PENERAPAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

PENERAPAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PADA KANTOR CAMAT
KEPENUHAN KABUPATEN ROKAN HULU
JUFRIZAL
Mahasiswa Prodi Manajemen Universitas Pasir Pengaraian
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sejauh mana fungsi-fungsi manajemen
yang telah diterapkan di Kantor Camat Kepenuhan. Yang tentunya akan dilakukan
perbaikan dan perubahan jika memang dibutuhkan. Fungsi-fungsi manajemen yang baik
merupakan urat nadi dalam sebuah organisasi. Berhasil atau tidaknya sebuah organisasi
akan ditentukan dengan baik atau tidaknya pengelolaan manajemen yang diterapkan
dalam organisasi tersebut. Tidak terkecuali Kantor Camat Kepenuhan, yang merupakan
salah satu Kecamatan perpanjangan tangan Pemerintah Kabupaten Rokan Hulu. Apalagi
saat ini Kabupaten Rokan Hulu sedang gencar-gencar dalam tahap pembangunan
disegala bidang guna mewujudkan visi Kabupaten Rokan Hulu yaitu “ Mewujudkan
rokan hulu sebagai kabupaten terbaik di Provinsi Riau tahun 2016”. Penelitian ini
dilakukan untuk mengetahui sampai dimana Kantor Camat Kepenuhan telah
melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yang telah ada. Berdasarkan hasil penelitian
yang ada, maka fungsi-fungsi manajemen di Kantor Camat Kepenuhan masih perlu
perbaikan dan pembenahan. Karena masih banyak dijumpai pelaksanaan tugas yang
terpusat dalam satu jalur. Sehingga belum menyebar dan belum terkoordinir dengan
baik sesuai dengan Tugas, Pokok dan Fungsi masing-masing Kepala Seksi.
Kata Kunci
: Manajemen, Fungsi Manajemen
BAB 1 : PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Manajemen dan organisasi merupakan dua hal yang tidak bisa dipisahkan.
Organisasi merupakan kesatuan dari dua atau lebih orang atau kelompok tertentu
untuk mencapai tujuan tertentu, sedangkan manajemen merupakan seni dan ilmu
dalam mengelola suatu hal agar tujuan yang diinginkan tercapai dengan efektif dan
efisien. Organisasi dalam hal ini adalah sebagai objek yang dituju sedangkan
manajemen adalah sebagai alat yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan
organisasi.
Organisasi tanpa manajemen merupakan suatu hal yang mustahil akan tercapai
tujuan yang diinginkan secara efektif dan efisien. Manajemen secara luas diartikan
sebagai proses dalam merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan serta
mengevaluasi sesuatu yang direncanakan agar tercapai tujuan yang diinginkan
tercapai dengan efektif dan efisien.
Kantor camat Kepenuhan merupakan instansi pemerintah di Kecamatan
Kepenuhan sebagai estafet pembangunan kecamatan di Kabupaten Rokan Hulu.
Dalam aktifitasnya kantor camat kepenuhan merupakan sebagai instutusi palayanan
masyarakat kepenuhan yang berjumlah lebih kurang 25.0000 jiwa.
Sebagai institusi publik yang memberikan pelayanan kepada masyarakat
kecamatan kepenuhan yang demikian banyak, kantor camat kepenuhan tentunya
harus memiliki manajemen organasisi yang baik, sehingga pelayanan yang diberikan
dapat memberikan kepuasan yang tinggi bagi masyarakat kecamatan kepenuhan.
Pada realitanya, kantor camat kepenuhan masih memiliki manajemen
organisasi yang masih belum sesuai harapan, hal ini dapat dilihat dari sistem kerja
dan pembagian wewenang yang masih belum baik sehingga pekerjaan tidak selesai
dengan baik, kedisiplinan pegawai rendah, dan banyak pegawai yang menganggur
dalam waktu kerja. Akibat dari keadaan ini tentunya pelayanan yang diberikan
kepada masyarakat kecamatan kepenuhan tidak dapat diberikan secara optimal,
banyak urusan masyarakat yang tidak dapat diselesaikan tepat waktu sesuai yang
diharapkan.
Adapun data jumlah pegawai kantor Camat Kepenuhan dari data 2012
berdasarkan tingkat pendidikan dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 1.1
Jumlah Pegawai Kantor Camat Kepenuhan
berdasarkan Tingkat Pendidikan
N0
1
2
2
TINGKAT PENDIDIKAN
S.II
Strata-1 (SI)
SMA
JUMLAH
Sumber : Kantor Camat Kepenuhan, 2013
JUMLAH
1 orang
6 orang
20 orang
27 orang
Dari data diatas dapat diketahui bahwa jumlah pegawai kantor Camat
Kepenuhan pada tahun 2012 adalah sebanyak 27 orang, berdasarkan tingkat
pendidikan tamatan SII 1 Orang SI sebanyak 6 orang, Dan tamatan SMA sebanyak
20 orang.
Melihat beberapa permaslahan diatas, penulis tertarik untuk melakukan
penelitian tentang Penerapan fungsi-fungsi manajemen pada Kantor
Kecamatan Kepenuhan Kabupaten Rokan Hulu.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka dirumuskan
permasalahannya adalah bagaimanakah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen pada
Kantor Kecamatan Kepenuhan.
C. Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk
mengetahui pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen pada Kantor Camat Kepenuhan.
D. Manfaat Penelitian
Diharapkan penelitian ini akan bermanfaat untuk :
1. Penulis sendiri, yakni sebagai tambahan ilmu dan wawasan dalam
menganalisis pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen pada Kantor Camat
Kepenuhan.
2. Pimpinan Kantor Camat Kepenuhan, yakni sebagai informasi dalam
melaksanakan peran kepemimpinan terhadap manajemen organisasi
Kecamatan Kepenuhan.
3. Program Studi Manajemen. yakni sebagai sumbangan dalam penelitian
tambahan literatur untuk peneliti selanjutnya.
BAB 2 : LANDASAN TEORI
A. Pengertian Manajemen
Manajemen berasal dari bahasa Inggris “management” dengan kata kerja to
manage yang secara umum berarti mengurusi. Dalam arti khusus manajemen dipakai
bagi pimpinan dan kepemimpinan, yaitu orang-orang yang melakukan kegiatan
memimpin, disebut “manajer”.
Untuk mengartikan dan mendefisikan manajemen dari berbagai literartur dapat
dilihat dari tiga pengertian, yaitu :
1. Manajemen sebagai suatu proses
2. Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia
3. Manajemen sebagai ilmu dan manajemen sebagai seni
Menurut Follet didalam Lestari (2011:2) manajemen adalah Seni dalam
menyelesaikan sesuatu melalui orang lain.
Menurut Nickels dan McHugh didalam Lestari (2011:2) manajemen adalah
Sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui
rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya.
Menurut Ernie dan Kurniawan (2005:43) manajemen adalah Seni atau proses
dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan.
Terry didalam Sadjiman (2007:3) mengemukakan manajemen adalah cara
pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu melalui kegiatan orang lain.
Menurut Haiman didalam Sadjiman (2007:4) manajemen adalah fungsi untuk
mencapai suatu tujuan melalui orang lain, mengawasi usaha-usaha yang dilakukan
individu untuk mencapai tujuan.
