BAB 2 LANDASAN TEORI

7
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
M enurut Romney dan Steindart ( 2003, p6 ) AIS is “ a system that collect,
records, stores and prosesses data to produce information for decision makes. “
Sistem
informasi
akuntansi
adalah
sistem
yang
mengumpulkan,
mendokumentasikan, menyimpan, dan memproses untuk menghasilkan informasi
dalam pengambilan keputusan.
M enurut Wilkinson ( 2000, p7 ) Acounting Information System is “ a unified
structure within an entitiy, such as a business firm, that employs physical resources
and other components to transform economics data into accounting information,
with the purpose of satisfying the information needs of a variety of users.”
M enurut George H.Bodnar ( 2001, p1 ) AIS is “ a collection of resources,
such us people and equipment, designed to transform financial and other data into
information. “
Kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah
data menjadi informasi.
M enurut Jones dan Rama ( 2003, p10 ) “ The Acounting Information System
is a subsystem of MIS that provides accounting and financial information, as well as
other information obtained in the routine processing of accounting transaction..“
Sistem Informasi Akuntansi merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen
8
yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, sama seperti informasi
lainnya yang diperoleh dari proses akuntansi lainnya.
Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah sebuah sistem
komputer yang dirancang untuk menyediakan informasi akuntansi dan keuangan,
dan informasi lainnya yang diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai
transaksi perusahaan.
2.1.1
User satisfaction
Sebuah sistem dikatakan berhasil apabila pengguna merasa puas.
Faktor ini merupakan indikator keberhasilan yang paling kuat diantara
yang lain.
M engacu pada pendapat Romney, Steinbart (2003, p2) menjelaskan
bahwa ada beberapa komponen sistem informasi, yaitu:
a) Orang yang mengoperasikan sistem dan menjalankan berbagai
macam fungsi.
b) Prosedur – prosedur dan intruksi : baik manual maupun
otomatis yang terlibat dalam pengumpulan pemrosesan dan
penyimpanan data aktivitas organisasi
c) Data : mengenai organisasi dan proses bisnisnya
d) Software yang digunakan untuk memproses data dan
organisasi
9
e) Infrasatruktur TI, termasuk didalamnya alat – alat penunjang
komputer, dan alat komunikasi jaringan yang digunakan untuk
mengumpulkan, menyimpan, memproses data informasi.
f) Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang
menjaga data dalam SIA.
2.1.2
Siklus sistem informasi akuntansi
M enurut Jones dan Rama (2003, p4) proses bisnis adalah urutan
aktivitas
yang
dijalankan
oleh
perusahaan
untuk
memperoleh,
memproduksi, menjual barang dan jasa. Proses bisnis dapat dilihat
melalui siklus transaksi proses bisnis tersebut dan dapat dikelompokkan
kedalam tiga siklus transaksi utama yaitu :
a) siklus perolehan atau pembelian ( Acquisition Cycle ) yang meliputi
proses pembelian barang dan jasa.
b) siklus konversi ( Convertion Cycle ) yang meliputi proses untuk
mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang dan jasa.
c) siklus pendapatan ( Revenue Cycle ) yang meliputi proses penyediaan
barang dan jasa ke pelanggan.
Tiap jenis perusahaan hampir serupa dan terdiri dari beberapa atau
seluruh kegiatan berikut ini :
-
M enanggapi permintaan pelanggan
-
M engembangkan perjanjian untuk menyediakan barang dan jasa yang
akan datang dengan pelanggan.
-
M enyediakan jasa atau mengirimkan barang kepada pelanggan
10
-
Penagihan kepada pelanggan
-
M engumpulkan kas
-
M enyetor kas ke bank
-
M enyiapkan laporan
M enurut Bodnar dan Hopwood (2004, p6-8), Siklus transaksi
secara tradisional dapat dikelompokkan empat siklus yang umum,
yaitu:
-
Siklus pendapatan yang terdiri dari event – event yang berhubungan
dengan kegiatan pendistribusian barang dan jasa ke entitas yang lain
dan kegiatan pengumpulan pembayaran atas pendistribusian barang
yang telah dilakukan.
-
Siklus pengeluaran yang terdiri dari event - event yang berhubungan
dengan kegiatan perolehan barang dan jasa dari entitas lain dan
penyelesaian kewajiban dari perolehan tersebut.
-
Silklus produksi yang terdiri dari event – event yang berhubungan
dengan pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa.
-
Siklus keuangan yang terdiri dari event - event yang berhubungan
dengan perolehan dan manajemen data capital, termasuk kas.
2.1.2.1 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi
Jones dan Rama (2003, p6) mengemukakan sistem
informasi akuntansi dapat digunakan sebagai berikut :
11
1. M enghasilkan Laporan Eksternal
Dunia bisnis menggunakan sistem informasi akuntansi
untuk menghasilkan laporan khusus untuk memenuhi
kebutuhan informasi dari investor, kreditor, pemungut
pajak, dan agen – agen regulator. Laporan ini
mencangkup laporan keuangan, pengembalian pajak
dan laporan yang dibutuhkan oleh agen – agen bank.
