Microsoft Access Pertanian

Agroteknologi
DASAR-DASAR MICROSOFT ACCESS
MENGENAL MICROSOFT ACCESS
Microsoft access merupakan salah satu program pengolah dataMicrosoft Access
merupakan salah satu program pengolah data (database) yang termasuk ke dalam j( nis
Relational Data Base and Management System (RDBMS). Ciri - ciri RDBMS yaitu sebagai
berikut :
1.
Data Definition (DD)
Disebut sebagai Data Definition karena setiap data (table yang akan dibuat) harus
di definisikan dahulu jenis tipe datanya. Sehingga table yang terbentuk menjadi
data yang benar sesuai konsep database. Contohnya : Tabel Master.
2.
Data Manipulation (DM)
Data Manipulation berarti bahwa setiap data yang ada dapat dimanipulasikan
seperti seleksi kolom, objek, function dan sebagainya. Contohnya : Query Data.
3.
Data Control (DC)
Sebagai Data Control berarti bahwa setiap data yang ada dapat dikontrol sehingga
data tersebut tetap aman (terkendali). Contoh : Form, Tombol Command Button,
Hak Akses dan lain sebagainya.
Microsoft Access terdiri dari berbagai arsitektur seperti berikut :
1.
Table, merupakan tempat membuat tabel data master atau data yang didefinisikan.
2.
Query, berfungsi untuk menampilkan data dari data master sesuai dengan kriteria
tertentu atau dengan formula (function).
3.
Form, berfungsi sebagai interface (tampilan layar) untuk memudahkan proses
transaksi.
4.
Report, berfungsi untuk menampilkan laporan – laporan dari data master untuk
dicetak ke printer.
5.
Pages, berfungsi untuk membuat halaman (form) dalam web page yang dapat
diakses oleh browser.
6.
Macros, berisi function – function untuk mengotomatisasi perintah – perintah yang
sering digunakan.
7.
Modules, merupakan area pemrograman yang digunakan untuk mengoptimalkan
pembuatan aplikasi.
KONSEP DATABASE
Character  merupakan digit data.
Field  yaitu rangkaian digit yang merupakan data terkecil.
Record yaitu serangkaian field yang saling berhubungan.
Table yaitu kumpulan record data.
Databaseyaitu kumpulan table yang saling berhubungan dalam membentuk suatu
system.
Dasar-dasar Database
1
Agroteknologi
Character
Field Data
Record
Table
Database
TIPE DATA
1.
Text : Dapat menerima huruf, angka (yang tidak dikalkulasi), spasi dan tanda baca.
Dapat menampung data sebanyak 255 karakter.
2.
Number : Berisi data bilangan (biasanya dikenakan operasi aritmetika).
a.
b.
Byte 0 s/d 255
Integer - 32768 s/d 32767
3.
c. Long Integer - 2147483648 s/d 2147483647
Date/Time : Data tanggal dan Jam. Kurun waktu mulai tahun 100 s/d 9999
4.
Memo : Sama seperti tipe Text. Dapat menampung data sebanyak 65535 karakter.
5.
6.
Currency : Data mata uang.
AutoNumber : Data bilangan yang berurutan (default sistem)
7.
8.
Yes/No : Yes = True atau No = False
Ole Object : Data yang dikaitkan (linked) atau disisipkan (embedded) ke dalam
Microsoft Access seperti gambar, grafik, dokumen dan sebagainya.
9.
Hyperlink : Dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) agar bisa terkait dengan
objek / data yang tersimpan dilokasi tertentu.
10. Lookup Wizard : Memilih data dari Fields table atau nilai dalam Combo Box.
FIELDS PROPERTIES
1.
Field Size : Menentukan lebar maksimal (range data) yang dapat diterima.
2.
Format : Mengatur tampilan data pada saat data di entry.
a. Date/Time
a.1. General Date : Tergantung regional setting yang terdapat pada control
panel sistem windows yang digunakan).
a.2. Long Date : Saturday, April 3, 1999
a.3. Medium Date : 3-Apr-99
a.4. Short Date : 4/3/99
a.5. Long Time : 5:34:23 PM
a.6. Medium Time : 5:34 PM
a.7. Short Time : 17:34
Dasar-dasar Database
2
Agroteknologi
b.
Number & Currency
b.1. General Number : Sebagaimana bilangan tersebut di entry.
b.2. Currency : Menggunakan pemisah ribuan, menampilkan bilangan negatif
di dalam kurung.
b.3. Fixed : Menampilkan paling sedikit satu digit bilangan.
b.4. Standard : Menggunakan pemisah ribuan.
b.5. Percent : Mengalikan nilai yang dimasukkan dengan angka 100 dan
menambahkan tanda percent (%).
c.
d.