Andrew didalam Lestari (2011:5) mengemukakan manajemen pada umumnya
dikaitkan dengan aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengendalian,
penempatan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi, dan pengambilan keputusan
yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan
berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan dihasilkan suatu
produk atau jasa secara efisien.
Stoner sebagaimana dikutip oleh Sadjiman
(2007:33) mendefinisikan
manajemen sebagai suatu proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan
mengawasi usaha-usaha dari anggota organisasi dan sumber-sumber organisasi
lainnya untuk mancapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Hasibuan (2004:24) menyatakan bahwa manajemen adalah ilmu dan seni
mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya
secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
Dari berbagai definisi yang dikemukakan oleh para ahli tersebut di atas, dapat
disimpulkan bahwa :
1. Manajemen mempunyai tujuan yang ingin dicapai.
2. Manajemen merupakan perpaduan antara ilmu dan seni.
3. Manajemen merupakan proses yang sistematis, terkoordinasi, kooperatif,
terintegrasi, dalam mamanfaatkan unsur-unsurnya (6M).
4. Manajemen hanya dapat diterapkan jika terjadi proses kerjasama antara
sekelompok orang dalam suatu organisasi.
5. Manajemen harus didasarkan pada pembagian tugas/pekerjaan dan
tanggung jawab.
6. Manajemen terdiri dari beberapa fungsi (POAC, POSDCORB, POCCC,
POMC, dll.)
7. Manajemen hanya merupakan alat untuk mencapai tujuan.
B. Fungsi-Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen adalah proses dari langkah-langkah mulai dari perencanaan,
pengorganisasian, staffing, memimpin dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan organisasi.
Manajemen dibagi atas beberapa fungsi. Pembagian fungsi ini tujuannya
adalah :
1. Agar sistematika (urutan) pembahasannya teratur.
2. Agar analisis pembahasannya lebih mudah dan mendalam.
3. Untuk dijadikan pedoman bagi para manajer.
Para ahli mengemukakan fungsi-fungsi manajemen tidak sama, hal ini karena
latar belakang (pendidikan, pengalaman, pekerjaan, dll.) yang berbeda, dan
pendekatan yang dilakukannya pun berbeda pula. Kita tidak perlu memperdebatkan
perbedaan pendapat mengenai fungsi-fungsi manajemen tersebut. Yang penting
difahami adalah pengertian dan aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan dari setiap
fungsi manajemen dimaksud. Dalam praktek, fungsi-fungsi manajemen tidak dapat
dibedakan secara tajam, karena semuanya harus dilaksanakan, hanya saja
penekanannya yang berbeda.
Banyak pandangan-pandangan yang berbeda dari para ahli mengenai rumusan
rumusan fungsi-fungsi manajemen, di sini penulis mengambil pandangan dari
seorang ahli bernama George R. Terry. Dalam bukunya “ Principles of management”
Terry merumuskan fungsi-fungsi manajemen dengan singkatan POAC, yaitu : 1).
Perencanaan (Planning), 2). Pengorganisasian (Organizing), 3). Penggerakan
(Actuating), 4). Pengendalian/Pengawasan (Controlling).
1). Perencanaan
Perencanaan (Planning) adalah fungsi dasar manajemen, karena fungsi-fungsi
lain (organizing, actuating/directing, controlling, dll.) harus terlebih dulu
direncanakan. Perencanaan adalah proses penentuan tujuan dan pedoman
pelaksanaannya dengan memilih yang terbaik dari alternatif-alternatif (kemungkinan)
yang ada. Berikut ini adalah definisi perencanaan yang diberikan oleh para ahli.
Koontz dan Donnel didalam Sadjiman (2007:48) menyatakan : ”Planning is
the function of a manager which involves the selection from alternatives of
objectives, policies, procedures, and programs.” (Perencanaan adalah fungsi seorang
manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan,
prosedur-prosedur, dan program-program alternatif yang ada).
Terry seperti dikutip oleh Lestari (2007:25) menyatakan : “Planning is the
selection and relating of fact and the making and using of assumptions regarding the
future in the visualization and formulation of proposed activitions believed necessary
to achieve desired result.” (Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta
dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa datang dengan jalan
menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk
mencapai hasil yang diinginkan).
Allen didalam Sadjiman (2007:51) menyatakan bahwa : “Planning is the
determination of the course of action to achieve desired result.” (Perencanaan adalah
menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan).
Heidjrachman seperti dukutip oleh Sadjiman (2007:51) : “Perencanaan ialah
pengambilan keputusan tentang apa yang akan dikerjakan, bagaimana
mengerjakannya, kapan mengerjakannya, siapa yang akan mengerjakannya, dan
bagaimana mengukur keberhasilan pelaksanaannya.”
Siagian (2004:36) Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan
penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan
datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Dari pengertian mengenai perencanaan tersebut di atas, secara implisit
mengandung makna penentuan tujuan, pengembangan kebijakan, program, proyek,
sistem, dan prosedur guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dengan demikian perencanaan mengandung tiga karakteristik :
1. Selalu berhubungan dengan waktu mendatang.
2. Memerlukan tindakan.
3. Ada indikasi individu atau organisasi yang melaksanakannya.
a). Pentingnya Perencanaan
Produk perencanaan menurut Heidjrachman seperti dikutip oleh
Sadjiman(2007:51) adalah rencana. Hal ini penting karena :
1. Tanpa perencaan dan rencana berarti tidak ada tujuan yang ingin dicapai.
2. Tanpa perencanaan dan rencana tidak ada pedoman pelaksanaan sehingga
akan banyak pemborosan.
3. Tanpa perencanaan dan rencana tidak ada alat pengendalian.
4. Tanpa perencanaan dan rencana tidak akan ada keputusan, berarti proses
manajemen pun tidak ada.
Menurut Siagian terdapat empat premises (dasar pemikiran, alasan) dalam
perencanaan :
1. Bahwa sumber-sumber yang tersedia mungkin terbatas padahal tujuan yang
hendak dicapai tidak pernah terbatas. Karena itu perlu diketahui dengan
tepat sumber-sumber yang telah, sedang, dan akan tersedia, tidak
didasarkan atas dugaan-dugaan belaka.
2. Bahwa organisasi perlu memperhatikan situasi dan kondisi dalam
masyarakat, baik yang bersifat positif yang akan mendorong kemajuan, dan
yang negatif yang akan menghalangi kelancaran pelaksanaan kegiatan
organisasi.
3. Bahwa
organisasi
tidak
dapat
melepaskan
dari
beberapa
pertanggungjawaban, yaitu tanggung jawab pimpinan terhadap organisasi,
terhadap bawahan, pelanggan, dan terhadap masyarakat luas, karena pada
hakikatnya organisasi adalah ”organisasi sosial.”
4. Bahwa manusia-manusia yang menjadi anggota organisasi dihadapkan
pada keterbatasan-keterbatasan baik fisik, mental, dan bilogis, karena itu
harus selalu diciptakan iklim kerjasama yang baik.
2). Pengorganisasian
Fungsi pengorganisasian (organizing) tidak lain adalah pembagian kerja,
artinya penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, mengelompokkan
tugas-tugas dan membagi-bagikannya kepada setiap karyawan, serta menetapkan
hierarki dan hubungan-hubungan.
Untuk lebih jelasnya berikut ini adalah definisi yang diberikan oleh para ahli
administrasi dan manajemen.