Laporan dari jenis ini mengikuti struktur yang
dibutuhkan yang dibuat oleh organisasi seperti Tabel
Akuntansi Keuangan standar. Komisi sekuritas dan
pertukaran, dinas pendapatan dan pembuat peraturan
lainnya. Karena format dan isi yang dibutuhkan untuk
laporan ini relatif sama dan tetap untuk banyak
perusahaan,
supplier
menyediakan
perangkat
perangkat
lunak
lunak
akuntansi
dapat
yang
mengotomasisasi banyak proses pelaporan. Sebagai
hasilnya ketika informasi yang dibutuhkan setelah
direkam, laporan eksternal akan dapat dihasilkan lebih
cepat dan lebih mudah dari sebelumnya.
2. M endukung Aktivitas Rutin
M anajer memerlukan sistem informasi akuntansi untuk
menangani kegiatan operasional rutin dalam siklus
operasional perusahaan, antara lain menerima order
12
dari pelanggan, pengiriman barang dan jasa, menagih
pelanggan serta penerimaan kas.
3. Pendukung Keputusan
Informasi
juga
dibutuhkan
dalam
pengambilan
keputusan non-rutin pada setiap level dalam sebuah
organisasi.
Contohnya
termasuk
mengetahui
bagaimana produk apa yang terjual paling banyak dan
pelanggan mana yang melakukan transaksi paling
banyak
4. Pengendalian dan Perencanaan
Sistem informasi dibutuhkan untuk merencanakan dan
mengendalikan aktivitas. Informasi mengenai budget
dan biaya standar, disimpan dalam sistem informasi
dan laporan didesain untuk membandingkan jumlah di
budget dan dengan jumlah saat ini.
5. Implementasi Pengendalian Internal
Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur dan
sistem informasi yang digunakan untuk melindungi
asset
perusahaan
memelihara
dari
keakuratan
penggelapan
data
dan
keuangan.
untuk
Adalah
mungkin untuk membangun pengendalian kedalam
sistem informasi akuntansi untuk mencapai tujuan ini.
Contoh,
sistem
informasi
dapat
menggunakan
password untuk mencegah seseorang memiliki akses
13
ke form entry data, dan laporan – laporan yang tidak
sesuai dengan pekerjaanya.
2.1.3
Analisis dan perancangan sistem berbasis object oriented
a.
Object
menurut M athiassen et all (2000, p51) “object is a entity
with identity, state and behavior”.
menurut Carol Britton (2001, p14) “object is software unit
packaging together data and method to manipulate that data”.
Berdasarkan pengertian diatas, objek merupakan suatu entitas
yang memiliki identitas , state dan behavior.
b.
Object Oriented Analysis
menurut Grandy Booch (2001, p39) “object oriented analysis
is a
method of analysis that examines requirements from the
perspective of the class and object found in the vocabulary of the
problem domain”.
2.1.4
Pengertian Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan suatu langkah yang sangat penting bila
menyusun suatu sistem yang baru ataupun mengganti suatu sistem yang
sudah ada untuk disempurnakan.
14
M enurut M cleod (2001, p190) analisis sistem adalah penelitian
atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru
atau diperbaharui.
Aktivitas – aktivitas dalam analisis sistem tersebut antara lain :
a) M engumumkan penelitian laporan
b) M engorganisasikan tim proyek
c) M engidentifikasikan kebutuhan informasi
d) M endefinisikan kriteria kinerja sistem
e) M enyiapkan usulan rancangan, dan
f) M enyetujui atau menolak rancangan proyek
Sedangkan menurut Whitten et.al. (2001, p186) analisis
sistem adalah teknik penyelesaian masalah dengan mendaur ulang
atau mendekomposisikan sebuah sistem kedalam bagian – bagian
komponen dengan tujuan mempelajari dengan baik interaksi
komponen – komponen tersebut dalam menyelesaikan tujuannya.
2.1.5
Pengertian Perancangan Sistem
M enurut M cLeod (2001, p192) perancangan sistem adalah
penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem yang baru.
M enurut M ulyadi (2001, p51) perancangan sistem adalah proses
penterjemahan kebutuhan pemakai informasi kedalam altenatif rancangan
sistem informasi yang diajukan pada pemakai informasi untuk
pertimbangan.
15
Sedangkan menurut Whitten et.al. (2001, p186) perancangan
sistem adalah teknik untuk melengkapi penyelesaian masalah pada
analisis sistem dengan menyatukan kembali bagian – bagian komponen
sistem menjadi sistem yang utuh, dengan harapan memperoleh sistem
yang lebih baik.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem
merupakan suatu bentuk tahapan dimana kita harus menentukan
bagaimana membangun atau menyusun sistem informasi yang terbaik
sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi.
2.1.6
Object Oriented Analysis
2.1.6.1 Object
M cLeod (2001, p330) mengemukakan bahwa object
adalah suatu entitas fisik atau kejadian yang dijelaskan dalam
bentuk data dan prosesnya.
M enurut M athiasen, M adsen, Nielsen, dan Stage (2000, p51)
mengatakan bahwa “object is an entity with identity, state, and
behavior”
Sedangkan menurut Britton dan Doake (2000, p14) object adalah
paket software yang didalamnya terdapat data dan metode yang
digunakan untuk memanipulasi data tersebut.
16
Dari definisi di atas dapat diartikan bahwa object
merupakan suatu entitas yang memiliki identity, state, dan
behavior.
