Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi

Riki, Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Pengarsipan....
ISSN 2356 - 4393
Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi
Pengarsipan Surat Dinamis pada Kementerian
Perdagangan Biro Organisasi dan Kepegawaian
Riki1), Hadi Sutopo2)
Sistem Informasi, Institut Teknologi dan Bisnis Kalbis
Jalan Pulomas Selatan Kav. 22, Jakarta Timur 13210
1)
Email: [email protected]
2)
Email: [email protected]
Abstract: Human Resources who drives a large organization certainly occupy a central position to
build high-performance organizations aligned with the goals and mission of the organization. In this
study, the thresholds problem is how the system can provide information on the activities already in
progress meeting. As a support in the settlement of this thesis, the author uses the method Waterfall in
developing a system and the results of this study can be used relevant agencies efforts to increase the
efficiency of the management of archives. While the purpose of this paper is to process incoming and
outgoing mail is done by the employees or staff of the Ministry of Trade. Data collection techniques
performed by the authors to resolve this is to do a literature study to get materials and information
related to the problem but it also conduct live interviews of employees at the trade ministry in order to
obtain relevant information.
Keywords: organization and personnel bureau, Inbox, outbox, dynamic archive
Abstrak: Sumber Daya Manusia yang menggerakkan sebuah organisasi besar pasti menduduki posisi
sentral untuk membangun organisasi berkinerja tinggi selaras dengan tujuan dan misi organisasi. Dalam
penulisan ini yang menjadi batasan permasalahan ialah bagaimana sistem dapat menyajikan informasi
dari kegiatan rapat yang sudah berlangsung. Sebagai penunjang dalam rangka penyelesaian skripsi
ini, maka penulis menggunakan metode Waterfall dalam mengembangkan suatu sistem dan Hasil dari
penelitian ini dapat digunakan instansi terkait usaha peningkatan efisiensi pengelolaan arsip. Sedangkan tujuan
dari penulisan ini adalah untuk mengolah surat masuk dan surat keluar yang dilakukan oleh para
karyawan atau staff Kementerian Perdagangan. Teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis
untuk menyelesaikan ini ialah dengan melakukan studi pustaka untuk mendapatkan bahan-bahan dan
informasi yang berhubungan dengan permasalahan selain itu juga melakukan wawancara langsung
terhadap karyawan pada kementerian perdagangan guna mendapatkan informasi yang berhubungan.
Kata kunci: biro organisasi dan kepegawaian, surat masuk, surat keluar, arsip dinamis
I. PENDAHULUAN
Seiring dengan perkembangan teknologi dewasa
ini semakin menuntut pentingnya informasi bagi
setiap organisasi, baik pemerintahan maupun
swasta. Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan
organisasi membutuhkan informasi yang sesuai
sebagai pendukung proses kerja administrasi dan
pelaksanaan fungsi manajemen. Salah satu sumber
informasi yang dapat menunjang proses kegiatan
administrasi adalah arsip. Arsip tidak hanya sekedar
dari kegiatan organisasi saja, melainkan arsip juga
dapat diterima maupun diciptakan dari organisasi
dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan
sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya.
Sistem informasi menurut James O`Brien
[1] adalah merupakan sebuah sistem informasi
yang terkombinasi dari setiap orang, perangkat
keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan
sumber daya data dimana dikumpulkan, diubah, dan
disebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Tinjauan tentang suatu sistem dapat
diklasifikasikan dalam beberapa cara, yaitu:
1.Sistem diklasifikasikan sebagai sistem fisis dan
sistem abstrak. Sistem fisis adalah sistem yang
komponennya berupa benda nyata yang dapat
dilihat atau dijamaah oleh tangan manusia.
Contoh sistem fasis adalah sistem perangkat keras
komputer yang antara lain terdiri atas, unit pusat
pengolah (Central Processing Unit/CPU), memory,
1
Kalbiscentia,Volume 3 No. 1 Februari 2016
minitor, keyboard, dan lainnya. Sedangkan sistem
abstrak adalah sistem yang komponennya tidak
dapat dilihat atau dijamah oleh tangan manusia.
Contoh sistem abstrak adalah sistem operasi
komputer yang terdiri atas sekumpulan instruksi
dalam bahasa yang dipahami oleh mesin komputer.
2.Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah
dan sistem buatan manusia. Sistem alamiah adalah
sistem yang keberadaannya terjadi secara alami/
natural tanpa campur tangan manusia. Sedangkan
sistem buatan manusia ada sebagai hasil kerja
manusia. Contoh sistem alamiah adalah sistem tata
surya yang terdiri atas sekumpulan planet, gugusan
bintang dan lainnya. Contoh sistem abstrak dapat
berupa sistem computer yang ada sebagai hasil
karya teknologi yang dikembangkan oleh manusia.
3.Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu
dan sistem tidak tentu. Sistem tertentu adalah
sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan/
diprediksi sebelumnya. Sedangkan sistem tidak
tertentu tingkah lakunya tidak dapat ditentukan
atau diprediksi sebelumnya.
4.Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan
sistem terbuka. Sistem tertutup merupakan sistem yang tingkah lakunya tidak dipengaruhi oleh
lingkungan luarnya. Sebaliknya, sistem terbuka
mempunyai perilaku yang dipengaruhi oleh
lingkungannya. Dalam kenyataannya hampir tidak
ada suatu yang relatif tertutup, yaitu sistem yang
relatif tidak dipengaruhi oleh lingkungannya.
Sistem aplikasi computer tidak dipengaruhi oleh
kondisi yang terjadi di luar sistem.
Berdasarkan hal di atas, permasalahan yang
sering timbul ialah kebutuhan sistem informasi yang
berfungsi untuk mengelola surat masuk dan surat
keluar yang dinamis.
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai
media atau alat bagi karyawan dalam membantu
pekerjaannya mengenai arsip surat. Hasil dari
penelitian ini dapat digunakan instansi terkait usaha
peningkatan efisiensi pengelolaan arsip. Selain itu
sebagai bahan pertimbangan penelitian yang sejenis
dan pengembangan studi pengarsipan.
Secara umum dapat dikatakan bahwa surat
adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara
tertulis. Selain berupa kabar atau berita yang secara
umum sudah dikenal, surat juga termasuk rekaman
berita berupa catatan tentang aktivitas pribadi atau
organisasi, misalnya perjanjian, keputusan, dan tanda
bukti/dokumen.
Berdasarkan uraian di atas maka dapat
disimpulkan bahwa surat adalah informasi tertulis
2
yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi
tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu.