Text & Memo
c.1. @
: Karakter bebas wajib diisi.
c.2. &
: Karakter Text tidak wajib diisi.
c.3. <
: Semua karakter menjadi huruf kecil.
c.4. >
: Semua karakter menjadi huruf besar.
Input Mask : Mengatur tampilan data pada saat data di entry dengan format
penulisan Bagian1; Bagian2; Bagian3.
d.1. Bagian1 : Menentukan input mask itu sendiri.
d.2. Bagian2 : Diisi dengan angka 0 (semua karakter literal di simpan) atau 1
atau kosong (hanya karakter yang di entry yang di simpan).
d.3. Bagian3 : Karakter yang muncul pada saat data akan di entry (LL\-000;0;*)
Karakter
Keterangan
0
0 –9 harus dimasukkan tanda plus (+) dan minus (-) tidak boleh
9
Digit atau spasi tidak harus tanda plus (+) dan minus (-) tidak boleh
#
Digit atau spasi tidak harus, spasi ditampilkan sebagai kosong
ketika dalam modeedit, tetapi spasi dihilangkan ketika di simpan,
tanda plus (+) dan minus (-)diperkenankan
L
Huruf A –Z harus dimasukkan
?
Huruf A –Z tidak harus dimasukkan
A
Huruf atau Digit harus di entry
a
Huruf atau Digit tidak harus di entry
&
Semua karakter atau spasi harus dimasukkan
C
Semua karakter atau spasi tidak harus dimasukkan
<
Merubah karakter menjadi hurufkecil
>
Merubah karakter menjadi huruf besar
\
Menampilkan karakter literal
3. Decimal Places
: Menentukan jumlah angka decimal yang Anda inginkan
Dasar-dasar Database
3
Agroteknologi
4. Caption
: Menampilkan judul Field. Bila tidak diisi maka secara otomatis
menggunakan Field Name sebagai teks captionnya.
5. Default Value
: Nilai yang otomatis diisikan ke dalam record baru.
6. Validation Rule
: Mengontrol pemasukan data pada field tertentu.
7. Validation Text
: Menampilkan keterangan jika hasil dari Validation Rule bernilai
False.
8. Required
: Menentukan apakah sebuah Field boleh dikosongkan atau
tidak.
Yes = tidak boleh kosong, No = boleh kosong.
9. Allow Zero Length : Apakah string kosong merupakan data yang valid.
10. Indexed
: Mengurutkan data fields.
LATIHAN 1.
1.1. Buatlah tabel dengan struktur data sebagai berikut :
Field Name
Data Type Description
nit (PK)
Text
Berisi Nomor Induk tanaman
nm_tanam
Text
Berisi nama lengkap tanaman
tipe
Text
Berisi tipe tanaman dikotil/monokotil
temp_tumbuh Text
Berisi tempat tumbuh tanaman
umur_tanam
Date/Time
Berisi lama pertumbuhan hingga panen
jenis
Text
gol_tanam
Text
Ident_khus
Memo
Berisi jenis tanaman semusim / tahunan
Berisi golongan tanaman
(pangan/hortikultura/perkebunan/bunga dll
Berisi ciri khusus tanaman
rt_prod
Text
Berisi rerata hasil/produksi per ha
sertifikat
Text
Berisi nomor sertifikat tanaman
Field Name
Size
nit (PK)
10
NITan
nm_tanam
25
Nama Lengkap
tipe
6
Tipe
temp_tumbuh 25
umur_tanam
Format
Caption
Media
Medium Date
Umur Tanaman
jenis
9
Jenis
gol_tanam
2
Kelompok
Ident_khus
Identitas
rt_prod
5
Produksi
sertifikat
15
Nomor Sertifikat
Dasar-dasar Database
4
Agroteknologi
Field Name
Default Value
nit (PK)
nm_tanam
tipe
Monokotil
temp_tumbuh
umur_tanam
jenis
semusim
pangan
gol_tanam
Validation Rule
Validation Text
Monokotil or Dikotil
Data Invalid !
semusim or tahunan
Data Invalid !
pangan or sayuran or buah or Data Invalid !
hias or obat or perkebunan dll
Ident_khus
rt_prod
sertifikat
Simpan tabel tersebut dengan nama : tblTanam. Kemudian isilah data recordnya
sebanyak minimal 5 record data dengan ketentuan untuk field “nit” sebagai berikut :
Contoh : 00111234  Dua digit awal dikiri (00) merupakan kelompok tanaman
produksi
00111234  Dua digit selanjutnya (11) merupakan kode tanaman
Kode tanaman :
11 = pangan
22 = sayuran
33 = bunga
44 = buah
55 = obat
66 = perkebunan
00111234  Empat digit terakhir dari kanan adalah nomor urut
1.2.