2.1.6.2 Object Oriented
Object Oriented menurut Britton dan Doake (2000, p268)
merupakan suatu sistem pendekatan untuk mengembangkan
software yang didasarkan atas data item, atribut dan operasi yang
mendefinisikannya.
M enurut M athiasen (2000, p5) keuntungan dari object oriented
adalah :
1. M erupakan konsep yang sesuai untuk menjelaskan model
fenomena
dalam
sebuah
kantor
ataupun
sistem
komputerisasi yang dibuat dengan menggunakan bahasa
sehari – hari (natural language)
2. M emberikan informasi yang jelas tentang konteks dari
sistem
3. M engurangi biaya perawatan (maintenance)
17
2.1.6.3 Object Oriented Analysis
M enurut Whitten et.al. (2001, p430) object oriented
analysis adalah teknik pembuatan model yang mengintegrasikan
data dan proses kedalam suatu rancangan yang dinamakan object.
Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa object oriented analysis
adalah suatu cara untuk menganalisis object dalam menentukan
model dalam problem domain.
2.1.6.4 Object Oriented Design (OOD)
M enurut Whitten et.al. (2001, p686) object oriented
design
adalah
suatu
pendekatan
yang
digunakan
untuk
mendefinisikan solusi software, hubungan antara object, atribut
dan metode yang dimiliki.
Dari definisi tersebut dapat diartikan bahwa object
oriented design adalah aktivitas yang dilakukan untuk membuat
solusi dari hubungan antara object, dan metode yang dimiliki oleh
sistem dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu.
2.1.6.5 Object Oriented Analysis dan Design (OOAD)
M enurut Whitten et.al (2001, p13) object oriented analysis
and
design
adalah
sekumpulan
tool
dan
teknik
untuk
18
mengembangkan sistem yang akan menggunakan object teknologi
dalam membangun sistem dan softwarenya.
Sedangkan menurut M athiasen, M adsen, Nielsen, dan
Stage (2000, p14) Object Oriented Analysis and Design
(OOA&D) terbagi kedalam empat aktivitas utama, yaitu problem
– domain analysis, application domain analysis, architectural
design, dan component design.
2.1.7
Pengertian Event
M enurut Jones dan Rama (2003,p4), event adalah “things that
happen at particular point in a time”, yang artinya event adalah kejadian
/ peristiwa yang terjadi pada suatu waktu tertentu.
Jadi event adalah suatu bagian dari proses bisnis yang melibatkan dua
atau lebih object, yang terjadi pada waktu tertentu.
2.1.8
Pengertian Workflow
M enurut Whitten, Benley dan Ditman (2004,p62) workflow
adalah aliran transaksi melalui proses bisnis untuk memastikan
pemeriksaan yang benar dan persetujuan diimplementasikan.
M enurut Jones dan Rama (2003,p84) workflow table is a twocolumn table that identifies the actors and actions in a process.Artinya
workflow adalah sebuah tabel dua kolom yang mengidentifikasi beberapa
aktor dan tindakan dalam sebuah proses.
19
Jadi dapat disimpulkan bahwa workflow table adalah tabel yang
berisi aliran transaksi dalam suatu proses bisnis dengan mengidentifikasi
aktor-aktor dan tindakan-tindakan yang terkait di dalam proses tersebut
2.1.9
Pengertian Use Case Diagram
2.1.9.1 Pengertian use case
M enurut Whitten, Bentley dan Ditman (2004, p201) use
case merupakan sebuah scenario atau peristiwa bisnis dimana
sistem harus memberikan suatu respon yang ditentukan. Use case
mencangkup
analisis
berorientasi
objek
;
akan
tetapi
penggunaannya menjadi hal umum dibanyak metodologi untuk
analisis dan disain sistem.
M enurut M athiassen (2000, p343) simbol – simbol dalam
use case diagram dapat dibedakan menjadi sebagai berikut :
Actor
M enggambarkan Aktor
M enggambarkan Simbol
Alternatif untuk aktor
Use Case
M enggambarkan Use Case
M enggambarkan
Participation
20
M enggambarkan kelompok
Use Case
Group
use case
M enurut Whitten, Bently dan Ditman (2004, p257) Use
Case Diagram merupakan
diagram yang menggambarkan
interaksi antara sistem dengan sistem, eksternal dengan pengguna.
Dengan kata lain, secara grafis menggambarkan siapa yang akan
menggunakan sistem dengan cara apa pengguna mengharapkan
untuk berinteraksi dengan sistem.
M enurut pengertian diatas dapat diartikan use case
diagram adalah grafik dari aktor-aktor , yang ditutup oleh batasan
sistem, komunikasi hubungan antara aktor
dan use case,
generalisasi.
Kesimpulan dari Use Case Diagram adalah merupakan
grafik yang digunakan untuk merancang sistem dalam hal ini
hubungan aktor dengan tindakan interaksi aktor dengan system
2.1.10 Pengertian Activity Diagram
M enurut Jones dan Rama (2003, p68) activity diagram is a
diagram that shows the sequence of activities in process. Hal ini berarti
activity diagram merupakan sebuah diagram yang menampilkan urutan
aktivitas dalam proses.
M enurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004,p428) activity
diagram merupakan sebuah diagram yang menggambarkan secara grafis
21
aliran proses bisnis, langkah-langkah sebuah use case atau langkah
perilaku.