Georg R. Terry didalam Sadjiman (2007:53) mengemukakan : “Organizing is
the establishing of effective behavioral relationship among persons so that may work
together efficiently and again personal satisfaction in doing selected tasks under
given environmental conditions for the purpose of achieving some goal or
objective.” (Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan
kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerjasama secara
efisien, dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan
tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau
sasaran tertentu).
Allen seperti dikutip oleh Sadjiman (2007:53) : “We can define organization as
the process of identifying and grouping the work to be performed, defining and
delegating responsibility and authority and establishing relationships for the purpose
of enabling people to work most effectively together in accomplishing objectives.”
(Kita dapat mendefinisikan organisasi sebagai proses penentuan dan
pengelompokkan pekerjaan yang akan dikerjakan, menetapkan dan melimpahkan
wewenang dan tanggung jawab, dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang
bekerjasama secara efektif dalam mencapai tujuan).
Malayu Hasibuan (2004:118-119) Pengorganisasian adalah suatu proses
penentuan, pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam aktifivitas yang
diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas
ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara
relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas
tersebut.”
Siagian (2004:48) menyatakan bahwa pengorganisasian adalah keseluruhan
proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan
wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan
sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.”
Hasil pengorganisasian adalah organisasi. Organisasi sebagai alat administrasi
dan manajemen dapat ditinjau dari dua sudut pandangan, yaitu organisasi sebagai
wadah, dan organisasi sebagai proses.
1. Organisasi sebagai Wadah : Adalah tempat di mana kegiatan-kegiatan
administrasi dan manajemen dijalankan, dan karenanya bersifat relatif statis.
2. Organisasi sebagai Proses : Menyoroti interaksi antar orang-orang yang ada
dalam organisasi tersebut, dan karenanya bersifat dinamis. Dari interaksi ini
menimbulkan dua macam hubungan, yaitu :
a. Hubungan Formal (Formal Organization), yang diatur dalam dasar
hukum pendirian (Perpres, Permen, Perda, Akte : a.l. struktur organisasi
dan tata kerja, hierarki, dsb.).
b. Hubungan Informal (Informal Orgasnization) yang didasarkan pada
personal relations, kesamaan keahlian, kesamaan kepentingan,
kesamaan interes, dll. dari orang-orang yang ada dalam organisasi
tersebut.
3). Pengarahan
Fungsi pengarahan atau penggerakkan (actuating) yang dikemukakan oleh
Terry, para ahli lain mengemukakannya dengan istilah berbeda walaupun maksudnya
sama, misalnya directing, leading, commanding, dan motivating. Perbedaannya
sebenarnya hanya terletak pada “kesan” saja, misalnya :
1. Istilah actuating, berarti menggerakkan dari belakang.
2. Istilah commanding dan leading, berarti pemimpin berada ”di atas” dan
tidak ikutserta mengamati pelaksanaan, karena terlalu jauh dari bawahan.
3. Istilah directing, berarti pemimpin berada di samping bawahan sehingga
tidak jelas peranannya dalam pelaksanaan.
4. Istilah motivating, berarti pemimpin berada di tengah-tengah bawahan, dan
dengan demikian dapat memberikan bimbingan, perintah, nasihat, dan
koreksi jika diperlukan.
Menurut Siagian (2004:59), istilah motivating sudah mencakup adanya usaha
mensinkronkan tujuan organisasi dengan tujuan-tujuan pribadi para anggota
organisasi. Para bawahan pelaksana dalam memberikan jasa-jasanya memerlukan
beberapa macam perangsang, karena sebagai manusia mereka mempunyai dua
macam kebutuhan pokok, yaitu kebutuhan yang berbentuk materi, dan yang
nonmateri. Kebutuhan-kebutuhan ini perlu mendapat perhatian pemimpin organisasi,
dan yang sangat mendasar adalah dengan cara pemberian motivasi dalam
mengarahkan/menggerakkan mereka.
Berkaitan dengan pengertian pengarahan/penggerakkan, berikut ini adalah
beberapa definisi yang dikemukakan oleh para ahli :
Terry seperti dikutip Sadjiman (2007:63) : “Actuating is setting all members of
the group to want to achieve and to strike to achieve the objective willingly and
keeping with the managerial planning and organizing effort.” (Pengarahan adalah
membuat semua anggota kelompok agar mau bekerjasama dan bekerja secara ikhlas
serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha
pengorganisasian).
Koontz dan Donnel didalam Sadjiman (2007:63) : “Directing and leading are
the interpersonal aspec of commanding by which subordinate are led to understand
and contribute effectively and efficiency to the attainment of enterprise objectives.”
(Pengarahan adalah hubungan antara aspek-aspek individual yang ditimbulkan oleh
adanya pengaturan terhadap bawahan-bawahan untuk dapat dipahami dan pembagian
pekerjaan yang efektif untuk tujuan perusahaan yang nyata).
Hasibuan (2004:183) : “Pengarahan adalah mengarahkan semua karyawan agar
mau bekerjasama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.”
Siagian (2004:128) : “Penggerakkan (motivating) adalah keseluruhan proses
pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa sehingga mereka
mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan
ekonomis.”
a). Motivasi dan Fungsi Pengarahan
Berbicara pengarahan/penggerakkan dalam manajemen, tidak dapat dilepaskan
dengan masalah motivasi. Berikut ini teori motivasi dan tingkah laku manusia yang
diberikan oleh para ahli.
Menurut Maslow didalam Lestari (2011:58), terdapat lima tingkat kebutuhan
dasar manusia (five hierarchy of needs), yaitu :
1. Kebutuhan yang bersifat fisiologi (physiological needs) : Rasa lapar, haus,
sex, tidur, sandang, pangan, papan, dsb.
2. Kebutuhan keamanan (safety needs) : Keselamatan dan perlindungan atas
adanya ancaman, perampasan, pembunuhan, perkosaan, atau pun
pemecatan dari pekerjaan, dsb.
3. Kebutuhan sosial/cinta kasih (social/belongingness and love needs) : Rasa
cinta dan kepuasan dalam menjalin hubungan dengan orang lain, kepuasan
dan perasaan memiliki serta diterima dalam suatu kelompok, rasa
kekeluargaan, persahabatan, dan kasih sayang, dsb.
4. Kebutuhan akan prestise (esteem needs) : Status/kedudukan, kehormatan
diri, reputasi dan prestasi, dsb.
5. Kebutuhan mempertinggi kapasitas kerja (self actualization) : Pemenuhan
diri untuk mempergunakan potensi diri, ekspresi diri, pengembangan diri
semaksimal mungkin, kreativitas, dan melakukan apa yang dianggap paling
cocok, serta menyelesaikan pekerjaannya sendiri, dsb.
Untuk menyempurnakan teori Maslow, Clayton Alderfer mengemukakan teori
ERG (Existence-Relatedness-Growth Needs), yaitu tiga kelompok kebutuhan utama :
1. Kebutuhan Eksisten (Existence Needs) yang mencakup physiological dan
safety needs dari Maslow.
2. Kebutuhan akan afiliasi (Relatedness Needs) yang mencakup interpersonal
relationship, dan social relationship. Kebutuhan ini berkaitan dengan loved
needs dan esteem needs dari Maslow.
3. Kebutuhan dan kemajuan (Growth Needs) yang merupakan keinginan
intrinsik dalam diri seseorang untuk maju atau meningkatkan kemampuan
pribadinya.