Buatlah tabel dengan struktur data sebagai berikut :
Field Name
Data Type
Description
kd_tanah(PK) Text
Berisi kode jenis tanah
nm_tanah
Text
Berisi nama jenis tanah
kb_tnh
Number
Berisi nilaikejenuhan basa
tekstur
Text
Berisi kelastekstur tanah
Field Name
Size
Format
Caption
kd_tanah(PK) 4
Kode jenis tanah
nm_tanah
25
Nama jenis tanah
kb_tnh
1
Nilai kejenuhan basa tanah
tekstur
10
Kelas Tekstur
Dasar-dasar Database
5
Agroteknologi
Field Name
Default Value Validation Rule
Validation Text
kd_tanah(PK)
nm_tanah
kb_tnh
40 or 60 or 80
Data Invalid !
tekstur
Liat or pasir or Data Invalid !
lempung
Simpan tabel tersebut dengan nama : tblTanah. Kemudian isilah data recordnya
sebanyak minimal 5 record data dengan ketentuan untuk field “kd_tanah” sebagai
berikut :
Contoh
:
T001 
T001
 Tiga digit terakhir dari kanan adalah nomor urut
Satu digit awal dikiri dimulai dengan huruf T
1.3. Buatlah tabel dengan struktur data sebagai berikut :
Field
Name
nit
Data
Type
Text
kd_tanah
Text
Berisi kode jenis tanah
pH_tnh
Number
Berisi nilai pH
Field
Name
nit
kd_tanah
Size
Berisi Nomor Induk tanaman
Format
Caption
10
NITan
4
Kode jenis tanah
pH_tnh
Field Name
Description
Number Nilai pH
Default
Value
Validation Rule Validation Text
nit
kd_tanah
pH_tnh
Simpan tabel tersebut dengan nama : tblHasil. Kemudian isilah data recordnya
sebanyak minimal 5 record data dengan ketentuan sebagai berikut :
Contoh : nit
: Mengacu kepada tblTanam dengan menggunakan lookup
kd_tanah :Mengacu kepada tblTanah dengan menggunakan lookup
pH_tnh
: Berisi angka dengan range 0 - 14
Dasar-dasar Database
6
Agroteknologi
LATIHAN 2.
2.1.
Buatlah query dengan struktur data sebagai berikut :
Table
Field
Sort
tblTanam
nit
Ascending
tblTanam
nm_tanam
tblTanam
tipe
tblTanam
Temp_tumbuh
tblTanam
umur
Criteria
Simpan query tersebut dengan nama : qrySiswa_Alamat.
2.2. Buatlah query dengan struktur data sebagai berikut :
Table
Field
tblTanam nit
Sort
Criteria
Ascending
tblTanam nm_tanam
tblTanam jenis
Semusim
tblTanam gol_tanam
Pangan
Simpan query tersebut dengan nama : qryTanam_Semusim_Pangan
2.3. Buatlah query dengan struktur data sebagai berikut :
Table
Field
tblTanam nit
Sort
Criteria
Ascending
tblTanam nm_tanam
tblTanam Tmp_tumbuh
tblTanam gol_tanam
[Masukkan golongan : ]
Simpan query tersebut dengan nama : qryTanam_ParamGolongan
2.4. Buatlah query dengan struktur data sebagai berikut :
Table
Field
tblTanam nit
tblTanam nm_tanam
Produksi: 00+Left([nit],2)
Kode Tanaman: IIf(Mid([nit],3,2)=”11”,”pangan”,
IIf(Mid([nit],3,2)=”22”,“sayuran”,IIf(Mid([nit],3,2)=”33”,”bunga”,
IIf(Mid([nit],3,2)=”44”,”buah”,Iif(Mid([nit],3,2)=”55”,”obat”,”***”)))))
ID: Right([nit],4)
Dasar-dasar Database
7
Agroteknologi
Simpan query tersebut dengan nama : qryTanam_Media
2.5. Buatlah query dengan struktur data sebagai berikut :
Table
Field
Sort
tblTanah
kd_tanah
Ascending
tblTanah
nm_tanah
tblTanah
kb_tanah
tblTanah
tekstur
Criteria
Simpan query tersebut dengan nama : qryTanah
2.6. Buatlah query dengan struktur data sebagai berikut :
Table
Field
Sort
tblHasil
nit
Ascending
tblTanah
nm_tanah
tblHasil
kd_tanah
tblTanah
nm_tanah
tblTanah
kb_tanah
tblTanah
tekstur
tblHasil
Ph_tnh
Criteria
Simpan query tersebut dengan nama : qryHasil
Dasar-dasar Database
8
Agroteknologi
LATIHAN 3.