Berdasarkan beberapa pengertian diatas, dapat ditarik suatu
kesimpulan bahwa activity diagram merupakan suatu diagram yang
menggambarkan proses bisnis yang dilakukan oleh suatu entitas bisnis.
2.1.11 Overview Acti vity Diagram
M erupakan diagram yang menggambarkan tampilan level tinggi
dari proses bisnis dengan mendokumentasikan event – event yang
penting, urutannya dan informasi yang menyertai event tersebut.
M enurut Jones dan Rama (2003, p73) dalam menyiapkan
overview activity diagram terdapat langkah – langkah sebagai berikut.
a. M embaca narasi dan mengidentifikasi event – event yang penting
b. M encatat narasi secara jelas untuk mengidentifikasi event - event
yang terlibat didalamnya
c. M enggambarkan agen (actor) yang terlibat dalam proses bisnis yang
terjadi.
d. M embuat diagram masing – masing event dan menunjukkan urutan
event yang terjadi.
e. M enggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses
bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari files tersebut.
22
2.1.12 Detailed Activity Diagram
M enurut Jones dan Rama (2003, p69) adalah diagram yang
menggambarkan aktivitas yang saling berhubungan secara detail atau
rinci dengan satu atau dua event yang terdapat pada overview diagram.
Dalam menyiapkan Detailed Activity Diagram terdapat langkah –
langkah sebagai berikut :
a. M encatat narasi untuk menunjukkan aktivitas
b. M enyiapkan workflow table
c. M engidentifikasi detailed diagram yang dibutuhkan
2.1.13 UML (Unified Modelig Language) Class Diagram
M enurut Jones dan Rama (2003, p68) UM L adalah sebuah bahasa
yang
digunakan
untuk
spesifikasi,
visualisasi,
konstruksi,
dan
mendokumentasikan sistem informasi.
M enurut Schatz (2002, p68) UM L dapat dibagi menjadi empat bagian
yaitu :
a) Class Diagram
b) Usecase Diagram
c) Activity Diagram, dan
d) Implementation Diagram
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa UM L class
diagram adalah
dokumentasi data.
sebuah tool yang digunakan
untuk mendesain
23
Empat aktivitas utama dalam membuat UM L class diagram yaitu :
a) M enempatkan transaction table yang dibutuhkan pada UML class
diagram.
b) M enempatkan master table yang dibutuhkan pada UML class
diagram
c) M enentukan hubungan yang dibutuhkan antara masing – masing tabel
(transaction dan master)
d) M enentukan atribut yang dibutuhkan
2.1.13.1
Pengertian Class
M enurut Whitten, Bentley, dan Ditman (2004, p
410) Class merupakan satu set objek yang memiliki atribut
dan perilaku (behavior) yang sama. Kadang- kadang
disebut object class.
2.1.13.2
Pengertian Attribute
M enurut Whitten, Bentley, dan Ditman (2004,
p286) Attribute adalah sifat atau karakteristik deskriptif
suatu entitas. Sinonimnya antara lain elemen, sifat dan
field. Atribut menampilkan sifat dari suatu objek.
Jadi Atribut adalah kumpulan sifat atau data yang
dimiliki oleh suatu class / object.
24
2.1.13.3
Pengertian Behavior
M enurut Whitten, Bentley, dan Ditman (2004,
p409) Behavior adalah kumpulan dari sesuatu yang dapat
dilakukan oleh objek dan terkait dengan fungsi-fungsi
yang bertindak pada data objek atau attribute.
Pada siklus berorientasi objek, perilaku objek menunjuk
kepada metode, operasi atau fungsi.
M enurut M athiassen (2000, p52) Behavior adalah
urutan kejadian yang secara aktif menampilkan dan secara
pasif berpengalaman selama masa hidupnya.
Jadi
kesimpulannya
behavior
adalah
urutan
kejadian yang dapat dilakukan oleh suatu objek.
2.1.13.4
Hubungan-hubungan dalam Class Diagram
M enurut Whitten, Bentley, dan Ditman (2004,
p411) Hubungan dalam class diagram dapat dibedakan
menjadi :
1. Multiplicity
Hubungan ini adalah jumlah kejadian minimum dan
maksimum dari satu objek atau class untuk suatu
kejadian tunggal dari objek atau class yang terkait.
2. Agregation
Adalah hubungan dimana satu class yang lebih besar
berisi satu atau lebih class yang lebih besar.
25
3. Generalization
Sebuah teknik dimana atribut dan behavior yang
umum pada beberapa tipe class objek dikelompokan
ke dalam class-nya sendiri yang disebut supertype,
sebuah entitas yang berisi attribute dan behavior yang
umum bagi satu atau lebih subtype class. Atribut dan
metode class objek supertype kemudian diwariskan
oleh class objek disebut subtype, jadi subtype adalah
sebuah class objek yang mewarisi atribut dan behavior
dari sebuah class supertype dan kemudian mengisikan
atribut dan behavior untuk kedalamnya
2.2
Rancangan Database
M enurut Britton dan Doake (2000, p266) adalah semua data yang
dibutuhkan untuk mendukung operasi organisasi. Didalamnya meliputi aktivitas
mengumpulkan, mengorganisasi dan merawat secara tersentralisasi.