Pengarahan atau penggerakkan semestinya dilakukan dengan cara persuasif,
tidak semata-mata dengan perintah atau komando. Cara mana yang dianggap paling
baik tentu harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi.
Pokok masalah yang harus dipelajari dari fungsi pengarahan/penggerakkan
adalah :
1. Tingkah laku manusia (human behavior).
2. Hubungan manusia (human relations).
3. Komunikasi (communications).
4. Kepemimpinan (leadership).
4). Pengawasan
Menurut Siagian (2004:135), pengawasan adalah proses pengamatan daripada
pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang
sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Sedemikian eratnya antara perencanaan dengan pengawasan, malahan Koontz dan
Donnel mengatakan bahwa “planning and controlling are the two sides of the same
coin.” (perencanaan dan pengawasan adalah dua sisi dari mata uang yang sama).
Pengawasan atau pengendalian menyeluruh terhadap semua aktivitas
organisasi disebut “administrative control” sedangkan pada bagian-bagian atau unit
tertentu disebut “management control.”
a). Sasaran Pengawasan
Sasaran terakhir pengawasan/pengendalian adalah efisiensi. Efisiensi adalah
perbandingan terbaik antara output dengan input. Artinya, hasil harus lebih besar
daripada sumber, alat, biaya, dan tenaga yang diperlukan. Lain daripada itu terdapat
pula sasaran-sasaran antara, yaitu :
1. Bahwa melalui pengawasan, pelaksanaan tugas-tugas yang telah ditentukan
sesuai dengan pola yang telah digariskan dalam rencana.
2. Bahwa struktur dan hierarki organisasi sesuai dengan pola yang telah
digariskan dalam rencana.
3. Bahwa penempatan orang-orang sesuai dengan bakat, keahlian, pendidikan,
dan pengalamannya, dan bahwa pengembangan keterampilan bawahan
dilaksanakan secara berencana, kontinyu dan sistematis.
4. Bahwa penggunaan alat-alat diusahakan sehemat-hematnya.
5. Bahwa sistem dan prosedur kerja tidak menyimpang dari garis-garis
kebijakan yang ditetapkan dalam rencana;
6. Bahwa pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab didasarkan pada
pertimbangan-pertimbangan yang obyektif rasional, tidak atas dasar suka
tidak suka (like and dislike).
7. Bahwa tidak terdapat penyimpangan dan penyelewengan dalam
menggunakan kedudukan, kekuasaan, dan kewenangan dalam berbagai hal
misalnya barang-barang dan terutama keuangan.
b). Sifat-sifat atau ciri-ciri pengawasan
1. Pengawasan harus bersifat ”fact finding” atau menemukan fakta-fakta
mengenai bagaimana tugas-tugas dijalankan dalam organisasi, yang
dikaitkan pula dengan biaya, tenaga kerja, sistem dan prosedur kerja,
struktur organisasi, faktor-faktor psikologis, dsb.
2. Pengawasan harus bersifat preventif, artinya dijalankan untuk mencegah
timbulnya penyimpangan/penyelewengan dari rencana yang telah
ditetapkan.
3. Pengawasan diarahkan pada masa sekarang, artinya terhadap kegiatan
kegiatan yang kini sedang dilaksanakan.
4. Pengawasan hanya sekedar alat untuk meningkatkan efisiensi, bukan tujuan.
5. Pelaksanaan pengawasan harus mempermudah tercapainya tujuan.
6. Pelaksanaan pengawasan harus efisien, jangan malah menghambat
peningkatan efisiensi.
7. Pengawasan tidak untuk mencari siapa yang salah jika terjadi
ketidakberesan, tetapi untuk menemukan apa yang tidak benar dan
bagaimana seharusnya.
8. Pengawasan harus bersifat membimbing agar para pelaksana meningkatkan
kemampuannya untuk melaksanakan tugas sesuai ketentuan.
Secara filosofis pengawasan itu memang perlu, mengingat manusia tidak
selamanya benar, suatu ketika dia keliru, salah, atau paling tidak, khilaf.
BAB 3 : METODE PENELITIAN
A. Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan pada Kantor Camat Kepenuhan untuk menganalisis
penerapan fungsi-fungsi manajemen pada Kantor Camat Kepenuhan. Objek
penelitian adalah semua staf dan pegawai Kantor Camat Kepenuhan sebagai
pelaksana fungsi-fungsi manajemen organisasi kantor.
B. Informan Penelitian
Informan penelitian adalah para nara sumber informasi penelitian, informen
penelitian adalah sebagai informasi data penelitian. Adapun informen utama
penelitian ini adalah Pimpinan Kantor Camat Kepenuhan. Kemudian itu juga para
Kasi dan beberapa orang pegawai.
C. Jenis dan Sumber Data
Jenis dan sumber data dalam penelitian ini adalah :
1) Data primer. Merupakan data yang diperoleh langsung dari lapangan yaitu
data yang dikumpulkan dari responden melalui wawancara penelitian yang
berkaitan pelaksanaan manajemen organisasi kantor camat kepenuhan.
2) Data sekunder. Merupakan data yang diperoleh dari Kantor Camat
Kepenuhan yang dibutuhkan berkaitan dengan variabel penelitian, seperti
data tentang jumlah pegawai, struktur organisasi, gambaran keadaan
perusahaan, catatan-catatan serta dokumen-dokumen yang diperlukan.
D. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data dalam penelitian ini khususnya untuk data primer dilakukan
dengan teknik wawancara yang dipersiapkan berkaitan dengan penerapan fungsifungsi manajemen organisasi Kantor Camat Kepenuhan.
Untuk data-data sekunder seperti : data daftar hadir, kelas jabatan, tingkat
pendidikan, dan lain-lainnya dilakukan dengan teknik Studi Dokumentasi pada
kantor Kantor Camat Kepenuhan.
E. Defenisi Operasional Variabel
Agar terdapat persamaan pengertian maka berikut ini akan dijelaskan defenisi
operasional penelitian ini, yaitu :
Pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen Kantor Camat Kepenuhan berupa
pelaksanaan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan, yang
dapat dijelaskan pada tabel sebagai berikut :
Tabel 3.1
Definisi Operasional Penelitian
Fungsi-Fungsi Manajemen
Definisi
Perencanaan
Heidjrachman didalam Sadjiman (2007:51)
: Perencanaan ialah pengambilan keputusan
tentang apa yang akan dikerjakan,
bagaimana mengerjakannya, kapan
mengerjakannya, siapa yang akan
mengerjakannya, dan bagaimana mengukur
keberhasilan pelaksanaannya.
Pengorganisasian.
Malayu Hasibuan (2004:118-119)
Pengorganisasian adalah suatu proses
penentuan, pengelompokan, dan pengaturan
bermacam-macam aktifivitas yang
diperlukan untuk mencapai tujuan,
menempatkan orang-orang pada setiap
aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang
Pengarahan
Pengawasan
diperlukan, menetapkan wewenang yang
secara relatif didelegasikan kepada setiap
individu yang akan melakukan aktivitasaktivitas tersebut.
Terry didalam Sadjiman (2007:63) :
Pengarahan adalah membuat semua
anggota kelompok agar mau bekerjasama
dan bekerja secara ikhlas serta bergairah
untuk mencapai tujuan sesuai dengan
perencanaan dan usaha-usaha
pengorganisasian.