Menurut Barthos [2] surat masuk adalah surat
dinas yang diterima. Selain itu cara pengurusan suratsurat apabila telah diterima oleh sekretaris mengikuti
beberapa prosedur yang ada: (1) Melakukan
penyortiran terhadap surat yang masuk; (2)
Melakukan penyortiran selanjutnya; (3) Membuka
sampul (amplop) surat; (4) Mengeluarkan surat dari
dalam sampul; (5) Meneliti surat; (6) Membaca surat;
(7) Menyampaikan surat (intern); (8) Mencatat surat;
dan (9) Penanganan surat.
Prosedur alur map arsip surat masuk yang
sedang berjalan di kantor Kementerian Perdagangan
dimulai dari sekretariat membuat surat kemudian
dikirim kepada bagian biro kepegawaian dan
mengkonfirmasi surat dan menyimpannya kedalam
database kemudia dikirim kepada bagian tataklasana
dan bagian tatalaksana menyimpan kedalam database
dan memberikan kembali surat kepada bagian
sekretariat kemudian bagian sekretariat menyimpan
kedalam database dan diberikan kepada kepala kantor.
Menurut Nuraida surat keluar adalah surat yang
dikirim oleh suatu instansi/perusahaan atau antar
bagian dalam instansi/perusahaan tersebut, ditujukan
kepada instansi/perusahaan lain atau bagian lain
dalam instansi/perusahaan yang sama.
Menurut Dewi pada pengurusan surat keluar,
baik surat tindak lanjut dari surat masuk ataupun
surat keluar yang bersifat intern pada umumya menempuh beberapa prosedur yang sama: (1) Membuat konsep surat (draft); (2) Pengetikan konsep
surat yang telah disetujui dan diregistrasikan dengan
menyerahkan kepada unit pengetikan/penggadaan;
(3) Penandatanganan surat; (4) Pencatatan; (5) Pe
ngiriman surat keluar; dan (6) Penyimpanan berkas.
Prosedur alur surat keluar yang sedang berjalan
pada kantor Kementerian Perdagangan dimulai
dari sekretariat memberikan konsep surat kepada
kepala kantor kemudian kepala kantor memeriksa
konsep surat apabila konsep surat tersebut diterima
maka kepala kantor menandatangani konsep surat
tersebut dan memberikan kepada bagian sekretariat
kemudia dicatat dan diberikan kepada anggota rapat
data surat keluar tersebut dan disimpan akan tetapi
apabila ditolak maka kepala kantor mengeluarkan file
perbaikan dan konsep
Arsip Menurut Ida Nuraida [3]: Pengarsipan
adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai
cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak
rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau sumber
informasi suatu organisasi.
Riki, Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Pengarsipan....
Sistem penyimpanan arsip terdiri atas: sistem
penyimpanan arsip menurut abjad, sistem penyimpanan arsip menurut nomor, sistem penyimpanan
arsip menurut tanggal, sistem penyimpanan arsip
menurut wilayah, maupun sistem penyimpanan arsip
menurut subjek.
Berdasarkan pengamatan penulis selama
melakukan penelitian yang dilakukan di Kementerian
Perdagangan Biro Organisasi dan Kepegawaian
penulis mengusulkan agar penyimpanan arsip
surat maupun video menggunakan sistem nomor
(Numerical Filing System), Yaitu penyimpanan
arsip yang didasarkan pada nomor/tanggal penerima
surat ataupun video. Agar arsip video maupun
surat terhindar dari kerusakan yang disebabkan oleh
serangga maupun hilangnya arsip atau tercecer,
diperlukan adanya penyimpanan berupa softcofy atau
digital.
2.System and software desain. Setelah apa yang
dibutuhkan selesai dikumpulkan dan sudah
lengkap maka desain kemudian dikerjakan.
3.Implementation and unit testing. Desain program
diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan
menggunakan bahasa pemprograman yang sudah
ditentukan. Program yang dibangun langsung diuji
secara unit, apakah sudah bekerja dengan baik.
4.Integration and system testing. Pada tahap ini
dilakukan penyatuan unit-unit program untuk
kemudian diuji secara keseluruhan(system testing).
5.
Operation and maintence. Mengoperasikan
program di lingkungannya dan melakukan
pemeliharaan, seperti penyesuaian atau perubahan
untuk adaptasi dengan situasi yang sebenarnya.
Air terjun pada umumnya digunakan untuk
rekayasa sistem yang besar dimana proyek dikerjakan
di beberapa tempat yang berbeda dan dibagi menjadi
beberapa sub-proyek.
II. METODE PENELITIAN
C. Entity Relationship Diagram
A. System Development Life Cycle
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah
suatu rancangan sistem yang berhubungan pada suatu
kegiatan organisasi maupun kegiatan lainnya yang
memiliki fungsi di dalam proses tersebut. “Diagram
E-R digunakan untuk menggambarkan secara
sistematis hubungan antar entity-entity yang ada
dalam suatu sistem database menggunakan simbolsimbol sehingga lebih mudah dipahami” Yuhezifar
[5]. ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan
hubungan antar data dalam basis data berdasarkan
objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan
antar relasi.
ERD untuk memodelkan struktur data dan
hubungan antar data, untuk menggambarkannya
digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya
ada tiga symbol yang digunakan, yaitu:
1. Entity. Entity atau Entitas merupakan objek yang
mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan
dari sesuatu yang lain. Simbol dari entity ini
biasanya digambarkan dengan persegi panjang.
SDLC dimulai dari Identifikasi dan pemilihan
proyek → Inisiasi dan perencanaan proyek →
Analisis → Desain → Implementasi → Perawatan
dan kembali lagi ke identifikasi dan pemilihan proyek
seperti yang bias dilihat pada gambar berikut ini [4].
Gambar 1 System Development Life Cycle
B.Metode Waterfall
Sebagai penunjang dalam rangka penyelesaian
skripsi ini, maka penulis menggunakan metode
Waterfall dalam mengembangkan suatu sistem
dengan tahap-tahap sebagai berikut:
1.Requiremts analysis and definition. Mengumpulkan
apa yang dibutuhkan secara lengkap untuk
kemudian dianalisis guna mendefinisikan
kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang
akan dibangun. Fase ini harus dikerjakan secara
lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang
sangat lengkap.
Gambar 2 Entity
2. Atribut. Setiap entitas pasti mempunyai elemen
yang disebut atribut yang berfungsi untuk
mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut.
Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat
mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang
lain. Gambar atribut diwakili oleh symbol elips.
3
Kalbiscentia,Volume 3 No. 1 Februari 2016
Gambar 6 Many to many
Gambar 3 Atribut
3.Relasi. Relasi dapat didefinisikan sebagai
hubungan yang terjadi antar entity. Representasi
diagram relasi adalah sebuah garis lurus yang
menghubungkan dua buah entity. Jenis-jenis atau
hubungan yang biasa terjadi antar satu entity
dengan entity lain dalam sebuah basis data,
meliputi:
One to one
Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas
pada himpunan entitas A berhubungan paling
banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas
B. Sebagai contoh ialah hubungan antara Entity
Karyawan dengan No Induk Karyawan. Seorang
karyawan hanya boleh memiliki satu no induk
karyawan, dan satu no induk karyawan hanya
boleh dimiliki satu Karyawan.
Gambar 4 One to one
One to Many
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat
berhubungan dengan banyak entitas pada
himpunan entitas B, tetapi setiap pada entitas
B dapat berhubungan dengan satu entitas pada
himpunan entitas A.Contoh hubungan yang terjadi
antara Entity Karyawan dengan Surat. Seorang
Karyawan dapat menulis satu atau lebih Surat
Keluar. Sedangkan Surat Keluar hanya dapat
ditulis oleh satu Karyawan.
Gambar 5 One to many
Many to Many
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat
berhubungan dengan banyak entitas pada
himpunan entitas B. Contohnya Satu karyawan
dapat mengerjakan lebih dari satu tugas dan satu
tugas dapat dikerjakan oleh beberapa karyawan.
4
Gambar 7 Entity relational diagram
D. Hak Akses File
Terdapat tiga macam hak akses dari sebuah
file, yaitu: 1). Read: mengizinkan user lain untuk
membaca isi dari file tersebut tetapi user lain tidak
dapat melakukan perubahan isi file; 2).Write:
mengizinkan kepada user lain untuk dapat membaca
dan melakukan perubahan terhadap isi file, termasuk
menghapusnya; dan 3). Execute: mengizinkan user
lain dapat mengeksekusi/menjalankan file (biasanya
berupa script atau program).
Untuk memberikan hak akses kepada user dapat
dilakukan secara individu (one by one) oleh pemilik
file yaitu user tersebut [6].
E. Konsep Perancangan
Menurut Pressman konsep perancangan perlu
dipahami oleh seorang desainer agar mendapatkan
perancangan yang berkualitas tinggi, yaiu:
1.
Abstraksi. Abstraksi merupakan cara untuk
mengatur kompleksitas sistem dengan menekankan
karakteristik yang penting dan menyembunyikan
detail dari implementasi.
Riki, Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Pengarsipan....
2.
Dekomposisi.
Dekomposisi
merupakan
mekanisme untuk merepresentasikan detail-detail
dari fungsionalitas.
3.
Modularitas. Mekanisme membagi perangkat
lunak ke dalam elemen-elemen kecil dan dapat
dipanggil secara terpisah, biasanya elemen ini
sering disebut dengan modul.
4.Arsitektur Perangkat Lunak. Arsitektur perangkat
lunak merupakan struktur hirarki dari komponen
program (modul), cara bagaimana komponen
tersebut berinteraksi dan struktur data yang
digunakan oleh komponen.
5.Hirarki Kontrol. Hirarki kontrol disebut juga
dengan struktur program, yang merepresentasikan
organisasi (hirarki) komponen program (modul)
serta mengimplikasikan suatu hirarki kontrol.
Hirarki
control
tidak
mengimplikasikan
aspek prosedural dari perangkat lunak, seperti
urusan proses, kejadian/urutan keputusan, atau
pengulangan operasi.
6.Partisi Struktural. Struktur program harus dipartisi
secara horizontal maupun struktural. Partisi ini
membagi cabang-cabang yang terpisah dari hirarki
modul untuk menjadi sebuah fungsi program.
7.Struktur Data. Struktur data merepresentasikan
hubungan logis antara elemen-elemen data. Selain
itu struktur data juga menentukan organisasi,
metode akses, tingkat assosiativitas dan alternative
pemrosesan untuk informasi.
8.Prosedur Perangkat Lunak. Prosedur perangkat
lunak lebih berfokus pada detail-detail
pemprosesan dari masing-masing modul. Proses
harus memberikan spesifikasi yang teliti terhadap
pemprosesan, mencakup event, keputusan, operasi,
dan struktur data.
9.Penyembunyian Informasi. Sebuah mekanisme
perancangan modul sehingga informasi yang
terkandung dalam modul tidak dapat diakses oleh
modul lain yang tidak berkepentingan dengan
informasi tersebut.
Menurut Connoly & Begg proses perancangan
dibagi menjadi 3 tahap utama: (1) Perancangan secara
konseptual. Perancangan konseptual merupakan
proses konstruksi suatu informasi yang digunakan
dalam sebuah organisasi. Fase perancangan konseptual
bermula dari pembuatan model data konseptual dari
organisasi, yang sepenuhnya mengimplementasikan
rincian-rincian seperti mengenai sasaran dari
manajemen sistem basis data (DBMS), programprogram aplikasi bahasa pemprograman; (2)
Perancangan basis data secara logical. Perancangan
basis data logical adalah proses konstruksi suatu
informasi yang digunakan dalam sebuah perusahaan
berdasarkan pada sebuah model data yang spesifik,
tetapi bebas dari fakta-fakta DBMS dan pertimbangan
fisik lainnya. Dalam memetakan model perancangan
konseptuan terdapat fase perancangan basis data
secara logical. Model data logical adalah sumber
bagi perancangan fisik, menyediakan perancangan
fisik dengan wahana untuk pembuatan yang sangat
penting untuk sebuah perancangan basis data yang
efisien; dan (3) Perancangan basis data secara fisikal.
Perancangan basis data secara fisik merupakan
proses pembuatan diskripsi dan implementasi basis
data pada media penympanan sekunder. Fase ini
mendeskripsikan dasar relasi, berkas organisasi, dan
indeks untuk mencapai pengaksesan yang efisien, dan
beberapa hubungan yang utuh dan tingkat keamanan.
Fase perancangan basis data secara fisik
memperolehkan perancang membuat keputusankeputusan berdasarkan pada bagaimana basis
data diimplementasikan. Agar perancangan fisikal
ditoleransi untuk sebuah manajemen sistem basis data
yang spesifik. Ada timbal balik antara perancangan
logical dan fisikal, karena keputusan-keputusan
diambil secara fisikal mengembangkan kinerja yang
bisa mempengaruhi modal dan logikal.