M enurut Jones dan Rama (2006, p156), “ A database is comprehensive
collection of related data. The database is managed by a database management
system, which is a set of programs that enables the user to store, modify, and
extract information from a database”. Dapat diartikan bahwa, database adalah
kumpulan yang luas dari data yang berhubungan. Database dikelola oleh sistem
manajemen
database,
dimana
kumpulan
dari
program-program
yang
26
memungkinkan pemakai untuk menyimpan, mengubah, dan menggali informasi
dari database.
Jadi dapat disimpulkan bahwa, database merupakan kumpulan dari data
yang saling berhubungan satu dengan yang lain dan diorganisasikan untuk
mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
M enurut Connolly & Begg (2002, p281), perancangan database dibagi
menjadi tiga tahapan utama, yaitu :
1. Conceptual Database Design
M erupakan proses membangun sebuah model data dari informasi yang
diperoleh dalam suatu organisasi, tapi bebas dari semua pertimbangan fisik.
Konsep desain merupakan tahapan pertama dari tahapan perancangan
database dan menciptakan model data konseptual dari bagian perusahaan
yang dibuat databasenya. M odel data dibuat dengan menggunakan dokumen
dari spesifikasi kebutuhan pemakai
2. Logical Database Design
M erupakan proses membangun sebuah model informasi yang diperoleh dari
sebuah organisasi berdasarkan model data khusus, tetapi bebas dari hal yang
berkaitan dengan database management system dan pertimbangan fisik
lainnya.
Pada tahapan ini model data konseptual yang dibangun pada tahap
sebelumnya diperhalus dan dipetakan pada model data logis. M odel data
logis didasarkan pada target model data untuk database.
27
3. Physical Database Design
M erupakan proses pembuatan gambaran suatu implementasi database pada
media penyimpanan kedua. Hal in menggambarkan hubungan utama,
organisasi file dan indeksyang digunakan untuk mencapai efisiensi akses ke
dalam data dan hubungan integritas batasan (assosiated intergrity constraints)
yang lainnya dan hal yang berkaitan dengan keamanan. Physical Database
Design merupakan tahap ketiga dan terakhir dari proses perancangan basis
data, dimana perancang memutuskan
bagaimana
basis
data
tersebut
diimplementasikan.
Tujuan Physical Database Design adalah : mendeskripsikan bagaimana
perancang bermaksud untuk mengimplementasikan secara fisik logical
database desain.
2.3
Rancangan Formulir
M enurut M ulyadi (2003, p3) adalah dokumen yang digunakan untuk
merekam terjadinya transaksi.
M enurut Kroenke (2002, p269) adalah tampilan layer yang digunakan
untuk memasukkan dan mengedit data. Beberapa pembuat formulir yang baik
menurut Kroenke antara lain :
1) Struktur formulir seharusnya menggambarkan tampilan dari object yang
diterangkan. Contohnya formulir pelanggan berisi informasi yang berkaitan
dengan data – data pelanggan.
28
2) Semantik dari data formulir jelas dan sesuai dengan keadaan sebenarnya.
Contonya object dari pelanggan yang berkaitan dengan nomor telepon dan
alamat, hanya memiliki hubungan one to one yang menerangkan object
pelanggan tersebut secara unik.
3) Struktur formulir harus mendorong pengisian formulir melakukan tindakan
yang tepat atas formulir tersebut. Contohnya kolom kode negara yang
terdapat pada formulir menyediakan pilihan – pilihan (option) kode negara,
sehingga dapat menjamin kebenaran kode negara yang dimasukkan oleh
pengisi formulir.
2.3.1
Manfaat Formulir Bagi Perusahaan
M enurut M ulyadi (2001,p78), manfaat formulir bagi perusahaan
untuk :
1. M enetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan
2. M erekam data transaksi bisnis perusahaan
3. M engurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua
kejadian bentuk tulisan
4. M enyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di
dalam organisasi yang sama atau ke organisasi yang lain
2.4
Rancangan Layar
M enurut Briitton dan Doake (2003, p286) adalah sistem interface atau
tampilan yang berhubungan dengan dunia luar.
29
M enurut M athiassen et al. (2000, p151), “ interface is facilities that make
a system’s model and function available to actors”. Dapat diartikan bahwa
rancangan layar adalah fasilitas-fasilitas yang membuat model dari system dan
function yang tersedia untuk actor.
Jadi dapat disimpulkan bahwa, interface atau rancangan layar merupakan
suatu tampilan model system dan function yang saling berhubungan dengan
dunia luar yang memungkinkan untuk digunakan oleh actor dan bersifat userfriendly dan dapat dipresentasikan dalam bentuk data yang terorganisir.
M enurut Jones dan Rama (2003, p326) terdapat beberapa elemen dalam
rancangan layer, yaitu :
1. Text Box
Adalah ruang pada form yang digunakan untuk memasukan informasi yang
kemudian akan ditambahkan pada table atau untuk menampilkan informasi
yang dibaca dari tabel
2. Labels
M embantu pengguna dalam memahami informasi apa yang dibutuhkan untuk
dimasukkan kedalam form.
3. Look-Up Feature
Biasanya ditambahkan pada text boxes yang digunakan untuk memasukan
kedalam foreign key.