Menurut Siagian (2004:135), pengawasan
adalah proses pengamatan daripada
pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi
untuk menjamin agar semua pekerjaan yang
sedang dilakukan berjalan sesuai dengan
rencana yang telah ditentukan sebelumnya
F. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan teknik
analisis deskriptif kualitatif, yaitu teknik analisis data dengan menggunakan
penjelasan dalam bentuk kalimat yang diperoleh dari hasil penelitian
BAB 4 : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Sebagaimana dijelaskan pada bab sebelumnya, metode analisis data yang
dilakukan adalah dengan metode kualitatif yaitu dengan cara menjelaskan secara
kalimat kualitattif hasil wawancara peneliti dengan informan penelitian, adapun hasil
wawancara penelitian adalah sebagai berikut :
1. Bentuk Pelaksanaan Perencanaan Kantor Camat Kepenuhan
Perencanaan umumnya dilakukan oleh pimpinan suatu organisasi. Oleh karena
itu hasil wawancara peneliti tentang bentuk pelaksanaan fungsi perencanaan yang
dilakukan pada kantor camat kepenuhan disimpulkan terdiri dari dua bentuk yaitu
sebagai berikut :
a. Perencanaan Jangka Panjang Kantor Camat Kepenuhan
Berdasarkan hasil wawancara dengan pimpinan kantor camat kepenuhan,
perencanaan jangka panjang yang dilakukan pada kantor camat kepenuhan adalah
dengan melakukan Penyusunan Rencana Jangka Panjang Dan Menengah (RPJMP)
dimana hal ini harus tertuang didalam Renstra (rencana strategic) kecamatan kepenuhan
yang berjangka dalam perencanaan untuk 5 tahun. rencana strategic ini dilakukan oleh
pimpinan kantor camat kepenuhan bersama dengan pimpinan sub bagian dan kasi yang
ada pada struktur organisasi, renstra ini disusun mengacu pula terlebih dahulu dari
adanya renstra dari kabupaten rokan hulu sebagai acuan dan kesesuaian target yang
ditetapkan oleh pimpinan daerah yaitu bupati rokan hulu. Adapun bentuk renstra Kantor
Camat Kepenuhan periode 2012-2016 adalah sebagai berikut :
1. Program pelayanan administrasi perkantoran
Indikator hasil dari program ini adalah terwujudnya suatu pelayanan administrasi
perkantoran yang sesuai dengan pelayanan prima dan peningkatan pengolahan
administrasi. Indikator keberhasilan program adalah peningkatan pelayanan
birokrasi pada Kantor Camat Kepenuhan.
2. Program peningkatan sarana dan prasarana aparatur
Arahan kebijakan dari program ini adalah pemenuhan kebutuhan sarana dan
prasarana dalam penunjang system pelayanan prima.
3. Program peningkatan disiplin aparatur
Indikator hasil program ini adalah meningkatnya kredibilitas kedisiplinan aparatur.
4. Program peningkatan kapasitas sumber daya aparatur
Program ini bertujuan untuk mewujudkan aparatur yang handal dan professional
maka diperlukan sumber daya manusia yang mampu dan berkompeten. Indikator
keberhasilan program adalah peningkatan kompetensi aparatur dalam memahami
peraturan dan tugas pokok serta fungsi masing-masing.
5. Program peningkatan pengembangan system pelaporan capaian kinerja dan
keuangan.
Indikator hasil yang diharapkan dari program ini adalah tersusunnya laporan-laporan
pelaksanaan seluruh kegiatan secara periodik yang terukur dan mampu
menggambarkan keadaan sebenarnya tentang keberindikator indicator penghasilan
dan kegagalan pelaksanaan kegiatan.
Sesuai yang tertera pada rentra kecamatan kepenuhan bentuk penyusunan restra
terkait dengan beberapa aliran sebagai berikut :
Perencanaan jangka panjang yang diwujudkan dari adanya rentra tersebut
selanjutnya ditetapkan suatu target pencapaian organisasi kantor melalui adanya visi dan
misi kantor untuk jangka waktu 5 tahun sebagaimana tertuang dalam renstra yang ada.
Rentra kecamatan kepenuhan tersebut disusun dengan sistematika sebagai
berikut : bab 1 pendahuluan, bab 2 tugas dan fungsi skpd, bab 3 gambaran umum
kondisi daerah, bab 4 visi, misi, tujuan dan kebijakan, bab 5 program dan kegiatan, dan
bab 6 penutup.
b. Perencanaan Jangka Pendek
Perencanaan juga dilakukan oleh pimpinan kantor camat kepenuhan dengan
melakukan perencanaan jangka pendek. Hasil wawancara penulis adalah bahwa
perencanaan ini dilakukan oleh pimpinan dalam bentuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan
kecamatan baik yang bersifat rutin, maupun yang sifatnya insidentil perintah dari kepala
daerah kabupaten rokan hulu. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan perencanaan untuk hal
ini adalah seperti perencanaan pelaksanaan kegiatan uparaca peringatan hari besar
Negara, 17 agustus, hardiknas, dan lain-lain, kegiatan kabupaten yang bersifat rutin
seperti penyelengaraan MTQ tingkat kabupaten dan lain sebagainya. Perencanaan yang
dilakukan untuk kegiatan ini dilakukan dengan cara rapat atau musyawarah umum
pimpinan yang melibatkan kepala bagian dan kasi atau bahkan juga melibatkan unsurunsur lain yang terkait dengan kegiatan yang dilakukan, seperti tokoh masyarakat, tokoh
adat, pengusaha, dan lain-lain.
Berikut ini penulis dokumentasikan kegiatan dalam merencanakan aktivitas
kantor yang sifatnya jangka pendek baik kegiatan rutin tahunan maupun kegiatan
insidentil perintah dari kepala daerah kabupaten rokan hulu.
Dari beberapa penjelasan diatas dapat dipahami bahwa proses perencanaan yang
dilakukan pada kantor camat kepenuhan sebagai suatu proses dalam mengelola atau
memanajemen kantor dapat terdiri dari dua hal yaitu : perencanaan yang dilakukan
dalam bentuk jangka panjang yang teruraikan dalam buku rentra kecamatan melalui
RPJMP dari kabupaten. kedua, perencanaan juga dilakukan untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan rutin tahunan maupun insidentil perintah dari kepala daerah, yang
dikatakan sebagai perencanaan jangka pendek untuk menyelesaikan pekerjaan
operasional dadakan.