E. Diagram Alir Data
Representasi jaringan dari sistem yang
menggambarkan sistem berdasarkan komponenkomponennya dengan semua antarmuka diantara
komponen-komponen tersebut. Perangkat pemodelan
yang dapat menggambarkan sistem sebagai sebuah
jaringan proses-proses fungsional yang satu dengan
lainnya dihubungkan oleh pipa saluran data: (1) Surat
Masuk. Proses ini adalah suatu proses pendataan yang
dilakukan oleh karyawan maupun sekretariat dengan
data dari surat yang akan masuk untuk diarsipkan;
(2) Surat Keluar. Proses ini adalah proses pendataan
yang dilakukan oleh karyawan maupun sekretariat
dengan menuliskan surat yang sudah ada dengan
data tersebut; dan (3) Dokumentasi. Pada proses ini
adalah proses untuk mendokumentasikan suatu video
acara atau suatu moment dari agenda yang sudah
dijadwalkan.
1.Elemen-Elemen Diagram Alir Data
Diagram alir data ialah diagram untuk
menggambarkan aliran data dalam sistem, sumber
dan tujuan data, proses yang mengolah data tersebut,
dan tempat penyimpanan datanya. Terdapat empat
elemen yang membetuk Diagram alir data: (a) Aliran
Data. Pipa saluran dimana paket informasi yang
diketahui komposisinya mengalir: (1) Penghubung
5
Kalbiscentia,Volume 3 No. 1 Februari 2016
antar proses yang mempresentasikan informasi yang dibutuhkan proses sebagai masukan atau informasi
yang dihasilkan proses sebagai keluaran; (2) Aliran
paket informasi dari satu bagian sistem ke bagian
sistem lainnya; (3) Umumnya mengalir antar proses,
tetapi dapat juga mengalir keluar masuk dari ke file
(data store) atau dari ke sumber tujuan data; (4) Data
yang dinyatakan dengan aliran data boleh datang dari
beberapa dokumen, jadi tidak perlu dirinci menjadi
dokumen-dokumen tersebut; dan (5) Diberi nama
sesuai substansi ini dari paket informasi (bukan nama
dokumen) yang mengalir; (b) Proses: (1) Transformasi
aliran data yang datang menjadi aliran data yang
keluar; (2) Transformasi bagaimana satu atau beberapa
masukan diubah menjadi keluaran; (3) Menjelaskan
proses-proses transformasi data apa saja yang ada
dalam sistem atau yang harus dikerjakan oleh sistem.
Komponen-komponen fisik tidak dapat diidentifikasi
sebagai proses; dan (4) Diberi nama dan nomor yang
akan dipergunakan untuk keperlukan identifikasi.
Nama yang diberikan harus dapat menjelaskan
apa yang dilakukan oleh proses. (c) Penyimpanan
Data: (1) Tempat penyimpanan data atau tempat
data yang dirujuk oleh proses; (2) Kumpulan paket
data yang harus diingat oleh sistem dalam periode
waktu tertentu; dan (3). Pada akhir pembangunan
sistem, data store biasanya diimplementasi sebagai
file atau basis data. (d) Sumber/Tujuan Data: (1)
Menggambarkan entitas yang berinteraksi dengan
sistem yang berada di luar ruang lingkup sistem
(bukan yang menjalankan sistem tersebut) atau entitas
yang berfungsi sebagai procedur/consumer dari
sistem (sumber atau tujuan data); (2) Dapat berupa
orang, unit organisasi, computer eksternal, organisasi
eksternal atau sistem lain. Operator atau karyawan
yang memasukkan data dalam sistem t e r m a s u k
entitas internal, karena ia bukan consumer/procedur
sistem (kecuali untuk ruang lingkup perangkat lunak
tertentu yang digunakan).
Disebut juga dengan nama entitas eksternal,
terminator, source atau sink.
menggunakan kata kerja (missal cetak laporan) atau
nama yang dibendakan (missal pencetakkan laporan).
Data Store: (a) Data tidak dapat mengalir
langsung dari satu data store ke data store yang lain.
Data harus berpindah melalui proses terlebih dahulu;
(b) Data tidak dapat mengalir langsung dari sumber
data ke data store. Data harus berpindah melalui
proses terlebih dahulu; (c) Data tidak dapat mengalir
langsung ke data store ke tujuan data, data harus
melalui proses terlebih dahulu; dan (d) Nama data
store harus menggunakan kata benda (missal barang).
Entitas eksternal: (a) Data tidak dapat mengalir
secara langsung dari sumber data ke tujuan data. Data
harus melalui proses terlebih dahulu. Jikapun ada, hal
tersebut tidak digambarkan dalam Data Alir Diagram;
dan (b) Nama sumber/tujuan data harus menggunakan
kata benda (misal operator atau karyawan).
Aliran data: (a) Aliran data hanya boleh
memiliki satu arah aliran data antara symbol yang satu
dengan yang lainnya. Aliran dua arah bisa dimiliki
antara proses dengan data store yang menunjukkan
pembacaan data sebelum data diperbarui; (b) Aliran
data yang sama yang menuju beberapa proses,
data store atau sumber/tujuan data berbeda boleh
digambarkan bercabang; (c) Aliran data yang
sama dari beberapa proses, data store atau tujuan/
sumber data yang menuju satu proses tertentu boleh
digambarkan bercabang; (d) Aliran data tidak boleh
secara langsung mengalir ke dirinya sendiri (sirkuler).
Aliran data tersebut harus diproses minimal satu atau
lebih proses yang akan menghasilkan beberapa aliran
data dan kembali ke aliran data yang asli ke proses
yang awal; (e) Aliran data ke data store maksudnya
memperbaharui data baik berupa penghapusan data
maupun perubahan data; dan (f) Aliran data dari data
store maksudnya proses mengambil ata membaca
data dalam data store tersebut.
Nama aliran data menggunakan kata benda.
Beberapa aliran data dapat digunakan untuk satu
anak panah asalkan kesemua nama data tersebut
merupakan satu kesatuan paket data.