4. Command Buttons
Digunakan untuk menjalankan perintah untuk menjalankan perintah
selanjutnya.
5. Radio Buttons
30
M emungkinkan pengguna untuk memilih salah satu dari serangkaian pilihan.
6. Check Boxes
M irip seperti radio button, tapi dapat memilih lebih dari satu pilihan.
2.5
Rancangan Laporan
M enurut Kroenke (2002, p38) adalah tampilan yang dibentuk dari data
yang terdapat pada database.
M enurut Jones dan Rama (2003, p241) laporan adalah presentasi data
yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik.
M enurut Jones dan Rama (2003, p254) tipe – tipe laporan terdiri dari:
1) Simple List
Yaitu laporan yang menampilkan tampilan yang sederhana dari
transaksi yang terjadi selama periode waktu tertentu, tanpa adanya
pengelompokkan.
2) Grouped Event Detail Report
Yaitu laporan yang menampilkan event yang terjadi selama periode
tertentu dengan mengelompokkan atas produk, layanan, ataupun
agen.
3) Grouped Event Summary Report.
Yaitu laporan yang mengelompokkan event berdasarkan parameter
bervariasi. Contohnya : Bulan, Customer
31
4) Single Event Report
Yaitu laporan yang memberikan detail tentang suatu event tertentu.
Contohnya: laporan faktur dan PO (Purchace Order)
2.6
Pengertian sistem informasi penjualan
Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang
mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang diracang untuk
menghasilkan, menganalisa, menyebarkan, dan memperoleh informasi guna
mendukung
pengambilan
keputusan
mengenai
penjualan.(
sumber
:
http//Wikipedia .org/wiki/Sistem_Informasi ).
2.6.1
Pengertian Penjualan
M enurut M ulyadi ( 2001,p202 ), kegiatan penjualan terdiri dari
transaksi penjualan barang dan jasa baik secara kredit maupun tunai.
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order pelanggan telah dipenuhi
dengan pengiriman atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu
perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya, sedangkan dalam
transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh
perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari
pembeli.
M enurut Standar Akuntansi Keuangan (1999, PSAK no.23.2),
penjualan adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul
dari aktivitas normal perusahaan selama satu periode, bila arus masuk
32
mengakibatkan
kenaikan
ekuitas
yang
tidak
berasal
kontribusi
penanaman modal.
M enurut Arifin (2000, p163), sales (penjualan) adalah transfer
hak atas barang untuk mendapatkan sumber dan lainnya, seperti kas atau
janji untuk membayar kas.
M enurut Niswonger et al yang diterjemahkan oleh Sirait (1999,
p14), penjualan adalah kegiatan yang dilakukan dimana aktiva ditukar
dengan aktiva.
Berdasarkan pengertian tersebut maka penulis berkesimpulan
bahwa penjualan adalah merupakan suatu kegiatan yang mengurangi
jumlah persediaan barang dan mempengaruhi penerimaan kas ataupun
piutang dagang.
2.6.2
Jenis – Jenis Penjualan
M enurut Niswonger et. al. yang diterjemahkan oleh Sirait (1999,
p240 241), pendapatan dari penjualan barang dagang biasanya
diidentifikasi pada buku besar sebagai penjualan. Perusahaan bisa
menjual barang dagang secara tunai maupun kredit
M enurut M ulyadi (2001, p202), penjualan dibedakan menjadi dua
kelompok, yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai
yaitu barang atau jasa baru akan diserahkan kepada pembeli jika
perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Sedangkan penjualan kredit
yaitu order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau
33
penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki
piutang pada pelangganya.
2.6.2.1 Pengertian Sistem Penjualan Tunai
M enurut M uyadi (2001, p457, p476), Penjualan tunai
dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli
melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum
barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang
diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada
pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh
perusahaan.
Yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan
lain penjualan tunai adalah :
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau
kelompok produk selama jangka waktu tertentu, yaitu
a. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai
b. Kuantitas produk yang dijual
c. Nama pramuniaga yang melakukan penjualan
d. Otorisasi pejabat yang berwenang
2. Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai
adalahm:
a. Faktur penjualan tunai
b. Bukti setor bank
34
2.7
Sistem Informasi Penerimaan Kas
2.7.1
Pengertian Penerimaan Kas
M enurut Niswonger, Warren, Reeve dan Fess (1999,p290), kas
meliputi koin, uang kertas, cek, wesel ( money order atau kiriman uang
melalui pos yang lazim berbentuk draft bank atau cek bank ; hal ini untuk
selanjutnya diistilahkan sebagia wesel ) dan uang yang disimpan di Bank
yang bersangkutan. Lazimnya, kas diartikan sebagai segala sesuatu yang
diterima Bank untuk disetorkan ke rekening Bank.
M enurut Dyckman, Dukes dan Davis (1999,p295), kas mencakup
saldo
simpanan pada lembaga keuangan, giro, dan kartal, kas kecil,
serta instrument lainnya yang diterima oleh lembaga keuangan untuk
setoran langsung dan penarikan.
M enurut M ulyadi (2001,p455), Penerimaan Kas perusahaan
berasal dari dua sumber utama, yakni penerimaan kas dari penjualan tunai
dan penerimaan kas dari penjualan kredit.