2. Bentuk Pelaksanaan Pengorganisasian Kantor Camat Kepenuhan
Pengorganisasian merupakan atifitas dalam melakukan penyusunan tim kerja
untuk menyelesaikan pekerjaan yang tetapkan untuk mencapai target organisasi yang
efektif dan efisien. Sesuai dengan perencanaan yang dilakukan meliputi perencanaan
jangka panjang dan jangka pendek, maka untuk mengorganisasikan kegiatan kantor
dalam mencapai target jangka panjang dan jangka pendek juga dilakukan penyusunan
tim kerja dalam bentuk jangka panjang dan jangka pendek.
a. Pengorganisasian Tim Kerja Pencapaian Target Jangka Panjang
Berdasarkan hasil wawancara dengan pimpinan kantor camat kepenuhan dapat
dijelaskan bahwa proses pengorganisasian tim kerja untuk pencapaian target jangka
panjang disusun sesuai peraturan perundang-undangan yang ada pasal 10 Perda
Kabupaten Rokan Hulu No. 24 Tahun 2007 tentang Organisasi Kecamatan dan
Kelurahan Kabupaten Rokan Hulu, agar pelaksanaan tugas di Kecamatan dan
Kelurahan Kabupaten Rokan Hulu lebih berdaya guna dan berhasil guna maka perlu
ditetapkan Uraian Tugas Jabatan Strukturan pada Kecamatan dan Kelurahan Kabupaten
Rokan Hulu adalah sebagai berikut :
Uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing bagian dan seksi adalah sebagai
berikut :
1. Camat Kepenuhan
a. Menyelenggarakan tugas umum pemerintahan yang meliputi kegiatan
pemberdayaan masyarakat, upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban
umum, penerapan dan penegakan peraturan perundang-undangan, membina
pemerintah Kecamatan dan Desa, memberi petunjuk, arahan dan menilai
bawahan serta melaksanakan tugas yang diberikan atasan (Bupati).
b. Melaksanakan kewenangan pemerintah yang dilimpahkan oleh bupati untuk
menangani otonomi daerah yaitu perizinan, rekomendasi, koordinasi,
pembinaan, pengawasan, fasilitasi, penetapan, penyelenggaraan dan kewenangan
lain yang dilimpahkan.
c. Penyelenggaraan urusan pemerintahan pada lingkup kecamatan sesuai peraturan
perundang-undangan.
d. Memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan.
e. Pelimpahan sebagian wewenang bupati kepada camat yang dilakukan
berdasarkan kriteria eksternalitas dan efisiensi.
f. Ketentuan lebih lanjut mengenai pelaksanaan tugas dan wewenang camat diatur
lebih lanjut dengan peraturan bupati berpedoman pada peraturan pemerintah.
2. Sekretaris Kecamatan
a. Menerima petunjuk dan arahan sesuai dengan disposisi atasan
b. Mendistribusikan surat-surat sesuai dengan disposisi atasan
c. Meneliti dan memparaf surat-surat yang akan ditanda tangani oleh camat
d. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas kepada kasi-kasi.
e. Mengusulkan anggaran rutin sesuai dengan kebutuhan kantor
f. Mengadakan pembinaan Administrasi organisasi dan tata laksana serta
memberikan pelayanan tekhnis administrasi kepada seluruh staf.
g. Memberi penilaian DP-3 bawahan di Kecamatan sesuai ketentuan yang berlaku.
h. Melaksanakan tugas lain yang diperintahan atasan (camat)
3. Kasi. Pemerintahan
a. Melakukan koordinasi dan sinkronisasi perencanaan dengan satuan kerja
perangkat daerah dan instansi vertical di bidang penyelenggaraan kegiatan
pemerintahan.
b. Melakukan pembinaan dan pengawasan tertib administrasi pemerintah desa dan
kelurahan.
c. Melakukan pengawasan, fasilitasi, konsultasi, pembinaan dan pengawasan tertib
administrasi pemerintah desa dan kelurahan.
d. Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap kepala desa dan perangkat
desa serta lurah dan perangkatnya.
e. Melakukan koordinasi dengan satuan kerja perangkat daerah yang tugas dan
fungsinya dibidang penerapan dan bidang penegakan peraturan perundangundangan.
f. Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap perangkat desa dan kelurahan.
g. Menyiapkan laporan pelaksanaan pemerintahan yang akan disampaikan Camat
kepada Bupati.
4. Kepala Seksi Pelayanan Umum
a. Melakukan koordinasi dengan satuan kerja perangkat daerah dan instansi
vertical yang tugas dan fungsinya dibidang pemeliharaan prasarana dan fasilitas
pelayanan umum.
b. Melakukan koordinasi dengan pihak swasta dalam pelaksanaan pemeliharaan
prasarana dan fasilitas pelayanan umum.
c. Menyiapkan laporan pelaksanaan pemeliharaan prasaana dan fasilitas umum di
wilayah Kecamatan yang akan disampaikan Camat kepada Bupati.
d. Melakukan perencanaan kegiatan dan percepatan pencapaian standar pelayanan
kepada masyarakat di Kecamatan minimal diwilayahnya serta melakukan
pembinaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pelayanan kepada
masyarakat.
e. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat
diwilayah Kecamatan.
f. Menyiapkan laporan pelaksanaan kegiatan kepada masyarakat diwilayah
kecamatannya yang akan disampaikan Camat kepada Bupati.
5. Kepala Seksi Pemberdayaan Masyarakat Desa
a. Mendorong masyarakat untuk ikut serta dalam perencanaan pembangunan
lingkungan Kecamatan dalam forum musyawarah perencanaan pembangunan
didesa/Kelurahan dan Kecamatan.
b. Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap keseluruhan unit kerja baik
pemerintah maupun swasta yang mempunyai program kerja dan kegiatan
pemberdayaan masyarakat di wilayah kerja Kecamatan.
c. Melakukan evaluasi terhadap berbagai kegiatan pemberdayaan masyarakat
diwilayah Kecamatan baik yang dilakukan oleh unit kerja pemerintah maupun
swasta.
d. Melakukan tugas-tugas lain dibidang pemberdayaan masyarakat sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.
e. Menyiapkan laporan pelaksanaan tugas pemberdayaan masyarakat di wilayah
kerja Kecamatan yang akan disampaikan Camat kepada Bupati dengan
tembusan kepada satuan kerja perangkat daerah yang membidangi urusan
pemberdayaan masyarakat.
f. Melakukan koordinasi dengan POLRI (Kepolisian Negara Republik Indonesia),
TNI (Tentara Nasional Indonesia) dan pemuka Agama mengenai program dan
kegiatan penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban masyarakat di
wilayahnya.
g. Menyiapkan laporan pelaksanaan pembinaan ketentraman dan ketertiban yang
akan disampaikan Camat kepada Bupati.
6. Kepala Subbagian Umum
a. Menerima petunjuk sesuai dengan disposisi atasan.
b. Mengatur dan membagi habis tugas kepada bawahan baik lisan maupun tulisan.
c. Memeriksa dan mengawasi hasil kerja bawahan sebagai bahan penilaian dan
evaluasi pelaksanaan tugas.
d. Melaksanakan dan melayani urusan pelayanan tamu-tamu dilingkungan
sekretarariat dan Camat.
e. Melayani dan mengawasi pemakaian kendaraan dinas dan gedung-gedung
kantor serta rumah dinas di lingkungan Kecamatan.
f. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan atasan.
7. Kepala Subbagian Perencanaan
a. Merencanakan kegiatan Kecamatan berdasarkan kegiatan tahunan sebelumnya
serta sumber data yang ada sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan sesuai
dengan peraturan yang telah ditetapkan.
b. Memberikan petunjuk, memeriksa hasil kerja dan menilai prestasi kerja kepada
para bawahan dilingkungan subbag perencanaan sebagai bahan dalam
peningkatan karier.
c. Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyusunan kebijaksanaan, pedoman
dan petunjuk teknis mengenai bidang perencanaan.
d. Memberikan saran pertimbangan kepada sekrataris camat tentang langkahlangkah atau tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya.
e. Melaksanakan pengkajian masalah strategi Kecamatan.
f. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai bahan pertanggung jawaban
kepada atasan.
g. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan atasan.
