibuat suatu penganalisaan tentang syarat – syarat minimal yang harus ada dalam pengawasan kas yang akan menjamin tersedianya lindungan yang cukup atas kas dan data akuntansi. Terselenggaranya pengelola kas yang efesien serta ketaatan atas kebijaksanaan – kebijaksanaan kas yang telah di gariskan atau ditetapkan. Syarat – syarat tersebut adalah sebagai berikut : 1. Pemisahan tugas – tugas yang berbeda, antara tugas yang menyangkut penerimaan kas dengan catatan akuntansinya. 2. Penyimpanan kas yang ada pada perusahaan dengan mempergunakan brangkas yang tahan api dan memiliki kunci yang baik. 3. Menerapkan saldo maksimum yang ada pada kas kecil, kelebihan tersebut harus di setor ke bank. 4. Penetapan siapa yang berwenang untuk menandatangani cek. 5. Penggunaan bukti – bukti formulir yang telah di rancang dengan baik. 6. Pencatatan bukti dengan segera dengan ketentuan : • Tidak ada transaksi yang di buat buktinya dan tidak ada bukti yang tidak ada transaksinya. • Tidak ada bukti yang tidak di catat dan tidak ada pencatatan yang tidak di dukung oleh suatu bukti. 7. Pembuatan rekonsiliasi saldo bank setiap hari bulan. 8. Tersedianya anggaran kas untuk setiap periode. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. 9. Dilakukan pemeriksaan atas kas dengan jangka waktu tertentu. Dengan syarat – syarat minimal untuk pengawasan kas seperti di kemukakan di atas maka berikut ini di coba untuk melakukan analisa dan evaluasi atas sistem pengawasan intern yang di terapkan oleh PT. PLN (Persero), didasarkan pada empat ciri sistem pengawasan intern yang memadai yang merupakan unsur – unsur pengawasan intern itu sendiri, yaitu : 1. Suatu badan organisasi yang memungkinkan pemisahan fungsi secara tepat. Struktur/bagan organisasi yang di miliki oleh PT. PLN (Persero) menggambarkan suatu tugas dan tanggung jawab yang tegas terhadap perusahaan, untuk melaksanakan kegiatan perusahaan. Dari bagan yang ada dapat di lihat bahwa pembagian tanggung jawab fungsional ini di dasarkan pada prinsip : a. Pemisahan fungsi operasi dan fungsi akuntansi. b. Pembagian tugas dan tanggung jawab secara tegas sehingga tidak satu orang/bagian yang di berikan tanggung jawab atas suatu transaksi atau kegiatan dari awal hingga akhir. 2. Sistem pemberian wewenang serta pencatatan yang layak. Agar tercapai pengawasan akintansi yang cukup atas aktiva, hutang – hutang, pendapatan dan biaya PT. PLN (Persero) pada umumnya dalam melaksanakan transaksi, hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pihak / bagian yang memiliki wewenang. Oleh sebab itu dalam organisasi di buat sistem yang mengatur pembagian wewenang tersebut. Prosedur pencatatan transaksi maupun penerimaan maupun pengeluaran kas di harapkan akan menjamin pengawasan intern yang mampu memberikan perlindungan terhadap harta perusahaan. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. 3. Praktek yang sehat harus di ikuti dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang di tetapkan pada PT. PLN (Persero) tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya cara – cara untuk menamin suatu praktek yang sehat. Cara – cara yang di tempuh dalam menciptakan praktek – praktek yang sehat tersebut adalah sebagai berikut : 1. Penggunaan formulir – formulir ( Blangko Kas / Bank ) untu setiap penerimaan dan pengeluaran kas. 2. Formulir – formulir dan bukti – bukti pendukungnya di harapkan dapat memberikan otorisasi terlaksananya transaksi. 3. Internal auditor yang di miliki PT. PLN (Persero) yang melaksanakan pemeriksaan setiap sebulan sekali, pada waktu yang tidak di tetapkan ( tanggal ataupun harinya ) 4. Pelaksanaan transaksi dari awal sampai akhir yang tidka dapat di kerjakan oleh satu orang atau bagian. 5. Pertukaran jabatan pada Front Office Cashier dpat menghindari penyelewengan atau ketidak beresan yang lebih jauh lagi, juga untuk menghindari persekongkolan dalam kecurangan. 4. Karyawan – karyawan yang kualitasnya seimbang dengan tanggung jawab. Pada PT. PLN (Persero) kemanapun dan integritas karyawan terhadap pelaksanaan tugas yang telah di tetapkan adalah sangat penting. Karyawan yang berkompeten dan dapat di percaya akan dapat melaksanakan tugasnya dengan Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. baik, dengan demikian akan menunjang pengawasan intern. Dengan bervariasinya tingkat pendidikan dan kemampuan masing – masing pegawai sangat penting meningkatkan kemampuan pegawainya. Untuk mendapatkan karyawan yang berkompoten dan jujur tersebut, langkah – langkah yang sudah di mulai sejak penerimaan karyawan baru, dengan adanya seleksi dan tes sesuai dengan kriteria yang di perlukan. Setelah seleksi dan penerimaan, maka di lakukan latihan – latihan bagi karyawan bagi karyawan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan yang di miliki oleh karyawan yang bersangkutan. Karyawan yang akan di tempatkan dan di tugaskan pada bidang yang sesuai dengan kemampuan yang di milikinya. Penempatan karyawan sesuai dengan kemampuan dan keahliannya sangatlah penting, karena