Jadi penerimaan kas adalah penerimaan atas segala sesuatu, yang
berbentuk
uang, cek, giro, wesel, serta instrumen lain yang dapat
diterima sebagai alat pembayaran atas kewajiban yang sesuai dengan
nominalnya, baik dari penjualan tunai maupun kredit.
35
2.7.2 Prosedur Penerimaan Kas
M enurut M ulyadi (2001,p456) sistem penerimaan kas dari
penjualan tunai dibagi menjadi 3 prosedur sebagai berikut :
a. Prosedur penerimaan kas dari over-the-counter sales
Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang langsung ke
perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan
dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima
barang yang dibeli. Pembayaran bisa secara uang tunai, cek pribadi
atau dengan credit card, sebelum barang diserahkan kepada pembeli.
Penerimaan kas dari over-the-counter sales dilaksanakan melalui
prosedur berikut ini :
1. Pembeli memesan barang langsung di Bagian Penjualan
2. Bagian kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat
berupa uang tunai, cek pribadi atau kartu kredit.
3. Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman untuk
menyerahkan barang kepada pembeli
4. Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli
5. Bagian Kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank
6. Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal
penjualan
7. Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai
dalam jurnal penerimaan kas.
36
b. Prosedur penerimaan kas dari cash-on-delivery sales (COD sales)
Cash-on-delivery
sales
(COD
sales)
adalah
transaksi
penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum,
atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari
hasil penjualan.
COD sales melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini :
a) Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor
pos
b) Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos pengirim dengan
cara mengisi formulir COD sales di kantor pos
c) Kantor pos pengirim mengirim barang dan formulir COD sales
sesuai dengan instruksi penjual kepada kantor pos penerima
d) Kantor pos penerima, pada saat diterimanya barang dan formulir
COD sales, memberitahukan kepada pembeli tentang diterimanya
kiriman barang COD sales
e) Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan
melakukan pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir
COD sales. kantor pos penerima menyerahkan barang kepada
pembeli, dengan diterimanya kas dari pembeli
f) Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa
COD sales telah dilaksanakan
g) Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD sales
telah selesai dilaksanakan, sehingga penjual dapat mengambil kas
yang diterima dari pembeli.
37
c. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales
Sebenarnya credit card sales bukan merupakan suatu tipe
penjualan namun merupakan salah satu cara bayar bagi pembeli dan
sarana penagihan bagi penjual, yang memberikan kemudahan baik
bagi pembeli maupun penjual.
Kartu kredit dapat digolongkan menjadi tiga kelompok :
1. Kartu kredit bank (bank cards)
2. Kartu kredit perusahaan (company cards)
3. kartu kredit bepergian dan hiburan (travel and entertainment
cards)
2.7.3
Dokumen Akuntansi yang Digunakan Dalam SistemPenerimaan Kas
M enurut M ulyadi (2001,p463), dokumen yang digunakan dalam
sistem penjualan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Faktur Penjualan Tunai.
2. Pita register kas (cash register tape).
3. Credit card sales slip.
4. Bill of lading.
5. Faktur penjualan COD.
6. Bukti setor bank.
7. Rekapitulasi harga pokok penjualan.
38
2.7.4
Fungsi Yang Terkait Dalam Penerimaan Kas
M enurut M ulyadi (2001,p462) Fungsi yang terkait dalam sistem
penerimaan kas dari penjualn tunai adalah :
1. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli,
mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut
kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke
fungsi kas.
2. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari penjualan
tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari
pembeli.
3. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh
pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan
menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
5. Fungsi Akuntansi
39
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan
dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
2.7.5
Informasi yang diperlukan oleh Manajemen
Informasi yang umumnya diperlukan oleh M anajemen dari
penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut :
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk
atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai
3. Kuantitas produk yang dijual
4. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan
5. Otorisasi pejabat yang berwenang
2.7.6
Jaringan prosedur yang membentuk system penerimaan kas
dari penjualan tunai adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari
pembeli dan
membuat
faktur
penjualan
tunai untuk
memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang
ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan
fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan
kepada pembeli.
40
2. Prosedur Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga
barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran
(berupa pita register kas dan cap “lunas” pada faktur penjualan
tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut
melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi
pengiriman
3. Prosedur Penyerahan Barang
Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang
kepada pembeli
4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan
transaksi penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas
5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan
penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima
pada suatu hari. Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan
kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah
penuh.
6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas
berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui
fungsi kas
41
2.7.7
Tujuan Sistem Pengendalian Internal
M enurut M ulyadi (2001,p164), tujuan sistem pengendalian
intern, yaitu :
1. M enjaga kekayaan organisasi
2. M engecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. M endorong efisiensi
4. M endorong dipatuhinya kebijakan manajemen
2.7.8
Unsur Pengendalian Intern
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam
system penjualan tunai adalah sebagai berikut :
•
Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas
Penerimaan kas yang dilakukan oleh bagian kasa akan dicek
kebenarannya oleh bagian order penjualan, karena dalam
sistem penjualan tunai transaksi penerimaan kas dari
penjualan tunai tidak akan terjadi tanpa diterbitkannya faktur
penjualan tunai oleh bagian order penjualan.