2.Aturan Penggambaran Diagram Alir Data
F.Organisasi Berkas
Berikut merupakan aturan-aturan dalam
menggambarkan data alir diagram:
Proses: (a) Tidak ada proses yang hanya
mempunyai data keluaran saja. Jika objek hanya
mempunyai data keluaran, maka objek tersebut adalah
sumber data; (b) Tidak boleh hanya mempunyai data
masukan saja (black hole). Jika sebuah objek hanya
mempunyai data masukan saja, maka objek tersebut
adalah tujuan data; dan (c) Nama proses harus
6
Organisasi berkas adalah teknik untuk
menyusun rekaman-rekaman dalam berkas pada
tempat penyimpanan sekunder (secondary storage).
Dalam memilih pengorganisasian berkas pada basis
data [7].
1. Organisasi Berkas Berurutan
Pada organisasi berurutan (sequential file
organization) rekaman-rekaman dalam berkas
Riki, Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Pengarsipan....
disimpan secara berurutan menurut nilai kunci primer.
Untuk mengalokasikan suatu rekaman program harus
secara normal memindai berkas dari awal hingga
rekaman yang dikehendaki ditemukan.
disposisi/pengarahan/catatan dari pejabat yang
berwenang atau yang memperoleh delegasi
wewenang untuk menyelesaikan atau menangani
subtansi surat serta sebagai sarana pengendalian yang
berisi informasi perkembangan penanganan surat
atau berkas [8].
H. Format Video
Menurut Imanda Rahma Arum bandwith yang
diakses secara lokal, maka video yang dilihat dapat
diakses secara cepat meskipun pastinya terdapat
buffer tetapi tidak terasa karena pengaksesannya
cepat dan apabila video yang diakses dari luar
atau jaringan internet, maka untuk kecepatan dalam
pengaksesan video tergantung dari bandwith yang
tersedia yang dimiliki [9].
Gambar 8 Pengorganisasian berkas berurutan
Selain itu ukuran file dan kualiatas video juga
Tabel 1 Data Video MP4
2.Organisasi Berkas Berindeks
mempengaruhi pada proses buffering berikut adalah
Tabel 1 Data
Video
MP4
Dalam mengatur berkas-berkas video yang beberapa
video
dan kecepatannya.
No format
Kualitas
video
Ukuran
Tipe
Tabel 1 Data Video MP4
berada didalam penyimpanan berkas atau arsip
1
360p
22,23
MB
MP4
Tabel
video MP4
No1 Data
Kualitas
video
Ukuran
Tipe
pengguna atau user hanya mengupload video apabila
2
480p
33,36
MB
MP4
1
360p
22,23
MB
MP4
No
Kualitas
video
Ukuran
Tipe
user akan menyimpan berkas video, dengan cara
3
720p
71,24
MB
MP4
480p
33,36MB
MB
MP4
12
360p
22,23
MP4
menekan tombol upload dan memilih kategori video
1080p
131,24
MP4
720p
71,24
MB
MP4
23 4
480p
33,36
MB
MP4
yang akan disimpan.
MB
Tabel
1 Data Video
MP4
1080p
131,24
MP4
34
720p
71,24
MB
MP4
Kemudian apabila pengguna ingin melihat
MB
4
1080p
131,24
MP4
berkas video apa saja yang berada didalam arisp atau
2 Kecepatan
MP4
No Tabel
Kualitas
video buffer
Ukuran
Tipe
MB
database video, user hanya memasukan kata kunci
1 Tabel 2 Kecepatan
360p
22,23
MB
MP4
buffer
MP4
video tersebut, berikut merupakan kata kunci yang Tabel 2 Kecepatan buffer MP4 Kualitas video
2 Bandwith
480p
33,36
MB
MP4
Tabel 2 Kecepatan buffer MP4
berada didalam kategori dokumentasi.
360p
480p
720p
1080p
Kualitas
video
3
720p
71,24 MB
MP4
Bandwith
360p
480p
720p
4m Kualitas
5m131,24
11m 1080p
31m
video
41000 kbps
1080p
MP4
Bandwith 360p
45s
20s
23s
47s
480p
720p
1080p
MB
1000 kbps 4m
5m
11m
31m
45s
20s
23s
47s
1000
768kbps
kbps 4m6m 5m8m 11m
17m 31m
45m
Tabel 2 45s
Kecepatan
buffer
MP4
20s
23s
47s
12s
3s
10s
31s
768 kbps
6m
8m
17m
45m
512 kbps 12s
8m 3s
11m 10s
23m 31s
57m
768 kbps
6m
8m
17mvideo45m
Kualitas
27s 11m
23s 23m
50s 57m
12s
512
kbps 12s
8m
Bandwith
3s
10s
31s
360p
480p
720p
1080p
384 kbps 27s
11m 23s
14m 50s
33m 12s
82m
512 kbps
8m
11m 23m
57m
4s
14s
12s
6s
1000
kbps
4m
5m
11m
31m
384 kbps 27s
11m 23s
14m 50s
33m
82m
12s
45s
20s
23s
47s
4s
14s 33m
12s
6s
384 kbps 11m
14m
82m
Gambar 9 Pengorganisasian berkas berindeks
4s6mFLV
14s8m 12s
768
kbpsVideo
17m 6s45m
Tabel
3 Data
Tabel
3 Data
video
FLV
Untuk menyimpan suatu file video kita
12s
3s
10s
31s
Tabel
Data
Video FLV
No 3512
Kualitas
Tipe
memerlukan video dengan format MP4 karena dari
kbps video
8m
11mUkuran
23m
57m
Tabel
3
Data
Video
FLV
1
360p
16,23 50s
MB
FLV
Kualitas
video
Ukuran
Tipe
27s
23s
12s
segi ukuran cukup relative kecil dan dilihat dari segi No
2
480p
27,33
MB
FLV
1
360p
16,23
MB
FLV
384
kbps
11m 14m
33m
82m
Kualitas
video
Ukuran
Tipe
kualitas jauh lebih baik dibanding format FLV selain No
3
720p
58,24
MB
480p 4s
27,33
MB
FLV
14s MB
12s
6sFLV
360p
16,23
FLV
itu pula format MP4 memiliki resolusi frame yang 12
4
1080p
115,10
MB
FLV
720p
58,24MB
MB
FLV
480p
27,33
FLV
cuku besar dibanding dengan frame FLV yang apabila 23
4
1080p
115,10MB
MB
FLV
3Tabel
720p
FLV
diperbesar maka video akan hancur kualitasnya.