8. Kepala Subbagian Keuangan
a. Melaksanakan penyusunan anggaran keuangan Camat dan keuangan sekratariat.
b. Menyelenggarakan pengkajian atas realisasi pengeluaran untuk gaji, tunjangan
pokok/refresentasi Camat maupun staf sekretaris kecamatan.
c. Melakukan pengurusan dan penyimpanan surat-surat dan dokumen lain berharga
yang bernilai uang.
d. Menyusun rencana anggaran belanja Camat dan Sekretaris Kecamatan,
perubahan dan perhitungan anggaran camat dan sekrataris kecamatan,
pembinaan dan pengelolaan tata usaha keuangan.
e. Memeriksa, mengoreksi dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan administrasi
keuangan, penyusunan, perubahan dan perhitungan anggaran.
f. Mengumpulkan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk tekhnis pembinaan
administrasi keuangan.
g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Sekretaris Camat.
Pengorganisasian tim kerja untuk pencapaian target jangka panjang tersebut juga
dimuatkan dalam renstra kecamatan.
b. Pengorganisasian Tim Kerja untuk Pencapaian Target Jangka Pendek
Pengorganisasian tim kerja jangka pendek ini meliputi pengorgaisasian tim kerja
dalam menyelesaikan pekerjaan kantor baik kegiatan rutin tahunan seperti
penyelenggaran upacara, MTQ dan lain-lain.
Pengorganisasian tim kerja ini dilakukan dengan rapat atau musyawarah unsure
pejabat dan anggota kantor, juga melibatkan pihak-pihak terkait dengan pekerjaan
seperti dalam penyelenggaran atau mengikuti MTQ, akan melibatkan tim penyandang
dana sepeti koperasi, para kades dan lurah, unsure departeemen agama, tokoh agama
dan tokoh masyarakat. Pengorganisasian tim kerja ini dilakukan dengan penetapan SK
camat melalui hasil rapat atau musyawarah tersebut. Bentuk tim kerja yang ditetapkan
(bidang-bidang pekerjaan masing-masing pegawai) akan disesuaikan dengan kebutuhan
pekerjaan dan sifatnya fleksibel dan tidak sama antara satu kegiatan dengan kegiatan
lainnya. Salah satu atau beberapa SK camat tentang pengorganisasian tim kerja dalam
beberapa kegiatan pekerjaan kantor, penulis jelaskan pada lampiran penelitian ini.
3. Bentuk Pelaksanaaan Pengerakkan, Pemotivasian atau Pengarahan Kantor
Camat Kepenuhan
Fungsi penggerakan dalam manajemen adalah relaisasi dari seluruh perencanaan
dan penggorganisasian, apakah dapat diwujudkan atau tidak dalam tindakan nyata.
Wujud nyata dalam melaksanakan seluruh pekerjaan kantor baik dalam
mewujudkan pekerjaan yang telah ditetapkan untuk keberhasilan jangka panjang
maupun jangka pendek, pada kantor camat kepenuhan berdasarkan hasil wawancara
dengan pimpinan kantor dijelaskan bahwa dilakukan dengan memberikan program
motivasi dan pemberian bonus-bonus tertentu.
Agar dalam melaksanakan tugas pekerjaan yang telah ditetapkan dapat
terlaksana dengan baik, pimpinan kantor memberikan program motivasi dan pengarahan
kerja. Wujud nyata dari program ini dilakukan setiap pagi sebelum aktivitas kerja
dilakukan dengan nama program apel pagi. Apel pagi merupakan wujud dari
pemotivasian para pegawai kantor dalam bekerja, dalam apel pagi pimpinan akan
memberikan support, semangat dan arahan kerja, juga berkaitan dengan pemberian
informasi-informasi terbaru dari pemerintah daerah.
Berikut ini penulis dokumentasikan pelaksanaan motivasi kerja melalui apel pagi
:
Program kedua yang dilakukan dalam memberikan motivasi agar pelanksanaan
berjalan sesuai dengan yang diaharapkan juga dilakukan dengan memberikan bonus
tertentu, namun hal ini hanya dilakukan dalam penyelesaian pekerjaan yang sifatnya
jangka pendek, seperti penyelenggaraan MTQ dan lain-lain, bonus-bonus tertentu akan
diberikan kepada pegawai yang aktif dalam menyiapkan perlengkapan kegiatan agar
kegiatan berjalan lancar.
4. Bentuk Pelaksanaan Evaluasi Kantor Camat Kepenuhan
Fungsi evaluasi merupakan fungsi dalam melihat apakah pekerjaan yang
dilakukan sesuai dengan target atau perencanaan yang telah ditetapkan. Pada kantor
camat kepenuhan fungsi evaluasi dilakukan berkaitan dengan beberapa hal, yaitu :
1. Evaluasi Absensi Pegawai
Untuk evaluasi Absensi Pegawai dilakukan dalam beberapa proses system absensi
yaitu :
a. Absensi Apel Pagi
Absensi apel pagi dilakukan pada setiap pelaksanaan apel pagi jam 07.30 wib.
Dan absensi apel pagi sangat berpengaruh terhadap kinerja dan pendapatan
pegawai. Karena ketidak hadiran pegawai dalam pelaksanaan apel pagi akan
dilakukan pemotongan terhadap transportasi yang akan diterima setiap pegawai.
b. Absensi Sholat Dzuhur
Absensi sholat Dzuhur dilakukan sebagai pengganti absen siang para pegawai.
Apakah pegawai bolos pada siang harinya atau tetap mengikuti aturan jam kerja
yang telah ditetapkan.
c. Absensi Sholat Asyar
Absensi sholat Asyar dilakukan sebagai pengganti absen sore para pegawai.
Apakah pegawai pada sore harinya tetap hadir dikantor untuk melaksanakan
pekerjaannya dan mengikuti aturan jam kerja yang telah ditetapkan.
2. Evaluasi Hasil Kerja Pegawai.
Dalam penilaian hasil kerja setiap pegawai dilakukan dengan cara menilai sampai
dimana pencapaian hasil kerja seorang pegawai sesuai dengan tugas dan
tanggungjawab yang telah diberikan oleh atasan kepadanya. Penilaian penyelesaian
pekerjaan yang dilakukan oleh pimpinan sampai saat ini belum ada standar yang
baku. Hanya mengacu kepada sampai dimana batas maksimal pencapaian tugas
yang seharusnya.
D. Pembahasan
Dari beberapa pembahasan atas hasil wawancara penulis dengan pimpinan
kantor camat tersebut, dapat dianalisis beberapa hal, yaitu :
Pertama, kantor camat kepenuhan telah melakukan proses perencanaan dalam
memanajemen organisasi kantor yang terdiri dari perencanaan jangka panjang dan
perencanaan jangka pendek. Hal ini seharusnya menjadikan organisasi kantor tidak
mungkin lagi salah arah dalam menentukan pekerjaan organisasi dan telah memiliki
arah tujuan yang jelas dalam mencapai target organisasi, namun berdasarkan hasil
wawancara penulis dengan para pegawai menunjukkan bahwa perencanaan jangka
panjang yang tulis dalam bentuk renstra kecamatan tersebut banyak pegawai
menyatakan tidak pernah tahu dengan adanya renstra tersebut, hal ini menunjukkan
bahwa perencanaan yang sifatnya jangka panjang sebagai tolok ukur keberhasilan
organisasi dalam jangka panjang tidak pernah disosialisasikan oleh pimpinan kantor
kepada bawahan. Keadaan ini mengakibatkan pegawai merasa acuh saja dengan
keadaan kantor, mengerjakan tugas cukup sebagai pelepas kerja tanpa ada rasa tanggung
jawab, karena tidak memahami tujuan atau target yang ingin dicapai oleh organisasi
dalam masa panjang.
