MENYUSUN PESAN BISNIS BERORIENTASI AUDIENCE

Pesan bisnis yang efektif bertujuan
untuk menarik perhatian pihak lawan
komunikasi (audience) karena itu
pesan harus ringkas dan menunjukkan
tujuan yang jelas. Tujuan dalam
penulisan pesan bisnis yang efektif
adalah
lebih
bersifat
untuk
menyatakan
ide
dari
pada
mengesankan audience
Perencana yang baik merupakan
langkah awal yang berhasil
Perencanaan perlu memperhatikan tiga
tahapan yang meliputi:
1. Menentukan tujuan
2. Analisis audience dan penyesuaian pesan
3. Memilih sarana dan saluran komunikasi
yang sesuai
Langkah berikutnya adalah menyusun
ide dan mulai menata komposisi
naskah,
memasukkan
pemikiran
dalam kata-kata, menyusun kalimat
dan alinea, dan memilih ilustrasi dan
rincian untuk mendukung ide pokok,
menyusun kalimat dan alinea
Dilakukan peninjauan ulang untuk
mengetahui kesesuaian ide yang
dinyatakan, untuk memastikan pesan
telah tersusun dalam struktur yang
sesuai dan dapat dipahami agar
informasi yang disampaikan jelas dan
efektif
Beberapa tahap sebagai berikut:
 Menentukan Tujuan
Tujuan penulisan pesan komunikasi perlu
diperhatikan
pada
saat
seseorang
merencanakan pesan bisnis. Faktor yang
perlu diperhatikan ialah menjaga iktikad baik
audience dan menciptakan kesan positif
tentang pihak pengiriman pesan tanpa
mengesampingkan tujuan tertentu yang ingin
dicapai. Tujuan umum setiap pesan bisnis
adalah
menyampaikan
informasi,
menganjurkan, dan menjalin kerja sama
dengan audience

Pertimbangan Pengiriman Pesan
Faktor yang perlu dipertimbangkan
yang meliputi hal-hal sebagai berikut:
* Tujuan yang realistis
* Saat yang tepat
* Pesan disampaikan oleh orang yang
tepat
* Tujuan dapat diterima oleh
perusahaan

Analisis Audience dan Penyesuaian
Pesan
Untuk penerapan analisis audience
dan penyesuaian pesan penulis perlu
mengetahui audience yang menjadi
tujuan komunikasi, sikap audience
terhadap pesan yang disampaikan,
subjek yang ingin diketahui oleh
audience,
sikap
dan
kepedulian
audience terhadap pesan komunikasi


Pengembangan Profil Audience
Berkomunikasi dengan orang yang telah
dikenal dengan baik, mungkin dengan
atasan atau teman sejawat, analisis
audience
dapat
dengan
mudah
dilakukan.
Mengetahui Pengambil Keputusan
Apabila pesan akan disampaikan kepada
beberapa orang, perlu diupayakan untuk
mengetahui
pengambilan
keputusan
dalam
kelompok
sebagai
tujuan
penyampaian pesan


Menentukan Jumlah dan Komposisi
Audience
Jumlah audience juga berpengaruh
terhadap pesan yang disampaikan
Memenuhi Kebutuhan Informasi
Ada empat tahap yg perlu diperhatikan:
1. Mencari sesuatu yang ingin diketahui
audience
2. Menjawab pertanyaan yang tidak
diungkapkan secara langsung
3. Memberikan informasi yang diperlukan
4. Menyampaikan informasi yang akurat
Pemilihan saluran dan media pengiriman pesan
komunikasi merupakan faktor yang perlu
diperhatikan. Saluran dan media komunikasi
menentukan gaya,nada, dan seluruh komposisi
pesan. Pemilihan saluran dan media dalam
penyimpanan pesan membedakan tingkat
efektifitas komunikasi. Komunikasi dapat
dilakukan melalui dua jenis media: lisan dan
tertulis. Komunikasi lisan meliputi percakapan
tatap muka, pembicaraan telepon, pidato,
presentasi, dan rapat. Komunikasi tertulis
meliputi surat dan memo, email, laporan dan
proposal
Surat atau memorandum yang merupakan
sarana komunikasi tertulis perlu mengikuti
ketentuan-ketentuan korespondensi misalnya
format,bahasa,penerapan tanda baca,ukuran
kerta, dan sebagainya.
 Komunikasi Menggunakan surat
 Komunikasi menggunakan memorandum
 Komunikasi menggunakan E-mail
Pesan dalam komunikasi tertulis perlu
disusun dalam struktur bahasa yang
mudah dipahami oleh lawan komunikasi.
Pesan yang tersusun dalam tata urutan
yang
kronologis,
mudah dipahami
merupakan faktor penting yang perlu
diperhatikan dalam komunikasi tertulis.
Untuk menyusun pesan yang baik
diperlukan skill, empati, dan keahlian.
Menyusun pesan komunikasi perlu
memperhatikan tiga tahapan:
1. Menentukan ide
2. Mengelompokan ide
3. Menyusun rangkaian ide dengan
memilih pendekatan baik langsung
ataupun tidak langsung
TUJUAN TOPIK, DAN IDE POKOK
Tujuan Umum
Khusus
Topik
Ide pokok
Memberi
informasi
Mengerjakan
Pengarsipan
kepada
klaim asuransi
karyawan bagian
pelayanan
konsumen
tentang
pengarsipan
klaim asuransi
Penataan arsip
yang baik oleh
karyawan untuk
efisiensi
perusahaan
Memberi
saran/masukan
Mendapatkan
Pendanaan riset
persetujuan
dan
manajemen
pengembangan
untuk
peningkatan
biaya riset dan
pengembangan
Pesaing
mengeluarkan
biaya
lebih
besar
untuk
riset
dan
pengembangan
Ide Pokok
1. Alasan
Umum
Bukti
Bukti
2. Alasan
Umum
Bukti
Bukti
3. Alasan
umum
Bukti
Bukti
Jenis
pesan
Kemungkin
an reaksi
Audience
Pendekat
an
Pesan
rutin,
kabar
baik,
iktikad
baik
Senang
atau netral
langsung
Pesan
yang
kurang
mengge
mbiraka
n
Kurang
senang
Tidak
langsung
Pembukaan
Inti Pesan
Penutup
Mulai
dengan
gagasan
pokok,
permintaan
atau kabar
baik
Menyajikan
rincian
yang
diperlukan
Diakhiri
dengan
komentar
yang
menyenan
gkan
Awali dengan
pernyataan
netral dan
alasan
penyampaian
pesan
Memberika
n alasan
atas
jawaban
yang
kurang
menggembi
rakan
Diakhiri
dengan
salam
penutup
yang
bernada
akrab