4 Kecepatan
buffer
FLV
Tabel
3 Data
Video
FLV58,24
buffer
FLVMB
4 Tabel 4 Kecepatan
1080p
115,10
FLV
G. Terminolog Disposisi
No 4 Kecepatan
Kualitas video
Ukuran
Tipe
Tabel
buffer FLV
Kualitas
video
1 4 Kecepatan
360p buffer FLV
16,23 MB
FLV
Tabel
Kata disposisi secara terminologi sepadan Bandwith
360p
480p
720p FLV 1080p
2
480p
27,33 MB
Kualitas
video
dengan kata sikap. Dengan kata lain bahwa lembarBandwith
10003kbps
2m 50s
3m58,24
33s
7m 56s FLV1080p
27m 45s
720p
360p
480p
720p
KualitasMB
video
disposisi ialah suatu formulir yang disertakan pada
Bandwith
4
1080p
115,10
1000 kbps
2m
50s3s 3m
33s
7m
56s10sFLV
27m
4m
6m
2s MB
13m
40m45s
56s
360p
480p
720p
1080p
surat masuk sebagai sarana untuk mencantumkan 768 kbps
1000
2m
50s
33s
56s
45s
512kbps
kbps
6m
8m
19m
49m
768
kbps
4m
3s27s 3m
6m
2s35s 7m
13m
10s3s 27m
40m
56s6s
Tabel
4
Kecepatan
buffer
FLV
384
kbps
8m
14s
11m
10s
27m
11s
62m
512kbps
kbps
6m 3s
27s
8m 2s
35s 13m
19m10s
3s
49m56s
6s4s
768
4m
6m
40m
384kbps
kbps
512
Bandwith
384
kbps
8m27s
14s
6m
8m 14s
360p
11m35s
10s 19m
27m 3s
11s
8m
Kualitas video
11m 10s 27m 11s
480p
720p
7
62m6s
4s
49m
62m 4s
1080p
Kalbiscentia,Volume 3 No. 1 Februari 2016
III. HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisis prosedur yang sedang berjalan
Kementerian Perdagangan pada bagian kepegawaian memiliki beberapa prosedur pengarsipan surat
masuk yang sedang berjalan adapun prosedur pengarsipan surat masuk yaitu: (1) Bagian sekretariat mengirimkan surat kepada biro organisasi kepegawaian; (2)
Menerima surat dari sekretariat kemudian biro orga
nisasi kepegawaian mengkonfirmasi surat dan menyimpan surat kemudian diberikan lagi kepada bagian
tataklasana penerimaan surat; (3) Setelah tataklasana
menerima surat lalu surat di konfirmasi dan disimpan
kemudian dikembalikan lagi kepada sekretariat; dan
(4) Salinan yang sudah masuk kebagian sekretariat
kemudian dikonfirmasi dan disimpan serta surat masuk diserahkan kepada kepala kantor.
Untuk surat keluar memiliki beberapa tahapan
diantaranya yaitu: (1) Sekretariat memberikan
konsep surat keluar kepada kepala kantor untuk
diperiksa secara manual. Setelah itu kepala kantor
memeriksa surat keluar dan mengeluarkan file untuk
memperbaiki konsep surat keluar tersebut. Kemudian
bagian sekretariat memperbaiki konsep surat keluar
tersebut dan menyerahkan kembali kepada kepala
kantor untuk ditanda tangan oleh kepala kantor; dan
(2) Setelah surat keluar tersebut ditanda tangan oleh
kepala kantor kemudian diberikan lagi kepada bagian
sekretariat untuk dicatat. Setelah sekretariat mencatat
surat keluar tersebut kemudian bagian sekretariat
mengeluarkan 2 file yaitu surat keluar dan salinan
surat. Kemudian salinan surat disimpan sebagai arsip
oleh sekretariat Sekretaria memberikan surat keluar
kepada para anggota rapat yaitu kepala biro yang
akan menandatangani
Untuk memperoleh sumber-sumber referensi
tentang permasalahan yang dihadapi oleh penelitian
ini maka perlu adanya kegiatan yang berkaitan
dengan landasan secara konseptual dan praktis. Studi
pustaka yang dilakukan oleh peneliti berupa datadata dari buku.
1.Observasi yaitu dengan melakukan pengamatan
langsung ke lokasi penelitian mengenai mekanisme
sistem yang sedang berjalan.
2. Wawancara dengan melakukan wawancara kepada
beberapa karyawan dengan mengumpulkan data
baik itu berupa tanya jawab ataupun berupa surat
masuk dan surat keluar serta format surat yang
sudah ada.
Dari masalah yang ada di kantor kementerian
perdagangan setelah dievaluasi, maka penulis
mengajukan untuk membuat Sistem Pengarsipan
8
Surat Masuk dan Surat Keluar untuk menanggulangi
kendala yang sering terjadi.
B. Perancangan Sistem
Dari masalah yang ada di kantor kementerian
perdagangan setelah dievaluasi, maka penulis
mengajukan untuk membuat Sistem Pengarsipan
Surat Masuk dan Surat Keluar untuk menanggulangi
kendala yang sering terjadi. Agar sistem yang ada
berjalan lebih cepat, tepat, efektif, dan efisien maka
untuk itu penulis memperbaiki sistem yang ada.
Pada saat ini menjalankan program pertama
kali dengan memasukan alamat yang akan dituju
yaitu http://localhost/aplikasi/login.php kemudian
memasukan NIK dan password dengan benar, apabila
yang dimasukkan salah maka akan kembali ke input
password, pengguna atau user harus menginput
kembali NIK dan password kembali dan apabila
benar maka user akan masuk ke halaman utama
Dalam menu halaman utama user dapat
memasukan informasi dengan menulis surat yang
akan dituju dengan mengirimkan data tersebut yang
akan masuk dan tersimpan kedalam database, apabila
user ingin mencetak laporan yang akan diberikan
kepada atasan maka user hanya masuk ke dalam
menu menu laporan dan dapat langsung mencetak
laporan tersebut.
Dalam hal ini penulis akan membangun suatu
aplikasi pengarsipan data Surat Masuk dan Surat
Keluar, Sehingga nantinya aplikasi tersebut dapat
dikelola dan digunakan oleh para karyawan kantor dan
sekretariat. Dalam Hal ini penulis akan memberikan
usulan rancangan surat masuk maupun surat keluar
sehingga dapat menggambarkan alur surat masuk dan
surat keluar.