Kedua, kantor camat kepenuhan juga telah melakukan proses pengorganisasian
dalam memanejemen kantor melalui adanya struktur organisasi yang menjelaskan garis
koordinasi dan tanggung jawab, serta diikuti pula dengan menjelaskan tugas masingmasing bidang kedalam tupoksi masing-masing. Keadaan ini seharusnya mengarahkan
aktifitas para pegawai yang terarah dan tidak doble dalam penyelesaian pekerjaan yang
sama. Namum demikian berdasarkan hasil wawancara dengan para pegawai ternyata
tupoksi sebagaimana dijelaskan diatas, hanya bersifat umum dari masing-masing bagian
dan seksi, tidak dijelaskan dalam bentuk job deskripsi dan job spesifikasi. Keadaan
inilah yang menjadikan pekerjaan kantor yang tumpang tindih, banyak pelayanan yang
diharapkan masyarakat selesai terlambat dan cenderung lama, karena masing-masing
pegawai saling tunggu-menunggu siapa yang menyelesaikan pekerjaan. Disamping itu
peletakan pegawai juga tidak dilakukan melalui job spesifikasi atau penempatan yang
sesuai dengan kompetensi yang dimiliki pegawai, sehingga menyebabkan manajemen
kantor menjadi kurang baik.
Ketiga, kantor camat kepenuhan juga telah melakukan fungsi pengarahan atau
motivasi dalam mengelola organisasi melalui program arahan kerja dan motivasi setiap
apel pagi. Hal ini tentunya menjadikan organisasi memiliki kualitas kerja yang baik
karena setiap pagi pegawai diberikan motivasi untuk semangat dalam bekerja, namun
demikian hasil wawancara penulis dengan pegawai menyatakan bahwa arahan apel pagi
cenderung menjadi terasa mengguri dan sifatnya telah membosankan karena banyak hal
itu-itu saja yang disampaikan. Hal ini tentunnya mesti diperbaiki oleh organisasi agar
senantiasa program motivasi yang diberikan dapat diperbaharui setiap saat dan menjadi
bahan yang dapat memacu semangat kerja pegawai.
Keempat, fungsi terakhir dari upaya untuk manejemen organisasi dengan baik
adalah fungsi evaluasi. Pada kantor camat kepenuhan fungsi ini sangat minim sekali
dilakukan oleh pimpinan maupun kepala bagian dan seksi masing-masing, hal inilah
menyebabkan kurang baiknya kinerja pegawai karena pekerjaan mereka tidak ada
evaluasi yang terstandar sehingga tidak dapat diukur dengan jelas sejauhmana kinerja
mereka masing-masing dalam bekerja dikantor. Evaluasi juga hampir tidak pernah
dilakukan pimpinan tentang sejauhmana upaya yang dilakukan mencapai target yang
diinginkan, sehingga tidak dapat terukur dengan jelas sejauh mana keberhasilan
organisasi. Fungsi ini tentunya harus diperbaiki kantor untuk mencapai manajemen
organisasi yang tertata dengan baik dan mampu sabagai institusi yang dibanggakan
masyarakat kepenuhan.
BAB 5 : PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari hasil pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai
berikut :
1. Perencanaan yang dilakukan kantor camat kepenuhan, terdiri dari dua bentuk
yaitu perencanaan jangka panjang dan perencanaan jangka pendek.
2. Pengorganisasian yang dilakukan pada kantor camat kepenuhan dilakukan
dengan membentuk struktur organisasi kantor dan juga penjelasan tupoksi
masing-masing unsure yang ada didalam struktur.
3. Fungsi pengarahan dilakukan dengan cara memberikan program motivasi pada
setiap apel pagi dan pemberian bonus-bonus tertentu dalam pekerjaan-pekerjaan
kepanitiaan jangka pendek.
4. Fungsi evaluasi pada kantor camat kepenuhan masih rendah hanya dilakukan
dalam bentuk cek kehadiran atau absensi pegawai, sedangkan kualitas hasil kerja
dan kinerja yang diberikan pada kantor tidak pernah terukur dengan jelas.
B. Saran
Dari hasil kesimpulan tersebut, disarankan beberapa hal sebagai berikut :
1. Perencanaan yang dilakukan pimpinan dengan kepala bagian dan seksi, mesti
dikomunikasikan kepada seluruh pegawai, sehingga semua pegawai mengerti
dan memahami apa tujuan dan target yang ingin diacapai untuk masa depan.
2. Pengorganisasian kerja sebaiknya dilakukan dengan menjelaskan lebih rinci
tentang deskripsi pekerjaan setiap pegawai dalam bagian dan seksinya masingmasing, serta sebaiknya pegawai ditempatkan pada level kompetensi yang sesuai
dengan yang dimilikinya.
3. Pemotivasian pegawai sebaiknya dilakukan dengan mengkombinasikan berbagai
metode motivasi, sehingga menghilangkan kebosanan dengan sistem ceramah
setiap apel pagi.
4. Fungsi evaluasi hendaknya sangat diperhatikan dengan baik dan sebaiknya
dilakukan dengan cara menetapkan indikator ukuran standar pencapaian kinerja
baik organisasi maupun pegawai, sehingga dapat terukur dengan jelas.
DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan, Malayu S.P. 2004. Manajemen : Dasar, Pengertian, dan Masalah. Edisi
Revisi. Jakarta : Bumi Aksara.
Hasibuan, SP. Melayu. 2001. Manajemen, Dasar, Pengertian dan Masalah. Jakarta :
Bumi Aksara.
Lestari Veronica. 2011. Bahan Ajardasar-Dasar Manajemen. Universitas Hasanudin,
Makasar.
Mulyadi, 2005. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen, Penerbit Salemba
Empat, Jakarta.
Miftah Thoha. 2003. Kepemimpinan Dalam Manajemen Suatu Pendekatan Perilaku.
Edisi 1 Cet. 9 Jakarta : PT. Rajagrafindo Persada.
Rivai, Veithzal, 2004. Manajemen. Jakarta : PT. Bumi Rajagrafindo Persada.
Robbins Stephen. 2006. Organizational Behaviour. Alih bahasa Benyamin Molan. PT.
Index, Kelompok Gramedia. Jakarta.
Sarwoto. 1981. Dasar-dasar Organisasi dan Manajemen. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Sadjiman Djunaidi, 2007. Dasar-Dasar Manajemen, Butir-Butir Bahan Diskusi.
Universitas Suryakancana, Cianjur
Siagian, Sondang P. 2004. Dasar-Dasar Manajemen dalam Organisasi. Jakarta :
Gunung Agung
Sukarno K. 2008. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta : CV. Telaga Bening.
Siswanto, Sastrohadiwiryo. 2007. Manajemen Modern, Konsep dan Aplikasi. Bandung
Sinar Baru.
Wijayanti, 2008. Manajemen. Mitra Cendikia, Yogyakarta.