3.1. Buatlah form sebagai berikut :
Form Design: frmTanam
Component
Label :
Lblnit, lblnm_tanam,
lbltipe,lbltemp_tumbuh,
lblumur_tanam, lbljenis,
lblgol_tanam, lblident_khus,
lblrt_prod, lblsertifikat
Textbox :
Txtnit, txtnm_tanam, txttipe,
txttemp_tumbuh,
txtumur_tanam,txtjenis,
txtgol_tanam, txtident_khus,
txtrt_prod, txtsertifikat
Form View : frmTanam
Command Button :
cmdAdd, cmdDelete,
cmdRefresh, cmdFind,
cmdClose
3.2. Buatlah form sebagai berikut :
Form Design : frmMatkul
Component
Label :
lblkd_matkul,lblnm_matkul,
lbljml_sks, lbljenis
Textbox :
txtkd_matkul,
txtnm_matkul,txtjml_sks, txtjenis
Command Button :
Dasar-dasar Database
9
Agroteknologi
Form View : frmMatkul
cmdDelete, cmdSave,
cmdRefresh, cmdFind, cmdClose
3.3. Buatlah form sebagai berikut :
Form Design: frmNilai
Component
Label :
lblnis, lblnm_siswa,
lblkd_matkul, lblnm_matkul,
lbljml_sks, lbljenis, lblnilai
Textbox :
txtnis, txtnm_siswa,
txtkd_matkul,
txtnm_matkul,txtjml_sks,
txtjenis, txtnilai
Command Button :
cmdFirst, cmdPrevious,
cmdNext,cmdLast, cmdAdd,
cmdDelete, cmdRefresh,
cmdClose
Form View : frmNilai
4.1. Buatlah report sebagai berikut :
Report Design : rptSiswa
Dasar-dasar Database
Component
10
Agroteknologi
Header :
lblheader
Label :
Lblnis, lblnm_siswa,
lblgender,lblkota_lahir,
lbltgl_lahir, lblagama,
lblgol_darah, lblalamat,
lblkd_pos, lbltelp
Textbox :
Txtnis, txtnm_siswa,
txtgender, txtkota_lahir,
txttgl_lahir, txtagama,
txtgol_darah, txtalamat,
txtkd_pos, txttelp
Report View : rptSiswa
Footer :
txtnow, txtpage
4.2. Buatlah report sebagai berikut :
Report Design : rptSiswa_Jurusan
Dasar-dasar Database
Component
11
Agroteknologi
Header :
lblheader
Label :
lblnis, lblnm_siswa, lbltahun,
lbljurusan, lbljenjang, lblid
Textbox :
Txtnis, txtnm_siswa,
txttahun,txtjurusan, txtjenjang,
txtid
Report View : rptSiswa_Jurusan
Footer :
txtnow, txtpage
4.3. Buatlah report sebagai berikut :
Report Design : rptMatkul
Component
Header :
lblheader
Label :
lblkd_matkul, lblnm_matkul,
lbljml_sks, lbljenis
Textbox :
txtkd_matkul,
txtnm_matkul,lbljml_sks,
lbljenis
Report View : rptMatkul
Dasar-dasar Database
Footer :
12
Agroteknologi
txtnow, txtpage
4.4. Buatlah report sebagai berikut :
Report Design : rptNilai
Component
Header :
lblheader
Label :
lblnis, lblnm_siswa,
lblkd_matkul, lblnm_matkul,
lbljml_sks, lbljenis, lblnilai
Textbox :
Txtnis, txtnm_siswa,
txtkd_matkul,
txtnm_matkul,txtjml_sks,
txtjenis, txtnilai
Report View : rptNilai
Footer :
txtnow, txtpage
4.5. Buatlah report sebagai berikut :
Report Design : rptNilai
Dasar-dasar Database
Component
13
Agroteknologi
Header :
lblheader
Label :
lblnis, lblnm_siswa,
lblkd_matkul, lblnm_matkul,
lbljml_sks, lbljenis, lblnilai
Textbox :
Txtnis, txtnm_siswa,
txtkd_matkul,
txtnm_matkul,txtjml_sks,
txtjenis, txtnilai
Report View : rptNilai
Dasar-dasar Database
Footer :
txtnow, txtpage
14