C. Perancangan Surat Masuk
Berikut adalah prosedur arsip Surat Masuk
yang diusulkan: (1). Karyawan atau pegawai menulis
dan mengirimkan surat kepada para sekretariat
maupun sebaliknya; (2). Kemudian surat masuk
tersebut dikonfirmasi oleh bagian sekretariat maupun
sebaliknya; dan (3). Surat masuk tersebut kemudian
Gambar 10 Alur surat masuk
Riki, Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Pengarsipan....
diberikan kepada kepala kantor sedangkan data surat
masuk baik itu berupa berkas maupun berupa video
akan secara otomatis tersimpan di dalam aplikasi
sistem pengolahan database yang ada.
dengan menggunakan data masuk dan keluar yang
ditunjukan oleh anak panah masuk dan keluar
secara berurutan sebagai sebuah bubble tunggal
dengan disebut sebagai Diagram konteks.
D. Perancangan Surat Keluar
Berikut adalah prosedur arsip Surat Keluar
yang diusulkan: (1) Kepala Kantor menerima
dan memeriksa konsep surat keluar yang sudah
dicetak oleh sekretariat secara manual yang berupa
hardcopy; (2). Kemudian kepala kantor memeriksa
dan mengeluarkan file surat keluar yang harus
diperbaiki oleh sekretariat atau karyawan; (3).
Setelah itu Sekretariat memperbaiki dan memberikan
konsep surat untuk ditanda tangani oleh kepala
kantor; dan (4) Kemudian kepala kantor menerima
dan menandatangani konsep surat.
Gambar 12 Diagram conteks
Tabel
Tabel
8 T8
E. E.
Perancangan
Basis
Data
E.
Perancangan
Basis
Data
Perancangan
Basis
Data
Tabel
5 Tabel
User
Tabel
5 Tabel
User
Tabel 5 Tabel user
Nama
Field
Nama
Field
NIK
NIK
Pass
Pass
Nama
Nama
Type
Type
IntInt
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Size
Size
1515
5050
3535
Jenis_Kelamin
Jenis_Kelamin
Alamat
Alamat
Jabatan
Jabatan
Bagian
Bagian
Varchar 8 8
Varchar
Text
Text
Varchar 2020
Varchar
Varchar 5050
Varchar
Tabel
6surat
Tabel
Surat
Masuk
Tabel
6 Tabel
Surat
Masuk
Tabel
6 Tabel
masuk
Gambar 11 Usulan surat keluar
Dan terakhir surat keluar diserahkan kepada
sekretariat sedangkan data surat masuk beserta
softcopy akan otomatis tersimpan ke dalam
database aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat
keluar.
1.Menterjemahkan model data logik global untuk
DBMS target: (a) Rancangan relasi-relasi basis
data untuk DBMS target; dan (b) Rancangan
aturan-aturan integrasi untuk DBMS target.
2.
Rancangan dan implementasi representasi
fisik: (a) Analisis transaksi-transaksi; (b) Pilih
organisasi file; (c) Pilih indeks-indeks sekunder;
(d) Pertimbangan penambahan redundansi yang
terkendali; dan (e) Estimasikan ruang disk yang
diperlukan.
3.
Rancang dan implementasikan mekanisme
pengamanan: (a) Rancang view-view pemakai;
dan (b) Rancang aturan-aturan pengaksesan.
4. Monitor dan sesuaikan sistem yang sedang operasi.
Sistem yang merepresentasikan elemen sistem
Nama
Field
Nama
Field
No_agenda
No_agenda
NIK
NIK
Tgl_terima
Tgl_terima
Type Size
Size
Type
Varchar 2525
Varchar
IntInt
1515
Date
Date
Asal
Asal
Isi_Ringkasan
Isi_Ringkasan
Lampiran
Lampiran
Varchar 2525
Varchar
Text
Text
Varchar 5050
Varchar
Disposisi_KARO
Varchar 5050
Disposisi_KARO
Varchar
Disposisi_KABAG
Varchar 5050
Disposisi_KABAG
Varchar
Disposisi_KASUBBAG Varchar
Varchar 5050
Disposisi_KASUBBAG
Tanggapan
Char
Tanggapan
Char
1 1
F. Tabel
Perancangan
User
Interface
Tabel
7 Tabel
Surat
Keluar
7 Tabel
Surat
Keluar
Berdasarkan pada bab sebelumnya agar tercipta
Nama Field
Type Size
Size
Type
penataanNama
arsip Field
yang baik diperlukan
adanya sistem
No_agenda
Varchar
No_agenda arsip yang tepat.
Varchar
2525 arsip
penyimpanan
Penyimpanan
NIK
Int
15
NIK
dilakukan
kedalam databaseIntmelalui 15
SQL Server
Tgl_terima
Date
Tgl_terima
Date
berikut
merupakan langkah-langkah
menyimpan arsip
Isi_Ringkasan
Text
Isi_Ringkasan
Text
kedalam database: (1) User melakukan penulisan
Lampiran
Varchar5050
Lampiran
Varchar
Diteruskan
Kepada
Varchar9090
Diteruskan
Kepada
Varchar
9
Disposisi_KARO
Varchar5050
Disposisi_KARO
Varchar
Disposisi_KABAG
Varchar5050
Disposisi_KABAG
Varchar
Disposisi_KASUBBAG Varchar 50
N
Nam
No_age
No_agend
NIK
NIK
Tgl_ter
Tgl_terim
Asal
Asal
Isi_Rin
Isi_Ringk
Lampir
Lampiran
Diterus
Diteruska
Dispos
Disposisi
Dispos
Disposisi
Dispos
Disposisi
Tangga
Tanggapa
Kalbiscentia,Volume 3 No. 1 Februari 2016
surat kepada user yang akan dituju sesuai dengan
format yang ada; (2) Lalu surat masuk akan masuk
kedalam sistem database dengan tabel arsip dan tabel
surat keluar dari user yang mengirimkan surat; dan
(3) Kemudian sistem database akan memasukan
surat pada penerima surat kedalam tabel surat masuk
dan tabel user yang menerima.
Disposisi_KARO, Disposisi_KABAG, Disposisi_
KASUBBAG, Tanggapan.
G. Hasil User Interface
1.Menu Login
Menu Login digunakan sebagai pengamanan
sistem penyalahgunaan hak akses, sehingga
keamanan data dapat terjamin. Disini user atau
karyawan diminta memasukan NIK (Nomor Induk
Karyawan) dan password untuk dapat mengakses
data selanjutnya.
Gambar 15 Form tulis surat
Gambar 13 Menu login
4.Menu Surat Masuk
Menu Surat Masuk merupakan menu halaman
dimana semua form surat yang masuk diarsipkan. Dan
di dalamnya terdapat no_agenda, NIK, Tgl_terima,
Asal, Isi_Ringkasan, Lampiran, Tanggapan, karo,
kabag, kassubag, Lihat_Data, Hapus_Data, Simpan.