2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan
menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Dengan
kata lain sistem yang menggabungkan fungsi akuntansi
dengan kedua fungsi pokok yang lain : fungsi operasi dan
42
fungsi penyimpanan
akan
membuka kesempatan
bagi
karyawan perusahaan untuk melakukan kecurangan dengan
mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang
dilakukannya.
Pemisahaan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya
penggunaan kas dari penjualan tunai oleh bagian kasa untuk
kepentingan pribadinya.
3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi
penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi
Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara
lengkap
hanya
oleh
satu
fungsi
tersebut.
Dengan
dilaksanakannya setiap transaksi penjualan tunai oleh berbagai
fungsi tersebut akan tercipta adanya pengecekan intern
pekerjaan setiap fungsi tesebut oleh fungsi lain
•
Sistem Otorisasi dan Pencatatan
Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi
penjualan
dengan menggunakan formulir faktur penjualan
tunai.
Transaksi penjualan tunai dimulai dengan diterbitkannya
faktur penjualan tunai oleh fungsi penjualan. Dengan formulir
ini fungsi penerimaan kas akan menerima kas dan fungsi
pengiriman akan menyerahkan barang kepada pembeli. Faktur
43
penjualan tunai harus diotorisasi oleh fungsi penjualan agar
menjadi dokumen yang sah, yang dapat dipakai sebagai dasar
bagi fungsi penerimaan kas untuk menerima kas dari pembeli,
dan
menjadi
perintah
bagi fungsi pengiriman
untuk
menyerahkan barang kepada pembeli setelah harga barang
dibayar oleh pembeli tersebut, serta sebagai dokumen sumber
untuk pencatatan dalam catatan akuntansi.
5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara
membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan
penempelan pita register kas pada faktur tersebut
Sebagai bukti bahwa fungsi penerimaan kas telah menerima
kas dari pembeli, fungsi tersebut harus membubuhkan cap
“lunas” dan menempelkan pita register kas pada faktur
penjualan tunai. Dengan cap “lunas” dan pita register kas
tersebut dokumen faktur penjualan tunai dapat memberikan
otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang
kepada pembeli.
7. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan
permintaan
otorisasi dari bank penerbit kartu kredit
8. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan
cara
44
membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan
tunai Cap “sudah diserahkan” yang dibubuhkan oleh fungsi
pengiriman pada faktur penjualan tunai membuktikan telah
diserahkannya barang kepada pembeli yang berhak. Dengan
bukti ini fungsi akuntansi telah memperoleh bukti yang sah
untuk mencatat adanya transaksi penjualan tunai dengan
mendebit rekening kas dan mengkredit rekening hasil
penjualan dan persediaan barang.
9. Pencatatan ke dalam Catatan akuntansi harus didasarkan atas
dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung
yang lengkap. Catatan akuntansi harus diisi informasi yang
berasal dari dokumen sumber yang sah, kesahan dokumen
sumber
dibuktikan
dengan
dilampirkannya
dokumen
pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat
yang berwenang. Dalam sistem penjualan tunai, pencatatan
mutasi piutang harus didasarkan pada faktur penjualan tunai
sebagai dokumen sumber dan pita register kas sebagai
dokumen pendukung.
10. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh
karyawan yang diberi wewenang untuk itu
•
Praktik yang Sehat
1. Faktur
penjualan
tunai
bernomor
urut
tercetak
dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan
Otorisasi dari yang berwenang diwujudkan dalam bentuk
45
tanda tangan
pada formulir. Dengan demikian untuk
mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam
perusahaan dapat dilakukan dengan mengawasi penggunaan
formulir yang digunakan sebagai media untuk otorisasi
terjadinya transaksi tersebut. Salah satu cara pengawasan
formulir adalah dengan merancang formulir yang bernomor
urut
tercetak
sehingga
penggunaannya
dapat
dipertanggungjawabkan oleh fungsi keuangan.
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor
seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi
penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
3. Perhitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara
periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern
Perhitungan kas secara periodik dan secara mendadak akan
mengurangi risiko penggelapan kas yang diterima oleh kasir.
Dalam perhitungan fisik kas ini dilakukan pencocokan antara
jumlah kas hasil hitungan dengan jumlah kas yang seharusnya
ada menurut faktur penjualan tunai dan bukti penerimaan kas
yang lain ( misalnya bukti kas masuk).
2.7.9
Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang
pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan
perusahaan.
46
2.7.10 Jenis-jenis Jurnal yang biasanya terdapat dalam perusahaan
yang relative besar adalah sebagai berikut :
1. Jurnal Penjualan
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik
penjulan kredit maupun penjualan tunai. Dari jurnal penjualan
ini, manajemen akan dapat memperoleh informasi mengenai
semua jenis transaksi penjualan selama periode tertentu, urut
secara kronologis.
2. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas.
Sumber pokok penerimaan kas perusahaan umumnya dari
penjualan tunai dan penerimaan piutang. Jika frekuensi
transaksi kas masih rendah, jurnal penerimaan kas ini
digabungkan dengan jurnal pengeluaran kas dalam satu jurnal
yang disebut Jurnal Kas.
3. Jurnal Pengeluaran Kas
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran
kas.
4. Jurnal Umum
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi selain yang
dicatat dalam jurnal khusus.