akan menunjang pelaksanaan – pelaksanaan intern dan keberhasilan operasi perusahaan. Sisi lain yang dapat di lihat dalam melakukan analisa dan evaluasi terhadap pengawasan intern kas pada PT. PLN (Persero) adalah harus uang. Pembuatan anggaran kas yang di tetapkan PT. PLN (Persero) membantu pengawasan penerimaan dan pengeluaran kas. Perbandingannya dengan relisasi perusahaan berbeda dengan yang sudah di anggarkan yang berarti perusahaan tidak mampu dalam merencanakan keuangan perusahaan dengan baik. Dengan adanya perbedaan berarti anggaran kas harus di tambah yang seperti menambah pengeluaran dari yang sudah di anggarkan. Demikian halnya dengan Cash Flow dimana cash flow ini menggambarkan bagaimana penerimaan dengan pengeluaran perusahaan. Pos – pos mana yang menjadi sumber utama penerimaan perusahaan dan total pengeluaran perusahaan. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. Melalui Budget kas dan Cash Flow yang terdapat pada perusahaan dapat di lihat bagaimana anggaran dan realisasi hasil yang dapat di capai perusahaan dan bagaimana perbandingannya tahun lalu. Dengan melihat hasil perbandingan tersebut dapatlah di tentukan baik tidaknya PT. PLN (Persero). Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Dari hasil analisa dan evaluasi penulis terhadap sistem pengawasan intern kas yang di terapkan pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Struktur organisasi PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara telah menunjukkan pembagian tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas dan benar sehingga pelaksanaan pengawasan intern dapat di laksanakan dengan baik. 2. Pengawasan intern merupakan suatu sistem yang meliputi semua cara yang di pakai perusahaan untuk mengawasi kegiatan perusahaan, yang tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya kecurangan dan penyelewengan, dan juga agar semua rencana yang telah di tetapkan dapat berjalan dengan baik. 3. Pengawasan kas PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara telah di lakukan dengan baik. Dalam proses pengawasan anggaran kas di perusahaan ini di samping berguna sebagai alat pengontrol penerimaan dan pengeluaran kas juga berguna untuk mengukur efesiensi dan efektifitas perusahaan, yaitu dengan membandingkan anggaran dengan realisasi sehingga dapat di ketahui seberapa besar penyimpangan (varians) yang terjadi. 4. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara sudah baik, hal ini di tandai dengan penggunaan formulir penerimaan dan pengeluaran kas yang terlaksana dengan baik. 35 Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. 5. Pertanggung jawaban transaksi kas yang terjadi di terapkan dalam bentuk tulisan dan di dukung dengan bukti–bukti autentik atau mampu mewujudkan pengawasan yang baik. Dengan adanya sistem pengawasan intern yang di laksanakan dengan baik, maka PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara dapat memperkecil setiap kesalahan yang terjadi dalam perusahaan dan juga keberadaan kas pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara dapat terkoordinasi dengan baik, sehingga hal ini akan mendorong tercapainya tujuan perusahaan yang telah di tetapkan sebelumnya, yang nantinya hal ini akan berpengaruh terhadap perkembangan perusahaan pada masa yang akan datang. B. Saran Dari kesimpulan dan hasil pembahasan, penulis memberikan saran guna meningkatkan pengawasan terhadap transaksi kas di perusahaan yang mungkin dapat membantu pencapaian tujuan organisasi secara umum. Sebaiknya perhatian terhadap sistem pengawasan intern di tingkatkan mengingat perkembangan teknologi yang semakin maju di iringi kebutuhan pribadi semakin tinggi. Sistem pengawasan yang telah ada di pantau secara teratur sehingga dapat berfungsi sebaik mungkin dan kelemahan yang dapat segera di ketahui untuk segera di adakan perbaikan. 1. Untuk menjamin keselamatan kas yang ada di perjalanan yang jumlahnya besar dan kecil, sebaiknya di asuransikan. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. 2. Peningkatan sistem komputerisasi yang akan mendukung keefektifan pengawasan kas. 3. Fungsi pelaksanaan pengeluaran kas dengan sistem pelaporan baru dapat di laksanakan secara baik apabila seluruh pegawai yang menangani mengerti fungsi dan tanggung jawab yang harus di embannya, oleh karena itu penempatan orang – orang yang memiliki kemampuan sangat perlu perhatian. Selain itu juga pelu kiranya di adakan peningkatan pendidikan dan pengetahuan karyawan menngenai penganggaran perusahaan melalui latihan – latihan baik dari pihak intern maupun dari pihak ekstern. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. DAFTAR PUSTAKA Munawir S, 2002, Akuntansi Keuangan dan Manajemen. BPFE Yogyakarta. Panduan Pengelolaan Keuangan Imprest PT. PLN (Persero) Sukarno Edi, 2002, Sistem Pngendalian Manajemen. Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Warren Carl S, James M. Reeve, Philip E. Fess, 2005. Pengantar Akuntansi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara, 2009.