2.Menu Halaman Utama
Pada form ini adalah form Beranda yang isinya
tampilan awal, kalender, jam digital, Tulis, Surat
Masuk, Surat Keluar, Arsip, Cari Surat, Laporan,
Dokumentasi, dan Tombol Keluar. Pengguna
komputer nantinya hanya tinggal klik saja ikon menu
yang di inginkan untuk melihat, mengarsipkan atau
menulis surat.
Gambar 16 Menu surat masuk
5. Menu Surat Keluar
Menu Surat Keluar merupakan menu halaman
dimana semua form surat yang Keluar diarsipkan.
Dimana didalamnya berisikan no_agenda, NIK,
Tgl_terima, Isi_Ringkasan, Lampiran, Diteruskan_
Kepada, Tanggapan, karo, kabag, kassubag, Lihat_
Data, Hapus_Data, Simpan.
Gambar 14 Menu halaman utama
3. Form Tulis Surat
Dalam hal menulis surat dimana didalamnya
berisikan No.agenda, no.Surat, Nik, Tgl_Terima,
Asal, Isi_Ringkasan, Lampiran, Diteruskan_Kepada,
10
Gambar 17 Menu surat keluar
Riki, Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Pengarsipan....
9.Form Laporan
Pada Form ini terdapat dua jenis laporan yaitu
laporan Surat Masuk yang isinya terdapat Surat
Masuk sedangkan laporan Surat Keluar yang isinya
terdapat Surat Keluar.
Gambar 18 Form arsip
6. Form Arsip
Menu Arsip merupakan menu halaman dimana
semua form surat diarsipkan. Dimana didalamnya
berisikan no_agenda, NIK, Tgl_terima, asal,
Isi_Ringkasan, Lampiran, Diteruskan_Kepada,
Tanggapan, karo, kabag, kassubag
7.Menu Cari Surat
Pada menu ini kita dapat mencari surat masuk
maupun surat keluar berdasarkan no_agenda dari
surat tersebut.
Gambar 22 Form laporan surat keluar
H. Penggunaan Aplikasi
Dalam penggunaan aplikasi sistem informasi
pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada
Kantor Kementerian Perdagangan Biro Organisasi
dan Kepegawaian dapat dilihat dari perancangan
aplikasi kedalam bentuk tampilan aplikasi.
I. Spesifikasi Perangkat Keras dan Perangkat
Lunak
Gambar 19 Menu cari surat
8.Menu Dokumentasi
Pada form ini adalah form Dokumentasi yang
terdapat Beranda, Tulis, Surat Masuk, Surat Keluar,
Cari Surat, Laporan, Dokumentasi, dan Tombol
Keluar. Pengguna komputer nantinya hanya tinggal
klik saja ikon menu yang di inginkan dan untuk
menjalankan video pengguna hanya klik video yang
akan diputar, mengarsipkan atau menulis surat.
Untuk kebutuhan hardware, penulis menggunakan:
lProcessor Intel Pentium Dual Core,
lMonitor 14 Inc,
lMouse Logitech Optical,
lHarddisk 320 GB,
lRAM 2 GB.
Sedangkan untuk perangkat lunak penulis yang
menggunakan:
lSQL Server
lXampp Versi 3.1.0
lAdobe Dreamweaver CS6
IV. SIMPULAN
Gambar 20 Menu dokumentasi
Gambar 21 Form Lporan surat masuk
Berdasarkan dari pembahasan, penulis dapat menarik
beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1.
Dengan menggunakan Aplikasi perancangan
dan implementasi sistem informasi pengarsipan
surat dinamis pada kementerian perdagangan
di biro organisasi dan kepegawaian berbasis
web sangat membantu karyawan dalam bekerja
agar mempermudah dan mempercepat proses
input surat masuk dan surat keluar. Untuk
meningkatkan sistem peng agendaan surat masuk
dan surat keluar dari sistem manual menjadi sistem
terkomputerisasi.
2.Dengan pengolahan database berbasis elektronik,
maka data mitra kerja pada kantor Kementerian
Perdagangan di biro organisasi dan kepegawaian
berbasis web lebih cepat di akses.
11
Kalbiscentia,Volume 3 No. 1 Februari 2016
Untuk menghasilkan informasi yang lebih
berkualitas dan akurat, serta dapat mempermudah
perolehan data yang diinginkan.
[6]
Askari Azikin. “Debian GNU/Linux”. Jakarta, [Online]
Diakses 27 Februari 2015 dari ttp://directory.umm.
ac.id/Operating%20System%20Ebook/DEBIAN/
Bab%204%20Sistem%20File%20GNULinux.pdf hal
V. DAFTAR RUJUKAN
[1] J. A. O`Brien, Introduction to Information System, 12th
edition, McGraw-Hill Irwin, New York: 2005 hlm 332.
[2]
Elita & Bakhtaruddin. “Penanganan Surat Masuk dan
50
[7]Nugroho. “Perancangan dan Implementasi Sistem
Basis Data”, Yogyakarta: Hlm 228-230.
[8]
Surat Keluar di Subbagian Tata Usaha dan Arsip Bagian
dari
Umum Sekretariat Daerah Kota Pariaman”.2013
hlm.94
[3]
L. Finoza. Aneka Surat Sekretariat & Bisnis Indonesia.
Jakarta, Insan Mulia 2006. hlm 3-4.
[4]
B.R. Marshall & P. J. Steinbart. Accounting Information
System. Jakart, Salemba Empat, 2006. hlm 11.
[5] V. Yasin. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi
Objek (Pemodelan, Arsitektur dan Perancangan).
Jakarta: Mitra Wacana Media, 2012. hlm 260-261, 262263, 276-278, 278-279, 123-126, 181-182.
12
http://setneg.go.id/components/com_permen/
docviewer.php?id=23&filenam e = 1 0 _ B A B _ V I _
[Online].Diakses 7 April 2014 dari http://download.
portalgaruda.org/articlephp?article=101360&val=1516
Sekretariat Negara. “Perangkat Pengendalian Surat”.
Jakarta: Pusat, [Online] Diakses 27 Februari 2015 PERANGKAT_PENGENDALIAN_SURAT.pdf
[9]
hal 152.
S. Amang. et. al. “Rancang Bangun Digital Asset
Manager (DAM) IPTV”. 2013. [Online]. Diakses 29
Agustus 2014 dari https://www.pens.ac.id/uploadta/
downloadmk.php?id=1764. hlm 4-
5.